Stellingen over informatiestelsel

Pieter Wisse

Zie ook:

- Diagnose van een spilzieke overheid
- Hoofdzin over informatiestelsel
- De klacht van de Keten, met S.B. Luitjens (pdf 324kb)
- Stroomlijning tot informatiestelsel
- Informatievoorziening tegen organisatieverstarring in de openbare sector, met B.K. Brussaard
- Wie verdient ontslag uit rijksdienst?
- Organisatie en informatie in ketenprocessen
- Federatieve metainformatie

 

 

 

 

Hčrgebruik van informatie: groeiend belang

In maatschappelijk verkeer vertonen allerlei actoren allerlei gedrag.

Actoren stemmen hun gedrag doorgaans met informatie af.

Afstemming van verschillend gedrag kan desondanks (deels) dezelfde informatie vergen.

De pluriformiteit van de maatschappij (lees ook: gedragsvariëteit) is geen eenzijdige ontwikkeling, maar kent afstemming als tegenwicht.

De ontwikkeling van tegenwicht ijlt weliswaar meestal na, maar gaat onlosmakelijk met toenemende pluriformiteit gepaard.

Het belang van herbruikbare informatie groeit juist met maatschappelijke pluriformiteit.

 

 

Waarborg voor informatiestelsel

Hergebruik van informatie is op zijn beurt (ook) onderwerp van afstemming.

Hergebruik door verschillende actoren is tegenovergesteld aan zčlfvoorziening door elke actor.

Wat geldt is gewaarborgde voorziening, waarbij steeds de waarborg telt volgens reële argumenten per actor.

Een bepaalde actor kan op enig moment reële argumenten voor zelf-voorziening hebben.

Voor drinkwater, electrische stroom, riolering en dergelijke stellen de meeste actoren zich via zelfvoorziening tegenwoordig bloot aan extra risico. (Voor diverse behoeften is zelfvoorziening zelfs verboden.)

Een voorwaarde voor een drinkwaterstelsel, electriciteitstelsel, rioolstelsel en dergelijke met maatschappelijke reikwijdte is logistieke technologie: voldoende capaciteit, voorspelbare levering/ophaling, veilig, enzovoort.

Dankzij een gewaarborgd drinkwaterstelsel enzovoort ervaren actoren beslist geen striktere grenzen voor hun gedrag. Integendeel. De gecoördineerde voorziening bevordert autonomie van gedrag dat een actor op ŕndere behoeften richt.

Onwetendheid over gewaarborgde voorwaarden vormt een drempel voor acceptatie van een stelselmatige voorziening.

Als etiket voor instrumentatie van informatielogistiek is ‘communicatietechnologie’ passend.

De moderne communicatietechnologie — vooral zoals gebaseerd op zgn internettechnologie — opent de mogelijkheid van een informatiestelsel met maatschappelijke reikwijdte.

 

 

Organisatie van hergebruik

Nota bene, de vergelijking tussen bijvoorbeeld drinkwatervoorziening en informatievoorziening gaat snel mank. De overeenkomst luidt dat dankzij adequate waarborg een stelselmatige inrichting voordeel biedt.

Uitgangspunt van het informatiestelsel is hergebruik.

Enkele voordelen van hergebruik:

- uitbanning van nodeloze herhaling
- dus, administratieve lastenverlichting
- čn stimulans voor coördinatie met andere actoren, inclusief ketenoriëntatie
- uitbanning van nodeloze afstemming van meervoudige informatie
- dus, kwaliteitsverbetering čn kostenbesparing.

Nadelen van opheffing van zelfvoorziening:

- afhankelijkheid van andere actoren
- dus, inspanningen voor coördinatie (lees ook: afstemming).

Hergebruik betekent enkelvoudigheid van informatie.

De enkelvoudigheid geldt ihb de inspanningen die actoren verrichten voor registratie, aanpassing, beheer enzovoort. Dat sluit zgn replica’s niet uit. (Sterker, de vroege stadia van het informatiestelsel worden stellig gekenmerkt door verhoging van het replica-gehalte van wat eerder zelfvoorzienende informatiesystemen waren. In een later stadium neemt een actor bepaalde informatie zelfs niet over, maar beschikt over een gewaarborgde toegang ertoe.)

Zodra aan de voorwaarde van communicatietechnologie voldaan is, geldt hergebruik van informatie primair als organisatorisch inrichtingsvraagstuk.

Het overheidsprogramma ‘Stroomlijning basisgegevens’ heeft begrippen ontwikkeld/voorgesteld voor de organisatie van hergebruik, zoals basisregistratie en authentieke registratie.

Het inrichtingsvraagstuk behelst toewijzing van verantwoordelijkheid voor bepaalde informatie. Daarbij moet gespecificeerd zijn wat de verantwoordelijkheid voor onderhavige informatie(verzameling) inhoudt. Andere actoren raken immers afhankelijk, zodat zij waarborg verlangen.

 

 

Vuistregels voor organisatorische inrichting

Voor de organisatie van hergebruik onder de noemer van een informatiestelsel bestaat geen recept, wel gelden enkele vuistregels.

De (extra) afstemming die hergebruik van informatie introduceert, moet zoveel mogelijk passen bij de primaire gedragafstemming.

Het optimale patroon voor primaire gedragafstemming kan dankzij hergebruik weleens ingrijpend wijzigen. Zo ja, dan krijgt hergebruik een intensieve veranderkundige lading.

Hergebruik kan leiden tot gewijzigde organisatorische ordening.

Uit het ongerijmde kan een basisregistratie gedefinieerd zijn als een informatieverzameling waarvoor een apart ingerichte organisatie(-eenheid) verantwoordelijk is.

Zoals Stroomlijning basisgegevens stelt, is elke basisregistratie per definitie een authentieke registratie. De overige authentieke registraties zijn niet ondergebracht bij gespecialiseerde actoren, maar daarvoor zijn ‘normale’ actoren aangewezen.

Dankzij gewaarborgde communicatietechnologie ‘kantelt’ het optimum van gedragsruimte van actoren. Dat optimum ligt toekomstig bij zo min mogelijk zelfvoorziening. Elke actor bevordert zo zijn flexibiliteit, terwijl hij optimaal aandacht kan schenken aan de — in de praktijk altijd veel beperktere — informatieverzameling die hij eventueel ‘authentiek’ moet voeren.

 

 

Doordringbaarheid van sectoren

Sommige actoren stemmen sommig gedrag regelmatig, intensief en dergelijke af.

Verdichting van samenhang leidt tot etikettering als een systeem. Van de weeromstuit bestaat tůssen diverse systemen minder samenhang. Als dat onverhoopt niet klopt, kan dat aanleiding zijn systemen nieuw/anders te bepalen.

De systemen waarin het maatschappelijk verkeer min of meer gegroepeerd beschouwd wordt, heten ook wel (maatschappelijke) sectoren.

Hoewel actoren zich met bepaald gedrag tot een bepaalde sector kunnen rekenen, wil dat nog niet zeggen dat ŕlle voor gedragsafstemming benodigde informatie eveneens slechts relevant is voor diezelfde sector.

Informatie over identiteit, bereikbaarheid, verblijfplaats moeten tot diverse sectoren kunnen ‘doordringen.’

Als vuistregel geldt dan: Naarmate de informatie in meer sectoren relevant is, ligt organisatie van hergebruik via een zgn basisregistratie navenant voor de hand.

Bij gelijkblijvende aanduiding van maatschappelijke sectoren kan informatie nodig/nuttig zijn voor diverse actoren voor hun gedrag binnen één en dezelfde sector. Dergelijke informatie moet via een (overige) authentieke registratie beschikbaar zijn.

Nota bene, wat geldt als basisregistratie respectievelijk (overige) authentieke registratie is betrekkelijk, dwz bepaald door de indeling van maatschappelijk verkeer in sectoren.

De basisregistraties vormen als het ware een sector ‘buiten categorie.’

 

 

De praktijk onder ministeriële regie

Allerlei actoren zijn met allerlei gedrag (mede) verenigd onder de noemer(s) van een maatschappelijke sector.

Het Besluit Informatievoorziening Rijksdienst uit 1990 is weliswaar vrijwel vergeten, maar is niettemin van kracht. Hier losjes samengevat wijst het Besluit IVR 1990 elke minister aan als regisseur van de informatievoorziening voor één of meer maatschappelijke sectoren.

De reflex van zelfvoorziening is (nog) diepgeworteld.

Nogmaals, kanteling vergt besef dat met moderne communicatietechnologie hergebruik van informatie (lees ook: externe informatievoorziening) voor een aparte actor geen bedreiging van zijn gedragsvariëteit vormt, maar die variëteit/flexibiliteit juist vergroot.

Kortom, het rčcht op hergebruik van informatie die actoren elders bijhouden betekent dat de minister de actoren in ‘haar/zijn’ eigen sector aanraadt de inmiddels nodeloze zelfvoorziening te staken. Zie publicaties van het programma Stroomlijning basisgegevens voor eerste inventarisatie van basis- annex authentieke registraties.

Elk ministerie is uiteraard zelf een voorname actor in zijn sector. Vooral hijzelf moet hergebruik serieus nemen.

Informatie die in beginsel voor hergebruik in aanmerking komt, is thans niet als zodanig beschikbaar. Daarop moet echter wel zo spoedig mogelijk in de informatiestrategie voor de wat langere termijn gemikt zijn.

Actoren in een maatschappelijke sector, inclusief het regisserende ministerie dus, kunnen in het totale informatiestelsel de plěcht opgedragen zijn (mede) voor andere sectoren een basis- en/of authentieke registratie te voeren.

Hoe sneller zo’n registratie daadwerkelijk functioneert, des te eerder zijn de voordelen ervan gerealiseerd. Omdat intrasectoraal maatschappelijk verkeer als regel dichter is dan verkeer met andere sectoren, komen de voordelen evenredig ten goede aan de eigen sector.

Een uitzondering op behalen van intrasectorale ‘winst’ vormt eventueel wat als basisregistratie gaat gelden. Zie opnieuw publicaties van Stroomijning basisgegevens over financiering van de investering en exploitatie.

Informatie binnen haar/zijn eigen sector kan de minister zelfstandiger regisseren. Zie hiervoor ook de eerder genoemde vuistregels.

Voor de acceptatie (lees ook: legitimatie) van afscheid van zelfvoorziening bestaat dus nog een drempel. Daar komen de meeste actoren niet vanzelf overheen. Er is intensieve voorlichting nodig. Het ‘bewijs’ moet overtuigend geleverd worden dat zij met toegang tot een informatiestelsel per saldo veel beter ŕf zijn. Nota bene, het gaat om overtuiging bij actoren. (Financiële prikkels kunnen daarbij weer helpen.)

Elke actor moet vooral verzekerd zijn dat zijn specifieke oriëntatie ook in een omvattend informatiestelsel gerespecteerd blijft. Mits ze realistisch zijn, gaat het dus om erkenning van verschillen. Dat lukt via onderscheid naar evenzovele contexten (of situaties). Tegelijk moeten natuurlijk overeenkomsten wel degelijk benut worden.

Het ‘spel’ van verschillen en overeenkomsten in informatievoorziening staat centraal in de sectorale regie door elk ministerie. Een prototype is doorgaans het geschiktst als ‘drager’ om dat speelveld te verkennen. Het gaat daarbij om de vraag: Kan (ook) technisch (al) wat conceptueel wenselijk/nodig is voor gedragafstemming via een heus verspreid informatiestelsel?

Qua organisatorische inrichting (lees ook: toewijzing van verantwoordelijkheid) kan specifieke informatie, dwz een reëel verschil, apart blijven, terwijl over overeenkomstige (lees ook: herbruikbaar door diverse actoren) informatie dus een afspraak nodig is wie de basis/authenticiteit waarborgt. Daar hoort uiteraard een passende technische infrastructuur bij (eventuele verwijzingen naar informatie in andere verzamelingen, groepering uit diverse verzamelingen tot samenhangende rapportages enzovoort).

 

 

november 2002, webeditie 2003 © Pieter Wisse