Organisatie en informatie in ketenprocessen

Pieter Wisse

A. Organiseren

1. Een keten kent uiteenlopende taken.

2. De taakuitvoering gebeurt door verschillende organisaties.

3. (Veel) resultaten in een keten eisen samenwerking door betrokken organisaties.

4. Samenwerking is regelbaar door taken die voor een bepaald resultaat nodig zijn, in hun karakteristieke samenhang tot proces te verklaren.

5. Een proces waaraan verschillende organisaties toegevoegde waarde leveren heet dus een ketenproces. Die organisaties heten dan ketenpartners.

6. In het kader van een bepaald proces moet elke ketenpartner gebonden zijn aan een controleerbare afspraak over zijn deelresultaat. Wt is zijn toegevoegde waarde (nota bene, inclusief de kwaliteit ervan)?

7. Hoe komt die toegevoegde waarde tot stand? Elke ketenpartner is in beginsel vrij zijn eigen deelproces(sen) in te richten.

 

 

B. Informatiseren

1. Een ketenpartner heeft voor uitvoering van zijn taken informatie nodig.

2. Voor informatie die geen enkele andere ketenpartner gebruikt, of ooit nodig zou kunnen hebben, moet elke ketenpartner geheel zelfstandig voorzieningen treffen (gesloten deelregisters).

3. Vaak hebben twee of meer ketenpartners behoefte aan dezelfde informatie. Ter vermijding van duplicatie, met ook nogeens alle afstemmingsproblemen van dien, kan n partner als bron gelden die informatie aan zijn partners beschikbaar stelt (open deelregisters).

4. Om allerlei redenen kan een informatiebron a priori als gemeenschappelijk ingericht zijn. Dat zijn de hoofdregisters.

5. Het onderscheid tussen een open deelregister en een hoofdregister blijkt betrekkelijk, indien het totale maatschappelijk verkeer en vroeg of laat is dat nodig in de beschouwing opgenomen raakt.

6. Een hoofdregister kan vanuit het ene perspectief, bijvoorbeeld van de sociale zekerheid of de fiscale praktijk, als open deelregister tellen. Omgekeerd kunnen hoofdregisters voor, zeg, de sociale zekerheid noodzakelijk zijn voor andere ketenprocessen en daarom daarvoor als open deelregisters beschikbaar moeten zijn.

7. (Vooral) de Gemeentelijke Basisadminstratie (GBA) is een wezenlijk hoofdregister voor het totale maatschappelijk verkeer; om die rol adequaat te (blijven) vervullen, moet haar opzet expliciet afgestemd zijn op de behoeften vanuit de diverse (keten)processen.

 

 

juni 1999, webeditie 2002.