Hoofdzin over informatiestelsel

Pieter Wisse

Als kernachtige aanduiding van wat een informatiestelsel moet bieden, stel ik de volgende hoofdzin voor:

Iemand
heeft
op een bepaald
tijdstip
een bepaalde
interesse
in
informatie
over
iets
tijdens een bepaalde
periode.

Mijn toelichting verschaf ik grofweg van achteren naar voren.

Wat is de relevante periode in het 'bestaan' van iets waarover informatie nodig is? Daarover is geen algemeen geldige beperking te stellen. Het informatiestelsel moet daarom achtereenvolgende informatie, zonodig van vroegste geschiedenis tot verste planning, kunnen blijven omvatten. Kortom, tijdafhankelijke registratie is alomtegenwoordig. Ook het controlespoor is hiermee integraal aspect van de operationele informatievoorziening.

Het verschil tussen de ene en de andere interesse in informatie over iets manifesteert zich door informatie over afwijkende eigenschappen van iets. Maar tegelijk is voor verschillende interesses altijd informatie over een aantal dezelfde eigenschappen nodig. Het gaat overkoepelend immers om hetzelfde iets. Het informatiestelsel ondersteunt enerzijds rele afwijkingen. Dat gebeurt anderzijds zonder duplicatie van informatie die voor diverse interesses relevant is.
De huidige praktijk van informatievoorziening kent voor een bepaalde interesse vaak steeds weer een apart informatiesysteem, zelfs wanneer over hetzelfde iets vanuit andere interesses reeds andere, netzo aparte informatiesystemen bestaan. De duplicatie van informatie heeft allerlei nadelige gevolgen. Het nieuwe, aparte informatiesysteem is nodeloos uitgebreid, dus kostbaarder om te realiseren, testen, onderhouden. Verder roept dubbele informatie een afstemmingsbehoefte op: controle enzovoort. De praktisch onvermijdelijke divergentie kan kwaliteit van processen ondermijnen (en voor dat doel is en blijft informatievoorziening een middel).
Een informatiestelsel leidt tot afnemende inspanningen voor elke aanvullende interesse. De inspanningen zijn het geringst, indien de interesse vervuld kan worden met rapportage van wat reeds geregistreerd staat. Het kan echter ook nodig zijn de registratie uit te breiden; er komt dan slechts bij wat telt als afwijking ten opzichte van wat reeds beschikbaar is.
Identificerende informatie vestigt samenhang, vormt voorwaarde voor informatievoorziening door een wrkelijk stelsel.
Thans verdient ook plaatsbepaling extra aandacht. De recente ophef (voorjaar 2003) over wanbeheer van ondergrondse leidingen schetst inderdaad de noodzaak van verbetering. Instrumenteel wettigt de conceptuele en technische complexiteit van samenhang tussen enerzijds traditionele administratieve informatie, anderzijds geografische informatie die speciale aandacht. Voor de Basisregistratie Percelen heeft het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij als conceptuele grondslag bepaald: Iets ligt ergens gedurende een bepaalde periode. Nota bene, deze grondslag is herkenbaar als een bijzonder, beperkt geval van wat de hierboven vermelde hoofdzin over het totale informatiestelsel inhoudt. Zo hoort het ook. Zo'n (basis)register moet n het stelsel passen.
Het paradoxale van een stelsel is dat het naar zijn aard algemeen is en juist daardoor toegespitst, verbijzonderd gebruik faciliteert. (Dat gaat bijvoorbeeld ook op voor het Nederlandse wegen'stelsel.')
Zelfs de complexe koppeling tussen voorheen aparte administratieve en geografische informatiesystemen is inmiddels haalbaar. Algemeen geldt dus dat allerlei bestaande informatiesystemen (zgn legacy) reeds als elementen van een stelsel kunnen functioneren. Het betekent dat al snel grote voordelen haalbaar zijn. (Verdere) optimalisatie van het informatiestelsel kan geleidelijk verlopen, bijvoorbeeld via 'natuurlijk verloop' van de legacy-systemen.

Aan wie, en wanneer, interesse in informatie heeft kan evenmin op voorhand een grens gesteld worden. Het informatiestelsel moet daarvoor alle flexibiliteit bieden, waarbij gebruiksrechten dus variabel, dwz instelbaar, zijn. Daarvoor zijn tevens zgn public key infrastructure en verwante maatregelen voor beveiligd gebruik aan de orde. De technologie moet zo universeel mogelijke toegang tot het stelsel waarborgen. Dat is nu de zgn webtechnologie. Dus ook de koppelvlakken tussen legacy-systemen zoals hierboven bedoeld zijn dan met webtechnologie gerealiseerd.
De verruiming onder de noemer van stelsel nodigt verder uit niet uitsluitend de medewerkers van de organisaties die dat informatiestelsel (direct) betalen, ontwikkelen enzovoort, tot de gebruikers te rekenen. Wie het stelsel (ook) gebruiken, zijn dan de klanten in de ruimste zin van het woord. Dat zijn trouwens vaak de uiteindelijke betalers. Als het goed is, plukken zij (ook) de vruchten in de vorm van administratieve lastenverlichting; daarvoor zorgt radicale vermijding van informatieduplicatie. Als verwante overweging geldt dat uitbreiding van de gebruikerskring tot alle mogelijke belanghebbende partijen een navenant flexibel bewind voor 'openingstijden' van het informatiestelsel vergt. Nogmaals, daarvoor is (nu) webtechnologie aangewezen.

 

 

 

Een uitgebreidere, meer bestuurlijk aangezette begripsontwikkeling van informatiestelsel geven Steven Luitjens en ik in een publicatie van het programma Stroomlijning Basisgevens. Zie handomdraai # 4, De klacht van de Keten, die in het voorjaar 2003 bij het programma verscheen.

Voor eenduidige informatiemodellering met stelselbereik ontwikkelde ik het metapatroon als methode. Op mijn website heb ik daarover diverse teksten opgenomen. Zie bijvoorbeeld Metapatroon, een beknopte inleiding tot grondslagen en Metapattern Primer (Engelstalig). In De klacht van de Keten staan overigens ook enkele illustraties van het metapatroon opgenomen.

 

 

mei 2003, webeditie 2003 Pieter Wisse