Even voorstellen, een stelselmatig experiment met informatieverkeer

Information Dynamics

Met deze korte notitie schetst Information Dynamics aanleiding voor en aanpak van een praktisch experiment met, zeg ook maar verkenning van stelselmatige informatievoorziening.

 

 

Aanleiding

In de moderne informatie- annex netwerkmaatschappij geldt feitelijk iedereen als een deelnemer aan informatieverkeer. Uw organisatie(onderdeel) dus óók. Zulk digitaal gefaciliteerd verkeer groeit (sterk) in intensiteit, variëteit e.d. Het vergt voorzieningen ¾ die bemeten zijn ¾ op zgn stelselschaal, zeg ook maar passend bij het reële, veranderlijke verkeersbereik.

Kortweg negatief gesteld: juist een organisatie is géén informatie-eiland; hulpmiddelen waarvoor daarvan abusievelijk (nog) is uitgaan, kunnen zelfs averechts uitpakken.

Voor zo’n stelsel op (veel) ruimere schaal is karakteristiek dat informatie uit diverse in- èn externe verzamelingen bijeengebracht of, in omgekeerde richting, ernaar verspreid moet (kunnen) worden.
Een bijbehorend kenmerk is dat de beheerverantwoordelijkheid voor informatieverzamelingen kan berusten bij verschillende partijen (overheidsinstellingen, maar ook bedrijven en burgers). Dat stelt navenant stelselmatige eisen aan autorisatie (en audit trail).

Op voorhand zijn relevante informatieverzamelingen en betrokken partijen niet uitputtend bekend. Zoals aangegeven, de maatschappij verandert. Zonodig moet eveneens de ‘aansluiting’ van de organisatie in kwestie op resp. haar aandeel aan het totale stelsel voor informatieverkeer mééveranderen. Of, wie weet, met een karakteristiek aandeel het voortouw nemen voor verandering.

Voor een apàrte organisatie vanaf een bepaalde omvang, complexiteit èn dynamiek blijken zulke stèlselmatige inrichtingsprincipes voor informatievoorziening niet zomaar geldig, maar zelfs ònontkoombaar.

Alom zijn informatieverzamelingen voor (interne) bedrijfs- en beleidsvoering inclusief verantwoording tot dusver echter vooral pèr aparte behoefte opgezet, gevoerd, enzovoort. Daardoor bestaat zelfs geen inzicht in doublures, terwijl (een) overzicht slechts moeizaam valt te verschaffen.

De oplossing voor een dergelijk probleem van wildgroei inclusief nodeloze (hoge) kosten is, nota bene, niet absolute standaardisatie. Het takenpakket van (zowat) èlke organisatie is immers inherent gevarieerd, afgestemd op een samenleving die door (toenemende) pluriformiteit wordt gekenmerkt (individualisering, internationalisering). Daaruit volgt nu eenmaal variëteit van wat informatie betekent. Maar ... tegelijk moeten allerlei verschillende betekenissen naar behoefte samenhangen.

Samenhangende (betekenis)verschillen vormen de crux van stelselmatige informatievoorziening. Dat lukt met ¾ deskundige toepassing ¾ van Metapatroon, de methode van Information Dynamics voor stelselmatige informatiemodellering.

De principiële ruimte voor differentiatie betekent dat een deelnemer aan informatieverkeer zijn aandeel aan het totale informatiestelsel zo eenvoudig mogelijk kan aanpassen. Dankzij bijbehorende nadruk op gemeenschappelijk-wat-gemeenschappelijk-is blijft dat aandeel tevens zo doelmatig mogelijk.

Effecten o.a.:

¾ herkenbare synthese met (werk)processen; sturing van informatievoorziening terùg bij management

¾ informatie met contextuele betekenis met nodige en voldoende precisie, dwz kwaliteit; niet alleen oplossing van problemen, maar óók nieuwe mogelijkheden

¾ inclusief gedetailleerde verbijzondering volgens tijd, dus altijd actueel èn historisch

¾ geen doublures en/of verwarring over betekenis; (grote) kostenbesparing.

 

 

Aanpak

Iedere organisatie ziet zich altijd gesteld voor opgaven met een belang dat in diverse opzichten groot is. Wat beschouwt u qua ¾ gebrek aan ¾ informatievoorziening als het allergrootste obstakel in allerlei opzicht (waaronder vooral de primaire, dus maatschappelijke taakvervulling door de organisatie)? Wat heeft zich helaas als taai probleem ‘bewezen’ omdat bij herhaling niemand het lijkt te kunnen oplossen? Waarmee zou de organisatie het meeste geld verdienen resp. besparen ...? Via antwoorden op dergelijke vragen dient zich gauw, kan niet missen, een uitstekend onderwerp aan voor een serieus experiment.

Het voorstel van Information Dynamics luidt om drie fasen te onderscheiden.

Tijdens de eerste fase ontwerpt Information Dynamics een zgn conceptueel informatiemodel. Dat ‘begint’ dus met een specifieke onderwerp. Maar omdat het een stelselmatig model moet zijn, hoort wat allemaal relevant is voor dat onderwerp er onlosmakelijk bij. Denk aan variëteit volgens betrekkingen. Erken dat stelselmatig beschouwd er géén uitzonderingen bestaan (volgens Metapatroon wèl eventueel aanvullende contexten voor desbetreffende betekenissen).

Waar met het experiment de praktische grens voor zo’n informatiemodel getrokken moet worden, valt onmogelijk te voorspellen. Dat hoeft ook helemaal niet. Aanpasbaarheid is met Metapatroon principieel geborgd. De methodische flexibiliteit houdt welke-kant-het-ook-op-gaat optimaal beheersbaar. En Information Dynamics heeft ervaring met stelselmatig modelleren. Voorts beschikt Information Dynamics over een uitgebreide ontwerpportefeuille van informatiemodellen.

Het realiteitsgehalte van het stelselmatige informatiemodel raakt vooral verzekerd met inbreng door enkele deskundige, bij voorkeur vernieuwingsgezinde medewerkers van de experimenterende organisatie. De doorlooptijd blijkt in de praktijk vooral afhankelijk van hoe vlot zulk wezenlijk overleg met medewerkers kan plaatsvinden. Ruwe schatting: drie à vier weken na start.

De tweede fase is dan gewijd aan de projectie van huidige informatiesystemen van de organisatie ‘op’ het stelselmatige model. Dat toont in detail welke lacunes eventueel bestaan, in welke informatiebehoeften reeds kan worden voorzien met (aanvullende) koppelingen tussen zulke bestaande informatiesystemen e.d. Het stelselmatige model valt zonodig dus betrekkelijk eenvoudig aan te passen om de projectie zo precies mogelijk te laten ... passen. Doorlooptijd: pakweg twee weken.

Bedoelde projectie dient een keuze door de opdrachtgever. Stel, er blijkt aldus veel te ‘winnen’ met een bepaalde koppeling tussen bepaalde bestaande informatiesystemen. In de derde fase bouwt Information Dynamics daarvoor dan een wèrkende proefopstelling. Of wellicht wenst de opdrachtgever een prototype volgens de geschetste door-en-door stelselmatige opzet, dus ‘opzettelijk’ eens lòs van zgn legacy.
Kortom, voor zo’n proefopstelling komen stellig allerlei mogelijkheden in beeld, maar het is raadzaam om de concrete keuze voor het experiment pas ter afronding van fase twee te maken. Want dan gebeurt het gefundeerd resp. gericht op een zo operationeel mogelijk herkend doel.

Naar verwachting is de doorlooptijd voor het bouwen van een proefopstelling ongeveer drie weken. Daarvoor gebruikt Information Dynamics het voor Metapatroon ontwikkelde programmatuurplatform, KnitbITs. In het geval van de opdracht voor het experiment met stelselmatige informatievoorziening verleent Information Dynamics aan de opdrachtgevende organisatie een licentie voor het gebruik van de KnitbITs-programmatuur voor de proefopstelling.

In het geval van een proef met koppeling(en) moeten ‘betrokken’ informatieverzamelingen uiteraard beschikbaar zijn. Er blijkt vaak weerstand om benodigde verzamelingen/bestanden voor een proef ter beschikking te stellen. Dat werkt direct nadelig uit voor de doorlooptijd. Een proef is ook met zgn testbestanden mogelijk, maar spreekt (veel) minder aan.

De medewerkers van Information Dynamics behandelen desbetreffende informatie van de organisatie vertrouwelijk.

Voor uitvoering van de opdracht declareert Information Dynamics kosten; het bedrag wordt bij opdracht overeengekomen.

 

 

 

Zie ook o.a. Schakelpaneel, Informatierotonde voor semantische interoperabiliteit en Vergeet samenhang door-de-tijd-heen niet!

 

 

april 2012, webeditie © Information Dynamics