Informatietaken

Pieter Wisse

[Onder meer] in Drie wetten van information retrieval is de bibliothecaire opzet van informatievoorziening nogal anekdotisch voorgesteld. Daarop borduurt Conceptuele informatiemodellen met pluriforme contexten voort met een summier voorbeeld van conceptuele informatiemodellen, in het bijzonder zoals ze volgens het zgn metapatroon ontwerpbaar zijn. Een wezenlijke eigenschap van die ontwerpbenadering is dat zij vergaand abstraheert van specifieke werkzaamheden. Het accent is immers verlegd naar de mogelijkheid relevante informatie te produceren. Dat wil zeggen, de informatievoorziening voldoet zolang — zij met — haar mogelijkheid voorziet in de reële informatiebehoeften die onlosmakelijk verbonden zijn aan relevante werkzaamheden.

1 Abstractie van taken in conceptueel informatiemodel

Bestuurders ervaren hier vaak een probleem. Hoe valt te beoordelen dat een conceptueel model de passende informatie voor het concrete werk waarborgt? Stel dat werkzaamheden waarbij informatievoorziening een aanwijsbare rol speelt, informatietaken heten. Ontstaat er dan geen grotere zekerheid door allereerst de relevante informatietaken uitputtend te inventariseren? Volgt daaruit niet simpel welke informatie daarvoor nodig is? En rolt daar dan niet simpel het totale conceptuele informatiemodel uit, te weten door overlappingen te elimineren?

Ja, waarschijnlijk is dat hoe een onervaren ontwerper tot resultaat komt. Een ervaren ontwerper beseft dat het totale (conceptuele) informatiemodel een synthese moet bieden van diverse aspecten. Zo is het voor haalbare keteninformatisering essentieel dat betrokken organisaties overeenstemming hebben over de verdeling van informatie over registers (zie Hoofdlijnen van keteninformatisering). Zo'n verdeling laat zich niet onbetwistbaar afleiden van een inventarisatie van informatietaken, hoe gedegen die ook uitgevoerd is. Daaraan komen, zeg maar, politieke overwegingen te pas.

Al met al is voor informatievoorziening met enige complexiteit het conceptuele informatiemodel niet eenduidig bepaald vanuit informatietaken. Dat is ingewikkelder. Omdat er geen vaste methode met herhaalbare uitkomst voor bestaat, is er sprake van creativiteit. De ontwerper maakt afwegingen namens haar/zijn opdrachtgever(s). Over zulke afwegingen moet de ontwerper zich (kunnen) verantwoorden. Zij/hij moet echter allereerst aantonen hoe het conceptuele informatiemodel als ontwerp tegemoet komt aan de eisen.

Omdat het conceptuele informatiemodel niet expliciet verwijst naar informatietaken, kunnen bestuurders de indruk krijgen dat de ontwerper er geen rekening mee hield. Abstractie is echter iets dat bijna tegenovergesteld is aan ontkenning. Want abstractie is juist een krachtige strategie voor èrkenning. Een ervaren ontwerper speelt in haar/zijn hoofd met een grote variëteit aan informatietaken, herkent overeenkomsten, classificeert 'gevallen,' bundelt vervolgens als het even kan klassen tot bovenklassen, enzovoort. Zo 'creëert' zij/hij een compact stelsel variabelen. Terugredenerend komt een bepaalde combinatie van concrete waarden voor zulke variabelen dan overeen met een concrete informatietaak. De bonus van ontwerpabstractie is vaak dat met wisselende combinaties uit dergelijke samenstellende delen informatievoorziening een aanzienlijk groter bereik krijgt dan ooit via lineaire opsomming van informatietaken als mogelijkheid in beeld komt.

2 Onzinnige scholenstrijd

Zelfs de informatiekunde kent al een geschiedenis. Eén van de manieren om de ontwikkeling te interpreteren is vanuit het begrip dat primaire betekenis krijgt toebedeeld voor de inrichting van informatievoorziening. Als een slinger zwaait de prioriteit tussen het ene uiterste van overkoepelend informatiemodel (data) naar het andere uiterste van specifieke informatietaak (proces). Beide uitersten vertegenwoordigen een onzinnige opvatting. De evenwichtige benadering behelst wisselwerking.

De oriëntatie op informatietaken is vooral analytisch. Wat is specifiek een relevante informatietaak? Wie zijn erbij betrokken. Welke handelingen verricht elke actor? Welke informatie is daarbij nodig ter registratie en/of als rapportage?

Zonder beeld van enige informatietaak is conceptuele informatiemodellering zinloos. Waar het hier echter om gaat is de nadruk dat de oriëntatie op zulke modellering synthetisch is. Als een systeem is een conceptueel informatiemodel dus méér dan de som der delen zoals ze direct uit evenzovele informatietaken kunnen volgen. Daarom geldt een conceptueel informatiemodel in een bepaald opzicht als een samenvatting van relevante informatietaken. Immers, alle informatie waaraan voor welke informatietaak dan ook behoefte is, moet herkenbaar haar plaats in het model hebben.

Het is begrijpelijk dat bestuurders zo'n model niet als samenvatting van concrete informatietaken (kunnen) lezen. De ontwerper moet ze daarom helpen met een vruchtbare interpretatie. Dat lukt beter wanneer bestuurders tevens leesbare overzichten van enkele representatieve informatietaken aangereikt krijgen.

Een andere bestuurlijke verantwoordelijkheid betreft de keuze van hulpmiddelen van informatiekundige specialisten. De verzoening van de scholenstrijd zoals hierboven kort geschetst, is aan allerlei hulpmiddelen nog voorbijgegaan. Maar een eenzijdige oriëntatie schiet tekort. Bestuurders moeten zich over voorgestelde hulpmiddelen laten voorlichten en zich (laten) verzekeren dat zowel de data- als de procesoriëntatie tot haar recht komt. Omdat integratie in één en hetzelfde hulpmiddel zeker (nog) niet optimaal is, gaat het erom dat gespecialiseerde hulpmiddelen desondanks wisselwerking tussen beide oriëntaties bevorderen.

3 Enkele bestuurlijke aspecten

Tot dusver is het belang van informatietaken beschouwd in relatie tot ontwerp van conceptuele informatiemodellen. Op zichzelf zijn het echter zgn conceptuele proceduremodellen. Als zodanig zijn ze van belang voor constructie van taakprogrammatuur (terwijl een conceptueel informatiemodel vooral dient voor constructie van registers).

Er zijn talloze methoden en technieken (lees ook: hulpmiddelen; zie ook de laatste alinea in de vorige paragraaf) om informatietaken als zoiets als proceduremodellen te beschrijven. Meestal levert dat documentatie op die, zachtjes uitgedrukt, bestuurlijk inzicht niet uitnodigt. In welke aspecten van een proceduremodel bestuurders redelijkerwijs geïnteresseerd kunnen zijn, staat tot besluit van dit [opstel] beknopt ingeleid.

Algemeen geldt dat voor bestuurlijke presentatie een niet-technisch perspectief gehanteerd moet blijven. Een krachtig referentiekader daarvoor biedt keteninformatisering. Een bepaalde informatietaak die een gebruiker verricht, geldt dan als bijdrage aan een ketenproces. Zo'n totale keten overschrijdt daarbij als regel allerlei organisatorische grenzen. Zoals al herhaald aangegeven is, laat zich in het licht van primaire verantwoordelijkheden van ketenpartners een conceptueel stelsel van — zoveel mogelijk — niet-overlappende informatieverzamelingen ontwerpen. Daarvan kunnen zgn registers afgeleid worden. Daartoe hebben bepaalde taakprogramma's toegang. Dat kan toegang tot één of meer interne en/of externe deelregisters zijn en/of tot één of meer hoofdregisters.

4 Overzicht vanuit informatietaken

Het is dus praktisch én noodzakelijk om aandacht óók op afzonderlijke informatietaken te richten. Hier doemt onmiddellijk een complicerende factor op. Is een informatietaak mede bepaald door het soort gereedschap dat de medewerker ervoor beschikbaar heeft? Voor huidige informatievoorziening gelden als bedoelde soorten (thans) een bureaucomputer, een schootcomputer en een wap-telefoon (wap: wireless access protocol). Voor het overzicht geldt in dit [opstel] de aanname dat een dergelijk gereedschap vooralsnog lòsstaat van inventarisatie van informatietaken. Maar dan moet uiteraard voor èlke informatietaak de vraag beantwoord worden met welk soort gereedschap zij uitgevoerd moet (kunnen) worden. Overigens is het soort gereedschap, zoals dat hier tenminste bedoeld is, weer bepaald door werkomstandigheden. Bijvoorbeeld op fietspatrouille is een bureaucomputer, of een schootcomputer, niet praktisch. Daarvoor biedt een wap-telefoon uitkomst. Hoe de medewerker haar/zijn informatietaak kan uitvoeren is afhankelijk van de user interface dat het soort gereedschap biedt waarover zij/hij beschikt. Zo kùnnen bureau- en schootcomputer dezelfde user interface verschaffen. Maar wellicht is er (nog) onderscheid nodig dat afhangt van de snelheid van eventuele telecommunicatie. De user interface van een wap-telefoon is vanzelfsprekend veel beperkter.

Van elke informatietaak is het, kortom, bestuurlijk zeker relevant inzicht te verkrijgen onder welke soort(en) werkomstandigheden zij uitvoerbaar moet zijn. Want daarvan hangt het soort of de soorten gereedschap annex user interface af.

Belangwekkend is ook dat duidelijk wordt of één en dezelfde informatietaak wellicht tot verschillende ketenprocessen hoort. In figuur 1 is deze conceptuele samenhang weer abstract geschetst. Een kruisje als matrixelement duidt aan dat de informatietaak in kwestie onder de gegeven omstandigheden niet aan de orde is.

Opmerking: Het kan natuurlijk dat een informatietaak als onderdeel van het ene ketenproces wèl en als onderdeel van een ander ketenproces niet onder bepaalde omstandigheden uitgevoerd wordt. Als dat onderscheid eveneens noodzakelijk is, moet de beschrijving navenant uitgebreid zijn.

Figuur 1: Informatietaken naar omstandigheden (soorten gereedschap), en dus user interfaces.

Uit figuur 1 blijkt dat bijvoorbeeld de informatietaak 1 uitvoerbaar moet zijn met alle user interfaces behalve die met nummer 1. Met een bepaalde soort werkomstandigheden danwel user interface als invalshoek is direct zichtbaar welke informatietaken allemaal spelen.

Vooruitlopend op inleidende technische beschouwingen elders, dwz in latere hoofdstukken van Stijlbreuk in bestuur, worden hier de schema's reeds uitgebreid met de eventuele variëteit aan technische maatregelen. Gedwongen door verschillende soorten gereedschappen kunnen overeenkomstig verschillende zgn implementaties ter ondersteuning van één en dezelfde informatietaak noodzakelijk zijn. Figuur 2 is helemaal aan één informatietaak gewijd. Die is gemakshalve genummerd, en wel met een 1. Voor elke implementatie van die ene informatietaak staat met een plusteken vervolgens aangegeven op welke user interface(s) zij mikt. Nota bene, alle matrixelementen met een kruisje of die blanco gebleven zijn, vergen dus géén voorziening.

Figuur 2: Technische implementaties van een conceptuele informatietaak.

Zo'n overzicht valt voor iedere conceptuele informatietaak samen te stellen. Onderhoud van de documentatie is eveneens nodig; er vervallen soorten user interfaces, en er komen nieuwe bij.

(Ook) eerder verschenen in Stijlbreuk in bestuur (Information Dynamics, 2001)