Pieter Wisse
Dit is een hoofdstuk uit Informatiekundige Ontwerpleer, in 1999 verschenen in boekvorm bij Ten Hagen Stam.
Interventies door ontwerpers bewegen zich, ruw geschetst, tussen twee uitersten. Aan de ene kant zegt de ontwerper hoe hij vindt dat er iets moet gebeuren. Vervolgens trekt hij zijn jas aan, als hij die overigens al uitgetrokken had, en gaat weer naar huis. Dat is dus de ontwerper als zgn. (inhoudelijke) expert ofwel de specialist. Geheel aan de andere kant van het veronderstelde interventiespectrum onthoudt de ontwerper zich van enige aanwijzing omtrent het uiteindelijke resultaat. Hij probeert daarentegen het zèlf-ontwerper-zijn van de (overige) betrokkenen in hun milieu te stimuleren. Zo´n ontwerper is nooit lang aan één stuk in de weer, maar moet wel met een behoorlijke doorlooptijd rekenen.
Hoe de ontwerper ook optreedt, zijn rol is altijd actief en initiërend voor wat veranderingen betreft.1 En als hij ze al niet in gang zet, wat overigens klopt met het uitgangspunt dat de werkelijkheid principieel al verandering ìs, probeert de ontwerper tenminste enige samengevoegde richting te bereiken. Dat doet hij als het ware tegen de stroom van het toeval in. Dergelijke bemoeienis van de ontwerper levert allemaal redenen waarom ik me zo bezighoud met strategieën ervoor. Maar mijn keuze voor de ontwerper is ook nooit meer — en in dat geval ook niet minder — dan een uitgangspunt voor een verdere benadering. Er geraken zodoende, dat wil zeggen inclusief filosofische vragen, andere verschijnselen mee verbonden. Dat blijft nog enigszins overzichtelijk, zolang ik steeds terugkeer naar dat ene uitgangspunt, te weten naar de ontwerper (als subject).
Met voor de zoveelste keer zoveel kanttekeningen is hopelijk duidelijk(er) waarom een strategische aanwijzing de dynamiek van een veranderingsproces moet weerspiegelen. Het begint wellicht bij de ontwerper, maar eindigt er beslist niet mee. En daaruit volgt meteen waarom ik extra aandacht schenk aan ontwerpen-als-proces. Dat proces is met zijn dynamiek echter problematisch zichtbaar. Het zicht erop bestaat vooral uit een statisch(er) element: het ontwerp-als-resultaat.
Onder de noemers van proces en resultaat construeer ik modellen van dezelfde werkelijkheid. In een omvattend, veranderkundig model is het ontwerpproces dan onder meer voorstelbaar als opeenvolging van ontwerpresultaten.
Gaandeweg verschuif ik het accent naar ontwerp-als-resultaat. Daarvoor probeer ik eveneens strategische aanwijzingen herkenbaar te maken. Steeds wil ik echter het contact met het procesmatige karakter van ontwerpen behouden. Waar ik zulke dynamiek niet expliciet vermeld, geldt de inhoud van de voorgaande tekst impliciet als context.
Een ontwerp-als-resultaat maakt onderdeel uit van het kenvermogen van een subject. Gelet op de dynamische aard van dergelijk gereedschap, dwz van het kenvermogen, is natuurlijk zo´n ontwerp nooit absoluut statisch. Een mens heeft echter een voornamelijk statische opvatting van een ontwerp-als-resultaat vanwege de gerichtheid van zijn bewustzijn op het heden. Omdat besef op zijn beurt een eigenschap van het kenvermogen is en iets is dat een proces onderbreekt of, op z'n minst, iets is dat via de waarneming de suggestie versterkt van aparte toestanden in het proces, vertoont het resultaat zich — het duidelijkst — lòs van het proces.
Dit model van het kenvermogen wijst opnieuw niet op a priori eigenschappen van de werkelijkheid. Ik leid ze af uit eerdere aannames, zoals het bestaan van het subject in een milieu; het subject beschikt over kenvermogen; dat is gereedschap, niet zozeer voor eenzijdige aanpassingen, maar voor ontwikkeling in ecologische betekenis van milieu inclusief subject.
Al dit dynamisch voorbehoud neemt niet weg dat de ontwerper zijns inziens in belangrijke mate bezig is met ontwikkeling van een ontwerp-als-resultaat. Dit wezenlijk statische model van het gewenste milieu sluit aan bij het functioneren van zijn bewustzijn binnen zijn kenvermogen.
Via een al dan niet bewuste intentie kan de ontwerper strategische aanwijzingen ervaren. Hiermee heb ik, als de intentie zelfs niet bewust hoeft te zijn, nadrukkelijk nièt gezegd dat hij dergelijke aanwijzingen vervolgens via zijn bewustzijn verwerkt. Waar het om gaat is dat de ontwerper zijn totale kenvermogen ermee oefent. Waarvan hij zich bewust is, is echter altijd maar een statische afgeleide van zijn wezenlijke dynamische modellering danwel simulatie met zijn kenvermogen.
Met een statisch model is dus principieel vanalles mis. Maar de ontwerper kàn niet beter. Wat het statische karakter van een ontwerp-als-resultaat doorgaans nog versterkt, is dat de ontwerper aan dat model binnen zijn kenvermogen een externe vorm probeert te geven. Zulke in-form-atie levert de noodzakelijke fysieke basis voor communicatie. De vorm committeert de ontwerper aan een nòg grotere afstand tot de dynamiek van zijn eigen kenvermogen.
Ik beperk me hier tot bespreking van modellen binnen het kenvermogen van een subject. Ik besef dat het nodig is om het verschijnsel communicatie te problematiseren. Want communicatie heeft alles te maken met de betrekking van het subject tot zijn milieu, en dùs met zijn kenvermogen als gereedschap voor het onderhouden van die betrekking. Maar nogmaals, in ieder geval expliciet begeef ik me niet (te ver) op de weg van de vertaalslag van intern kenvermogen naar externe vormen voor communicatie, dat wil zeggen naar informatie. Ik wijs er hier even op, en veronderstel voor het vervolg dat mijn context sluitend genoeg is ... in het besef dat deze aanname niet houdbaar is ... maar voor mijn bedoeling redelijk werkt.
Vanuit de stelling dat ieder ontwerp-als-resultaat wantrouwen verdient, ben ik geïnteresseerd in pogingen om zulke ontwerpen desalniettemin te verbeteren. Mijn voorbeelden kies ik op het gebied van (geautomatiseerde) informatievoorziening in complexe processen en organisaties. In dit hoofdstuk begin ik met een ontwerp voor een financiële administratie ofwel voor een boekhouding. Ik wil ermee aantonen dat het vaak een bruikbare ontwerpstrategie is om naar abstractie op een intermediair niveau van beschouwing te zoeken. Deze benadering van abstractie in combinatie met intermediair doorbreekt het idee dat abstractie altijd slechts toevoeging bovenaan een conceptuele hiërarchie betekent.
Zelf was ik overigens meervoudig belast met weerzin tegen boekhouden. In de eerste plaats heeft mijn vader zijn werkende leven grotendeels als registeraccountant doorgebracht. Hij vertelde daar weinig over. Want wie er niet voor geléérd had, zei hij, was niet gekwalificeerd erover te praten. Wat me wèl bereikte, spoorde — daarom? — zeker niet tot enthousiasme aan. Ten tweede verwijderde mijn academische opleiding me van interesse in zoiets platvloers, zo zag ik dat toen, als boekhouden. Als wiskundige begreep ik de boekhoudkundige praktijk als niets meer en minder dan stelselmatige handhaving van evenwicht. De paradigmatische nul blijft bewaard, doordat cijfermatig er altijd evenveel opgeteld als afgetrokken wordt. Met andere woorden, als dat boekhouden is, is het triviaal.
Ik wijs er op dit punt op dat ik dus wel degelijk beschikte over een model van wat boekhouden is. Er valt over te twisten of dat model zoveel gebruikswaarde had. Welnu, dat had het in mijn oorspronkelijke milieu zeker, al was het maar om — op mijn beurt? — mijn vader ermee te prikkelen. Zoals ik reeds opmerkte was diens stelselmatige antwoord, dat iemand pas recht van spreken heeft nadat hij met goed gevolg de zgn praktijkdiploma´s boekhouden behaald heeft.
Na verloop van tijd kon ik me professioneel niet meer aan bemoeienis met financiële administratie onttrekken. Ik werkte als intern informatiekundig adviseur voor een nederlands ministerie, te weten dat van Buitenlandse Zaken. Vooral op het beleidsterrein van ontwikkelingssamenwerking was financieel beheer daar onderontwikkeld. Een ambitieus bedoeld gereedschap voor geautomatiseerde informatievoorziening functioneerde — eveneens daarom? — niet. Dit laatste was de aanleiding voor mijn activiteiten als ontwerper. Hoe kon financieel beheer beter?
Ik deed allereerst een poging om de toenmalige gang van zaken in het vlak van financieel beheer in het algemeen en dat van de administratie ervoor in het bijzonder te doorgronden. Ik moet nu toegeven dat die poging ongetwijfeld halfslachtig was, gelet op hoe ik over boekhouden dacht. Mijn indrukken uit die korte periode vatte ik samen onder de noemer van een chaos. Ik kon geen enkele lijn in mijn waarnemingen ontdekken, dat wil zeggen, ik kon mijn oorspronkelijke model ermee niet zonder interne conflicten aanpassen. Maar hoe moest het dan wel?
Ik besloot snel mijn pogingen tot gedetailleerd inzicht op te geven. Daar zou ik nooit uitkomen. Daarentegen zocht ik mijn eigen model verder te ontwikkelen, en wel zodanig dat ik de mij inmiddels bekende details zou kunnen plaatsen. Was dat eigenwijs ...? Ikzelf zag geen andere mogelijkheid.
De uitkomst in de vorm van mijn ontwerp-als-resultaat is als volgt. Een financiële administratie geldt altijd voor een zgn eenheid die processen of gedeelten ervan beheert. Dat is in de praktijk vrijwel altijd wat een hele organisatie of een onderdeel daarvan heet. Een ministerie, een voetbalvereniging enzovoort hebben allemaal een eigen boekhouding. En als de schaal van financieel beheer voor de totale organisatie te ruim is, wordt er gesplitst en is er voor ieder onderdeel een eigen boekhouding. Dergelijke opsplitsing kan voortgezet worden, netzovaak totdat er eenheden met een beheersbare omvang voor (financieel) beheer overblijven, dus eventueel tot en met de kleinste afdeling.
Aan dat idee van een aparte eenheid met haar eigen boekhouding heb ik niet getornd. Evenmin heb ik in mijn model veranderd dat financiële transacties op zgn (grootboek)rekeningen aangetekend worden. Beide objecten komen in mijn model nog voor. Wat ik toevoegde, waren objecten in een klasse ertussen. Ik zag grootboekrekeningen dus niet langer in één grote bak verzameld. In mijn model verdeelde ik ze, dwz de rekeningen, overeenkomstig fasen die de besluitvorming omtrent het financiële aspect van een proces doorloopt. De transacties die een bepaalde fase kenmerken, worden dan op passende rekeningen in zo´n overeenkomstig register aangetekend. Zo bestaan er netzoveel registers als geformaliseerde besluitvormingsfasen. Dat aantal moet naar behoefte aan financieel beheer in het proces bepaald worden.2
In termen van financiële administratie is een aparte fase, met een eigen register ervoor, een nieuw object. Natuurlijk was voorheen dikwijls de gedachte aan fasen gerezen. De informatie erover werd echter opgenomen als onderdeel van het rekeningschema, zeg maar, in de bestaande codering van de traditionele rekeningkaarten. Mijn idee over fasen was dat de codering ermee werd uitgebreid. Daarin komt de extra klasse tenminste expliciet tot uitdrukking.
Wat zijn de voordelen van zo´n nieuw, intermediair object? Om te beginnen begreep ikzelf ermee allerlei details die ik voorheen niet kon plaatsen. Van elke concrete financiële transactie vroeg ik me nu af onder de noemer van welke (bedrijfs)procesfase ik die eenduidig kon plaatsen. Was het een begrotingstoewijzing? Een verplichting? Een daadwerkelijke uitgave danwel ontvangst van betaalmiddelen? Via de aantekeningen op de rekeningen in de registers, die ik faseboeken noemde, kon ik het procesverloop in financiële zin volgen. De voorheen ongerelateerd verschijnende details zag ik nu keurig gegroepeerd. Ik had de variabele hypothetisch benoemd en zag vervolgens dat er daadwerkelijk allerlei waarden voor bestonden.3 En dankzij relaties tussen rekeningen in verschillende faseboeken kon over het financiële verloop van bedrijfsprocessen ook simpel gerapporteerd worden. Later gaf ik overigens aan deze boekhoudkundige methode op basis van die relaties een eigen naam: relationeel boekhouden.
Goed, ikzelf had nu een aangepast model en was daar tevreden mee. Met evenwicht per faseboek, vond ik boekhouden overigens niet minder triviaal dan voorheen. Als voordeel van mijn toevoeging zag ik dat met aansluiting op procesfasen het in procedureel opzicht eenvoudiger moest zijn om financieel beheer in de totale procesbesturing te integreren.
Maar wat deed ik nu met mijn model? Inderdaad, ik verwierf binnen de organisatie de noodzakelijke steun voor een eerste vervolg en liet een prototype bouwen. De ervaringen daarmee versterkten mijn vertrouwen in het model. En inderdaad, diverse betrokken medewerkers raakten ervan overtuigd dat ze dergelijk gereedschap in hun milieu goed konden gebruiken. Om hùn vertrouwen ging het natuurlijk ècht. Vrij snel werd nieuwe programmatuur door enkele organisatorische eenheden voor de boekhouding gebruikt.
Tegelijk maar elders in dezelfde organisatie riep mijn model — en dat wil altijd maar weer zeggen: wat ik erover presenteerde — grote weerstand op. Het idee van fasen als intermediaire objecten stuitte op verzet dat ingegeven leek door de wens tot behoud van de traditionele methode. Of riep niet zozeer mijn idee als mijn bemoeienis weerstand op? Had mijn vader me ook al niet ongediplomeerde dus onwelkome inmenging verweten?
Mijn diagnose van de obstakels die ikzelf voor veranderingen opwierp, leidt tot enkele opmerkingen over communicatie. Zie daarvoor het volgende hoofdstuk.
Over mijn model voor relationeel boekhouden heb ik trouwens elders uitvoerig gepubliceerd.4 De ontvangst in bredere kring, laat staan door registeraccountants als specialisten op het terrein van financieel beheer, is tot dusver allesbehalve uitbundig. Als ik het neutraal uitdruk, wordt mijn werk genegeerd. Dat gebeurt ondanks allerlei voordelen die ikzelf voor relationeel boekhouden aanwijs.5 Dat is dus eveneens een kwestie van falende communicatie. Waarmee moet de ontwerper zoal rekening houden als hij meent gezonde ideeën voor verbeteringen in een milieu te hebben?
Ik slaag er blijkbaar niet in om voordelen vanuit het perspectief van die andere betrokkenen helder te schetsen. Wat zijzelf als nadelen van verandering zien, meen ik overigens vrij duidelijk te begrijpen. Wie in een specialisme tijd en geld investeerde, dreigt met verandering zijn positie te verliezen. Althans, zo denkt nog menigeen. Vele mensen hebben niet door dat veranderingen onvermijdelijk zijn. Daarom duren veranderingen vaak extra lang.
noten
1. Ook of, juist weer, vooral de nondirectieve therapeut is
uiterst actief. Daarom is dat soort werk voor de ontwerper zo vermoeiend. De
inspanning zit ´m in het opbrengen van de bereidheid tot respect en vertrouwen.
Het blijkt moeilijk om de opsomming van eigen opvattingen op te schorten.
Wie een boek schrijft, zou hierover eigenlijk niet eens serieus genomen moeten
worden. Waar ergens op het spectrum opereert eigenlijk een auteur? Probeer ik
er nog het beste van te maken door een schrijverige tekst aan te bieden? Zie
noot 9 in het Voorwoord.
2. Zodra fase als een aparte klasse erkend is, wijst wet- en regelgeving meteen
de weg naar herkenning van de aparte objecten. Dat geldt in het bijzonder voor
de nederlandse rijksoverheid. Daarvoor zijn in de zgn Comptabiliteitswet eisen
vastgelegd voor financiële verantwoording over begrotingstoewijzingen,
(aangegane) verplichtingen en uitgaven resp ontvangsten. Dat zijn dus minimaal
de fasen die in gereedschap voor financieel beheer vertegenwoordigd moeten
zijn. Afhankelijk van eigen behoeften aan dat beheer kan elke administrerende
eenheid andere fasen toevoegen.
3. Deze zin slaat op de manier waarop ik mijn eenmaal gevormde model toetste.
Hoe ik eerder die vorm schiep, weet ik niet. Ik kan hoogstens verwijzen naar
bedoelingen die de ontwerper wellicht leiden bij zijn associaties waaruit een
nieuwe combinatie als model ontstaat.
4. Mijn eerste artikel over de hier kort beschreven methode van boekhouden was Het Nieuwe Boekhouden:
actualiteit en betrouwbaarheid van financiële informatie. Dat verscheen in
1985. Zie voor verdere publicaties oa noot 5 hieronder.
5. Anderzijds, misschien is het succes wèl groot. Ook het Ministerie van
Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer heeft de financiële
administratie immers gebaseerd op mijn boekhoudkundige methode. Maar is dat wel
een succes? Ik was aanvankelijk als ontwerper bij dat project betrokken. Ik
vertrok toen ik begreep dat er een puur automatiseringsproject van gemaakt
werd. En dat gebeurde ook nog eens door mi slechte automatiseerders zodat van
mijn oorspronkelijke ideeën over financieel beheer weinig standhield.
Met ex-collega J.C.W. Hendriks was ik reeds begonnen met het schrijven van wat
ik een projectbiografie noemde. Toen er meer duidelijkheid ontstond over de
falende aanpak, besloot ik als betrokkene ons boek als kritische waarschuwing
te laten klinken. Dat werd natuurlijk niet op prijs gesteld. Daarom
verwijderden we in dat stadium elke verwijzing naar organisatie en plaats.
Onze, zeg maar, sleutelroman is Weerlicht in het
Apparaat geworden. Het behandelt het projectverloop en nièt de
boekhoudkundige methode.
Mede aangezet door de mi foutieve interpretaties van mijn ideeën over
boekhouden, besloot ik er later in uitgebreide vorm tekst en uitleg over te
verschaffen. Dat is mijn boek Aspecten en Fasen.
Daarin probeer ik recht te doen aan de complexiteit van financieel beheer in
een relevante context. Het wordt bijgevolg een complex boek geacht en kent
daarom weinig lezers. Die tekortschietende aandacht betekent echter niet dat
een simpeler benadering van zulke complexe milieus gerechtvaardigd is. Ik blijf
van mening van niet, zoals ook blijkt uit de voorliggende tekst over ontwerpen.
Het (voorlopig?) laatste artikel dat ik over mijn boekhoudkundige methode
publiceerde was Relationeel
Boekhouden: scheiding van registratie en rapportage.
De ideeën die ik in Aspecten en Fasen verwoord
heb, ben ik vervolgens voor eigen rekening en risico gaan vertalen naar
computerprogrammatuur. Ik wilde het een keer in een uitvoering van goede
kwaliteit zien. Dat betreft een samenwerking met I.M. de Jong. Resultaten zijn
de programma´s Relational Accounts® en Activity Center®.
De Jong heeft ze op grond van mijn ontwerpen voor de (logische) hoofdlijnen
gebouwd met objectgericht gereedschap. Dat hij zodoende op zijn beurt veel aan
het ontwerp bijdroeg, is evident. Zie in het algemeen ook hoofdstuk 30,
Samenwerking. Hier past de opmerking dat het inderdaad mogelijk is om snel,
goedkoop èn beter programmatuur te ontwikkelen waar slechte automatiseerders
jaren over doen en waardoor een bedrag in de orde van grootte van miljoenen
guldens domweg verkwist wordt.
De Algemene Rekenkamer oefende later op de ontwikkelde gereedschappen voor
financieel beheer door rijksinstellingen mi terecht kritiek uit. Dat was dus
vooral kritiek op die organisaties en hun leidinggevende functionarissen zèlf.
Ik kon er eerder als ontwerper helaas niets meer aan doen. De opdrachtgever zag
een àndere weg. Met publicaties heb ik nog pogingen gewaagd om enige invloed
uit te oefenen. Dat was naar verwachting tevergeefs. Maar, zoals ik in
hoofdstuk 4, Ontwerper, opmerk ben ik een optimist voor wat de mogelijkheden
voor de individuele ontwerper betreft.
Enige conceptuele achtergrond van het programma Activity Center heb ik verderop
in het hoofdstuk 22, Analogie, beschreven.
1993-1999, webeditie 2005 © Pieter Wisse