Schakelpunten voor operationele integratie

Pieter Wisse

Wie zich een voorstelling probeert te maken van zoals zgn applicaties vroeger als gebruiksgereedschap functioneerden, moet toegeven dat er veel verbeterd is. Vaak is het echter nog niet goed genoeg. Daarbij komt dat informatievoorziening op een bewegend doel mikt. De gereedschappen moeten mééveranderen, dus. Tegelijk is er de noodzaak tot verbetering van (kosten)beheersing van ontwikkeling en beheer.

[Voor stelselmatige informatievoorziening, dus bijvoorbeeld] ook voor het complexe veld van de openbare orde en veiligheid, zijn de mogelijkheden die met de applicatiestijl realiseerbaar zijn, praktisch uitgeput. Heroriëntatie volgens de componentenstijl opent nieuwe mogelijkheden. Maar zo'n stijl is slechts een middel. Het doel van informatievoorziening is primair dat actoren werk van hogere kwaliteit verrichten.

Wat zijn vanuit het perspectief van de actor, dwz van de operationele functionaris, zoal tekortkomingen? Haar/zijn informatiegereedschap is nog onvoldoende geïntegreerd. Dit [opstel] schetst een algemeen referentiekader om daarin stelselmatig (verdere) verbeteringen te ontwikkelen.

1 Poging tot begripsontwikkeling

Zowel bestuurlijke als technische ervaring leren dat het loont om over een beknopte verzameling begrippen te beschikken voor strategische verkenning van problemen en oplossingen. Daarom komen hier geen concrete 'gevallen' aan de orde. Alleen met algemene begrippen kunnen vervolgens aparte problemen/kansen in hun noodzakelijke samenhang duidelijk worden.

Het meest algemene model toont slechts één actor met informatiegereedschap, zoals in figuur 1.

Figuur 1: Actor en informatiegereedschap.

Er bestaat thans echter niet één informatiegereedschap. Zo is er (nog) verschil in gereedschappen voor mobiel, respectievelijk stationair werk door de actor. Dat verschil komt in figuur 2 tot uitdrukking. Tot voor kort was het overigens logisch om mobiel zelfs absoluut van stationair te onderscheiden. Daaraan lagen beperkte communicatievoorzieningen ten grondslag. Door toename van wat populair bandbreedte heet, vervalt in hoog tempo de noodzaak van de scheiding tussen mobiel/stationair. De ontwikkelende internettechnologie is een sterk convergerende kracht (zie ook Integrale componentenstructuur, § 8). Niet alleen louter theoretisch, maar ook praktisch passen mobiele en stationaire werkomstandigheden qua informatiegereedschap in één referentiekader (lees ook: informatiearchitectuur).

Figuur 2: Verschillende informatiegereedschappen voor actor (gebruiker) in mobiele en stationaire toestand.

Figuur 2 is voor de actor al ingewikkelder dan — het ideaal van — figuur 1. In de praktijk heeft de actor met grotere complexiteit te maken. Bijvoorbeeld de traditionele politiële informatiesystemen, dwz à la applicatiestijl, zijn immers niet vanuit het perspectief van operationele integratie opgezet. Daarentegen is elk apart informatiesysteem zoveel mogelijk zelfvoorzienend voor een beperkter doel. Dergelijke doelen weerspiegelen van oudsher veeleer de aparte achterliggende (politie)organisatie dan de individuele actor die operationele actie coördineert. Dat komt erop neer dat de actor voor de ene handeling informatiesysteem X gebruikt, voor een andere handeling informatiesysteem Y, enzovoort. Sterker nog, er zijn informatietaken voor de uitvoering waarvan de actor zowel X, als Y, enzovoort moet gebruiken. Dat is enigszins overdreven in figuur 3 geschetst.

Figuur 3: Variëteit van informatiesystemen voor de actor.

Voor verschillende systemen is vaak gelijke informatie relevant. Met opnieuw de Nederlandse politie als voorbeeld, zij tracht duplicatie in zgn registers zo veel mogelijk te elimineren. Daarbij stuit zij dus op de grenzen van de applicatiestijl. Want daarvoor is karakteristiek dat de verbijzondering van registers automatisch geleid heeft tot evenzo aparte aandacht voor bediening (user interface) en verwerkingsregels. Met handhaving van het onderscheid tussen mobiel en stationair ziet het abstracte model er dan uit zoals in figuur 4. Van boven naar onder zijn er drie zgn technische infrastructuurlagen verschenen. Ze bevatten achtereenvolgens bedieningsmogelijkheden, verwerkingsregels en (informatie)registers.

Figuur 4: Van aparte informatiesystemen naar gedeelde infrastructuur.

2 Naar volledige integratie

De politiële informatievoorziening in 2001 toont dat de operationele integratie redelijk tot ver gevorderd is voor enerzijds mobiel, anderzijds stationair werk. Vanuit het perspectief van de actor, die immers afwisselend mobiel en stationair werkt, schiet deze integratie nog tekort.

De volledige integratie biedt extra voordelen, bijvoorbeeld:

Het complete spectrum registers is overal en altijd beschikbaar.
Opmerking: Nog geldt dat 'stationaire' registers niet toegankelijk zijn voor mobiel werk, vice versa. Dit komt voort uit de inrichting van de politieorganisatie; mobiel correleert sterk met landelijk en stationair met regionaal. Er zijn dus verschillende organisatie-eenheden 'eigenaar' van informatie, verantwoordelijk voor beheer en dergelijke. Wat er moet gebeuren is dat de achterliggende organisatie de actor niet tot last maar tot steun is. Technische problemen zijn er nauwelijks (meer) voor volledige integratie. Er moeten organisatorische grenzen overstegen worden.

Duplicatie van informatie kan op (veel) grotere schaal geëlimineerd worden. Tussen landelijke en regionale registers bestaat nog aanzienlijke overlap. Dat vergt extra afstemming, terwijl eventuele afwijkingen de actor verwarren.

Het informatiegereedschap kan slagvaardiger aangepast worden. Dit geldt dankzij vergaande standaardisatie voor alle aspecten, dwz van verwerkingsregels tot en met alles dat als infrastructuur geldt. En beheer is eenvoudiger, althans minder complex, dus minder kostbaar.

3 Geleidelijke verbeteringen, gedifferentieerde handelingencoördinatie

De overgang naar volledige integratie, met optimale ondersteuning voor de actor als leidraad, kan niet anders dan geleidelijk verlopen. Het ligt voor de hand prioriteiten te stellen volgens bijdragen aan de effectiviteit en efficiency van actors. Indien een bepaalde handeling voor verbeterde ondersteuning door informatievoorziening in aanmerking komt, moet een inventarisatie uitwijzen of andere handelingen er verband mee — kunnen — houden. De voornaamste ontwerpvraag luidt dan: wie coördineert zo'n verzameling handelingen?

Het is belangrijk te erkennen dat er niet één optie bestaat. Er zijn drie mogelijkheden. De eerste is dat de actor die coördinatie verzorgt. Dat is vergaand de huidige situatie, waarin de actor de ene na de andere handeling/informatietaak zèlf initieert en verder uitvoert met het gereedschap (waarbij het vaak nodig is om identieke informatie steeds opnieuw te registreren; dat vergt wederom afstemmingsmaatregelen, enzovoort).

Het tweede schakelpunt voor coördinatie, en dus voor integratie, betreft de verwerkingsregels. Wat voor de actor één handeling ofwel informatietaak is, kan door programmatuur verder gesplitst worden.

Ten derde kan coördinatie op registerniveau gebeuren. Een verandering in het ene register leidt dan tot een verandering in een ander register.

De coördinatiemechanismen vullen elkaar aan. Wanneer samenhang tussen handelingen/informatietaken onzeker is, verdient coördinatie door de actor — die dat dan ad-hoc doet — de voorkeur. In het geval van complete wetmatigheid tussen handelingen/informatietaken kunnen registers onderling aan de slag na een enkel actorsignaal. Coördinatie via verwerkingsregels is er voor intermediaire complexiteit.

4 Mobiel als maat

Voor de actors is het belangrijk dat zij zo weinig mogelijk merken van veranderingen. Daarvoor is ter voorbereiding de stap naar één soort bediening voor zowel mobiel als stationair nodig. Daarvoor is het praktisch nog te vroeg. Bestuurders kunnen de informatiestrategie er desondanks op richten, want de trend is onmiskenbaar. De crux is dat mogelijkheden en beperkingen van mobiele bediening maatgevend zijn voor bedoelde uniformering. Want wat mobiel lukt, kan per definitie ook stationair. Andersom is uniformering van bediening praktisch onhaalbaar; dan moeten voor de mobiele beperkingen uitzonderingen gemaakt worden wanneer stationaire mogelijkheden tot het uiterste benut zijn. Het resultaat is binnen de kortste keren dat het verschil tussen mobiel en stationair (opnieuw) verstrekkend is. De kwaliteit van het werk voor [onder meer] openbare orde en veiligheid is juist sterk bij integratie gebaat.

(Ook) eerder verschenen in Stijlbreuk in bestuur (Information Dynamics, 2001)