Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.
Het basisidee van relationeel boekhouden is dat van scheiding van registratie en rapportage. Voor boekhouden werkte ik het consequent uit. Daar kon ik de mogelijkheden voor praktische toepassing van nieuwe hulpmiddelen zoals computerapparatuur en -programmatuur nog ontdekken. Maar in het algemeen is die scheiding helemaal geen nieuw idee.
Ik had de betekenis ervan in een andere context geleerd. Dat was in 1979. Ik werkte een half jaar bij het ministerie en dacht niet over boekhouden, laat staan principieel over een methode. Ik was tijdelijk medewerker van een gespecialiseerde personeelsafdeling. Daarvoor onderzocht ik informatiebehoeften en passende automatiseringsmiddelen. Dat was een specifieke opdracht. Na afloop van mijn korte contract vertrok ik (en keerde eind 1981 elders bij dat ministerie terug).
Ik zocht naar een analogie om de personele informatievoorziening voor die personeelsafdeling te verhelderen. Zo kwam ik op de gedachte van een vergelijking met een bibliotheek. Die liet treffende overeenkomsten tussen documentaire en de gewenste personele informatievoorziening zien. En voor dergelijke documentaire informatievoorziening bestonden kant-en-klare automatiseringsmiddelen. Dáárom was het me te doen.
Een (gespecialiseerde) bibliotheek kent verzamelingen documenten èn lezers. Lezers met een zekere interesse vragen naar boeken met corresponderende inhoud. En een bepaalde lezer krijgt boeken voorgelegd die hem waarschijnlijk interesseren. Die afstemming geschiedt in eerste aanleg op basis van gegevens over die documenten èn lezers. Hetzelfde stramien herkende ik voor de personeelsafdeling. Met gegevens over (eigenschappen van) een persoon werd naar geschikte functies gezocht. En omgekeerd vormden gegevens over een functie zoekcriteria voor geschikte kandidaat-medewerkers.
Het aantal gegevens over een boek/functie, respectievelijk een kandidaat-lezer/kandidaat-medewerker hoeft nieteens zo groot te zijn. Meestal gaat het om dezelfde eigenschappen/onderwerpen, dus gegevens erover. Naar omstandigheden zijn slechts wisselende combinaties nodig. En het wiel hiervoor bleek dus ondermeer voor het gebied van bibliotheek en documentatie reeds uitgevonden te zijn.1 Kant-en-klare automatiseringsmiddelen die daarvoor geschikt waren konden óók uitstekend in de informatiebehoeften van de personeelsafdeling voorzien.
Postcoördinatie is een woord voor de manier van werken waarbij afzonderlijke gegevens naar behoefte pas gecombineerd worden.2 Veronderstel een verzameling met elementen. Over zo'n element worden gegevens aangetekend. Die blijven afzonderlijk van elkaar bewaard. Voor een rapportage wordt dan nagegaan of gegevens die over een element eerder geregistreerd zijn aan een opgegeven combinatie van (zoek)criteria voldoen.3 Dat gebeurt voor àlle (overeenkomstige gegevens over) elementen. De rapportage bestaat vervolgens uit verwijzingen naar de elementen waarvoor de combinatie aangetekende gegevens met die van de zoekcriteria voldoet. Om zulke rapportage kan naar behoefte gevraagd worden. Daarbij moet een specifieke behoefte redelijk naar (een combinatie van) zoekcriteria vertaald zijn.
(Wat meer) postcoördinatie biedt (vaak aanzienlijk meer) flexibiliteit. Een nieuwe vraag laat zich meestal via een andere combinatie van zoekcriteria beantwoorden. Daaraan behoeven de afzonderlijke gegevens minder gauw aangepast te worden. Er zijn pas nieuwe gegevens nodig wanneer een gewenste relatie/combinatie met de beschikbare niet gelegd respectievelijk gemaakt kan worden.4
Waarom zou postcoördinatie slechts opgaan voor informatievoorziening over documenten? Dergelijke scheiding van registratie en rapportage, toen ik die wat algemener dacht te begrijpen, bleek op talloze onderwerpen van toepassing.5 Evenals een document was een kandidaat-medewerker of een arbeidsfunctie slechts een voorbeeld van een element in een verzameling. Ik trok de vergelijking door naar (automatiserings)middelen. Middelen en technieken voor documentaire informatievoorziening zijn algemener toepasbaar. Zij kunnen nuttig zijn zodra voldoende overeenkomsten tussen een bibliotheek en de verzameling in kwestie bestaan.
Gedurende enige tijd heb ik deze benadering van informatievoorziening een documentaire genoemd. Later ging ik het een relationele benadering noemen. Met het woord relationeel wordt het karakter ervan aangeduid in plaats van het gebied waarop die benadering reeds langdurig toegepast is. Relationeel boekhouden is een voorbeeld van die algemenere benadering van informatievoorziening. Ik maakte voor de boekhouding een mengsel van postcoördinatie en de manier waarop de uitkomst a priori vaststaat, i.e. precoördinatie.6 Aan een bepaalde mate van precoördinatie valt natuurlijk nooit te ontkomen. Alle rapportages zijn uiteindelijk gebaseerd op journaalregels. Dàt zou de ene verzameling zijn waarmee de vergelijking met een bibliotheek goed vol te houden is. Maar dat staat ècht (nog) tever weg van huidige praktijk van boekhouden. Omwille van herkenbaarheid heb ik andere verzamelingen gehandhaafd, zoals die van rekeningen. Omdat veel rapportages een voorspelbare opzet kennen zijn vaste relaties tussen rekeningen mogelijk. Bij het ministerie waren horizontale relaties er om rapportages over financiële ruimte/uitputting mogelijk te maken en verticale voor verdichting. Onwrikbaar vaste relaties vertegenwoordigen in beginsel wederom (een grotere mate van) precoördinatie hoewel de gegevens onafhankelijk van elkaar op rekeningen (in verschillende faseboeken) aangetekend zijn. De verhouding wijzigde ik vervolgens ten gunste van postcoördinatie. Die zogenaamd vaste relaties kunnen naar omstandigheden veranderd worden.7
Pas in het midden van 1986 schreef ik een kort artikel over wat ik toen nog documentaire benadering van informatievoorziening noemde. Ik liet het in de drukte liggen. Publicatie geschiedde uiteindelijk begin 1988.8 Met de titel ervan wilde ik de praktische kant van een documentaire benadering onderstrepen. Vrijwel letterlijk volgt hier de tekst van 'Exploitatie van Documentaire Technieken.' Want mogelijkheden van een documentaire/relationele benadering zijn, zoals gezegd, beslist voor informatievoorziening buiten het gebied van bibliotheek en documentatie bijzonder interessant. Daarmee bedoel ik dus ook financiële informatievoorziening. Meer dan ik mij destijds bewust was kwam het ontwerpmodel onder die invloed tot stand. En die invloed bleef er bij de verdere aanpassingen en de daaruit voortgekomen boekhoudkundige methode. Allerlei denkbeelden over verwante informatievoorziening heb ik er waarschijnlijk eveneens (mede) aan ontleend.9
Exploitatie van Documentaire Technieken
In dit tijdschriftartikel zeg ik dat documentaire technieken voor informatievoorziening over allerlei verzamelingen nuttig zijn. Dat is zo. Ik heb dat in de praktijk vastgesteld. Maar ik beschouw die conclusie vooral als een stap naar algemener inzicht. Ik bedoel dat, voorafgaand aan keuze van hulpmiddelen, een documentaire manier van denken en kijken nuttig is. Voor het artikel vond ik dat destijds een te abstracte boodschap. Hier benadruk ik echter dat er zoiets als een documentaire benadering van informatievoorziening is. Die ben ik dus relationeel gaan noemen. Nog een …ndere naam kan postcoördinatief zijn, naar het accent op samenvoegen van gegevens pas wanneer daaraan behoefte bestaat. Die manier van denken en kijken, van ontwerpen leidt dan eventueel naar allerhande toepassingen van de methoden en technieken die reeds voor bibliotheek en documentatie bestaan.10 Naarmate toepassing buiten dat oorspronkelijke vakgebied toeneemt valt er meer voor verandering van terminologie te zeggen. Vandaar mijn voorkeur voor relationeel. Toch gebruik ik bij gelegenheid nog het woord documentair. Het zicht op de oorsprong van een idee kan begrip erover bevorderen.11
Een soort evolutionaire blik op de twee tijdschriftartikelen die ik vrijwel letterlijk overgenomen heb leidt bijvoorbeeld tot het volgende. Oppervlakkig beschouwd kunnen die artikelen tegenstrijdige indrukken wekken. In het artikel over een boekhoudkundige synthese zet ik mij af tegen de traditionele kameraalstijl. In het andere artikel, in dit hoofdstuk, onderstreep ik daarentegen het belang van een bepaalde traditie. Er staat dat dankzij een gevestigde benadering op het gebied van bibliotheek en documentatie nieuwe mogelijkheden zoals van automatiseringsmiddelen goed benut kunnen worden. Deze schijnbare tegenstelling kan ik wel verhelderen. Daarvoor veronderstel ik dat, wat ingewikkeld gezegd, methoden, begrippen, benaderingen, manieren van kijken-en-denken enzovoort onderhevig zijn aan evolutionaire ontwikkeling.12 De kameraalstijl is dan zoiets als een dinosaurus in het huidige milieu van financieel beheer en informatievoorziening. In een ànder milieu waren er kansen om te overleven. Maar enerzijds is het aantal financiële transacties met daarbij een complexere samenhang toegenomen. Anderzijds hebben nieuwe gereedschappen hun intrede gedaan en het milieu mede veranderd. Daardoor wordt de traditionele kameraalstijl zoals die altijd handmatig gevoerd werd met uitsterven bedreigd.
De documentaire benadering van informatievoorziening heeft een ander evolutiepad doorgelopen. Die vertegenwoordigt reeds een verdergaande reactie op toenemende aantallen en complexiteit, zij het nog geënt op handmatige administraties.13 Dat pad blijkt thans bijzonder goed aan te sluiten op de ontwikkelingen van bepaald nieuw gereedschap, te weten automatiseringsmiddelen. Hierdoor is de documentaire benadering in haar eerste stadia van ontwikkeling vergelijkbaar met de zoogdieren in het tijdperk van dinosaurussen. Die waren toen nog weinig opvallend. In een veranderend milieu kunnen overlevingskansen echter sterk door elkaar geschud zijn. En natuurlijk beïnvloedt een levensvorm op zijn beurt weer zijn milieu, met alle gevolgen voor verdere ontwikkelingen en overleving. Enzovoort. In dit licht zijn er slechts tussenvormen, en dat geldt ook voor de documentaire.14 Dat probeer ik nog te benadrukken door voor informatievoorziening van de aanduiding documentaire op relationele over te gaan. En ook die laatste past ongetwijfeld slechts bij een stap op een evolutiepad.15
Handarbeid legt praktische beperkingen op aan een documentaire benadering. Zeker wanneer het accent op postcoördinatie moet liggen. Die beperkingen kunnen automatiseringsmiddelen grotendeels wegnemen. Voordeel is er vooral voor indices. Daardoor kunnen gegevens sneller gecombineerd en/of meer gegevens in een combinatie betrokken worden. Automatiseringsmiddelen worden nog steeds sneller èn minder duur.
In een handmatige administratie zijn er eigenlijk geen of hoogstens enkele indices. Met automatiseringsmiddelen en niet teveel (soorten) gegevens is nu het andere uiterste praktisch voorstelbaar. Waarom niet àlle gegevens indexeren? Maar het enige wat de hulpmiddelen doen is door brute snelheid opgeslagen gegevens met een opgegeven combinatie vergelijken. Daarom moet hun bijdrage niet overschat worden. Het gaat àltijd om (het aspect van) de betekenis van de gegevens. Zowel van die reeds eerder opgeslagen zijn als van een zoekcriterium. Mensen bepalen betekenissen. En meestal is dat niet zo eenvoudig, helemaal niet wanneer er verschillende interpretaties spelen. Want dikwijls is niet bedoeld wat er letterlijk staat. De context geeft betekenis aan gegevens. Daarom blijft ontsluiting van elementen, i.e. het toekennen van kenmerkende gegevens, mensenwerk. Tenminste, als er twijfel over eenduidigheid van betekenis en dus de gekozen drager kan bestaan. Ik denk dat alleen voor uiterst eenduidige contexten en gegevens de menselijke rol bij registratie geheel kan worden uitgesloten. De betekenis van gegevens is namelijk veel minder vaak strikt eenduidig dan wij oppervlakkig gezien menen. Het resultaat van zo'n interpretatie wordt opgeslagen, al dan niet geïndexeerd. Dat kan dus heel iets anders zijn dan het klakkeloos overnemen van ruwe gegevens. Documentaire ontsluiting vormt een waarborg dat een vraag een grotere kans heeft op een zinvol antwoord.
Met een overgenomen tijdschriftartikel en verwante bespiegelingen heb ik veel aandacht aan een documentaire benadering van informatievoorziening besteed. Dit lijkt op het eerste gezicht misschien wat vreemd. Wat heeft dat met (een methode van) boekhouden te maken? Ik hoop met dit hoofdstuk het algemenere belang van een documentaire of, beter gezegd, een relationele benadering voldoende duidelijk gemaakt te hebben. Zoals ik erop terugkijk heeft deze manier van denkenÿen kijken in ieder geval een belangrijke impuls aan het ontstaan van het ontwerpmodel respectievelijk de methode van relationeel boekhouden gegeven. Vele aanpassingen zijn eveneens in het licht van een relationele zienswijze duidelijker herkenbaar. Dat zijn allereerst aanpassingen die ik aan het ontwerpmodel voor de boekhouding aangebracht heb. Maar ik ging verder. In het volgende hoofdstuk staat hoe ik voor het ministerie samenhang tussen voorheen meer gescheiden onderdelen van informatievoorziening, ook voor financieel beheer, begon te ontwikkelen.
noten
1. De wiskundige verzamelingenleer biedt een algemeen theoretisch kader. De vergelijking met een bibliotheek kan evenwel op bredere herkenning rekenen. Daarvan heeft bijna iedereen wel een bruikbare voorstelling.
2. Pre- en postcoördinatie zijn tegenovergestelde manieren om vragen naar samengestelde onderwerpen te behandelen. In beide gevallen wordt zo'n onderwerp tot bekende bestanddelen ontrafeld. Als de methode van precoördinatie gevolgd is moet de vraag netzo gesteld zijn als het resultaat van de ontrafeling luidt. En dit is juist bij zoiets als samengestelde onderwerpen moeilijk te waarborgen. Postcoördinatie biedt meer vrijheid. Tussen de ontstane bestanddelen van het onderwerp wordt geen hecht verband bewaard. Daarmee zijn het eigenlijk onafhankelijke onderwerpen geworden. Dit heeft overigens het risico van een te ruim antwoord op een vraag. Maar daaronder bevindt zich in ieder geval het gezochte (samengestelde) onderwerp. In The Subject Approach to Information (Clive Bingley & Linnet Books, vierde editie, 1982) schrijft A.C. Foskett over postcoördinatie (p. 116): "One solution is to abandon the use of structure altogether, and this is the second way of approaching composite subjects. The process of analysis is the same, and the selection of the correct term is the same, but we no longer combine these terms in a predetermined order; instead we file descriptions of the appropriate documents under each single concept. In searching, we have to have some method of combining concepts, or coordinating them, so that we can perform the required matching operation, and this second method is often known as coordinate indexing. It is however more useful to call it post-coordinate to contrast it with the first method which we may call pre-coordinate. This emphasizes the fact that coordination takes place in both systems, but at a different stage of the proceedings."
3. In de praktijk van documentaire methoden en technieken zijn dat vooralsnog logische relaties. Die komen met zogenaamde bouleaanse operatoren overeen. Operatoren als EN, OF en NIET bepalen dan de werking van een relatie. Minder, zeg maar, frontale associatie tussen gegevens zijn eveneens denkbaar. Automatiseringsmiddelen daarvoor zijn echter nog weinig ontwikkeld. Dat komt omdat de bestaande technologie voor automatisering die operatoren als het ware belichaamt. Onder de noemer kunstmatige intelligentie wordt mede aan hun ontwikkeling in bedoelde richting gewerkt. Over de kans van slagen zijn oordelen verschillend. Ik geloof niet dat automatiseringsmiddelen menselijke intelligentie kunnen benaderen of zelfs overtreffen. Door hun pure snelheid lijkt dat soms anders. Maar in wezen doen die hulpmiddelen dan niets anders dan waarvoor een mens, zonder dat hij z'n verstand ècht behoeft in te schakelen, véél meer tijd nodig heeft.
4. Postcoördinatie is dus geen wondermiddel tegen classificatie. Ontsnappen lukt niet. Verschijnselen-in-ervaring moeten altijd benoemd zijn, of rapportage van registratie gescheiden is of niet. Maar dankzij combinatie achteraf volstaan als het ware kleinschaliger verschijnselen. Die zijn meer tegen veranderingen bestand. Ze kunnen immers naar behoefte op àndere wijze samengevoegd worden. Pas wanneer geen enkele combinatie van beschikbare bouwelementen adequaat in de gewijzigde situatie past zijn nieuwe bouwelementen/verschijnselen nodig. Zo beschouwd zijn postcoördinatie en modulariteit nauw verwant.
5. Ik bedoel steeds een scheiding waarbij de oorspronkelijk geregistreerde gegevens intact beschikbaar blijven. Dat is vooral een logische eis die niet noodzakelijkerwijs op identieke manier in concrete hulpmiddelen uitgewerkt moet zijn. Logische uitgangspunten worden echter dikwijls nodeloos geweld aangedaan. Dat gebeurt bijvoorbeeld omwille van hogere reactiesnelheid van de hulpmiddelen. Ik pleit voor zoveel mogelijk aansluiting van technisch ontwerp en concrete hulpmiddelen op de logische uitgangspunten van scheiding tussen registratie en verdere verwerking van gegevens. Meestal blijven gevreesde moeilijkheden achterwege. Laten prestaties toch te wensen dan kunnen ten koste van flexibiliteit altijd nog afwijkingen van logische uitgangspunten volgen. Die blijven dan hopelijk zo beperkt mogelijk.
6. Het gaat altijd om een zekere verhouding tussen pre- en postcoördinatie. Zie noot 4 hierboven. Absolute pre- en postcoördinatie zouden allebei a-historisch zijn.
7. Het rapport (1983) over het ontwerpmodel voor (automatseringsmiddelen voor) een boekhouding van het ministerie draagt een uitgesproken spoor van mijn ideeën over postcoördinatie. Daar valt de term index in de paragraaf over invalshoeken.
8. Dit artikel verscheen in Overheidsdocumentatie, jaargang 42, nummer 1 (januari 1988).
9. D.R.F. van Bremen en L.M.C.J. Sicking, Computers in Bibliotheek en Documentatie (Van Loghum Slaterus, tweede bijdruk, 1979).
10. Voor het prototype enzovoort was overigens de kant-en-klare programmatuur voor information retrieval waarover ik in het artikel schrijf niet als ontwikkelingsmiddel gebruikt. Ik week ervan af omdat ik dacht dat daarmee gegevensbeheer onvoldoende gewaarborgd zou zijn. Heel praktisch was de reden dat de externe medewerkster niets van die bibliotheekprogrammatuur wilde horen. Op mijn beurt wilde ik dat zij het prototype zou maken. Dus viel voor de boekhouding de keuze op àndere ontwikkelingsmiddelen.
11. G. Boas, The History of Ideas (Charles Scribner's Sons, 1969, p. 54) : "Whatever the reason, we spend a good deal of our time with our memories, dwelling upon them, gloating over some and shuddering over others, sorting them out, finding or inventing the causes of others, trying to learn from them in the expectation that experiences like them might recur."
12. Evolutie en vooruitgang mogen niet met elkaar verward worden.
Misschien ontvalt zelfs de betekenis aan het begrip vooruitgang naarmate de
periode van beschouwing toeneemt. Over evolutie denk ik neutraal. Werkelijkheid
en evenwicht zijn synoniem. En dan kunnen in vooronderstelde onderdelen van de
werkelijkheid veranderingen als stappen op een evolutiepad ten opzichte van het
omringende evenwicht herkend worden.
S.J. Gould schrijft essays over wat hij natural history noemt. In zijn bundel Ever Since Darwin (W.W. Norton, 1977) is het essay 'Darwin's
Untimely Burrial' opgenomen. Op pagina 45 staat: "Natural selection is a
theory of local adaptation to changing environments. It proposes no perfecting
principles, no guarantee of general improvement [....] Local environments
change constantly. [....] Evolution by natural selection is no more than a
tracking of these changing environments [.... It is] not progressive in any
sense."
13. U. Eco vermeldde in een jubileumtoespraak voor de biliotheek van Milaan in 1981 dat de bibliotheek van Alexandrië in de derde eeuw van de westerse jaartelling reeds 300.000 documenten omvatte. Twee eeuwen later waren dat er 700.000 (Die Bibliothek, Hanser, 1987, p. 11).
14. Het einde van een documentair evolutiepad doemt op indien het
accent niet verschuift van de vorm van betekenisdragers naar, meer algemeen,
een manier-van-kijken. Zijn drager en document niet synoniem? En krijgen àlle
tekens/gegevens niet mede gestalte door hun dragers als aspect? Als dat zo is
voegt documentair niets toe aan de betekenis van bijvoorbeeld
informatievoorziening. Het verwart daarentegen omdat documentaire
informatievoorziening suggereert dat er ook andere soorten zijn.
Er is uiteraard informatievoorziening denkbaar èn vaak nodig óver dragers (lees
dus ook nog: óver documenten). Daarvoor vind ik inmiddels authenticiteit een
invalshoek met een verder perspectief. Zie ook noot 11 in het vorige hoofdstuk.
15. Leidt een volgende stap naar kunstmatige intelligentie? Ik geloof er niet in. Wat soms slimme automatiseringsmiddelen lijken zijn vaak nieuwe dinosaurussen. Voorzien ze in een reële behoefte? Op hun best zijn het gewoon geschikte gereedschappen voor (véél slimmere maar voor uitvoering van domme, repeterende handelingen véél langzamere) mensen.
1991, webeditie 2003 © Pieter Wisse