Exploitatie van documentaire technieken

Pieter Wisse

Ik ben ervan overtuigd dat documentaire technieken, het toegankelijk maken van gegevens in een collectie, ook buiten het oorspronkelijke gebied van bibliotheek en documentatie van grote waarde zijn. Hetzelfde geldt voor mensen met documentaire kennis en vaardigheden. Mijn overtuiging is gebaseerd op praktische ervaringen waarbij ik mij vooral met automatiseringsprojecten heb beziggehouden. In de loop der jaren heb ik vele automatiseringsmiddelen voor allerlei toepassingen ontworpen; bij de ontwikkeling is dikwijls kant-en-klare programmatuur voor documentaire informatievoorziening gebruikt. Documentaire medewerkers hebben de helpende hand geboden. De gerealiseerde hulpmiddelen zijn in verhouding uitzonderlijk goedkoop maar tegelijkertijd zeer doeltreffend. Met andere woorden, de exploitatie van documentaire technieken alsmede de inschakeling van documentaire medewerkers bieden algemene voordelen voor informatievoorziening.

 

 

Overeenkomsten

Mijn belangstelling voor documentaire technieken is gewekt tijdens het ontwerpen van automatiseringsmiddelen ter ondersteuning van selectie van personen voor een werkkring in het buitenland, in het bijzonder  ontwikkelingslanden. Vooral westerse medewerkers worden uitgezonden die moeten voldoen aan functieeisen met betrekking tot niet-westerse behoeften van ontwikkelingslanden. Gekwalificeerde kandidaten kunnen zich aanmelden. De kwaliteit van de personeelsselectie kan mede worden verbeterd door een adequate beschrijving van kandidaat-deskundigen alsmede door flexibele hulpmiddelen. Ik dacht toen aan toepassing van automatiseringsmiddelen voor zogenaamde information retrieval. Het leek mij daarom wat betreft de vereiste hulpmiddelen voor information retrieval verstandig de overeenkomsten met een bibliotheek nader te onderzoeken. Die belangstelling voor documentaire technieken veranderde snel in enthousiasme. In mijn voorstel voor middelen ter ondersteuning van selectie van medewerkers citeerde ik ter illustratie enkele aangepaste passages uit een boek over computers in bibliotheek en documentatie. Ik hoefde tot mijn verrassing eigenlijk alleen maar het woord document te vervangen door het woord kandidaat™medewerker. Mijn korte literatuuronderzoek toonde duidelijk aan: het zoekproces kan met gelijke hulpmiddelen worden ondersteund. Een experimenteel informatiesysteem bevestigde deze conclusie in de praktijk. Als gevolg van de aangetoonde overeenkomsten werd voor het  informatiesysteem voor personeelsselectie het kostbare en tijdrovende ontwerp en vervolgens bouw van nieuwe programmatuur vermeden. Daarentegen kon pasklare, storingvrije computerprogrammatuur voor documentaire informatievoorziening worden gebruikt. Slechts parameters zijn nodig om de beschrijving van een kandidaat-medewerker in plaats van een document op te slaan en al dan niet via indices toegankelijk te maken. Tegen lage kosten werden betrouwbare automatiseringsmiddelen gerealiseerd.

Dit informatiesysteem is nu enkele jaren operationeel, en nog altijd met veel succes. Vanzelfsprekend worden, waar nodig, beschrijvingen van kandidaat-medewerkers aangepast aan de veranderende omstandigheden in ontwikkelingslanden. Daarvoor behoeven alleen desbetreffende parameters te worden gewijzigd. De algemene opzet met gebruikmaking van documentaire technieken blijft echter geldig.

Na de toepassing van documentaire computerprogrammatuur ter ondersteuning van personeelsselectie was er weinig fantasie voor nodig de aangetoonde overeenkomsten te benutten voor verdere toepassingen buiten het gebied van bibliotheek en documentatie. In veel andere gevallen kunnen documentaire technieken eveneens worden geŽxploiteerd: inventaris en documenten, decoraties en documenten, procedures en documenten enzovoort. Deze willekeurige opsomming neemt de overeenkomsten als uitgangspunt. Indien informatiebehoeften vooral betrekking hebben op toegankelijkheid en selectie van gegevens kunnen met pasklare computerprogrammatuur voor documentaire informatievoorziening snel krachtige hulpmiddelen worden gebouwd. Want steeds kunnen de informatiebehoeften in dezelfde, meer abstracte termen worden vertaald: welke elementen in de verzameling dragen — een combinatie van — de opgegeven kenmerken? Welnu, documentaire technieken zijn ontwikkeld om elementen met kenmerken te benoemen. En om elementen vervolgens via dezelfde kenmerken terug te vinden. Door toepassing van automatiseringsmiddelen worden de snelheid en kracht van documentaire technieken bevorderd. De documentaire technieken inclusief de bijbehorende computerprogrammatuur hebben verder geen voorkeur voor het soort elementen respectievelijk kenmerken. Het opvragen van de namen van kandidaat©medewerkers met een bepaalde vakopleiding en deskundigheid, bijvoorbeeld, stelt de benodigde hulpmiddelen voor dezelfde opgave als het opvragen van de titels van boeken van een zekere auteur over een bepaald onderwerp.

 

 

Uitgangspunten

Documentaire informatievoorziening kent een lange traditie. Ik neem aan dat het als een vakgebied is ontstaan naar aanleiding van groeiende collecties boeken. Het zal wel in de vorige eeuw zijn geweest dat belangstellende lezers steeds langer moesten zoeken naar de boeken die hun interesses zouden kunnen voeden. Of vroegen dergelijke problemen reeds in de oudheid om oplossingen? Het is bekend dat al heel lang geleden documentatie in bibliotheken werd verzameld. Voor grote, en anderszins ontoegankelijke collecties zijn hulpmiddelen ingevoerd om het zoeken en vinden te vereenvoudigen. Documentaire medewerkers worden opgeleid voor collectiebeheer en dienstverlening. De uitgangspunten van documentaire technieken komen er op neer dat bepaalde — en beperkte — gegevens omtrent een document afzonderlijk worden geregistreerd en opgeborgen. De naam van de auteur bijvoorbeeld, kan in een alfabetische lijst worden opgenomen of op een kaartje dat alfabetisch staat gerangschikt. Achter iedere naam kunnen de titels van boeken worden vermeld Ťn de fysieke vindplaats van elk boek. Op dezelfde wijze kan naar de vindplaats worden verwezen via andere kenmerken van een boek. Uitgever, onderwerp(en), jaar van uitgifte enzovoort. Zoekt U naar boeken op naam van de auteur? Dan moet U allereerst de namenlijst raadplegen. Ieder kenmerk vertegenwoordigt een selectiecriterium respectievelijk toegangspad.

In de loop der jaren zijn uitgangspunten van documentaire technieken niet of nauwelijks gewijzigd. Daarentegen zijn specifieke hulpmiddelen wel aan technologische ontwikkelingen aangepast. De mogelijkheden van geautomatiseerde gegevensopslag en -verwerking zijn reeds vanaf een vroeg stadium voor documentaire informatievoorzieninig benut. Al vele jaren is goede computerprogrammatuur voor documentaire informatievoorzieninig kant-en-klaar beschikaar. Dankzij de traditie van het vakgebied met vrijwel ongewijzigde uitgangspunten bestaan immers duidelijke specificaties voor de ontwikkeling en toepassing van nieuwe hulpmiddelen.

 

 

Automatiseringsmiddelen

Bij toepassing van automatiseringsmiddelen vervallen voor mensen extra werkzaamheden die bij een handmatige administratie van indexkaarten, indexlijsten en dergelijke nodig zijn. De beschrijvende kenmerken van een element behoeven slechts eenmalig te worden geregistreerd. Alle bijbehorende handelingen waaronder het aanmaken en bijhouden van de afzonderlijke registers voor ieder kenmerk geschieden vervolgens automatisch. De namen van auteurs of kandidaat-medewerkers, bijvoorbeeld, worden desgewenst door de documentaire programmatuur als namenlijst apart in het computergeheugen opgeslagen. Zo'n afzonderlijk register kan ook bij gebruik van automatiseringsmiddelen een index worden genoemd. Elementen in de verzameling kunnen snel en nauwkeurig worden geselecteerd volgens de verwijzende gegevens in de diverse indices. Dit uitgangspunt, nogmaals, wijkt bij automatisering niet af van een handmatige administratie van indices. Door middel van computerprogrogrammatuur kunnen voor een bepaalde selectie diverse kenmerken wel eenvoudiger worden gecombineerd. Achtereenvolgende logische relaties tussen gegevens bieden de mogelijkheden van complexe zoekstrategieŽn met snelle en betrouwbare resultaten.

De documentatieverzamelingen in bibliotheken worden alleen nog maar groter. De problemen van slechte toegankelijkheid zijn evenwel niet beperkt tot tekst en boeken. Mensen zoeken allerlei gegevens. Overal nemen verzamelingen in omvang toe. Bij een toenemend aantal kandidaat-medewerkers zijn bijvoorbeeld ter ondersteuning van selectie hulpmiddelen doelmatig of zelfs nodig voor behoud van doeltreffendheid. De omvang van de onderhavige verzameling elementen, of het nu gaat om documenten of hotels, bepaalt de behoefte aan hulpmiddelen. Boven een bepaalde grens verliest het menselijk geheugen individuele herkenning van elementen. Dan kan een computer als geheugen dienen terwijl de zoekstrategie door de mens blijft beheerst. Zoekt U documenten of hotels? Het is uiterst zinvol documentaire technieken en hulpmiddelen, met hun bewezen toepasbaarheid voor het zoeken en vinden van gegevens, op hun bruikbaarheid voor selectie van elementen uit andere verzamelingen te toetsen.

Documentaire technieken moeten worden beschouwd in meer abstracte termen van: gereedschap voor het zoeken en vinden van gegevens. In een willekeurig automatiseringsproject wordt nog teveel direct naar het specifieke onderwerp gekeken. Dan wordt vastgesteld, en wie kan dat tegenspreken, dat een bibliotheek geen personeelsafdeling is. De conclusie volgt in nog veel gevallen dat kant-en-klare automatiseringsmiddelen, in het bijzonder computerprogrammatuur, niet bruikbaar zijn. De toepassing van programmatuur, oorspronkelijk bedoeld voor een ander onderwerp, wordt vrijwel nooit overwogen. Ik zie overigens ook niet hoe bijvoorbeeld programmatuur voor tekstverwerking kan worden gebruikt voor een financiŽle administratie. Maar dikwijls wordt de conclusie wel degelijk te haastig getrokken. Keer op keer wordt via praktische toepassingen mijn overtuiging gesterkt dat vooral documentaire programmatuur met vrucht ook voor automatisering buiten bibliotheek en documentatie kan worden gebruikt.

 

 

Parametrische vormgeving

Ten opzichte van een handmatige administratie behoeven bij toepassing van automatiseringsmiddelen, zoals gezegd, beschrijvende kenmerken van een element slechts eenmalig te worden geregistreerd. De opname van verwijzende gegevens geschiedt automatisch door de documentaire programmatuur. Andere aspecten van zogenaamd gegevensbeheer kunnen eveneens automatisch door de computerprogrammatuur worden geregeld. Het gegevensbeheer kan in het geval van krachtige kant-en-klare programmatuur vrijwel volledig worden afgestemd op specifieke informatiebehoeften. Daartoe behoeven elementen met hun kenmerken uitsluitend nog te worden gedefinieerd door ťťn of meer parameters. Een
belangrijke optie van documentaire programmatuur heeft betrekking op indexgegevens. De opgegeven parameters bepalen welke aanwezige opties van gegevensbeheer en andere gegevensverwerkende functies al dan niet door de programmatuur worden benut. De vormgeving van automatiseringsmiddelen blijft aldus voornamelijk beperkt tot het 'instellen' van kant-en-klare programmatuur met parameters. Uiteenlopende rapportages uit de gegevensverzameling worden eveneens door opgegeven parameters bepaald.

Parametrische vormgeving biedt voordelen waarvan reeds enkele zijn aangeduid. Kant-en-klare programmatuur met een ruime verspreiding kent als regel minder fouten. Toepassing zal ook vrijwel altijd goedkoper of, eigenlijk, minder kostbaar zijn. De hulpmiddelen worden voorts aanmerkelijk sneller gerealiseerd.

Andere voordelen zijn van even groot belang. Parametrische vormgeving vereist minder specialistische kennis. Eigen medewerkers zijn eerder in staat waardevolle bijdragen aan automatiseringsactiviteiten te leveren. Belangstellende medewerkers met enige aanleg kunnen verder worden opgeleid tot eigen automatiseringskader. Met geringe inspanningen kan met nieuwe automatiseringsmiddelen en wijze van informatievoorziening geŽxperimenteerd worden waardoor de betrokkenheid van medewerkers bevorderd wordt. Kant-en-klare programmatuur bevordert tevens standaardisatie van gegevensbeheer zodat meer waarborgen bestaan voor uitwisselbaarheid van gegevens. Het onderhoud van de kant-en-klare programmatuur wordt door de leverancier ervan verzorgd. Krachtige documentaire programmatuur biedt deze voordelen vooral wanneer het accent van de informatiebehoeften ligt op toegankelijkheid van gegevens (in plaats van bijvoorbeeld rekenkundige bewerkingen). Deze programmatuur kent overigens vele eigenschappen die tegenwoordig worden toegeschreven aan zogenaamde vierde-generatietalen. Documentaire programmatuur beschikte reeds over deze eigenschappen voordat de term vierde-generatietaal zelfs maar was bedacht.

 

 

Nieuw automatiseringskader

Achteraf heb ik mij zeer verbaasd. Nog steeds eigenlijk. Waarom worden documentaire technieken en hulpmidddelen nog zo weinig algemeen toegepast? Tussen documenten en andere verzamelingen kunnen toch vruchtbare overeenkomsten worden aangetoond voor selectie van elementen. Daarbij biedt kant-en-klare computerprogrammatuur voor documentaire informatievoorziening reeds vele eigenschappen van een zogenaamde vierde-generatietaal. Veel automatiseringsdeskundigen luisteren en lezen misschien slecht. Vooral de behoefte aan programmeurs met uitsluitend kennis van de programmeertaal Cobol of iets dergelijks neemt uiteraard drastisch af wanneer parametrische vormgeving op ruime schaal wordt toegepast. En documentaire deskundigen treden op hun beurt mogelijkerwijs onvoldoende buiten hun oorspronkelijke vakgebied waardoor algemene publiciteit over documentaire technieken uitblijft. Documentaire medewerkers beschikken mijns inziens evenwel over algemeen toepasbare vakkennis met betrekking tot beheren, zoeken en vinden van gegevens. Die vakkennis verschaft hen een voorsprong ten aanzien van belangrijke aspecten van informatievoorziening op allerlei gebieden, niet alleen dat van de documentaire informatievoorziening. Het ligt volgens mij daarom voor de hand documentaire medewerkers in te schakelen bij de realisatie van allerlei automatiseringsmiddelen, vooral wanneer documentaire technieken met vrucht kunnen worden toegepast.

De inschakeling van documentaire medewerkers bij allerlei automatiseringsprojecten stuit soms op moeilijkheden. Zij blijken gehecht aan hun oorspronkelijke vakgebied. Tijdens de 'officiŽle opleiding' van documentaire medewerkers neemt het beheer van fysieke documenten nog een voorname plaats in. Daarvan nemen sommige documentaire medewerkers slechts met moeite afstand, ten voordele van een meer abstracte benadering van gegevens en gegevensdragers. Meestal is begeleiding nodig om analogieŽn te herkennen. De overeenkomst wat betreft informatievoorziening tussen kenmerken van bijvoorbeeld een tentoonstelling en een document moet dikwijls nog worden aangedragen. Welke kenmerken van een tentoonstelling moeten worden bijgehouden? Via welke kenmerken worden selectie en toegankelijkheid van gegevens over tentoonstellingen gewaarborgd? Nadat de analogie in hoofdlijnen is gevestigd levert de uitwerking inclusief parametrische vormgeving van operationeel bruikbare hulpmiddelen als regel geen problemen op voor documentaire medewerkers. Strikt genomen houdt zo'n medewerker zich dan niet bezig met bibliotheek en documentatie. De werkzaamheden verschuiven naar toepassing van documentaire technieken, onafhankelijk van het specifieke onderwerp. Het zou om een bibliotheek kunnen gaan maar net zo goed om een reisbureau dat reisbestemmingen als elementen beschouwt. Bij sommige documentaire medewerkers blijft belangstelling vooral op documenten zŤlf gericht. Dan heeft inschakeling bij automatiseringsprojecten weinig zin. Maar documentaire medewerkers die een meer algemene dienstverlenende instelling combineren met aanleg en belangstelling voor geautomatiseerde gegevensverwerking kunnen eenvoudig worden bijgeschoold. Deelname aan automatiseringsprojecten biedt hen interessante mogelijkheden voor ontplooiing in aanvullende richtingen. Andere onderwerpen, andere toepassingen en andere contacten. Deze laatste groep moet worden gevolgd wanneer deskundige medewerkers voor automatiseringsprojecten worden gezocht. Ik weet dat via een betrekkelijk korte opleiding en vervolgens begeleiding in projecten met dergelijke medewerkers in belangrijke mate kan worden voorzien in alom beklaagde tekorten aan zogenaamde automatiseringsdeskundigen.

In dit korte artikel heb ik geprobeerd een ruimer kader te schetsen voor exploitatie van documentaire technieken. Het is allerminst mijn bedoeling universele toepasbaarheid te veronderstellen voor documentaire technieken met bijbehorende automatiseringsmiddelen. Dat gaat vanzelfsprekend veel te ver maar de betekenis ervan blijft vooralsnog stellig onderschat. Voordelen van documentaire technieken alsmede de kennis en vaardigheden van documentaire medewerkers worden mijns inziens onvoldoende benut.

 

 

© 1985, webeditie 2002.
Eerder verschenen in: Overheidsdocumentatie, jaargang 42, 1988, nr 1.