4. Artikel

Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.

Het prototype werkte. Die vier programma's waren snel en meteen goed gemaakt. Dat gebeurde midden 1983. Kort daarop waren ze, met wat aanvullingen, geschikt voor operationele toepassing. Die begon overigens niet eind 1983. Nadat de programma's tests doorstaan hadden richtte kritiek zich op personeel en op organisatorische voorzieningen. Was daar wel aan gedacht, en daar? Ineens was er voor die aspecten volle belangstelling. Het kostte de nieuwe medewerker veel tijd die oppositie zoniet te overwinnen, dan toch (van zijn) weg te krijgen. Op een dag in mei 1984 was het zover. Voor die ene deelboekhouding begon operationele toepassing. En dit bewees dat overschakeling van oude naar nieuwe hulpmiddelen op een willekeurige datum kon gebeuren. Dat was één van mijn uitgangspunten voor het ontwerpmodel geweest.

Modern of klassiek

Het model had ik tevens uitgelegd aan een bekende hoogleraar in de accountancy en geautomatiseerde informatievoorziening. Hij was een vriend van mijn vader en kende mij van kindsbeen af. Begin 1984 kwam hij eens naar het prototype kijken.¹ Ik liet hem de werking zien aan de hand van de vier computerprogramma's. Hij keek het rustig aan. Na enig nadenken en een paar trekjes aan zijn pijp zei hij dat het model wel moest kloppen.

Zijn positieve reactie leidde tot een afstudeerstage van één van zijn studenten. Die ging de praktijk van financiële informatievoorziening volgens het model onderzoeken. Dat werd toegespitst op betrouwbaarheid. Als object gold de deelboekhouding waarvoor de nieuwe automatiseringsmiddelen inmiddels operationeel waren. Voor zo'n onderzoek had ik veel moeite gedaan.² Het ging me niet alleen om bevestiging dat het model consistent was en aansloot op de omstandigheden van het ministerie. Ik wilde ook zo snel mogelijk uitvinden wat er ontbrak. Ongetwijfeld werd met sommige informatiebehoeften nog niet gerekend. Dat kon, dacht ik, een buitenstaander onbevangener bekijken. Maar wèl in een praktische situatie.

De hoogleraar overleed plotseling. De student moest natuurlijk de stage voltooien. Een wetenschappelijk medewerker nam begeleiding vanuit de universiteit over. Hij kwam ook kijken en zag direct voordelen in het model. Het afstudeerrapport bevatte vooral organisatorische aanbevelingen. Daarnaast kon ik enkele suggesties voor aanvullende programma's eraan ontlenen.

De paar positieve reacties versterkten mijn gedachte dat het model algemener toepasbaar was. Ik besloot een artikel te schrijven. Dan kon een ruimer publiek ervan kennisnemen. Verder vond ik het aardig om via publicatie mijn primeur te verzekeren. De wetenschappelijk medewerker met wie ik contact behouden had stimuleerde mij. Ik zette mijn model nogeens kortweg op papier. Dat artikel verscheen eind 1985. ³ De redactie van het tijdschrift vond overigens in eerste aanleg de inhoud niet belangwekkend. Na een aanbeveling van de wetenschappelijk medewerker werd het artikel toch geplaatst. Ik had het de titel gegeven: actualiteit en betrouwbaarheid van financiële informatie. Als auteur kreeg ik een exemplaar van het tijdschrift toegezonden. Daarin zag ik dat als subtitel terug. Pretentieus stond er als titel: Het Nieuwe Boekhouden. Alles of niets, dacht de redactie blijkbaar. Ik was ongelukkig met deze ongeauthoriseerde ingreep. Mijn boekhoudkundige model had beslist nieuwe eigenschappen. Ik had althans het basisidee nergens anders kunnen vinden. Daarop had ik tevens wat andere automatiseringsmiddelen voor financiële informatievoorziening bekeken. De aankondiging nieuw in de titel zou lezers echter afschrikken. Bij het publiek dat ik wilde bereiken veronderstelde ik immers een nogal behoudende inslag. Hier benut ik dit incident om te verklaren dat mijn model helemaal niet zo nieuw hoeft te zijn. Het is denkbaar dat het juist Het Oude Boekhouden vertegenwoordigt.

Handarbeid

Misschien heeft de boekhouding van verbruikshuishoudingen (al zullen die anders genoemd zijn) ooit volgens een model met aparte registers per verschijningsvorm gewerkt. Het voeren van zo'n boekhouding is handmatig goed vol te houden zolang het aantal financiële transacties beperkt is.⁴ Dan kunnen naar behoefte handmatig de relaties tussen verschillende kaarten nagelopen en de beschikbare (financiële) ruimte voor besluitvorming berekend worden. Dat is een ander verhaal met meer (aantekeningen over) financiële transacties en/of een hogere frequentie van de rapportages. Al gauw is het ondoenlijk rapportages omtrent financiële ruimte tijdig te verschaffen, tenminste wanneer gegevens handmatig uit verschillende registers gelicht moeten worden.

De kameraalstijl, en weer voeg ik eraan toe: zoals ik die begrijp, is voor verbruikshuishoudingen wellicht te beschouwen als het administratieve antwoord op toenemende aantallen financiële transacties. In een handmatig gevoerde administratie ligt het voor de hand tijdens registratie van afzonderlijke transacties alvast wat vooruit te werken. Ik bedoel hiermee dat gelijktijdig rapportages als het ware voortdurend actueel zijn. Maar hoe meer rapportages, des te meer (en ogenschijnlijk dubbel) werk tijdens registratie. Om praktische redenen is daarom meestal voor slechts één rapportage gekozen. En die is door de belangrijkste informatiebehoefte bepaald. Die ene rapportage wordt dus door afzonderlijke aantekeningen feitelijk beetje bij beetje bijgehouden. Andere informatiebehoeften vormen dan echter een probleem. Daarvoor zijn de gegevens immers niet klaargezet.

De belangrijkste informatiebehoefte is aldus in handmatige administraties van enige omvang altijd herkenbaar. De overeenkomstige (en in praktijk dan vaak enig mogelijke) rapportage ligt besloten in de methodiek van registratie. Dit geldt niet alleen voor een boekhouding die met de hand gevoerd wordt. Allerlei handmatige administraties, zoals bijvoorbeeld van personeelsleden of een magazijnvoorraad, vertonen vooringenomenheid met één of hoogstens enkele informatiebehoeften/rapportages. Die eenzijdige oriëntatie die in handmatige praktijk meestal onontkoombaar is resulteert in een weinig flexibele administratie.⁵

De informatiebehoefte waarop een handmatige administratie afgestemd is kan door veranderde omstandigheden ineens irrelevant zijn. Of, een andere behoefte is minstens zo belangrijk. Dan zijn grondige, i.e. tot en met registratiemethode (die immers tegelijk rapportagemethode is), aanpassingen nodig. Daar zien mensen blijkbaar vaak, en terecht, tegenop. Bijgevolg weerspiegelen handmatige administraties dikwijls de omstandigheden die tijdens het ontstaan ervan geldig waren. Door haar principiële inflexibiliteit kan zo'n administratie grotere veranderingen niet volgen. Wat zulke hulpmiddelen dan nog kunnen bijdragen is natuurlijk de vraag.

Materiaalkennis

De opzet van een handmatige administratie is vaak klakkeloos als ontwerpmodel voor automatiseringsmiddelen overgenomen. En dat gebeurt nog steeds.⁶ De nieuwe hulpmiddelen zijn dan minstens zo inflexibel. Want meestal is het erger. Ontwerpers en bouwers moeten voldoende materiaalkennis hebben. Dat is met constructie van automatiseringsmiddelen hetzelfde. Als die kennis ontbreekt gaat het mis. En dit bedoel ik naar twee kanten. Enerzijds kunnen eigenschappen van nieuwe materialen àndere mogelijkheden bieden. Van automatisering wordt meestal hoog opgegeven. Hun èchte mogelijkheden zijn echter dikwijls onbekend en dus onbenut. Anderzijds kunnen er (ook) beperkingen zijn. Het is vooral blindheid daarvoor waardoor ze teleurstellen.

Waarin zijn automatiseringsmiddelen beperkt? Ik vind in hun kennis en intelligentie. Voor een toelichting neem ik de mens, i.e. één individu, als maat ervoor. Een mens beschikt over zekere kennis en intelligentie omdat hij gegevens kan verwerken. Dit is natuurlijk simpel gedacht maar volstaat om de wezenlijke beperking van automatiseringsmiddelen aan te wijzen. Een gegeven is een teken. Mijn bedoeling kan ik duidelijker maken door van een teken twee aspecten te noemen. Dit is ook weer simpel maar volstaat hier eveneens. Ieder teken bestaat uit een drager, en die draagt een betekenis.⁷ Andere, nog algemenere, aanduidingen van die aspecten zijn bijvoorbeeld vorm en inhoud.

Ik ga even alleen met het aspect betekenis verder. Als een mens een handeling verricht werkt hij ondermeer met betekenissen. De verzameling die hij kant-en-klaar beschikbaar heeft kan zijn kennis heten. Zijn intelligentie is daarenboven bepaald door het vermogen aanvullende betekenissen te maken.

Vergelijk nu een mens met een hulpmiddel. Ik neem daarvoor een eenvoudige thermostaat. Als handelingen verricht die schakelingen. Dat doet het apparaat zonder gelijktijdige menselijke bemoeienis. Een thermostaat is dus een automatiseringsmiddel. Zelfs dit apparaat moet enkele betekenissen kennen. Die weerspiegelen de gemeten temperatuur, de opgegeven schakeltemperatuur, de actuele schakelstand en de mogelijke schakelstanden. Teneinde automatisch te kunnen handelen moet het middel in kwestie beschikken over een verzameling betekenissen die voldoende compleet is. En als mensen dat automatiseringsmiddel construeren moeten zij daarin voorzien.

Ik vervolg nu met beide aspecten van een teken. Want aan betekenissen zijn onverbrekelijk hun dragers verbonden.⁸ In mechanische constructies is een specifieke drager, i.e. een fysieke vorm, vaak zichtbaar door de ontworpen betekenis bepaald. Voorts laat zich onderscheid tussen zo'n drager, hoe daaraan betekenis ontleend wordt en wàt er dan gebeurt, i.e. de functie, vaak niet eenvoudig herkennen. Dit is van een mens trouwens ook vergaand onduidelijk.

Als het om betekenissen en hun dragers gaat lijkt dit allemaal duidelijk(er) voor electronische (automatiserings)middelen. In beginsel kan dat inderdaad zo zijn.⁹ Beschikt een computer niet over een geheugen? Daarin zijn dragers opgeslagen. Apart, ogenschijnlijk absoluut herkenbaar. Maar, de computer kent a priori niet dat andere aspect van die tekens, te weten hun betekenis.

Dit onderscheid is wezenlijk, maar zó onbekend. Louter dragers kunnen niet beïnvloeden hóe dat hulpmiddel werkt. Ze bepalen dus niet wèlke handelingen automatisch kunnen verlopen. Daarvoor ontbreekt het aspect van de betekenissen. In computers worden betekenissen zoals ik ze bedoel eveneens (nog) overwegend gedragen door de (opzet van de) apparatuur en de diverse programma's met instructies voor gegevensverwerking. Dat hoeft echter niet. Als apparatuur en programmatuur betekenis aan dragers in het geheugen kunnen ontlenen is daardoor invloed op gedrag van die hulpmiddelen mogelijk. Dergelijke gegevens noem ik parameters.¹⁰

Voor inzicht in de wezenlijke beperking moet duidelijk zijn dat niet alles in het geheugen voor de automatiseringsmiddelen zèlf betekenis heeft. Zodra zijzèlf betekenissen kennen van (een gedeelte van) die dragers zijn het (ook) parameters. Maar meestal blijven ze dragers van betekenissen voor de mensen die ze opgeslagen hebben.

Ondanks een apart geheugen staat een computer qua kennis en intelligentie dus veel dichter bij een thermostaat dan bij een mens. Wat indruk maakt is dat een computer snel rapportages kan leveren. De machine manipuleert echter vanuit haar eigen perspectief gezien louter fysieke elementen. Zij heeft er als het ware geen weet van dat het om dragers van betekenissen (voor mensen) gaat.¹¹ Die verwerking van fysieke elementen gebeurt inderdaad automatisch. Blijkbaar beschikt de machine d rvoor over voldoende betekenissen.¹² Maar dat zijn àndere dan die mensen aanspreken uit de inhoud van het geleverde rapport.

Om snel te werken hoeft de computer niet intelligent te zijn. Het gaat juist om het besef dat zulke automatiseringsmiddelen, vergeleken met de mens, héél dom zijn.

In situaties met noodzaak voor wat meer betekenissen, laat staan als vorming van aanvullende aan de orde kan komen, zijn mensen onvervangbaar. Daarom moet het handelingenbereik van automatiseringsmiddelen (voor gegevensverwerking) realistisch beperkt zijn. Voor vele handelingen zijn ze eenvoudig niet geschikt.¹³ Als beslist het perspectief van nieuwe automatiseringsmiddelen moet gelden noem complexere handelingen bijvoorbeeld uitzonderingen. Als automatiseringsmiddelen daarin niet behoeven te voorzien blijven teleurstellingen uit. Voor die zogenaamde uitzonderingen blijft (gedeeltelijk) handmatige gegevensverwerking, i.e. menselijke bemoeienis, dan bestaan.¹⁴

Na deze toelichting op beperkingen van automatiseringsmiddelen zeg ik kort iets over hun mogelijkheden. Het klakkeloos overnemen van een ontwerpmodel dat ooit met een ànder soort hulpmiddel in gedachten gemaakt was laat ze dikwijls onbenut. Waaruit bestaan, vergeleken met een mens, de wezenlijke mogelijkheden van computers en dergelijke? Die automatiseringsmiddelen kunnen snel èn betrouwbaar daartoe geschikt gemaakte fysieke elementen (aspect van dragers) verwerken. De noodzaak voor vooruitwerken tijdens registratie staat daardoor (opnieuw?) ter discussie. Wanneer moet een rapportage gereed zijn? Automatiseringsmiddelen kunnen door hun snelheid vele gegevens binnen een aanvaardbaar tijdsbestek samenvoegen. Het is dus realistischer om gegevens in hun oorspronkelijke vorm te bewaren naarmate hun aantal geringer en/of de snelheid van verwerkingsmiddelen hoger is. De kosten van opslag in een computergeheugen vormen geen belemmering meer.

Methoden als kameraalstijl en in iets mindere mate commercieel boekhouden zijn getekend door dat zogenaamde vooruitwerken, klaarzetten. Met registratie gaat dan steeds een beetje werk voor rapportage gepaard. Daardoor is werk voor de betrokken medewerkers gespreid. Een handmatige administratie kan om praktische redenen meestal één of slechts enkele rapportages leveren. Dat blijft zo met automatiseringsmiddelen als het ontwerpmodel niet verandert. Ik (h)erkende dat registratie volgens de kameraalstijl reeds rapportage omvat. Mijn ontwerpmodel voor de boekhouding onderscheidt zich daarvan door scheiding van registratie en rapporage. Dit is misschien helemaal niet nieuw maar heb ik voor boekhouden veeleer opnieuw ontdekt.

Snelle hulpmiddelen kunnen in kort tijdsbestek gegevens naar behoefte bij elkaar zoeken mits daarvoor relaties gelegd zijn. Met verschillende relaties zijn verschillende rapportages mogelijk. In de praktijk betekent dat grotere variëteit. Verder kunnen aanpassingen van relaties ook flexibel veranderende omstandigheden volgen.

Terminologie

Echte primeur of niet, met mijn artikel over het boekhoudkundige model richtte ik me tot een breder publiek. Daarom keek ik nogeens naar de terminologie die ik voor het model gebruikte. Enkele woorden verving ik.

De gehele boekhouding kan overeenkomstig een delegatiepatroon opgebouwd zijn uit een hiërarchie van deelboekhoudingen. Dat heb ik reeds vermeld. Iedere organisatorische eenheid, ongeacht het niveau, is dan eigenlijk een aparte verbruikshuishouding met haar eigen processen. Daarom noemde ik een deelboekhouding in het artikel een procesadministratie. Dat was achteraf bezien geen verheldering. De aparte registers in zo'n procesadministratie werden faseboeken. De term verschijningsvorm is nogal vaag voor veel mensen. Zij kunnen er ook met praktische voorbeelden niet mee overweg. Door het woord fase werd een tijdsordening in het verloop van bedrijfsprocessen gesuggereerd. Aantekeningen over de transacties in karakteristieke faseboeken volgden het financiële verloop. Dat zouden die mensen moeten herkennen. Daarnaast wekte het onderdeel boek in het woord faseboek een vertrouwenwekkende associatie met boekhouden in het algemeen. Faseboek was dus eigenlijk wel een vondst. In verband daarmee heb ik nog lang over het model van fasegewijs boekhouden gesproken.

De aanduiding fase kan ook een valse associatie wekken. Afzonderlijke financiële transacties verlopen immers in de praktijk vaak helemaal niet zo ordelijk als fasen suggereren. De aangegeven tijdsordening is weliswaar meestal gewenst maar soms of zelfs dikwijls niet het werkelijke resultaat. Daarop kom ik verderop uitgebreid terug. Het woord faseboek blijft echter register vervangen. Maar ik maak nadrukkelijk de kanttekening dat financiële transacties zich niet altijd in de door fasen gesuggereerde volgorde voltrekken.

Het tijdschriftartikel vind ik, evenals het rapport waarvan de tekst in hoofdstuk 2 staat, een bruikbare inleiding tot het boekhoudkundige model. Omdat het een andere bedoeling had komen wat andere eigenschappen van het model duidelijker naar voren. Om deze redenen heb ik het tijdschrifartikel, ook vrijwel onveranderd, hier opgenomen. Het maakt voorts ontwikkeling zichtbaar. Het artikel beschrijft de stand van het ontwerpmodel rond 1985. Die is nu vergelijkbaar met de aanzet die ik eind 1982 gemaakt had. Ik meende indertijd trouwens dat met het model van 1985 de conceptuele ontwikkeling ervan min of meer voltooid was. Inderdaad is het basisidee van het model nog altijd hetzelfde. Er zouden echter verbeteringen volgen. Daarvan heb ik geleerd dat een ontwerpmodel principieel nooit àf is. Situaties veranderen waaraan ook (automatiserings)middelen aangepast moeten blijven.

Zo luidde de tekst van het artikel: Het Nieuwe Boekhouden: actualiteit en betrouwbaarheid van financiële informatie.

[...]

Tot zover het tijdschriftartikel waarin ik het boekhoudkundige model met de term synthese aanduidde. In een concept had ik tevens een soort instructie opgenomen. Die werd, geloof ik, wat te praktisch gevonden. Op advies schrapte ik dat gedeelte daarom. Ik wilde publicatie van het artikel zèlf niet teveel belemmeren. Die beknopte instructie of handleiding voor toepassing van het toenmalige model met automatiseringsmiddelen luidde:

Handleiding

De synthese als nieuwe opzet voor een overheidsboekhouding kan bij grote aantallen faseboek-rekeningen en boekingen van transacties eenvoudigweg niet handmatig worden gerealiseerd. Vooral de rapportages waarvoor de beschikbare ruimte steeds wordt berekend aan de hand van verwijzingen en dus gegevens uit meerdere faseboeken kunnen veel (weliswaar identieke) bewerkingen vergen. Automatiseringsmiddelen bieden dan mogelijkheden de overheidsboekhouding volgens de synthese te voeren. Wellicht kan een nadere toelichting omtrent de synthese en die hulpmiddelen worden verschaft door middel van een beknopte handleiding.

Allereerst zult U de specifieke indeling van Uw boekhouding in een viertal stappen moeten aangeven door het toekennen van zogenaamde parameters.

1. Welke deelboekhoudingen onderscheidt U? Wat zijn de hiërarchische relaties ertussen? Voor iedere deelboekhouding moet U de eigen aanduiding plùs de aanduiding van de naasthogere deelboekhouding, indien aanwezig, opgeven. Het aantal deelboekhoudingen bedraagt vanzelfsprekend minimaal één maar kent in beginsel geen maximum. Hetzelfde geldt voor het aantal niveaus in de hiërarchie.
2.Voor iedere deelboekhouding stelt U vast welke fasen van besluitvorming moeten zijn vertegenwoordigd. Alleen uitgaven/ontvangsten? Ook verplichtingen en/of begrotingen? Verdient het aanbeveling verplichtingen nog nader te splitsen door toevoeging van extra fasen in de besluitvorming? U moet de gekozen fasen per deelboekhouding in de gebruikelijke volgorde vertalen in aanduidingen voor faseboeken. U begint met de deelboekhoudingen op het laagste niveau in de hiërarchie. Daarna op het naasthogere niveau totdat U ook de deelboekhouding op het hoogste niveau heeft voorzien van aanduidingen voor faseboeken welke erin moeten voorkomen. Verdichting naar een faseboek in een deelboekhouding op een hoger niveau moet uiteraard zinvol zijn. In beginsel kunt U in iedere deelboekhouding definities van faseboeken c.q. fasen van besluitvorming toevoegen of weglaten.
3. De nummers van de boekhoudkundige rekeningen kennen in iedere deelboekhouding en daarbinnen voor elke fase van besluitvorming (faseboek) in beginsel dezelfde opbouw. De rekeningnummers kunnen worden opgebouwd uit bijvoorbeeld een kostensoort, -plaats en -drager. (Andere elementen kunnen eventueel aan het rekeningnummer worden toegevoegd.) Zo'n combinatie wordt altijd voorafgegaan door een aanduiding van de fase van besluitvorming (faseboek). Ieder rekeningnummer bevat tenminste deze aanduiding van de fase en één van de andere elementen. Voor iedere deelboekhouding heeft U de fasen van besluitvorming al gedefinieerd (zie stap 2). Nu moet U per deelboekhouding opgeven welke afzonderlijke elementen (kostensoorten, -plaatsen, -dragers e.d.) verder bij het samenstellen van de rekeningnummers kunnen worden gebruikt.

4. Als laatste voorbereidende stap stelt U 'nummers' van de boekhoudkundige rekeningen samen uit de tijdens stappen 2 en 3 opgegeven afzonderlijke elementen.

Hier geeft U allereerst het nummer van de rekening zelf op. Indien van toepassing geeft U eveneens rekeningnummers als verwijzing op. U moet bijvoorbeeld een uitgavenrekening binnen dezelfde deelboekhouding verwijzen naar een verplichtingenrekening of direct naar een begrotingenrekening zodat desgewenst de bijbehorende ruimte voor besluitvorming kan worden bepaald. In een faseboek binnen een deelboekhouding op een lager niveau in de hiërarchie zult U, omwille van de noodzakelijke verdichting, een rekening eveneens moeten voorzien van een verwijzing naar een rekening in een overeenkomstig faseboek binnen een hogere deelboekhouding. U begint bij de hoogst geplaatste deelboekhouding in de hiërarchie en neemt de eerste fase van de besluitvorming (faseboek). Zo werkt U per deelboekhouding alle faseboeken af, tot en met de uitgavenrekeningen van de laatste deelboekhouding op het laagste niveau.

U kunt na deze voorbereidingen in iedere deelboekhouding transacties boeken pèr faseboek (fase van besluitvorming). Door de modulaire opbouw waardoor de synthese wordt gekenmerkt kan de vervanging van de huidige praktijk door de synthese geleidelijk plaatsvinden. Met adequate begeleiding kunnen medewerkers en (administratieve) organisatie in een realistisch tempo verbeteringen bereiken.

Later kunt U de opzet van Uw boekhouding altijd aanpassen aan gewijzigde omstandigheden. Daartoe doorloopt U, voor zover nodig, de hierboven omschreven stappen. Andere parameters betekenen een overeenkomstige verandering in het functioneren van Uw boekhouding.

Einde handleiding. Het tijdschriftartikel van 1985 (hierboven), met of zonder handleiding, is duidelijk anders dan het rapport van 1983 (hoofdstuk 2). Het ontwerpmodel in mijn hoofd was dat niet. Beide vertalingen vertonen daarom dezelfde hoofdlijnen. Toch maakte ik een ontwikkeling ermee door. Zoals gezegd probeerde ik op diverse manieren uit te vinden wat eventueel aan het model ontbrak. Het basisidee, i.e. de scheiding van registratie en rapportage, hield ik intact. Maar er kwamen aanvullingen. Daarbij borduurde ik steeds consequent voort op het stramien van dat basisidee. Aldus bleef het ontwerpmodel consistent hoewel ik in die periode nauwelijks tijd vond (nam?) om fundamenteel erover na te denken. In de eerste plaats waren er bij het ministerie nog zoveel andere vraagstukken op het gebied van informatievoorziening. Daar wilde ik ook graag iets proberen te verbeteren.¹⁵ Ik moest mijn tijd verdelen. In de tweede plaats verliep uitbreiding van operationele toepassing van het nieuwe boekhoudkundige model en bijbehorende automatiseringsmiddelen langzaam en stroef. Dat is vanuit het perspectief van organisatie-ontwikkeling verklaarbaar. Maar ik zat er middenin. Alleen al het vasthouden van behaalde resultaten eiste veel inspanningen. Natuurlijk had de gedeeltelijke toepassing enkele tegenstanders vooralsnog verstokter gemaakt. In dat klimaat bleef een vruchtbare discussie over zo'n model praktisch achterwege.¹⁶

noten

1. Als wellicht oedipale/laiaanse noot vermeld ik (dat ik vind) dat mijn vader zich aan gesprekken over mijn ideeën onttrok. Het was alsof hij mijn enthousiasme wilde temperen en daardoor ó"ok zichzelf teleurstellingen besparen. Evenals de bedoelde hoogleraar was hij registeraccountant maar inmiddels gepensioneerd. Uit eigen ervaring wist hij hoe moeilijk vernieuwingen ingevoerd raken. Bijvoorbeeld in 1953 had hij onder het motto klassiek of modern een artikel geschreven met de titel 'De Taak van de Public Accountant bij de Algemene Controle' (J.C. Wisse, Maandblad voor Accountancy en Bedrijfshuishoudkunde, jaargang 27, nummer 10). Daarin bepleitte hij wat later als analytische controle bekend is geworden. Dat was, in elk geval voor Nederland, een primeur. Hij schreef toen onder andere: "Bij de aanvaarding van de [....] ontwikkelde denkbeelden, en met name van de conclusie, dat de interne controle behoort te zijn het primaire object van de controle door de public accountant, ontstaat de noodzaak te komen tot een gewijzigde conceptie van de Controleleer." Het heeft lang geduurd voordat nederlandse accountants analytische controle serieus zijn gaan nemen. Dat geschiedde uiteindelijk vooral onder buitenlandse invloed. Zie bijvoorbeeld Analytical Auditing (Pitman, 1966) door R.M. Skinner en R.J. Anderson.

2. Mijn voorstel voor een onderzoek door een accountantskantoor strandde in een vroeg stadium. Dat zou teveel erkenning voor de nieuwe automatiseringsmiddelen betekenen terwijl vele medewerkers die nog ontkenden. Ik zag evenmin een mogelijkheid daarvoor zèlf een budget te bemachtigen. De betalingen aan de stagière à fl. 15,= per dag kwamen sowieso ten laste van een ànder budget, te weten dat van de personeelsafdeling. Bij het ministerie ontbrak overigens jarenlang een normaal budget voor automatisering en verwante inspanningen. Ziedaar een belang aan mijn kant om de relatie met de directeur financieel-economische zaken niet teveel te belasten. Elders waren er soms financiële meevallers. Waar mogelijk probeerde hij daarmee een automatiseringsbudget te vormen. Het was een uitdaging om zonder noemenswaardig budget tòch resultaten te bereiken. Daarvan heb ik geleerd dat er beslist geen noodzakelijk verband tussen kosten en kwaliteit bestaat. Met een kleine beurs kan één slecht idee catastrofaal zijn. Dit dwingt tot ècht nadenken. Dat wordt weleens vergeten als er ogenschijnlijk geld genoeg is.

3. In het tijdschrift Bestuur, Maandblad voor Overheidskunde (jaargang 4, nr 11, 1985, pp. 26 t/m 29).

4. Wat is handmatig? Daaronder versta ik dat mensen wèl allerlei hulpmiddelen kunnen gebruiken maar géén automatiseringsmiddelen. Zie eveneens de aanhef van het vorige hoofdstuk voor een praktisch onderscheid tussen middel, hulpmiddel en automatiseringsmiddel.

5. Nogmaals, dit toont de praktijk. Want naast flexibiliteit zijn tevens prestaties qua snelheid relevant. Theoretisch bestaat er geen grens voor flexibiliteit van een handmatige administratie. In hoofdstuk 6 verschaf ik onder de noemer van documentaire technieken nadere toelichting.

6. Zie bijvoorbeeld ook noot 15 in hoofdstuk 3.

7. F. de Saussure (1857-1913) articuleerde dit onderscheid. Hijzelf concentreerde zich op fonologisch onderzoek waarvoor hij de relatie tussen drager en betekenis zelfs als willekeurig veronderstelde. J. Piaget (Le Structuralisme, Presses Universitaires de France, 1968, p. 66) schrijft dat voor De Saussure "le signifiant n'a rien dans ses caractères phoniques qui rappelle la valeur ou le contenu de son signifi‚." Maar fonemen zijn niet de enige verschijnselen die als tekens (met al dan niet willekeurige betrekkingen tussen aspecten ervan) opgevat kunnen worden. De Saussure zag semiologie als noemer van studies naar wat voor tekens ook. C.S. Peirce (1839-1914) bereikte eenzelfde conclusie. De naam van zijn noemer luidt semiotiek. Hij bracht overigens drie aspecten van een teken naar voren. In zijn bijdrage over Peirce in Klassiker der modernen Semiotik (Severin und Siedler, 1981) vermeldt K. Oehler (p. 24): "Drei Dinge gehören zum Funktionieren eines Zeichens: das Zeichen selbst, sein Objekt und sein Interpretant." Mijn toelichting beperkt zich dus tot twee aspecten. Uit fenomenologisch oogpunt is het trouwens maar de vraag of de relatie met een object interessant is. Als er zo'n object bestaat is ervaring (slechts) interpretatie.

8. Zonder verzoening (zie noot 10 in hoofdstuk 3) begint filosofische kritiek. Dat is het aanwijzen van het problematische karakter van volgehouden classificatie. Ik bedoel (vele stukken) in dit boek als zulke kritiek. Maar tegelijkertijd kies ik voor classificaties die ik (naar omstandigheden) nog het minst problematisch vind. Die de minst onverzoenlijke betekenissen opwerpen. Daarmee eindigt filosoferen (even). Maar de keuze moet zonodig veranderen. Daarop is natuurlijk wederom kritiek mogelijk. Enzovoort, steeds gericht op opbouw. Door steeds andere ervaringen. Filosoferen is proces. Ontwerpen is filosoferen. Louter afbraak is nihilisme. Met ervaringen waarin ik meer dan rede (h)erken heb ik daaraan geen behoefte. Ik ben zoon, vriend en vader. Een èchte nihilist pleegt, denk ik overigens, zelfmoord. Nietzsche werd alleen gek.
Opbouw mis ik in deconstructie als filosofische kritiek. Ik zeg er meteen bij dat ik waarschijnlijk weinig ervan begrijp. Ik heb werk van en over J. Derrida gelezen. Wat ik van zijn eigen essays bekeken heb vind ik overwegend onmogelijk moeilijk. Wat wil Derrida? Zoiets als ik opperde (zie noot 18 in hoofdstuk 1) over Joyce of Pynchon? Hij kàn geen èchte nihilist zijn anders zou hij niet eens schrijven.
De sloop door deconstructie levert overigens soms bruikbaar constructiemateriaal. Over tekens maakt Derrida interessante opmerkingen in zijn essay 'Structure, Sign and Play' (Writing and Difference, The University of Chicago Press, 1978, pp. 278/293). Ik kan zelfs eruit opmaken dat hij met spel hetzelfde bedoelt als ik met afbreken èn opbouwen.
Deconstructie klinkt als woord al zo negatief. Verder lijkt zulke kritiek geen middel maar doel op zichzelf. Dan kan Derrida telkens triomfantelijk constateren dat een ònlogische redenering hèm tenminste niet ontgaat. Welnu, ik denk dat iédere redenering a priori onlogisch is. Er is tegenspraak zodra uitgangspunten eveneens ter discussie staan. Dat ervaar ik ondermeer door stellingen van Gödel (wiskunde) en Heisenberg (fysica). Die wijzen op principiële (eigen) incompleetheid danwel onbepaaldheid. Sommige mensen voelen dat als probleem omdat zij vinden dat slechts logica, rede kan bestaan. J.G. Merquior is in From Prague to Paris (Verso, 1986) uiterst kritisch tegenover deconstructie (p. 221): "The roots of Derrida's mystique of the text lie in his pan-semioticism - in which reality is engulfed by the sign." Dit is eigenlijk een uitdagend idee: deconstructie als crypto-positivisme. Iets van die strekking lees ik tevens in Fraud, Literary Theory and the End of English (Fontana Press, 1989) van P. Washington (pp. 88/89): "Language and literature are [....] deconstruction's institutional paradigms and its means of saving itself from the collapse into subjectivity and scepticism. These paradigms derive from axioms - and although deconstructors claim to be wary of doctrine, they generate their own dogma, in line with Derrida's assertion that there is no escape from metaphysics. Their tortuous syntax often obscures both this point and their unsurprising tendency to deploy these axioms as though they were immune to their own sceptical origins, but there is no reason to suppose that deconstruction is doing anything radically new. It is interesting as an attempt to reformulate scepticism in more detailed forms than has hitherto been the case - an attempt logically doomed to self-contradiction." Ik wil weleens een (zogenaamd) deconstructieve analyse van een tekst als de Tao Tê Ching lezen. Zou Derrida daar brood in zien?

9. Hiervan werd ik me pas goed bewust toen ik met een vriend in 1977 bedacht dat gegevensverwerking in een skibinding door een microprocessor in plaats van de traditionele veer kan gebeuren. Het ontwerp(-als-resultaat) voor de nieuwe binding ging ervanuit dat handelingen van ieder automatiseringsmiddel verder verdeeld kunnen worden naar selectie en uitvoering. Daarom moet zo'n middel altijd overeenkomstige (fysieke) voorzieningen omvatten. Welke handeling komt voor uitvoering in aanmerking? Dat is selectie. En daarna moet de geselecteerde handeling daadwerkelijk uitgevoerd worden. In een skibinding met een veer of iets dergelijks verricht één en dezelfde voorziening de handelingen voor selectie èn uitvoering. Ik werkte ons basisidee een stap verder uit en koos voor (zoveel mogelijk) aparte voorzieningen voor die verschillende handelingen. De taak van de microprocessor betrof nu de selectie van de (verder) te verrichten handeling. Interessant van deze vergaande koppeling tussen (onderdeel van een) handeling en voorziening-ervoor is dat zo'n automatiseringsmiddel als geheel ànders ontworpen kan worden. In de nieuwe skibinding was de veer dus niet meer nodig voor selectie, i.e. om te meten en een beslissing te nemen. Uitvoering van de handeling bestaat eruit dat de schoen (via de binding) aan de ski geklemd blijft òf dat schoen en ski eigen wegen kunnen gaan. Als het alleen maar om dat loskoppelen gaat is geen sterke veer nodig. Trouwens, kan ook de plaats van de bevestiging van schoen aan ski niet veranderen? Boven het zwaartepunt van de ski, wellicht? Enzovoort. Dat ontwerp bleef in de kast. Studie riep. Later(?) hebben anderen min of meer hetzelfde ontwerp bedacht. En ik vond véél later een algemene formulering van deze ontwerpbenadering in The Human Use of Human Beings: Cybernetics and Society (Doubleday, 1954) van N. Wiener (p. 146): "The study of the pattern of behavior is transferred to a special part of the instrument in which power-economy is of very little importance." Wiener schreef overigens over toepassing van de vacumbuis het volgende (p. 151): "It very soon became clear that amplifiers of an electric nature, connected by wires rather than than by shafts, were both less expensive and more flexible than mechanical amplifiers and connections." Op de pagina's 152 en 153 staat over die verschuiving naar electronica voor terugkoppeling: "These means promise to be the future standard method of designing control apparatus. [....] What the feedback and the vacuum tube have made possible is not the sporadic design of individual automatic mechanisms, but a general policy for the construction of automatic mechanisms of the most varied type." Deze analyse van Wiener heeft uiteraard nog aan kracht gewonnen. Transistoren en vervolgens geïntegreerde schakelingen staan verdergaande verschuivingen toe.

10. Tegen de achtergrond van apparatuur is een computerprogramma reeds een verzameling parameters. Programma's (die óók in het computergeheugen opgeslagen zijn) kunnen variëren en daarmee het gedrag van de apparatuur. Waar berust de instructie voor de handeling? Gedeeltelijk in de apparatuur, gedeeltelijk in zo'n programma terwijl aparte gegevens daarbij eveneens een rol kunnen spelen. Vooralsnog vind ik het praktisch om slechts die aparte gegevens als parameters te zien. Maar inderdaad valt (ook) dit onderscheid logisch niet vol te houden.

11. Wat een mens betreft denk ik dat in zijn geheugen naar verhouding veel parameters opgeslagen zijn. Dat zijn dus de tekens met betekenis voor zijn gedrag.

12. Ik herhaal min of meer wat bijvoorbeeld N. Wiener al zei in The Human Use of Human Beings: Cybernetics and Society (p. 94): "Semantically significant information in the machine as well as in man is information which gets through to an activating mechanism in the system that receives it, despite man's and/or nature's attempts to subvert it. From the point of view of Cybernetics, semantics defines the extent of meaning and controls its loss in a communications system."

13. Eigenschappen van hulpmiddelen kunnen met dit soort begrippen omschreven zijn. Hierboven (noot 9) maak ik onderscheid tussen selectie en uitvoering. Gegevensverwerking geschiedt dan in het kader van selectie. Daarbij komen betekenissen kijken. Het woord is voor veel mensen waarschijnlijk onduidelijk maar waarom wordt de betekenissenruimte van een situatie niet tegenover die van een hulpmiddel gezet. Het verschil toont waarvoor dat middel (niet) geschikt is.

14. Dit schijnt in te druisen tegen lineaire vooruitgang die automatiseringsmiddelen voor vele mensen nog moeten vertegenwoordigen. De mogelijkheden ervan kunnen echter beter benut worden indien er neutraler als àndere hulpmiddelen, met hun specifieke eigenschappen, aan gedacht wordt. Ze kunnen wellicht méér dan vorige hulpmiddelen maar qua betekenissen niet meer dan mensen.

15. Ik werkte inmiddels aan coördinatie van geautomatiseerde informatievoorziening voor het gehele ministerie.

16. Ik beschrijf dat klimaat hier als ongunstig voor verdere ontwikkeling van het boekhoudkundige model. Die situatie vormde alleszins een drijfveer voor creativiteit op tal van andere punten.