Zonder Plaatje

Pieter Wisse

Inrichten van informatievoorziening is schieten op een bewegend doel.

Mijn idee was oorspronkelijk om slechts een plaatje te presenteren. 'Zonder Tekst' moest het heten. De toeschouwer had de opdracht helemaal zèlf uit te zoeken of het iets voor haar of hem betekent. Maar ja, een tijdschrift heeft lezers, geen toeschouwers. Zo kwam er tekst bij. Door ruimtegebrek verdween het plaatje tenslotte helemaal, met alle gevolgen van dien voor de titel. Wie van schema's houdt, is hier op eigen fantasie aangewezen. Met een column moet dat kunnen.

Zo'n plaatje, dus, helpt me praktisch overzicht te verkrijgen voor ontwerp tot en met realisatie van informatievoorziening. Hoe complexer de organisatie met haar processen is, des meer behoefte heb ik aan zulk houvast. Om te beginnen classificeer ik de totale informatievoorziening. Dat maakt veranderingen vervolgens beheersbaar(der) mits ik de samenhang tussen de onderscheiden onderdelen blijf bewaken. Beheersbaar, zeg ik, want via mijn indeling kom ik op inventarisatie van veranderingen waarvan het karakter onderling verschilt. Dan krijgen ze vanzelfsprekend met onderling verschillende projecten grotere kans op realisatie. Lees rustig dat het daardoor eenvoudiger wordt om mensen met hun karakteristiek sterke punten effectiever te laten werken. Dat vergroot de kans op succes aanzienlijk.

Goed, dat weggelaten plaatje vat — met een duur woord gezegd — mijn classificatieschema samen. Wat ik doe, nogmaals, komt immers neer op een indeling van de totale informatievoorziening. Onder aspectvoorzieningen versta ik dan de traditionele (administratieve) informatiesystemen. Daarmee proberen van oudsher de functionele zuilen in een organisatie hun positie te versterken. Ik bedoel dus de financiële afdeling, de personele afdeling, het archief en dergelijke. Procesvoorzieningen zijn er voor integrale ondersteuning van één enkel bedrijfsproces, of van enkele processen die nauw verwant zijn. Dat gaat al beter. Integratie onder de noemer van een proces betekent dat een aspectvoorziening (lees bijvoorbeeld: de financiële administratie) slechts consolidatie dient. Daarvoor is samengevatte informatie genoeg. Helaas blijft dat echter vaak bij theorie. De praktijk van interne machtstrijd leidt meestal (nog) tot duplicaties. Dat is een vicieuze cirkel, dat wil zeggen van duplicatie naar afstemming naar controle naar nòg meer duplicatie enzovoort.

Thematische informatieverzamelingen komen voort uit het inzicht dat dezelfde informatie speelt voor diverse aspecten en/of processen. Voor de overheid is daar overigens een formele term voor: basisregistraties. De Gemeentelijke Bevolkingsadministratie is zo'n basisregistratie. Het gevaar van de vicieuze cirkel naar onbeheersbare informatievoorziening dreigt uiteraard opnieuw. De enige oplossing is dat verschillende voorzieningen zoveel mogelijk complementair moeten zijn.

Voorts onderscheid ik basisvoorzieningen, populair ook wel kantoorautomatisering genoemd. Het verhaal is eentoning, maar veel van wat vroeger apart — en op maat — als procesvoorziening werd gerealiseerd, is inmiddels kant-en-klaar in hulpmiddelen voor kantoorautomatisering beschikbaar. Dat is weer typisch voor de dynamiek van samenhangende voorzieningen.

Dat zijn ze dan, de vier noemers waaronder ik de totale informatievoorziening vaak grofweg splits. En altijd hoort er een vijfde bij. Dat is de infrastructuur. Aangezien het evident is dat alle overige voorzieningen daarop rusten, toon ik in mijn eigen plaatje de infrastructuur met een cirkel rondom de vier blokken voor de respectievelijke voorzieningen. Dat is een impliciete weergave van samenhang. Tussen de vier soorten voorzieningen onderling teken ik hun samenhang expliciet door steeds elk blok door pijlen met alledrie andere blokken te verbinden. Overigens is natuurlijk de grens tussen (vooral) basisvoorzieningen en infrastructuur vaag. Neem bijvoorbeeld electronische post, of zoiets als Internet.

Voor inrichting van samenhangende informatievoorziening in een concreet geval denk ik — nu met het plaatje als uitgangspunt — in omgekeerde richting. Wat is de optimale mix van infrastructuur èn de vier soorten aparte, maar gekoppelde voorzieningen? Dat is natuurlijk afhankelijk van de organisatie in kwestie, maar ook van de mogelijkheden van zachte tot en met harde techniek. Omdat zowel de organisatie als de techniek zich ontwikkelt, is er sprake van een bewegend doel. Toch moet het schot raak zijn. Dit is trouwens waarom inrichten van informatievoorziening niet alleen een vak, maar vooral een kunst is. Mijn plaatje helpt me in een complexe, dynamische situatie het doel te volgen en zonodig weer eens opnieuw gericht te schieten. De lezer moet het hier doen met de tekst.