Voorbereidende opmerkingen over het bibliotheekbegrip

Pieter Wisse

De strategische vraag naar 'de toekomst van de bibliotheek' heeft geen eenvoudig antwoord. Dat komt vooral omdat de bibliotheek allang geen eenduidig begrip meer is. Met bewaarplaats (thèkè) voor boek (biblion) als oorsprong zijn allerlei betekenissen gegroeid. Daarvan zijn er meestal diverse tegelijk relevant. Het loont daarom, ter voorbereiding van een bibliothecaire informatiestrategie, die betekenisvariatie op hoofdlijnen te verkennen. Dit artikel schetst zulk houvast.

referentiekader voor inventarisatie

Een informatiestrategie die de reële variëteit van het bibliotheekbegrip niet erkent is uiteraard risicovol. Want wat volgens de ene opvatting een veelbelovende strategie is, hoeft dat voor een andere niet te zijn. Het is daarom belangrijk om allereerst vast te stellen welke bibliotheekbetekenissen daadwerkelijk gelden. Om dat gestructureerd in kaart te brengen is een beknopt referentiekader nuttig.

Het uitgangspunt is hier dat bibliotheek een intermediaire voorziening is. Die staat altijd tussen producenten en consumenten. Tegelijk hoort een bibliotheek al dan niet ergens bij. Als een bibliotheek wèl ergens bijhoort, is zij intern. Zoniet, dan extern. Het idee is nu om allereerst van bibliotheek te veralgemeniseren tot intermediair. Dit leidt tot een simpel schema voor plaatsbepaling van intermediaire informatievoorziening. Zie figuur 1.

figuur 1
Algemeen referentiekader voor informatie-intermediairs.

Het referentiekader is een matrix met vier elementen. Voor elk element is het nu mogelijk om te onderzoeken of een bibliotheekbegrip past en, zo ja, welke betekenis dat daar heeft. Dat gebeurt hier eerst weer zo algemeen mogelijk, dwz nog zònder toepassing op een apart bibliotheekgeval.

Het matrixelement linksboven vertegenwoordigt een intermediaire positie waarbij tevens zowel de informatieproducenten als -consumenten behoren tot dezelfde overkoepelende organisatie. Het is hoogst ongebruikelijk om dan van een bibliotheek te spreken. Zo'n intermediaire partij staat doorgaans bekend als het archief.

Rechtsboven staat het element voor een intermediair die helpt om intern geproduceerde informatie aan externe consumenten te leveren. Als dat (a) formele verantwoordingsinformatie betreft, heet de betrokken intermediair meestal ook archief. Als het gaat om (b) publiciteit ter bevordering van een gunstig imago, is er sprake van een voorlichtingscentrum. Ook wanneer (c) informatieverspreiding een primaire taak is, luidt de noemer daarvoor meestal voorlichting; in zulke organisaties zijn voorlichtingsbibliotheek en voorlichtingscentrum vaak synoniem.

Het element dat linksonder in figuur 1 verschijnt, vertegenwoordigt een intermediair die waarborgt dat externe informatie voor intern gebruik beschikbaar is. Als dat openbaar-verkrijgbare informatie is, staat zo'n intermediair als speciale of bedrijfsbibliotheek bekend.

Rechtsonder, tenslotte, staat het matrixelement voor een totale organisatie die intermediaire informatievoorziening als primaire taak heeft. Het klassieke voorbeeld is uiteraard de openbare bibliotheek. Maar elders kent de overheid ook vergaand verzelfstandigde intermediairs: informatieverspreiding als maatschappelijk infrastructurele voorziening (en, nota bene, zo beschouwd past openbaar onderwijs in hetzelfde matrixelement).

Zonder pretentie op een volledige classificatie staan in figuur 2 de resultaten van voorgaande algemene inventarisatie samengevat.

figuur 2
Algemene inventarisatie van soorten informatie-intermediairs.

consolidatiekernen van intermediaire functies

De algemene invulling volgens het referentiekader verduidelijkt dat er doorgaans drie consolidatiekernen voor intermediaire informatiefuncties zijn. Ze staan hier in alfabetische volgorde vermeld:

Archief
Bibliotheek
Voorlichting.

Nota bene, bovenstaande termen zijn in deze opsomming gebruikt als aanduidingen voor organisatorische eenheden. Verwarring bestaat vaak doordat gelijknamige informatiefuncties verspreid over die eenheden aangeboden worden, en dan zonder noodzakelijke begripsnuanceringen. De schrijfwijze van organisatienamen met hoofdletters bedoelt hier zulke verwarring nog enigszins te temperen.

Er zijn overigens geen universele criteria voor de optimale verdeling in een concrete, overkoepelende organisatie. Voor dat verdelingsvraagstuk zijn wel twee overheersende invalshoeken aan te wijzen: informatiebronnen en doelgroepen. Traditioneel is impliciet aan de bronoriëntatie een verdeling die geënt is op — contacten met — producenten.

consolidatie volgens doelgroepen

Optimale dienstverlening vergt uiteraard primaire oriëntatie op doelgroep(en). Dan rijst de vraag wat de 'klant' bij voorkeur moet kunnen benaderen als samenhangende informatieverzameling. Die hoeft echter geenszins de ordening te volgen die voortkomt uit productie. Zeker externe consumenten hebben meestal geen belang bij het onderscheid tussen wat intern en — elders — extern geproduceerd is. Hieruit volgt voor een specifieke bibliotheek dat allereerst de mogelijkheden onderzocht moeten worden om de betekenissen van voorlichtingsbibliotheek en openbare bibliotheek te consolideren. Als leidraad moet gelden dat de externe consumenten consequent één intermediare informatievoorziening ervaren (eventueel pas daarbinnen verbijzonderd naar hun informatiebehoeften, exploitatievaardigheden ed). In figuur 3 is dit onderzoekaccent verbeeld.

figuur 3
Samenhang voor externe consumenten.

van collectiebeheer naar expliciete(re) waarborgen voor beschikbaarheid

Dankzij prioriteit voor — optimale ervaring van — consumenten ligt het aanbod niet langer 'automatisch' (eigenlijk: traditioneel) in het verlengde van beschikbare collecties, en verschillen daartussen. Het gaat erom nodeloze verschillen, uiteraard weer vanuit consumentenoptiek, juist zoveel mogelijk te verbergen. Zoals doelgroeporiëntatie tot consolidatie langs de verticale as leidt, kan bronoriëntatie leiden tot deconsolidatie langs de horizontale as.

Elke samenstellende informatieverzameling bestaat idealiter enkelvoudig bij haar eigenaar; vanuit die ene 'bron' moet zonodig meervoudige beschikbaarheid gewaarborgd zijn.

Waar vroeger een intermediair zijn consumenten slechts optimaal kon bedienen met een collectie in eigen beheer, is dat met digitale technologie meer en meer omgekeerd; zònder inspanningen voor collectiebeheer kan de intermediair méér informatie beschikbaar stellen en/of die informatie eenvoudiger toegankelijk maken. Sterker nog, naarmate de consument potentieel een — vaak vele malen — groter volume informatie kan benaderen, groeit de noodzaak netzo hard om haar of hem gestructureerd te ondersteunen.

Dankzij meervoudige toegang tot enkelvoudige bronnen, waarvoor het Internet nu symbool staat, krijgt zoiets als de bibliotheekbenadering tot informatie een tweede jeugd. Anders gezegd, zonder minimale structuur ervaren consumenten slechts chaos. Dat valt met een betrekkelijk kleine collectie nog mee. Maar zeker op de schaal die het Internet opent, dreigt de consument direct te verdwalen. Via een intermediair houdt zij of hij de waarborg van doeltreffende èn doelmatige informatievoorziening. Kortom, het belang van intermediairs voor kwalitatief betrouwbare informatievoorziening neemt in de zgn informatiematschappij alleen maar, en sterk, toe.

Wat het onvervreemdbaar collectiebeheer betreft is het overigens denkbaar dat uit te besteden; de verantwoordelijkheid voor kwaliteit van consumentendienstverlening blijft dan vanzelfsprekend bij de eigenaar.

Welke intern geproduceerde informatie bij een reeds bestaande bibliotheek beheerd blijft door eveneens interne intermediairs, moet eveneens onder de noemer van wie eigenaar is (en blijft) regelmatig heroverwogen worden. Figuur 2 laat zien dat eigenlijk slechts de grensafbakening tussen het Archief en de Bibliotheek aandacht nodig heeft. Dat is slechts dàn ongecompliceerd, indien de verhouding reeds duidelijk lijkt te zijn.

de voorwaarde van digitalisering

Het is zeker voor een lange-termijn strategie inmiddels redelijk te veronderstellen dat alle relevante bibliotheekinformatie — in welke betekenis van bibliotheek danook — gedigitaliseerd aanwezig is. Of, juist omdat het blijkbaar om relevante informatie gaat, dat digitalisering spoedig genoeg gebeurt. Daarnaast geldt als redelijke aanname dat leden van de doelgroepen over aansluiting op het Internet beschikken. De informatiestrategie van een specifieke bibliotheek moet daarom zo consequent mogelijk een — onderdeel van de — Internetstrategie van de — eventueel — overkoepelende organisatie zijn.

vooruitstrevend en toonaangevend?

Een bibliotheek moet geen vooruitstrevende, toonaangevende positie nastreven louter als gevolg van moderne technologie. Het gaat erom waarvóór zulke informatie- en communicatietechnologie dienstig gemaakt is. Dat moet uiteraard optimale informatievoorziening van doelgroepen zijn. Voor een consequente doelgroeporiëntatie is en blijft gedegen inventarisatie nodig

uitgangspunten voor onderzoek, respectievelijk strategie

Dit artikel bevat uitgangspunten om het verder onderzoek naar de informatiestrategie van een bibliotheek zo gericht mogelijk te verrichten. Dat zijn meteen ook al belangrijke uitgangspunten voor die strategie zèlf. Wezenlijk zijn de consolidatie van voorlichtings- en openbaarheidstaken, alsmede de toepassing van Internettechnologie voor informatieverspreiding. Dat schept extra mogelijkheden om als intermediair tussen aanvullende externe producenten en bestaande externe consumenten op te treden. Minder eigen collectiebeheer komt ten gunste van intermediaire activiteiten met hogere toegevoegde waarde voor de consumenten.

opzet van verder onderzoek

Met dergelijke uitgangspunten luidt het plan voor (verder) onderzoek op hoofdpunten als volgt:

Overleg met representatieve consumenten uit geïdentificeerde externe doelgroepen.
Globaal ontwerp van samenhangend, conceptueel informatie'beeld' dat de bibliotheek via het Internet wil en kan waarborgen. Daarvoor geldt een unieke bijdrage als criterium; in wat een ander reeds biedt kan een bilbiotheek nooit werkelijk vooruitstrevend en toonaangevend zijn.
Inventarisatie van samenstellende informatieverzamelingen.
Algemene verkenning van intermediaire toegevoegde waarde pèr aanbodverzameling, inclusief activiteiten nodig om het integrale informatiebeeld voor consumenten te bereiken.
Inventarisatie van de huidige intermediaire informatievoorziening in het licht van het gewenste toekomstbeeld; schets van het veranderingsproces dat optimaal leidt van de huidige naar de nieuwe bibliotheek.

Als hoofdpunt geldt dat standaardisatie voor elke bibliotheek essentieel is. Daardoor ontstaat juist extra ruimte voor eigen, unieke bijdragen. In strategische samenwerkingsverbanden, mogelijk gemaakt dankzij standaardisatie, waarborgt een bibliotheek tegelijk diepgaand selectieve toegang tot een groot informatievolume.