Standaardisatie als dynamisch evenwicht

Pieter Wisse

Keteninformatisering veronderstelt zowel samenwerking als het ontbreken ervan. Er is géén samenwerking, helemaal niet nodig ook, indien een taak optimaal wordt uitgevoerd wanneer een bepaalde organisatie dat volledig autonoom doet. Lees ook: ongestoord, met concentratie. Zonder samenwerking bestaat evenmin behoefte aan communicatie tussen organisaties.

Indien samenwerking wèl noodzakelijk is, voor allerlei andere taken dus, vormt adequate communicatie zelfs de wezenlijke voorwaarde voor succesvolle gemeenschappelijke resultaten. Dat vergt afstemming met hun informatievoorziening door de betrokken organisaties, dwz de ketenpartners. De (hulp)middelen voor afstemming heten standaards.

Wie de noodzaak van standaards erkent en ze tevens praktisch toepast, houdt zich positief bezig met standaardisatie. Wat volgt is een korte, algemene inleiding van standaardisatie voor bestuurders. De relativerende toon moet het belang juist onderstrepen. Het gaat erom standaardisatie te beperken tot waar er reële behoefte aan is. Voor iedere andere situatie zijn standaards ongeloofwaardig, die de noodzakelijke standaardisatie elders ondermijnt. Zonder begrip van de betrekkelijke betekenis van standaards is begrip van hun belangrijke betekenis onmogelijk.

Standaardisatie is de formele vorm van gewoonte.

Zoals voor elke gewoonte geldt, zijn er voor- en nadelen aan verbonden.

Voordelen hebben ogenschijnlijk betrekking op efficiency. Maar een gewoonte blijft slechts voordelig zolang het resultaat effectief past bij de omstandigheden. Afgezien van efficiency, volgt hieruit meteen dat een gewoonte nadelig werkt zodra effectiviteit erdoor vermindert.

Al met al is de waarde van een gewoonte betrekkelijk. Dus is, meer in het bijzonder, de waarde van standaardisatie betrekkelijk.

Onder nogal statische omstandigheden is een gewoonte goed zolang er geen betere is.

Een vaste gewoonte — en lees voor gewoonte opnieuw meer in het bijzonder: standaard — is dikwijls een belemmering voor de ontwikkeling van een betere gewoonte.

Standaardisatie is relevant indien twee verwachtingen gewettigd zijn. Zowel de omstandigheden moeten redelijk stabiel lijken, als de standaard redelijk optimaal en/of geen belemmering voor ontwikkeling van een betere standaard.

In opeenvolging van ieder op zich stabiele (verzamelingen) omstandigheden is een overeenkomstige opeenvolging van standaarden denkbaar.

Naarmate de reikwijdte van de relevante omstandigheden afneemt, is de kans op vaststelling van een bruikbare standaard groter.

In nevenschikking van ieder op zich stabiele (verzamelingen) omstandigheden is een overeenkomstige nevenschikking van standaarden denkbaar.

Omstandigheden kunnen in plaats en/of tijd samenhang vertonen. Er is dan sprake van open verzamelingen danwel systemen. Zowel volgtijdelijke, als nevengeschikte standaards vragen daarom om afstemming. Naarmate het aantal standaards groeit, neemt de behoefte aan afstemming toe.

Waartoe leiden deze algemene opmerkingen concreet voor informatievoorziening?

Zoek naar een verzameling omstandigheden die gedurende een bepaalde periode en/of gelijktijdig ten opzichte van andere verzamelingen omstandigheden redelijk stabiel is.

Dat is inderdaad nog niet specifiek voor informatievoorziening. Des te beter. Dus nog steeds algemeen.

Kijk of afspraken, gereedschappen en dergelijke op gemeenschappelijke basis bruikbaar zijn. Besef overigens dat gemeenschappelijkheid vooral politiek, sociaal bepaald is. Wat zgn strikt technisch misschien optimaal lijkt, is dat per maatschappelijk saldo vaak helemaal niet.

Verken of de afspraak, het gereedschap en dergelijke inderdaad redelijkerwijs optimaal lijkt. Zo ja, verhef de afspraak enzovoort voor de (verzameling) omstandigheden in kwestie tot standaard.

Nota bene, elke standaard vergt draagvlak. Daarom volgen bruikbare standaards de praktijk van ... het gebruik.

Het is onmogelijk a priori een succesvolle standaard vast te stellen, tenzij de omstandigheden in kwestie volstrekt rationeel bestuurd worden. Dit laatste is in werkelijkheid nooit het geval, of de (verzameling) omstandigheden moet wel zó beperkt zijn dat er weliswaar een standaard resulteert, maar zonder enige noemenswaardige invloed.

Het is zinloos om het ontbreken van een standaard als ondoelmatig (inefficiënt) te bestempelen, zolang over doeltreffendheid (effectiviteit) nog onvoldoende overeenstemming bestaat.

Zodra over doeltreffendheid gemeenschappelijk gedacht wordt, is het weer onzin om géén standaard in te voeren. Indien onder dergelijke omstandigheden een standaard ontbreekt, is het terecht om over verspilling van schaarse middelen te spreken. Er zijn dan nog te veel verschillende methoden, producten enzovoort met allemaal onnodig hoge prijzen.

In organisaties zijn vele besluitvormers (lees: bestuurders) nog onvoldoende bekend met mogelijkheden en beperkingen van informatie- en communicatietechnologie. Over effectiviteit met zulke techniek hebben zij dus geen adequate ideeën.

Als gevolg van hun onzekerheid over effectiviteit komen bestuurders aan ideeën over, laat staan aan steekhoudende maatregelen voor efficiency niet eens toe. Dit vormt een bevestiging van de bovenstaande opmerking dat gemeenschappelijkheid (lees ook: standaarden) op interessante schaal vooral politiek en sociaal bepaald is.

Hoe kunnen standaards bevorderd worden?

Met experimenten.

Of dat lukt ineens door het aanwijzen van grenzen rondom relevante, stabiele omstandigheden náást en/of ná elkaar. Maar is dat reëel?

Indien binnen gekozen omstandigheden de effectiviteit van informatievoorziening overtuigend aangetoond kan worden, is daarmee een noodzakelijke stap gezet. Want vervolgens kan daarbinnen de aandacht op efficiency gericht worden: standaards.

Dit betekent dat wie standaards wil bevorderen, omstandigheden zó moet indelen dat de indeling aansluit op het referentiekader van de besluitvormers. Wie daar niet in slaagt, komt met het streven naar standaards niet ver.

In de praktijk gebeuren de keuzes voor omstandigheden en een passende standaard uiteraard in wisselwerking. Immers, welke omstandigheden relevant zijn, is op hun beurt mede bepaald door de inhoud van de standaard.

Overigens, een dominerende partij kan eenzijdig een standaard opdringen, dat wil zeggen zonder oog voor het referentiekader van wie eigelijk de besluitvormers zouden moeten zijn. Dergelijke macht lokt echter een reactie uit die vroeg of laat tot afbraak van de dominante positie leidt. Wie verstandig standaards probeert te bevorderen, en dat lang wenst vol te houden, mikt daarom op draagvlak. Bij zo’n opstelling hoort tevens het intrekken van een standaard zodra er, onverhoopt weliswaar, een betere is.

Er is niet één standaard voor alle (verzamelingen) omstandigheden. Er zijn vele standaards nodig. Tegelijk zijn vele (zogenaamde) standaards beslist (nog) ònnodig.

Tot slot. Deze aantekeningen zijn in het kader van een algemene inleiding noodgedwongen abstract uitgevallen. Dat komt door de ruime strekking van het thema standaardisatie. Daarover is met algemene geldigheid slechts een dergelijk abstracte beschouwing over houdbaar. Pas naar concrete omstandigheden is uitwerking van een concrete standaard mogelijk.