Rommelbudget

Pieter Wisse

In een dynamisch milieu bestaat een plan, waaronder het budget, om beter te begrijpen waaròm realisatie ànders moet.

Wie zinvol over kosten wil praten, moet tenminste inzicht hebben in opgeofferde en verkregen waarden. Wat het onderwerp extra interessant maakt, is de subjectiviteit van de ervaring van waarden. Neem die boeken die ik onlangs op een rommelmarkt zag. De kraamhouder vertelde me desgevraagd dat ik voor een pocket drie kwartjes moest betalen. Van de gebonden boeken kostte een dun exemplaar één gulden en een dikke éénvijftig. Ik wees dus op het dikste boek uit het rijtje en vroeg "Is dat een dikke?" De man knikte bevestigend. Het boek dat mijn interesse gewekt had, was nauwelijks dunner. Het ging mij echter om het verschil en daarom merkte ik op "Dan is dat zeker een dunne?" Dat gaf de verkoper toe. Zo werd ik eigenaar van een exemplaar uit de tweede druk (1950) van een oorspronkelijk in 1949 uitgebracht boek.

Ik hoop met deze anekdote allereerst het belang te onderstrepen dat de concrete situatie heeft voor een waarde-oordeel. Ik was daar blijkbaar te beroerd om méér dan één gulden voor dat boek uit te geven. Maar als ik precies hetzelfde boek in een antiquariaat gezien had, had ik een prijs van tien gulden geaccepteerd. Nieuw heeft iemand er ooit vier amerikaanse dollars voor betaald. Waarden zijn dus zeer betrekkelijk.

Nog interessanter is het om niet alleen de waarde-oordelen over hetzelfde produkt of over dezelfde dienst in verschillende situaties te vergelijken. Met het oog op prijzen voor verschillende produkten en/of diensten kan het verband helemaal zoek lijken. Voor het gemak keer ik terug naar diezelfde rommelmarkt of, liever, naar het tijdstip vlak erná. Inderdaad, even koffie drinken. Is het niet frappant dat ik me zelfs niet kan herinneren hoeveel ik daarvoor betaalde? Zeg, drie gulden. Met nog een kopje is het zes gulden.

Bestaat er een verhouding? Hanteer ik een absolute maatstaf wanneer ik tot mijn waarden kom? Eerlijk gezegd, denk ik van niet. Dat is allemaal te ingewikkeld. Om te beginnen weet ik dat ik me de uitgave voor zowel boek, als koffie kan veroorloven. Vervolgens beperk ik de context drastisch. Zo vergelijk ik de prijs van het ene boek met die van waar het onmiddellijk tussen ligt. Aan beschouwing van alternatieve bestedingen van mijn geld kom ik in dat stadium niet meer toe. Zo gaat het ook met de koffie.

Ik weet dat het met kosten van informatievoorziening in complexe organisaties vergaand parallel verloopt. Door de jaarlijkse budgetcyclus staan de bestemmingen van specifieke bedragen op voorhand vast. Vervolgens, dat wil zeggen voor daadwerkelijke bestedingen, blijven afwegingen hoofdzakelijk beperkt tot de aparte deelbudgetten. Dus, gegeven de allocatie voor bijvoorbeeld personal computers, welke apparaten zijn het voordeligst? Het komt toch zelden voor om voor diezelfde financiële toewijzing bij nader inzien meer opleidingen of zoiets in te kopen, of omgekeerd?

Wie de rationaliteit in het vlak van kosten wil verhogen, moet daarom op de vroegste stadia van de budgetcyclus ingrijpen. Althans, dat lijkt voor de hand te liggen. Maar ik heb toch wat kanttekeningen. Vooral voor informatietechnologie wijs ik op de enorme dynamiek. Wat zo mooi de prijs/prestatieverhouding van apparatuur heet, blijft met sprongen toenemen. Wie nu budgetteert voor de uitgaven van volgend jaar, kan echter niet simpel extrapoleren. Dat geldt in het huidig tijdbestek zelfs nog extremer voor allerlei kant-en-klare programmatuur. Die brengen leveranciers meer en meer als massale consumptiegoederen op de markt. Voor de prijs van één tekstverwerkingsprogramma van, pakweg, zeven jaar geleden zijn nu, pakweg, zeven exemplaren te koop. Daarbij komt dat het allang niet meer hetzelfde programma is. Zulke 'oude' versies zijn zelfs op rommelmarkten nauwelijks te koop.

Gelet op de dynamiek geef ikzelf er de voorkeur aan om formele splitsing naar deelbudgetten zoveel mogelijk achterwege te laten. Enige classificatie is altijd nuttig, maar dan vooral om tot een redelijke opbouw van het totale budget voor informatievoorziening te komen. Als eenmaal de uitgavenperiode aanbreekt, is zo'n indeling vaak alleen maar lastig.