Relationeel boekhouden

en de betrekkelijkheid van een kapitalistisch paradigma

Pieter Wisse

De wereld verandert. Vele mensen in westerse landen denken dat oosterburen ons economische stelsel compleet willen invoeren. Inclusief de commerciŽle methode van boekhouden. Het is de vraag of dat voor ŗlle partijen de beste weg is. Waarom zijn die veranderingen geen aanleiding westerse tradities kritisch te onderzoeken? Zelfs tot en met boekhoudkundige methode. Dit artikel schetst hoofdlijnen van een alternatief.1

In dit korte bestek is meer dan een onvolledige inleiding onmogelijk. In verband hiermee komt tot besluit evenzo inleidend iets van het principieel problematische karakter van informatie ter sprake. Vooral rond boekhouden en financiŽle informatievoorziening kijken mensen nog overwegend positivistisch naar informatie. Ander inzicht en handelen ontstaan door interpretatie ervan als speelgoed in een hermeneutische cirkel. Hopelijk zijn noodzakelijke recursiviteit en, als haar metgezel, ironie aan de lezer besteed.2

 

 

Geschiedenis

Boekhouden heeft een lange geschiedenis. Maar altijd gaat het om aantekeningen over transacties. Althans, over het financiŽle aspect ervan. Bekend is de doorbraak van ondernemingsgewijze dienstverlening en produktie. Die gebeurde in Europa tegen het einde van de middeleeuwen. Zoiets als een bedrijfsorganisatie ontstond als een apart verschijnsel. Die werd nadrukkelijk partij bij transacties. Steeds meer geld kwam in omloop en werd verzameld.

Een kapitalistische organisatie heeft bezittingen en schulden. Die zijn per definitie aan elkaar gelijk gesteld. Zo heerst de boekhoudkundige vergelijking. Verder kunnen zowel bezittingen als schulden opgesplitst zijn. Aan dezelfde kant van die vergelijking is toename van het ene onderdeel altijd gelijk aan afname van een ander. De methode van dubbel boekhouden verzekert dat deze uitgangspunten geldig blijven. Dubbel wil zeggen dat een aantekening altijd beide, tegenovergestelde gevolgen van een financiŽle transactie weerspiegelt.

Ondernemingsgewijze dienstverlening en produktie zijn binnen een kapitalistisch stelsel vanzelfsprekend (geworden). Daardoor staan in westerse landen allerlei nauw verwante verschijnselen evenmin ter discussie.3 Enkele eeuwen praktijk hebben er dus voor gezorgd dat ook dubbel boekhouden algemeen als wŠŠrheid geldt. Ik beweer daarentegen dat die methode als onwrikbaar uitgangspunt thans wenselijke ontwikkelingen belemmert. Daarom kies ik een ŗnder uitgangspunt voor boekhouden. In mijn alternatief  verschijnen dubbele aantekeningen vervolgens weer, maar met beperktere betekenis. De paradox luidt dat flexibiliteit van boekhouding als instrument juist daardoor markant groter kan zijn.

 

 

Overheid als uitzondering

Relationeel boekhouden is begrijpelijker wanneer ik de situatie aanduid waarin die methode aanvankelijk groeide. Dat begon bij een ministerie van de nederlandse rijksoverheid.4 Destijds golden voor zo'n organisatie regels voor het bijhouden van de boekhouding die vanuit de optiek van een onderneming uitzonderlijk zijn. In het licht van geschiedenis is het zo dat daar nog de oude, eigenlijk pre-kapitalistische methode toegepast wordt. Van dubbel boekhouden in de bedrijfseconomische betekenis is geen sprake. Wat daar gebeurde is vergelijkbaar met bijvoorbeeld de vooral duitse kameraalstijl. Of met het amerikaanse fund accounting. De wezenlijkste eigenschap van dergelijke methoden zie ik als volgt: op een aparte rekening wordt de fund balance bijgehouden; door de handeling van registratie is direct bepaald en inzichtelijk hoeveel geld nog rest voor het resterende gedeelte van de budgetperiode.

Een probleem bij dat ministerie was dat betalingen niet ineens uit een budget geput werden. Daar zaten meestal wel drie fasen in besluitvorming tussen; er waren evenzovele vormen van zogenaamde committeringen. Omdat overeenkomstige transacties op rekeningen werden bij- en afgeboekt  resulteerde, met zoveel fasen, een onbeheersbare boekhouding. De financiŽle informatievoorziening schoot tekort, en daardoor intern en extern beheer van dat ministerie.

Na deze analyse van complexiteit probeerde ik de boekhouding anders te modelleren. In een opwelling van, zeg maar, fenomenologische vernauwing veronderstelde ik aparte registers voor elk van de fasen in een geabstraheerd organisatorisch proces. En ik liet afboeking ten opzichte van een eerdere fase achterwege. In plaats daarvan hield ik elk afzonderlijk register met zijn rekeningen in boekhoudkundig evenwicht. Zodoende was er een boekhoudkunige vergelijking voor ieder register apart. Die vergelijking met beperktere reikwijdte, i.e. ťťn register, kon in haar betekenis sterk verschillen van die voor een geheel proces danwel organisatie.

Natuurlijk leek ik hiermee in eerste aanleg verder verwijderd van een beheersbare, adequate boekhouding. Want door de gescheiden registers ontbrak de mogelijkheid (gegevens over) transacties van verschillende fasen met elkaar te vergelijken en samen als rapportage te presenteren. Er waren immers geen rekeningen meer waarop direct tijdens registratie een restant als saldo bijgehouden was.

Dit probleem was snel verholpen. Door rekeningen uit verschillende registers zonodig naar elkaar te laten verwijzen waren vereiste rapportages over procesverloop gewaarborgd. Bijvoorbeeld een restant voor verdere besluitvorming en dus gebruik tijdens een procesfase wordt berekend. Verwijzingen wijzen de weg tijdens rapportage.5 Omdat zulke relaties wezenlijk zijn voor deze boekhoudkundige methode heb ik relationeel boekhouden als naam ervoor gekozen.

 

 

Kasstelsel

De expliciete relaties tussen rekeningen in verschillende registers geven de boekhouding grote flexibiliteit. Een nieuw register kan eenvoudig tussengeplaatst worden. Of een bestaand register verwijderd. De boekhouding blijft door zulk betrekkelijk eenvoudig onderhoud steeds aangepast aan de gehele situatie waarin zij als onderdeel gereedschap voor financieel beheer moet zijn.

Allereerst geef ik de toenmalige boekhouding van het ministerie, maar dan opgezet volgens relationeel boekhouden, in een schema weer.

Dergelijke schema's zijn overzichtelijk omdat een apart register visualiseerbaar is. Mijn symbool ervoor is een kubus. Die kan aan een bak doen herinneren met kaarten voor afzonderljke boekhoudkundige rekeningen. Met een letter op de kubus duid ik de fase aan, of wat ook maar als onderdeel van een omvattend proces aangewezen is.

Verdere details zijn in de figuren hier niet zichtbaar. Aldus zijn rekeningen in zo'n register geabstraheerd. Hetzelfde geldt voor hun relaties. In de schema's zijn die samengevat als relaties tussen registers als geheel.

Voor het ministerie golden de regels van het zogenaamde kasstelsel. Kort gezegd betekent dat stelsel toewijzing van een kasbudget voor een bepaald proces. In de aangegeven periode, i.e. een kalenderjaar, kunnen voor dŗt bedrag kasbetalingen geschieden.6 Het gedeelte van het proces tussen budget en daadwerkelijke betalingen werd gevuld door kasramingen van de verschillende soorten verplichtingen. Dat waren er toen drie: achtereenvolgens (programma)allocaties, (project)overeenkomsten en (leverings)contracten.

Het totaal aantal registers bedroeg dus vijf. De mogelijkheid van rapportages over het procesverloop was gevestigd door overeenkomstige relaties tussen relevante rekeningen in die registers. Ieder register kende zijn eigen evenwicht. Want een kenmerkende transactie werd geheel binnen een register in evenwicht aangetekend. De relatie tussen een tweetal registers wilde zeggen dat transacties van een latere fase die van een eerdere uitputten.

figuur 1

 

 

Veranderende regels

Een tweede ministerie was geÔnteresseerd geraakt in dit relationele boekhouden.7 Intussen waren voorstellen gepresenteerd voor andere regels voor het boekhouden door nederlandse rijksinstellingen. Niet langer zou het kasstelsel uitsluitend geldig zijn. Terecht werd het ogenblik van daadwerkelijke overdracht van betaalmiddelen als (te) laat gezien voor reŽle beheersing van processen. Aanvullend moest aandacht gericht zijn op het tijdstip waarop een formele verplichting aangegaan wordt. Bijgevolg kwam er naast een kasbegroting ůůk een verplichtingenbegroting. Deze laatste geldt eveneens ťťn kalenderjaar; voor het aangegeven bedragen kunnen in die periode bedoelde bindende verplichtingen aangegaan worden. Zoals het eerste ministerie verplichtingen nader indeelde gebeurde evenwel niet.

Dankzij aparte registers voor (gegevens over) kenmerkende transacties kan de boekhouding eveneens eenvoudig voor die gewijzigde situatie gemodelleerd worden. Dit vergt allereerst een extra begrip dat voorheen impliciet gebleven was. Ik noem het dimensie. Daaronder versta ik een karakteristieke beheeroriŽntatie. Juist vanwege zijn algemeenheid, vergelijk het ook met register, biedt dimensie aldus opgevat ruime flexibilteit. Vervolgens is een kasjaar daarvan een voorbeeld. Een verplichtingenjaar is een ŗndere dimensie.

Zo heeft ieder register een primaire dimensie. In het schema is die herkenbaar als een horizontale baan van links naar rechts. Grof gezegd blijkt een aanvullende dimensie uit de relatie die een register van rechts naar links gezien met een ander register heeft. De kasdimensie is dus primair voor kasbegrotingen. Maar kasbegrotingen moeten tevens voorzien zijn van een verplichtingendimensie. Anders zijn ze immers niet na te gaan als verdeling van een verplichtingenbegroting. Dit toont de relatie die beide registers verbindt. Dit is overigens geen uitputtingsrelatie, maar noem ik een versleutelingsrelatie. Volgens eenzelfde redenering met het oog op figuur 2 geldt de verplichtingendimensie ook als aanvullend voor kasramingen van aangegane verplichtingen Ťn voor betalingen.

figuur 2

Een variant die in haar ťťn-dimensionaliteit sterk op figuur 1 lijkt is uitsluitend de reeks registers B, V en X. Indien het register van betalingen in de baan voor de verplichtingendimensie zou staan zou dŗt de primaire, en in deze variant ook enige, dimensie zijn. Zo beschouwd zou de reeks registers van verplichtingenbegroting tot en met betalingen een zuiver model van een verplichtingenstelsel laten zien. Op dezelfde manier is een pure baten- en lastenboekhouding voorstelbaar. Enzovoort. Omdat het register voor betalingen volgens zo'n gewijzigd schema geen kasdimensie kent staat de datum van feitelijke overdracht van betaalmiddelen niet aangetekend. Dit is praktisch ongewenst. Daarom staat dit register in figuur 2 in de baan van de kasdimensie zodat die de primaire dimensie is. De verplichtingendimensie is aanvullend. Ook zijn betalingen dus per verplichtingenjaar met aangegane verplichtingen vergelijkbaar. Niet alleen per kasjaar met de kasramingen van die verplichtingen.

 

 

Pluralisme

Ik wijs erop dat figuur 2 eveneens slechts een voorbeeld is. Naar behoefte kunnen dimensies en registers gekozen worden. Beheersbare toepassing van relationeel boekhouden maant in de praktijk vanzelfsprekend tot matiging. Waar het echter om gaat is de toegenomen flexibiliteit. Op haar beurt bracht die mij tot verdere voorstellen voor regels voor boekhouden door (nederlandse) rijksinstellingen.8 Ik zie dat dimensies meestal volgens een hiŽrarchie van prioriteiten gerangschikt kunnen worden. De toewijzing van een budget moet dan gepaard gaan aan erkenning van een hoogste dimensie. Daaraan zijn andere voorkomende dimensies in beginsel ondergeschikt. Extreme situaties daargelaten geldt daardoor per definitie vrijstelling om afgeleide budgetten langs die lagere dimensies, i.e. resultaten van versleuteling, tussen periodes te verschuiven. Zolang het budget volgens de hoogste dimensie onaangetast blijft is geen politieke, in het algemeen gezegd geen externe, besluitvorming nodig.

De nieuwe regels voor boekhouden door nederlandse rijksoverheidsinstellingen weerspiegelen gťťn pluralisme zoals ik bedoel.9 Er is (vooralsnog) slechts het dualisme van kasjaar en verplichtingenjaar. Ik kan de terminologie van relationeel boekhouden en pluralisme echter benutten voor commentaar. Aldus komt de zgn. vierde wijziging van de Comptabiliteitswet 1976, i.e. dat dualisme, erop neer dat nooit meer dan de dimensie van verplichtingenjaar de hoogste kan zijn. En dit doet de realiteit van vele processen tekort. Vooral als het om investeringen gaat heeft een proces of omvangrijk project ťťn totaal budget nodig. Het jaar waarin afgeleide, afzonderlijke verplichtingen aangegaan zullen worden is immers dikwijls nog onzeker. En doet er evenmin zoveel toe. Het proces of project als geheel telt. Daarvoor moet dan een eerste (min of meer) tijdloze dimensie als hoogste erkend zijn. Een schema van een passende boekhouding kan nu voor zichzelf spreken.

figuur 3

Consequent doorgedacht is de dimensie van verplichtingenjaar voor zo'n proces overbodig. Dat volgt uit vrijstelling voor lagere dimensies. Zover gaan de officieel voorgestelde regels dus nog niet.10 Waar het overslaan van een dimensie volgens mijn pluralisme op uitkomt staat in figuur 4 vertaald. Daarbij ga ik ervanuit dat de behoefte aan kasbeheer de kasdimensie altijd in stand houdt.

Maar omdat verplichtingen nu als het ware voortkomen uit een tijdloze(re) begroting zijn zij naar hun aard enigszins veranderd. Dit blijkt in figuur 4 tevens uit een andere letter op de kubus die het register voor aantekeningen over aangegane verplichtingen voorstelt.

Soms is het moeilijk, onmogelijk, onwenselijk etcetera om een totaal budget vast te stellen. Want soms vinden mensen ook samen iets principieel. Kosten zijn daaraan ondergeschikt.11 Zelfs zo'n principe valt dankzij nÚg een aanvullende dimensie en dito register boekhoudkundig te modelleren. Dergelijke flexibiliteit biedt relationeel boekhouden. Zie figuur 4.

figuur 4

 

 

Niveaus

Met afzonderlijke registers zijn, het moge duidelijk zijn, oneindig veel variaties mogelijk. Want zoals gezegd staat de keuze van registers en dimensies vrij.12 En eveneens welke relaties tussen (rekeningen in) registers aangebracht worden. En weer verbroken worden. Enzovoort. Maar varianten zijn er niet slechts in het horizontale vlak van een boekhouding. Dankzij ondubbelzinnige keuze kunnen registers gestapeld worden. Zo ontstaat verticale samenhang. Het financiŽle samenwerkings- w.o. delegatiepatroon van een organisatie wordt eenduidig vertaald naar een verzameling van deelboekhoudingen. Iedere deelboekhouding is wederom opgebouwd uit benodigde registers met daarin de relevante rekeningen.

FinanciŽle gegevens van boven naar beneden (delegatie) en omgekeerd (verantwoording) kunnen uiteraard slechts tussen (rekeningen in) gelijksoortige registers uitgewisseld worden.

Kortheidshalve ga ik hier niet verder op een gelaagde boekhouding in.13 In schema's, daar komt het op neer, verschijnen de registers simpelweg op de aangewezen niveaus.

 

 

Onderneming

Relationeel boekhouden is een flexibeler alternatief voor de kameraalstijl, voor fund accounting en verwante methoden. Hetzelfde vind ik voor dubbel boekhouden geldig. Is relationeel boekhouden geen synthese van kameraalstijl en dubbel boekhouden? Die methode is dus tevens alternatief voor ondernemingen. Een voorbeeld met weer ťťn niveau geeft wederom figuur 4, maar dan vrijwel zeker zonder (register voor) principes en bijbehorende dimensie. Of? Misschien past een aanvullende dimensie enz. voor fiscaal jaar.

Dit spel met dimensies, registers en relaties verschaft relationeel boekhouden algemenere toepasbaarheid. Zij past in willekeurige organisaties, waar ook ter wereld. Er is herkenbare ruimte voor verschillen wat lokaties en niveaus betreft. De methode kan bijdragen aan een evenwichtiger verhouding tussen autonomie en centralisatie in een overkoepelende organisatie.

Bij toepassing door een doorsnee onderneming zijn de volgende betekenissen van registers in een multidimensionale cyclus denkbaar. Voor bijvoorbeeld vermogensbestanddelen past register G.

Hetzelfde geldt voor algemene afspraken over financiering. Aflossings- en afschrijvingsverplichtingen horen in register W. Samen met verworven en verstrekte opdrachten. Gerealiseerde aflossingen en afschrijvingen uiteraard in register X. De registers K en R langs de kasdimensie kunnen geraamde termijnen bevatten.14 Aparte registers daarvoor betekenen, natuurlijk weer in het algemeen, dat gewijzigde versleuteling minimale gevolgen voor registratie heeft.

Een onderneming moet stellig wennen aan de beperktere betekenis van een dubbele aantekening. Relationeel boekhouden betekent dat ieder register apŗrt in evenwicht bijgehouden wordt. Het verschil met traditioneel dubbel boekhouden is daardoor dat rapportages zoals de balans en de winst- en verliesrekening niet opgesteld worden met gegevens van daarvoor speciaal aanwezige rekeningen. Alle rapportages zijn resultaat van verwerking van gegevens uit daarvoor in aanmerking komende registers.15 Dit is een toepassing van het algemenere beginsel van scheiding van enerzijds registratie, anderzijds rapportage van gegevens.

Die consequente scheiding maakt grotere flexibiliteit mogelijk. Tevens wordt controleerbaarheid bevorderd; de keten kent immers een minimaal aantal schakels.16 Voor een organisatorisch proces waarvoor slechts ťťn dimensie zinvol is biedt relationeel boekhouden meestal geen grote voordelen boven dubbel boekhouden. Of het moet de eenvoud van aanpassingen zijn. Daarvan had het eerste ministerie overigens al spoedig plezier. Want inderdaad veranderde de behoefte aan registers.

Met twee of meer dimensies zijn de voordelen van relationeel boekhouden evident. Want dubbele aantekening blijkt onvoldoende wanneer een transactie volgens diverse gezichtspunten, i.e. dimensies, gerapporteerd moet kunnen worden. Dan lijkt dubbel boekhouden volgens de traditionele uitgangspunten niet eens houdbaar; een driedubbele enzovoort aantekening is onvermijdelijk.

Relationeel boekhouden houdt iedere aantekening altijd beperkt tot twee tegengestelde veranderingen in de financiŽle situatie. Dat lukt omdat die aantekening slechts betrekking heeft op de ene fase in kwestie. En dus slechts geschiedt in het ene, overeenkomstige register. De gevestigde relaties verzekeren vervolgens dat langs allerlei dimensies gegevens in samenhang gerapporteerd kunnen worden.

De balans en de winst- en verliesrekening zijn aldus niets meer, maar evenmin minder, dan twee soorten rapportages.

 

 

Kapitaaldienst

Een uitgesproken multidimensionaal model toont wat een onderneming kan opsteken van boekhoudkundige denkbeelden die aanvankelijk op overheidsinstellingen geŽnt waren. Ik denk overigens ůůk dat slechts praktijk van relationeel boekhouden mensen in en rondom het bedrijfsleven kan overtuigen. Financieel beheer door een overheidsinstelling nemen zij vaak niet serieus. De ware complexiteit ontgaat aan wie er niets vanaf weet; de theoretische gerichtheid op ondernemingen en traditioneel dubbel boekhouden is nog bijna absoluut. Het zal dus even duren voordat relationeel boekhouden aldaar toepassing krijgt.

Voor de goede verstaander hoop ik die bedrijfseconomische toepassing echter reeds louter als theorie aannemenlijk gemaakt te hebben. En die theorie sluit aan op de wederom actuele discussie over de kapitaaldienst bij de overheid. Met opzet maak ik er nauwelijks een woord aan vuil. Door een aangepaste keuze, zie bijvoorbeeld nogmaals figuur 4 minus principe als dimensie en register, functioneert tenminste de boekhouding als adequaat instrument voor een kapitaaldienst. Die noodzakelijke voorwaarde vervult relationeel boekhouden. En een pluralistisch begrotingsstelsel verschaft het wettelijke kader. Daarvan herhaal ik even de wezenlijke omslag. Pluralisme zoals ik bedoel komt erop neer dat de begroting voor een organisatie (lees vooralsnog: overheidsinstelling) pŤr proces danwel beleidsterrein een aanwijzing van ťťn hoogste dimensie omvat. Die beslissing neemt de toewijzende instantie, uiteraard in overleg. Voor lagere dimensies betekent dit in beginsel vrijstelling om ramingen en uiteindelijk realisatie Úver de grenzen van tijdvakken te verschuiven. Als een bepaald proces dus als kapitaaldienst opgevat is heeft daarvoor een min of meer tijdloze dimensie de hoogste prioriteit. Zolang de keuze van dimensies, registers e.d. gestandaardiseerd blijft passen aantekeningen over financiŽle transacties uit processen met uiteenlopende hoogste dimensies zonodig toch allemaal in eenzelfde (deel)boekhouding. Bewijs ervoor heb ik natuurlijk niet, maar me dunkt dat beheersbaarheid van (overheids)financiŽn onder een pluralistisch stelsel toeneemt. We leven immers in een pluriforme samenleving. Ieder proces krijgt ermee het financieel beheer dat hij verdient. Een handicap voor invoering van pluralisme is daarom dat met expliciete keuze eveneens verantwoordelijkheid ervoor duidelijk herkenbaar is.

 

 

PostcoŲrdinatie

Relationeel boekhouden is geen panacee. Dit blijkt uit het problematische karakter van informatie in het algemeen. Met enkele opmerkingen vanuit die invalshoek besluit ik dit artikel.

De scheiding van registratie en rapportage geeft informatievoorziening het karakter van postcoŲrdinatie. Dat is een techniek afkomstig uit documentaire informatievoorziening. Het idee is dat een aantekening uit elementen bestaat. Naar behoefte kunnen dergelijke elementen tot rapportages samengevoegd worden. En belangrijk is dat rapportage pas geschiedt wanneer daaraan werkelijk behoefte bestaat.

De bewuste splitsing tot elementen en de mogelijkheid tot afzonderlijke manipulatie ervan heeft ingrijpende, positieve gevolgen. Enerzijds is iŤdere rapportage denkbaar zolang die gevormd is uit een combinatie van aanwezige elementen. Anderzijds blijken aantekeningen beperkter te kunnen zijn; verstandige keuze van elementen brengt hun praktische minimum binnen bereik.

Nu is postcoŲrdinatie een verschijnsel dat altijd slechts in een zekere mate bestaat. De grens is bepaald door de gekozen elementen. Zo is het met iedere methode, relationeel boekhouden dus niet uitgezonderd. Dubbel boekhouden vergt een karakteristieke keuze. Die bestaat uit het rekeningschema. Vergelijkbaar heeft relationeel boekhouden ook een rekeningschema. Principieel is er geen verschil. Maar elementen zoals dimensie, fase danwel register komen prominent in een herkenbaar model voor. Voorts verschuift de betekenis van rekening. Dubbel boekhouden probeert de kringloop in een organisatorisch proces te volgen. Daarom bevatten rekeningen impliciet informatie over die geconstrueerde cyclus. Let wel, dat is juist dŠŠrom nooit meer dan een ťťndimensionale kringloop.

Relationeel boekhouden houdt de dubbele aantekening over een transactie tot ťťn register beperkt. Rekeningen dienen in een relationele boekhouding vooral als expliciete verwijzingen. Wellicht ten overvloede wijs ik erop dat voor een cyclus met diverse dimensies boekhoudkundige rekeningen niet meer zo simpel impliciete informatie over de cyclus ervan kunnen bevatten.

Door meer duidelijkheid valt keuze van gegevens voor dergelijke elementen eenvoudiger optimaler uit. Ik bedoel ermee dat met zulke parameters bewuster als afbeeldingen en tegelijk bouwstenen van een omvattend organisatorisch proces gespeeld kan worden. En misschien is dit wel het kritieke voordeel van relationeel boekhouden. De boekhouding kan overzichtelijk voorgesteld worden; niet-specialistische maar verantwoordelijke lijnmedewerkers kunnen beslissen over de inrichting van een instrument dat voor beheer van hun proces als geheel vaak vitaal belangrijk is. De financiŽle medewerkers moeten even van de schok bekomen. Daarna merken zij dat hun invloed, als begrijpelijk en dus gewaardeerd adviseur, toegenomen is.

 

 

Onvolledigheid en aanspraak

Het kiezen van elementen met bepaalde betekenis heet classificatie. De vergaande scheiding van registratie en rapportage wijst er nogeens op dat classificatie principieel aan rapportage voorafgaat. Het is echter de vraag of ten tijde van de informatiebehoefte die eerdere keuze nog relevant is. Een achterhaalde keuze maakt duidelijk dat informatievoorziening problematisch is. Daaraan ontkomt een boekhouding evenmin. Absolute betrouwbaarheid en vooral volledigheid bestaan niet.

Dat kan vooral rond aanspraak en verantwoording aanleiding tot disputen geven. Dit komt omdat in ons soort samenlevingen aanspraken niet a priori gereglementeerd zijn.17 Een willekeurige aanspraak kan dus, achteraf, wijzen op gemis aan verantwoordingsgegevens.18 En zonder betrouwbare bronnen elders is enige reconstructie onmogelijk.

Is dat wel een reŽel gemis? De persoon met de aanspraak vindt natuurlijk van wel.19 Dit is een dilemma.20 Geen enkele methode van boekhouden, of informatievoorziening in het algemeen, kan dat wegnemen. Mijn bedoeling met onder andere relationeel boekhouden is om onvolledigheid te erkennen. Dat zit niet onlosmakelijk vast aan die methode, maar kan door expliciete(re) keuze bevorderd blijven. Vervolgens kunnen flexibiliteit van instrument en verantwoordere classificatie zoveel mogelijk waarborgen dat reŽle aanspraken tot rechtvaardig herstel leiden.21 Of eigenlijk moet ik in plaats van maximale waarborgen realistischer zeggen dat minimale belemmeringen optimaal zijn. Als tenminste geldt dat in een menselijke samenleving, waar ook, bepaalde aanspraken niet a priori onontvankelijk verklaard mogen zijn. Laten wij dŗt niet van oosterburen maar toch vooral niet van onze eigen geschiedenis leren.

 

 

noten

1. Mijn ontwerp van de methode van relationeel boekhouden kende geen verband met bedoelde politieke ontwikkelingen. Ik voer ze hier pragmatisch als aanleiding op teneinde ook elders relationeel boekhouden als (reeds ontwikkeld) alternatief te presenteren. Dit artikel schreef ik oorspronkelijk in een engelstalige versie voor publicatie in de Verenigde Staten. Vandaar deze context.

2. Een uitgebreidere beschrijving van circa 600 bladzijden bevat mijn boek Aspecten en Fasen: aantekeningen over relationeel boekhouden, organisatorische informatievoorziening, verandering enzovoort en omgekeerd. Dat verschijnt begin 1991 bij Information Dynamics, Waalhofflaan 7, 2271 TR Voorburg, Nederland.

3. Dit nog afgezien van de mate waarin het westerse stelsel wŤrkelijk kapitalistisch functioneert. Verder ontwijk ik de vraag of dubbel boekhouden gevolg of oorzaak van kapitalisme is. Ik houd het op wisselwerking. Maar het laatste, i.e. dubbel boekhouden als oorzaak, levert eveneens een belangwekkend thema: Kapitalisme, en de betrekkelijkheid van een boekhoudkundig paradigma.

4. Over mijn oorspronkelijke ontwerp van relationeel boekhouden schreef ik een artikel dat geplaatst werd onder de (ongevraagde) titel 'Het Nieuwe Boekhouden' (Bestuur, Maandblad voor Overheidskunde, jaargang 4, nr 11, 1985, pp 26-29). Mijn opgegeven titel was ondertitel geworden: actualiteit en betrouwbaarheid van financiŽle informatie. Ik presenteerde de methode toen als als synthese van kameraalstijl en bedrijfsadministratie. De naam relationeel boekhouden verzon ik (pas) tijdens het schrijven van Aspecten en Fasen (zie noot 2).

5. De verwerking van gegevens verschuift dus van het ene moment van registratie naar alle momenten waarop rapportages samengesteld worden. Relationeel boekhouden veronderstelt voor praktische toepassing daarom gebruik van automatiseringsmiddelen.

6. Ik schrijf hier over een proces gericht op uitgaven. Dezelfde redenering geldt voor ontvangsten; daarvoor kan op hun beurt een budget vastgesteld zijn. Enzovoort.

7. Daar kwam een project ter verbetering van begrotingsbeheer met eveneens relationeel boekhouden als oplossingsrichting. De methode kon ik door kritiek van vooral W. de Bock nog verbeteren. De projectleider J.P.H. Boom publiceerde erover en lichtte o.a. mijn ontwerp van de boekhoudkundige methode nogeens toe: 'Informatorisch Model voor FinanciŽle Verantwoording' (Financieel Overheidsmanagement, jaargang 1988, nr 12).
J.C.W. Hendriks en ik schreven een boek over het project aldaar. In die gedramatiseerde projectbiografie over een anonieme organistie staat relationeel boekhouden als zodanig niet behandeld. Weerlicht in het Apparaat (Information Dynamics, 1989) is gewijd aan allerlei, en vaak onvermoede, veranderkundige aspecten. Er wordt ook duidelijk waarom, na aanvankelijk optimisme, relationeel boekhouden zoals ik dat bedoel bij dat tweede ministerie geen operationele toepassing haalde. Wat dankzij modulariteit en standaardisatie eenvoudige automatiseringsmiddelen kunnen zijn bleef door externe programmatuurbouwers en een rekencentrum geheel Únbegrepen. Waarom het eerste ministerie wŤl slaagde in succesvolle automatisering is een ander verhaal.

8. Zie Aspecten en Fasen, hoofdstuk 23. Verder dan mijn formulering daar zijn bij mijn weten voorstellen voor een pluralistisch begrotingsstelsel in Nederland niet gevorderd.

9. Helaas is dat niet zo vreemd. Zie noot 8.

10. Wat ontbreekt is erkenning dat er verschillende soorten verplichtingen zijn. En nog ŗndere dan waarmee het eerste ministerie werkte. De noodzakelijke nuancering laat meteen zien dat voor ieder soort weleens een kenmerkende primaire dimensie zou moeten bestaan. Zie ook figuur 4 waarin het register voor verplichtingen in een andere baan dan in figuur 2 en 3 getekend staat. En daarom is de kubus ervoor van een andere letter voorzien.

11. Een principe is eveneens geldig totdat ook die wal dat schip keert.

12. Wettelijke regels en voorschriften zijn uiteraard nadrukkelijk voorwaarde voor een minimale keuze.

13. Zie Aspecten en Fasen, hoofdstuk 25.

14. In hoofdstuk 24 van Aspecten en Fasen staat een variant voor een onderneming wat verder toegelicht.

15. Zie ook noot 4.

16. Hoofdstuk 32 van Aspecten en Fasen bevat fundamentele kritiek op specialisatie en aanvullende voorzieningen die controleerbaarheid zouden vergroten. Hun effect is tegengesteld. Juist een minimale lengte van een keten (van authenticiteit) verschaft de meeste waarborgen. Een woord zŤlf geeft die betekenis reeds prijs: op-lossen. Door verdwijning van iets specifieks blijkt het geheel passend. Vele registeraccountants hebben als specialisten grote moeite met deze benadering. Zij begrijpen het niet. Dit is een obstakel voor acceptatie van een methode als relationeel boekhouden.

17. Zo luidt althans de heersende westerse ideologie. Wat is de praktijk? Juist mensen onder de vlag van een onderneming kunnen zich (nog) op beperkte aansprakelijkheid beroepen.

18. In haar ruimste betekenis is aanspraak, in eerste aanleg althans, hetzelfde als informatiebehoefte.

19. J.F. Lyotard begint zijn boek Le Diffťrend (Les Editions de Minuit, 1983) aangrijpend over verloren aanspraken. Het vermoorde slachtoffer kan zijn verhaal niet meer houden.

20. En dan betrek ik niet eens principiŽle onderlinge bepaaldheid van informatie erbij. Of in het algemeen de principiŽle onbepaaldheid van verschijnselen-in-relatie.

21. Dat kan overigens slechts indien schade realistisch herstelbaar is.

 

 

© oktober 1990, webeditie 2002.