begrippenkader voor een programmatuurpakket
Pieter Wisse
Relational Accounts is een programmatuurpakket voor allerlei boekhoudingen. Dit produkt is gebaseerd op de methode van relationeel boekhouden. Deze methode kan opgevat worden als een synthese van:
- dubbel of
commercieel boekhouden zoals ondernemingen dat traditioneel toepassen en
- de zgn kameralistiek bij overheidsinstellingen.
Relationeel boekhouden wordt gekenmerkt door ver(der)gaande scheiding van enerzijds registratie, anderzijds rapportage. De analogie met een flexibele bibliotheek kan dit verduidelijken. Het komt er op neer dat informatie tijdens registratie géén bewerkingen ondergaat die één of enkele gespecialiseerde rapportages bevorderen maar dùs andere rapportages bemoeilijken of zelfs helemaal verhinderen. Zoals in een bibliotheek moet registratie daarentegen de grondstoffen beschikbaar maken voor allerlei, zonodig zelfs uiteenlopende rapportages. Dat heet postcoördinatie. Pas wanneer een specifieke behoefte bestaat, dat wil zeggen lòs van registratie van informatie als grondstoffen, gebeurt de relevante selectie en rapportage van informatie. Dat is mogelijk dankzij relaties waarmee de informatie onderling verbonden is. Vandaar de namen voor de methode, relationeel boekhouden dus, en voor dit ervan afgeleide produkt, Relational Accounts.
Zoals bij iedere flexibele methode met bijpassend produkt moeten medewerkers op toepassing ervan grondig voorbereid zijn. Dat vergt opleiding en zonodig verdere begeleiding, in het bijzonder van medewerkers die de boekhouding vormgeven en/of beheren. Want flexibiliteit is als gevolg van abstractie tegelijk de aanvankelijke moeilijkheid met dit produkt.
Abstractie wil zeggen dat enkele begrippen in Relational Accounts als variabelen werken. Daaraan moeten naar omstandigheden geschikte waarden/parameters toegekend zijn. Zo krijgt de eigen boekhouding een aangepaste samenhang. Daarin komen journaalposten met hun -regels terecht. En daarmee worden vervolgens de diverse rapportages samengesteld.
Over de belangrijkste begrippen danwel variabelen zijn aparte, toelichtende teksten beschikbaar. Waar een enkel woord of samengestelde term in hoofdletters geschreven staat, is een verwijzing naar een aparte toelichtende tekst over het overeenkomstige begrip bedoeld.
De variabelen en daarvoor ingevulde parameters zijn onderling afhankelijk (en juist daardoor ontstaat de hechte samenhang van een concrete boekhouding). Dit neemt niet weg dat de ene volgorde om de toelichtingen te lezen beter is dan een andere. Voor het verkrijgen van overzicht verdient waarschijnlijk de voorkeur de volgorde:
- DOMEIN
- FASE
- REKENING
- DIMENSIE
- SOORT RELATIE
- RELATIE
- SOORT SUPPLEMENT
- SUPPLEMENT / DIMENSIE(S)
- JOURNAALPOST/-REGELS
- SUPPLEMENT / REKENING(EN).
De overige begrippen spelen een ondergeschikte rol wat de hechte samenhang van informatie in de boekhouding betreft.
De eerste variabele waarvoor één of meer parameters gekozen moeten worden is praktisch gezien dus DOMEIN.
Een domein is bijvoorbeeld een afdeling of een bijzonder project. Maar het concern(niveau) van een hele gemeente of dat van een heel bedrijf kan ook als een apart domein gelden. De keuze is afhankelijk van omstandigheden, en hetzelfde geldt voor de keuze van de parameters voor de andere variabelen.
De methode van relationeel boekhouden staat uitgebreid beschreven in het boek Aspecten en Fasen (auteur: P.E. Wisse, 580 pp, 1991, uitgever: Information Dynamics). De betrekkelijk korte teksten in deze 'handleiding' zijn (daarentegen) bedoeld als geheugensteuntjes voor medewerkers die eerder voldoende opleiding/begeleiding ontvingen en hun overzicht willen opfrissen.
Relational Accounts is een produkt voor beheer. Beheer waarvan? Dat kan van alles zijn waaromheen redelijke grenzen denkbaar zijn. Dus een organisatie of een onderdeel ervan. Of juist een groep organisaties samen. Of misschien is het zinvoller over een proces of een onderdeel dáárvan te spreken. Een apart project. Of zelfs een bepaalde verzameling processen.
Domein is voor Relational Accounts het algemene woord voor wat allemaal binnen getrokken grenzen ligt. Daar is dan onder de noemer van beheer bijzondere aandacht mogelijk.
Een praktische keuze van domeinen volgt meestal direct uit verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Stel dat een organisatie bestaat uit eenheden volgens de niveaus concern, divisie en werkmaatschappij. Als de overeenkomstige leidinggevende functionarissen over reële, eigen verantwoordelijkheden beschikken ligt het voor de hand evenzovele domeinen te bepalen. Een kleine vereniging, hier als een tweede voorbeeld genoemd, kan stellig met één domein volstaan.
Wat voorop staat, is dat de keuze van domein(en) altijd aan omstandigheden aangepast moet zijn.
Met Relational Accounts wordt de boekhouding voor een bepaald domein gevoerd. Daar hoort zonodig samenhang met boekhoudingen voor àndere domeinen bij. Want een domein staat feitelijk nooit alleen, maar past dankzij zijn grenzen zo eenduidig mogelijk in een omvattend stelsel voor beheer. Het concern delegeert voorgenomen uitvoering aan divisies en zo door naar werkmaatschappijen. In omgekeerde richting rapporteren de operationele werkmaatschappijen over de gerealiseerde uitvoering via de divisies aan het concern.
In dit voorbeeld gaat het om drie niveaus. Drie niveaus zijn er eveneens met de keuze van (domeinen voor) ministerie, directoraten-generaal en directies.
In iedere praktijk van boekhouden is er minimaal één niveau met daarop minimaal één domein. Aan een maximum is voor zowel het aantal niveaus, als het aantal domeinen pèr niveau geen limiet gesteld.
Met Relational Accounts wordt de boekhouding voor een bepaald DOMEIN gevoerd. Dat is geen boekhouding met allemaal losse boekhoudkundige REKENINGen. Voor hechtere samenhang gaat de methode van relationeel boekhouden, en dus dit produkt Relational Accounts, ervan uit dat rekeningen zinvol gegroepeerd worden. Dat gebeurt praktisch door naar (de gedeelten van) de processen te kijken die binnen het gekozen domein verlopen.
In vele processen maken betrokkenen allerlei transacties. Vaak is daarmee geld gemoeid. Dat kan echter geld in diverse gedaanten zijn. Bijvoorbeeld, het geld dat een delegerende functionaris middels een begroting toewijst is 'anders' dan het geld dat betrokkenen als betaalmiddel uitwisselen. Zo zijn afhankelijk van het beheerde proces karakteristieke geldgedaanten denkbaar.
Een proces verloopt. Er is sprake van tijd die verstrijkt. Alweer praktisch daarvan afgeleid is er bij relationeel boekhouden niet zo abstract sprake van gedaanten maar concreter van fasen. In een domein wordt dan voor iedere relevante fase een eigen register ingericht. Dat aparte register heet een faseboek. De boekhouding voor een bepaald domein bestaat dus op hoofdlijnen uit één of meer faseboeken.
Ieder faseboek kent op zichzelf boekhoudkundig evenwicht. Daarmee heeft evenwicht een beperktere reikwijdte dan in traditioneel dubbel boekhouden. Als mechanisme voor controle is evenwicht in een relationele boekhouding dus krachtiger.
Voor een faseboek moet een tijdvak opgegeven worden. Dat heeft gevolgen tijdens registratie, dat wil zeggen voor JOURNAALPOSTen en hun JOURNAALREGELS. Het tijdvak waarop een journaalpost betrekking heeft, moet minstens gelijk zijn aan het tijdvak dat voor de fase en dus het faseboek geldt. Zodoende kunnen tijdvakken pèr fase(boek) afgesloten worden door deze informatie een hogere waarde te geven.
Relationeel boekhouden is overigens pas zinvol indien er aanleiding bestaat meer dan één faseboek in te richten. Daaraan blijkt overigens voor organisaties en (hun) processen van enige complexiteit altijd behoefte. Het vergt echter een àndere manier van kijken dan de traditionele om volgens relationeel boekhouden de fasen en bijbehorende faseboeken in een domein te herkennen. Zie voor enkele voorbeelden, in het bijzonder voor nederlandse (rijks)overheidsorganisaties, deel III van het boek Aspecten en Fasen.
In een proces zijn, althans volgens relationeel boekhouden, FASEn eenduidige noemers waaronder de transacties discreet gegroepeerd worden. Dat wil zeggen, een specifieke transactie hoort altijd bij één en bij niet méér dan die ene fase. Daaruit volgt evenzo ondubbelzinnig in welke groep REKENINGen de JOURNAALPOST met zijn JOURNAALREGELS over die transactie in evenwicht terecht komt. Dat is in het bijbehorende faseboek.
Er is een ànder, echter niet zo eenduidig criterium om transacties te groeperen. Daarmee overstijgt dit aanvullende criterium dat van de fasering in processen. Neem bijvoorbeeld de volgende twee transacties. De ene is de toewijzing van een kasbegroting en de andere is een concrete betaling. Hier is door afwijkende geldgedaanten enerzijds sprake van twee duidelijk verschillende fasen. Wat deze transacties anderzijds gemeenschappelijk hebben is hun oriëntatie op een periode, in dit voorbeeld een kasjaar. De betaling moet immers gerapporteerd kunnen worden in relatie tot de kasbegroting van het 'juiste' jaar. Daarom moet tijdens registratie verzekerd zijn dat dergelijke informatie beschikbaar is voor latere rapportages.
Diezelfde betaling zou wellicht eveneens in relatie gebracht moeten worden tot een investering inclusief de periode waarin de beslissing dáárover genomen is. Als dat zo is, moet de betaling met twee soorten oriëntaties geregistreerd zijn: kasjaar èn investeringsjaar.
Het algemene woord dat relationeel boekhouden voor bedoelde 'oriëntaties' reserveert luidt: dimensie. Alweer moeten omstandigheden bepalen welke dimensies nodig en voldoende zijn.
Dimensies gelden afzonderlijk voor boekhoudkundige rekeningen. Daardoor zijn àlle journaalregels op een rekening voorzien van informatie over dezelfde dimensie(s).
Het is wel zo dat alle rekeningen (en dus journaalregels) in hetzelfde faseboek minstens één dezèlfde dimensie hebben. Dat heet de primaire dimensie. Die is dus reeds per fase bepaald. Zo moeten alle aantekeningen in het faseboek voor uitgaven/ontvangsten voorzien zijn van een aanduiding van de kasperiode.
Per rekening zijn eventueel aanvullende dimensies vereist. Zo behoeft de boekhoudkundige rekening met de mutaties van de bankrekening per transactie niets meer dan de kasdimensie te bevatten. Maar op de rekening waarop de betalingen van bepaalde investeringsgoederen geregistreerd staan, moeten àlle journaalregels óók voorzien zijn van informatie over dié dimensie.
De registratie van aanvullende dimensies wordt gewaarborgd via RELATIEs tussen rekeningen. Wat een relatie voor Relational Accounts betekent vergt allereerst inzicht in wat een SOORT RELATIE en een afzonderlijke REKENING zijn.
In een DOMEIN verlopen (gedeelten van) één of meer processen. In het kader van processen is met allerlei transacties geld gemoeid. Van een karakteristieke gedaante van geld wordt een FASE afgeleid.
Voor financiële aantekeningen over transacties in zo'n fase is er een faseboek. En ieder faseboek kent zijn eigen evenwicht.
Zoals met andere boekhoudkundige methoden wordt informatie over gerealiseerde transacties op REKENINGen aangetekend. Dat gebeurt ook met Relational Accounts met JOURNAALPOSTen die op zichzelf allemaal in boekhoudkundig evenwicht zijn.
De afzonderlijke JOURNAALREGELS in een journaalpost komen op rekeningen terecht. Daarom bevat een faseboek boekhoudkundige rekeningen. Op één rekening kunnen talloze journaalregels geboekt zijn. Maar omgekeerd geldt één journaalregel altijd één en niet méér dan één rekening.
Iedere rekening moet uniek identificeerbaar zijn. Daarvoor hanteert Relational Accounts een identificatie die uit vijf componenten bestaat. Daarvan zijn DOMEIN en FASE reeds genoemd. Binnen een bepaald domein is de overeenkomstige component overigens een 'vaste waarde'; de aanduiding van afdeling, project of wat dan ook voor een domein doorgaat is daar 'automatisch' gegeven.
Een vruchtbare traditie volgend, zijn de overige drie componenten van de rekeningidentificatie achtereenvolgens KOSTENSOORT, KOSTENPLAATS en KOSTENDRAGER genoemd. Het verschil kan echter zijn dat Relational Accounts àlle componenten in de unieke identificatie van de rekening als nevengeschikt beschouwt. Er is dus geen afleiding vanuit kostensoorten naar kostenplaatsen en dergelijke vóórondersteld.
Van de componenten in de rekeningidentificatie zijn domein, fase en kostensoort verplicht. Kostenplaats en kostendrager kunnen facultatief benut worden.
In de journaalregels die op een rekening aangetekend worden, is ruimte voor supplementen. Zie SOORT SUPPLEMENT. Welke SOORTen SUPPLEMENTen dat moeten zijn, kan vaak van de rekening in kwestie afgeleid worden. Daarom is er de mogelijkheid pèr rekening de soorten supplementen op te geven die tijdens de registratie van een journaalregel op die rekening met een waarde tot een geheel supplement aangevuld moeten/kunnen worden. Als een soort supplement hier voorzien is van de aanduiding 'facultatief', dan is er vooral sprake van ondersteuning van registratie. De aanduiding 'verplicht' gaat verder. Dan 'moet' zo'n supplement in de journaalregel opgenomen zijn.
Bij een rekening kunnen meerdere soorten supplementen opgegeven zijn, die daardoor later tijdens registratie onder de aandacht gebracht worden. Voor elke soort moet hier voorts een getal genoteerd staan. Dat is het minimum van supplementen van dezelfde soort die in de journaalregels op de rekening in kwestie met waarden aangevuld kunnen/moeten worden.
Door de rekening zijn voorts de DIMENSIEs bepaald waarover aantekeningen er op informatie moeten bevatten. De zgn primaire dimensie volgt uit het faseboek waarin de rekening zich bevindt. Eventuele aanvullende dimensies volgen uit RELATIEs die voor de rekening in kwestie met andere rekeningen in de boekhouding voor hetzelfde DOMEIN vastgesteld zijn. Als de andere rekening waarmee een relatie bestaat, een àndere primaire dimensie heeft, moeten de journaalregels tevens informatie over dié dimensie bevatten.
De namen relationeel boekhouden en Relational Accounts zijn afgeleid van een kenmerkend verschil met andere methoden en produkten. Dat betreft RELATIEs die expliciet tussen REKENINGen gevestigd kunnen worden.
Het gezichtspunt om relaties te bekijken is steeds vanuit een bepaalde rekening. De waarnemer bevindt zich dus ìn een zeker DOMEIN, daarbinnen ìn een zeker FASEboek en tenslotte binnen dat faseboek òp een zekere rekening.
Er is verschil tussen interne en externe relaties. Een interne relatie bestaat tussen twee rekeningen in hetzelfde domein. Er is een externe relatie als de rekening verbonden is met een rekening buiten het eigen domein. Dat kan een rekening zijn in een domein waarvoor de boekhouding eveneens met Relational Accounts gevoerd wordt, maar dat hoeft niet. In het laatste geval, dat wil zeggen in samenhang met een ànders opgezette boekhouding, is waarschijnlijk de manier om de relatie daadwerkelijk te volgen niet zo eenvoudig.
Soorten relaties zijn naar keuze definieerbaar. Als interne relatie is er bijvoorbeeld een aangrijpingspunt gecreëerd de informatie voor rapportages dienovereenkomstig verschillend te behandelen. Uitputting/verbruik van transacties vergelijkt transacties uit een latere met die uit een eerdere fase. Dat is wat anders dan twee fasen die eigenlijk niet achtereenvolgend zijn. Dat is het geval met versleuteling; de som van de afgeleide bedragen moet daar gelijk zijn aan het bedrag dat ervoor de grondslag is. Voorbeeld: de som van de kasbegrotingen moet gelijk zijn aan het totale bedrag dat als begroting voor de investering toegewezen is. De afzonderlijke kasbegrotingen zijn immers van de totale investeringsbegroting afgeleid. Een derde voorbeeld van een soort interne relatie is de termijnrelatie. Hier worden bedragen van een grondslag afgeleid zonder dat hun som aan een voorwaarde zoals bij versleuteling gebonden is; dat kan gebeuren bij het bepalen van een jaarsalaris, afgeleid van een (algemenere) arbeidsovereenkomst.
Voor externe relaties zijn er eventueel gevolgen voor de manier waarop informatie voor een ander domein verzameld, respectievelijk daaruit ontvangen wordt. Delegatie en verantwoording zijn voorbeelden. Externe verslaggeving is een ander.
Voor een DOMEIN wordt met RELATIONAL ACCOUNTS een aparte boekhouding gevoerd. Voor FASEn zijn er evenzovele faseboeken. In een faseboek zijn REKENINGen aanwezig. Daarop komen de aantekeningen over transacties terecht, daarop wordt geboekt. Deze registratie geschiedt in de vorm van JOURNAALPOSTen met hun respectieve JOURNAALREGELS.
Rekeningen kunnen met relaties met elkaar verbonden zijn. Zie ook SOORT RELATIE.
Er zijn interne relaties, dat wil zeggen tussen rekeningen in hetzelfde domein. Als dat zo is, geldt als onwrikbare regel dat de twee rekeningen zich in verschillende faseboeken bevinden. Met andere woorden, rekeningen in één en hetzelfde faseboek kunnen niet met een expliciete relatie in de zin van relationeel boekhouden verbonden zijn.
Interne relaties zijn om twee redenen belangrijk. De eerste reden is vanuit de scheiding van registratie en rapportage evident. De registratie in afzonderlijke faseboeken heeft geen nadelen voor gezamenlijke rapportage mits samenhang tussen de informatie bestaat. Een manier om die samenhang te realiseren is met relaties tussen rekeningen. Die relaties worden lòs van en voorafgaand aan boeking van journaalposten en- regels aangebracht. De relaties van een bepaalde rekening gelden zodoende voor alle informatie die met journaalregels erop geregistreerd is.
De tweede reden van het belang van interne relaties is vanuit ervaring met andere boekhoudkundige methoden moeilijker herkenbaar. Dat heeft met DIMENSIEs te maken. Iedere aantekening ofwel journaalregel op een zekere rekening moet informatie over relevante dimensies bevatten. Over welke dimensies informatie nodig en voldoende is, is conform relationeel boekhouden bepaald door
a. de primaire
dimensie van het faseboek waarin de rekening aanwezig is en
b. indien zij ervan afwijken, de primaire dimensies van de rekeningen waarmee
een (interne) relatie bestaat.
Want (ad b.) als er geen relaties met rekeningen met andere primaire dimensies aangebracht zijn, 'weet' Relational Accounts niet welke informatie daarover een journaalregel noodzakelijk moet bevatten.
Externe relaties zijn een wat ander verhaal. Boekhoudingen zijn dikwijls elementen in een omvattend stelsel. De boekhouding voor een bepaald domein op elk behalve het hoogste niveau moet dan aantekeningen volgend uit delegatie kunnen opnemen. De keerzijde van delegatie is verantwoording. Met dergelijke relaties kan aangegeven worden op welke rekening in de boekhouding van een ander domein de (samengevatte) informatie periodiek geboekt moet worden.
In toenemende mate moeten verantwoordelijke functionarissen voorts rapportages leveren aan betrokkenen die buiten de traditionele, formele lijn van hiërarchische delegatie en verantwoording staan. Daarom kunnen vanuit een rekening eveneens zgn verslagrelaties met (rekeningen in) andere domeinen bestaan.
Interne relaties bestaan tussen rekeningen in verschillende faseboeken, maar binnen hetzelfde domein. Externe relaties, dat wil zeggen relaties die de grens van het eigen domein overschrijden, zijn slechts toegestaan met aanduidingen van dezèlfde fase.
Aparte aandacht in de beschrijving van de relaties tussen rekeningen verdient het onderscheid tussen divergent en convergent. Voor interne relaties heeft de praktische toepassing van dat onderscheid te maken met het procesverloop en de gebruikelijke visualisering ervan. Dat gebeurt in het boek Aspecten en Fasen van links naar rechts. Dat houdt in dat een latere fase rechts afgebeeld staat van een eerdere.
Normaal gesproken is de detaillering van rekeningen over een latere fase groter dan over een eerdere fase. Concreet voorbeeld: er zullen minder rekeningen voor verschillende soorten toewijzingen van kasbegrotingen zijn dan voor verschillende soorten van uitgaven/ontvangsten. De afbeelding van links naar rechts volgend, zijn de relaties in dit normale geval divergent. Een detaillering die omgekeerd verloopt is echter denkbaar en Relational Accounts biedt daarom de voorziening ervoor. Een voorbeeld is de afleiding van één samenvattende begroting uit allerlei afzonderlijke grondslagen die in een apart faseboek dáárvoor aangetekend zijn.
De relatie tussen twee rekeningen wordt voorzien van een geldigheidperiode. Gedurende een bepaalde periode kan een rekening hoogstens één divergente èn hoogstens één convergente interne (dat wil zeggen binnen hetzelfde domein) relatie onderhouden met rekeningen met een zekere primaire dimensie.
Als het patroon van relaties divergent (1:n), noch convergent (n:1) is zijn er òf géén relaties òf is er sprake van 1:1 relaties. Relaties in het patroon van 1:1 heten volgens relationeel boekhouden om puur praktische redenen óók divergent; dat is immers het 'normale' patroon.
Het onderscheid tussen divergent en convergent is eveneens zinvol voor externe relaties. De manier om daarnaar te kijken is niet van links naar rechts volgens het tijdsverloop, maar van boven naar beneden zoals hiërarchische relaties traditioneel afgebeeld worden. Van boven naar beneden is 'normaal' opnieuw een divergent patroon. Maar convergentie is zeker niet louter theoretisch. Een 'loket', bijvoorbeeld, krijgt een budget voor overhead gevoed uit diverse budgetten van naasthogere organisatorische eenheden.
De informatie over de relatie tussen twee rekeningen wordt altijd aan één van die twee gekoppeld. Dat gebeurt aan de kant waar de meervoudigheid in het patroon heerst. In een divergent patroon wordt de relatie dus vanuit de rekening ter rechterzijde (intern), respectievelijk onderaan (extern) aangebracht. In een convergent patroon is het voor zowel interne, als externe relaties uiteraard precies andersom.
De toelichting over relaties tussen rekeningen is hier verhoudingsgewijs uitgebreid. Dat komt, nogmaals, omdat dergelijke relaties wezenlijk zijn voor relationeel boekhouden en dus ook voor goed gebruik van Relational Accounts. Het begrip 'relatie' is echter tevens het moeilijkste om in zo'n toch kort bestek adequaat te verklaren. Daarvoor is deze toelichting daarom niet bedoeld. Om de flexibiliteit van Relational Accounts optimaal tot haar recht te laten komen kan een gericht advies tot en met aanvullende opleiding en begeleiding nodig zijn. Opnieuw wordt voor een uitgebreide behandeling van dit thema verwezen naar het boek Aspecten en Fasen.
Waar een willekeurige administratie (nog) met de hand gevoerd wordt, komt registratie feitelijk neer op rapportage. Hetzelfde geldt dus voor een boekhouding die handmatig en volgens traditionele methode gevoerd wordt. De oorspronkelijke aantekeningen vormen dan altijd de enig reële rapportage.
Er is met inzet van automatiseringsmiddelen geen reden om dergelijke beperkingen te handhaven. Vandaar de vergaande scheiding van registratie en rapportage, ofwel postcoördinatie, die kenmerk van relationeel boekhouden is.
Waar handmatig de unieke identificaties van de rekeningen praktisch bepalend voor de rapportage zijn, is dat tegenwoordig met automatisering achterhaald. Mits geïndexeerd, kan iedere informatie als criterium voor selectie dienen.
Relationeel boekhouden kiest wederom een radicaal algemene benadering zodat toepassing in de meest uiteenlopende omstandigheden (lees ook: DOMEINen) gewaarborgd is. Inderdaad bestaat de traditionele, unieke rekeningidentificatie nog. En die kan nog altijd dienen om toegang tot informatie te verkrijgen.
In aanvulling daarop zijn andere selectiecriteria allemaal gegroepeerd onder één begrip. Daarvoor luidt de aanduiding: supplement. Het gaat dus om informatie die vanuit het oude gezichtspunt van boekhouden aanvullend is, maar die tegenwoordig gelijkwaardig aan de (componenten in de) rekeningidentificatie criteria voor de selectie van informatie voor rapportages biedt.
Dankzij supplementen is eenvoudiger dan ooit een verbinding mogelijk met andere informatieverzamelingen. Dat lukt zodra als waarde van een supplement de unieke identificatie geregistreerd wordt waaronder aanvullende, meestal dus niet-financiële informatie beschikbaar is. Op de rekening voor uitgaven voor dienstreizen is het nu mogelijk om eenduidig iedere JOURNAALREGEL te voorzien van de identificatie van de reiziger/personeelslid. Enzovoort.
De registratie van soorten supplementen dient om tijdens registratie van supplementen zèlf terug te vallen op een 'geautoriseerde' lijst mogelijkheden. Daar komt bij dat per rekening aangegeven kan worden welke supplementen verplicht danwel facultatief opgenomen moeten zijn in de journaalregels die er op aangetekend worden. Dat kunnen er nul, één of méér zijn. En hetzelfde geldt dus voor de journaalregels in kwestie.
Een ander gevolg van gebruik van supplementen heeft betrekking op de registratie van informatie over DIMENSIEs. Als een supplement bijvoorbeeld de unieke zaak is waardoor een investering gepleegd is, kan onder die noemer eenmalig het jaar van de investeringsbeslissing geregistreerd staan. Ervan uitgaande dat dezelfde informatie óók in de journaalregel op de bijbehorende rekening hoort, kan de waarde 'automatisch' overgenomen worden. En wel netzo vaak als dàt supplement voorkomt in een journaalregel op een rekening waarvoor die dimensie vereist is. Een ander voorbeeld van een 'zaak' kan een aparte dienstreis zijn. Zie ook SUPPLEMENT / DIMENSIE(S).
Omdat supplementen deels de functies kunnen overnemen van de tradtionele boekhoudkundige rekeningen, maakt relationeel boekhouden desgewenst een verschuiving mogelijk. Dat houdt in dat rekeningen uitsluitend gebruikt kunnen gaan worden waarvoor zij volgens relationeel boekhouden nodig zijn. Dat is dus niet meer het verschaffen van selectiecriteria (hoewel die functie wel blijft bestaan, maar nu náást supplementen). De wezenlijke functies van een rekening zijn nu afgeleid van de relaties die zij onderling vormen.
Binnen hetzelfde domein gaat het dan om verschillen op hoofdlijnen tussen rapportages; dat volgt uit de SOORTen RELATIEs in kwestie. Het belangrijkste is geworden dat interne relaties nu de waarborgen moeten verschaffen dat alle journaalregels op een rekening informatie over de juiste dimensies bevatten.
Wat externe relaties betreft, zijn de rekeningen uit andere domeinen waarnaar verwezen wordt een duidelijke uitbreiding. In het geval, bijvoorbeeld, van verslagrelaties zijn de componenten van de 'andere' rekeningidentificatie gelijkwaardig aan supplementen.
Een supplement bestaat altijd uit twee delen informatie. Het eerste gedeelte duidt een SOORT SUPPLEMENT aan. Met soort supplement is een algemene variabele bedoeld. Dankzij dergelijke abstractie zijn via betrekkelijk weinig selectieprogramma's tòch qua inhoud uiteenlopende rapportages mogelijk.
Het tweede informatiegedeelte van een supplement bevat een specifieke 'waarde' voor de soort die in het eerste gedeelte vermeld staat. Als 'auto' een soort is, kan het unieke kenteken van één van vele auto's zo'n waarde zijn. Een algemener soort supplement is bijvoorbeeld 'zaak'. Netzoals bij 'auto' zijn nu de unieke identificaties van afzonderlijke zaken de 'waarden' van de variabele waaruit voor het tweede informatiegedeelte van een supplement geput moet worden.
Een supplement, dat wil zeggen de soort plùs een waarde, kan een zinvol aanknopingspunt voor informatie over één of meer DIMENSIEs zijn. Dat komt erop neer dat er pèr supplement voor relevante (soorten) dimensies steeds een bijbehorend tijdvak opgegeven kan worden. Dit tijdvak wordt vervolgens 'automatisch' in een JOURNAALREGEL opgenomen, wanneer:
- het om een soort
dimensie gaat die voor de FASE (van de REKENING waarop de journaalregel geboekt
wordt) niet primair is, èn
- in de betrokken journaalregel eerder het supplement (soort met een
bijbehorende waarde) opgegeven is.
In één en dezelfde journaalregel kunnen meerdere supplementen voorkomen. Als daardoor in de journaalregel een conflict optreedt tussen de waarden voor het tijdvak van een aanvullende dimensie, wordt geen van de conflicterende tijdvakken opgenomen, maar volgt een signaal. Daarna is er de mogelijkheid om 'met de hand' een tijdvak voor de desbetreffende dimensie te registreren. Het is ook mogelijk om de hele journaalpost allereerst met een voorlopige BEHANDELINGSTATUS te registreren, vervolgens de conflicterende tijdvakken via 'supplementen/dimensie(s)' te wijzigen en tenslotte de journaalpost definitief te maken. Als het zo gebeurt, wordt géén conflict meer gesignaleerd en komt het tijdvak alsnog 'automatisch' in de journaalregel terecht.
Voor de 'waarden' van respectievelijke soorten supplementen bestaat in het kader van RELATIONAL ACCOUNTS geen mogelijkheid ze te registreren of te verwijderen. Deze waarden vormen de unieke identificaties van respectievelijke informatieverzamelingen elders. Dáár worden ze derhalve beheerd. De samenhang met het beheer van de informatieverzamelingen binnen Relational Accounts is echter evident. Zo mag de identificatie van een 'zaak' elders niet verwijderd worden zolang het om een waarde gaat die in minstens één journaalregel als tweede gedeelte van een supplement (met in dit voorbeeld 'zaak' als 'soort') geregistreerd staat.
De oppervlakkige aanblik tijdens gebruik van Relational Accounts doet wellicht geen grote verschillen vermoeden. Want er zijn boekhoudkundige rekeningen. Daarop wordt geboekt. Dat gebeurt met journaalposten, die op hun beurt uit journaalregels bestaan.
De journaalregels passen echter in een hechte structuur van rekeningen die met hun onderlige relaties tot en met hele DOMEINen met elkaar verbinden. Maar inderdaad, zo op het oog is de journaalpost met zijn regels behoorlijke dezelfde gebleven als wat er volgens andere methoden gebeurt.
Om de beginnen wordt algemene informatie, geldig voor àlle journaalregels in de omvattende journaalpost geregistreerd.
Dat is in de eerste plaats een unieke identificatie van de gehele journaalpost, bestaande uit enkele componenten. Het spreekt vanzelf dat de aanduiding van het domein tot de identificatie hoort. Dan volgt de FASE. Dit laatste houdt meteen een strakke controle in. Registratie geschiedt per journaalpost altijd in één bepaald faseboek. De controle op het evenwicht van de journaalpost is dus een belangrijke waarborg voor evenwicht in het faseboek als geheel.
De derde component is de datum van registratie; die levert Relational Accounts automatisch. Dan is er ten vierde ruimte om de organisatorische lokatie van registratie te vermelden. Dat is facultatief want die lokatie kan overeenstemmen met het domein. Indien zo'n lokatie vermeld wordt, moet het informatie zijn die voorkomt als een KOSTENPLAATS.
De laatste component in de identificatie van de journaalpost is een volgnummer. Daarbij kijkt Relational Accounts naar de combinatie van de eerste vier componenten en maakt de hele identificatie door toevoeging van dat volgnummer uniek.
Geldig voor alle journaalregels in de hele journaalpost is verder een tijdvak. Dat tijdvak moet gelijk of groter zijn dan de waarde die ervoor onder fase geregistreerd staan. Zo kan in een tijdvak waarvoor een faseboek afgesloten is, niet meer geboekt worden. Het tijdvak dient tevens om de specifiekere transactie-datum, die in iedere journaalregel komt te staan, te controleren. Die datum moet uiteraard passen in het opgegeven tijdvak.
Een gevolg van de beperking van een journaalpost tot één tijdvak is uiteraard dat géén transacties uit verschillende tijdvakken in één journaalpost geregistreerd kunnen worden. Dat lijkt voor sommige faseboeken lastig. Het is echter de enige manier om een nadere beperking van evenwicht, te weten die per faseboek èn tijdvak, eenvoudig controleerbaar te krijgen.
Algemene informatie in de journaalpost is eveneens de MUNTEENHEID.
Dit is opnieuw een beperking van de reikwijdte van evenwicht, en in deze context dus een bekrachtiging van de controlerende werking ervan. Het evenwicht geldt ook nog eens pèr munteenheid. Het is niet mogelijk om transacties in verschillende munteenheden met dezelfde journaalpost te registreren.
Als expliciete maatregel voor controle van registratie moet voor de journaalpost een zgn controlegetal opgegeven worden. Dat getal is gedefinieerd als de som van de positief aangemerkte bedragen in de journaalregels. Ofwel de debetbedragen. Afgezien van allerlei niet-numerieke controles per journaalregel kan de gehele journaalpost pas definitief geregistreerd worden indien
a. er boekhoudkundig
evenwicht is en
b. de nu met Relational Accounts geregistreerde positieve bedragen in de
journaalregels samen gelijk zijn aan het controlegetal.
Na de algemene informatie volgen aparte journaalregels. Iedere regel krijgt een volgnummer. Daardoor beschikt de journaalregel in combinatie met de unieke identificatie van de journaalpost over een eigen, unieke identificatie. Dit volgnummer per regel regelt Relational Accounts.
Allereerst moet vervolgens de ene REKENING opgegeven worden waarop de journaalregel geboekt wordt.
Dan is er ruimte voor het bedrag gevolgd door een rekenteken. Dat teken is plus òf minus (wat volgens afspraak binnen relationaal boekhouden hetzelfde is als debet, respectievelijk credit).
Iedere journaalregel kan facultatief voorzien worden van een korte omschrijving. De behoefte daaraan neemt overigens àf, naarmate het gebruik van supplementen toéneemt.
Supplementen, die vormen de volgende informatie in een journaalregel. Het minimun aantal supplementen per regel is nul, aan het maximum is geen grens gesteld.
De informatie over elk afzonderlijk supplement bestaat uit een aanduiding van het SOORT SUPPLEMENT in combinatie met een wáárde ervan. Als soort bijvoorbeeld 'auto' is, ligt het voor de hand als unieke waarde het kenteken in kwestie te registreren.
De registratie van supplementen in een journaalregel wordt ondersteund doordat Relational Accounts bij de eerder ingevoerde rekening kijkt welke soort(en) daar genoemd is (zijn). Dan hoeft slechts de waarde toegevoegd te worden.
Het is zo dat bij een bepaalde rekening voor elke aldaar opgegeven soort supplement staat of zij (de soort) met een bijbehorende waarde verplicht dan facultatief in een journaalregel op de rekening ingevuld moet, respectievelijk kan worden. Daar staat voor de soorten supplementen een getal bij. Dat getal is het minimum aantal supplementen van die ene soort dat in de journaalregel moet komen. Meestal is dat minimum één, maar dat hoeft dus niet. Zo zouden in een journaalregel op de boekhoudkundige rekening voor kosten van strijkkwartetten bijvoorbeeld verplicht de identificaties van (minstens) de vier betrokken muzikanten aangetekend moeten worden. Méér supplementen dan het opgegeven (verplichte) aantal van dezelfde soort zijn toegestaan. Als zodanig komt een facultatief (soort) supplement overeen met één die verplicht is maar met het minimum aantal van nul.
Als de eventuele lijst supplementen vanuit de rekening afgewerkt is, kunnen aanvullende combinaties van soort en waarde van supplement geregistreerd worden.
Tenslotte komen in een aparte journaalregel de DIMENSIEs aan de beurt. Van één dimensie is alle informatie reeds bekend. Dat is de primaire dimensie van de fase waar het tijdvak bijhoort dat voor de gehele journaalpost opgegeven is. Welke andere sóórten dimensies nodig zijn, volgt uit de relaties van de rekening waarop de journaalregel geboekt wordt. Als er interne relaties bestaan met rekeningen die op hùn beurt àndere primaire dimensies hebben, zijn dat hier aanvullende dimensies.
Die aanvullende sóórten dimensies gaat Relational Accounts vervolgens allemaal in combinatie met soort en waarde van de opgegeven supplementen na. Het is immers mogelijk dat op die manier een waarde van het dimensie-tijdvak elders reeds beschikbaar is. Als deze operatie tegenstrijdige waarden voor eenzelfde sóórt dimensie oplevert, maakt Realational Account geen keuze maar signaleert het conflict. Zie ook SUPPLEMENT / DIMENSIE(S).
Met de informatie over één of meer dimensies is de ene journaalregel compleet inclusief allerlei niet-numerieke controles. Dan kan de journaalregel met het volgende nummer geregistreerd worden. Enzovoort, totdat registratie van de gehele journaalpost beëindigd wordt. En dat kan grofweg op twee manieren. De eerste manier is om de journaalpost met enige voorlopige BEHANDELINGSTATUS op te slaan, met de bedoeling er later mee door te gaan. De tweede manier is in de verwachting dat alles klopt en dat registratie nu 'definitief' kan gebeuren.
Wanneer de keuze op definitieve registratie valt, zijn de numerieke controles aan de beurt. Verlopen die onverwacht negatief, dan moet allereerst een voorlopige behandelingstatus aan de gehele journaalpost toegekend worden. Direct erna is er de mogelijkheid (sommige) informatie te wijzigen, te verwijderen en/of toe te voegen.
Relationeel boekhouden definieert een transactie al dan niet definitief in termen van veranderingen tussen de betrokkenen die de transactie overeenkomen. Bij een moeilijk of zelfs helemaal òn-omkeerbare veandering in hun betrekking is er pas sprake van een definitieve relatie. Al het overige heet dan behandeling ter voorbereiding van zo'n definitieve transactie.
Deze opvatting over definitief-zijn van transacties sluit uiteraard nauw aan bij keuze voor FASEn en bijbehorende faseboeken. In faseboeken horen slechts JOURNAALPOSTen met hun REGELS. Dat zijn aantekeningen over definitieve transacties. Zo komt een definitieve toewijzing van een kasbegroting pas in dat faseboek terecht, een voorlopige nog niet. Hetzelfde geldt voor een definitieve betaling en het faseboek voor uitgaven/ontvangsten. Enzovoort.
Dit neemt niet weg dat informatie over een transactie-in-behandeling uiterst belangrijk kan zijn. Daarom zijn journaalposten met een voorlopige behandelingstatus mogelijk. Welke nuanceringen in behandeling en statussen ervan wenselijk of zelfs nodig zijn, is op voorhand niet te bepalen. Daarom is er de mogelijkheid van keuzes per DOMEIN.
Gezien vanuit behandeling zijn er twee uitersten. Dat is aan de ene kant de status 'definitief' die een journaalpost met zijn regels krijgt indien alle registratiecontroles positief afgewikkeld zijn. Een journaalpost kan aan de andere kant de status 'verwijderd' krijgen. Deze status is een gevolg van de automatische nummering door Relational Accounts; op deze manier is zichtbaar dat een ontbrekende identificatie onder definitieve journaalposten niet meteen de verdenking van fraude hoeft op te roepen.
Relational Accounts is volledig ònafhankelijk van enige munteenheid. Dat gebeurt door een kunstmatig uitgangspunt, een zgn basismunt. Ten opzichte daarvan moet minstens één àndere munteenheid gedefinieerd zijn. Voor de hand ligt daarvoor de permanente koers 1. Vervolgens vormt dié munteenheid het referentiepunt voor allerlei àndere munteenheden. Het verdient aanbeveling voor de aanduidingen van werkelijke munteenheden de genormaliseerde afkortingen van de International Standards Organization (ISO) te gebruiken.
Om eensluidende rapportages te bieden, moeten bedragen zonodig omgerekend worden. Daarom moet een munteenheid dus vergezeld gaan van informatie over de relevante koers ten opzichte van een andere munteenheid. En omdat koersen (kunnen) veranderen, is er sprake van een zekere periode waarin de opgegeven koers van kracht is.
De nauwkeurigheid die Relational Accounts voor de grens tussen perioden hanteert, is een dag. Grotere nauwkeurigheid is zinloos zolang de transacties met Relational Accounts op hele datum geregistreerd worden i.p.v. een kortere periode.
Samen met FASE vormt kostensoort een verplichte component van de unieke identificatie van een boekhoudkundige REKENING. Mede onder invloed van de mogelijkheid om supplementen (zie SOORT SUPPLEMENT) te registreren en die als even krachtige selectiecriteria te zien als (de componenten in de) rekeningidentificatie verliest de traditionele inhoud van 'kostensoort' zijn betekenis. Het is volgens relationeel boekhouden meer één selectiecriterium onder vele.
De kostenplaats maakt facultatief deel uit van de unieke identificatie van een boekhoudkundige REKENING. Zie KOSTENSOORT voor enige opmerkingen over de veranderde betekenis van dit begrip.
De kostenplaats maakt tevens facultatief deel uit van de unieke identificatie van een een JOURNAALPOST, en via die weg van de unieke identificatie van een JOURNAALREGEL. Dat is allebei in de rol van organisatorische lokatie waar de registratie van een journaalpost met zijn regels geschiedt.
De kostendrager maakt facultatief deel uit van de unieke identificatie van een boekhoudkundige REKENING. Zie KOSTENSOORT voor enige opmerkingen over de veranderde betekenis van dit begrip.
Aantekeningen over (het financiële aspect van) transacties worden in de vorm van JOURNAALPOSTen met -REGELS gemaakt. Daarop vormt RELATIONAL ACCOUNTS geen uitzondering.
Voor transacties waarvan steeds dezelfde kenmerken geregistreerd moeten zijn, kan het zinvol zijn de uitgebreide journaalpost met -regels aan het zicht of, beter gezegd, eigenlijk zelfs aan het handwerk te onttrekken. Dat is niet slechts gemakkelijker maar tevens eenvoudiger zodat ook medewerkers zonder grondige boekhoudkundige kennis aantekeningen kunnen maken.
Het idee van dergelijke ondersteuning van registratie is dat een bepaald supplement centraal staat, dat wil zeggen de unieke combinatie van een SUPPLEMENT SOORT en een waarde daarvan.
Een algemeen begrip dat zich voor zo'n benadering leent is bijvoorbeeld: zaak. Zo kan de verwerving van een computer als een aparte zaak opgevat worden. Daar horen bestelling, ontvangst, betaling(en) enzovoort allemaal bij. Maar ook andere (soorten) supplementen kunnen element van transacties zijn die allemaal registratie-kenmerken delen. Een proces, een project, een activiteit enzovoort.
Wanneer voor zo'n supplement de REKENINGen bekend zijn, waarop de registratie moet gebeuren, kan de journaalpost met -regels inderdaad 'automatisch' aangemaakt worden.
Omwille van flexibiliteit blijft hier de opgave van rekeningen per supplement beperkt tot de componenten KOSTENSOORT en eventueel KOSTENPLAATS en KOSTENDRAGER. De FASE moet de medewerker voor iedere transactie erbij vermelden; daarmee is de gehele identificatie van de rekening bekend.
Per supplement worden bij voorkeur (componenten voor) diverse rekeningen als het ware klaargezet. Deze meervoudigheid klopt met de eis van evenwicht in een journaalpost. Het minimum aantal regels in een journaalpost, immers, is twee. Het kunnen er echter meer zijn, zoals in het geval van uitsplitsing van btw naar een aparte rekening. Daarom bestaat de mogelijkheid om hier voor iedere rekening vast te stellen: een rekenteken èn een percentage van het bedrag dat in de bijbehorende journaalregel terecht moet komen. Voor alle 'minnen' samen moet het uiteindelijke precentage honderd zijn, en dat geldt uiteraard ook voor alle 'plussen' samen.
Met vermelding van een supplement en wat hier klaargezet wordt, is een journaalpost uiteraard niet vollledig bepaald. Zo moet de medewerker uiteraard het DOMEIN, en de fase dus, het bedrag, de MUNTEENHEID, en de transactiedatum aantekenen. En wellicht is dat allemaal nog niet genoeg om in de respectievelijke journaalregels àndere supplementen en de dimensies volledig ingevuld te krijgen. Daarvoor is van (soort) supplement tot (soort) supplement altijd een degelijke analyse nodig.
© 1992-1995, webeditie 2002.