Overheid, informatie en accountant

scheiding van registratie en rapportage

Pieter Wisse

Dit verhaal1 lijkt op de overheid. Dat wil zeggen, waarschijnlijk rommelig en ònoverzichtelijk nu u dit voor de eerste keer leest. Maar, als u er nogeens over nadenkt, merkt u hopelijk dat er hoofdlijnen liggen, ook dat vele keuzes zéér bewust gemaakt zijn.

Zowel auteur, als lezer moeten een lijn èrgens oppakken. Zoiets willekeurigs als een begin geldt zelfs voor een verhaal over hoofdlijnen. Waarom zou ik niet over mikgetallen beginnen?

allerlei informatie

Neen, allereerst toch iets ànders. Een mikgetal is informatie. Uitleg van wat een mikgetal is, bijvoorbeeld uitleg van zijn opbouw uit elementen, is echter óók informatie. Maar iets àndere.

Onlangs publiceerde ik met twee ex-collega's. Wij schreven oa wat een mikgetal is en berekenden enkele voorbeelden. Dat is het artikel 'Informatie in de Rijksdienst: hoelang nog willekeur in begrotingstoewijzingen?.'2 Reeds als concept gaven wij die tekst verspreiding in de rijksdienst. Een anekdote over wat erdoor gebeurde is, inderdaad, alweer informatie.

De bedoeling met ons artikel was vooral om een extra begrotingstoewijzing aan het minstbedeelde ministerie te verkrijgen. Mijn eigen belang was, en blijft, dat ik eerder als ambtenaar voor dat Ministerie van Buitenlandse Zaken hard gewerkt heb. Als prioriteiten daar niet, al is het maar heel weinig, verschuiven naar besturing van informatievoorziening is veel moeite voor niets geweest.3 Dat zou ik, zachtjes uitgedrukt, jammer vinden.

Ons artikel probeerde toewijzers van financiële middelen of eigenlijk hun zogenaamde hofhoudingen, zeg maar ronduit, belachelijk te maken. Dat lukte. De aanval was goed gemikt. De gebruikelijke verdediging, te weten totaal negeren van de aanspraak, werd gauw verlaten. Geld voor een minimum van fatsoenlijk beheer van gerealiseerde infrastructuur bij dat ene ministerie bleek ineens geen probleem. Dat was precies zoals wij verwacht hadden. Een hofhouding koopt bijna altijd àf zodra zij de bedreiging erkent. De toewijzing is een soort zwijggeld. De leden van de hofhouding wensen dat de aanspraak hun vorst niet bereikt. Zo blijven zij in de gunst. Dat is hun eigen belang. Niet geïnformeerd moet de vorst zijn misnoegen elders richten.

Zegt deze anekdote niet reeds van alles over de overheid? Of in het algemeen over maatschappelijk verkeer? Overigens publiceerden wij wèl. Dat houdt de druk op de hofhoudingen gaande.

mikgetallen

Maar wat is toch een mikgetal zèlf? Al jaren vind ik de gangbare manier waarop automatiseringskosten van de diverse ministeries met elkaar vergeleken worden hoogst merkwaardig. Totaal budget gedeeld door aantal medewerkers van de héle organisatie geeft kosten per medewerker. Dat is onzin, althans als vergelijkingsmateriaal.

Want hoeveel medewerkers maken daadwerkelijk van automatiseringsmiddelen gebruik? Dat is afhankelijk van de organisatie in kwestie en de processen waarbij haar medewerkers betrokken zijn. Tellen in een gemeente alle vuilnisophalers mee?

We moeten ons in ministeries vooral richten op de zogenaamde witte boorden, de kantoorwerkers. En dus voorzover ze met dergelijke hulpmiddelen uitgerust zijn. Daar komen eventueel de blauwe boorden bij die eveneens van informatietechnologie zijn voorzien. De opbouw van een kengetal maakt vergelijking zinvol als slechts die medewerkers meegerekend zijn die ècht zgn gebruikers zijn.

Gelukkig bevatten de statistieken ook een kolom voor verspreidingsgraad van automatisering. Die cijfers zijn gebaseerd op aantallen beeldschermstations en personal computers, maar vooruit. Het oude getal even delen door dit percentage, en wat is de uitkomst? Dat is de hoogte van de Medewerker-Informatiserings-Kosten, ofwel het MIKgetal voor een organisatie voor een gekozen peilperiode. Het is overigens een vreemde ervaring om een woord zoals mikgetal dat je als grap samenstelt nu overal ernstig gebruikt te horen.

Zo onder elkaar roepen de mikgetallen van de ministeries voor 1990 allerlei vragen op. Waarom is het mikgetal van Onderwijs & Wetenschappen ruim tien maal hoger dan dat van Buitenlandse Zaken? Nòg interessanter vind ikzelf de verhouding tussen de mikgetallen van respectievelijk BZ en Binnenlandse Zaken. Want ik kan wèrkelijk niet redelijk verklaren waarom BiZa zoveel méér uitgeeft aan minder. Blijkbaar kan ook informatievoorziening op allerlei manieren gebeuren, van slim tot verkwistend en ondoeltreffend.

De mikgetallen geven zèlf geen antwoord. Zij wijzen wèl op interessante onderwerpen waarover we verdere vragen kunnen of zelfs moeten stellen.

52 — Buitenlandse Zaken
94 — Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur
103 — Algemene Zaken
122 — Justitie
126 — Landbouw, Natuurbeheer en Visserij
210 — Economische Zaken
238 — Sociale Zaken en Werkgelegenheid
268 — Defensie
270 — Financien
327 — Volkshuisvesting, Ruimtelijke Orderning en Milieubeheer
342 — Verkeer & Waterstaat
404 — Binnenlandse Zaken
536 — Onderwijs & Wetenschappen

registeraccountants

Van mikgetallen kan ik simpel een lijn naar registeraccountants doortrekken. Vult u zelf maar in waarom. Wat doet dat soort mensen eigenlijk? Ik zal het u vertellen.

Een registeraccountant is altijd op twee manieren bij een klantorganisatie betrokken. Hij (of natuurlijk zij) toetst èn hij (of natuurlijk weer zij) adviseert. Maar waarom staat er zo nadrukkelijk "èn adviseert" in plaats van bijvoorbeeld "òf adviseert"?

Er zijn mensen die slechts toetsen. In geval van kritiek zeggen zij er helaas niet bij zegt hoe hèt beter kan, al was het maar door een gerichte verwijzing. Louter kritiek is nooit constructief. Dus ligt advisering voor de registeraccountant in het verlengde van toetsing.

Aan de andere kant misbruikt de registeraccountant die alleen maar adviseert, en helemaal niet toetst, het nota bene wettelijk beschermde etiket waaronder hij opereert.

In elk geval voorlopig zeg ik: toetsen èn adviseren in wisselwerking. Dàt doet u. Daarvoor heeft u, vóór alles, een reële kijk op de situatie van de organisatie met haar processen nodig.

overheid

Meteen zitten we met zoiets als de overheid in de problemen. Want er bestáát geen overheid, in de zin van één instelling met eigenschappen die algemeen geldig zijn. Wat is er dan wèl?

Er is een samenleving met allemaal mensen. Die mensen willen iets of juist niets. Maar niets willen is ook iets willen, toch? Zo zijn er talloze belangen herkenbaar. Dat zijn belangen van die afzonderlijke mensen tot en met belangen van groeperingen in alle soorten en maten. Inderdaad, groeperingen tot en met ondernemingen en overheidsinstellingen.

belangenstrijd

Met zovele verschillende mensen en groeperingen kunnen zovele verschillende belangen eenvoudig strijdig zijn. Wat extra gevoelig ligt, is dat voorzieningen opgeteld méér geld zouden kosten dan wij er eigenlijk voor over hebben. Veel strijd is uit schaarse middelen verklaarbaar.

Of het om geld gaat of niet, één van de noemers om mensen en groeperingen met hun diverse belangen met elkaar te confronteren heet: overheid. Het idee waarin wij moeten geloven is dat er steeds afgewogen keuzes gemaakt worden.

De uitkomst is natuurlijk dat sommige belangen beter uit de verf komen dan andere. Wie aan het korste eind trekt mag volgens de regels van het spel echter niet teveel klagen. De regels luiden immers tevens het appèl dat de eventuele verliezers zich niet aan maatschappelijk verkeer moeten onttrekken.

Dat is niet eerlijk. Nieuw spel, nieuwe kansen. Maar wie stelt de regels vast? De overheid is vaak een meevoetballende scheidsrechter. Ik weet overigens geen betere regels als belangen strijdig en onverzoenbaar zijn. De beste waarborg voor maatschappelijk verkeer acht ik aanwezig indien wij 'onze overheid' zoveel mogelijk als abstracte noemer zien.

Jammer genoeg begrijpt bijna niemand dat het daarbij vaak kan blijven. Ons overlegkader wordt helaas geïnstitutionaliseerd. Er ontstaat een overheidsinstelling, zoals gezegd met onvermijdelijk een eigen belang enzovoort. Het resultaat is dat het maatschappelijk verkeer eerder complexer dan eenvoudiger wordt.

Zo kunt u overheid tegenwoordig gerust zien. Het is iets dat voortkomt uit complexiteit. In de praktijk blijken overheidsinstellingen complexiteit niet zozeer te bestrijden, maar (bewust of onbewust?) aan te wakkeren. De groeiende chaos raakt steeds grotere gedeelten van onze samenleving. Daardoor raken steeds meer mensen/groeperingen elkaar en elkaars belangen. Dus wordt de roep om ònpartijdige verzoening luider. Enzovoort overheid, neen, enzovoort overheidsinstellingen.

erkenning van complexiteit

Stel dat u een opdracht van een aparte overheidsinstelling heeft. U kunt daar reëler toetsen als u de instelling beschouwt als een produkt van de complexe spanning tussen diverse belangen. Als het eenvoudiger was, zou daar 'overheid' immers geen bestaanrecht hebben. Dat zicht op de oorsprong is vaak moeilijk omdat die organisatie op haar beurt aan de complexiteit is gaan bijdragen.

Een brood kopen wij in Nederland bij een particuliere bakker, niet bij het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij. Als iets simpel is, hebben ondernemers daarvoor genoeg moed. Als het complexer wordt, laten zij het afweten.

Overheid is dus complexiteit. Overheid is ook onzekerheid. Dat komt door de dynamiek van belangen. Zoals ik hiervoor zei, werken reacties op tegenstrijdige belangen vaak averechts. En vaak is de stoutste fantasie niet in staat om te bedenken welk spoor die dynamiek zal trekken. Alweer onzekerheid. Ik las over de student die een koeriersdienst per openbaar vervoer opzette. Dankzij de OV-jaarkaart waarover zijn student/werknemers toch al beschikken, zijn zijn tarieven aantrekkelijk. Maar was de OV-jaarkaart daarvoor bedoeld?

maatschappelijk verkeer

De nederlandse registeraccountants ontlenen bestaansrecht aan hun bijdragen aan beter functionerend maatschappelijk verkeer. Dat is een mooie gedachte, en ik ben het daar mee eens. De zgn leer van het gewekte vertrouwen vind ik echter problematisch. Juist van dienstverlening aan overheidinstellingen kunnen registeraccountants leren dat er geen absolute grondslag bestaat. In plaats van ontkenning van enig eigen belang, wijst de noemer 'overheid' erop dat de betrokken toetser zijn belang zo expliciet mogelijk dient te maken. Doet hij dat niet, dàn versterkt hij de dynamiek naar extra complexiteit. Daar komt nogeens bij dat iederéén zijn bestaanrecht in maatschappelijk verkeer moet ontlenen aan zijn bijdragen aan ..., inderdaad, beter functionerend maatschappelijk verkeer. Zo bijzonder is de gedachte van de registeraccountant dus niet.

Vergelijk de rol van een registeraccountant eens met die van een goede therapeut. De laatste ontkent de betrekking met de zgn patient niet. Integendeel, hij zet zijn betrekking met de ander expliciet in en wel bewust als therapeutisch instrument. Het blijkt de enige manier om integer te blijven en, waar het toch om gaat, om ècht te helpen. Als we elkaar allemaal willen helpen, zijn we allemaal therapeuten.

van toetsing naar advisering

Hoe kunt u reëel adviseren in het belangenveld waarin ik de overheidsinstellingen plaats? U moet erkennen dat u meestal een dilemma heeft. Dat dilemma is er omdat een opdrachtgever gaandeweg vooral geïnteresseerd geraakt is in wat zijn eigen belang geworden is, en niet in de oorspronkelijke afweging van àndere belangen. Zelfs(?) politici ontsnappen kennelijk niet aan deze valkuil. Zij doen gauw alsof zij een eigen belang vertegenwoordigen, in plaats van (óók) verantwoordelijk voor de totale afweging te zijn.

Wat wilt u nu met uw advies bereiken? Wilt u allerleerst het gegroeide belang van uw opdrachtgever dienen? Of snapt u, als tweede alternatief, dat zijn belang op langere termijn gediend is met erkenning van al die andere belangen? Er is ook de derde mogelijkheid dat u adviseert met louter ùw kortzichtige belang voor ogen, bijvoorbeeld dat van optimale omzet op korte termijn voor uw adviespraktijk. Ik noem slechts de tweede van deze drie gedragingen een bijdrage aan maatschappelijk verkeer in de ruime zin die noodzakelijk is.

boekhouding als voorbeeld

Toetsen en adviseren bij één of andere overheidsinstelling is, al met al, niet eenvoudig. Ik ken uiteraard hetzelfde dilemma. Een adviseur die niet toetst heeft evenmin een sterk verhaal over zijn bestaansrecht. Hoe probeer ik het zèlf?

Nogmaals, het dilemma komt voort uit dynamiek van diverse belangen en resulterende complexiteit en onzekerheid. Mijn voorbeeld is dat van financieel beheer en van een boekhouding als gereedschap daarvoor. Mijn nadruk ligt dus op advisering, maar aan een analyse danwel toets kan geen verstandig mens zich onttrekken. Wij moeten allemaal aansluiting op de werkelijkheid blijven zoeken, zeker ook met advisering. Als adviseur krijgt mijn oordeel over een bestaande situatie echter niet dat erkende stempel.

Wat is mijn uitgangspunt? Dat is dat ik de situatie onmogelijk helemaal kan doorgronden. Zo intelligent ben ik niet. U ook niet, trouwens. Daarom is het nèt zo onmogelijk de toekomst gedetailleerd uit te schrijven. Zeker voor een beetje overheidsinstelling met alles erop en eraan moet een adviseur ambitieus genoeg zijn om bescheiden te blijven.

Wat ik wèl kan doen, is het aanpassingsvermogen van een organisatie en van de mensen die er werken trachten te vergroten. Komen er veranderingen, en dat is zeker maar welke dat zijn is dus nog ònzeker, dan is er een grotere kans dat betrokken medewerkers die veranderingen kunnen volgen. Dat zou weleens het maximaal haalbare voor een adviseur bij een overheidsinstelling kunnen zijn. Aan het mikgetal van het Ministerie van Buitenlandse Zaken ziet u dat dat heel wat is.

van adviseur naar ontwerper

Goed, aanpassingsvermogen, flexibiliteit. De adviseur is ontwerper als hij werkbare vormen gaat schetsen.

Een goede ontwerper weet dat flexibiliteit nooit haalbaar is door in één, groot systeem met alles rekening te willen houden. Daarentegen wijst de eis van flexibiliteit precies de andere richting op: modulariteit.

bouwdoos

U kent allemaal het speelgoed van de firma Lego. Het geheim zit 'm in het beperkte aantal sóórten steentjes. Maar daarmee kunt u een vrijwel onbeperkte variëteit aan bouwsels maken.

Voor een èchte overheidsinstelling zou het net zo moeten. En trouwens, bouwsteentjes die voor overheid geschikt zijn, zijn dat geheid ook voor bedrijfsleven. Want daar is de situatie meestal eenvoudiger.

Zo'n tien jaren geleden bedacht ik dat een boekhouding eveneens uit gestandaardiseerde blokken opgebouwd kan worden. Laat ik even veronderstellen dat u mijn opdrachtgever bent en daarom spreek ik u als zodanig aan.

U kunt die blokken of registers op een bepaalde manier op en/of naast elkaar plaatsen. Zo ontstaat een boekhouding op maat, maar snel en eenvoudig samengesteld uit gestandaardiseerde elementen. Het maakt niet uit wat voor type boekhouding u wilt (laten) voeren. De bijgevoegde illlustraties tonen boekhoudingen voor het nieuwe verplichtingen-kasstelsel (zie boven) en ook nog voor een uitgebreide vorm van het pure kasstelsel (zie hieronder).

Een boekhouding voor een zgn kapitaaldienst (zie verderop) kan ook, u ziet maar. Naar behoefte kiest u aparte registers en verbindt ze onderling. Volgens dergelijke relaties kan informatie zonodig uit diverse registers geput en samenhangend gerapporteerd worden.

Wat ik met extra flexibiliteit als eis bedacht had, bleek een boekhoudkundige methode. Daarin zijn eigenschappen van kameraalstijl en commerciële administratie verenigd.4

In één register passen aantekeningen over financiële transacties in een strak omlijnde categorie. Zo'n categorie is precies wat, in de illustraties hier, de letter op de voorkant van iedere kubus voorstelt. Voorbeelden van categorieën van financiële transacties zijn (thans voor de nederlandse rijksoverheid) verplichtingenbegrotingen (B), kasbegrotingen (K), aangegane verplichtingen (V), kasramingen daarvan (R) en uitgaven/ontvangsten (X). Er staan tevens kubussen met àndere letters erop. Die stellen registers voor die dus ingericht zijn voor aantekeningen over evenzovele àndere categorieën van financiële transacties. Wat een letter betekent doet er in principe niet toe. Registers, dat wil zeggen categorieën, moeten naar concrete behoeften gekozen zijn.

relationeel boekhouden

Het principe is dat van afzonderlijke registers naar keuze, met relaties ertussen naar keuze. Vandaar mijn naam voor deze methode: relationeel boekhouden. Daarbij komt dat relaties niet uitsluitend in het horizontale vlak van één organisatie of onderdeel ervan kunnen liggen. Er zijn tevens niveaus te construeren waardoor eenduidig delegatie en, in omgekeerde richting, verantwoording hun boekhoudkundige gestalte krijgen.

De illustratie hierboven breekt overigens met de mythe dat een overheidsinstelling van onder naar boven bestuurd wordt. Dat geldt zelfs niet voor het financiële aspect.

Herkenbaar zijn twee cycli met tegenovergestelde richtingen. De begrotingsvóórbereiding geschiedt van beneden naar boven. De uitvoering laat het vertrouwde beeld van delegatie en vervolgens verantwoording zien. Zo'n afbeelding met het begrippenkader van relationeel boekhouden geeft dus een reëlere kijk op de werkelijkheid. Dat is, zoals gezegd, het noodzakelijke begin om iets te verbeteren.

obstakels voor analyse

Hiermee komt de lijn in dit verhaal opnieuw expliciet langs registeraccountants. Wat heeft u als registeraccountant met opdrachten bij de overheid nu aan zo'n bouwdoos voor financieel beheer?

In de eerste plaats kunt u als toetser ermee analyseren. Probeert u de situatie van financieel beheer die u ergens aantreft, eens te schetsen volgens registers en relaties ertussen. Dat blijkt verbazingwekkend makkelijk en snel te lukken. Probeert u het trouwens ook eens voor een onderneming in plaats van voor een overheidsinstelling. Relationeel boekhouden blijft toepasbaar.

Er is echter weer een probleem. Als u denkt veel verstand van boekhouden te hebben, lukt uw analyse en modellering niet. U moet de noodzaak van flexibiliteit beseffen. Het lesje over boekhouden dat u ooit geleerd hebt, kunt u daarbij beter vergeten. Ikzelf had na het tweede hoofdstuk uit Boekhouden voor HBS-A of zoiets begrepen dat de tekst verder allemaal ging om vaardigheden om een handmatige administratie van enige omvang beheersbaar te houden. Beginselen van logische aard kon ik na de stelling van boekhoudkundig evenwicht niet meer ontdekken, en dus heb ik dat boek maar opzij gelegd.

terug naar bruikbaar beginsel

Ik zag er meer in om als wiskundige mij op dat ene beginsel te richten, dat van evenwicht, en daarbij de mogelijkheden en beperkingen van computerverwerking te betrekken. Computers zijn dom, maar reuze snel. Daarentegen zijn mensen o zo intelligent, maar reuze langzaam.

Een handadministratie is van oudsher, terecht, op die menselijke eigenschappen afgestemd. U moet echter voldoende van de eigenschappen van een computer met programmatuur weten om te beseffen dat het niet intelligent maar dom (dus toch?) is om de opzet van een handadministratie klakkeloos voor automatisering over te nemen. De onloochenbare computereigenschappen bieden nieuwe kansen. Dat zijn eigenschappen als onvermoeibaarheid, snelheid en foutloze verwerking mits-het-maar-eenvoudig-is.

Het vereist blijkbaar opstandigheid om de heroverweging n.a.v. nieuw gereedschap radicaal door te trekken naar de opzet van boekhouden. Want tegen die traditionele methoden heeft, althans voor zover mij bekend, in de loop der eeuwen niemand iets houdbaars ingebracht. Ik ben als het ware tegen relationeel boekhouden aangestruikeld, eigenlijk omdat ik van de ballast van traditie niets wist. Dit geeft nogeens aan dat een vernieuwing bijna nooit ontstaat van binnenuit een gevestigd specialisme zoals het uwe inmiddels is. Ik hoop dat u accepteert dat een buitenstaander, wie danook, weleens iets bruikbaars kan opmerken. U kunt mijn verhaal ook negeren, zoals een hofhouding die in de gunst wenst te blijven.

weerstanden en experimenten

Ik ga er vanuit dat u denkt, jammer, dat heb ik niet zèlf bedacht maar ik zie er wel wat in. Op mijn beurt denk ik graag dat u dat denkt want ik ben immers optimist.

Wees in uw werk bij een overheidsinstelling op het volgende voorbereid. De praktijk van financieel beheer kan daar nog sterk kan afwijken van een flexibele opzet volgens relationeel boekhouden.

Als u zo'n flexibel ontwerp gemaakt heeft, bent u reeds als adviseur bezig. Nu kunt u er zeker van zijn dat de moeite die het uzelf kostte om relationeel boekhouden te snappen, niet opzichzelf staat. De methode is kinderlijk eenvoudig, maar dat woord zegt het al. Een kind kan het snappen omdat het kind nog ònbevangen is. Overgenomen traditie kan daarentegen lastige obstakels voor nieuw begrip opwerpen. Daar heb ik niet alleen zelf, maar hebben u en medewerkers overal in organisaties ook last van.

Mijn advies aan u is om kleinschalige veranderingen te bevorderen, liefst beginnend onder de noemer van experimenten. Dat is ook de enige manier om structureel de belangendynamiek neerwaarts om te buigen.

boekreclame

Ik plaats relationeel boekhouden hier als een voorbeeld hoe u vanuit (erkenning van reële) complexiteit en onzekerheid naar flexibiliteit kunt werken. Tegelijk vind ik relationeel boekhouden als methode een interessante vinding. Ik heb er enkele jaren over gedaan om er nogal wat over op te schrijven. Dat is het boek Aspecten en Fasen5 geworden. Het gaat dus over relationeel boekhouden èn over wat ik ermee in verband zie. Dat is veel. Bijvoorbeeld informatie(voorziening), organisatie, verandering, filosofie enzovoort en omgekeerd terug tot en met alledaagse invoering van de samenhangende aspecten. Ik hoop om allerlei redenen dat u Aspecten en Fasen gaat kopen èn lezen.

noodzakelijke abstractie

Nu laat ik de onderwerpen boekhouden en financieel beheer even rusten. De lijn wil ik nog verder doortrekken. Daarbij heeft u tegoed dat ik iets zeg over dat dilemma waarin ik in theorie iedere adviseur, maar in de praktijk vooral adviseurs bij overheidsinstellingen geplaatst zie.

U heeft van mij begrepen dat dè manier om overzicht over complexe situaties te verkrijgen en te houden is om te abstraheren. Iemand die kundig abstraheert ziet een bos en weet tòch dat er bomen staan.

Dat moet u kunnen, abstraheren, of op z'n minst moet u er tégen kunnen als iemand anders u zijn abstracties meedeelt. Als u dat allemaal kunt, heeft u als toetser èn adviseur méér en snellere resultaten.

De voorbeelden die ik erbij haal betreffen afgifte van parkeervergunningen op marktdag en besturing van een kerncentrale. Dat vat ik allebei als processen, situaties oid op. Stel dat u geen opdrachtgever meer bent, maar in beide gevallen moet toetsen/adviseren met de informatievoorziening als onderwerp.

Iemand die niet kan abstraheren, ziet niets gemeenschappelijks in beide situaties. Dat vergt dan van u in iedere situatie een lange leerperiode. Als de klant dat gaarne betaalt en u vindt het niet erg om wat dom bezig te zijn, ach waarom niet?

In het begin van mijn verhaal heb ik echter een structurelere benadering gesuggereerd. Hoewel situaties complex (kunnen) zijn, heeft u er toch houvast aan.

Ik stel voor dat u het gebied waarop u aandacht moet richten zo ruim mogelijk opvat. Daarom praat ik ook steeds over zoiets algemeens als processen of situaties. Ik denk dat de term organisatie inmiddels teveel geassocieerd wordt met iets dat enge grenzen heeft. Bijvoorbeeld een gebouw met medewerkers waarop of, beter gezegd, waarin zgn buitenstaanders absoluut geen zicht hebben. Dit enge begrip van organisatie wordt overigens versterkt door hedendaagse architectuur. De tegenstrijdige boodschap bestaat eruit dat weliswaar veel glas (= uitnodiging) als gevelmateriaal toegepast wordt, maar van het spiegelende soort (= afwering). Vreselijk. Rondom de evenzo vage begrippen situatie en proces staan nog niet zulke dichte muren.

van mensen naar hun belangen

Om te beginnen kunt u volgens het verruimde perspectief nagaan wie, dat wil zeggen welke mensen en al dan niet gegroepeerd, bij het proces betrokken zijn. Volgens een ruime opvatting zijn dat er vaak véél meer dan vermoed. De volgende stap is om belangen van die betrokkenen te formuleren. Concreet: wie hebben er belang(en) bij de afgifte van parkeervergunningen? Idem bij besturing van een kerncentrale? Vergeet vooral uw eigen belang niet!

Uw behandeling van deze vragen vergt behoorlijk maatschappelijk overzicht. Als u uitsluitend aan uw opdrachtgever en/of uzelf denkt schiet u tekort. Dat is voor het proces van parkeervergunningen niet noodlottig (hoewel?), maar kan dat rondom een kerncentrale gauw zijn als er iets mis gaat. Iedereen is dus reëel betrokken die zelfs maar eventueel met gevolgen te maken kàn krijgen. Want als dat gebeurt, volgt hun aanspraak die met verantwoording of eventueel zelfs schadeloosstelling (als dat nog kan) beantwoord moet worden. Dat hoort tegenwoordig allemaal tot maatschappelijk verkeer.

van voorbeelden naar abstractie

Het gaat er niet om de voorbeelden uit te pluizen. Ik heb ze ook maar simpel voor contrast gekozen. Wat u nu weet, is dat beide processen mensen met hun belangen (kunnen) raken en dat sommige van die belangen (eventueel) informatie vereisen. Welke belangen dat voor een specifiek proces zijn, is a priori open. We kunnen ze slechts voor concrete gevallen inventariseren, zoals voor de parkeervergunningen en de kerncentrale.

Voor de meeste overheidsprocessen tellen de volgende belangen:

- bedrijfsvoering, dat wil zeggen je dagelijkse werk kunnen doen
- verantwoording, zonodig in allerlei soorten en maten van interne financiële tot externe milieuverantwoording enzovoort
- in- en voorlichten van derden, dat hier gemakshalve voor een apart belang staat omdat het de aandacht nogeens extra op de zgn buitenstaanders vestigt
- later historisch onderzoek, welk belang voor de overheid zelfs wettelijk (in de Archiefwet) vastgelegd is.

belangen en informatie

Laten we het voor onze twee voorbeelden op deze belangen houden. Dan kunnen we voor elk van beide processen iets zeggen over de informatieverzameling die ten behoeve van een bepaald belang bijgehouden (of juist vernietigd!) moet worden. Ik noem zo'n aparte informatieverzameling, die bij precies één belang past, een logische verzameling. U begrijpt dat voor een fysieke architectuur van informatievoorziening later een vertaalslag van die logische naar, precies, fysieke verzamelingen nodig is.

U kunt zich voorstellen dat allerlei informatie nodig is om parkeervergunningen aan aanvragers af te geven. Dat is dus informatie voor (het belang van) de bedrijfsvoering. Die informatie behoeven we waarschijnlijk slechts een korte periode te bewaren. Daarbij worden aan beveiliging geen hoge gesteld. Voor dit proces is vervolgens, laten we aannemen, de behoefte aan verantwoordingsinformatie minimaal vergeleken met de bedrijfsvoeringsinformatie. Uiteraard is er overlap van deze logische verzamelingen. De informatieverzameling voor het in- en voorlichten van derden (over parkeervergunningen op marktdag) valt geheel binnen die voor bedrijfsvoering. Stel dat de eraan te stellen eisen daarmee overeenstemmen. Dan is er later historisch onderzoek. We denken niet dat ooit een historicus in deze afgifte van parkeervergunningen geïnteresseerd is, en als dat al zo zou zijn dan vinden we niet dat het bewaren van informatie daarvoor ons nù geld zou mogen kosten. Dus is daarvoor geen logische informatieverzameling nodig.

Het proces van besturing van de kerncentrale geeft een totaal ànder beeld van verhoudingen te zien. Wij behoeven de voorbeelden daarvoor niet verder uit te diepen.

In het geval van de kerncentrale overlappen de logische informatieverzamelingen voor bedrijfsvoering en verantwoording elkaar, zeg maar, geheel. De verzameling voor verantwoording is zelfs groter met een hele lange bewaartermijn. Omdat we nù oordelen dat latere generaties beslist geïnteresseerd zullen zijn in onze omgang met deze vorm van energie-opwekking, vinden we het noodzakelijk veel informatie voor historisch onderzoek op te slaan. (Het is misschien een troost dat opslag van informatie minder problematisch is dan opslag van kernafval.) Rondom in- en voorlichten worden belangentegenstellingen zichtbaar, zoals die thans ervaren worden. De beheerder van de kerncentrale is wellicht defensief ingesteld en vindt voorlichting over details dan maar lastig. Wat we populair nog actiegroepen kunnen noemen, denken daar (evenals over verantwoording) ànders over. Zij wensen zonodig de meest gedetailleerde inlichtingen over de toestand de kerncentrale en de plannen voor de toekomst. Met wat fantasie en maatschappelijk besef kunt u zich dat allemaal voorstellen. U moet het vooral ook aan betrokken zèlf vragen.

variëteit en modulariteit

U ziet dat, dankzij toepassing van enkele abstracte begrippen en het zoeken naar concrete invulling, situaties/processen als rijk geschakeerd herkenbaar zijn. De variëteit in oa informatievoorziening blijkt terecht groot. Zegt dit iets over verschillen tussen mikgetallen? En dan laat ik hier de mogelijke vertaalslagen van de logische naar één of meer fysieke informatieverzamelingen nog buiten beschouwing.6

U kijkt via abstractie naar variëteit, en zonodig omgekeerd, op een manier naar situaties die bijdraagt aan reële toetsing en advisering. Over het genoemde dilemma valt nu kortweg te zeggen dat het oplost door de expliciete aandacht voor belangen.

Mijn boodschap is dat overzicht over de enorme variëteit van situaties/processen en vervolgens de noodzakelijke flexibiliteit, bijvoorbeeld van informatievoorziening, voor iedere situatie/proces slechts praktisch haalbaar is door het denken en werken met bouwstenen. Dat heet modulariteit. Ik noemde dit woord reeds eerder.

Modulariteit is ook de enige manier om een complexe situatie maximaal controleerbaar te krijgen en te houden. Omtrent de werking van een afzonderlijke, kleine module kunnen we dan tamelijk veel zekerheid verkrijgen. Dat is in de praktijk ons enige houvast om samenspel van modules te doorgronden en er een gekwalificeerde uitspraak over te kunnen doen. Wij weten via afzonderlijke bomen (lees hier: modulen) iets over het bos, maar inderdaad niet alles. Het bos als eenheid is echter door zijn complexiteit geen levensvatbaar onderwerp voor controleerbaarheid. Ik zeg hierbij dat dit idee van modulariteit en samenhang overeenstemt met de beginselen van zgn objectgerichtheid voor de ontwikkeling van informatievoorziening. Het is spijtig dat de term object tegenwoordig misbruikt wordt voor alles wat leveranciers als modern en 'in' willen slijten. Terzijde merk ik op dat controleerbaarheid en de keuze van objecten (lees hier omgekeerd wederom: modulen) alles met elkaar te maken hebben. Ik zou er als ontwerper graag uitvoerig op door gaan. De oneindige lijn moet ik echter èrgens afbreken. Dit is weer zo'n dilemma dat iedere integere ontwerper ervaart. Met mijn boek Aspecten en Fasen wil juist door de omvang ervan duidelijk maken dat volledigheid (van informatie) een illusie is.

eindelijk de ondertitel

Via modulariteit kom ik voor informatievoorziening eindelijk op een benadering die de ondertitel van mijn voordracht aankondigt. Dat is scheiding van registratie en rapportage. Deze scheiding volgt onlosmakelijk uit de grotere (mate van) modulariteit die op haar beurt antwoord is op de behoefte aan flexibliteit die op haar beurt ... complexiteit, dynamiek, belangen, samenleving, mensen. Alles hangt met elkaar samen als ... aspecten en fasen.

De modules die een verstandige adviseur voor informatievoorziening ontwerpt, zijn allereerst modules om informatie in op te slaan. Het zijn, zoals ik steeds zeg, informatieverzamelingen. Daar staan uiteindelijke rapportages zoveel mogelijk los van. Als u zo ontwerpt, weet u de eigenschappen van de nieuwe automatiseringsmiddelen optimaal voor flexibiliteit te benutten. Het zijn de aanwezige relaties tussen opgeslagen informatie waardoor naar behoefte gerapporteerd kan worden. Dat heet in bibliotheektermen overigens postcoördinatie. Zodra dergelijke relaties onafhankelijk aangebracht danwel aangepast kunnen worden, kunnen nieuwe rapportages voor veranderde omstandigheden geleverd worden. Daarvoor hoeven de modulen als informatieverzamelingen meestal helemaal niet te veranderen.

Een voorwaarde voor dit aanpassingsvermogen is uiteraard standaardisatie. De informatie in uiteenlopende modulen moet voor rapportages beschikbaar zijn en blijven. Dat vereist standaardisatie van minimaal de programmatuur die informatie overal vandaan selecteert. En heel praktisch betekent deze eis, tenminste in afwachting van de zgn open systemen, verdergaande standaardisatie zonodig tot en met merk en type computerapparatuur.

plaats verwisselen

Neem als voorbeeld van flexibiliteit, en wat de scheiding van registratie en rapportage daarvoor betekent, een proces van personeelsvoorziening in de rijksdienst. Ik heb het bij deze gelegenheid uiteraard over het financiële aspect.

U begrijpt dat begrotingstoewijzingen om voor de korte termijn de eigen medewerkers salaris te betalen volgen uit het bestand vaste aanstellingen. Indien u dat wèrkelijk begrijpt laat modellering volgens relationeel boekhouden zien dat de overeenkomstige registers van plaats moeten wisselen. Dat kan door uitsluitend de relaties ertussen aan te passen. De oorspronkelijke registratie van transacties blijft onverminderd geldig. Dit is een kunststukje van aanpassing in een complexe, veranderende wereld.

overal relaties

Eerder heb ik gesuggereerd dat boekhoudkundige methoden weliswaar een ontwikkeling doorgemaakt hebben, maar dat deze vooral gericht was op interne beheersing (zgn integriteit) van de informatieverzameling als zodanig. Het verband met de werkelijkheid van processen, nota bene de integratie, bleef meestal enkelvoudig, dat wil zeggen afgeleid van wat (ooit) als de belangrijkste informatiebehoefte gedacht was. In een handmatige administratie van enige omvang waren door de traditionele methoden àndere rapportages praktisch ònmogelijk te leveren.

Met het juiste gereedschap voor postcoördinatie laat zich thans fundamentelere modulariteit voor informatievoorziening praktisch toepassen. Wat objectgerichtheid heet komt, mits goed bedoeld, op hetzelfde neer. Zo'n relationele methode kan veel nauwere samenhang met processen vertonen. Zij kan er zelfs duidelijker dan ooit een integrerend aspect van uitmaken.

Hierboven is reeds gewezen op de mogelijkheid om voor informatie over voorbereidende activiteiten àndere registers in te richten dan voor informatie over uitvoerende activiteiten. In termen financieel beheer is hiermee sprake voorcalculatie, respectievelijk nacalculatie. Degelijke schattingen/berekeningen gebeuren tijdens afwijkende, kenmerkende fasen in een proces. Dankzij relaties kan de aangetekende informatie eenvoudig met elkaar geconfronteerd en in samenhang gerapporteerd worden. Daarbij hoeft het geenszins bij financiële informatie te blijven. Uiteraard niet. Het principe van postcoördinatie is algemeen toepasbaar, met welke informatie dan ook . Zo kunnen desgewenst bij de vergelijking van voor- met nacalculatie allerlei niet-financiële aspecten betrokken worden mits informatie erover in modulen beschikbaar èn bereikbaar is. De bereikbaarheid moet dus middels geschikte relaties gewaarborgd zijn. Het is nu hopelijk eenvoudig denkbaar hoe bijvoorbeeld een mikgetal met informatie uit diverse modulen met diverse soorten informatie berekend kan worden.

verwarring en aanknopingspunten

Uit mijn aanhef bleek reeds dat ik besef een stortvloed van aspecten aan u gepresenteerd te hebben. Dat is zeker verwarrend voor wie zoiets niet gewend is. Ik bedoel met dit brede verhaal, ik zeg het eerlijk, valse schijn te bestrijden. Want als u dacht dat 'overheid' een makkelijk terrein voor toetsing en advisering is, dan had u het mis. Vindt u dat nog steeds? De combinatie van abstractie en praktische toepassing is lastig, en misschien wel heel lastig voor wie een goede registeraccountant is.

Als aanknopingspunten voor onze verdere communicatie besluit ik met enkele bondige reacties op een tekst die u allemaal vertrouwd moet zijn. Professor Bindenga sprak onlangs in Rotterdam in zijn inaugurele rede over een toekomst voor de nederlandse accountancy. Ik heb het bijbehorende boekje gelezen.7 Bindenga zal als part-time wetenschapper zijn tekst ongetwijfeld deels bedoeld hebben als aansporing tot algemene discussie, zeg ook maar tot communicatie. Ik neem zijn uitnodiging gaarne aan.

Mijn kritiek als discussiebijdrage die voor u herkenbaar kan zijn betreft oa dat Bindenga accountancy als een "financieel-economische moederwetenschap" (p 9) ziet. Dit leidt mi tot ongemakkelijke familieverhoudingen omdat voor hem tegelijk "de bedrijfseconomische opleiding als grondslag voor de deskundigheid" (p 23) van de registeraccountant moet blijven gelden. Wie is nu grootouder, ouder of kind? Of verwekken ze elkaar? Het doet er eigenlijk niet toe. Hier is sprake van verwarring over enerzijds, zeg maar, de werkelijkheid en anderzijds de manier om er op afstand iets over te ervaren, dat wil zeggen door middel van informatie.

Dat Bindenga over informatievoorziening schrijft, blijkt uit één van zijn eerste zinnen waarmee hij als het ware een definitie geeft (p 9): "[Accountancy] gaat in principe om alle vraagstukken, die zich richten op het brengen van een structuur in financieel-economische gegevens, die in organisatorische eenheden worden verzameld, vastgelegd en geanalyseerd." Voor dergelijke informatievoorziening pretendeert Bindenga mi met accountancy als moederwetenschap echter teveel, zeker als het om toekomstig moederschap gaat. Mijn kandidaat voor dat primaat is de discipline van bibliotheek & documentatie. Dat kon u reeds opmaken uit het woord postcoördinatie dat ik hierboven liet verschijnen.

Of is deze discussie zinloos omdat Bindenga met accountancy toch iets ànders dan informatievoorziening, zij het van een bijzonder soort, bedoelt?

De verworteling van het accountantsberoep in het maatschappelijk verkeer vind ik sympathiek, zelfs essentieel. Ik trek de grens ruimer dan het financieel-economische (aspect van dat) verkeer. Er is inderdaad een toekomst voor een nieuwe richting in de accountancy. Mijn voorstel verschilt echter nogal van wat Bindenga erover zegt. De wenselijke richting, overigens nederlands of niet, dat doet er niet toe, zie ik in wezenlijke verbreding zodat de registeraccountant helpt àlle relevante belangen te overzien inclusief het zijne. Laat ik deze benadering de leer van de erkende belangen noemen. Daar is meer dan ooit behoefte aan.

Mijn verbreding suggereert zelfs dat er nauwelijks meer afzonderlijke richtingen zijn. Hoe kan de registeraccountant er praktisch en positief aan werken? Zijn positie raakt volgens mij juist sterker dan ooit verankerd in maatschappelijk verkeer, niet zozeer doordat hij "geen hogere verwachtingen mag oproepen dan wordt gerechtvaardigd door de verrichte werkzaamheden" (p 16), maar doordat hij àlle betrokkenen helpt om het problematische van het verschijnsel 'informatie' bloot te leggen. Een filosofischer kijk op informatie brengt iedereen direct bij onvolledigheid en onzekerheid, die wij daardoor eenvoudiger kunnen aanvaarden.

Voor wie informatie altijd klakkeloos een ware en volledige afbeelding van dè werkelijkheid betekent, is deze filosofische grondslag een onmogelijke opgave. Maar handhaving van een geïsoleerd, modern(istisch) specialisme geënt op louter het financiële aspect is op langere termijn überhaupt onmogelijk. Als de nederlandse accountancy dàt als eigen richting inslaat, natuurlijk heel pragmatisch verder afgestemd op beroepsinvloeden uit de Verenigde Staten zoals Bindenga vaststelt, zie ik daar niets in. Er is immers complexiteit genoeg.

Zo laat de tekst van Bindenga zich hier en daar kritisch lezen, zodat we opbouwend verder (zouden) kunnen komen. Verheugd ben ik omdat hij, wat hij blijkbaar reeds in 1974 deed, over tweeledig monisme spreekt. Dat is verheugend omdat er zich ook voor boekhouden een stap in de richting van wat ik noem scheiding van registratie en rapportage in laat herkennen. Bindenga geeft reeds duidelijk aan dat rapportages in soms zeer diverse informatiebehoeften moeten voorzien. Zijn oriëntatie blijft echter traditioneel. Dit leidt ik af van zijn boekhoudkundige vertaalslag waarmee hij de antwoorden op zijn tweeledige vragen helaas vooral in termen van registratietechniek uitwerkt. Dit blijkt uit zijn voorbeelden op p 39 ev van zijn gepubliceerde rede. Daar moeten steeds bijzondere boekhoudkundige rekeningen waarborgen dat het evenzo bijzondere rapport kan verschijnen. Mijn radicalere methode laat het verband tussen enerzijds rekeningen voor registratie, anderzijds latere rapportages zoveel mogelijk lòs. Met relationeel boekhouden kan eenvoudig voorzien worden in oa wat Bindenga met zijn tweeledig monisme wil. In mijn boek Aspecten en Fasen heb ik het algemener over pluralisme. Om nog even iets te noemen, ik beschouw pluralisme als reëlere opzet voor financieel beheer bij de rijksheid dan het dualisme van het verplichtingen-kasstelsel. Dit laatste is nu voorschrift conform de zgn vierde wijziging van de Comptabiliteitswet 1976.

Door scheiding van registratie en rapportage kunnen allerlei indelingen vervallen die in moeizame handmatige praktijk van informatievoorziening hun waarde zeker hadden. Wat is bijvoorbeeld management accounting nog? Er zijn hoogstens bepaalde rapporten voor management. Wat is management trouwens? De informatie kan rustig uit dezelfde verzameling(en) geput worden als waaruit andere (belangen)groepen bediend worden.

systeembenadering en integratie

De tekst van Bindenga is uiteraard maar weer een voorbeeld. Het gaat uiteindelijk helemaal niet om mijn specifieke kritiek op wat hij zegt, en vervolgens op wat er in dit verhaal allemaal niet klopt enzovoort.

Uzelf kunt op wat u nu van mijn hand gelezen heeft stellig terechte kritiek uitoefenen en dan geef ik u gelijk. Om het volgende te ontkrachten wil ik echter wel eens hele sterke argumenten horen. Volgens mij schrééuwt het accountantsberoep om een creatieve systeembenadering, dus wèg van één verbijzonderd aspect. En dan telt evenmin onderscheid tussen zoiets als overheid en zoiets als bedrijfsleven. Dat is mijn stellige indruk en tegelijk advies voor een levensvatbare toekomst. Integratie is een wezenlijke taak om maatschappelijk verkeer te verbeteren. Dat zijn de hoofdlijnen. Ook voor een toekomst van registeraccountants.

noten

1. Deze tekst is ontstaan uit een schets voor een voordracht, onder de titel 'Aspecten en Fasen' gehouden voor vennoten en medewerkers van Moret Ernst & Young op maandag 9 december 1991 tijdens een intern seminar over de rijksoverheid. Ik bedank drs R. Toppen ra, vennoot, die mij als spreker uitnodigde en ter voorbereiding voorzag van passende wenken. Voor die voordracht èn deze tekst ben ik uiteraard zèlf verantwoordelijk.

2. Samen met G. Budel en J.C.W. Hendriks, verschenen in het tijdschrift Informatie, jaargang 33, 1991, nr 9.

3. Over de opbouw van infrastructuur voor geautomatiseerde informatievoorziening gedurende zo'n zes jaren, en vooral over de strategische uitgangspunten daarvoor, bij het ministerie schreef ik Het Experiment Buitenlandse Zaken (Information Dynamics, 1991).

4. Mijn eerste publicatie erover was 'Het Nieuwe Boekhouden: actualiteit en betrouwbaarheid van financiële informatie' in: Bestuur, Maandblad voor Overheidskunde, jaargang 4, nummer 11, 1985.

5. Aspecten en Fasen: aantekeningen over relationeel boekhouden, organisatorische informatievoorziening, verandering enzovoort en omgekeerd (Information Dynamics, 1991).

6. Meer hierover staat in het boek Omslag in Opslag (1991) dat ik in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken (tevens de uitgever) samenstelde. Dat was als presentatie van een nieuwe beleidsvisie waarmee dat ministerie archiefbeheer formeel verklaart tot geïntegreerd onderdeel van informatievoorziening in het algemeen. Het desbetreffende project archiefbeheer stond onder leiding van P.M.H. Waters van genoemd minsterie.

7. Een toekomst voor de Nederlandse accountancy, prof. dr A.J. Bindenga (Samsom, 1991).