Opslag en vernietiging van informatie

Pieter Wisse

In menselijk gevoel doet afscheid pijn. Ons verdriet is groter, naarmate afscheid definitiever is. Dat overkomt iedereen met mede-mensen, met zijn kanarie, schone lucht enzovoort.

Er zijn mensen die lijden wanneer informatie onherroepelijk verloren is. Hun schrik begint reeds door dreiging met vernietiging. Dat is precies wat er gebeurde toen zij hoorden dat zo'n 95% van de verzamelde overheidsinformatie definitief vernietigd zou moeten worden. De algemene rijksarchivaris had een knuppel in een hoenderhok geworpen. Vooral historici zagen aantasting van hn belang; is 5% niet onaanvaardbaar weinig voor wetenschappelijk onderzoek?

Dit artikel geeft op deze vraag geen eenduidig, algemeen geldig antwoord. Dat komt omdat zo'n antwoord niet bestaat. Wat volgt, zijn aantekeningen om enkele begrippen te verduidelijken. Dat bevordert voor een specifieke informatieverzameling een expliciete(re) afweging tussen belangen. De verhouding tussen opslag (lees ook: blijvende beschikbaarheid) en definitieve vernietiging moet naar omstandigheden bepaald zijn. Er blijven altijd dilemma's. Maar daarmee valt in redelijkheid tenminste te leven.

 

symposium en publicatie

De directe aanleiding tot dit artikel is het boek BVD-dossiers vernietigd? dat M. Beekhuis en B.G.J. de Graaff samenstelden. Op haar beurt is die publicatie een vervolg op een symposium. En dat wederom ontstond, zoals ik uit de inleiding in het boek begrijp, omdat een historicus schrok van de vernietigende kracht van de 95%-knuppel en meende dat er nog over te praten moest zijn. Dat was de werper uiteraard met hem eens. Zo ongenuanceerd had de algemene rijksarchivaris zijn uitdaging nooit bedoeld.

Het korte boekje, 56 pagina's, bevat vlot geschreven verslagen van de voordrachten en van een daarop gevolgde discussie. Het was blijkbaar de eerste keer dat uiteenlopende belanghebbenden rondom overheidsinformatie in wat groter verband bijeen waren.

Dankzij zijn leesbaarheid maakt het boek herkenbaar dat verdere discussies evenmin tot gemeenschappelijke(re) standpunten gaan leiden. Tenminste, indien er niet fundamenteel aandacht besteed wordt aan enkele begrippen waarover men het om te beginnen al eens kan zijn. Wanneer de (overheids)archivaris en de historicus allebei vanuit eigen vertrekpunten redeneren, kunnen zij nooit ergens samen uitkomen. Hetzelfde geldt voor wie danook die aan een discusie deelneemt. Een ander voorbeeld is een privacy-beschermer; J. Hovast staat ook met een geheel eigen voordracht in de bundel.

Mijn bedoeling is hier om dichterbij n vertrekpunt te komen. Dat lijkt een omweg naar een gemeenschappelijke aankomst, maar is het in werkelijkheid niet. Mijn belang is overigens dat van de archivaris, noch van de historicus. Noch dat van de privacy-beschermer. Ik ben als veranderkundige, zeg maar adviseur, erin ge‹nteresseerd dat er voorwaarden zijn dat directer betrokkenen met hun opvattingen kunnen samenkomen.

 

eenzijdigheden en conflict

In een poging om de weg naar n vertrekpunt te verkennen, concentreer ik mij vooral op de voordrachten die beide samenstellers zlf in BVD-dossiers vernietigd? publiceerden. Dat zijn een historicus een archivaris.

De Graaff heeft mi de schrik goed te pakken. Het eerste hoofdstuk bevat het verslag van zijn voordracht en heet 'De problematiek'. Afgezet tegenover de verdere inhoud blijkt deze titel (U moet bij stellingen zoals deze steeds lezen: mins inziens of, kortweg, mi.) ongelukkig om discussie te bevorderen.

Een vruchtbare discussie begint ermee dat alle deelnemers wederzijds open staan voor invloed en verandering. Vervolgens moeten zij dat beslist volhouden. Ik weet wel dat op zo'n kwestbare opstelling een taboe rust. Maar dat taboe moeten we dus kwijt. Anders is iedere discussie een illussie en blijven deelnemers steken in het elkaar toeroepen van propaganda.

Dat eerste hoofdstuk, dus. De Graaff schrijft helemaal niet over d problematiek. Hij heeft het over 'zijn' schrik. Een juistere titel was daarom zoiets als 'Mijn problematiek' of, nog duidelijker, Mijn belang' geweest.

Hij is historicus en heeft informatie nodig. Die behoefte aan grondstoffen snapt iedereen. Zonder adequate informatie heeft hij geen werk. Hij kan geen produkten leveren.

Grootschalige vernietiging van informatie is voor hem persoonlijk al heel vervelend. Zeker wanneer hij zijn werk plezierig vindt en het gaarne voortzet. Daar kan bijkomen dat resultaten van zijn werk in rele, erkende behoeften voorzien. Naarmate hij dat aannemelijk kan maken, mag hij de titel van zijn voordracht wijzigen. Hij kan het over verschraalde cultuur of modernistische oogkleppen enzovoort, enzovoort hebben. Want, als hij niet kan leveren, hebben (ook) zijn klanten blijkbaar een probleem. Bij dit alles moet steeds helder blijven, en dan mag hij gerust voor het gehele gilde van historici spreken, dat zijn produkten resultaten-van-historisch-onderzoek zijn. Waar het uiteindelijk om gaat zijn de klanten van dergelijke produkten. Zij vormen de eigenlijke belangengroep. De historicus mag zich hoogstens als hun belangenbehartiger ofwel vertegenwoordiger opwerpen.

Dit gepraat over klanten is niet bedoeld om historici extra vrees aan te jagen. Er zijn op universiteiten e.d. al geldstromen genoeg. Het is rondom talloze onderwerpen ondoenlijk om klanten met naam en toenaam te identificeren. En dan is het onmogelijk om gericht geld op te halen.

Juist voor dergelijke anonieme leveranties is er een overheid als waarborgfonds. Waar de commercie niet meer durft, brengen wij vaak als burgers samen de moed op om iets te ondernemen.

Een gegroeide praktijk moet echter regelmatig ter discussie gesteld worden. Hierop mag het algemene mandaat voor onderzoek door professionele historici geen uitzondering zijn. Automatisme in de zin van klakkeloze voortzetting kan immers eenvoudig tot bevoorrechting leiden. Daardoor blijven andere inspanningen, wellicht van maatschappelijk groter belang, kansloos. Zo hoort men weleens over opera-uitvoeringen spreken, en dat subsidies ervoor wel rg hoog zijn en dat maar hl weinig mensen ervan genieten.

Met een 'eed van Herodotes' kan een historicus zich niet boven belangen en hun afweging plaatsen. Wat ik in het algemeen van ge‹soleerde specialisten vind, staat overigens uitvoerig in mijn boek Aspecten en Fasen (Information Dynamics, 1991) vermeld.

Niemand die zichzelf als vertegenwoordiger ziet, mag nalaten steeds weer op zijn relatie met, hoe abstract ook, een belangengroep te wijzen. Als hij dat vergeet, ga ik denken dat hij exclusief zijn eigen belang vertegenwoordigt. Dat mag k, maar dan wil ik dat als zodanig ook kunnen beoordelen. En dan moet ergens een afweging gebeuren.

Een eventueel conflict moet manifest worden. Door bedekte eenzijdigheden kunnen specialisten slechts de schijn van overeenstemming bereiken. 'De' problematiek in het algemeen blijft dan bestaan. Wij zijn door zo'n verkeerde wegwijzer al vaker om de tuin geleid.

Ik vind dus dat het eerste hoofdstuk eenzijdig over het belang van de historicus gaat. Mijn suggestie voor een passender titel luidt, zoals gezegd: Mijn belang. Onder deze noemer is het bijzonder helder. De auteur zegt wat hij wil: zoveel mogelijk informatie. Hij is bang informatie te verliezen. Nogmaals, dat snap ik. Zonder informatie geen betrouwbaar onderzoek enzovoort. Ik kan me zijn probleem, zeg maar rustig zijn dilemma, voorstellen.

 

adhoc grens tussen beleid en zaken

Een discussie stagneert vrijwel nooit omdat mensen zich van hun meningsverschil bewust zijn. Meestal blijven zij praten, maar langs elkaar heen. Hardnekkig houden zij vast aan eigen betekenissen van begrippen.

Het gevaar dreigt dat ook discussies tussen archivaris en historicus eindeloos voortrazen. Ik zie ze in BVD-dossiers vernietigd? bijvoorbeeld de grens tussen algemeen beleid en afzondelijke zaken verschillend begrijpen. Ik waag een poging tot kortsluiting. Voorafgaand merk ik op dat in het kader van het symposium geen sprake was van zaken, maar meer in het bijzonder van personen. Voor een algemeen bruikbaarder begrip hanteer ik zaken ipv personen. Datzelfde doet eigenlijk ook J.J. Buskes wiens voordrachtverslag middenin BVD-dossiers vernietigd? staat. Dat is een eerlijk en nuchter verhaal over de praktijk van informatiebeheer bij een ministerie. Wat Buskes schrijft is gewoon zo, en beveel ik dus ter lezing aan.

Waar iemand die grens tussen beleid en zaken gelegd wil zien, laat zich eenvoudig verklaren. Daarvoor biedt het vertegenwoordigde belang aanknopingspunt. Alvorens daarop door te gaan, vermeld ik echter een overkoepelend begrip. Dat is proces.

Onder de noemer van een proces kunnen zeer in het algemeen allerlei inspanningen gegroepeerd worden. Denk bijvoorbeeld aan het bijdragen aan de veiligheid van de staat. Denk althans aan pogingen daartoe.

Zo'n noemer is voor praktische besturing van allerlei inspanningen meestal t algemeen. Daarom volgt een nadere indeling. Meestal gaat die ervanuit dat volgens expliciete bedoelingen gewerkt wordt. Als onderdeel van het proces moeten die bedoelingen verzonnen worden, en wat daarbij gedacht is moet aangepast blijven. Dit denkwerk heet dan beleid.

Dan komt doe-werk. Uitvoering. Vaak betreffen inspanningen diverse wederpartijen, objecten of wat danook. Hierdoor ontstaan allerlei aparte zaken. Wat overkoepelend een proces heet, kent volgens zo'n indeling dus enerzijds beleid en anderzijds zaken.

Toevoeging van proces als bindend begrip maakt duidelijk dat beleid en zaken elkaar kunnen benvloeden. Het is eigenlijk slechts de vraag: in hoeverre? Daarop valt geen algemeen geldig antwoord te geven. Zelfs voor een bepaald proces is dit meestal a priori onmogelijk. Dan moet letterlijk naar bevind van zaken, dus a posteriori, een grens vastgesteld worden.

De archivaris moet waarborgen dat voldoende informatie bewaard blijft zodat derden later historisch onderzoek kunnen doen. Hij denkt daarbij niet zozeer aan het algemene mandaat waarop een professionele historicus zich gaarne beroept. Waarmee de archivaris slechts expliciet rekening kan houden, is n onderwerp: het proces van de overheidsinstelling in kwestie. Dit is een eerste keuze.

Dat eventuele onderzoek moet dat proces naar zijn aard kunnen reconstrueren, niet naar zijn veelvoud van particuliere details. Hiermee maakt de archivaris een tweede keuze voor het mogelijke onderwerp van de latere onderzoeker. Voil, in beginsel hetzelfde onderscheid tussen beleid en zaken. Naarmate beleid meer door casustiek bepaald wordt, dient de archivaris bijbehorende zaakinformatie qua blijvende opslag over de grens naar beleid te trekken. In het uiterste geval is er n zaak, en is daarmee alles k beleid.

De verwarring die De Graaff zaait, bestaat eruit dat hij weliswaar over beleid en personen (lees dus ook algemener: zaken) schrijft, maar deze begrippen gn inhoud binnen hetzelfde proces geeft. Dit klinkt lastig, en dat is het ook. Helaas blijkt het altijd weer moeilijker om verwarring te neutraliseren dan te zaaien. Ik raad daarom aan de volgende passages enige malen te herlezen.

In termen van zijn eigen proces blijkt deze historicus zelfs nauwelijks belangstelling te tonen voor het beleid in het kader van dat ndere proces. Dit laatste is het proces van die overheidsinstelling waar de archivaris het over heeft. Uitvoering van het beleid van die bewuste instelling leidde tot informatie over personen, zeg maar zaken. Die zaakinformatie vindt de historicus belangwekkend, althans voor zijn onderwerp dat naar zijn aard afwijkt zodra het iets anders is dan weer diezelfde instelling. Het is nu alsof hij zegt: dit zijn ook 'mijn' zaken. In 'mijn' proces en met 'mijn' beleid heb ik diezelfde informatie nodig. Die mag niet vernietigd worden.

Wat deze historicus doet, is binnen een geheel nder proces ook een grens tussen beleid en zaken trekken. Hij is immers niet bezig met geschiedschrijving van de overheidsinstelling in kwestie. Zijn onderzoek betreft blijkbaar zaken waarover oa die instelling informatie zou kunnen beschikken. Afhankelijk van de grens die de archivaris met het oog op het oorspronkelijke proces en eventuele geschiedschrijving drover trekt, blijft voor de historicus die een ndere zaak onderzoekt te veel, te weinig of toevallig precies genoeg informatie bewaard.

Waar het bovenstaande op neerkomt, is dat bij een confrontatie van belangen zonodig verschillende processen en daarvan afgeleide grenzen tussen bijvoorbeeld beleid en zaken blootgelegd moeten worden. De eenzijdige vermelding van eigen belang vind ik zelfs hartverwarmend duidelijk. De, waarschijnlijk overigens onbewust, gezaaide verwarring om dat belang veilig te stellen waardeer ik minder. Waar de historicus, ik zou zeggen, rcht op heeft is dat de belangenafweging tijdig gebeurd. Dat wil zeggen, vrdat de informatie vernietigd is.

 

verschil tussen verzamelen en bewaren

Een redelijk standpunt van de historicus vind ik het volgende. Hij mag zeggen, kijk eens, jullie bewaren daar informatie. Ik weet dat die met ndere bedoelingen dan de mijne verzameld is. Want ik ben jullie instelling als zodanig niet aan het onderzoeken. Maar is er bezwaar tegen als ik diezelfde informatie voor mijn eigen, ndere proces en bijbehorende zaken gebruik?

Zolang andere, zwaarder bevonden belangen door zijn gebruik niet geschaad worden, moet de historicus inderdaad aan het werk kunnen.

Even los van De Graaf ga ik nu een sprong maken. Dit redelijke standpunt van de historicus (waarom heeft hoofdstuk 1 deze titel niet?) is principieel iets anders, dan wanneer die informatie voor dat eigen proces van de historicus a priori verzameld gaat worden. Ik benadruk dat De Graaff dit pertinent niet beweert. Hij beweert echter evenmin het tegenovergestelde. Zo'n ontkenning zou wederom duidelijkheid bevorderen. Via een omweg volgt hier in ieder geval mijn heftige ontkenning.

Ikzelf trek de vraag van een willekeurige historicus even tot in het extreme door. Stel dat hij meegesleept is door zijn onderwerp. Door 'zijn' zaak, dus. Een absolute opvatting zou erop neerkomen dat informatie daadwerkelijk voor later historisch onderzoek verzameld wordt. Let wel, (actief) verzamelen verschilt principieel van (passief) bewaren danwel opslaan. Wat er in geval van actieve verzameling gebeurt, is dat op n of andere manier het heden benvloed wordt om dat later te kunnen reconstrueren. Met andere woorden, de zaak van de overheidsinstelling moet zich naar de zaak van de historicus vormen. Is dat de bedoeling? Of begrijpt iedereen hier het nieuwe dilemma? Orwell hield het in zijn boek 1984 nog op herhaalde verschrijving van informatie over het verleden. Dat gebeurde om het heden te manipuleren. Is er dan nog geschiedenis?

Een absoluut historisch standpunt zou ertoe leiden dat het heden eveneens gemanipuleerd wordt, maar nu om informatie voor toekomstig gebruik te verzekeren. Opmerkelijk genoeg luidt opnieuw de vraag: is er dan nog geschiedenis? In beide gevallen is het gehalte van toekomst en dus steeds het heden twijfelachtig.

De profetie van Orwell is ogenschijnlijk overwonnen. Er is geen muur enzovoort meer. Daarmee kunnen wij ons laten geruststellen. Ach ja, Irak.

Wat ik hier manipulatie van het heden voor toekomstig onderzoek noem, blijkt echter wijd verspreid en toe te nemen. Inmiddels zit onze nieuwsvoorziening grotendeels zo in elkaar. Gebeurtenissen worden gecreerd, louter om er informatie over te verschaffen. Of, bijvoorbeeld in het geval van een vliegtuigkaping, om het effect van informatie erover. Dat blijkt groter dan wat een gebeurtenis znder verslaggeving erover beweegt. In zijn boek The Image (Pelican books, 1963) noemt D.J. Boorstin dat pseudo-events. Hij schreef dertig jaren geleden dus een griezelig actueel boek. Zelfs uit historisch oogpunt zou het weleens beter zijn om uit de modernste geschiedenis zoveel mogelijk persoonsinformatie weg te mikken. Dat is tenminste de indruk die ik vooral uit zijn hoofdstuk 'From Hero to

Celebrity' opdeed. Wat valt er te onderzoeken aan mensen die bekend zijn louter en alleen omdat ze, ...... inderdaad, bekend zijn? Oorspronkelijk in het nederlands verscheen recent De wereld als halve waarheid (BZZT“H, 1991) waarin K.M. Paling zijn onderwerp zelfs als pseudologie ondertiteld. Aan dit absolutisme is De Graaff in zijn voordracht allemaal niet schuldig. Zijn eenzijdige verdediging van het belang van historisch onderzoek verleidt hem echter tot n uitspraak die ik juist een historicus niet vind passen. Ik ga er uitgebreid op in, omdat erdoor duidelijk wordt hoe een discussie kan vastlopen.

Het belang om de persoonlijke levenssfeer te beschermen kan strijdig zijn aan het historische belang om juist bepaalde inlichtingen over een persoon te weten. Dat die privacybescherming op zichzelf, net zoals historisch onderzoek op zichzelf, een volstrekt legitiem belang is, vind ik reeds elementen van een gemeenschappelijk vertrekpunt. Waar het om gaat, is de afweging. Met andere woorden, welk belang weegt in het onderhavige geval zwaarder?

Nu dreigt een historicus het onderspit te delven in de afweging opslaan/vernietigen. Wie weet wat de BVD allemaal aangetekend heeft? Vernietiging is onherroepelijk. Hij kan, als hij hartstochtelijk historicus en dus wat eenzijdig is, natuurlijk geen applaus voor definitief afscheid opbrengen. Ik begrijp zijn verdriet. Maar hij gaat tever om bij zijn dreigende nederlaag de volgende oorzaak te verzinnen: "Recent lijkt er een monsterverbond te bestaan tussen de Tweede kamerfractie van Groen Links en de BVD ...."

Moeten 'redelijke mensen' nu zonder argumenten aannemen dat vernietiging van informatie overeenkomt met radicalisme enzovoort?

Wat deze auteur waarschijnlijk bedoelt, is het volgende. Hij ziet zijn belang bedreigt door organisaties en groeperingen die in zijn ogen altijd afwijkende opvattingen volgen. Nu blijkt de uitkomst van wat deze zijns inziens ongelijke groeperingen e.d. willen, opeens identiek. Weg met persoonsinformatie!

In zoverre gewenste uitkomsten gelijk zijn, mag iemand gerust van parallelle belangen spreken. Ik denk dat De Graaff ze hier niet ten ontechte parallel had kunnen noemen. Maar is er een monsterverbond? Ik versta daaronder een bewuste, uitgesproken maar geheime overeenkomst om het 'slechte' te bereiken. Mijn woordenboek spreekt mij hierin niet tegen.

De term monsterverbond past niet zonder nadere toelichting in een discussie. (Kan iemand natuurlijk zeggen dat nu juist drom bepaalde persoonsdossiers van de BVD bewaard moeten blijven!) Zo'n dogmatische afwijzing telt niet als argument. Sterker nog, zij diskwalificeert. En zij kan als boemerang werken, met alle gevolgen voor stagnatie van de discussie van dien. De uitspraak van De Graaf laat zich door een beledigde partij eenvoudig even ongenuanceerd beantwoorden. Loopt het belang om grondstoffen voor onderzoek te verzekeren niet parallel aan de zucht tot verzamelen ervan? Was er ds een monsterverbond tussen professionele historici en de BVD toen het nog ging om opslag ipv vernietiging van vl persoonsinformatie?

Ik hoop dat propaganda uitblijft. Het is gewoon zo dat mensen recht hebben op een eigen mening. Vertaald naar belangen, zetten zij zich zelden allemaal voor hetzelfde belang in. Groen Links of gn Groen Links, er zijn argumenten vr bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Die moeten zorgvuldig afgewogen worden, oa tegenover argumenten vr andere belangen waaronder historisch onderzoek naar personen en hun allianties. Een gemeenschappelijker vertrekpunt kan zijn dat beide belangenbehartigers menen dat, naarmate iemand zich misdadiger tegenover ons als samenleving gedragen heeft, hij zijn recht op bescherming verliest. Maar of de historicus vervolgens van die persoonsinformatie gebruik van mag maken? Er is toch zoiets als onrechtmatig verkregen bewijs. Ik weet geen antwoord. Dat moet steeds door discussie tussen betrokkenen, in de ruimste zin genomen, ontstaan.

 

kritiek en compliment

Mijn commentaar nav de bijdrage van De Graaff is bijna even lang als dat origineel. Om verder misverstand te vermijden, heb ik fel ingehakt op zijn verdediging. Die rust, geheel onnodig vind ik, op de suggestie van een monsterverbond.

Afgezien hiervan betekent de lengte van mijn commentaar vooral een compliment. Kritiek is slechts mogelijk nadat iemand de moed gehad heeft iets te zeggen. Hopelijk leidt dit artikel op dezelfde manier tot reacties die opbouwend bedoeld zijn.

Mijn kritische opmerkingen hebben niets met een voor mij onbekende persoon te maken, maar alles met informatie die hij voortbracht. Daarin is reeds belang van historisch onderzoek herkenbaar. Zonder bewaring van de bijdrage van De Graaff had ik dit artikel nooit z kunnen schrijven. Hieruit moge blijken dat zijn belang mij sympathiek is. Maar dat is, zoals uit het bovenstaande k moet blijken, dat belang van bescherming van de persoonlijke levenssfeer eveneens.

Vooral het privacy-belang en het belang van later historisch onderzoek zijn in BVD-dossiers vernietigd? eenzijdig gepresenteerd. De kans om daarop kritiek uit te oefenen is waarschijnlijk geboden door de opzet van het voorafgaande symposium. De voordrachten waren bedoeld om discussie uit te lokken. Dat volgehouden eenzijdigheden discussies juist frustreren, heb eerder gezegd. Ik blijf daarbij.

Nu was dit het eerste symposium van zijn soort; onzekerheid van onwennigheid vertaalde zich blijkbaar in eenzijdigheid. Het gevaar bestaat dat kennismaking dan meteen afscheid is. Als er nogeens zo'n symposium of iets dergelijks komt, en het lijkt hard nodig, zou verkenning van een gemeenschappelijk vertrekpunt het expliciete thema moeten zijn. Dan kan afweging van belangen pas beginnen.

Een concrete keuze is slechts onder concrete omstandigheden mogelijk. Niemand maakt in ons land die keuze alln, als het goed is. Dat doen wij als burgers samen. In de voorlaatste paragraaf van dit artikel staat hierover wat meer vermeld.

 

inleving en verwarring

Het vijfde en laatste verslag van een voordracht in het boek BVD-dossiers vernietigd? is afkomstig van M. Beekhuis. Hij acteert als archivaris.

Mijn commentaar op zijn verhaal kan ik korter weergeven. Dat komt, denk ik, vooral omdat ik deze auteur reeds lang ken. Onder andere hebben wij samen meegewerkt aan het project archiefbeheer. Dat resulteerde in een visie, niet meer op archiefbeheer in het bijzonder, maar op informatievoorziening in het algemeen. De essentie van die visie heb ik in het voorgaande steeds geprobeerd te laten doorklinken. Beekhuis vat in zijn bijdrage die visie nogeens samen.

Altijd staan processen centraal en wie daarbij allemaal betrokken zijn. Dat leidt van betrokkenen naar hun eventuele belangen. Op hun beurt is van erkende belangen afhankelijk of informatie verzameld en vervolgens opgeslagen of juist vernietigd wordt. En hoelang opslag, respectievelijk wanneer vernietiging gebeurt. Voor dit informatiebeheer is dezelfde functionaris verantwoordelijk als voor het gehele proces in kwestie.

Verzamelen en vervolgens opslaan of juist vernietigen van informatie kunnen dus nooit doel op zichzelf zijn. Er moeten n of meer zgn belangen aangewezen n erkend zijn.

Beekhuis noemde zijn voordracht: Het standpunt van de Rijksarchiefdienst. Een contrast met het verhaal van De Graaff is opvallend. Beekhuis beperkt zich juist niet tot zijn eigen belang. Dat is constructief. Hij leeft zich in andere belangen in en werkt aldus a priori aan afweging mee. Want hij weet dat het daarop altijd aankomt. En zo is zijn openstaan voor andere belangen meteen weer gunstig voor het zijne. Verderop staat een citaat van die strekking.

Maar openstaan, wat vaak als kwetsbaarheid uitgelegd wordt, is helaas k verwarrend, als er verder niemand aan meedoet. Wat ik hier doe, is vooral enkele accenten uit het verhaal van Beekhuis versterken. Dan durft een nder misschien wat eerder hetzelfde. Wij zijn het wel eens waar zo ongeveer dat gemeenschappelijke(re) vertrekpunt ligt.

 

grens binnen overheidsproces

Beekhuis houdt consequent vast aan het proces van de overheidsinstelling in kwestie. Wat ik hierboven over proces, beleid en zaken gezegd heb, maakt het hopelijk ook historici gemakkelijker zijn redenering te volgen. Als zij dat kunnen, leren zij dat Beekhuis geen absolute uitspraken doet over wat er aan overheidsinformatie bewaard danwel vernietigd moet worden. Eigenlijk praat hij allereerst over een procedure. Pas daarn meent hij iets zinvols te zeggen over het ene belang dat hij vertegenwoordigt.

Zijn nadruk op de procedure is wezenlijk. Wie hem daarin niet begrijpt, raakt verward. Wie de procedure als gemeenschappelijk vertrekpunt herkend, ziet vervolgens daarin de ruimte om zijn belang redelijk te presenteren. Wat is die procedure?

Er zijn belangen. Als die tegenstrijdig zijn, treedt de formele procedure in werking. Die is helemaal gericht op afweging voor een specifiek proces. Want het mengsel belangen is daarvan afhankelijk. Dan moet ook de uitkomst dat zijn.

Een vernietigingspercentage van 95 is niets meer dan een verwachting, uitgesproken voor het totaal van overheidsinformatie. Daar hoeft niemand van wakker te liggen, zolang hij zijn belang tijdens de procedure voor het specifieke proces redelijk en duidelijk stelt. De kwaliteit van de procedure moet redelijke belangen veilig stellen. Wat het meeste aan die kwaliteit bijdraagt, is stellig een constructieve houding van betrokken belangenvertegenwoordigers.

Iedere procedure is eigelijk opnieuw een discussie. Daarom is overeenstemming over aanvangsbegrippen zo vitaal. Anders komt er geen eind aan of plotseling met een geforceerde beslissing.

Het 'proces' moet altijd het proces van de desbetreffende instelling zijn. Die betekenis is nog het meest stabiel, zodat er andere zinvol mee vergeleken kunnen worden. Onderscheid tussen algemeen beleid en afzonderlijke zaken kan de discussie eventueel helpen. Als dat zo is, geldt de grens vanuit de optiek van het gekozen proces, dus opnieuw vanuit de overheidsinstelling in kwestie. Enzovoort. Dat zijn gewoon afspraken om verder te komen. Juist wanneer gesprekspartners zich eraan houden, wordt de uitkomst van een procedure door overleg bereikt.

 

openbaarheid

Vanuit dezelfde optiek is eveneens de betekenis van het begrip openbaarheid helder. De archivaris beseft blijkbaar dat 'zijn' idee van proces weleens ondenkbaar is voor derden. Allerlei derden kunnen 'hun' processen op hun beurt evenmin a priori uitspellen en overeenkomstige informatiebehoeften aanmelden. Daarom is er als een algemene voorziening: openbaarheid. Als informatie er toch is, mogen derden die gebruiken.

Zo algemeen geldt vervolgens openbaarheid ook weer niet. Er zijn beperkingen. Dat zijn echter uitzonderingen tov openbaarheid als algemeen bedoelde voorziening. Buiten de voor de overheid zlf geldende betekenis van proces e.d. "kunnen bezoekers [(lees: derden)] aan deze archiefbescheiden andere vragen stellen," zegt Beekhuis.

Wat die derden als bezoekers kwalificeert is, en ik pak mijn post-Orwelliaanse terminologie van hierboven even op, dat zij op het heden van overheidsinspanningen geen invloed (mogen) uitoefenen. Zij komen altijd pas achteraf kijken.

Ontkenning van die invloed is misschien wat kras uitgedrukt. Maar het is wel waar het op neerkomt. En het is mi ook wat een historicus uit diepste overtuiging moet accepteren. Anders is re-constructie van verleden onmogelijk en loopt hij in de val van c•nstructie van actuele werkelijkheid. Dit laatste doet natuurlijk in ndere rollen iedereen, maar dat mag nu juist als historicus niet. Volgens Beekhuis is de relatie tussen 'bezoeker' en opgeslagen informatie aldus: "[Zijn] vraagstelling is [....] niet van invloed op het definiren van de te bewaren archiefbescheiden. Zij is slechts een gevolg van het feit dat de archiefbescheiden openbaar zijn. .... De invalshoek van de biograaf is en kan voor de Rijksarchiefdienst [als vertegenwoordiger van het belang van historisch onderzoek naar (de zgn aard van) de overheidsinstelling] geen selectiecriterium zijn."

Onduidelijk vind ik nog dat Beekhuis in de bezoekersvraag een gevolg van openbaarheid ziet. Biedt openbaarheid, algemeen beschouwd, niet veeleer een zekere kans dat een willekeurige vraag een (gedeeltelijk) antwoord krijgt? Mijn sleutelbegrippen in deze vragende hypothese zijn 'kans' en 'willekeurig'. Bij een concrete vraag blijkt of de informatie er (nog) wel is of niet. Zo zijn er ook vragen voor een antwoord waarop nooit informatie verzameld, laat staan opgeslagen werd. Er zijn overal beperkingen aan reconstructie.

Ikzelf schrik van de gedachte aan de mogelijkheid van totale reconstructie; dan zou de tijd absoluut stilstaan.

 

adoptie: een tussenweg

De macht lijkt aan de overheid. Die beschikt, zo lijkt het, eenzijdig welke informatie opgeslagen blijft. Daarmee moet de historicus maar tevreden zijn.

Als het zo zou zijn, hebben historici reden tot schrik en verder. Maar zo is het naar mijn mening niet. En Beekhuis zegt, zoniet het tegendeel, dan toch iets hl anders. Ik vind het standpunt van de Rijksarchiefdienst duidelijk. Steeds moeten erkende belangen beschermd zijn. Dat kunnen principieel belangen overal in het maatschappelijk veld zijn. Dus k belangen buiten de overheidsinstellingen. In de afweging speelt het belang van later historisch onderzoek, als het tenminste aangebracht is, altijd mee. Van het specifieke proces hangt de uitkomst naar opslag, respectievelijk vernietiging af.

De Rijksarchiefdienst vertegenwoordigt het belang van historisch onderzoek, maar met overheidsprocesen als onderwerp. Dit laatste is een beperking waarvan de historicus zich terdege bewust moet zijn. Beekhuis heeft gevoel voor de betrekkelijkheid van zijn positie en schrijft daarom: "[Als vertegenwoordiger van dat ene] heeft de archivaris kennis op het gebied van de overige belangen: kennis welke dient om zijn positie in het krachtenspel van belangen toe te lichten, kennis die hem tot geloofwaardige gesprekspartner maakt ...." Begrip van, openstaan voor ndere belangen dient het eigen belang.

Wat de Rijksarchiefdienst dus niet doet, is informatie verzekeren voor historisch onderzoek naar andere onderwerpen dan vooral de beleidscomponent van overheidsprocessen. Zo dient de historicus het onderscheid tussen beleids- en zaakdossiers te begrijpen. Hij moet vooral tijdig opkomen voor 'zijn' zaken. Als dat ndere zaken zjn dan de oorspronkelijke, is het verhelderend dat verschil erbij te vermelden.

Andere belangen, dan wat historici met hn processen en bijbehorend beleid en zaken willen, kunnen door afweging de overhand krijgen. Ik vind het dan te radicaal om meteen aan vernietiging van de besproken informatie te denken. Er is een tussenweg aanwijsbaar.

In plaats van vernietigd, kan informatie geadopteerd worden. In beginsel kan iedereen of iedere organisatie adopteren, is mijn idee. Daar horen uiteraard passende voorwaarden bij. Historische informatie over aanleg van bruggen komt waarschijnlijk eerder voor adoptie in aanmerking dan persoonsinformatie. Als het om produktie van atoomwapens gaat, bijvoorbeeld, heb ik het liever andersom.

Het is wederom van het oorspronkelijke proces en de aard van de informatie afhankelijk welke belangen, en hoe, tijdens adoptie gewaarborgd moeten zijn. Mits die voorwaarden gecreerd zijn, moet de overheid met adoptie instemmen. Hetzelfde idee kan overigens voor informatie afkomstig van alles en iedereen toegepast worden. En dat gebeurt reeds op grote schaal, zoals ook de Rijksarchiefdienst allerlei priv-archieven van vooraanstaande personen e.d. in beheer heeft.

Een probleem met adoptie is dat de kosten van verdere opslag van informatie ineens apart zichtbaar zijn. Dit is vele onderzoeksinstellingen stellig te veel. Als dat zo blijkt te zijn, laat zich omgekeerd raden hoeveel kosten thans onder andere noemers verstopt blijven. Omdat er ook andere belangen zijn, mag openbaarheid niet misbruikt worden (blijven?) om subsidie te verbergen voor onderzoek naar onderwerpen die bijvoorbeeld historisch gezien niets met het oorspronkelijke proces te maken hebben. Wil iemand die informatie voor 'zijn' proces en zaken veilig stellen, dan behoort hij de rekening ervoor te betalen.

 

mensen onder elkaar

Herhaaldelijk heb ik erop gewezen dat voor de verhouding opslag/vernietiging in het algemeen slechts een procedure kan bestaan. Regels die vooraf k de uitkomst bepalen, zijn onrealistisch. De afweging moet steeds bij omstandigheden, zeg ook bij relevante belangen passen.

Wie maakt die afweging eigenlijk? Dat zijn altijd weer mensen. Hiervoor geldt hetzelfde als voor proces. Voor het gemak kan zo'n begrip gesplitst worden. Vaak vergeten wij echter, over proces gesproken, waarom wij over beleid en zaken praten. Dan lijkt het erop of zij cht gescheiden bestaan. Vervolgens vermoeien wij onszelf met het vaststellen van d grens ertussen; die  is er dus gewoon niet.

Dezelfde val bedreigt het noemen van belangen. Om te beginnen en uiteindelijk zijn wij allemaal mensen. Als grote groep noemen wij onszelf n samenleving. De leden ervan heten burgers. Dat zijn wij dus weer zlf. Om maatschappelijk verkeer tussen al die burgers wat te regelen, bedenken wij diverse rollen. Zo is er een overheid. Daarvan zijn burgers tegelijk eigenaar en klant.

Louter als begrip dient overheid duidelijkheid tussen burgers in hun directe verkeer. Het blijft echter niet bij een abstract begrip. Er zijn instellingen. Daarnaast zijn er allerlei andere organisaties in onze eigen samenleving en daarbuiten. En vanaf dat moment dreigen moeilijkheden. Via instellingen, bedrijven enzovoort kunnen belangen optreden, waarvan de oorspronkelijke burger weinig tot niets begrijpt. In het uiterste geval zitten er ambtenaren, managers en weet ik veel om een tafel te praten. Zij verdedigen allemaal het belang van hn organisatie. Uit het zicht is dan verdwenen dat bijvoorbeeld van de overheid dezelfde burger eigenaar n klant is.

Overal waar ik over belangen schrijf, bedoel ik ze in relatie tot onszelf als mensen. Zodra de afweging tussen organisaties als zodanig gaat, verwacht ik dat de mensen in de knel zitten. Daarom vind ik het verhaal van De Graaff au fond sympathiek. Hij komt persoonlijk voor 'zijn' belang op. Prima. Nog beter is het om minstens het bestaan van andere belangen te erkennen. Met zo'n houding komen wij bij echte mensen terecht. Daarmee valt altijd te praten.

 

visie

Hierboven heb ik al aangeduid dat dit artikel geen op zichzelf staande reactie op zomaar een boek is. Onder leiding van P.M.H. Waters, medewerker van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, was er een project archiefbeheer. In mei 1990 kwam daar een rapport uit voort. Onder de titel Omslag in Opslag stond beschreven dat archiefbeheer nooit als zelfstandig verschijnsel bestaansrecht heeft. Meer in het algemeen is er informatievoorziening. Daarbij moet bewaring inclusief de termijn hoelang, respectievelijk vernietiging inclusief het uiterste tijdstip waarop dat gebeurt afhankelijk zijn van n of meer belangen. Omdat rondom een belang vertegenwoordigers herkenbaar zijn, is vervolgens een discussie over afweging mogelijk. In deze visie staat centraal dat ook belangen van zgn externe betrokkenen erkenning kunnen verwerven. Een erkend belang moet gewaarborgd zijn en blijven. Later historisch onderzoek is n van de denkbare belangen. Er kunnen zoveel andere zijn. Bij voorbaat krijgt geen enkel belang primaat, met dien verstande dat zonder oorspronkelijk proces berhaupt geen belangen knnen bestaan.

Deze visie is dus in genoemd rapport vermeld. Een uitgebreidere presentatie ervan, waarvan het rapport onderdeel is, wordt binnenkort onder dezelfde titel in boekvorm door het Ministerie van Binnenlandse Zaken gepubliceerd. Indien dit artikel Uw belangstelling voor een gemeenschappelijk(er) vertrekpunt voor antwoorden op de vraag naar bewaring danwel vernietiging van informatie gewekt heeft, maakt ik U hierbij gaarne attent op dit boek Omslag in Opslag.

 

Beekhuis, M. en B.G.J. de Graaff (samenstellers), BVD-dossiers vernietigd?, SDU uitgeverij, 1991
Ministerie van Binnenlandse Zaken, Omslag in Opslag, 1991

 

augustus 1991, webeditie 2001.