Dit is een tekstgedeelte uit Omslag in Opslag, in 1991 verschenen als boekuitgave van het ministerie van Binnenlandse Zaken.
Het gebeurt zelden. Dan komt een overtuigend idee, een nieuwe beleidsvisie. Dit overkwam de leden van de stuurgroep archiefbeheer. Wij beseften dat ons oorspronkelijke onderwerp, en dat was dus archiefbeheer, niet levensvatbaar is. Een omslag is nodig. Archiefbeheer kan niet zinvol in afzondering van àndere aspecten van werk en organisatie bestaan. Het ruimere perspectief heet gewoon: informatievoorziening
Dit boek beschrijft die visie. Nieuw is die eigenlijk niet, maar was blijkbaar her en der vergeten. Ook door ons. Daarom zijn deze ideeën over noodzakelijke omslag toch een beetje nieuw. En van alles wat nieuw is, willen mensen eerst meer weten voordat zij dat oppakken. Terecht. Pas daarná beginnen zij eventueel met concrete veranderingen.
Dit boek probeert veranderingsprocessen in de rijksdienst te helpen. Wij gaan daar afscheid nemen van archief zoals dat zich tot afzondering ontwikkeld heeft. Menigeen zal deze visie radicaal vinden. Het zou echter weleens kunnen zijn dat het hoog tijd is om hindernissen te verwijderen. Er zijn onder de noemer van archief verkeerde gewoonten ontstaan die organisatorische processen, en wat mensen eraan kunnen bijdragen, belemmeren. Wat daarin verbetering brengt, is dan nooit dreigend, maar noodzakelijk. Archief kan voortleven als informatievoorziening. Daarnaar gaan we terugkeren. Dàt is de omslag. En die betekent voor menigeen eerder kans dan dreiging.
Voor de rijksoverheid is onze visie niet vrijblijvend. Dit volgt uit het formele karakter van de stuurgroep archiefbeheer. De paradox in de visie benadrukt echter vrijheid. Dat is de vrijheid van eigen verantwoordelijkheid voor informatievoorziening. Die raakt gebonden, waar betrokkenen buiten die eigen organisatie geldige belangen hebben. Waar het om gaat, is die belangen te ontdekken en zonodig waarborgen (lees ook: soms zelfs regels) voor hun behoud te bieden.
Natuurlijk is ook buiten de rijksoverheid iedereen tot en met bedrijfsleven welkom kennis van deze ideeën te nemen. Wij menen dat een omslag in opslag algemeen waardevol is. Het perspectief heet, zoals gezegd, informatievoorziening.
De leden van de stuurgroep hebben de consequentie van hun verruimde standpunt blijmoedig aanvaard. Er is geen stuurgroep archiefbeheer meer. Dit betekent allerminst het einde van veranderingsprocessen. Integendeel. In gewijzigde, toegesneden opzet worden verbeteringen verder gestimuleerd. Zo nam de vaste kern van de projectgroep archiefbeheer o.a. het initiatief tot dit boek. Dat waren P.M.H. Waters, M. Beekhuis en H. Nagelhout. Hun adviseur, P.E. Wisse, stelde de tekst samen. Zij kregen en gebruikten vrijheid om diverse onderwerpen luid en duidelijk in dat toekomstig perspectief te plaatsen. Als ex-voorzitter van wat eens de stuurgroep archiefbeheer was, beveel ik de inhoud van harte aan.
J.J. de Waal
plv. directeur Interbestuurlijke Betrekkingen en Informatievoorziening
september 1991
webeditie 2005, verzorgd door Pieter Wisse