Omslag in (Oog)opslag

belangen rondom archiefbeheer samengevat

Pieter Wisse

Met een oorsprong in de toegepaste archivistiek biedt Omslag in Opslag een synthese. Vanuit een maatschappelijke kijk op verantwoording, en met organisatie- en bedrijfskundige principes, krijgt ook archiefbeheer een eenduidige rol in — een integrale opvatting over — informatievoorziening.

Met de naam 'Omslag in Opslag' presenteerde het Ministerie van Binnenlandse Zaken in samenwerking met de Rijksarchiefdienst in 1991 nieuw beleid voor archiefbeheer.

Dankzij Omslag in Opslag als methode laat archiefbeheer zich (her)integreren in de totale informatievoorziening. Het kernbegrip daarvoor luidt: belang. Voor informatie, en dus voor de omgang ermee (lees ook: voor informatiemanagement), moeten altijd één of meer belangen expliciet aanwijsbaar zijn. Een belang bepaalt of en, zo ja, wanneer informatie geregistreerd moet zijn, blijven danwel verwijderd moet zijn.

Voor elk zgn belang geldt een bijbehorende informatieverzameling. Dat heet allereerst een logische verzameling. De reden voor deze toevoeging is dat de logische informatieverzamelingen voor uiteenlopende belangen desondanks kunnen — en meestal daadwerkelijk — overlappen. Het logische beeld conform belangen is daarom — vrijwel altijd — ongeschikt als bestek voor de feitelijke inrichting van de informatievoorziening. Dat vergt een vertaalslag, te weten van logische naar fysieke informatieverzamelingen.

Omslag in Opslag bevat geen voorschriften voor die vertaling, laat staan voor het resultaat in termen van concrete fysieke informatieverzamelingen (zoals — de gegroeide praktijk volgens — het traditionele archiefbeheer dat wèl vergaand deed). Als principe geldt dat het mengsel belangen, inclusief hun 'gewichten,' varieert al naar gelang de bestuurlijke situatie. Dit schept ruimte voor pluriformiteit in inrichting.

Wat in dergelijke situaties doorgaans als belang in aanmerking komt, geeft Omslag in Opslag wel aan:

- de primaire taakdimensie (bedrijfsvoering)
- verantwoording
- in- en voorlichting
- historisch onderzoek.

Omslag in Opslag beschouwt elke organisatie per definitie als een taakorganisatie. Uitgaande van haar taken heeft elke organisatie met de opgesomde belangen dus een concreet begin voor de inventarisatie van de logische informatieverzamelingen.

Omslag in Opslag is ontwikkeld voor de Nederlandse Rijksdienst. De benadering is echter algemeen bruikbaar, dwz voor elke organisatie-eenheid op elke schaal in iedere sector. De noodzaak voor expliciete erkenning van belangen geldt in de praktijk vooral voor wat complexe organisaties heten. Dat spreekt eigen vanzelf, want aan organisatorische complexiteit ligt meestal een configuratie van belangen ten grondslag.

Stel, er zijn belangen 1 tot met n. De configuratie van overeenkomstige logische informatieverzamelingen ziet er dan bijvoorbeeld als volgt uit.

De vertaalslag naar fysieke informatieverzamelingen houdt zoal rekening met:

- eliminering van duplicatie
- toegankelijkheid (inclusief toegangssnelheid)
- beveiliging
- vernietiging(stermijn).

Het resultaat is een configuratie van fysieke informatieverzamelingen. Beide configuraties, de logische en de fysieke, zullen voor een complexe organisatie op hoofdlijnen nauwelijks gelijkenis vertonen. Daar volgt de relatie gedetailleerde(re) criteria. Daarmee vormt een deelverzameling fysieke informatie-elementen de 'gewogen afbeelding' van een deelverzameling logische elementen.

 

 

literatuur

Omslag in Opslag, Ministerie van Binnenlandse Zaken, 1991.

 

 

casus

Omslag in Opslag heeft vanaf 1991 verrassend snel verspreiding in het archiefbeheer bij de Nederlandse overheid gevonden. Het handelingsperspectief volgens het PIVOT-programma is mede op Omslag in Opslag gebaseerd.

 

 

Webeditie © 2002.