Naar een visie op archiefbeheer

Pieter Wisse

1.
Door hun handelingen beÔnvloeden mensen elkaar, ook indirect.

2.
Voor bepaalde handelingen kan een mens aansprakelijk gesteld worden, positief of negatief.

Hier staat dus niet: Een mens žs voor bepaalde handelingen aansprakelijk.

Voor handelingen in organisatorisch verband is vaak allereerst die organisatie aanspreekbaar.

3.
Tijdens een handeling wordt aansprakelijkheid soms niet uitputtend afgedaan.

Bij wŤrkelijke consensus is dat wŤl gebeurd.

4.
Daarom moeten bepaalde handelingen ge-re-construeerd kunnen worden.

Reconstructie is zelf overigens weer een handeling.

5.
Voor re-constructie zijn tekens nodig. Daarvan moeten er voldoende toegankelijk zijn zolang aansprakelijkheid aan de orde gesteld kan worden.

6.
Die verzameling tekens heet archief.

 

vragen:
Welke handelingen moeten gereconstrueerd kunnen worden? Welke tekens, en hoelang, moeten daarvoor toegankelijk blijven?

 

Met antwoord op de tweede vraag kan archiefbeheer praktisch geregeld worden. Hiervoor zijn vele varianten mogelijk door het verband met overige informatievoorziening. Een criterium is het aandeel handelingen dat gereconstrueerd moet kunnen worden en/of het aandeel van de oorspronkelijke tekens dat daarvoor toegankelijk moet zijn. Waar berust trouwens (een gedeelte van) de bewijslast?

Voorbeelden zijn er in het vlak van financiŽle informatievoorziening waar de archiefcomponent (zoals hier benoemd) wisselend vertegenwoordigd is. Het zou trouwens duidelijker zijn als zoiets als een boekhouding tot onderdeel van een archief bestempeld wordt. Dan is archief het algemene begrip ter waarborging van reconstructie van bepaalde handelingen.

Het voorontwerp van wet tot herziening van de archiefwet 1962 stelt deze vragen niet. (De maatschappelijke context mag toch niet ontbreken?) De voorgestelde wet lijkt echter goed bruikbaar nadat ze beantwoord zijn in het licht van toespitsing van archief op aansprakelijkheid.

 

 

© 18 juli 1989, webeditie 2002.