Logistieke opties

Pieter Wisse

Wie informatiemodel lineair van logistiek model afleidt, verlamt het vermogen om bedrijfsprocessen te veranderen.

Het klinkt zo logisch. Stap één, definieer het bedrijfsproces. Twee, leidt de informatievoorziening af. Waarom dat zo logisch lijkt? Omdat informatievoorziening de bedrijfsvoering moet ondersteunen, nietwaar? Ja, dat is waar. Het is echter tegelijk ònwaar. Onzin zelfs. De ogenschijnlijke logica ontspoort, want ondersteuning vertegenwoordigt een veel te beperkte opvatting over het belang van informatie.

Schrik niet, maar er is wat gefilosofeer voor nodig om de verhouding tussen bedrijfsproces en informatievoorziening (opnieuw) te verhelderen. Het loont vooral om te onderzoeken welke veronderstellingen zoal gelden, als er sprake is van een bedrijfsproces. Let wel dat juist impliciete ideeën het interessantst zijn. Als het lukt ze (weer) expliciet te krijgen, klaart het gehele referentiekader op. Zo heb ikzelf sterk de indruk dat een bedrijfsproces tegenwoordig altijd een logistiek systeem moet zijn. Ik bedoel, dóór het systeem stroomt 'iets' van begin- tot eindpunt. Teruggeredeneerd vanuit het resultaat krijgt zo'iets' aan de start een identiteit toegekend. Dat is handig. Anders ontbreekt immers een aanknopingspunt voor voortgang. Die identiteit blijft tijdens het proces behouden, maar aan het produkt en/of de dienst in kwestie verandert onderweg vanalles. Wat begint als (n)iets met slechts een nummertje, eindigt via allerlei toevoegingen en transformaties als procesresultaat. Het blijkt daarbij overigens onverschillig of dat resultaat zèlf (deels) uit informatie bestaat. Het huidige referentiekader voor onderzoek naar, inventarisatie van en herontwerp van bedrijfsprocessen is logistiek, punt.

Jammer. Want het probleem is dat proces een overkoepelende benadering suggereert, terwijl logistiek uiteraard slechts een aspect van het totale proces vormt. De onzin is alweer duidelijker herkenbaar als de ontwerpvolgorde als volgt beschreven staat: 1. definieer de logistiek en 2. leidt de informatievoorziening af. Wie zich aan die volgorde houdt, veroordeelt zichzelf tot informatievoorziening die logistiek verankerd blijft. Dit is ook precies de verklaring waarom diverse pakketten voor zgn enterprise resource planning falen, in elk geval als de logistiek moet wijzigen; zij kunnen onmogelijk aan hun beperkte referentiekader ontsnappen. Hun commerciële succes blijft daarom verbluffend, maar dit terzijde.

Wanneer de logistiek van bedrijfsprocessen verandert — en dat lijkt me eerder regel dan uitzondering; sterker nog, daar liggen kansen voor concurrentievoordeel — is de omgekeerde volgorde noodzakelijk. Allereerst is het ontwerp van de informatievoorziening dus aan de orde. Zulke informatievoorziening gaat principieel verder dan ondersteuning. Juist door ermee te beginnen, manifesteert zich de katalyserende rol die informatie kan spelen. En juist omdat informatie onhecht is van fysieke logistiek, zijn uiteenlopende logistieke inrichtingen voorstelbaar. Die ene verschijningsvorm die voor het bedrijfsproces in kwestie gedacht is, moet vanzelfsprekend deel uitmaken van de logistieke potentie van de informatievoorziening. De overgang naar een andere logistieke inrichting blijft echter mogelijk zolang de informatie daarop berekend is. Ontwerpen van informatievoorziening is daarom voor een belangrijk deel een simulatiespel dat de optimale logistieke ruimte verkent. In zoverre is een strikte volgorde in omgekeerde richting ook verkeerd. Informatie en logistiek zijn immers allebei aspecten van bedrijfsprocessen. Een optimaal proces, dat ook nogeens optimaal moet kunnen blijven, vergt ontwerp van informatievoorziening en logistiek in nauwe samenhang. Daarbij is informatievoorziening zeker geen gevolg van logistiek. Informatie, nogmaals, moet daarentegen benut worden als katalysator van relevante logistieke opties.

Het bedrijf dat via informatie-ontwerp anticipeert op logistieke aanpassingen is slagvaardig. Daarvoor is een bewuste strategie nodig, met passende activiteiten. Speel vooral ook met de grenzen van het zgn processysteem. Wat, bijvoorbeeld, dragen klanten bij indien zij een expliciete rol binnen het systeem vervullen in plaats van een impliciete erbuiten? Of, omgekeerd, waarom werken mederwerkers niet thuis in plaats van op kantoor? Welke opties moeten open blijven?

Of de nieuwe investering in flexibiliteit rendeert, is lastig voorspelbaar. Die onzekerheid is natuurlijk wel zo aardig aan de toekomst. Het is ook de reden waarom ontwerpen een vak èn een kunst is. En, nog belangrijker, waarom een opdrachtgever voor nieuwe informatievoorziening een ondernemer moet zijn.