Kengetallen per belang

Pieter Wisse

Informatievoorziening kost geld. Maar welke kosten zijn redelijk? Er is allerwege behoefte aan simpele cijfers voor houvast. Aan kengetallen, dus.

Waarom zijn ze er nog niet? Een heel themanummer van Informatie (november 1992) bood zelfs nog geen uitsluitsel. Blijkbaar is het helemaal niet zo simpel om grote variëteit samen te vatten.

Van organisaties begrijpen wij dat ze er in allerlei soorten en maten zijn. Met informatievoorziening is het heus precies hetzelfde. Over kosten daarvan valt pas reëel iets in concrete gevallen te zeggen. Met andere woorden, elke analyse vergt grondig inzicht en zodoende veel werk. Simpele, algemeen toepasbare kengetallen voor kosten van informatievoorziening zullen er dus nooit komen. Maar zijn er dan helemaal geen hoofdlijnen voor houvast? Ik geef graag een voorzet.1 Helaas is wat inleiding noodzakelijk.

Enkele jaren gelden uitte de Algemene Rekenkamer kritiek op de praktijk van archiefbeheer bij rijksinstellingen. De conclusie van het onderzoek luidde dat regels onvoldoende of zelfs totaal niet nageleefd werden. Met deze kritiek gebeurde er eerst iets voorspelbaars. Het onderwerp 'archiefbeheer' zit mede in de coördinerende portefeuille van de minister van Binnenlandse Zaken. Als reactie ondernam dit ministerie dus een project. Dat is nog precies zoals het hoort. En toen begon het onverwachte, iets verrassends. In plaats van extra regels te bedenken, besloot de projectgroep eens een fundamentele vraag te stellen. Die vraag luidde: Waarom, herhaal, waaròm moet informatie eigenlijk bewaard blijven?

De gedachte achter deze vraag was wèl simpel. Als er geen criteria zijn, waarom dan alle kosten en moeite voor archiefbeheer? De redenering van de projectgroep was dat uitsluitend erkende belangen als criteria kunnen gelden. Als 'belangen bij informatievoorziening' werden voor overheidsorganistaties de volgende kandidaten opgesomd: interne bedrijfsvoering, externe verantwoording, in- en voorlichting aan derden en als vierde belang de openbaarheid op termijn.

Meteen maakte deze indeling in belangen duidelijk welke enorme variëteit bestaat in eisen aan archiefbeheer of, algemener uitgedrukt, aan informatievoorziening. En er kunnen zelfs nog andere belangen spelen, met alle gevolgen voor de variëteit van combinaties. Dus zouden uniforme, gedetailleerde regels niets uithalen. Integendeel, de kwaliteit van archiefbeheer zou voorspelbaar verslechteren en, wat de projectgroep inmiddels consequent niet langer als archiefbeheer in het bijzonder betitelde maar als informatievoorziening in het algemeen, zou meer gaan kosten dan ooit.

De aanbeveling van de projectgroep bleef simpel, en werd zomaar tot nieuw beleid voor de rijksoverheid verklaard.2 Dat beleid is nu formeel: De functionaris die aan een organisatie-eenheid leiding geeft, is eveneens expliciet verantwoordelijk voor de afweging van erkende belangen bij informatievoorziening. Exit verwarring rondom de taak van aparte archivarissen. Hoera. Dat moest voor de rijksoverheid kennelijk eens gezegd worden. Als er voor zo'n lijnfunctionaris al algemeen geldige regels voor bewaren danwel juist voor vernietigen van informatie bestaan, zijn dat regels behorend bij één enkel belang. In een uitzonderlijk geval kan eveneens de afweging in formele regels gevat zijn. Waar dat gebeurt, is die afweging echter slechts voor het ene, aangewezen geval geldig.

Waartoe leidt deze inleiding? Ik meen dat de nuancering in termen van belangen tevens helpt om duidelijker zicht op kosten van informatievoorziening te krijgen. Dat gaat voor àlle organisaties op, niet alleen overheid.

Dan veronderstel ik bij wijze van kostenmodel dat informatievoorziening per belang afzonderlijk ingericht wordt. Want op deze manier kunnen organisaties theoretisch met elkaar vergeleken worden, dat wil zeggen de informatievoorziening voor interne bedrijfsvoering bij de ene organistatie met idem bij een andere organisatie. Dezelfde vergelijking kan gemaakt worden tussen kosten van externe verantwoording, enzovoort.

Dit blijft overigens meestal een theoretische vergelijking. In de praktijk van organisaties is informatievoorziening nooit op één enkel belang gericht, maar dient dezelfde informatievoorziening dikwijls diverse belangen. En ik vind dus dat daarover niets met algemene geldigheid te zeggen is. De informatievoorziening in een praktijksituatie weerspiegelt steeds een uniek mengsel van belangen; alleen wanneer organisaties in dezelfde omvang met hetzelfde mengsel belangen te maken hebben, is vergelijking voor het geheel van de informatievoorziening reëel en zinvol. Trouwens, voor de zeldzame gevallen waar deze aanname geldt, hadden wij allemaal dat natuurlijk al bedacht. De kosten van informatievoorziening bij identieke filialen mogen elkaar nauweljks ontlopen. Logisch.

Zijn wij nu via belangen dichter bij bruikbare kengetallen gekomen? In het korte bestek van deze rubriek kan ik mijn positieve antwoord niet nader toelichten. Ik volsta met de suggestie om van informatievoorziening enkele aspecten te benoemen waarvan wij vervolgens een grof idee van kosten kunnen afleiden. Volgens mij bepalen onder andere de hoeveelheid informatie, de (complexiteit van de) structuur van informatische relaties, de hoeveelheid en complexiteit van informatieverwerkende transacties, de eisen aan reactiesnelheid en de eisen aan continuïteit (duur van de opslag) en beveiliging samen aardig de theoretische kosten van informatievoorziening ten behoeve van een enkel belang in een zekere organisatie. Zodra ik belangen gemengd bekijk, schiet mijn theoretisch vermogen om tot een voorzet voor simpele, overkoepelende kengetallen te komen tekort. Sorry.

1. Zie ook de twee artikelen over 'Informatievoorziening in de rijksdienst' in Informatie (1991/nr 9, resp 1992/nr 11) die ik samen met G. Budel (het eerste) en J.C.W. Hendriks (allebei) schreef.

2. Zie het boek Omslag in Opslag, een uitgave van het Ministerie van Binnenlandse Zaken (1991). Dit riep vooral onder traditionele archivarissen nogal wat controverse op. Dat was ook de bedoeling en daarom aarzel ik niet hier te vermelden dat ik als adviseur en samensteller aan project, respectievelijk boek meegewerkt heb. Op het idee van de belangentheorie als basis voor kengetallen kwam ik pas later.