Interfaces en infrastructuur

Pieter Wisse

Volgens het C/D/F-model bestaat een organisatie uit diverse eenheden. Ondanks accenten op autonomie hebben concern, divisies en filialen met elkaar te maken. GeÔntegreerd opereren houdt interdivisionele communicatie (horizontaal/lateraal) in maar vooral ook communicatie tussen concern en divisies (verticaal). Daarvoor is een infrastructuur (voorwaarden en middelen) inclusief zogenaamde interfaces nodig. Die voor verticale communicatie wordt hier concerninfrastructuur genoemd.

 

 

datacommunicatie

Overdracht van gegevens in electronische vorm heet datacommunicatie. Steeds meer gegevens zijn in die vorm beschikbaar en daarmee groeit de behoefte aan een datacommunicatie-infrastructuur. De concerninfrastructuur voor datacommunicatie omvat meer dan eenvoudige koppelingen (interfaces) van computers. De eenheden van een organisatie gebruiken immers doorgaans een veelvoud aan merken/types apparatuur en programmatuur. Tenminste voor uitvoerinformatie moeten gemeenschappelijke standaarden (voorwaarden) vastgesteld worden evenals middelen gerealiseerd waarmee overdracht van die informatie daadwerkelijk geschiedt. Dit vereist expliciet  informatie)beleid op concernniveau.

 

 

concernbeleid en verticale communicatie

Divisies kunnen voor hun onderlinge datacommunicatie eveneens gebruik (gaan) maken van de concerninfrastructuur. Dat ligt vaak voor de hand. Het concernbeleid richt zich echter nadrukkelijk op verticale in tegenstelling tot horizontale communicatie.

 

 

aanleiding

De behoefte aan voorwaarden en middelen, dat wil zeggen een infrastructuur, voor verticale datacommunicatie vormt dus aanleiding met expliciet informatiebeleid op concernniveau te beginnen. Deze aanleiding verschilt van redenen waarom andere organisaties (meestal eerder) overkoepelend informatiebeleid zijn gaan formuleren. Dat had vaak met financiering te maken. Of de prioriteit moest aan bepaalde projecten toegekend worden, al dan niet in het licht van schaarse middelen. Hier staan duidelijk verticale koppelingen (interfaces), datacommunicatie en een infrastructuur daarvoor voorop. beleidsuitgangspunten interfaces/datacommunicatie Het informatiebeleid op concernniveau kan met uitgangspunten voor interfaces en een (data)communicatie-infrastructuur beginnen:

1. Op wat langere termijn moet informatie in electronische vorm op eenvoudige, directe wijze van de ene naar de andere plaats in het organisatie overgedragen kunnen worden.

2. Voorop staat (voor het concernbeleid) overdracht tussen concern en divisies met hun filialen.

3. Daarvoor is een infrastructuur voor datacommunicatie nodig.

4. In de zin van voorwaarden vergt dat vooral standaardisatie van vorm en inhoud van informatie die overgedragen moet worden. Voor bepaalde informatie bestaan (inter)nationale normen.

5. In de zin van middelen wordt deze infrastructuur zoveel mogelijk volgens internationale normen gestandaardiseerd.

6. Waar mogelijk dienen apparatuur/programmatuur van eenheden gestandaardiseerd te zijn/worden; daardoor kunnen zij middels de infrastructuur 'eenvoudiger' gekoppeld worden.

7. Indien een internationale norm voor bepaalde middelen/functies van datacommunicatie nog niet beschikbaar is, kunnen zogenaamde de facto standaarden benut worden.

8. Alleen in het uiterste geval zullen eigen voorzieningen voor interfaces getroffen worden.

 

 

verdere aanpak

Infrastructuur voor datacommunicatie vormt een belangrijk onderdeel van concern-informatiebeleid. Dit moet echter meer aspecten van informatievoorziening (gaan) bestrijken. Er is vooral een toetsingskader voor de informatieplannen van de eenheden, waaronder het concern zŤlf, nodig. Onderzoek naar en ontwikkeling van dat informatiebeleid voor het concernniveau zijn begonnen. Dat onderzoek draagt vooral het karakter van inventarisatie. Daarover wordt over enkele maanden uitgebreider gerapporteerd.

 

 

toetsingskader

Vooruitlopend op die rapportage zijn, ontleend aan de schets Besluit IVR-1989, hier reeds enkele uitgangspunten vermeld waaraan voor een toetsingskader kan worden gedacht. Zij moeten uiteraard voor het informatiebeleid van het concern bewerkt worden. Daarvoor is het inventariserende onderzoek nodig.

1. Het waarnemen, vastleggen, verzamelen, verwerken, verstrekken en gebruiken van informatie geschiedt uitsluitend voor zover nodig voor de goede vervulling van bepaalde taken, i.e. op een zo 'laag' mogelijk niveau.

2. Informatie over individuele personen, instellingen of zaken (algemeen: objecten) berust op rechtstreeks waarnemen of op inlichtingen van betrokkenen. Voorzover mogelijk wordt informatie verzameld uit basisregistraties.

3. Het verkrijgen van informatie over individuele objecten geschiedt zoveel mogelijk in rechtstreeks contact tussen de verkrijger en de verstrekker, volgens eenvoudige en doorzichtige procedures.

4. Waar mogelijk wordt informatie over individuele objecten verkregen uit een basisregistratie (een informatiesysteem dat op uniforme wijze voor algemeen gebruik wordt bijgehouden).

5. Het leggen van verbanden tussen informatie over individuele objecten in verschillende informatiesystemen geschiedt op een zo laag mogelijk niveau op grond van duidelijke, schriftelijk vastgelegde regels.

6. Het meervoudig vastleggen, verzamelen, verwerken en verstrekken van informatie over individuele objecten wordt zoveel mogelijk vermeden.

7. Informatiebeheer wordt gedecentraliseerd in overeenstemming met de decentralisatie van de uitvoering van taken waarvoor informatie nodig is.

8. Informatiebeheer wordt, voorzover doelmatig, gedeconcentreerd in overeenstemming met de decontratie van taken.

9. Bij decentraal of gedeconcentreerd informatiebeheer berust de verantwoordelijkheid voor het systeembeheer op adequaat centraal niveau.

Enkele van deze uitgangspunten (vooral 4 en ook 6) bevestigen de noodzaak van een infrastructuur voor verticale datacommunicatie, zij het niet expliciet.

 

 

informatie- en systeembeheer

Informatiebeheer en systeembeheer zijn als volgt omschreven. Informatiebeheer is de zorg voor het waarnemen, vastleggen, verzamelen, verstrekken en gebruiken van informatie en voor het exploiteren van een informatiesysteem. Systeembeheer is de zorg voor het tot stand brengen, het invoeren, het in stand houden en het uitbreiden van informatiesystemen waaronder begrepen het opstellen en onderhouden van de procedures voor het informatiebeheer.

Aan deze omschrijvingen kan toegevoegd worden dat een bepaalde mate van centralisatie van systeembeheer altijd nodig is wanneer op uitvoerend niveau informatieuitwisseling geschiedt en/of op hogere niveaus ten behoeve van de besluitvorming behoefte is aan consistente informatie over een groter geheel.

 

 

beheersystemen

Het ziet ernaar uit dat zo'n toetsingskader vooral gevolgen heeft voor de opzet van en organisatie rondom zogenaamde beheersystemen. Dat zijn de informatiesystemen voor personeel, financiŽn en dergelijke. In plaats van routinematige aggregatie is er immers sprake van voorzieningen op zo laag mogelijk niveau. Een conclusie luidt dat gegevens alleen op grond van concrete behoeften uit verschillende bronnen verzameld worden. En daarvoor is een infrastructuur voor (data)communicatie nodig.

 

 

© april 1989, webeditie 2002.