Internationaal/interorganisatorisch berichtenverkeer

(passages uit) definitiestudie van Dis-deelproject Departementen

Pieter Wisse

Inleiding

Het koninkrijk der Nederlanden beschikt over diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen in het buitenland, kortweg posten genoemd. Er zijn bilaterale en multilaterale posten. Die vormen een instrument dat de Nederlandse regering gebruikt om contact om contact met andere regeringen te onderhouden en onderlinge problemen te bespreken.¹
Algemeen gesteld, berust het beheer van posten bij het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). Het zijn echter vertegenwoordigingen van het gehele koninkrijk. Daardoor onderhouden andere ministeries ook contacten met posten.
Op diverse posten hebben andere ministeries hun eigen medewerkers waarmee zij dan (de meeste) berichten uitwisselen. Er geldt dat algemene coördinatie van buitenlands beleid zonodig door tussenkomst en bemiddeling van BZ gewaarborgd blijft.

De communicatie tussen ministeries en posten geschiedt voor een belangrijk deel in de vorm van ‘geschriften.’ Voor verzending op papier bestaat een koeriersdienst: postzakken worden af en aan gereden/gevlogen.
Voor ‘berichten’ met vooral een spoedeisend karakter heeft BZ een telexnetwerk met posten opgezet. Het totale aantal telexberichten is zo’n 600.000 per jaar.
Van dit telexnetwerk maken ook andere ministeries dan wel in het algemeen andere instellingen gebruik. Van die 600.000 zijn er ongeveer 140.000 afkomstig van respectievelijk bestemd voor andere organisaties. Enkele grote ‘klanten’ [zoals het ministerie van Economische Zaken (EZ) en het ministerie van Landbouw en Visserij (LV)] hebben een directe aansluiting op het telexnetwerk dat BZ onderhoudt.

Gelet op de beheerstaak voorziet BZ posten van automatiseringsmiddelen. Daarin zijn steevast middelen voor elektronische post opgenomen. Inmiddels is daarmee ruime ervaring opgedaan. Het grootste deel van het telexverkeer is reeds door elektronische post vervangen. Dit nieuwe hulpmiddel blijkt overigens ook andere verkeersmiddelen, zoals telefoon en papierpost, gedeeltelijk te (kunnen) vervangen. Maar dat geldt het ‘traject’ tussen BZ en posten die met die hulpmiddelen uitgerust zijn. Tussen enerzijds LV en EZ, anderzijds BZ verloopt communicatie van hiervoor bedoelde berichten (nog) per telex. Zie ook figuur 1. Daarvoor noodzakelijke procedures zorgen voor vertraging ten opzichte van de mogelijkheden van elektronische post. Een bericht bestemd voor diverse ontvangers komt als gevolg van uiteenlopende procedures met tussenstations niet overal gelijktijdig aan. Die relatieve vertraging is ongewenst.

Figuur 1.

Een ander probleem is dat andere ministeries hun medewerkers op posten soms van éigen middelen voorzien [hebben]. Die middelen sluiten meestal niet eenvoudig aan op de voorzieningen die BZ voor informatievoorziening en datacommunicatie verspreidt. De eenmalige technische aansluiting is daarbij overigens minder problematisch dan het waarborgen van continuïteit door adequaat beheer. [Daarom voorzien] àndere ministeries hun medewerkers voortaan van dezelfde automatiseringsmiddelen als BZ doet. Hierdoor krijgt die infrastructuur op de posten een geheel uniform karakter.

[In eerste aanleg zijn het] BZ, EZ en LV die ernaar streven dat uitwisseling van (bepaalde) berichten geheel volgens elektronische post kan geschieden. Als project lijkt de samenwerking van de drie departementen in het Dis-programma (Documentaire informatiesystemen) [onder regie van het ministerie van Binnenlandse Zaken] te passen. Dat heeft ertoe geleid dat onder auspiciën van het Dis-programma allereerst een definitiestudie uitgevoerd is. Dit rapport kan beschouwd worden als [een bijna volledige selectie van passages uit] de neerslag van een situatieanalyse en definitiestudie.
Het algemene deel schetst het ruime kader waarin het samenwerkingsproject geplaatst moet worden. Daarvan is het bestaansrecht als onderdeel van het Dis-programma afgeleid. Tevens krijgt normalisatie op het gebied van datacommunicatie aandacht en worden enkele begrippen rond één norm, te weten X.400, beknopt toegelicht. De volgende rapportdelen gaan nadrukkelijk wèl over het samenwerkingsproject zèlf.

 

 

 

1. Informatiebeleid openbare sector

Trend

Mensen met hun hulpmiddelen verrichten werkzaamheden in organisatorisch verband. In verhouding speelt informatie daarbij een steeds belangrijker rol.
De mate van informatieverwerking per bedrijfsproces en de inhoud aan informatie van de resultaten ervan kunnen uiteraard sterk verschillen. Maar de trend van toenemende intensiteit is duidelijk, zeker ook voor de openbare sector.
Er is bij bestuurseenheden dus vaak sprake van informatie-intensieve bedrijfsprocessen en resultaten daarvan. Het verwerken en bewerken van informatie voor beleid en beheer is één van de belangrijkste procestypen bij de overheid. Het merendeel van de instanties in de openbare sector telt dan ook als informatieproducent en –gebruiker.² Die trend wordt versterkt of soms zelfs gevoed door beschikbaarheid van nieuwe hulpmiddelen: informatietechnologie.³

 

 

Informatiebeleid

Voor de openbare sector betekent dit: aandacht voor de gevolgen van informatievoorziening voor de interdepartementale en interbestuurlijke verhoudingen en voor de relatie met de burger en het bedrijfsleven.⁴ Daarom heeft de Tweede Kamer in het vergaderjaar 1987-1988 om een beleidsnotitie over informatievoorziening in de openbare sector gevraagd. Deze beleidsnotitie IOS, ofwel Bios, is op 13 juli 1988 door de minister van Binnenlandse Zaken aangeboden. De inhoud omvat ‘uitgangspunten,’ ‘instrumenten’ en ‘overige maatregelen.’ Voorts zijn onder andere een schets (lees: concept) voor het Besluit Informatievoorziening in de Rijksdienst 1989 (Besluit IVR-1989) en het voortgangsverslag van de Centrale Commissie Overheidsinformatievoorziening (maart 1988) in Bios opgenomen.

 

 

 

2. Autonomie en coördinatie

Voor informatiebeleid (voor de rijksoverheid) is het juiste evenwicht tussen wenselijke coördinatie en reële autonomie nodig. Ieder[e overheidsinstelling] beschouwt [haar] autonomie als uitgangspunt.

 

 

Doelstelling

Alvorens uitgangspunten en instrumenten te noemen, staat in Bios de doelstelling van informatie(voorzienings)beleid bij de overheid vermeld:

Het kabinet streeft naar een situatie waarin alle autonome organisaties in de openbare sector — ieder afzonderlijk, maar ook als totaal — de taken en verantwoordelijkheden, met de door hen gewenste gebruikmaking van informatietechnologie, optimaal kunnen waarmaken.⁵

 

 

Uitgangspunten

Van deze doelstelling zijn twee uitgangspunten voor informatiebeleid in de openbare sector afgeleid:

- bestuurlijke autonomie
- algemene coördinatie.

In absolute zin sluiten autonomie en coördinatie elkaar uit. Dat verklaart de noodzaak van een balans. Dat heet in Bios begrensde autonomie. Want het is evident dat overheidsorganen voortdurend met elkaar te maken hebben. Wanneer dit feit bij de toepassing van informatietechnologie onvoldoende meetelt, gaan over en weer problemen ontstaan. Bestuurlijke autonomie en eigen verantwoordelijkheid staan echter stellig voorop voor de intraorganisatorische informatievoorziening ter ondersteuning van het eigen beleid en beheer.⁶

 

 

Vrijwillige coördinatie

Een [samenwerkings]project [voor uitwisseling van elektronische post tussen drie ministeries] illustreert […] deze verhouding duidelijk. Onafhankelijk van elkaar werken [de] overheidsorganisaties [in kwestie] aan een eigen infrastructuur voor informatievoorziening inclusief interne datacommunicatie. Uit eigener beweging is vervolgens samenwerking ontstaan. Hun taken hebben immers met elkaar te maken. De [onderlinge] berichtenstroom is daarvan niet meer, maar ook niet minder, dan een bewijs. Zonder samenwerking komt ook het eigen gedeelte van de taken in gevaar. Die organisaties zijn dus op zoek naar een evenwicht tussen hun autonomie en (vrijwillige) coördinatie. Dat is in figuur 2 afgebeeld. Het voortgaande evenwicht op de wip bepalen betrokken partijen vooral zèlf.

Figuur 2.

Het tijdstip waarop dit nu gebeurt is interessant. Veel eerder had samenwerking/coördinatie waarschijnlijk geen kans gekregen. De opbouw van eigen infrastructuur nam de aandacht van de diverse organisaties teveel in beslag. Blijkbaar moet ook voor informatievoorziening de infrastructuur op een minimaal niveau zijn gebracht als voorwaarde voor vruchtbare samenwerking in bedoeld spanningsveld.

 

 

Middelen en voorwaarden

Overheidsbemoeienis is feitelijk gedefinieerd door complexiteit. Dat geldt tenminste in de Nederlandse samenleving. Waar uiteenlopende belangen en doelstellingen zijn, heeft de overheid de functie van redelijke verdeling.
Dergelijke complexiteit en bijbehorende interacties tussen bestuurseenheden verhindert uitputtende opsomming a priori van concrete (beleids)terreinen waarop tussen bestuurseenheden gecoördineerd moet worden. Daarbij komt dat interacties voortdurend veranderen. Coördinatie die vóóraf rekening met alle maatschappelijke belangen en doelstellingen houdt, is onmogelijk. Dit verklaart de benadering die overheidsinstellingen meestal (noodgedwongen) voor coördinatie kiezen. Dat is coördinatie volgens middelen en voorwaarden. Er is ‘sturing’ in de vorm van regels. En op het gedrag van bestuurseenheden wordt vooral met financiële middelen getracht invloed uit te oefenen.
Het beleid voor de informatievoorziening in de openbare sector richt zich dienovereenkomstig op voorwaarden en middelen. Ogenschijnlijk zonder verband met maatschappelijke belangen en doelstellingen staat in de beleidsnotitie IOS vooral datacommunicatie als onderwerp van informatiebeleid gepresenteerd. (En dit verklaart wellicht dat de aandacht op politiek en leidinggevend niveau te weinig gericht is op de doelstellingen die met informatietechnologie gediend zijn of op de invloed ervan op de organisatie.⁷) Door de gesignaleerde complexiteit is dit geen tekortkoming van het voorgestelde informatiebeleid. Zolang het ‘middel’ doeltreffend en liefst ook doelmatig werkt, zijn inspanningen nuttig.

 

 

Kosten en baten

Een gevolg van aldus gedefinieerde coördinatie volgens middelen en voorwaarden is dat kosten en baten vaak moeilijk, zelfs onmogelijk te kwantificeren zijn. De relatie met doelstellingen van omvattend beleid is immers indirect. De complexiteit van interacties verhindert eenvoudige toerekening.
Dit verschijnsel kenmerkt ook de samenwerking van [ministeries] op het gebied van de elektronische post. De aanschafkosten van nieuwe middelen zoals computers zijn nog vrij duidelijk aan te geven. Dat blijft overigens ook een benadering omdat dezelfde middelen ook voor andere doeleinden bruikbaar (kunnen) zijn.
Kosten en baten in een ander vlak zoals het organisatorische of het personele gaan tellen. De nieuwe middelen gaan stellig bijvoorbeeld het gedrag van betrokken medewerkers veranderen. Een nauwkeurige voorspelling daarvan is moeilijk. In plaats daarvan moeten zo spoedig mogelijk ervaringen gemeten worden. Voorafgaand aan algemeen gebruik zijn zogenaamde proeftuinen ook nuttig om enige ervaringscijfers over kosten en baten op te doen.
Een complicerende factor wat toerekening van kosten en baten betreft, is dat X.400-voorzieningen slechts een gedeelte van de overdracht verzorgen. Wat hier overige infrastructuur heet, is onmisbaar voor communicatie van ambtenaar van het ene tot ambtenaar van een ander ministerie.
Een voorbeeld van een onvolledig uitgangspunt voor schattingen van kosten en baten is reeds dat aantallen berichten op het telexverkeer (weliswaar uit het nabije verleden) gebaseerd zijn. Maar telex is slechts één van de beschikbare overdrachtsmiddelen. Met toevoeging van elektronische post gaat de verhouding in exploitatie van de diverse soorten middelen veranderen. Daarover kunnen algemene verwachtingen uitgesproken worden. A priori vaststelling van kosten en baten met grote mate van nauwkeurigheid is evenwel een illusie.

 

 

Externe (data)communicatie

Volgens het informatiebeleid voor de openbare sector komt datacommunicatie om twee redenen voor algemene coördinatie in aanmerking. In de eerste plaats omdat datacommunicatie een middel is voor vraagstukken van informatievoorziening die grenzen van organisatie-eenheden overschrijden (bovendepartementaal of interbestuurlijk). Ten tweede geldt datacommunicatie als middel/voorwaarde waarmee met stimulerend beleid kansrijke ontwikkelingen sneller een voor het gehele openbaar bestuur ten dienste staand resultaat haalbaar is.⁸
Datacommunicatie bevindt zich aldus midden in het spanningsveld tussen autonomie en coördinatie. De behoefte aan communicatiemiddelen binnen een bestuurseenheid is groot. En hoewel voor grotere organisaties het ‘volume’ communicatie met de omgeving vrijwel altijd geringer is dan het interne communicatievolume, is die externe communicatie juist van overwegend belang voor het bestaansrecht van een bestuurseenheid. Het is dan de vraag of voor datacommunicatie als hulpmiddel een evenwichtige opzet mogelijk is die recht doet aan interne èn externe behoeften.
Zoals gezegd zijn [samenwerkende] ministeries hiernaar op zoek. Hun uitgangspunt wordt, nogmaals, nadrukkelijk gevormd door de inmiddels gerealiseerde eigen infrastructuur voor informatievoorziening inclusief datacommunicatie.

 

 

 

3. Dis-programma

Deelgebieden

Autonomie en coördinatie zijn uitgangspunten van het informatiebeleid voor de openbare sector. De minister van Binnenlandse Zaken is belast met die algemene coördinatie. Dat is herhaald gesteld in de recente beleidsnotitie Informatievoorziening Openbare Sector (Bios).
Specifiekere coördinatie kan bijvoorbeeld voor ‘deelgebieden’ gelden. Een deelgebied behoeft coördinatie wanneer één minister (de informatievoorziening daaromtrent) niet geheel binnen zijn verantwoordelijkheid kan nemen. De meest betrokken minister is dan coördinerend bewindsman.

 

 

Documentaire informatie(systemen)

De minister van Binnenlandse Zaken is coördinerend bewindsman voor documentaire overheidsinformatievoorziening. Uit dien hoofde is een plan voor Documentaire Informatiesystemen, het Dis-plan, opgesteld. Dat verscheen in 1986. Het doel ervan is mogelijkheden te scheppen voor een eenduidig stelsel van procedures en voorzieningen, zowel voor raadpleging van informatie als voor de overdracht van documenten. Om tot zo’n eenduidig stelsel te komen moeten er ook op organisatorisch gebied veranderingen plaatsvinden. De informatietechnologie zal hierbij de functie van katalysator vervullen, waardoor op korte termijn al een kwaliteitsverbetering bereikbaar is van beheers- en beleidszaken.⁹
Het Dis-plan geeft dus onder meer een visie op realisatie van de informatievoorziening tussen de departementen. Overdracht van documenten en toepassing van informatietechnologie staan immers in de doelstelling vermeld.

 

 

Van plan naar programma

Na het plan is er een programma gekomen. Dit Dis-programma brengt de visie uit het plan een stap dichter naar de praktijk. Het programma concentreert zich daarbij op de elektronische communicatieinfrastructuur tussen departementen. Daartoe zijn hoofdprojecten en vervolgens deelprojecten geïdentificeerd. Daarin staan organisatorische en technische aspecten uitgewerkt.¹⁰
Twee van die hoofdprojecten zijn ‘Standaarden’ en ‘Elektronische Post.’ Die onderwerpen hebben in het interdepartementale vlak veel, zo niet alles, met elkaar te maken. Daarom kunnen, of zelfs moeten, zij geïntegreerd in één of meer deelprojecten tot uitvoering gebracht worden.

 

 

Uitnodiging

In het Dis-programma is ervan afgezien deelprojecten bij voorbaat gedetailleerd te definiëren. Geredeneerd vanuit onmisbare bijdragen is het programma daarentegen uitdrukkelijk als uitnodiging tot samenwerking gepresenteerd.¹¹ Het ademt daarmee de ‘tijdgeest,’ zoals Bios dat ook doet. Op zoek naar passend evenwicht tussen autonomie en coördinatie kan een uitnodiging op meer steun rekenen dan voorschriften.
Drie departementen hebben de uitnodiging herkend en een deelproject Standaardisatie/Elektronische Post ingebracht. Hun experimentele samenwerking op het gebied van datacommunicatie en elektronische post is tenminste voor een definitiestudie als onderdeel van het Dis-programma verdergegaan. Naar de deelnemers is dat vervolgens het (deel)project Departementen gaan heten.
Opname in het Dis-programma betekent dat deelnemers (zonodig) verder dan hun (ogenschijnlijk) directe belang moeten kijken. De noodzaak tot coördinatie gaat voor datacommunicatie in het algemeen immers verder dan deze drie departementen.
In ruil voor deelname aan zo’n experiment met hopelijk ruimere geldigheid of tenminste algemene leereffecten kunnen deelnemers bijdragen in bepaalde kosten ontvangen. Hierover doet dit rapport trouwens geen uitspraak. Dat moet in overleg tussen de sponsor (Dis-programma) en deelnemers gebeuren. Wel levert dit rapport mede materiaal voor dat overleg.

 

 

Verwant deelproject

In het Dis-programma is een ander deelproject geïdentificeerd dat op de onderwerpen standaarden en elektronische post betrekking heeft. Dat is het deelproject Parlement. Daarvoor is inmiddels een definitiestudie voltooid. Er zijn ook al enkele onderzoeksrapporten beschikbaar.
Met dat andere deelproject moeten (tussen)resultaten uitgewisseld worden. Voor het deelproject Departementen is standaardisatie van zogenaamde opmaakinformatie ook belangrijk. De elektronische post wordt immers doorgaans gevoed met teksten die met programmatuur voor geautomatiseerde tekstverwerking opgemaakt zijn. Een ontvangen bericht kan bij voorkeur met eigen voorzieningen voor tekstverwerking verder bewerkt worden.
Het deelproject Parlement is zonder standaardisatie van redelijk uitgebreide opmaakinformatie zelfs onuitvoerbaar. Dat geldt voor het deelproject Departementen niet en dit onderwerp heeft daarom hier een wat lagere prioriteit. Hier staat overdracht zonder menselijke tussenkomst voorop. Maar zoals de doelstellingen van het deelproject Departementen aangeven, menen deelnemers dat op wat langere termijn verdere bewerking volgens uitgebreide opmaakinformatie beslist mogelijk moet zijn.

Het deelproject Departementen kent de volgende doelstellingen met bijbehorende uitgangspunten en (rand)voorwaarden:

- Het gaat erom dat tussen de ministeries van Buitenlandse Zaken, van Economische Zaken en van Landbouw en Visserij berichten volgens elektronische post uitgewisseld kunnen worden;
- Het traject van afzender naar ontvanger moet dan zonder verdere menselijke tussenkomst afgelegd worden;
- Een ontvangen bericht moet desgewenst verder bewerkt kunnen worden. Als gevolg van de overdracht moet daarom de opmaak zo min mogelijk ‘aangetast’ zijn;
- De interne (standaarden voor) automatiseringsmiddelen van de deelnemers staan niet ter discussie;
- Aanvullende middelen voor berichtenverkeer tussen de deelnemers moeten (zoveel mogelijk) op internationale normen gebaseerd zijn;
- Een vruchtbare wisselwerking met het Dis-deelproject Parlement dient nadrukkelijk benut te worden;
- Resultaten van het deelproject Departementen moeten gericht worden op gebruik (in een later stadium) door andere departementen.

De deelprojecten Departementen en Parlement hebben dus veel gemeen. Voor een vruchtbare wisselwerking zijn verderop aanbevelingen vermeld.
Ter illustratie van het nauwe verband staan hieronder de zogenaamde kernactiviteiten van het deelproject Parlement vermeld:

a. Realisatie van een op internationale normen gebaseerde infrastructuur voor datacommunicatie die ervoor dient een aantal departementen via het Rijkscomputercentrum met de computers van het parlement en van de Staatsdrukkerij te verbinden, vice versa;
b. Vaststellen van een standaard-codestelsel voor opmaakinformatie (documentuitwisselingsformaat) dat door alle betrokken organisaties (eventueel via interne conversiemiddelen) gebruikt kan worden. Deze standaard moet zoveel mogelijk op internationale normen gebaseerd zijn;
c. Een aantal experimenten (pilots) om vast te stellen wat de organisatorische gevolgen zijn van elektronische post tussen departementen/organisaties en voor het ontwikkelen van procedures.

Op wat langere termijn is ook het volgende voorzien waarmee het deelproject Parlement overigens nogal brede doelstellingen heeft gekregen:

d. Koppeling tussen middelen voor elektronische post en voor registratuur;
e. Het optisch lezen van documenten die niet in digitale vorm beschikbaar zijn (bijvoorbeeld via de facsimileapparatuur ontvangen berichten).

 

 

 

4. CCOI en datacommunicatie

Adviezen

De Centrale Commissie Overheidsinformatievoorziening (CCOI) adviseert de minister van Binnenlandse Zaken (als algemeen coördinerend bewindsman voor dit onderwerp) over onder meer het algemene beleid voor de overheidsinformatievoorziening. Het werk van de CCOI mag hier niet onvermeld blijven. De adviezen van de commissie werken herkenbaar sterk door in zowel het algemene informatiebeleid voor de openbare sector, als in het Dis-programma in het bijzonder.

 

 

Datacommunicatieplan

De CCOI heeft de opdracht een datacommunicatieplan voor de gehele overheid te maken. In het voortgangsverslag van maart 1988 staat dat het doel dat de commissie met het datacommunicatieplan nastreeft het volgende is: te bevorderen dat beslissingen die heden worden genomen over het opzetten van datacommunicatienetwerken niet in de toekomst communicatie tussen systemen en organisaties binnen de openbare sector zullen belemmeren.
In datzelfde voortgangsverslag staat overigens een opmerking over beheer die welhaast een voorspelling omtrent het deelproject Departementen lijkt. De CCOI verwacht namelijk niet dat een interbestuurlijk/interdepartementaal netwerk een volledig centraal beheerde fysieke infrastructuur wordt.

 

 

Atlas

Voor een uitgewerkt plan voor interbestuurlijke en/of interdepartementale datacommunicatie acht de CCOI het nog te vroeg. In de huidige situatie vindt zij het passender een instrument te ontwerpen dat inzicht verschaft in de complexe wereld van datacommunicatie. Zo’n instrument, een datacommunicatieatlas, kan tevens een methode beschrijven die ondersteuning biedt bij het kiezen van standaarden voor een specifieke situatie. Aan de eerste versie van de atlas wordt gewerkt. Een concept is voor commentaar verspreid.

 

 

Kristallisatiekern

De commissie verwacht dat overheidsorganisaties over en weer interessante systeemonderdelen ter beschikking zullen stellen en gebruiken. Daardoor krijgen de ontwikkelingen op het gebied van datacommunicatie gestalte. De CCOI heeft daarvoor, na de koerswijziging van plan naar atlas, geen concrete voorstellen gedaan.
In genoemde voortgangsrapportage stelt de CCOI dat bij het ontbreken van een sluitend stelsel standaarden het criterium van toekomstvastheid van ontwikkelingen zeer zwaar weegt. Met name het Dis-plan/-programma als ‘kristallisatiekern’ heeft dan tot doel interbestuurlijke respectievelijk interdepartementale datacommunicatie volgens internationale normen mogelijk te maken. Voor toepassing van de norm X.400 heeft een drietal ministeries een uitnodiging tot ‘kristallisatie’ dus begrepen en aanvaard.

 

 

 

5. Communicatie

In de vorige hoofdstukken is de bestuurlijke context van het deelproject Departementen geschetst. Het onderwerp zèlf, elektronische post volgens X.400, past eveneens in het kader van communicatie en bijbehorende normalisatie/standaardisatie. Daarover gaan dit en de volgende twee hoofdstukken uit het algemene deel. Wie met X.400 vertrouwd is, kan meteen hoofdstuk 8 als begin van het tweede deel opslaan.

 

 

Vormen

Menselijke communicatie kent allerlei vormen. De meest natuurlijke vorm is het directe contact. In algemene termen beschikt de ontvanger over directe waarnemingen van het gedrag van de zender. Dit bepaalt de ‘rijkdom’ van deze communicatievorm. Via waarneming maakt de ontvanger niet alleen van het gesproken woord indrukken, maar ook van ander gedrag. Of het gesproken woord blijft zelfs achterwege en wordt aan andere signalen betekenis ontleend.
Directe menselijke communicatie veronderstelt nabijheid van zender en ontvanger. Aan die voorwaarde is vaak niet voldaan. Voor andere situaties kan een andere vorm dienen. Dat komt, weer zeer algemeen gesteld, erop neer dat de zender een ‘artefact’ vervaardigt. Langs enige weg door ruimte en tijd wordt die bij de ontvanger bezorgd waarna waarneming kan geschieden. Die overdracht van signalen is in figuur 3 weergegeven.

Figuur 3.

De vorm van een artefact en de wijze van overdracht hangen nauw samen. Het is daarom niet verwonderlijk dat diverse vormen traditioneel naar bijbehorende overdrachtsmiddelen vernoemd zijn. Dat geldt nog niet voor een kleitablet maar de aanduiding ‘brief’ zegt meer over de verzendingswijze dan over de vorm waarin communicatie ervaren wordt. Een brief wordt door een koerier, door een postbedrijf besteld.

 

 

Papierpost

Een brief is geschreven woord op papier. Of wat ruimer: geschreven symbolen op papier. Want zoiets als een tekening kan onderdeel van een brief zijn.
Alles dat op papier overgedragen wordt, heet hier verder papierpost. Hiermee vallen tevens beleidsnota’s, verslagen, instructies, wetten, regels, voorschriften, allerlei literatuur enzovoort in deze categorie mits zij op papier de ontvanger bereiken.

 

 

Andere vormen

Ook een telex is: geschreven symbolen. Die werden voorheen altijd op papier afgedrukt maar van een telexbericht is tevens weergave mogelijk op een beeldscherm.
Een telexbericht wordt langs een andere weg dan papierpost bezorgd. Bijgevolg heeft die vorm wat andere eigenschappen dan een brief. De bestelling is sneller, maar de verdere ‘rijkdom’ minder omdat telex een zeer beperkt aantal symbolen toestaat.
Facsimile en brief zijn voor de ontvanger en zijn/haar waarneming hetzelfde. Hier is het enige verschil de wijze van overdracht, dat wil zeggen snelheid.
Telefoon is oorspronkelijk gesproken woord, en niet meer dan dat. Maar telefoon als middel is tevens bruikbaar voor overdracht van andere vormen. Dat geldt ook voor radio. Facsimile is aldus een brief die over de telefoon bezorgd wordt.
Allerlei overdrachtsmiddelen zijn dus te combineren, totdat de uiteindelijke artefact bij de ontvanger terecht komt.

 

 

Berichten

De verwarring tussen vorm en overdrachtsmiddel valt goeddeels te vermijden door allereerst een algemene term voor waarneembare onderdelen van communicatie te kiezen. Dat kan ‘bericht’ zijn. Hierdoor is het primaat van inhoudelijke aspecten van communicatie hersteld. De Engelse vertaling ‘message’ staat daarom centraal in de voortgaande normalisatie op het gebied van (data)communicatie.
Als algemene term verdient ‘bericht’ voorkeur boven ‘document.’¹² Dit laatste wekt gauw een associatie met een drager van informatie, i.e. papier. Dat moet juist vermeden worden.

 

 

Elektronische post

Nu is er ook elektronische post. Dat is grofweg een vorm van communicatie waarbij overdracht van een bericht tussen computers geschiedt. Daar kan het overigens bij blijven zodat elektronische post niet noodzakelijkerwijs menselijke communicatie betreft. Hier geldt overigens als uitgangspunt dat deze vorm wèl ten dienste van menselijke communicatie toegepast wordt.
Als vorm van menselijke communicatie omvat elektronische post geschreven symbolen. Dat is eenvoudig begonnen, vergelijkbaar met de mogelijkheden van telex. Door ontwikkelingen wordt de ‘rijkdom’ van een brief nagestreefd. Dan zijn plaatjes enzovoort met elektronische post overdraagbaar. De huidige stand met betrekking tot opmaakinformatie staat dat echter nog niet toe. Dat wordt later nog toegelicht. Stempost kan ook als onderdeel van elektronische post opgevat worden. Dan functioneren computers als antwoordapparaten. Dit onderdeel blijft hier echter buiten beschouwing.

 

 

Store and forward

Computers hebben een geheugen. Daarin kan informatie opgeslagen worden. Deze eigenschap wordt in veel middelen voor informatieoverdracht tussen computers benut. Daarmee blijven die overdrachtsmiddelen nog betrekkelijk eenvoudig.
Het toegepaste principe staat als ‘store and forward’ bekend. Internationale normen zoals X.400 zijn op dit principe gebaseerd. Het komt erop neer dat een bericht steeds op een tussenstation gehergroepeerd wordt. Daarvoor is daar een ‘geheugen’ onmisbaar. Wanneer de volledigheid vastgesteld is, begint overdracht over het volgende deeltraject. Vanwege die tussentijdse controles kan bijvoorbeeld beheer van het netwerk grotendeels door plaatselijke voorzieningen geschieden. Tegelijkertijd behoeven steeds slechts twee naburige (tussen)stations zich actief met overdracht bezig te houden. Zie figuur 4 voor een schets met vier stations op het traject.

Figuur 4.

Het nadeel van deze ‘eenvoud’ is dat interactieve communicatie, in de zin van directe vraag en antwoord, over zo’n netwerk niet mogelijk is.

 

 

Alternatieven

Het is duidelijk dat geen enkele vorm van communicatie van berichten aanspraak op absolute voorkeur kan maken. Daarom moeten verschillende alternatieven beschikbaar zijn. Afhankelijk van omstandigheden volgt dan een specifieke keuze gemaakt.

 

 

 

6. Standaardisatie

Algemeen

Stel, er zijn twee organisaties of zelfs twee organisatieonderdelen. Die eenheden worden hier allereerst geheel onafhankelijk van elkaar voorgesteld. Dat betekent dat zij overal eigen voorzieningen voor treffen. Dat kan variëren van begrippen, taal tot en met automatiseringsmiddelen. Dan is het dus louter toeval wanneer overeenkomstige voorzieningen bestaan. Bij het ontbreken daarvan is communicatie evenwel onmogelijk.
Organisaties, en zeker bestuurseenheden, zijn nader beschouwd allerminst onafhankelijk. Door standaardisatie worden voorzieningen gelijk zodat communicatie wèl mogelijk is. Iedere afhankelijkheid noodzaakt tot communicatie en vereist dus een bijbehorende standaardisatie.
De meest vergaande standaardisatie is gelijkschakeling van àlle voorzieningen in een bepaald vlak. Alle medewerkers moeten bijvoorbeeld een andere taal leren en gaan spreken.
Zulke vergaande standaardisatie is meestal onmogelijk wanneer reeds voorzieningen bestaan. Zo’n verandering wordt als een onaanvaardbare aantasting van autonomie ervaren. Als er nog geen of weinig voorzieningen zijn, is het (nog) betrekkelijk eenvoudig. Bij omstandigheden behoort daarom een reële (mate van) standaardisatie.

 

 

Investeringen en autonomie

De drie departementen hebben inmiddels in (een) infrastructuur voor informatievoorziening inclusief interne datacommunicatie geïnvesteerd. Daarbij gaat het niet alleen om geld. Een beheerorganisatie is moeizaam ontstaan en moet zich verder ontwikkelen. Kennis en vaardigheden van medewerkers door de gehele organisatie zijn geënt op specifieke details. Alledrie hebben zij thans een eigen, vrij vaste koers.
Door dit besef van autonomie, ook in het vlak van (geautomatiseerde) informatievoorziening, is het niet realistisch standaarden voor datacommunicatie diepgaand op de ontwikkelde eigen infrastructuren te laten ingrijpen. Afwijkingen van de inmiddels gevonden koers zijn momenteel (terecht) niet bespreekbaar. Die zouden bereikte resultaten inderdaad in gevaar brengen.

 

 

Normalisatie

Standaardisatie tùssen drie departementen is voor datacommunicatie gelukkig geen uniek en nieuw vraagstuk. De International Telecommunications Union (ITU) is in 1868 opgericht, onder de naam International Telegraphic Bureau. Er was een noodzaak ontstaan voor supranationale coördinatie van nationale ontwikkelingen.
De ITU is thans een instelling van de Verenigde Naties (VN) en aangesloten landen proberen tot normalisatie en vervolgens standaardisatie voor steeds nieuwe hulpmiddelen te komen. Dat gebeurt vooral door de Comité Consultatif International Télégraphique et Téléphonique (CCITT).
De CCITT heeft in het vlak van datacommunicatie reeds een aantal normen bepaald die als standaarden gehanteerd kunnen worden. Er is de zogenaamde V-serie met normen voor informatieoverdracht over telefoonlijnen. De X-serie bevat normen voor netwerken. Zo is DataNet-1 gebaseerd op X.25, de CCITT-norm voor informatieoverdracht over een openbaar netwerk volgende de methode van ‘packet switching.’

 

 

Bescherming van autonomie

Hier is allereerst het karakter van dergelijke normalisatie/standaardisatie van belang. Die bemoeit zich niet met de interne werking en opzet van voorzieningen. Wat ‘naar buiten’ aangeleverd wordt, dient echter aan de gestandaardiseerde specificaties te voldoen. Met die voorspelbare vorm kunnen voorzieningen elders aan de slag, al dan niet na een vertaling volgens eigen opzet en werking. Aldus betekent standaardisatie de minste inbreuk op autonomie. Die realistische opstelling heeft tot ruime verspreiding van vele normen geleid. (En het gevolg op langere termijn is meestal dat ook de interne opzet en werking van voorzieningen langs vrijwillige weg gestandaardiseerd raken.)

Figuur 5.

In figuur 5 is een methode van standaardisatie voor (externe) communicatie afgebeeld.

 

 

Open systemen

De CCITT houdt zich in het bijzonder met datacommunicatie bezig. Naast de ITU met deze commissie is er een andere VN-instelling op het gebied van normalisatie/standaardisatie actief. Dat is de International Standards Organisation (ISO).
De ISO heeft een model opgesteld om fysiek gescheiden ‘systemen’ als het ware als één geheel te beschouwen. Door hun gezamenlijke werking als één geheel zijn die deelsystemen ‘open systemen’ genoemd. Het model heeft de naam Open Systems Interconnection (OSI). Omdat er sprake is van koppeling tussen fysiek gescheiden deelsystemen heeft het OSI-model alles met datacommunicatie te maken.

 

 

Afstemming en X.400

Het OSI-model en de CCITT-normen zijn op elkaar afgestemd. De genoemde norm X.25 komt overeen met nauw omlijnde ‘lagen’ en ‘functies’ in het model.¹³ Er zijn thans echter geen normen beschikbaar voor àlle lagen met hun functies waardoor anderszins verschillende systemen ‘open’ kunnen zijn. Daaraan wordt weliswaar stelselmatig gewerkt, maar vorderingen nemen hun tijd. Dat is begrijpelijk wanneer vergaande autonomie in het internationale vlak voorwaarde is.
In de X-serie van de CCITT is voor verdere functies/lagen inmiddels X.400 vastgesteld. Deze norm is hier belangrijk. Hierdoor is met verschillende (soorten) voorzieningen voor elektronische post een volgende stap mogelijk naar open systemen gezet. De drie departementen hebben dat onderkend en zijn voornemens hun onderlinge datacommunicatie volgens X.400 te realiseren. Het nadeel van verschillende voorzieningen bij de departementen is daarmee niet meer onoverkomelijk voor toepassing van datacommunicatie volgens elektronische post.
Op korte termijn kent X.400 nog tekortkomingen. Opmaakinformatie is met de thans beschikbare X.400-voorzieningen slechts in beperkte mate ‘vertaalbaar’ en overdraagbaar worden. Daarop staat verderop toelichting.

 

 

Alternatieven

Internationale normen zijn niet de enige weg naar standaardisatie. In een markt die door één of slechts enkele aanbieders gedomineerd wordt, gaan zogenaamde de facto standaarden gelden. Met de toepassing van automatiseringsmiddelen in het vlak van datacommunicatie spelen dergelijke standaarden beslist (nog) een belangrijke rol.
Het is voorts denkbaar dat slechts een beperkt bereik voor standaardisatie gezien wordt, waarvoor dan specifieke voorzieningen getroffen worden. Dat valt in kosten en kwaliteit vrijwel altijd tegen. De toekomstvastheid van ‘eigen’ standaarden is evenmin groot. Over andere, gekoppelde voorzieningen bestaat meestal geen (beslissende) invloed. Dit betekent dat ‘eigen’ standaarden intensief onderhouden vergen met wederom gevolgen voor kosten, kwaliteit en dergelijke.

 

 

Principiële keuze

Het ligt principieel voor de hand dat bestuurseenheden zoals departementen internationale normen als standaarden overnemen. Wat eerder onder evenwicht tussen autonomie en coördinatie gezegd is, geldt tevens voor de internationale gemeenschap. Ter bevordering van coördinatie op dat niveau is Nederland bij ITU en ISO aangesloten.
Waar dergelijke normen nog ontbreken kunnen de facto standaarden uitkomst bieden. Die moeten naderhand evenwel door internationale normen vervangen  kunnen worden.
In het vlak van datacommunicatie en open systemen verdienen eigen standaarden vanwege hun problematische karakter géén voorkeur. Het is meestal verstandiger op internationale normen of een voorlopige de facto standaard te wachten.
De drie departementen verwachten met X.400 nu hun onderlinge datacommunicatie verder te verbeteren. Zoals hierboven aangeduid, kennen X.400-voorzieningen echter nog beperkingen wat behoud van (uitgebreide) opmaakinformatie betreft. Een internationale norm hiervoor is de Office Document Architecture (ODA). Thans zijn daarvoor echter nog geen concrete middelen beschikbaar.

 

 

 

7. Enkele X.400-begrippen

Termen voor begrippen

[Verderop] staat globaal beschreven hoe de drie departementen X.400-voorzieningen gaan toepassen. Daar wordt tevens aangegeven welke voorzieningen ontbreken en wat daaraan gedaan kan worden. Er is ook aandacht voor verspreiding van resultaten van dit deelproject. Daarbij zijn termen onvermijdelijk die in de context van de norm X.400 een bepaalde betekenis hebben. In dit hoofdstuk zijn daarom termen voor enkele belangrijke X.400-begrippen algemeen toegelicht.¹⁴ Door de beknopte toelichting zijn nuances uiteraard verloren maar dat is hier geen bezwaar. Voorts is waar mogelijk naast de oorspronkelijk Engelse term een Nederlandse vertaling gegeven.

 

 

Afzenders en ontvangers

De overdracht van een bericht veronderstelt een afzender (originator) en een ontvanger (recipient). Voor wat hun communicatie betreft, gelden afzender en ontvanger als elementen van hetzelfde systeem. Dat heet de message handling environment; zie figuur 6 voor een grove systeemgrens.

Figuur 6.

Afzenders en/of ontvangers zijn trouwens niet per definitie mensen. Een ‘bericht’ kan ook door een machine opgesteld en verzonden zijn dan wel erdoor ontvangen en behandeld worden. Voor een helder beeld verdient het evenwel aanbeveling bij afzenders en ontvangers steeds mensen voor ogen te houden.
Indien afzender en ontvanger in ruimte (en tijd) van elkaar gescheiden zijn, zijn hulpmiddelen voor overdracht en opslag van berichten nodig. X.400 stelt een norm voor middelen voor elektronische post. Concrete producten die daarop gebaseerd zijn, kunnen dan benut worden voor uitwisseling van berichten volgens het principe van ‘store and forward.’
In dit rapport is trouwens steeds over één ontvanger van een bericht gesproken. In werkelijkheid kan een bericht voor diverse ontvangers tegelijk bestemd zijn.

 

 

Omgeving en systeem

De hulpmiddelen in een message handling environment zijn volgens X.400 in een subsysteem gegroepeerd. Dat is het message handling system (MHS). Dit onderscheid tussen omgeving en systeem is vanuit afzenders en ontvangers gezien wat ongelukkig. Het is echter begrijpelijk tegen de achtergrond van de normerende instelling, de CCITT als onderdeel van de ITU. Daarvoor vormen middelen het ‘systeem’ en zijn mensen ‘omgeving.’ Zie figuur 7. Om de balans met behoud van die terminologie enigszins te herstellen staat X.400 hier wel vanuit het gezichtspunt van gebruikers in plaats van overdrachttechniek toegelicht.

Figuur 7.

 

 

Gebruikersmodule

Afzenders en ontvangers als gebruikers staan dus buiten het feitelijke systeem voor berichtenverkeer, het MHS. Die berichten zijn echter van gebruikers afkomstig respectievelijk voor hen bestemd. Dat vergt voorzieningen om de grens tussen gebruikers (omgeving) en het systeem te overschrijden.
Het onderhouden van die koppeling (user interface) is een functie van een gebruikersmodule ofwel user agent (UA). Iedere gebruiker heeft zijn of haar eigen gebruikersmodule voor de X.400-voorzieningen. Zie figuur 8.

Figuur 8.

Met deze module stelt een afzender een bericht samen dat verder via een X.400-netwerk overgedragen kan worden. Dat bericht wordt door de gebruikersmodule aangeboden (submission). In omgekeerde richting levert een overdrachtmodule een bericht voor een ontvanger bij zijn of haar gebruikersmodule af (delivery). Voor aanbieding en aflevering bevindt zich tussen beide modulen een opslagmiddel (message store). Een gebruikersmodule is aan nooit meer dan één overdrachtmodule gekoppeld.

 

 

Overdrachtmodule

Het berichtenverkeer over afstand geschiedt tussen overdrachtmodulen. De Engelse term luidt message transfer agent (MTA). MTAs kunnen op uiteenlopende manieren aan elkaar gekoppeld zijn.
De verbonden overdrachtmodulen vormen op hun beurt een subsysteem van het message handling system. De verzameling MTAs heet de message transfer service (MTS). In figuur 9 is een schetsmatige configuratie ontleend aan documentatie van de CCITT.

Figuur 9.

Eén overdrachtmodule kan met nul, één of meer gebruikersmodulen verbonden zijn. Worden geen gebruikers direct bediend, dan heeft zo’n MTA uitsluitend een ‘doorgeef’functie.

 

 

Inhoud en envelop

Overdracht over het netwerk van overdrachtmodulen geschiedt op basis van aanwijzingen die los van de inhoud van het bericht staan. Daarom bestaat een zinvolle vergelijking met een brief. De inhoud verdwijnt in een envelop waarna het bericht als envelop mèt inhoud overgedragen wordt. Het X.400-adres van de ontvanger staat op de envelop vermeld. Dat adres moet de afzender opgeven. Daarbij kan al dan niet een ‘vertaaltabel’ gebruikt worden die aansluit op de interne middelen voor elektronische post (en waardoor adressering eenvoudiger kan zijn).
De scheiding ten opzichte van een envelop suggereert dat ongeacht welke inhoud aankomt. Dat geldt voor een brief toch ook. Zolang het adres duidelijk op de envelop vermeld staat (en frankering toereikend is), komt de inhoud aan.
Er zijn voor elektronische post via X.400-voorzieningen echter beperkingen. De eerste heeft op de norm zèlf betrekking. Voor de inhoud is een aantal ‘encoded information types’ geïdentificeerd. Voorbeelden zijn de codestelsels voor telex, teletex en van een internationaal alfabet (IA5).

 

 

Conversie

Het voordeel van een specifieke en gelimiteerde opsomming van toegestane codestelsels ligt in het vlak van conversie. Tenminste het aantal combinaties blijft overzichtelijk. Daardoor kunnen afzenders/ontvangers met een grote variëteit aan randapparaten op X.400-voorzieningen aansluiten.
Indien middelen beschikbaar zouden zijn, zouden de X.400-voorzieningen (ook) iedere mogelijke conversie kunnen uitvoeren. Dan heeft een afzender niets te maken met het soort middelen waarover de ontvanger voor weergave en eventuele verdere bewerking beschikt.
Sommige conversies zijn complex en/of zinloos. Het laatste betreft bijvoorbeeld conversie waarbij veel informatie verloren gaat omdat het ‘ontvangende’ codestelsel ten opzichte van het ‘verzendende’ zeer beperkt is.

 

 

Producten

Op het ogenblik zijn er nog weinig middelen voor bedoelde conversie als producten van diverse leveranciers beschikbaar. Dat komt erop neer dat inhoud alleen gecodeerd volgens IA5, telex of teletex met X.400-voorzieningen overdraagbaar is. En die weergave van inhoud is ver verwijderd van de mogelijkheid om allerlei opmaakinformatie tijdens de overdracht te behouden.

Figuur 10.

De figuren 10 en 11 tonen dat conversie een oorspronkelijk signaal kan veranderen. Een cirkel is ‘doorsnee’ van zowel een cylinder, als een kegel. De ‘rijkdom’ van het oorspronkelijke signaal vermindert (of blijft hoogstens gelijk) met eventuele gevolgen voor de betekenis die aan het resultaat van conversie ontleend kan worden.

Figuur 11.

Een uitweg kan het type ‘undefined’ bieden, zoals figuur 12 aangeeft. Dat houdt klakkeloze overdracht van de inhoud in. Bijgevolg moeten afzender en/of ontvanger met eigen voorzieningen eventuele conversie verzorgen.

Figuur 12.

Het blijkt echter dat sommige leveranciers van X.400-producten dit type ‘undefined’ niet toestaan. Van ieder bericht dat een overdrachtmodule aangeboden krijgt, wordt de inhoud naar een ‘arm’ codestelsel vertaald. Dat is de tweede beperking: leveranciers hebben, om welke redenen dan ook, aan hun X.400-producten (vooralsnog) minder functionaliteit gegeven dan X.400 als norm omvat. Op korte termijn zou tenminste het type ‘undefined’ toegevoegd moeten worden teneinde inhoud met voldoende ‘rijke’ opmaak via een X.400-netwek over te kunnen dragen. De leveranciers van de drie departementen hebben overigens naar verluidt het type ‘undefined’ in hun X.400-producten ondergebracht. De genoemde uitweg is voor het deelproject Departementen dus praktisch aanwezig.

 

 

Beheersgebieden

In het voorgaande is gezegd dat alle middelen, te weten UAs en MTAs, in een message handling system gegroepeerd zijn. Om redenen van beheer wordt dat systeem in verschillende gebieden verdeeld.
In dit geval kan de analogie met telefooncentrales benut worden. Een abonnee met één buitenlijn wordt direct via één of meer PTT-centrales verbonden. Zo’n abonnee beheert zelf niets. Alle voorzieningen bevinden zich in het abonneegebied (van de PTT). Wanneer het aantal toestellen toeneemt, is het voor een bedrijf of instelling voordeliger een eigen telefooncentrale te gebruiken. De verbinding van/naar de toestellen loopt dan via die privé-centrale naar/van de PTT-centrales. Het interne telefoonnetwerk moet de organisatie dan zèlf beheren. Dat is (vanuit de PTT gezien) een privé-gebied.
De verdeling van UAs en MTAs kent hetzelfde patroon. Als richtlijn geldt dat tussen privé-gebieden ofwel private management domains (PRMDs) een directe verbinding gerechtvaardigd is wanneer er veel berichtenverkeer is. Elektronische post met een incidenteel karakter kan beter via een abonneegebied ofwel administration management domain (ADMD) verlopen.
De normstellers hebben als (theoretische) beperking gesteld dat elektronische post met X.400 die landsgrenzen overschrijdt, de betrokken (nationale) abonneegebieden moet benutten. Zie figuur 13.

Figuur 13.

 

 

Schakelpunt

De overdrachtmodule die vanuit het eigen beheersgebied verbindingen met andere beheersgebieden onderhoudt, heet een gateway (schakelpunt).

 

 

 

8. Knooppunt

Instructies en rapportages

De gedachte aan vertegenwoordigingen in het buitenland is ontstaan juist omdat op regeringsniveau voor sommige vraagstukken direct contact onontbeerlijk was. Posten werden ingericht omdat vóór en ook in het stoomtijdperk met reizen veel tijd gemoeid was.
Die posten introduceerden echter de behoefte aan communicatie met de eigen regering. Instructies moeten ter plaatste uitgevoerd worden. Omgekeerd zijn rapportages voor de eigen regering bestemd.
Afgezien van incidentele dienstreizen bestond de meeste communicatie in de vorm van papierpost. Naarmate andere overdrachtsmiddelen beschikbaar kwamen, konden die ook voor berichten benut worden. Dat begon met telegrafie. Radio en telex kwamen. En nu is er (ook) elektronische post waarbij signalen digitaal gecodeerd zijn.
BZ coördineert het buitenlands beleid. Daarvan afgeleid voert BZ het beheer over posten/vertegenwoordigingen. En dat leidde op zijn beurt ertoe dat er ook een knooppunt voor de verspreiding van berichten ontstond.

 

 

Koeriersdienst

Het knooppunt voor papierpost is de koeriersdienst. De frequentie van verbindingen langs die weg is afhankelijk van de post/vertegenwoordiging. In Nederland kan papierpost (maar ook pakketten) bij BZ aangeleverd worden. Daar geschiedt verzameling en doorzending. Omgekeerd stuurt een post/vertegenwoordiging alles naar BZ van waaruit verdere verspreiding in Nederland plaatsheeft.

 

 

Van strategie naar dienstverlening

Voorheen beschouwde BZ ‘zijn’ knooppunt van strategisch belang. De tussenkomst in de informatiestromen gold als waarborg voor de coördinatie van buitenlands beleid. Zeker met moderne hulpmiddelen is die positie onhoudbaar. Daarom positioneert BZ het knooppunt thans vooral als dienstverlening.
Wat eerder over (de spanning tussen) autonomie en coördinatie gezegd is, geldt namelijk ook voor samenwerking ergens op een post/vertegenwoordiging. Andere ministeries benadrukken de autonome positie van hun medewerkers terwijl BZ wijst op (de noodzaak van) coördinatie van buitenlands beleid.
In het vlak van hulpmiddelen kan is die coördinatie niet afdwingbaar. Want (juist?) met moderne communicatiemiddelen kunnen àndere ministeries en hun eigen medewerkers en poste ook rechtstreeks berichten uitwisselen worden.
In het beheersvlak blijft een knooppunt echter voordelen bieden voor doeltreffendheid en doelmatigheid. Anders zouden andere bestuurseenheden en organisaties hun eigen voorzieningen voor communicatie met de posten moeten treffen. Dat kost per saldo meer inspanningen en geld met waarschijnlijk nadelige gevolgen voor de kwaliteit van communicatie. En in het geval van communicatie met posten omvat kwaliteit nadrukkelijk het aspect van continuïteit. Juist onder bijzondere omstandigheden moeten posten bereikbaar zijn en blijven.
BZ berekent in beginsel geen kosten aan de ‘klanten,’ dat wil zeggen aan andere overheidsinstellingen die van de voorzieningen voor (data)communicatie met posten gebruik maken. Doorberekening, zo luidt de redenering, zou invoering van afwijkende communicatiemiddelen door andere ministeries bevorderen. Dat is in ieder geval per saldo duurder. En door extra beheercomplicaties is óók BZ dan ‘duurder’ uit.
Juist onder bijzondere omstandigheden moet berichtenverkeer zo lang mogelijk gewaarborgd zijn. Daarvoor bestaat onder ‘gewone’ omstandigheden weleens minder begrip. Hetzelfde geldt voor eventuele ver- en ontcijfering van berichten. Door het berichtenverkeer tussen knooppunt en posten als interne communicatie te beschouwen en dus voor andere bestuurseenheden kosteloos te verzorgen, probeert BZ de kwaliteit van dienstverlening onder allerlei omstandigheden te waarborgen.
Communicatie làngs het knooppunt is dus mogelijk. Dat kan beleidsmatig maar ook in het beheersvlak tot complicaties leiden. Het laatste geldt voor posten die met (teveel) verschillende soorten communicatiemiddelen rekening zouden moeten gaan houden.
BZ ziet standaardisatie als enige manier om de complexiteit van het beheer enigszins te beheersen. Dat geldt niet zozeer voor de stromen papierpost maar veeleer voor uitwisseling van berichten langs elektronische weg. Liever meer van dezelfde voorzieningen dan de zorg voor aansluiting op uiteenlopende voorzieningen.

 

 

Geschiedenis

Al vanaf de eerste periode dat BZ voorzieningen had om langs elektronische weg berichten uit te wisselen met de posten/vertegenwoordigingen, was er sprake van een soort knooppunt voor dat soort berichten. Dat gold niet alleen voor de ‘eigen’ elektronische berichten, maar ook voor berichten tussen de posten en bestuurseenheden/organisaties.¹⁵
De geschiedenis van BZ als knooppunt voor berichtenverkeer langs elektronische weg gaat terug tot in de Tweede Wereldoorlog. Toen werden vercijferde berichten uitgewisseld met het bezette Nederland en de bondgenoten. Een aantal betrokkenen hebben later het eerste elektronische knooppunt bij BZ opgezet.

 

 

Telex

Andere ministeries waren altijd al ‘klant’ van het knooppunt. Met de introductie van een telexcomputer (in 1981) werd een zestal grote klanten voorzien van een directe koppeling. Voor BZ was daarmee ‘overtikken’ en/of handmatig routeren al grotendeels verleden tijd. Die andere ministeries konden voortaan zelf berichten aanbieden en ontvangen, maar hun eigen telexkamer ging een tussenschakel vormen. Daar worden adressering, distributie en dergelijke nog sterk door bepaald. De procedures voor het berichtenverkeer zijn bij de betrokken organisaties (zie figuur 14) door de vorm ‘telex’ bepaald.

Figuur 14.

In deze bloeiperiode van de telex werd gebruik gemaakt van het publieke telexnetwerk, van enkele gehuurde telexlijnen en ook van telex over korte-golf radioverbindingen.
Het is overigens een misverstand dat telex (en radio) voor internationale communicatie geheel kunnen vervallen. In de eerste plaats maken andere organisaties daarvan gebruik. Bereikbaarheid vereist handhaving van vooral telex. Daarnaast beschermen alternatieven een organisatie tegen het risico van het wegvallen van bepaalde verbindingen.

 

 

Van ambtenaar tot ambtenaar

Eind 1985 werd de telex voor het berichtenverkeer van/naar de permanente vertegenwoordiging bij de Europese Gemeenschap (PVEG) in Brussel vervangen door elektronische post. Althans, voor de berichten tussen BZ en de PVEG.
Elektronische post biedt mogelijkheden voor communicatie van ambtenaar tot ambtenaar, van dienstonderdeel tot dienstonderdeel. Dit gaat BZ in 1989 formeel toepassen voor alle interne berichten die met elektronische post verzonden worden. Vanaf eind 1985 is een sterk groeiend aantal medewerkers hiermee vertrouwd geraakt. Het maakt qua bediening niet meer uit of de ontvanger zich bevindt in een andere kamer van hetzelfde gebouw of op een post aan de andere kant van de wereld.
De introductie van elektronische post voor het berichtenverkeer via het knooppunt is in beginsel tot BZ en posten beperkt gebleven. Van en naar andere ministeries werden berichten in telexvorm omgezet en via eerder genoemde telexcomputer geleid. Maar ook andere ministeries zijn met introductie van (voorzieningen voor) elektronische post bezig. Een volwaardig knooppunt moet daarom dezelfde voorzieningen aan andere ministeries bieden. Het knooppunt kan voor die andere ministeries niet louter op telex gebaseerd blijven. Er bestaat behoefte het principe van communicatie van ambtenaar tot ambtenaar ook voor andere ministeries en de posten te laten gelden. Zie figuur 15.

Figuur 15.

 

 

Voorlopige koppelingen

Die behoefte heeft tot enkele voorlopige koppelingen geleid. Daarbij gaat het om directe aansluitingen van een personal computer bij een ander ministerie op een computer bij BZ. Een uitzondering vormt een onderdeel van EZ. Omdat daar eenzelfde computer als die welke BZ gebruikt staat opgesteld, is dat reeds een koppeling in de orde van elektronische post. Het voordeel voor die andere ministeries is dat tekst daardoor (verder) bewerkbaar is. Voorheen produceerde hun telex slechts een afdruk. Verdere bewerking vereiste opnieuw intikken.

 

 

 

9. Patronen

Volumes

De elektronische berichtenstroom is niet naar alle posten/vertegenwoordigingen even groot. Hetzelfde geldt aan de Nederlandse kant voor de ministeries.
Inzicht in het grootste nut van nieuwe hulpmiddelen ontstaat door een korte blik op communicatiepatronen en hun volumes. De [hier voor andere ministeries niet uitgesplitste] aantallen zijn op telexverkeer gebaseerd. Dit hoofdstuk besluit met enkele paragrafen over procedures voor afwikkeling en behandeling van berichten.
Met BZ wordt hier weer het ‘hoofdkantoor’ in Nederland bedoeld, dat wil zeggen zonder de ‘bijkantoren’ in het buitenland. Op diverse posten (bijkantoren) werken dus niet alleen BZ-medewerkers maar ook medewerkers van andere ministeries.

 

 

BZ-posten

Verreweg de meeste berichten afkomstig van de posten zijn bestemd voor BZ. Die worden op dat hoofdkantoor vervolgens over divers organisatie-eenheden verspreid. En omgekeerd biedt BZ de meeste berichten voor de posten aan. Dat zijn ongeveer 450.000 berichten met een gemiddelde lengte van 2.000 tekens. Telex is hier al grotendeels door middelen voor elektronische post vervangen.
Voor interdepartementale datacommunicatie is deze berichtenstroom echter niet relevant. Beheersmatig behoren de posten tot BZ. Dat komt mede in de infrastructuur voor (data)communicatie tot uitdrukking. […] Zodra een ander ministerie een bericht aan het knooppunt van BZ aflevert, gaat het verder over het BZ-netwerk naar de aangegeven post(en) en omgekeerd.
Van de andere ministeries hebben LV en EZ de grootste aandelen in de berichtenstroom van/naar posten.

 

 

LV-posten

De elektronische stroom tussen LV en het knooppunt verloopt nog geheel via de telex. […] Binnen LV is het grootste deel afkomstig van/bestemd voor het Kabinet, te weten van/voor het Bureau Agrarische Vertegenwoordiging Buitenland (BAVB). Deze afdeling heeft een ondersteunende en coördinerende rol ten aanzien van de ‘landbouwposten’ en vormt aldus het contactpunt voor de ruim 40 landbouwattachés.
Die attachés zij ambtenaar van LV en gestationeerd in landen waar Nederland aanmerkelijke landbouw- en/of visserijbelangen kent. Zij kunnen ook bij een multilaterale/internationale instelling (mede) geaccrediteerd zijn. Van LV hebben 33 posten de toevoeging ‘landbouw’ gekregen. Daarnaast zijn er op andere posten nog 5 landbouwafdelingen die ieder onder zo’n landbouwpost vallen. Op andere posten wordt het eventuele ‘landbouwwerk’ door een BZ-medewerker verricht.
BAVB heeft veel berichtenverkeer met de posten in Washington, Bonn, Rome (bilateraal en FAO), Parijs en Londen.
Een andere LV-eenheid met een aanzienlijk berichtenvolume is de directie Internationale Agrarische Aangelegenheden en Marktordeningvraagstukken. Hier wordt vooral communicatie met de PVEG in Brussel onderhouden.
Verder is er de directie Verwerking en Afzet van Agrarische Produkten. Die kent weer berichtenverkeer met alle posten.

 

 

EZ-posten

Twee onderdelen van EZ springen eruit wat de […] berichten betreft die […] van/naar posten komen/gaan. […]
Het directoraat-generaal voor de Buitenlandse Economische Betrekkingen (DGBEB) coördineert de internationale handelspolitiek en de economische betrekkingen met andere landen.
De Exportbevorderings- en Voorlichtingsdienst (EVD) speelt onder meer een rol in behandeling van handelsaanvragen die via posten aangeleverd worden. Die hebben betrekking op zogenaamde projecten, programma’s en aanbestedingen. Voorts zijn er contacten met posten over allerlei promotionele activiteiten. Als zodanig worden soms via een post berichten met een bilaterale Kamer van Koophandel in het buitenland uitgewisseld.
Voor economische werkzaamheden op posten kent EZ als regel geen eigen attachés en/of andere medewerkers. Dat werk wordt door BZ-ambtenaren verricht die daarvoor directe instructies van EZ kunnen ontvangen.
Uitzondering vormen de technisch-wetenschappelijk attachés. Dat zijn wèl EZ-ambtenaren, te weten van het directoraat-generaal voor Industrie en Regionaal Beleid (DGI&R). Evenals landbouwattachés zijn zij echter wel op een post geplaatst en behoren zij tot de personeelsbezetting ervan. In ieder geval kent het DGI&R nogal wat berichten van/naar posten, zij het aanzienlijk minder dan het DGBEB en de EVD. Technisch-wetenschappelijk attachés zijn gestationeerd in Washington, Tokio en Bonn.
In het buitenland zijn verder industrial commissioners geplaatst. Die houden afzonderlijk kantoor maar kunnen hun berichten via de plaatselijke post/vertegenwoordiging verzenden/ontvangen naar/van DGI&R.

 

 

Ministerie-ministerie

Het elektronische berichtenverkeer LV-posten en EZ-posten kan als interdepartementale datacommunicatie gelden. Dat verkeer verloopt immers via het knooppunt dat BZ voor (data)communicatie onderhoudt.
De [onderlinge] berichten LV-EZ zijn niet geïnventariseerd. Omdat beide ministeries aan het deelproject deelnemen is het evenwel nuttig hun onderlinge communicatie eveneens via elektronische post te beproeven. Dat levert aanvullende ervaringen voorafgaand aan eventuele verspreiding van resultaten van het deelproject Departementen.
Voor die verspreiding dient onder andere inzicht in (behoefte aan) alle ministerie-ministerie datacommunicatie te bestaan. Dat valt buiten het bestek van dit deelproject. Maar als begin [van inventarisatie kunnen gelden] de belangrijkste andere ministeries voor wat het huidige telexverkeer van/naar BZ/posten betreft. […]

 

 

Procedures met tussenstations

In de huidige procedures voor afwikkeling en behandeling van berichten is voor ‘tussenstation’ een belangrijke plaats ingeruimd. Een bericht staat op papier afgebeeld en dat papier legt een karakteristieke weg binnen iedere organisatie af. Daarop zijn registratuur en dossiervorming bedoelde tussenstations. Een principieel onderscheid tussen een brief, telex en facsimile wordt overigens daarbij (terecht) niet gemaakt.

 

 

Heroverweging

Elektronische post van ambtenaar tot ambtenaar geeft tot heroverweging van procedures aanleiding. In plaats van op ‘tussenstations’ ligt het meer voor de hand om registratuur en dergelijke als neven- of nábewerking te zien. Als zodanig worden die werkzaamheden niet overbodig. De plaats in een procedure verschuift.
Verschuivingen kunnen organisatorische en personele gevolgen hebben. Het werk dat afdelingen ‘algemene secretarie’ in de loop der jaren gecentraliseerd hebben, wordt gedecentraliseerd. De uitvoering komt dan (weer) bij afzonderlijke secretariaten te berusten, of zelfs bij individuele behandelingsambtenaren.
Het is noodzakelijk erop te wijzen dat die verschuivingen niet een gevolg van invoering van elektronische post zijn. Ongeacht de wijze van overdracht van een bericht, kunnen administratieve tussenstation door decentralisatie geëlimineerd worden. Het zou daarom te ver gaan de voordelen van zulke decentralisatie op het conto van X.400-voorzieningen te schrijven.

 

 

Omgekeerde procedures

BZ gaat in de loop van 1989 met aldus omgekeerde procedures van start. Onderscheid tussen ‘papier’ en ‘elektronisch’ blijft zoveel mogelijk achterwege.
Centraal in de procedure(s) staat nu de behandelend ambtenaar. Indien het adres niet specifiek genoeg is om een ‘behandelaar’ te identificeren, buigt het ‘adresseerpunt’ zich erover. (Dat wordt hier verderop een rangeerterrein genoemd.) Van daaruit gaat het bericht dan naar de veronderstelde behandelaar. Die verschaft het archief een exemplaar van een binnengekomen bericht, en niet andersom. Bij een uitgaand bericht gaat het precies zo. Er gaat dus geen tijd met bewerking op tussenstations verloren.
Verantwoord beheer van berichten moet vooral door decentrale ondersteuning gewaarborgd zijn. Daarbij kunnen handelingen zonder aanwijsbaar nut vervallen.

 

 

 

10. Infrastructuur

Praktische benadering

Er is eerder (in hoofdstuk 2, paragraaf ‘Middelen en voorwaarden’) op gewezen dat in complexe situaties coördinatie vaak volgens middelen en voorwaarden geschiedt. Dat lijkt een paradox, totdat interacties tussen bestuurseenheden eenvoudigweg als uitgangspunt aanvaard zijn. Vanaf dat moment behoeft die verstrengeling niet tot in detail geanalyseerd te zijn om zinvolle uitspraken over gemeenschappelijke voorzieningen, standaardisatie en dergelijke te doen.
De daadwerkelijke coördinatie kan dan gerust in het vlak van voorzieningen, zoals voor datacommunicatie, opgepakt worden. Dat is praktisch en niet verkeerd zolang het uitgangspunt van verstrengeling stand houdt.
Het deelproject Departementen is een typisch voorbeeld van de mogelijkheid voor coördinatie volgens middelen en voorwaarden. De legitimatie ervan behoeft niet in de inhoud van berichten gezocht te worden. Die biedt het uitgangspunt (complexiteit) van de bestuurlijke interactie reeds voldoende.

 

 

Inventarisatie

Met de gedachte aan autonomie in het hoofd ligt inventarisatie van de huidige infrastructuur voor de hand. Dat gebeurt hier voornamelijk met de technische infrastructuur van automatiseringsmiddelen. Daarin hebben de drie ministeries inmiddels belangrijk geïnvesteerd.
Inventarisatie is een realistisch uitgangspunt omdat de drie ministeries ervoor waken dat hun samenwerking die infrastructuur als uitdrukking van autonomie niet plotseling teveel verandert.
De eigen, vooral technische infrastructuur voor informatievoorziening inclusief (interne) datacommunicatie van de drie ministeries [bepaalt dus] of coördinatie volgens (bepaalde) middelen en voorwaarden thans haalbaar is.
Een deelproject als Departementen ontleent eigenlijk zijn bestaansrecht aan ontbrekende standaardisatie. Zou die er namelijk zijn, tot en met geschikte apparatuur/programmatuur, dan was uitwisseling van berichten met behoud van opmaakinformatie geen probleem. Dat is het, internationale normen ten spijt, is sommige opzichten nog wel.
Zodra adequate normalisatie en standaardisatie bereikt is, voldoen slechts de relevante aanduidingen daarvan. [In dit stadium is het echter nog nodig] merken/typen van apparatuur en programmatuur van onderscheiden leveranciers met name te vermelden. Dat bevordert concreet inzicht. In een later stadium kan dan zonodig nader onderzoek volgen naar welke leveranciers hun producten voor wat interdepartementale communicatie betreft nog onvoldoende op de relevante internationale normen afgestemd hebben.

[…]

Uit de inventarisatie blijkt dat ieder van de drie departementen reeds ervaring met X.400-voorzieningen heeft opgedaan. […] Het is de vraag in hoeverre de verschillende leverancier [van de departementen] hun X.400-producten exact met de norm hebben overeengestemd. Het deelproject Departement moet ermee rekenen dat er nog verschillen tussen die producten bestaan. Als dat zo is, zijn de diverse systemen nog niet werkelijk ‘open’ voor wat elektronische post betreft.

 

 

 

Knelpunten en doelstellingen

Overeenkomsten

Tussen de knelpunten en daarmee de doelstellingen van de drie departementen bestaan vele overeenkomsten. De grootste overeenkomst is de behoefte aan gestroomlijnde datacommunicatie met posten. Het berichtenverkeer kent bij voorkeur geen onderbrekingen zoals voor uittikken en/of ‘overzetten.’ Distributie van berichten moet transparant zijn zodat communicatie direct tussen behandelende ambtenaren/dienstonderdelen kan geschieden.
Daarnaast zijn er kleine nuances in knelpunten en doelstellingen. […]

 

 

Dienstverlening

De positie als knooppunt voor berichtenverkeer vereist dat BZ dienstverlening ook voor nieuwe middelen zoals elektronische post verschaft. Door verschillende middelen voor elektronische post bij verschillende klanten loopt het beheer en daarmee de kwaliteit van het gehele berichtenverkeer gevaar. Voor BZ is daarom standaardisatie van elektronische postvoorzieningen belangrijk om de positie van knooppunt te behouden en kwaliteit van dienstverlening zelfs te verbeteren.
Met X.400 is er nu een internationale norm voor (aspecten van) elektronische post beschikbaar. Dat is min of meer een waarborg voor ‘toekomstvastheid.’ Verdere ontwikkelingen zoals een directory-norm X.500 zullen hierop vrijwel zeker aansluiten.
BZ wenst beslist geen knooppunt voor interdepartementale datacommunicatie te beheren. Het knooppunt voor (data)communicatie met posten rekent het ministerie echter nadrukkelijk ook tot zijn toekomstige taak.

[…]

 

 

Tijdverschillen

Het klinkt tegenstrijdig, maar elektronische post is vooral interessant wanneer grote tijdverschillen bestaan. Voor de afzender volstaat één poging. Het bericht vindt vervolgens zijn weg naar de computer waar de ontvanger het kan ophalen. Als gevolg van ‘store and forward,’ dat wil zeggen het uitsluiten van interactieve communicatie via elektronische post, is een ontvanger nooit ‘bezet.’
Voor een telefoongesprek moeten betrokkenen gelijktijdig beschikbaar zijn. Waar grote tijdverschillen gelden, is dat maar een minimaal gedeelte van een dag. Elektronische post zal daarom spoedeisende, eenzijdige berichten kunnen doorgeven. Er valt een verschuiving ten opzichte van telefoonverkeer, maar ook andere overdrachtsmiddelen, te verwachten.

 

 

 

12. Beheersgebieden

In dit en enkele volgende hoofdstukken zijn aandachtspunten bij toepassing van X.400-voorzieningen voor interdepartementale elektronische post toegelicht. Daarmee moet tijdens uitvoering van het deelproject rekening gehouden worden. Waar mogelijk zijn hier reeds concrete aanbevelingen en voorstellen opgenomen. Zie voor een algemene toelichting op enkele X.400-begrippen hoofdstuk 7.

 

 

Infrastructuur met X.400

Wanneer overige infrastructuur (voor geautomatiseerde informatievoorziening inclusief datacommunicatie) van een organisatie als een rechthoek voorgesteld wordt, zijn X.400-voorzieningen eenvoudig plaatsbaar. Dat gebeurt met kleinere rechthoeken die gearceerd zijn.
Er zijn organisaties zoals BZ die X.400 helemaal niet overwegen voor intern gebruik. Daar is reeds een [gestandaardiseerd] programmatuurpakket voor elektronische post wijd verspreid.
De toepassing van X.400 spitst zich toe op elektronische post met andere organisaties. Die voorzieningen zijn uitsluitend schakelpunt (gateway) van/naar buiten. Dat is weergegeven door de gearceerde rechthoek òp de omtrek van de rechthoek voor overige infrastructuur te tekenen.

Figuur 16.

Zo’n schema voor BZ toont voorts, zoals in figuur 16, eenvoudig het onderscheid tussen hoofdkantoor en posten. Daaruit blijkt dat berichtenverkeer tussen BZ en hoofdkantoor en de posten geen gebruik van X.400 maakt.
Een ministerie als EZ heeft de eigen infrastructuur voorheen niet op één merk en type computer met bijbehorende programmatuur gestandaardiseerd. Daardoor zijn er diverse ‘producten’ voor tekstverwerking en elektronische post in gebruik. X.400 zou daar mede (en wellicht vooral) een functie voor intern berichtenverkeer kunnen krijgen. Daarmee zijn berichten afkomstig van verschillende middelen intern uitwisselbaar. Zo interne functie is afgebeeld door een gearceerde rechthoek (X.400) binnen de rechthoek voor overige infrastructuur. Omdat EZ eveneens X.400-voorzieningen als schakelpunt van/naar buiten ziet, is er tevens een gearceerde rechthoek òp de omtrek van de andere getekend. Zie figuur 17.

Figuur 17.

 

 

Reikwijdte

Dit hoofdstuk gaat over beheersgebieden. Hiermee zijn nadrukkelijk slechts X.400-voorzieningen bedoeld. Een beheersgebied omvat dus gebruikersmodulen (user agents) en overdrachtmodulen (message transfer agents). Overige infrastructuur valt erbuiten.
Een X.400-beheersgebied is aangeduid door een lijn rond de aangegeven X.400-voorzieningen. Een schema voor EZ ziet er dan als volgt (figuur 18) uit.

Figuur 18.

 

 

Privé-gebieden

Hierboven is er vanuit gegaan dat de betrokken departementen zèlf over X.400-voorzieningen beschikken. Die behoren dan tot hun respectievelijke private management domains ((PRMDs).
De keuze voor een eigen, privé-(beheers)gebied voor X.400 is vooral een kwestie van kostenbesparing. De vergelijking met een eigen telefooncentrale gaat weer op. Die is lonend bij veel telefoonverkeer. Hetzelfde geldt voor volumes van elektronische post.
Vanwege het ontbreken van ervaring is nog geen vuistregel bekend wanneer een privé-gebied al dan niet voordeliger is.
Een andere reden voor een privé-gebied heeft met flexibiliteit te maken. Die is vaak groter dan wanneer uitsluitend van externe diensten, voor X.400 is dat zo’n abonneegebied, gebruik gemaakt kan worden.

 

 

Abonneegebied

Dit betekent echter niet dat een organisatie met een privé-gebied voor X.400-voorzieningen geen aansluiting op een administration management domain (ADMD) nodig heeft. Via een abonneegebied zijn doelmatig ontvangers bereikbaar waaraan incidentele berichten gericht zijn. Omgekeerd is een organisatie via een abonneegebied algemeen bereikbaar (mits de afzender het juiste X.400-adres kent). Zie figuur 19.

Figuur 19.

De Nederlandse PTT biedt abonneevoorzieningen voor X.400 aan. Dat netwerk heet ‘400NET.’ Gezien vanuit de ministeries zou het Rijkscomputercentrum eveneens een abonneegebied voor X.400 kunnen aanbieden.
Het is trouwens denkbaar één privé-gebied voor alle ministeries samen te vormen, bijvoorbeeld onder beheer van het Rijkscomputercentrum. Dat levert echter geen toegevoegde waarde aangezien de ministeries door hun verspreiding altijd zèlf over X.400-voorzieningen moeten kunnen beschikken.
De grootste belemmering is ongetwijfeld dat samenwerking in die vorm als aantasting van autonomie ervaren wordt. Evenwicht is vooral afhankelijk van vrijwillige coördinatie.

 

 

Koppelingen

Het deelproject Departementen heeft wat interdepartementale elektronische post betreft een beperkte doelstelling. EZ en LV moeten berichten met het knooppunt van BZ kunnen uitwisselen. Daartoe zijn koppelingen tussen de betrokken privé-gebieden voldoende. In figuur 19 is geen koppeling tussen de infrastructuren van EZ en LV geschetst. Die valt strikt genomen buiten de doelstellingen van het deelproject.
De X.400-voorzieningen kunnen eveneens met weglating van overige infrastructuren weergegeven worden. Dat kan zeer globaal, zoals in figuur 20, of meer getailleerd zoals in hoofdstuk 7 waar gebruikers en overdrachtmodulen herkenbaar zijn.

Figuur 20.

De fysieke koppeling tussen de schakelpunten van de departementen bestaat uit telefoonverbindingen. Dat kan een directe lijn zijn of Datanet1. Daarover wordt de informatie overgedragen die volgens de norm X.25 tot ‘pakketjes’ zijn gebundeld.
Daarnaast moeten de betrokken schakelpunten met zogenaamde interconnectieparameters op juiste wijze (op elkaar) ingesteld zijn. Die parameters moeten de departementen dus vooraf uitwisselen.
Voor de volledigheid is hier eveneens getoond een abonneegebied zoals 400NET de elektronische post geleidt. Dat zijn allereerst organisaties met een privé-gebied.
Een organisatie zonder eigen X.400-voorzieningen dient op andere wijze, te weten met een direct verbonden terminal, aansluiting op een abonneegebied te realiseren.

 

 

 

13. Adressering

Uniek en bekend

De elektronische post ‘reist’ van afzender naar ontvanger. Wanneer daarvoor X.400-voorzieningen ingeschakeld zijn, moeten beide een uniek X.400-adres hebben. Dat adres moet ook exact en reeds bekend zijn. Die voorzieningen zijn niet in staat tot redeneringen als: “… de afzender zal die ontvanger wel bedoelen.”
Dat werkt met de telefoon precies zo. Een bepaalde cijfercombinatie is wellicht een mogelijk telefoonnummer. Indien dat nummer echter niet ‘aangesloten’ is, is geen verbinding mogelijk.
De afzender moet ook over een uniek, bekend X.400-adres beschikken. Een gebruiker van X.400-voorzieningen heeft als afzender (originator) èn ontvanger (recipient) één en hetzelfde X.400-adres (OR name). Dat ondersteunt bijvoorbeeld terugmelding van de (technisch) volledige overdracht van een bericht, of juist verhindering daarvan. Bij telefoonverkeer ontvangt de opbeller (lees: oorspronkelijke afzender) eveneens (via een serie geluidssignalen) eventueel terugmelding dat een poging tot verbinding niet gelukt is.

 

 

Hiërarchische opbouw

Een X.400-adres is uit diverse elementen opgebouwd. Daartussen bestaat een hiërarchisch verband. Dat is voor berichtenverkeer tussen natuurlijke personen (IPMS: interpersonal message service) als volgt gedefinieerd.

Een mens werkt voor een organisatorische eenheid (OU: organizational unit). Zo’n eenheid is onderdeel van een organisatie. En een organisatie is in een land gevestigd.

Als gevolg van de hiërarchische adresopbouw behoeft een persoonsnaam slechts uniek (en bekend) binnen een organisatorische eenheid te zijn. Het is voorts voldoende wanneer aanduidingen van die eenheden uniek (en bekend) zijn per organisatie. De naam van een organisatie moet uniek (en bekend) zijn per land. Tenslotte moet de aanduiding van een bepaald land uniek (en bekend) zijn.
Volgens deze regels is ieder X.400-adres uniek, ook al hebben ‘lagere’ elementen van verschillende afzenders/ontvangers identieke namen. Naarmate lagere elementen ook op hogere niveaus (impliciet) uniek zijn, kunnen namen van ‘hogere’ elementen weggelaten worden. Zie figuur 21 voor deze samenhang.

Figuur 21.

 

 

Land

Voor landcodes is een internationale standaard beschikbaar. Die landcodes van de ISO worden inderdaad in X.400-adressen toegepast. De ISO-code voor Nederland luidt trouwens ‘NL.’

 

 

Standaardisatie van adreselementen

Voor de overige adreselementen die hierboven genoemd zijn, bestaan (uiteraard) geen internationale standaarden. Daarin moet steeds op het juiste niveau voorzien zijn.

 

 

Organisatie

Zodra een organisatie aansluiting op een abonneegebied wenst, stelt de beheerder daarvan eisen aan een organisatienaam. Die beheerder (van 400NET) is in Nederland de PTT.
De namen van organisaties moeten per land uniek zijn. De deelnemers aan het deelproject Departementen dienen daarom een ‘toekomstvaste’ X.400-naam voor hun organisaties te kiezen. Die moet herkenbaar zijn (gelukkig zijn numerieke codes uit den boze) maar tegelijkertijd ruimte voor andere organisaties laten die in Nederland X.400 willen gebruiken.
Beperkt tot het deelproject zijn BZ, LV en EZ als organisatienamen duidelijk genoeg. Zolang zij geen aansluiting op een abonneegebied wensen, doet het er eigenlijk niet toe. Maar die korte namen kunnen op langere termijn niet voldoen. Het is verstandig direct een werkbare standaard voor X.400-namen van de ministeries te bepalen. Dat vergt afstemming met de PTT omdat (later) ook aansluitingen op 400NET nodig zijn.
Voor ministeries moeten, bij voorkeur op korte termijn, namen voor elektronische post volgens X.400 vastgesteld worden. De volgende namen zijn herkenbaar en sluiten op de praktijk elders aan (en zijn niet te kort):

minaz
minbiza
minbuza
mindef
minez
minfin
minjus
minlv
minow
minszw
minvrom
minvw
minwvc

 

 

Organisatorische eenheden

Binnen een organisatie kunnen dus eenheden benoemd worden. Een X.400-adres staat eenheden op diverse ‘niveaus’ toe. Het feitelijke aantal van dergelijke subelementen is afhankelijk van het concrete product, de zogenaamde implementatie, van een leverancier.
Er is in sommige implementaties ruimte voor vier subelementen/niveaus van organisatorische eenheden. Dat geldt in ieder geval voor de producten van de leveranciers van de drie departementen.
De PTT staat dat aantal met 400NET eveneens toe (maar beperkt zichzèlf echter tot gebruik van maximaal twee).
Voor een ministerie kunnen vier niveaus doorgaans ingevuld worden met directoraat-generaal, directie, afdeling en/of bureau. Ook hier geldt dat, wanneer een hoger niveau is aangegeven, de naam van de lagere eenheid slechts daarbinnen uniek behoeft te zijn. Dat houdt omgekeerd bijvoorbeeld in dat een organisatie die de namen van bureaus over de volle breedte uniek heeft gemaakt, in theorie geen behoefte aan de hogere niveaus van ‘eenheden’ heeft. Althans, als ingevulde subelementen van een uniek X.400-adres.
Ieder ministerie gebruikt sinds jaar en dag min of meer betekenisvolle afkortingen voor eenheden op diverse niveaus. Die staan bijvoorbeeld in de interne telefoongidsen vermeld. Het verdient aanbeveling die afkortingen eveneens voor X.400-adressen te benutten.
Standaardisatie van deze adres(sub)elementen blijft een zaak van iedere deelnemende organisatie zèlf. De uitwisseling ervan valt wellicht op korte termijn te regelen door in de Staatsalmanak de beschrijving van iédere organisatorische eenheid te voorzien van bedoelde afkorting.
Het lijkt zinloos aanduidingen voor organisatorische eenheden over de gehele breedte van de (rijks)overheid te standaardiseren. Dat is tot mislukken gedoemd. Er zullen uitzonderingen blijven. Daarbij komt dat verreweg de meeste berichten uitgewisseld worden tussen eenheden die elkaar, en dus ook de bijbehorende X.400-adressen, goed (gaan) kennen. Algemene regels bieden dan geen voordelen. Het verdient evenwel aanbeveling de vrijwillige beperking zoals de PTT die kent, over te nemen. Met namen voor twee herkenbare subelementen is vrijwel iedere eenheid binnen een bepaalde organisatie uniek te identificeren. Voor uitzonderingen blijven altijd nog twee subelementen over.

 

 

Personen

De mensen die voor een organisatorische eenheid werken, hebben een naam. Die moet ‘gewoon’ voor zijn of haar X.400-adres gebruikt worden.
Voor de persoonsnaam zijn (onder andere de volgende) drie subelementen beschikbaar: achternaam, initialen en voornaam. Dat kan in Nederland verwarring opleveren wat voorvoegsels betreft. Hiervoor zijn (vuist)regels nodig. Als die er al zijn, moeten ze worden overgenomen worden.
De PTT beschouwt voorvoegsels als onderdeel van de achternaam. Die moeten volledig gespeld worden, inclusief spaties. Die spaties kunnen door computerprogramma’s die organisaties intern voor elektronische post gebruiken, overigens (nog) verkeerd ‘begrepen’ worden. De sortering wordt dan bepaald door de lettervolgorde inclusief het voorvoegsel. Dat is echter geen Nederlands gebruik. Of het programma beschouwt het voorvoegsel als voornaam.

 

 

Functie met functionaris

De aangegeven adresopbouw geldt voor natuurlijke personen als afzenders/ontvangers. In dat soort berichtenverkeer (interpersonal message service) moet in ieder X.400-adres verplicht een waarde aan de persoonsnaam toegekend zijn. Bij nader inzien ligt dat voor ambtelijk berichtenverkeer meestal minder voor de hand.
Ambtelijk berichtenverkeer voltrekt zich tussen mensen ‘in functie.’ En derden spreken medewerkers van een overheidsinstelling voor ambtelijke dienstverlening (ook) als functionarissen aan, niet in de privé sfeer.
Voor het werk van een overheidsinstelling, en de taakverdeling daarbinnen, zijn persoonsnamen dus als adreselement minder interessant. Centraal moet de aanduiding van een functie staan. De bijbehorende functionaris heeft taken en verantwoordelijkheden. Op grond daarvan moet hij of zij ‘iets’ naar aanleiding van de inhoud van een bericht ondernemen, of juist niets.
De ordening van een overheidsinstelling volgens bureaucratische principes houdt (in theorie) in dat een functie onafhankelijk bestaat van de persoon die als functionaris optreedt. De aanduiding van een functie heeft dus meestal een langer bestaan dan het individu als bekleder van die functie. De persoon wordt overgeplaatst, neemt ontslag, gaat met pensioen en dergelijke. Dan komt er als regel een opvolger.
Daarom verdient het voor ambtelijk berichtenverkeer aanbeveling het adreselement voor persoonsnaam te benutten voor een aanduiding van de officiële functie. Hierop kunnen tevens procedures op het gebied van archief aansluiten. Hetzelfde geldt voor procedures tijdens vervanging van een afwezige ambtenaar.
Dit sluit niet uit dat medewerkers voor berichten met een informeler karakter een ‘persoonlijk’ X.400-adres hebben.

 

 

Rangeerterreinen

Wanneer hij/zij veel berichten verstuurt, is de afzender vrijwel zeker vertrouwd met het volledige X.400-adres van de bijbehorende ontvanger. Dat ligt anders met incidentele berichten. Voor die gevallen moeten algemenere adressen beschikbaar zijn. Onder de noemer van bijvoorbeeld de totale organisatie bestaat dan een ‘rangeerterrein.’
Een functionaris is bevoegd de ‘kop’ van die algemeen geadresseerde berichten te inspecteren. Die berichten kunnen vervolgens van het juiste gedetailleerde adres binnen de organisatie voorzien en dan doorgestuurd worden. Zo verwerkt de postkamer ook de binnengekomen papierpost. En verbinden telefonistes/-n gesprekken door als de opbeller het doorkiesnummer van een functionaris niet kent.
Die interne, verdere verspreiding behoeft overigens niet met X.400-voorzieningen te gebeuren. Die kan vanaf zo’n rangeerterrein door de overige infrastructuur, i.e. eigen middelen voor interne post, verzorgd worden. Dat blijft elektronische post indien de geadresseerde functionaris over de nodige aansluiting beschikt. Anders wordt op het rangeerterrein een afdruk op papier gemaakt voor bezorging op traditionele manier.

 

 

Inhoud met kop

Het X.400-adres staat op de ‘envelop’ van het elektronische bericht. Daarnaast is voor de inhoud (die zich in de envelop bevindt) onderscheid mogelijk tussen een ‘kop’ (header) en één of meer ‘lichaamsdelen’ (body parts). Ofwel, een envelop bevat bij voorkeur een inhoudelijke ‘kop’ met één of meer inhoudelijke ‘delen.’ Zie figuur 22.

Figuur 22.

Het is verstandig in de kop een zogenaamd logisch of functioneel adres te plaatsen. Want indien een bericht volgens een algemeen X.400-adres ergens op een rangeerterrein belandt, biedt zo’n aanknopingspunten voor de verdere verspreiding.
Zo’n functioneel X.400-adres behoeft niet zo exact, ondubbelzinnig als een X.400-adres te zijn. Menselijke interpretatie op het rangeerterrein kan uit eventuele onduidelijkheid meer betekenis halen dat machines dat kunnen. Dit houdt dus in dat een ‘rangeerder’ bevoegd is tot het openen van een elektronische envelop teneinde een uiteindelijke bestemming te bepalen. Dat kan, nogmaals, op grond van een logisch/functioneel adres in de ‘kop’ van de inhoud gebeuren.
In dit verband is het goed erop te wijzen dat een X.400-adres vooral een ‘technische’ betekenis heeft. Aan de hand van een X.400-adres zijn computers en computerprogramma’s in staat enveloppen uit te wisselen. De inhoud van een envelop bepaalt op geen enkele manier de zogenaamde routering van de signalen.
Naarmate technische adressen (X.400-adressen) nauwer aansluiten op aanwezige organisatorische functies, kan het functionele adres in de inhoudskop beknopter zijn. Het principiële onderscheid tussen een functioneel en een technisch adres is echter belangrijk, zeker ook om aansluiting op administratieve organisatie van berichtenverkeer te behouden dan wel te verkrijgen.

 

 

Technische adreselementen

Tot dusver zijn elementen uit de opbouw van X.400-adres genoemd die allemaal nauw aansluiten bij een functionele aanduiding. Daarnaast kunnen aanduidingen voor X.400-voorzieningen zèlf gebruikt worden om de overdracht van een bericht te geleiden.
Bijvoorbeeld een overdrachtmodule kent een identificatie. Die is uniek binnen een beheersgebied. Dat zijn technische adreselementen. Die zullen door ‘gewone’ gebruikers echter niet voor adressering toegepast worden. Maar in theorie zijn er diverse manieren om een uniek X.400-adres uit waarden voor enkele elementen samen te stellen.
Wanneer een bericht voor overdracht aan een abonneegebied (administration management domain) aangeboden wordt, moet daarvan wel altijd de naam in het opgegeven X.400-adres voorkomen.
Sommige X.400-producten stellen invulling van bepaalde technische adreselementen verplicht. Dan moet in een X.400-adres altijd een naam voor bijvoorbeeld abonneegebied en/of privé-gebied opgenomen zijn.

 

 

Nog enkele aanbevelingen

Volgens de huidige inhoud van X.400 zijn verplichte elementen van een X.400-adres:

- land
- privé-gebied
- organisatie
- achternaam.

Hierboven zijn reeds aanbevelingen gedaan wat invulling van enkele van deze adreselementen betreft. Het is voorts verstandig de namen van privé-gebied en organisatie identiek te houden. Dat loopt vooruit op toepassing van de norm X.500 (zie verderop) die meer op organisatie dan op privé-gebied georiënteerd is.
Voor achternaam is hierboven bepleit dat elektronische post vooral tussen functionarissen plaatsheeft. Vanwege het verplichte karakter van dit adreselement moeten één of meer rangeerterreinen eveneens door middel hiervan aangeduid zijn.
De rangeerfunctie staat in de universitaire wereld als ‘postmaster’ bekend. Die naam zou overgenomen kunnen worden. Zolang het geen èchte achternaam is, dreigt geen verwarring.
Andere afzenders zijn echter niet met dit gebruik bekend. Voor hen is misschien een rangeerterrein onder de naam van de (hele) organisatie ‘logischer.’ Er is overigens geen bezwaar tegen diverse namen voor een rangeerterrein.

 

 

Voorbeelden

Bij wijze van voorbeelden zijn hier twee X.400-adresseb weergegeven. Het eerste betreft een formeel bericht dat voor de ambassadeur te Washington bestemd is:

land: nl
privé-gebied: minbuza
organisatie: minbuza
org. eenheid: Washington
achternaam: ambassadeur

Het tweede bericht moet naar een beleidsmedewerker van het DGBEB. De inhoud is informatief bedoeld en daarom aan een natuurlijke persoon in plaats van een functionaris gericht.

land: nl
privé-gebied: minez
organisatie: minez
org. eenheid: DGBEB
org. eenheid: DBZ
achternaam: Van der Poel
initialen: H.A.

 

 

Adreslijsten

De meeste leveranciers hebben hun eigen producten voor elektronische post voorzien van de mogelijkheid adreslijsten (directories) te onderhouden. De opbouw van adressen uit diverse elementen is tussen die producten niet gestandaardiseerd. De betekenis van X.400 is nu juist dat er één norm voor adresopbouw bestaat.
Wanneer zo’n leverancier X.400-producten gaat voeren, houdt dat tevens aanpassing van de specifieke middelen voor elektronische post in. Specifieke adressen moeten ‘vertaalbaar’ zijn naar een X.400-adres, en omgekeerd. Daartoe is het nodig de eigen adreslijst uit te breiden met overeenkomstige X.400-adressen van ontvangers/afzenders. De ontvangers/afzenders buiten het bereik van de specifieke middelen voor elektronische post kunnen dan desgewenst volgens de interne procedures voorzien worden van een adres.

 

 

X.500

Lijsten met X.400-adressen zijn op verschillende plaatsen aanwezig. De mate van detaillering op iedere plaats behoeft niet groter te zijn dan voor overdracht naar een (volgend) schakelpunt is vereist.
Dit betekent het volgende voor organisaties die berichten uitwisselen en ieder een privé-(beheers)gebied inclusief adreslijsten hebben. De ene organisatie moet minimaal namen van de adreselementen in de eigen adreslijst opnemen die nodig zijn om een bericht in het schakelpunt (gateway) van de andere organisatie afgeleverd te krijgen. Verdere details zijn dáár aanwezig. Een adreslijst in het eigen beheersgebied kan echter uitgebreider zijn.
Hoe dan ook, omtrent eenzelfde afzender/ontvanger kan adresinformatie in diverse adreslijsten bijgehouden worden. Dat is een uitvloeisel van de aard van de X.400-norm die elektronische post tussen anderszins autonome partijen gericht is.
Decentraal beheer van adreslijsten waarin dezelfde informatie kan voorkomen, vereist vooral afspraken maar tevens bepaalde technische voorzieningen. In aansluiting op X.400 stelt de aanstaande serie X.500 hiervoor internationale normen. In afwachting daarvan moeten deelnemers aan berichtenverkeer volgens X.400 op vrijwillige basis afspraken over uitwisseling van (bepaalde) adresinformatie maken. Daarbij moet op X.500 geanticipeerd worden. Dit laatste veronderstelt dus decentraal beheer van adreslijsten. Want ook X.500 is als norm (uiteraard) weer gericht op toepassing door ‘eenheden’ die in belangrijke mate autonoom van elkaar bestaan.
Zoals hierboven al is gesuggereerd, is het voor de uitwisseling van namen van organisatorische eenheden als adreselementen wellicht een idee ze allemaal in de Staatsalmanak op te nemen. Die kan voor de Nederlandse rijksoverheid dan dienen als papieren, voorlopige implementatie van X.500.

 

 

 

14. Opmaakinformatie

Basistekens en vormtekens

Een bericht wordt met tekens vormgegeven. Dat geldt voor iéder bericht, dus ook voor elektronische post. De toegestane tekens heten (hier) opmaakinformatie. Daarin past nader onderscheid tussen basistekens en vormtekens.
Basistekens zijn letters, cijfers, leestekens en allerlei andere ‘symbolen.’ Die krijgen ieder voor zich een bepaalde (verschijnings)vorm en een positie in een bericht. Vormtekens bepalen dus hoe basistekens waarneembaar zijn. De totale opmaak van een bericht veronderstelt samenhang tussen basis- en vormtekens.

 

 

Onbewuste waarneming

Een waarnemer is zich meestal niet van vormtekens bewust. Hij of zij leest bijvoorbeeld een boek. De letters in woorden, en die in zinnen, wekken een bepaalde betekenis op.
De basistekens zijn echter in een bepaalde ‘type’ gezet. Zij staan achter elkaar op papier, in het Nederlands van links naar rechts en van boven naar beneden. Een betekenisvolle scheiding bestaat uit een ‘eigen’ plaats voor een serie woorden. Die ‘vormen’ bijvoorbeeld een alinea, paragraaf, hoofdstuk en dergelijke. Een boek omvat dus talloze vormtekens die samen met basistekens de totale opmaak uitmaken.

 

 

Digitale codes

Stel, dat de inhoud van het boek in een computergeheugen opgeslagen gaat worden met de bedoeling naderhand een exacte kopie te kunnen afdrukken. Dan moeten niet alleen de basistekens ingevoerd en opgeslagen zijn. Daarmee samenhangende vormtekens moeten dat ook. Dergelijke hulpmiddelen kennen geen impliciete, onbewuste waarneming en vervolgens representatie.
Dergelijke tekens moeten voor opslag een digitaal equivalent hebben. Dat zijn digitale codes. Er zijn dus codes voor basistekens maar óók voor allerlei vormtekens. Daardoor is bijvoorbeeld type (inclusief ‘dikte’) van basistekens bepaald, of met het volgende basisteken een nieuwe regel begint, enzovoort.

 

 

Invoer en uitvoer

Stel, dat een bepaald computerprogramma voor de invoer en opslag van alle opmaakinformatie van het boek, i.e. basistekens plùs vormtekens, gebruikt is. Het computergeheugen bevat dan een afbeelding van dat boek die uit bepaalde digitale codes bestaat. Hetzelfde tekstverwerkingsprogramma is bruikbaar om een afdruk te maken. Afgezien van beperkingen van de printer in kwestie, is het voor het programma (als regel) geen probleem een qua opmaak gelijk boek te vervaardigen. De module voor uitvoer zal immers dezelfde ‘betekenis’ aan de opgeslagen codes geven als de invoermodule waardoor zijn ontstaan zijn.

 

 

Verschillende programma’s

Bij gebruik van eenzelfde programma voor in- en uitvoer blijft de oorspronkelijke opmaak dus behouden (mits opmaakinformatie niet door overdracht ‘aangetast’ is). Maar die betekenis van digitale codes voor zowel basis- als vormtekens is tot dusver in verschillende programma’s voor geautomatiseerde tekstverwerking allerminst gestandaardiseerd. Dit houdt in dat een ander programma geen exacte kopie kan maken van een document dat met behulp van het ene in een computergeheugen met digitale codes opgeslagen is. En meestal komt het niet eens tot wat voor afdruk dan ook.

 

 

De ‘Esperanto’-methode

Zolang verschillende programma’s hun ‘eigen’ digitale codes kennen, is een oplossing een gestandaardiseerde verzameling opmaakinformatie als een soort tussenstation. Dat schetst figuur 23. Zonodig zijn de digitale codes van het ene programma daarnaar vertaalbaar (conversie). Vervolgens geschiedt van daaruit conversie naar de digitale codes van het andere programma. Zo’n conversie omvat dus basis- èn vormtekens.

Figuur 23.

Volgens deze ‘Esperanto’-methode moet het aantal conversiemiddelen maximaal twee maal het aantal verschillende codestelsels zijn.
Het probleem van de verschillende codestelsel valt ook via directe conversies, i.e. zònder een gestandaardiseerd tussenstation, te bestrijden. Zie figuur 24. Bij veel verschillende codestelsel voor opmaakinformatie moet het aantal conversiemiddelen echter veel groter zijn.¹⁶

Figuur 24.

 

 

Definitieve en bewerkbare opmaak

Een bericht dat alleen maar afgedrukt moet worden vereist minder vormtekens dan één dat verder bewerkbaar moet zijn. Daarom geldt vaak onderscheid tussen Final Form Text (FFT) en Revisible Form Text (RFT).

 

 

Normen en de facto standaarden

Een internationale norm voor bewerkbare opmaak biedt de meeste flexibiliteit. Dat zijn tegelijk de meest uitgebreide codestelsels voor opmaakinformatie waarvoor normalisatie het moeilijkst is.
ODA (Office Document Architecture) is voorbestemd als internationale norm voor bewerkbare opmaak. Hiervoor is het proces van normalisatie echter nog niet afgerond. In afwachting van de definitieve versie (en vaak om redenen van behoud van markt) hebben leveranciers deze norm nog niet in hun producten verwerkt.
DCA (Document Content Architecture) kent tevens een versie voor bewerkbare opmaak. Dit is een de facto standaard, bepaald door de firma IBM. Vele leveranciers hebben hun producten voorzien van mogelijkheid van DCA-conversie.
Uitgevers hebben reeds vroeg ervaren welke problemen verschillende codestelsels voor opmaakinformatie geven. Hun standaard heet Standard Generalized Mark-up Language (SGML). Die is door de ISO als norm erkend, maar is buiten de ‘wereld’  van uitgevers weinig bekend. Er zijn echter middelen voor uiteenlopende conversies beschikbaar. […] In tegenstelling tot DCA is SGML niet op (producten van) één bepaalde leverancier gebaseerd.

 

 

X.400 en ‘zijn’ prioriteit

Tot zover is hierboven verondersteld dat een bericht opgeslagen en uit datzelfde computergeheugen  afgedrukt o.i.d. wordt. Dat is nog heel iets anders dan een bericht dat over de halve wereld verzonden is. Die overdracht heeft prioriteit voor X.400. Dat heeft bewerkbaarheid van een bericht waarbij alle oorspronkelijke, uitgebreide opmaakinformatie behouden blijft niet.
Die prioriteit komt tot uitdrukking in de beperkingen van thans geïmplementeerde codestelsels. Wat in dat vlak mogelijk is, ligt vooralsnog eerder in het verlengde van telexverkeer. Weliswaar is het aantal basistekens vergeleken met telex uitgebreid maar veel vormtekens zijn niet overdraagbaar. En dit laatste stelt beperkingen aan behoud van opmaakinformatie. Een voor de X.400-voorzieningen onbekende code vervalt domweg. Dat betekent dat aan de ontvangende kant nièt een exacte kopie in definitieve dan wel bewerkbare opmaak verschijnt. Bijvoorbeeld een voetnoot is opgegaan in de overige tekst, of een indeling in kolommen is verdwenen.
Een codestelsel waarvoor conversiemiddelen onderdeel van X.400-voorzieningen uitmaken, is het International Alphabet nr 5 (IA5). Dat is qua basistekens inderdaad aanzienlijk uitgebreider dan het gestandaardiseerde codestelsel voor telexverkeer. Het ontbreekt echter aan veel vormtekens.

 

 

Externe conversie en ‘undefined’

Als gevolg van conversie door X.400-voorzieningen kan dus opmaakinformatie, i.e. vooral vormtekens, verloren gaan. Zoals in een eerder hoofdstuk opgemerkt, valt interne conversie te omzeilen met een ‘undefined’ codestelsel. In dat geval dient eventueel benodigde conversie buiten de X.400-voorzieningen te geschieden. Dat moet dan gebeuren vóórdat een bericht het eerste X.400-schakelpunt bereikt en omgekeerd nádat het laatste X.400-schakelpunt heeft verlaten. Zie figuur 25.

Figuur 25.

 

 

Ambitieniveau

Omwille van een beheersbare uitvoering van het deelproject zijn alledrie de deelnemers het erover eens dat in eerste aanleg een codestelsel toepassing verdient waarvoor de beschikbare X.400-producten kant-en-klare (interne) conversies bieden. Dat is IA5.
De ontwikkeling van eigen conversiemiddelen wordt ontraden. Zolang geen implementaties van ODA beschikbaar zijn, kunnen in latere fasen van het deelproject desnoods de facto standaarden en bijbehorende conversiemiddelen gebruikt worden. Een voorwaarde hiervoor is wel dat de X.400-voorzieningen een codestelsel als ‘undefined’ kunnen overdragen. Dit vormt juist voor de hulpmiddelen die de drie departementen gebruiken, zoals eerder opgemerkt, geen probleem.

 

 

Deelproject Parlement

De keuze voor een bescheiden (èn haalbaar) ambitieniveau wat overdraagbaar codestelsel betreft, heeft ook veel met een ander deelproject uit het Dis-programma te maken. In het deelproject Parlement staat niet zozeer overdracht voorop, maar behoud van opmaakinformatie.
Het ligt voor de hand dat dàt deelproject het voortouw houdt inzake standaardisatie van en eventuele conversiemiddelen voor codestelsels.
Het nauwe verband dreigt overigens verloren te gaan wanneer het deelproject Parlement voor de informatieoverdracht afziet van toepassing van X.400-voorzieningen. Het zou kunnen dat daar voor datacommunicatie de keuze valt op de facto standaarden omdat alleen daarmee op kòrte termijn behoud van uitgebreide opmaakinformatie gewaarborgd is. En dan valt X.400 af wanneer daarmee op korte termijn zelfs berichten volgens een ‘undefined’ codestelsel niet overdraagbaar zijn.¹⁷
De deelnemers aan het deelproject Departementen ervaren minder tijdsdruk rond bewerkbare opmaak. Zij kunnen zich ook wat dat betreft principieel op internationale normen blijven oriënteren.

 

 

 

15. Bevoegdheden en procedures

Nieuwe middelen, oude vraag

Met X.400-voorzieningen komen nieuwe hulpmiddelen voor communicatie beschikbaar. Zoals altijd rijst de vraag naar bevoegdheden. Dit hoofdstuk is bedoeld om richting aan een fundamenteel antwoord te geven. Daarbij geldt dat de situatie niet wezenlijk verschilt van toepassing van andere (soorten) ‘hulpmiddelen’ voor communicatie zoals papierpost, telefoon en niet te vergeten het directe, persoonlijke contact.

 

 

Geen semantisch filter

Communicatie is uitwisseling van betekenis. Als succes geldt de mate waarin de ontvanger dezelfde betekenis aan de waargenomen signalen ontleent als de afzender ermee bedoeld heeft.
Naar aanleiding van dit onderscheid tussen signalen en betekenissen moet duidelijk zij dat technische hulpmiddelen zoals X.400-voorzieningen geen grenzen aan betekenissen kunnen stellen. De aangeboden signalen worden ‘domweg’ overgedragen en afgeleverd. Dat is alles.

 

 

Procedures

In organisatorisch verband dienen procedures mede als kader voor inbreng van mensen als semantische filters. (Voorts kan procedurele werkverdeling ingesteld zijn ter bevordering van doelmatigheid.)
Een functionaris legt een bericht (lees: betekenis) aan een andere voor. Dat is in een bureaucratische organisatie vaak een hoger geplaatste functionaris. (Of, steeds vaker, een staffunctionaris.) Is die het ermee eens, of ziet tenminste geen bezwaar, dan wordt de procedure vervolgd. Enzovoort, totdat een geldige uitkomst verkregen is.
Tijdens een procedure moet vaak betekenis verduidelijkt, toegevoegd worden. Of er wordt een draagvlak voor de gewenste uitkomst gecreëerd door uitwisseling van betekenissen voordat de eigenlijke procedure start. Al met al zijn er talloze uitwisselingen die niet, of minder, tot procedures in enge zin behoren maar (juist daardoor) van wezenlijk belang voor het bereiken van zinnige uitkomsten zijn. Wat procedures en informele uitwisselingen gemeen hebben is communicatie.

 

 

Open samenleving

Bij de gratie van (menselijke) communicatie bestaat maatschappelijk verkeer. Dat verkeer is geregeld. Deelnemers worden verondersteld zich aan die (meestal ongeschreven) regels te houden.¹⁸
Soms wordt het risico van overtreding dusdanig geacht dat dreiging met sancties niet volstaat. Er zijn maatregelen en/of voorzieningen getroffen die overtreding (verder) moeten beperken.
Geheel vermijden is in een werkelijk ‘open’ samenleving overigens principieel tot mislukken gedoemd. De variëteit van (uit)wegen is altijd groter dan die van preventieve maatregelen. De praktijk behelst evenwicht tussen preventie en correctie (en aanvaarding).

 

 

Gevaarlijke beperkingen

Het is dus gevaarlijk om grenzen voor communicatie strak rond de erkende, formele procedures te trekken. Daardoor kan groot risico ontstaan voor het wèrkelijk functioneren van mensen in organisatorisch verband. Mensen moeten in ‘open’ organisaties ruimere mogelijkheden voor communicatie hebben dan hun toegeschreven formele rol en bevoegdheden in procedures suggereren.
De noodzaak van flexibiliteit vergt dat de verzameling van mogelijke ontvangers voor een specifieke afzender niet bij voorbaat gedefinieerd is. Omgekeerd moet een ontvanger dikwijls algemeen bereikbaar zijn. Dit laatste raakt, tenminste in een open samenleving, de essentie van ‘overheid’ en ambtelijke dienstverlening.

 

 

Nuttige beperkingen

Teveel signalen met hun betekenissen verstoppen communicatie. Verder kost gebruik van middelen geld. Volgens deze invalshoeken is het redelijk wèl beperkingen te stellen.
Dat maatregelen/voorzieningen meestal hun doel voorbij schieten heeft ermee te maken dat de twee ‘niveaus’ van communicatie, te weten die van signalen en van betekenissen, vaak met elkaar verward worden.
Eventuele maatregelen en voorzieningen dienen echter vooral personeelsmatig en organisatorisch van aard te zijn, dat wil zeggen gericht op betekenissen. Omdat bepaalde betekenissen, waaronder vooral onvoorziene, uitwisselbaar moeten kunnen zijn, dient overdracht van signalen in beginsel mogelijk te zijn.
Technische middelen zoals X.400-voorzieningen bieden geen afdoende waarborgen ‘misbruik’ te vermijden. Dat is hetzelfde als met telefoon. Als iemand een toestel heeft, kan hij of zij iedere mogelijke verbinding zoeken. De kosten van gedifferentieerdere maatregelen zijn prohibitief. Met een ‘intern’ geschakeld toestel kan een medewerker ieder ander intern toestel bereiken. Met een ‘lokaal’ toestel iedereen met hetzelfde netnummer. Enzovoort. Dat het niet gebeurt en dat via de gekozen verbindingen slechts bepaalde betekenissen uitgewisseld worden (hoewel?), is iets anders.

 

 

Authenticiteit

Een probleem met communicatie in welke vorm dan ook is dat de ontvanger redelijk overtuigd moet kunnen zijn van de identiteit van de afzender. Hoe authentiek is een bericht met zijn betekenis?
Automatiseringsmiddelen zijn (nog) zwak wat het bewaken van authenticiteit betreft. Een ontvanger moet daarom redelijk achterdochtig zijn. Omtrent een bericht dat grote gevolgen kan hebben is (mits daarvoor tijd rest) terugkoppeling gewenst, of moet zelfs voorgeschreven zijn.

 

 

Interdepartementale communicatie

Wat hierboven in het algemeen gezegd is, geldt zeker ook voor interdepartementale communicatie. Toepassing van X.400-voorzieningen kan aanleiding vormen eens naar regels daarvoor te kijken. Maar X.400 is geen nieuw middel waarmee aanpassing aan regels eindelijk eens afdoende afgedwongen kan worden. Eerder is het tegenovergestelde het geval. Dergelijke middelen zijn bij uitstek ook voor ‘laterale’ communicatie geschikt, dat wil zeggen voor uitwisseling van aanvullende betekenissen tussen medewerkers die daarmee geen definitieve beslissing over uitkomsten vaststellen.
Zonder beperkingen zal elektronische post een gedeelte van de ‘functie’ van telefoon overnemen. Zie ook de opmerkingen aan het einde van hoofdstuk 11. Hetzelfde geldt uiteraard voor elektronische post ten opzichte van papierpost, en waarschijnlijk ten opzichte van facsimile.

 

 

Verantwoordelijkheden

Vanwege de ontbrekende overtuiging omtrent authenticiteit verdient voor gewichtige berichten terugkoppeling altijd (minstens (aanbeveling). Daarvoor is de ontvanger verantwoordelijk.
De afzender is ervoor verantwoordelijk dat een bericht met de bedoelde betekenis de aangegeven ontvanger bereikt heeft. X.400-voorzieningen kunnen slechts geslaagde overdracht van de aangeboden signalen terugmelden. Dat is vergelijkbaar met een aangetekende brief.
Die middelen kunnen de vraag nièt beantwoorden of de ontvanger de bedoelde betekenis begrepen heeft en als gevolg daarvan ‘iets’ doet (of laat). Als de oorspronkelijke afzender daarvan overtuigd wil raken, moet verdere communicatie geschieden. Daarvoor kunnen (tevens) andere middelen benut worden als er twijfel over authenticiteit en dergelijke bestaat.

 

 

Aansprakelijkheid

In het kader van communicatie zijn dus diverse verantwoordelijkheden herkenbaar. Die worden hier overwegend bij afzender en ontvanger gelegd.
Zolang signalen uitsluitend met X.400-voorzieningen in privé-(beheers)gebieden overgedragen worden, zijn de betrokken organisaties van afzenders/ontvangers daarvoor in een bepaalde verhouding verantwoordelijk.
Communicatie via derden lijkt aantrekkelijk omdat daarmee aansprakelijkheid voor communicatie vermeden zou kunnen worden. Dat geldt echter uitsluitend aansprakelijkheid voor overdracht van signalen (mits die op een bepaalde wijze aangeboden zijn). Een derde neemt uiteraard niet de verantwoordelijkheid op zich te zorgen dat de bedoelde betekenis bij de ontvanger overkomt. Laat staan dat de ‘bevrachter’ zich aansprakelijk stelt voor doen of laten dat daarmee verband houdt.

 

 

Geen andere principes

Met de toepassing van X.400-voorzieningen zijn, zoals hier uiteengezet is, geen andere organisatorische principes gemoeid dan voor andere communicatie(middelen) gelden. Die middelen hebben echter wat andere eigenschappen. Waarnodig, dienen organisatorische procedures daaraan aangepast te worden.
De traditionele werkverdeling kent functiescheiding. Bijvoorbeeld een secretariaatsmedewerker ‘controleert’ bij wijze van spreken of de juiste gezagsdrager een opdracht op papier heeft ondertekend. Wat komt daarvoor in de plaats wanneer de opdrachtgever direct zijn/haar opdracht uitvaardigt? Moet eenzelfde functiescheiding gehandhaafd blijven? Dat gaat ten koste van het beginsel van directe communicatie van-ambtenaar-tot-ambtenaar. Vervallende functiescheiding vergt bestrijding met betere waarborgen voor authenticiteit. Maar die zijn bij toepassing van technische hulpmiddelen dikwijls juist problematisch.
Vanwege de karakteristieke bedrijfsvoering van de diverse ministeries kunnen procedurele aanpassingen nogal specifiek zijn. In ieder geval zullen zij vanwege hun autonomie die gewijzigde procedures zelf (moeten) uitwerken.

 

 

 

16. Beheer

Succes moet vaak aan duurzaamheid afgemeten worden. En ook voorzieningen voor interdepartementale elektronische post volgens X.400 zijn niet voor eenmalig gebruik bedoeld. Hun continue beschikbaarheid moet gewaarborgd zijn. Daarvoor is ‘beheer’ nodig.
De noodzakelijke beheersinspanningen kunnen naar diverse onderwerpen ingedeeld worden. In dit hoofdstuk zijn enkele van die onderwerpen genoemd. Er bestaan overlappingen.

 

 

Technische voorzieningen

X.400 en daarop afgestemde voorzieningen zijn middel en geen doel. Misschien daarom vormen die technische voorzieningen het meest herkenbare, concrete onderwerp voor beheersinspanningen.
De norm X.400 heeft nadrukkelijk vorm gekregen met ‘beheer’ door verscheidene autonome organisaties als uitgangspunt. In het technische vlak is dat vertaald in het begrip beheersgebied.
Ieder deelnemend departement kent een privé-(beheers)gebied (PRMD) met technische X.400-voorzieningen. Voor interdepartementaal berichtenverkeer is daarvan slechts de overdrachtmodule (MTA) als schakelpunt (gateway) interessant. Dat moet signalen kunnen aanbieden en ontvangen van andere schakelpunten, hetzij direct van/naar andere privé-gebieden, hetzij via abonneegebieden (ADMDs).
Voor ieder privé-gebied waarmee signalen uitgewisseld (moeten) kunnen worden, moet de eigen overdrachtmodule in het schakelpunt juist ‘ingesteld’ zijn. Dat gebeurt met de parameters voor interconnectie.
Het eigen X.400-schakelpunt heeft een koppeling met de overige (interne) infrastructuur. Die koppeling vergt eveneens onderhoud.
Als bijzonder onderwerp geldt hierbij, indien nodig, conversie van opmaakinformatie. Naarmate daarvoor gestandaardiseerde middelen in gebruik zijn, is minder intensief beheer vereist.

 

 

Technische beheerders

Het gespecialiseerde karakter van technische X.400-voorzieningen veronderstelt dat gespecialiseerde medewerkers zich met technisch beheer bezighouden. De drie departementen hebben duidelijk voor ogen wat de organisatorische plaats van die technische beheerders is. […]
Zeker tijdens de opbouw van de X.400-voorzieningen moeten technische beheerders van verschillende ministeries structureel overleg voeren. Zij benoemen die parameters voor interconnectie. En tijdens dergelijk overleg kunnen eventuele storingen en daaropvolgende maatregelen besproken worden. Voorts kunnen ervaringen met het ‘gedrag’ van de X.400-voorzieningen worden uitgewisseld. Daarvoor vergt trouwens metingen, wat zonodig aanpassing van de technische X.400-voorzieningen inhoudt.
De technische beheerders ondersteunen operationele contacten met leveranciers van X.400-voorzieningen. Dat is onder andere voor storingsmeldingen van belang.

 

 

Procedures

Indien intern reeds middelen voor elektronische post beschikbaar zijn, merkt een gebruiker, als het goed is, weinig tot niets van de techniek van X.400-voorzieningen. Met een verzorgde koppeling behoeft er zelfs niets te veranderen . De gebruiker benut slechts functies van die interne middelen voor elektronische post. Het blijft ‘transparant’ of voor enig traject tijdens de overdracht van signalen X.400-voorzieningen ‘geschakeld’ zijn.
Het is daarom de vraag of de interne procedures rond toepassing van elektronische post aanpassing verdienen. Hier is het waarschijnlijk zo dat X.400 een (welkome) aanleiding vormt procedures eens te onderhouden.
De toepassing van welke middelen voor elektronische post dan ook is nog zo experimenteel dat slechts weinig organisaties daarvoor over uitgewerkte procedures beschikken. Van de deelnemers lijkt BZ daarmee het verst te zijn. Dat is niet verwonderlijk gezien de centrale betekenis van communicatie voor dat ministerie.
De uitwerking door BZ toont hoe elektronische post procedureel verweven is met registratuur en archivering. Daaruit blijkt tevens dat waarschijnlijk ieder ministerie die integratie vorm moet geven, afhankelijk van de eigen omstandigheden. Dit procedurebeheer is een onderwerp dat gecoördineerd wordt door de eenheden voor organisatie en informatie/efficiëntie.
De taken die BZ in het kader van een (willekeurige, i.e. ‘papieren’ of elektronische) berichtprocedure onderscheidt, luiden overigens:

- concipiëren
- vaststellen
- adresseren en kopieverlenen
- toekennen van een kenmerk
- toekennen van een voorrangsaanduiding
- verzenden
- distribueren
- ontvangen en kopieverlenen
- registreren en voortgang bewaken
- ontsluiten
- opslaan
- afhandelen
- vernietigen.

 

 

X.400-adressen

Met een ‘onzichtbare’ koppeling is iedere ontvanger in beginsel volgens de methode van de interne elektronische post adresseerbaar. In dat geval hebben (eind)gebruikers niets met X.400-adressen te maken. Maar in het schakelpunt moeten adressen volgens de interne methode dan alsnog naar X.400-adressen vertaald worden (en omgekeerd wanneer een bericht niet aangeboden maar ontvangen wordt).
Dit wijst erop dat X.400-adressen een zaak van technisch beheerders zou kunnen zijn. Die conclusie is echter maar gedeeltelijk geldig. Want een geadresseerde is niet altijd met een adres volgens de interne methode bekend. Dat is het geval bij incidentele berichten. Het loont niet de geadresseerde voor een enkel bericht in de formele adreslijst op te nemen.
Een (eind)gebruiker moet dus in staat zijn een X.400-adres op te geven. Dat pleit voor betekenisvolle namen voor de benodigde adreselementen. Vanwege de relatie met organisatorische procedures is voor het adressenbeheer de inbreng van eenheden voor organisatie en informatie/efficiëntie gewenst. De technisch beheerders zijn in dit verband reeds genoemd.
In het jargon van X.400 heet een beheerder van X.400-adressen trouwens een ‘naming authority.’ Gelet op de hiërarchische opbouw, kunnen adressenbeheerders voor diverse niveaus aangewezen zijn. Er moet er minstens één voor een bepaalde organisatie zijn.
Interdepartementaal overleg is over dit onderwerp beslist nodig.

 

 

Mensen

Wie valt er nog op te leiden, als X.400-voorzieningen (voor interdepartementale elektronische post) voor gebruikers onzichtbaar zijn? Hiervoor geldt min of meer hetzelfde als voor procedures. De invoering van X.400 vormt veeleer een aanleiding om ook eens te kijken naar de kennis en vaardigheden die mensen voor gebruik van elektronische post nodig hebben.
Inderdaad kan opleiding voor eindgebruikers beperkt blijven. Althans, wanneer zij reeds adequaat met de interne middelen voor elektronische post kunnen omgaan. En wanneer zij met eventueel gewijzigde procedures vertrouwd zijn en die ook daadwerkelijk volgen. Zover is het evenwel niet.
De technisch beheerders moeten, voorzover dat nog niet gebeurd is, specifieke opleidingen krijgen. Dat moeten sommige O&I/E-medewerkers ook.

 

 

Beveiliging

In het vorige hoofdstuk is tamelijk principieel iets gezegd over communicatie als overdracht van betekenis. Er moet aandacht voor authenticiteit bestaan. Is het bericht werkelijk afkomstig van de vermelde afzender?
Maatregelen voor beveiliging kunnen die twijfel nooit volledig wegnemen. Daarom is in het vorige hoofdstuk tevens terugkoppeling bepleit.
Dat neemt niet weg dat beveiliging belangrijk is. De behoefte aan terugkoppeling is minder groot naarmate (al dan niet terecht) het vertrouwen in authenticiteit toeneemt.
Het is hier niet de plaats eventuele beveiligingsmaatregelen in detail te benoemen. De overlapping met andere onderwerpen is evenwel duidelijk.
In procedures kunnen aan toegang tot middelen voor elektronische post beperkingen gesteld zijn. Een maatregel in het kader van toegangsbeheer betreft meestal het gebruik van wachtwoorden. Verondersteld wordt dat iedere gebruiker een uniek wachtwoord kiest dat hij/zij ‘geheim’ houdt. Voorts mag zo’n wachtwoord niet eenvoudig te ‘raden’ zijn. Dit betekent dat wachtwoorden geen sterke beveiliging bieden. Daarom verdient aanvullende beveiliging, bijvoorbeeld in het technische vlak, aanbeveling.
Nadrukkelijk geldt echter: perfecte beveiliging is een illusie. Er moet een niveau bereikt worden waarmee inspanningen voor en opbrengsten van beveiliging in redelijk evenwicht verkeren. Voor bepaalde communicatiemiddelen, waaronder X.400-voorzieningen, houdt dat in dat voor sommige berichten een andere weg de voorkeur verdient.

 

 

Kostenverrekening

Voor papierpost is de kostverrekening als volgt geregeld. De afzender betaalt. Dat vereist geen ingewikkeld beheer.
Het lijkt redelijk het beginsel van de betalende afzender naar elektronische post door te trekken. Dat is een gevolg van autonomie. Eventuele uitzonderingen waarbij de ontvanger meer belang heeft bij het ontvangen dan de afzender bij het verzenden, moeten afzonderlijk geregeld worden.
Voor welke vorm van kostenverrekening ook moeten allereerst kosten van overdracht van een bericht doelmatig vastgesteld worden. Indien mogelijk, behoren dergelijke metingen tot het takenpakket van de technisch beheerders.

 

 

Interdepartementale overlegstructuren

De noodzaak voor overleg tussen technisch beheerders is reeds genoemd. Uit de aard van X.400 volgt dat centraal beheer vermeden kan blijven. Dat wijst op ‘ronde-tafel’ overleg. Zonder verantwoordelijkheid eventueel benodigde initiatieven te ontplooien, gaat decentraal beheer echter verslonzen met alle nadelige gevolgen voor de kwaliteit van interdepartementale elektronische post van dien.
Tijdens de opbouw van X.400-voorzieningen voor interdepartementale elektronische post moet het technisch overleg vaak plaatshebben, bijvoorbeeld eng regelmatig contact iedere twee weken.
Bij het beeld van de ‘ronde tafel’ past wisselend voorzitterschap annex secretariaat. Voor het overleg tussen technisch beheerders is dat een zaak die betrokken ministeries geheel zelf kunnen regelen. […]
Er is tevens behoefte aan overkoepelend overleg. Daarbij zijn in de praktijk vooral O&I/E-medewerkers betrokken. Desalniettemin loont het om vertegenwoordigers van ‘gebruikers’ aan dit overleg te laten bijdragen. Het voorzitterschap kan eveneens rouleren onder de deelnemende ministeries. In dit geval kan een permanent secretariaat de in dit vlak vereiste continuïteit waarborgen. Vooralsnog kan dit vanuit het Dis-programma vervuld worden. Wanneer dat programma voltooid is, kan het secretariaat aan een functie in de staande organisatie van het ministerie van Binnenlandse Zaken toegevoegd worden. De frequentie van het overkoepelend overleg kan veel lager zijn dan van het overleg van technisch beheerders. Er kan gedacht worden aan aansluiting op het vergaderschema van de Permanente Commissie Documentaire Informatieverzorging (PCDIN), de stuurgroep voor het Dis-programma.

 

 

 

17. Algemeen groeipad

Het deelproject Departementen bedoelt de drie departementen volgens elektronische post te laten communiceren. Dat gebeurt voor het ‘externe’ traject tussen de ministeries met behulp van X.400-voorzieningen. De overdracht binnen ieder ministerie geschiedt met overige, eigen infrastructuur. Die is meestal niet op de norm X.400 gebaseerd.

 

 

Plan met groeipad

Zoals hiervoor aangegeven, kenmerkt het plan voor dit Dis-deelproject zich door een groeipad. In het technische vlak, i.e. in een laboratorium,’ wordt allereerst bekeken of een schakelpunt ingericht kan worden. De overdrachtmodule daarvan moet signalen met die van andere schakelpunten kunnen uitwisselen. Daarna volgen proeftuinen.
Elektronische post moet in de (procedures van de) betrokken organisaties ingebed zijn. Nadat voldoende ervaringen opgedaan zijn, kunnen middelen voor interdepartementale elektronische post in die organisaties beheerst verspreid worden.

 

 

Geldig voor andere ministeries

Dit groeipad is niet alleen relevant voor de drie departementen die aan het deelproject deelnemen. Het lijkt algemeen geldig. Andere ministeries die eveneens volgens X.400 interdepartementaal berichten willen uitwisselen, kunnen daarvoor activiteiten in dezelfde volgorde ondernemen. Daarbij dient gebruik gemaakt te (kunnen) worden van elders reeds opgedane ervaringen. Dat zijn uitdrukkelijk niet alleen technische ervaringen. Er is juist behoefte aan opgedane inzichten in het vlak van organisatie (procedures), adressering, personeel en beveiliging.
Die verspreiding van resultaten over andere ministeries valt, voor alle duidelijkheid, buiten het deelproject Departementen. Dit neem niet weg dat het Dis-programma verspreiding op enige wijze kan ondersteunen.

 

 

Opmaakinformatie

De drie departementen houden in eerste aanleg hun ambitieniveau wat behoud van opmaakinformatie betreft bescheiden (en dus realistisch). Naarmate de tijd vordert, neemt het perspectief toe op beschikbaarheid van producten waarmee een internationale norm voor opmaakinformatie is geïmplementeerd. Dat houdt in de andere ministeries als gevolg van een latere start wellicht met een hoger ambitieniveau kunnen beginnen.

 

 

Verspreiding na enkele proeftuinen

Aan de andere kant bestaat er geen bezwaar dat andere ministeries aansluiting op een interdepartementaal X.400-netwerk voor elektronische post zoeken, voordat het Dis-deelproject Departementen geheel voltooid is. Verstandig is het zeker om resultaten van enkele proeftuinen af te wachten. Maar dan kan in een eigen laboratorium de techniek van X.400 reeds voor gebruik gereed gemaakt worden. Daarbij maakt het overigens nogal wat uit of een ministerie een privé-gebied voor X.400-voorzieningen inricht of uitsluitend berichten via een abonneegebied wil uitwisselen. De keuze voor een privé-gebied is onder meer afhankelijk van het aantal berichten.

 

 

Coördinatie en prioriteiten

Andere ministeries kunnen, ongeacht de vorderingen van het deelproject Departementen, reeds met X.400-voorzieningen voor interdepartementaal berichtenverkeer bezig zijn. Dat is dan (waarschijnlijk) het gevolg van het Dis-deelproject Parlement. Daarom is afstemming tussen beide deelprojecten zo belangrijk.
Het is altijd mogelijk in een later stadium eenmaal gemaakte keuze te veranderen. Door coördinatie van meet af aan kan dat vermeden blijven. In dit rapport zijn daarvoor prioriteiten genoemd. Het deelproject Parlement zou zich vooral op behoud van opmaakinformatie moeten richten. Aan beheer van technische voorzieningen, van adressen en adreslijsten en beheer van organisatorische procedures en aan beveiliging en dergelijke moet het deelproject Departementen bijzondere aandacht schenken.

 

 

 

18. Fasering en planning

Laboratoriumproef

Als eerste stap voor de realisatie van de doelstellingen van het deelproject Departementen zal een laboratoriumproef worden uitgevoerd. Die bestaat uit twee fasen. Hierin wordt nog uitsluitend met testberichten gewerkt.

 

 

Eerste fase

Tijdens de eerste fase van de laboratoriumproef wordt voor een beperkt aantal testlocaties (één per departement) de ‘connectivity’ getest. […]
Met testberichten wordt een vooraf opgesteld scenario afgewerkt. In dat testscenario zijn opgenomen berichtuitwisselingen die verschillende functies (service elements) van X.400-voorzieninigen veronderstellen. Voorbeelden van dergelijke functies zijn: ontvangstbevestiging, antwoord vereist en hoge prioriteit.
Ook zijn in het testscenario opzettelijke foutsituaties opgenomen zoals verkeerde adressering, niet antwoorden en verbreken verbinding tijdens berichtuitwisseling.
Naast deze functionele tests kan in het testscenario een aantal capaciteitstests opgenomen zijn. Daarvan is de bedoeling om bijvoorbeeld het maximaal aantal te ontvangen/verzenden berichten per tijdseenheid voor een MTA te meten. Interessant is ook de (veroorzaakte) belasting van verwerkingseenheid en overige systeemcomponenten per verzonden/ontvangen bericht.
Als derde onderdeel van het testscenario geldt uitwisseling van testberichten via 400NET, te weten het ADMD dat de Nederlandse PTT beheert. Het doel hiervan is na te gaan of de verschillende MTAs aansluitbaar zijn op het ‘openbare’ X.400-netwerk. Dat heet een confirmatietest. Het kan in de toekomst nuttig/noodzakelijk zijn ook via een ADMD berichten met andere departementen uit te wisselen.
De resultaten van deze proeven worden vastgelegd in een verslag.

 

 

Tweede fase

Als de eerste fase van de laboratoriumproef succesvol is doorlopen, wordt bij wijze van tweede fase een test uitgevoerd met berichtuitwisseling tussen een aantal gebruikerslocaties (één à twee per departement). […] Deze test wordt eveneens uitgevoerd aan de hand van een testscenario en bijbehorende testberichtenbestanden.
De resultaten worden per departement vastgelegd in een verslag.

 

 

Pilot

Als de resultaten van de laboratoriumproef dat rechtvaardigen kan een pilot beginnen. Tussen een beperkt aantal locaties worden dan via X.400-voorzieningen ‘echte’ berichten uitgewisseld. De locaties zijn dezelfde als in de tweede fase van de laboratoriumproef, eventueel aangevuld met een aantal extra ambassades.
Tijdens deze pilot worden vooral de organisatorische en procedurele maatregelen die bij deze nieuwe techniek van berichtenuitwisseling horen, ontwikkeld, ingevoerd en geëvalueerd. Daarnaast hebben uiteraard opleiding en instructie van de betreffende gebruikers plaats. Voorts gebeurt onderzoek naar eventuele koppelingen met de interne infrastructuur zoals voor elektronische post en registratuur.
De deelnemende departementen bepalen of zij tijdens deze pilot nog een bepaalde periode willen schaduwdraaien (dat wil zeggen, dezelfde berichten ook nog via de bestaande methode verzenden en ontvangen). Het schaduwdraaien vergt bij het knooppunt van BZ een speciale voorziening ten aanzien van adressering. Een tijdelijk ‘dubbel’ adres zorgt ervoor dat (alle voor de betreffende pilotlocaties uit het buitenland binnenkomende) berichten zowel volgens de bestaande methode, als via het X.400-netwerk verder worden getransporteerd.

Nota bene, als één of meer departementen besluiten niet schaduw te draaien, maar voor de pilotlocaties direct ‘de knop om te draaien,’ legt dat een extra druk op een gedegen uitvoering en evaluatie van de laboratoriumproef.

Het moet overigens altijd mogelijk zijn tijdens de pilotperiode terug te vallen op de bestaande, beproefde methode van berichtenuitwisseling. In geval van problemen mag de continuïteit van het operationele berichtenverkeer immers geen (ernstig) gevaar lopen.
De pilot wordt afgesloten met een korte evaluatierapportage.

 

 

Verdere invoering

Vanuit de situatie die met de pilot bereikt is, kan verder worden ingevoerd. Dat gebeurt door op een beheerste manier per departement meer locaties aan te sluiten.
De terugvalmogelijkheid op berichtenverkeer volgens de huidige methode(n) komt geleidelijk te vervallen.
Het uitbreidingstempo wordt per departement bepaald. […] Door geleidelijke en beheerste invoering bestaat de gelegenheid de noodzakelijke technische en organisatorische voorzieningen zowel op centraal systeembeheerniveau als bij de gebruikerslocaties geleidelijk mee te laten groeien.

 

 

Aansluiting overige departementen

Als het invoeringstraject gedurende een voldoend lange periode (bijvoorbeeld 6 maanden) zonder grote problemen verloopt kan overwogen worden andere departementen aan te sluiten. […] Het is voorspelbaar dat bij een aantal van meer dan 4 deelnemende departementen de in het volgende hoofdstuk voorgestelde informele beheersorganisatie niet goed meer kan functioneren. Er is bij grotere deelname een permanente organisatorische voorziening nodig.

 

 

Uitgebreide functionaliteit

Tegelijk met de uitbreiding van het aantal aangesloten departementen kan begonnen worden met de uitbreiding van de functionaliteit van het berichtenuitwisselingssysteem. Naast de eventuele introductie van tot op dat moment nog niet ondersteunde X.400-functies (service elements) en geavanceerdere vormen van adresbeheer wordt hierbij vooral gedacht aan ontwikkeling van het uitwisselingsformaat (opmaakinformatie) tot een volledig 8-bits codestelsel voor bewerkbare opmaak (revisible format). Hiertoe behoort dan uiteraard de introductie van op deze norm/standaard voor opmaakinformatie gebaseerde middelen voor conversie tussen de gebruikte tekstverwerkingspakketten.
Als einddoel wordt de thans nog in ontwikkeling zijnde ODA/ODIF-standaard gezien. Een zinvolle tussenstap kan het gebruik van de SGML uitwisselingsstandaard zijn. Deze internationale norm staat toe dat teksten inclusief uitgebreide opmaakinformatie in zogenaamde ASCII-codes met een lengte van 7 bits gecodeerd zijn. Opmaak met zo’n codestelsel is door X.400-voorzieningen met hun huidige functionaliteit ‘ongeschonden’ overdraagbaar.
Algemene beleidslijn is hier echter dat voor opmaakinformatie/uitwisselingsformaat de ontwikkelingen en bereikte resultaten uit het deelproject Parlement gevolgd zullen worden.

 

 

 

19. Projectorganisatie, taken en verantwoordelijkheden

Algemeen uitgangspunt

Gezien de uitgangspositie van het (deel)project, te weten drie departementen die op informele en vrijwillige basis tot samenwerking zijn gekomen, geldt een aangepaste projectorganisatie. Deze is dus niet ‘topzwaar’en sluit zoveel mogelijk aan op de reeds functionerende overlegstructuur.

 

 

Opdrachtgever

Als opdrachtgever voor het project fungeert de Permanente Commissie Documentaire Informatieverzorging (PCDIN) of een uit de PCDIN samengestelde subgroep.
In deze subgroep participeren in ieder geval de PCDIN-leden van de drie betrokken departementen en een PCDIN-lid van het ministerie van Binnenlandse Zaken.
De opdrachtgever neemt de belangrijkste beleidsmatige en investeringsbeslissingen voor het deelproject. Althans, voor zover het financiering door het Dis-programma betreft.

 

 

Resultaten en grenzen

Door het bovenstaande kan de vraag rijzen vanuit welke gezichtspunten het deelproject Departementen bezien kan worden. Hierboven is het perspectief vanuit het Dis-programma genomen. Dan ligt de PCDIN als opdrachtgever voor de hand. De grenzen van het project zijn dan vooral de ‘postbussen’ bij de deelnemers. Het verdere is de verantwoordelijkheid van die deelnemers afzonderlijk. Het beoogde projectresultaat is aansluiting tussen de departementale postbussen/schakelpunten.
Het gezichtspunt van een deelnemer is wat anders. Daarbij laten zich X.400-voorzieningen en overige infrastructuur ook moeilijker scheiden. In het gewenste resultaat is een evenwichtige samenhang bereikt tussen allerlei aspecten van bedrijfsvoering. Daarvoor ziet een deelnemer niet de PCDIN als opdrachtgever, maar veeleer de leiding van het eigen ministerie.
Hieruit volgt dat de PCDIN slechts gedeeltelijk als opdrachtgever voor inspanningen in het vlak van interdepartementale elektronische post kan gelden. Dat blijkt omgekeerd uit de financiering. Overige infrastructuur, waar die grens ook ligt, komt voor rekening van de deelnemers.

 

 

Projectleiding

De verantwoordelijkheid voor de voortgang van het (deel)project ligt bij een centrale projectgroep. Daarvoor wordt samenstelling voorgesteld als de huidige ‘organisatorische groep’ heeft. Dat houdt in dat de drie departementen hierin door O&I/E-medewerkers vertegenwoordigd zijn. Leden van de centrale projectgroep zijn voor de Dis-programmaleider en een medewerker van het Dis-projectenbureau.
De voorzitter van de projectgroep is de in persoon aanspreekbare verantwoordelijke voor de voortgang en resultaten van het deelproject. Hierbij moet dus weer bedacht zijn dat niet alle benodigde inspanningen onder de noemer van het Dis-programma (kunnen) vallen.
Het voorzitterschap van deze groep kan eventueel met een zekere frequentie (bijvoorbeeld een per half jaar) rouleren tussen de drie departementen.
Geadviseerd wordt een externe projectcoördinator aan te trekken. Die kan de noodzakelijke ‘aanjaag’functie vervullen en is in het bijzonder verantwoordelijk voor het uitwerken, bijhouden en bewaken van de projectplanning.
De taken van de centrale projectgroep zijn:

- bewaken van de algemene voortgang van het (deel)project
- onderlinge organisatorische afstemming van activiteiten van departementen; het maken van afspraken hierover
- rapportage naar PCDIN, onderhouden contacten met Dis-programmasecretariaat, aanvraag budgetten
- vaststellen wanneer het project een volgende fase ingaat
- beoordelen voorstellen voor nieuwe aansluitingen
- instellen specifieke  werkgroepen, bijvoorbeeld voor de verdere ontwikkeling van het uitwisselingsformaat, voor ontwikkeling/aanpassing van organisatorische procedures of toevoegen extra functionaliteiten
- voorstellen van maatregelen bij gerezen problemen, calamiteiten enzovoort.

De reguliere vergaderfrequentie van de centrale projectgroep is in eerste aanleg eens per maand. Later kan aansluiting op het vergaderschema van de PCDIN zinvol zijn.

 

 

Technische beheergroep

Het technisch beheer van de onderlinge aansluiting van de departementale overdrachtmodules (MTAs) wordt uitgevoerd door de technische beheergroep. Deze groep bestaat uit de betrokken systeembeheerders van de drie departementen, aangevuld met de externe projectcoördinator die als ‘aanjager’ fungeert.
De samenstelling kan voor wat de drie departementen betreft dezelfde zijn als van de huidige ‘technische groep.’ De vergaderfrequentie is afhankelijk van de behoefte, maar zal zeker in de eerste fasen van het project hoog zijn (gemiddeld eens per veertien dagen). […]
De taken van de technische beheergroep zijn:

- het onderling afstemmen van ‘instel’informatie, X.400-adressen en overige technische parameters van de MTAs en datacommunicatieaansluitingen
- het opstellen van testscenario’s voor de laboratoriumproef en het zorgdragen voor de aanmaak van testberichtenbestanden
- het opstellen van technische evaluatieverslagen van de laboratoriumproef en de pilot
- het maken van detailafspraken over adressering en het doen van voorstellen hiervoor
- het uitbrengen van voor voorstellen voor apparatuur en programmatuurinvesteringen
- het in gezamenlijk overleg oplossen van problemen, storingen en dergelijke die niet binnen één departement opgelost kunnen worden.

Alle evaluerende rapportage en voorstellen van de technische beheergroep worden uitgebracht aan de centrale projectgroep.

Nota bene. Als het aantal deelnemende departementen de vier overstijgt, is bovenstaande technische beheergroep geen goede oplossing meer. Er moet dan een permanente organisatie(eenheid) de verantwoordelijkheid voor het technisch beheer krijgen. Deze ‘organisatie’ kan behoren tot één van de deelnemende departementen of tot een externe organisatie. E.e.a. is ook afhankelijk van de vraag of in een later stadium berichtenuitwisseling plaatsheeft via een abonneegebied (ADMD) en, zo ja, welke organisatie die rol dan vervult.

 

 

Intradepartementale inspanningen

Interdepartementale elektronische post vergt interdepartementale inspanningen. Het meeste werk ligt echter binnen ieder departement. Dat geldt voor allerlei aspecten. Ieder departement dient, zoals al vaker vermeld is, hieraan op de geëigende manier invulling te geven. Desgevraagd zou kan het Dis-programma enige ondersteuning bieden.

[Het laatste hoofdstuk, nr 20 met de titel ‘Projectplanning en kosten,’ kwam voor deze bewerking te vervallen.]

 

 

 

 

noten

1. Een loopbaan in Binnen- en Buitenland, brochure van het ministerie van Buitenlandse Zaken.
2. Beleidsnotitie Informatievoorziening Openbare Sector (Bios), Tweede Kamer, vergaderjaar 1987-1988, 20 644, nrs 1-2, p 6.
3. Bios, p 7.
4. Ibid.
5. Bios, p 11.
6. Bios, p 12.
7. Bios, p 21.
8. Bios, pp12-13.
9. Dis-plan, 1986, pp 8-9.
10. Dis-programma, 1^e fase 1988/1989, p 9.
11. Dis-programma, p 10.
12. In het Dis-plan staan begripsomschrijvingen (pp 51-56). Een omschrijving voor ‘document’ is opvallend afwezig.
13. Voor de betekenis van gespecialiseerde begrippen op het gebied van datacommunicatie wordt verwezen naar de Datacommunicatie Atlas. Die wordt/is door het Expertise Centrum in opdracht van CCOI vervaardigd.
14. Het concept van de atlas van eind 1988 bevat nog geen beschrijving van X.400. Daarom is wat algemene toelichting in dit rapport opgenomen. Zie verder bijvoorbeeld hoofdstuk 8 uit Telematica: diensten en apparatuur in Nederland van G.J. Terink (Samsom, 1988).
15. Deze en volgende paragrafen in dit hoofdstuk zijn grotendeels ontleend aan het artikel ‘BZ als (data)communicatieknooppunt’ dat in het interne BZ-orgaan Netwerk, nr 7, verscheen.
16. Stel, het aantal verschillende programma’s ofwel verzamelingen (codestelsels voor) opmaakinformatie bedraagt: n. Volgens standaardisatie volgens ‘Esperanto’ moeten er dan 2 x n conversiemiddelen zijn. Dat zijn er n x (n-1) bij directe conversie van codestelsel. De grens ligt dus bij n = 3.
17. Het Rijkscomputercentrum heeft een onderzoek verricht naar alternatieven voor documentuitwisselingsformaat (zo worden daar codestelsel voor opmaakinformatie genoemd). Als algemene toelichting bevat het bijbehorende rapport dd 31 maart 1989 een verhelderend hoofdstuk over “begrippen met betrekking tot documentformaten.”
18. Zie ook De Orde van het Vertoog van M. Foucault (Boom Meppel, 1976).

 

 

 

verklaringslijst van afkortingen

In dit rapport is een aantal afkortingen genoemd. Zij staan hier niet allemaal verklaard. De selectie is beperkt tot die afkortingen die onduidelijk kunnen zijn wanneer de lezer de tekst op een willekeurige plaats opslaat. De eenmalig gebruikte afkortingen die op X.400 en opmaakinformatie betrekking hebben zijn hier ook opgenomen.

ADMD – administration management domain (abonneegebied)
ASCII – american standard code for information interchange
Bios – Beleidsnotitie informatievoorziening openbare sector
BZ – ministerie van Buitenlandse Zaken
CCITT – Comité Consultatif International Télégraphique et Téléphonique
CCOI – Centrale Commissie Overheidsinformatievoorziening
DCA – document content architecture
Dis – documentaire informatiesystemen
EZ – ministerie van Economische Zaken
FFT – final form text
IA5 – international alphabet nr 5
IPMS – interpersonal messaging service
ISO – International Standards Organisation
ITU – International Telecommunications Union
IVR – informatievoorziening rijksdienst
LV – ministerie van Landbouw en Visserij
MHS – message handling system
MTA – message transfer agent (overdrachtmodule)
MTS – message transfer service
ODA – office document architecture
ODIF – office document interchange format
OR – originator/recipient
OU – organizational unit
OSI – open systems interconnection
PCDIN – Permanente Commissie Documentaire Informatieverzorging
PRMD – private management domain (privé-gebied)
RFT – revisible form text
SGML – standard generalized mark-up language
UA – user agent (gebruikersmodule)

 

 

 

mei 1989, webeditie 2003 © Pieter Wisse

 

 

De opdracht van de definitiestudie voerde ik uit in samenwerking met A. Glass van Het Expertise Centrum.