Integrale besturing als trendbreuk in informatievoorziening

Pieter Wisse

De trend voor informatievoorziening luidt: integratie in organisatorische besturing.

De traditionele coördinatie is functioneel beperkt. Daarvan zijn belangrijke uitgangspunten: gemeenschappelijkheid en centralisatie. Als gereedschappen voor informatievoorziening resulteren daaruit zgn aspectsystemen. Ze zijn doorgaans grootschalig, waarbij aspect synoniem is met (organisatorische) functie. Er is dus een aparte financiële administratie, een apart informatiesysteem voor personeelsvoorziening enzovoort.

De beweging verloopt naar integraal management. Dat vergt erkenning en bevordering van pluriformiteit, complexiteit en veranderlijkheid. Passende informatievoorziening kent kleinschalige flexibiliteit. Dat lukt met bouwstenen.

Dit is een trendbreuk. Voor adequate informatievoorziening in de toekomst volstaat daarom niet de vervanging van de oorspronkelijke 'systemen.'

De hèroriëntatie kiest het perspectief van afzonderlijke, verantwoordelijke medewerkers. Tegelijk telt de waarborg voor coördinatie op de gecontinueerde schaal van totale processen en organisatie.

De behoefte, neen, noodzaak tot blijvende, reële coördinatie leidt tot zgn infrastructurele benadering. De infrastructuur is daarbij geen doel op zichzelf, maar dient individuele medewerkers-in-samenwerking. Hun gemeenschappelijkheid in pluriformiteit, en omgekeerd, eist karakteristiek evenwicht tussen autonomie en coördinatie.

Afzonderlijke, vergaand autonome medewerkers zien van nature niet of nauwelijks de noodzaak van gemeenschappelijkheid. Daarom vergt een goede infrastructuur (voor informatievoorziening of wat danook) initiatief van coördinatoren.

Veel traditionele informatiesystemen zijn documentgericht. Daarbij kent elke aparte organisatorische 'functie' haar karakteristieke documentsoorten. Uit integratie onder de noemer van infrastructuur volgt oa dat zulke aparte documentensystemen verdwijnen.

Na de trendbreuk zijn allerlei informatiebehoeften 'inhoudelijk' ongewijzigd. Voor statische informatiebehoeften zijn dan, zeg maar, documentbouwstenen nodig (onderzoek, verificatie, controleerbaarheid e.d.). Voor dynamische informatiebehoeften zijn procesbouwstenen nodig (samenwerking, voortgang e.d.).

Praktische ontwikkeling van dergelijke bouwstenen gaat niet uit van de talloze document-, respectievelijk procesexemplaren, maar van hun algemenere typen. Dus zeker niet meer uitsluitend documenttypen voor structurering van informatievoorziening. Maar: document- èn procestypen. Want typen ipv exemplaren houden het aantal bouwstenen beperkt en vergroten de flexibiliteit.

Let wel, de administratieve organisatie moet steeds concreet ingericht zijn, dwz met aandacht voor uniek verschijnende exemplaren. Anders is, bijvoorbeeld, controleerbaarheid niet netjes geregeld. Zonodig reguleert een type daarom een verzameling die uit één exemplaar bestaat. Het typeniveau is echter universeel. Zie hieronder voor concreet gebruik verder ook bij combinaties van bouwstenen.

Onder de noemer van infrastructuur is gecombineerd gebruik van dergelijke bouwstenen mogelijk. Combinaties zijn afhankelijk van informatiebehoeften van concrete medewerkers conform hun bijdragen aan processen. Nota bene, werk impliceert proces. Vanuit het gezichtspunt van de medewerker behoren daarom bouwstenen voor ondersteuning van haar/zijn werk op de voorgrond. Dat zijn de procesbouwstenen ofwel zgn activiteitenmodulen. Op de achtergrond blijven documentbouwstenen ofwel zgn opslagmodulen met eventueel schakelmodulen voor de afstemming tussen dynamisch werk en statische(r) informatie.

Als meevaller blijkt vaak dat vele, reeds ontwikkelde informatiesystemen — al dan niet gedeeltelijk — als modulen voor zo'n infrastructuur kunnen gelden. Zo ja, wat is dan hun plaats? Geleidelijker dan met dergelijk hergebruik kan de trendbreuk echter nooit verlopen. Er blijven dus volgens integratie en de infrastructurele benadering vele radicale veranderingen over. Want welke (soorten) modulen ontbreken nog? Hiervoor helpt een verkenning volgens document- èn procestypen.

 

 

Dit zijn bewerkte aantekeningen voor een voordracht die ik in juli 1994 voor informatiecoördinatoren van een ministerie hield over kanteling van documentaire informatievoorziening.

 

 

©1994-2002, webeditie 2002.