Het boek van bewaring

selectieve duurzaamheid in de informatiemaatschappij

 

 

Inleiding

Pieter Wisse

Archiefbeheer behoort tot de documentaire informatievoorziening. Maar ik ben ervan overtuigd dat de toevoeging 'documentair' zinloos is. Er is gewoon informatievoorziening. En die moet vervolgens afgestemd zijn op de verzameling informatiebehoeften, zoals relevant en vaak karakteristiek voor een bepaalde situatie en/of proces. Archivering, bewaring enzovoort zijn dan integraal in zulke informatievoorziening opgenomen. Daaraan doet eventuele overdracht van informatie, van oorspronkelijke vormer naar permanente beheerder, desnoods via allerlei tussenstappen, niets af. Wezenlijk zijn evenmin drager, medium, structuur en dergelijke.

Juist het schrappen van de verbijzondering maakt integratie mogelijk. GeÔntegreerde informatievoorziening onder de noemer van afgeronde bedrijfsprocessen is dankzij digitale informatietechnologie ook (steeds meer) daadwerkelijk haalbaar. Dit in tegenstelling tot functionele verkokering, waarvoor m.i. aparte archiefafdelingen in hun nadagen helaas te vaak symbool stonden.

De veranderde besturingsfilosofie, dus van functioneel naar integraal management, creŽert natuurlijk een nieuwe verbijzondering. Waar de functionele ophoudt, begint de situationele/procesgerichte. Maar aangezien (overheids)processen sterk van elkaar verschillen, is het logisch dat ook de bijbehorende informatievoorziening zonodig van proces tot proces afwijkt. Het blijkt echter logica binnen een bepaalde prioriteit: Krijgt de professionele functie of de procesmatige samenhang voorrang?

De erkenning van pluriformiteit, vanuit prioriteit voor integrale processen, vormt de kern van de beleidsvisie die het Ministerie van Binnenlandse Zaken alweer enkele jaren geleden onder de naam Omslag in Opslag presenteerde. Ik kan dat hier zo bondig formuleren, omdat ik destijds nauw bij de ontwikkeling van die visie betrokken was. Wat verdere beleidsontwikkeling betreft, heb ik daarop echter (te) weinig serieus vervolg gezien. Dat is misschien te wijten aan mijn ontoereikende blik, maar in elk geval ontstond zo het idee voor deze bundel.

Als redactioneel uitgangspunt voor de bijdragen hanteerde ik de centrale stelling uit Omslag in Omslag, dwz dat uniformiteit van informatievoorziening tegenwoordig een illusie is. In de zgn informatiemaatschappij is het vooral, inderdaad, informatie die verschil uitmaakt. Kortom, elke poging tot gedetailleerde overeenstemming kan slechts mislukken.

Waar verschillen reŽel zijn, benaderde ik auteurs uit uiteenlopende situaties, betrokken bij uiteenlopende processen in uiteenlopende hoedanigheden. Hoewel de spreiding naar mijn smaak niet optimaal is — concreet: aangezochte wetenschappers zeiden geen tijd te hebben —, is de illustratie van pluriformiteit in problemen en oplossingen voor informatievoorziening ronduit geslaagd.

Nogmaals, de opvallendste gelijkenis tussen de bijdragen bestaat eruit dat ze van elkaar verschillen. Desondanks heb ik de hoofdstukken in vier delen gegroepeerd. Terwijl ik de willekeur van hun indeling op voorhand toegeef, meen ik de lezer er toch enig houvast mee te verstrekken.

Het eerste deel bevat vier hoofdstukken waarin ik het accent op de ontwikkeling van een besturingsfilosofie zie. De auteurs pleiten er dus voor om allereerst vast te stellen, welke informatie eigenlijk het bewaren waard is. Hierop slaat uiteraard ook het eerste woord van de ondertitel van het boek. Alles bewaren, met andere woorden, is onzin. Duurzaamheid moet juist in een samenleving met een overvloed aan informatie, in de informatiemaatschappij dus, selectief zijn.

Omdat ze in het tweede deel opgenomen zijn, hoeft voor de volgende vier hoofdstukken allerminst te gelden dat ze geen fundamentele aandacht aan besturing schenken. Ik vind dat de auteurs ervan echter een ander accent plaatsen; zij behandelen voortgaande activiteiten van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, respectievelijk de Rijksarchiefdienst. Dit zijn de instellingen die complementaire rollen vervullen in de formele coŲrdinatie van informatievoorziening in de openbare sector.

Deel III bevat eveneens vier bijdragen. Daarin komt de moderne, digitale informatietechnologie als katalysator van veranderingen naar voren. Voorspelbaar zijn hier selectiecriteria voor bewaring danwel vernietiging afwezig of op z'n minst ondergeschikt. De auteurs van deze hoofdstukken lijken te suggeren dat de keuze voor bewaring, waarop de besturingsfilosofen eerder princieel wijzen, dankzij groeiende technische mogelijkheden irrelevant is. Ikzelf ben het daarmee niet eens (zie ook mijn eigen bijdrage in deel I), maar als redacteur ben ik gelukkig met wat deze auteurs vertellen. Zij verstevigen het idee van pluriformiteit in informatievoorziening. Onloochenbaar gebeuren (ook, of is het zelfs: vooral?) veranderingen door aanbod van informatietechnologie.

Het vierde deel, tenslotte, telt vijf hoofdstukken die allemaal gewijd zijn aan concrete voorbeelden. Ik meen dat zij eveneens de pluriformiteit bevestigen. De auteurs schetsen verschillende situaties en/of processen waarin toepassing van digitale informatievoorziening in mindere of meerdere mate gevorderd is. De inrichting van de informatievoorzienig blijkt steeds om plausibele reden verschillend uit te pakken.

Alle auteurs ben ik zeer dankbaar voor de inspanningen die zij voor hun respectievelijke hoofdstukken leverden. De auteurs, noch ikzelf als redacteur ontvingen overigens enige financiŽle beloning. Dit voer ik aan, als het nog nodig is, als extra bewijs hoezeer het immaterieel motiveert aan verdere beleidsontwikkeling bij te dragen. Dank ben ik uiteraard ook verschuldigd aan de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken voor zijn inspirerend voorwoord. Met name vermeld ik Marijke Stroucken, Alfred Schmits (beiden IBAS Nederland bv) en Peter Waters (Ministerie van Binnenlandse Zaken) die adviseerden over inhoud en onder hun relaties diverse auteurs hebben geworven. Tenslotte noem ik gaarne Ysbrand van der Werf (directeur IBAS Nederland bv). Zijn bureau droeg financieel aan de produktiekosten van deze publicatie bij; maar nog belangrijker dan geld was zijn persoonlijke, stuwende betrokkenheid.

23 januari 1997

 

 

© 1997, webeditie 2002.
Eerder verschenen in: Het Boek van Bewaring (Samsom Bedrijfsinformatie, 1997).