Gids langs lijnen

met electronische post aansluiting op [...] berichtenverkeer

Pieter Wisse

1. Inleiding

Onder de noemer van een gids was oorsponkelijk een handleiding met concrete aanwijzingen bedoeld. [...] Er bleek echter veel meer te vertellen over aansluiting met electronische post [...] dan past in een korte handleiding. Daarom is deze gids vooralsnog als een onderzoeksrapport bestempeld. [...]

De doelgroep van voorliggende gids bestaat in eerste aanleg dus niet zozeer uit de deelnemers, maar veeleer uit de beheerders van infrastructuur voor informatievoorziening & communicatie in deelnemende organisaties. Wie weet kan deze tekst later in behoeften van deelnemers zlf voorzien. Met deze stellige verwachting is het woord 'gids' in de titel gehandhaafd.

 

korte geschiedenis

Waarom een gids voor deelnemers aan [...] berichtenverkeer? Dat maakt een korte terugblik duidelijk.

Voor communicatie met leesbare tekens bestond ooit uitsluitend briefpost. [Een postdienst] faciliteerde voor afzenders en ontvangers het transport van brieven (en pakketten enzovoort). Dat gebeurt overigens nog steeds.

Een beduidend snellere communicatie werd mogelijk dankzij telex. [...] Vanwege techniek n zorg voor waarborgen (o.a. beveiliging, authenticiteit, procedures) [...] is de [positie van de] 'telexkamer' [in de meeste grote, complexe organisaties] verbijzonderd. [...]

Met bediening van telex hebben afzenders en ontvangers als regel niets te maken. Maar hun bemoeienis verandert radicaal, althans zo gebeurt het in de praktijk, door electronische post, dus kortweg e-post.

 

afspraken

Dit nieuwe gereedschap vergt, en altijd gezien in combinatie met tekstverwerking, dat deelnemers zlf voldoende weten over beplde eigenschappen ervan. Dat moet, opdat hun communicatie slaagt. Zij moeten nu mr afspraken kennen, ze liefst begrijpen, en zich eraan houden. Een afzonderlijk bericht moet nu immers zonder tussenkomst van 'specialisten' zijn weg vinden. Met e-post hebben oorspronkelijke afzenders en uiteindelijke ontvangers de dagelijkse bediening (wederom?) overgenomen.

De [traditionele] verbindingendienst [van een organisatie] ontwikkelt zich van (vooral) uitvoerende eenheid tot (vooral) bouwer/beheerder van infrastructuur. Dat is een ingrijpend, langdurig veranderingsproces. Want het zijn veranderingen die niet meer alln staan. Deelnemers aan communicatie zijn er intensiever dan ooit bij betrokken omdat zij nu zlf technische gereedschappen bedienen.

Een complicerende factor voor deelnemers is dat e-post beslist (nog) niet overal telex [en andere communicatiemiddelen voor leesbare tekens] vervangen heeft. [Diverse] middelen worden zonodig in elkaars verlengde gebruikt. Op het communicatieknooppunt [moet een organisatie] daarom over [een voorziening] voor automatische koppeling [beschikken]. Deelnemers hebben de aanvullende afspraken onder meer nodig om die koppeling 'gladjes' te laten verlopen.

 

deelnemers met e-post

De doelgroep van deze gids is door bovenstaande geschiedenis scherper bepaald. De bedoelde ontvangers van deze gids zijn op wat langere termijn de deelnemers aan [...] berichtenverkeer via [een bepaalde organisatie]. Het zijn tegenwoordig immers de deelnemers die zlf, als eigen gereedschap in plaats van als een centrale voorziening dus, over e-post (en tekstverwerking) beschikken.

Als veronderstelling geldt dat deelnemers overweg kunnen met die eigen gereedschappen voor moderne tekstverwerking en e-post. Voorts gaan de afspraken ervan uit dat deelnemers zonodig een beroep kunnen doen op deskundige beheerders van dergelijke infrastructuur voor informatievoorziening & communicatie in hun eigen organisatie.

Zolang deze gids voor deelnemers zlf waarschijnlijk (nog) te uitvoerig, complex en dergelijke is, is hij gericht op wie hier beheerders heten. Maar natuurlijk is het zo dat hoe meer deelnemers de strekking van deze gids begrijpen, des te meer waarborgen er zijn voor succesvolle communicatie in [...] berichtenverkeer. Daarom worden hier steeds deelnemers direct aangesproken, ook al zullen het vooral 'hun' beheerders zijn die vooralsnog deze gids lezen.

 

e-post en procedures

Wat deelnemers 'extra' moeten weten, is allereerst wanneer communicatie via e-post zonodig in organisatorische procedures ingebed moet zijn. [... H]et woord 'extra' [is] opzettelijk gekozen omdat in vele organisaties nog geen stelselmatige maatregelen rondom e-post en eventuele procedures getroffen zijn. Zolang dat niet gebeurt, is e-post terecht geen middel voor communicatie waarbij orgnisatorische functies in hun formele hoedanigheid betrokken zijn.

 

e-post en telex

[I]n het bijzonder [waar telex intensief gebruikt werd] moeten deelnemers [uiteraard] weten hoe het nieuwe gereedschap van e-post zich tot de 'good old' telex verhoudt. Dergelijke kennis wordt, evenmin als die over procedurele verankering, nog niet bekend verondersteld bij deelnemers. Vandaar dat deze gids beide verweven invalshoeken uitvoerig behandelt.

Het verband tussen e-post en telex heeft [als illustratie van de noodzaak tot koppeling van communicatiemiddelen ook] een algemenere strekking.

 

uitleg en naslag

Kennis van argumenten voor specifieke afspraken is wezenlijk, te meer daar zulke deelnemers in toenemende mate tot verschillende organisaties overal ter wereld behoren. Zonder argumenten passen zij afspraken eenvoudig niet toe omdat ze onbegrepen blijven. Dat betekent overigens eigen nadeel indien informatie daardoor niet in de juiste vorm en/of op de juiste bestemming arriveert. Andere betrokkenen zullen door ontbrekende of gebrekkige communicatie eveneens nadelig getroffen zijn.

Voor inzicht is algemene uitleg nodig. Tegelijk is deze gids voor naslag bedoeld, dat wil zeggen, moet voor dt doel kort en bondig zijn. Deze twee invalshoeken, uitleg en naslag, zijn als volgt naar de opbouw van de gids vertaald.

 

opzet van deze gids

In deel I met enkele hoofdstukken staan begrippen algemeen uitgewerkt. Er wordt gaandeweg een referentiemodel mee opgebouwd. Dat model toont vier relevante categorien berichtenstromen. De gedeelten van het model die voor n of meer categorien berichtenstromen op dezelfde wijze ingevuld zijn, leiden tot de afzonderlijke afspraken voor oorspronkelijke afzenders en uiteindelijke ontvangers.
Voor wie over allerlei aspecten van e-post nog meer wil weten, zijn tot slot van deze gids enkele verwijzingen naar nauw verwante literatuur opgenomen.

Deel I is beslist niet eenvoudig. Een voordeel voor wie doorzet, is dat hij (of zij) ook begrijpt wat ondersteunende afdelingen voorheen aan succesvolle communicatie bijdroegen. Het is inderdaad de vraag of oorspronkelijke afzonders en uiteindelijke ontvangers hun communicatie volledig zlf moeten verzorgen. [Als het goed is,] streeft [een organisatie] steeds evenwicht tussen enerzijds autonomie van communicerende deelnemers, anderzijds noodzakelijke cordinatie door beheerders na. E-post is gewoon een nieuw gereedschap dat gentegreerd tot een nieuw evenwicht leidt.

Deel II bevat in evenzovele hoofdstukken een aantal afzonderlijke afspraken zoals ze afgeleid zijn van ingevulde gedeelten van het referentiemodel. Deel II kan dus voor deelnemers voor naslag dienen. Die afspraken zijn daar nog eens apart van toelichting voorzien.

In n hoofdstuk van deel II, te weten het twintigste in de gids, gaan de afspraken niet uit van e-post, maar van telex. De omgekeerde koppeling, [dat wil zeggen] van telex nr e-post, biedt inmiddels mogelijkheden voor gedifferentieerdere adressering van postbussen dan bij pure telex/telex-communicatie.
Overigens zijn de afspraken hier niet volledig. Zij moeten deelnemers redelijk op weg helpen en houden. Voor details en uitzonderingen is er, het is reeds vermeld, uw eigen beheerder. Aan de hand van het in deel I ontvouwde referentiemodel moet u echter zlf ook in bijzondere gevallen vr met uw communicatie kunnen komen.

 

samenvatting

Voor wie behoefte heeft aan een zeer gecomprimeerd overzicht, zijn de (belangrijkste) afspraken in hoofdstuk 24 van deze gids samengevat. Dat biedt de snelste mogelijkheid voor naslag.
Wie er aandachtig naar kijkt, zal opmerken dat deze gids inderdaad veel algemener geldig is dan voor [...] berichtenverkeer via [een bepaalde organisatie] hier en nu. Met opzet is de gids vergaand onafhankelijk van soort(en) transportsystemen voor berichten gemaakt, zonder overigens de huidige problematiek te verwaaarlozen. Dankzij een bredere orintatie kan deze gids allerlei genteresseerden met hun communicatie verder helpen dan voorheen bestaande grenzen.

 

 

 

 

deel I

Algemeen

 

 

 

2. Deelnemers: personen en functies

De afzonderlijke afspraken in deel II zijn bedoeld voor communicatie [...] waarin e-post als transportsysteem ingezet wordt/is. Wat er zo specifiek aan is, is echter afgeleid van algemene begrippen.

 

succesvolle communicatie

Dat begint allemaal met het begrip communicatie. Er is blijkbaar sprake van een bericht. Dit veronderstelt op zijn beurt een afzender die een effect bij een ontvanger beoogt. Er is dus niet zomaar communicatie, maar opzettelijke. Het bericht bestaat uit de specifieke verzameling informatie die de afzonder onder (in?) de aandacht van de ontvanger wil hebben. Als de reactie van de ontvanger overeenstemt met wat de afzender als effect beoogde, is de opzettelijke ook succesvolle communicatie.

 

functies zijn formeel

Maar wie zijn eigenlijk die afzender en ontvanger? Dat blijven weliswaar altijd mensen, maar zij handelen veelal onder organisatorische noemers. Zij spreken elkaar opzettelijk als organisatie aan. Indien de afzender op de hoogte is met de interne werkverdeling van de ndere organisatie, kan hij naar functie differentiren.

De ontvanger van het bericht wordt bijvoorbeeld niet aangegeven als Ministerie van Economische Zaken, maar daarbinnen als Economische Voorlichtingsdienst of zelfs drbinnen als n van de afdelingen. En wanneer in zo'n afdeling formeel verschillende functies bepaald zijn, is nog verdergaande differentiatie mogelijk.

De afzender identificeert zich niet als ambasssade Madrid, maar eventueel als Economische Afdeling aldaar.

Organisatorische functies komen overeen met de formele hirarchie van taken en verantwoordelijkheden.

figuur 1

 

 

Een extra differentiatie betekent aanduiding van een functie op een lager niveau in de hirarchie. Het hoogste niveau is de gehle organisatie. Wat n een organisatie het laagste formele niveau is, hangt af van de gekozen verdeling van taken en verantwoordelijkheden.

 

functies en procedures

Het gebruik van organisatorische functies om afzender en/of ontvanger te identificeren heeft diverse voordelen. In de eerste plaats biedt een functie een duidelijk aanknopingspunt voor organisatorische procedures.

Wat omvat een procedure zoal? Eigenlijk is een procedure niet meer of minder dan een kader dat waarborgt dat anderszins diverse handeling hun noodzakelijk geachte samenhang blijven vertonen. De soorten van die diverse handelingen die naaromstandigheden in een procedure horen en betrekking op informatie hebben zijn (in willekeurige volgorde):

- opstellen
- vaststellen
- adresseren, waaronder copieverlenen
- toekennen van kermerk(en)
- toekennen van urgentie
- verzenden
- distribueren
- ontvangen
- afstemmen
- doorzenden
- registreren/voortgang bewaken
- ontsluiten
- opslaan
- vernietigen
- overdragen.

Tot een procedure moet eveneens behoren dat een abusievelijk opgegeven ontvanger het bericht aan bericht aan de afzender retour zendt danwel doorgeleidt naar de juiste ontvanger met bevestiging van zijn actie naar de oorspronkelijke afzender.

[Een organisatie moet] waarborgen [bieden] voor behandeling, opslag enzovoort van een bericht dat, mits aangekomen, aan een functie geadresseerd is.
Hetzelfde geldt binnen [een organisatie], wanneer een organisatorische functie als afzender vermeld is. Rondom opstelling en verzending is dan eveneens een toetsbare procedure gevolgd. De ontvanger mag veronderstellen dat over het bericht vrafgaand aan verzending afstemming heeft plaatsgehad zodat de afzender-als-functie daadwerkelijkk als formele vertegenwoordiger van zijn organisatie optreedt. Daarop kan hij evenzo formeel de afzender altijd aanspreken. Dat gaat niet met informatie die een persoon stuurde.

Voor briefpost is [zulk] gebruik [...] van functies [...] om procedures aan vast te haken [...] 'normaal.' Voor e-post is het zover nog niet. Dat komt waarschijnlijk omdat e-post in vele organisaties allereerst als persoonlijk gereedschap beschikbaar gesteld is.

 

omslag in opslag

De relatie tussen informatie en een procedure die regelt hoe ermee om te gaan, is simpel te verklaren. Met informatie kunnen diverse erkende belangen in het geding zijn. Daaruit volgt of de informatie opgeslagen moet blijven en, zo ja, hoe lang. Of een belang eist juist vernietiging van informatie, bijvoorbeeld ter bescherming van persoonlijke levenssfeer. Als regel komen als belangen in aanmerking:

- eigen (interne) bedrijfsvoering
- externe verantwoording
- in- en voorlichting aan derden
- openbaarheid op termijn (waaronder later historisch onderzoek).

De verantwoordelijkheid om dergelijke belangen te waarborgen behoort geheel overeenkomstig te zijn met de algemene toewijzing van taken en verantwoordlijkheden in een organisatie. Eerder zijn in dit verband de (formele) organisatorische functies genoemd. Via functies moeten procedures dus erkende belangen waarborgen. Omdat er zoveel verschillende situaties zijn, met elk een karakteristiek mengsel van belangen inclusief hun gewichten, is het onmogelijk n uniforme procedure vr te schrijven. Vanwege de pluriformiteit moet ter plekke de meest geigende procedure uitgewerkt n daadwerkelijk gevolgd worden. Waarop een organisatorische functie uiteraard aangesproken kan worden is, of de erkende belangen van vooral buiten de organisatie adequaat gewaarborgd zijn.

Wat hierboven in deze paragraaf staat is een samenvatting van het gewijzigde beleid voor archiefbeheer in de rijksdienst. Dit is niet langer als iets aparts gedefinieerd, maar dankzij belangen als een onderdeel van informatievoorziening in het algemeen. Zie voor een verwijzing de literatuuropgave.

 

personen zijn informeel

Opzettelijke communicatie met aan minstens n kant een organisatorische functie en dus procedure heft uiteraard niet het enige gebruik van e-post te zijn. Er is en blijft behoefte aan (informele) communicatie met aan minstens n kant een persoon. Geheel informeel is dan de communicatie van persoon tot persoon. Dat gebeurt dan veelal om formele communicatie en beslissingen voor te bereiden.
Het verdient aanbeveling om e-post tevens voor dergelijke informele, persoonlijke communicatie te gebruiken. Er is echter een verschil tussen betrokkenheid als persoon, respectievelijk als functie.

Afzenders en ontvangers bij [welke organisatie dan ook] nemen [...] aan [...] berichtenverkeer deel. In het geval van hun functionele betrokkenheid is een procedurele, toetsbare behandeling van het bericht gewaarborgd.

Indien een [organisatie] louter optreedt als [infrastructureel] communicatieknooppunt, dat wil zeggen znder inhoudelijke bemoeienis, kan [diezelfde organisatie] geen waarborgen verschaffen voor procedurele behandeling elders. Dat is logisch. Dergelijke procedures zijn altijd zaak van deelnemers zlf en nooit van welke verbindingendienst dan ook.

 

eerste sleutel tot de afspraken

De afspraken in deel II zijn vrgaand gebaseerd op dit onderscheid tussen enerzijds personen, anderzijds functies die deelnemen aan communicatie. Deelnemers [...] worden [overal] krachtig aanbevolen hetzelfde onderscheid te maken. Waar het dan om gaat is uiteraard de relatie met procedures in het geval een organisatorische functie als afzender, respectievelijk ontvanger.

Het aantal functies in een wat grotere organisatie is doorgaans kleiner dan het aantal personen dat er werkt. Welke functies als afz\zender en/of ontvanger in communicatie in aanmerking komen, laat zich meestal eenvoudig inventariseren. Dat kan aan de hand van een organisatieschema. De interne telefoongids helpt al een heel eind op weg.

Een tweede voordeel van communicatie tussen functies volgt uit het bureaucratische principe dat de functie zo veel mogelijk nafhankelijk moet zijn van wie haar op enig moment vervult. De functie blijft dus constant(er) zodat de identificatie ervan niet wijzigt, al wijzigt de functionaris wl. Met andere woorden, wie zich tot een organisatorische functie richt, hoeft overplaatsingen van afzonderlijke medewerkers niet te volgen.

 

 

 

3. Deelnemers en hun postbussen

De opzettelijke communicatie waarvan hier sprake is, veronderstelt dat de afzender zijn bericht niet zlf aan de ontvanger overhandigt.

 

transportsysteem

Daar zit 'iets' tussen dat het transport verzorgt. Een algemene term ervoor is: transportsysteem. Deze term staat reeds in deze betekenis in de aanhef van het vorige hoofdstuk.

Het postbedrijf van de PTT biedt diensten als transportsysteem voor briefpost aan.
PTT Telecom is een nder transportsysteem, dat wil zeggen van telefoonberichten en alles wat er aan telecommunicatie bijgekomen is.
[Een] koeriersdienst is eveneens een transportsysteem. [Een interne afdeling voor t]elecommunicatie is dat k. Daarbij maakt [zo'n afdeling] onder andere [eventueel] gebruik van diensten van PTT Telecom en PTTs in andere landen. De engelstalige uitdrukking voor een dergelijk gestapeld systeem is 'value added network.'

Wat de afzender van een brief doet, is naar de hoek van de straat lopen. Daar schuift hij de envelop met inhoud in een brievenbus. Op die plek begint het desbetreffende transportsysteem ermee. Dat gebeurt niet helemaal op dezelfde tijd, maar vanaf de periodieke buslichting.

Waar moet de brief naartoe? Dat herkent het transportsysteem indien de afzender p de envelop een adres vermeld heeft. Dat doet de afzender trouwens p de envelop want het is niet de bedoeling dat het postbedrijf de inhoud van het bericht ter kennis neemt; dat is voor het transportsysteem ook niet nodig.

 

de tweede sleutel

Overhandigt het postbedrijf de brief direct aan (dat wil zeggen 'in handen van') de uiteindelijke ontvanger? Als regel: neen. Het gedeelte van het door de afzender opgegeven adres waar dat transportsysteem zich op richt, is niet de ontvanger zlf, maar diens brievenbus.

Het woord 'brievenbus' verschaft een associatie die t specifiek is voor de verdere uitleg. Het gaat in deze gids immers om e-post en de eventuele samenhang met telex. In plaats van brievenbus wordt voor de ruimere context het algemenere woord 'postbus' gebruikt. Een afzender levert zijn bericht in een postbus n, het transportsysteem bezorgt het bericht in een ndere postbus waaruit de ontvanger het (aangereikt) krijgt.

Voor de afspraken in deel II is hiermee opnieuw een sleutel bekend. Dat betreft hier het onderscheid tussen enerzijds deelnemers zlf, anderzijds hun postbussen.
Omdat deelnemers aan communicatie in organisatorisch verband hun eigen postbussen zo vanzelfsprekend vinden, beseffen zij dit onderscheid vaak onvoldoende. En, inderdaad, soms is dat verschil hl klein.

Wanneer slechts n persoon de woning bewoont, heeft de brief zijn uiteindelijke bestemming reeds bereikt nadat het postbedrijf hem door de brievenbus schuift. Hetzelfde idee krijgt al gauw de gebruiker van e-post met een geheel 'persoonlijke' postbus.
Het is vaak anders. Met uitsluitend p de envelop het adres van de woning is dan nog onzekerheid voor wie van de diverse bewoners de afzender de brief daadwerkelijk bedoelde. Om de ontvanger te identificeren is dus mr informatie nodig dan het adres van de woning. Het is precies zo wanneer diverse deelnemers zlf een postbus voor e-post, voor telex of voor wat dan ook delen.

figuur 2

 

 

Wat is trouwens een adres? De verandert met de bekendheid van de geadresseerde. Als een kleuter of wie dan ook op een envelop 'Koningin Beatrix' schrijft en die zo in de brievenbus doet, heeft het postbedrijf geen moeite daarvan de plaats van flevering af te leiden. Dat lukt door menselijke, intelligente tussenkomst. Naarmate het transportsysteem 'dommer' is, moet de adressering nauwkeuriger zijn. Telefoon (waaronder telefax), telex en e-post zijn systemen die hoge eisen aan adressering stellen. Want verkeerd gedraaid is verkeerd verbonden. Met e-post is er echter de mogelijkheid van adressering aan en dus bezorging in een algemene postbus (als die tenminste bestaat). Wanneer de afzender geen details kent, kan hij bijvoorbeeld aan [de overkoepelende organisatie] adresseren. Daar moet het bericht dan 'geopend' worden en dorgeleid naar wie als ontvanger uit de inhoud afgeleid wordt.

 

twee soorten adressen

Afgeleid van het onderscheid tussen deelnemers zlf en hun postbussen, zijn er twee soorten adressen. Een extern transportsysteem hanteert adressen van postbussen. De toevoeging 'extern' die hier ineens opduikt, wordt verderop verklaard. Voor verdere bezorging aan de uiteindelijke ontvanger en bevestiging omtrent de identiteit van de oorspronkelijke afzender zijn adressen/identificaties van deelnemers zlf nodig.

 

twee soorten transportsystemen

Een complexe organisatie is als een grote huishouding. Het postbedrijf levert zakken met brieven, pakketten dergelijke bij de voordeur af. Hoe verder ermee? Dat lukt vrij eenvoudig wanneer op de envelop een specifieke ontvanger, dat wil zeggen functie of persoon (zie vorige hoofdstuk en hierboven) gedentificeerd is. Als die informatie ontbreekt, zit er niet anders op dan de brief te openen en van de inhoud (proberen) af te leiden wie de ontvanger zou kunnen zijn.

Wat is nu eigenlijk vanuit het oogpunt van oorspronkelijke afzender en uiteindelijke ontvanger het transportsysteem? Dat is het externe postbedrijf pls aan weerszijden de afdelingen voor interne post. Het adres voor het externe postbedrijf bestaat uit de postbus van de afdeling voor interne post. En vandaar geldt de nadere identificatie van de ontvanger als adres.

De weg van een brief toont dat onderscheid tussen extern en intern transportsysteem zinvol is.

De postafdelingen n organisaties zijn voorbeelden van interne transportsystemen. Het PTT postbedrijf is een extern transportsysteem.

 

oorspronkelijk en uiteindelijk

Wie hier tot dusver apart oorspronkelijke afzenders en uiteindelijke ontvangers genoemd zijn, zijn allemaal deelnemers zlf. Voor hen is het verschil tussen intern en extern transportsysteem niet altijd duidelijk zichtbaar (meer). Stel bijvoorbeeld dat e-post uitsluitend gebruikt wordt voor communicatie waardoor individuele deelnemers zlf (als persoon en/of functie) over geheel eigen postbussen beschikken. Dan vervaagt die grens tussen extern en intern ogenschijnlijk. De afspraken in deel II zijn echter slechts begrijpelijk uitgaande van dat onderscheid tussen interne en extern transportsystemen. Want zo individueel beschikken deelnemers doorgaans tch niet over postbussen. Of, wanneer zij die wl hebben, weten afzenders daarvan vaak niets. Dus wordt een bericht naar een algemenere (en dan vrijwel altijd een functionele) postbus gestuurd. Als dat gebeurt, is uiteraard opnieuw onderscheid tussen die posstbus en de beoogde ontvanger zlf onontbeerlijk.

 

afzender en authenticiteit

Op diverse plaatsen is het belang onderstreept van identificatie van de oorspronkelijke afzender. Er geldt dat, wanneer (het adres van) de postbus van de afzender hem niet voldoende identificeert, de inhoud van het bericht nadere informatie omtrent de afzender moet bevatten.
Inderdaad, dat is allemaal wanneer een bericht onverhoopt retour afzender gestuurd moet worden. Het gaat echter vooral om informatie die de ontvanger helpt om een oordeel te vellen over de authenticiteit van het gehele bericht. Zo verstrekken externe transportsystemen als telex en e-post bij aflevering tevens het adres van de postbus waarvan het afkomstig is. Wanneer (de ontvanger weet dat) gebruik van die aangegeven postbus met de nodige exclusiviteit omgeven is, heeft hij een grotere waarborg dat de ontvangen informatie daadwerkelijk afkomstig is van wie als afzender vermeld staat.

Merkwaardig is dat wat mensen vaak als grootste waarborg opvatten, dat eigenlijk niet is. Wij kijken vooral naar informatie in de inhoud, zoals naar een handtekening in een contract. Wat telt is beslist niet de moeite van namaak, want dergelijke informatie is eenvoudig na te bootsen. Wat mensen er (hopelijk) van weerhoudt 'valse authenticiteit' voor te spiegelen, moet dan de strafmaat bij misbruik zijn in combinatie met de schatting ontdekt te worden. De beveiliging die transportsystemen bieden is anders van karakter. Daar gaat het om bereikbaarheid van gereedschappen waarna de 'handtekening' van het gebruikte gereedschap (hopelijk) onverminkt aan de ontvanger getoond wordt.

 

een waarborg vn de ontvanger

De authenticiteit waarover de ontvanger waarborgen verlangt, heeft een keerzijde. De afzender wenst waarborgen dat de postbus waarin het externe transportsysteem het bericht volgens het opgegeven adres deponeert, niet voor willekeurig wie toegankelijk is. Dat moet de ontvanger zlf zijn, of wie als zijn geautoriseerde vertegenwoordiger die postbus beheert. Voor e-post geldt dat een postbus slechts toegankelijk is voor wie het juiste 'wachtwoord' opgeeft.

 

een reeks stations

Het externe transportsysteem vervoert een bericht tussen postbussen. Aan de ene kant van communicatie is een intern transportsysteem dat het bericht vn de oorspronkelijke afzender in de postbus voor het externe transportsysteem deponeert. Aan de andere kant is er k een intern transportsysteem. Dat haalt het bericht uit een postbus en bezorgt het bij de uiteindelijke ontvanger. Op een rijtje zijn voor het totle transport de volgende (tussen)stations relevant:

- oorspronkelijke afzender
- postbus van/voor n of mr afzenders
- postbus van/voor n of mr ontvangers
- uiteindelijke ontvanger.

Met deze vier stations kan de weg van een afzonderlijk bericht simpel in een figuur afgebeeld worden. De oorspronkelijke afzender staat helemaal links, de uiteindelijke ontvanger (dus) helemaal rechts.

figuur 3

 

 

postbus: intern n extern

In de volgende figuur zijn de interne transportsystemen aan weerszijden pls het externe transportsysteem afgebeeld. Het is in n oogopslag duidelijk dat de postbussen aan weerszijden zowel tot een intern, als het externe transportsysteem behoren. Een postbus is altijd een 'scharnier.'

figuur 4

 

 

Vanuit het oogpunt van deelnerms is het simpel een extern transportsysteem voor te stellen dat homogeen is. Dat wil zeggen dat een bericht de gehele weg tussen de twee postbussen met n en hetzelfde gereedschap aflegt. Dat hoeft niet, zoals de koppeling tussen e-post en telex reeds aangeeft. Dergelijke koppelingen zijn doorgaans gerealiseerd door n het externe transportsysteem op hun beurt interne tussenstaions te creren. Bijvoorbeeld het bericht met e-post krijgt daan oorspronkelijk niet het adres van de (telex)postbus van de uiteindelijke ontvanger, maar van een extra tussenstation als een postbus. De omvorming van het bericht omvat tevens vervanging van het 'tussenadres' door het adres van de postbus voor uiteindelijke bezorging. Daarna vervolgt het bericht zijn weg daarnaartoe. Indien het communicatieknooppunt de relatie tussen extra tussenstation(s) en uiteindelijke postbussen 'kent,' kan de koppeling met omvorming 'automatisch' gebeuren. De deelnemers zlf ervaren daar niets van. Zij beschouwen het extra tussenstation als de postbus van de uiteindelijke ontvanger zlf.

 

noodgeval: afzender wordt ontvanger

Om een brief te bezorgen moet het totle transportsysteem de identificatie van de uiteindelijke ontvanger kennen. In noodgevallen moet een brief door het transportsysteem aan de afzender retour bezorgd worden. Dat is de reden dat het verstandig is p de envelop tevens de identificatie van de afzender te vermelden. Die moet om bovenvermelde reden net zo uitgebreid zijn als de identificatie van de ontvanger. Het is gewoon zo dat in een dergelijk geval de oorspronkelijke afzender geldt als de ontvanger.

De afgesprken plaats voor de identificatie van de ontvanger is vr op de envelop. Voor de identificatie van de afzender bestaat eigenlijk geen vaste afspraak; als het maar duidelijk is dat niet de ontvanger bedoeld is, is het goed.

Evenals met briefpost kunnen met e-post omstandigheden optreden dat het bericht een weg terg naar de oorspronkelijke afzender moet vinden. Dit stelt vergelijkbare eisen aan de manier waarop die afzender gedentificeerd is. Het externe transportsysteem kent slechts de weg terug tot aan de postbus waarin het bericht ngeleverd werd. Dan is het nog niet terug bij de afzender zlf.

 

combinatie van sleutels

In het vorige hoofdstuk zijn twee soorten afzenders respectievelijk ontvangers, samen de deelnemers zlf dus, onderscheiden. Dat zijn personen en functies. De toevoeging in dit hoofdstuk luidt dat met uitsluitend een extern transportsysteem een bericht a. niet onderweg raakt b. nooit bij de uiteindelijke ontvanger terecht komt als het bericht onverhoopt tch door het externe transportsysteem was opgepakt. Er zijn daarentegen aan weerszijden interne transportsystemen. En dat leidt tot onderscheid tussen oorspronkelijke afzender en zijn postbus aan de ene kant en uiteindelijke ontvanger en zijn postbus aan de andere kant. Samengevat komt dat neer op onderscheid tussen deelnemers zlf en hun respectievelijke postbussen.

De combinatie van:

- persoon f functie, en
- deelnemer respectievelijk zijn postbus

heeft uitbreiding van het referentiemodel tot gevolg. Er zijn nu acht, niet vier symbolen. De berichtenstromen verlopen in dezelfde richting als voorheen. In de bovenste rij hebben de symbolen allemaal betrekking op personen. En de symbolen in de onderste rij hebben [...] met functies te maken.

figuur 5

 

 

Bovenstaande figuur toont het volledige, maar 'kale' referentiemodel. [Ingetekend] zijn nog eens de grenzen van de twee interne transportsystemen en het externe transportsysteem [...]. De postbussen aan weerszijden vormen hun overlapping. Voorts zijn de twee paren deelnemer/postbus in de functionele rij beide door een stippellijn ingesloten. Wat dat in het referentiemodel betekent, staat verderop uitgelegd.

 

over kolommen en rijen

De oorspronkelijke afzender kan, zie daarvoor in de figuur hierboven de eerste kolom van twee symbolen, persoon f functie zijn. Hij kan, tweede kolom, alleen of gedeeld over een postbus beschikken. Er zijn dus persoonlijke en functionele postbussen. De identificatie van een persoonlijke postbus zegt iets over de persoon, te weten zijn bereikbaarheid als zodanig. Dat is iets nders dan de persoon zlf is. Hetzelfde geldt voor bereikbaarheid als functie via een functionele postbus.
Dan is er de derde kolom in het referentiemodel. Opnieuw twee symbolen, voor een persoonlijke respectievelijk een functionele postbus welk onderscheid te zien is uit het soort deelnemer waar de postbus nst staat. Die postbussen zijn opnieuw al dan niet gedeeld met andere personen respectievelijk functies.
In de vierde kolom staat de uiteindelijke ontvanger zlf als persoon (bovenste rij) of functie (onderste rij) afgebeeld.

 

berichtenstromen in categorien

Volgens het referentiemodel waarvan de figuur hierboven het stramien weergeeft, is het mogelijk symbolen uit veschillende kolommen met elkaar te verbinden. Het aantal combinaties is twee-tot-de-macht-vier ofwel 16. Dat vormt de theoretische verzameling berichtenstromen. Zij zijn echter niet allemaal relevant. Dat blijkt door te letten op de oorspronkelijke afzender en uiteindelijke ontvanger. Een categorie heeft slechts bestaansrecht indien bij afzender, respectievelijk ontvanger de passende postbus gekozen is. Dat wil zeggen, een persoon-als-afzender verstuurt met e-post via zijn persoonlijke postbus. Envovoort voor andere combinaties van functie of persoon met postbus. Andere combinaties zijn niet ontvankelijk. Want wat moet een ontvanger beginnen met een bericht in zijn functionele postbus waarin (in het bericht, dus) de afzender hem persoonlijk aanspreekt? Nog verwarrender is aan de kant van de ontvanger het omgekeerde; in zijn persoonlijke postbus treft hij een bericht aan waarmee hij volgende de verdere identificatie ineens als functie 'iets' moet doen. In dergelijke afwijkende gevallen wordt toepassing van procedures, of juist niet, zeer willekeurig.

[Vooral voor een overheidsorganisatie] zijn functionele postbussen en wat daaraan vervolgens procedureel aan vastgehaakt kan worden, essentieel voor toepassing van e-post voor [...] berichtenverkeer waarin deelnemers vertrouwen stellen. Stel dat u een bericht voor een functie heeft terwijl medewerkers elders uitsluitend beschikken over persoonlijke postbussen. Indien u goed bekend bent met de andere organisatie, kent u de persoon zlf die de functie bekleedt waar het u om gaat. Maar tot wie moet u zich richten als u daar niet meer werkt? Of u een waarborg heeft dat uw bericht bekeken wordt als hij ziek of met vakantie is? Antwoorden op dergelijke vragen zijn evenzovele redenen om functionele postbussen in te richten. Daarnaast kunnen rustig de persoonlijke postbussen blijven bestaan, maar dan voor persoonlijke communicatie.

De vier rele categorien berichtenstromen zijn daarom:

1. van functie tot functie
2. van functie tot persoon
3. van persoon tot functie
4. van persoon tot persoon

waarbj de deelnemer n zijn postbus aan dezelfde kant van de communicatie allebei persoonlijk f allebei functioneel zijn.

In onderstaande figuur is het referentiemodel ingevuld voor de derde categorie uit bovenstaande opsomming. Dat wil zeggen, het is een bericht:

- van een persoon dat
- via diens persoonlijke postbus
- via een functionele postbus
- een functie bereikt die als uiteindelijke ontvanger dat bericht uit bedoelde functionele postbus geput heeft.

figuur 6

 

 

Omdat volgens de derde categorie aan de kant van de ontvangende deelnemer een functie aangesproken wordt, geldt daar een (formele) procedure. Dit aspect van de totale communicatie is aangeduid met een stippellijn die de model-elementen omvat, die minstens bij zo'n procedure betrokken zijn: de ontvanger-als-functie en diens functionele postbus.

Zoals het hier met woorden staat, klinkt toepassing van het referentiemodel overigens ingewikkelder dan het is.

 

derde sleutel: getalsverhoudingen

Nu zou er voor adressering niet zo'n heisa nodig zijn als de verhouding persoon/functie en zijn/haar postbus altijd 1:1 is.
Die verhouding komt zeker voor, zoals het voorbeeld van een aparte woning met een n-persoonshuishouding aangaf. Maar lang niet altijd.
Daarom vergt invulling van het referentiemodel tevens aandacht voor dergelijke getalsverhoudingen. In de volgende figuur is de weg van een bericht uit de eerste categorie verondersteld. De aanvullende veronderstellingen luiden dat zowel afzenders, als ontvangers hun postbussen met andere deelnemers delen. Een korte manier om zulke getalsverhoudingen te noteren is n:1, respectievelijk 1:n. In de figuur zijn meer 'poppetjes' getekend om aan weerszijden meervoud te suggereren.

figuur 7

 

 

Indien meer afzenders (zie de eerste kolom, tweede rij met daar diverse poppetjes) dezelfde postbus gebruiken om hun berichten aan een extern transportsysteem aan te bieden, is de identificatie van die postbus nvoldoende om de oorspronkelijke afzender te identificeren. Hetzelfde geldt uiteraard aan de kant van de ontvangers. Dus, als meer ontvangers vanuit dezelfde postbus door het externe transportsysteem bediend worden, is er meer informatie nodig dan de identificatie van die postbus om de uiteindelijke ontvanger eenduidig te identificeren.

Uiteraard moet dergelijk onderzoek naar de getalsverhoudingen tussen deelnemers zlf en hun postbussen gebeuren voor elk bericht. Daarvoor vormen de vier categorien van berichtenstromen een uitgangspunt. Voor een specifiek bericht in de derde catetgorie (van persoon tot functie) zou de voorlaatste figuur dus nog verder ingevuld moeten worden. Er zijn echter redenen om voor [...] berichtenverkeer [waarbij overheidsorganisaties functioneel betrokken zijn] 'automatisch' van de verhouding mr deelnemers op n postbus uit te gaan.

Met meer functies die een postbus delen, is waarschijnlijk geen van die deelnemers eigenaar en/of beheerder van de postbus. Als formele eigenaar geldt dan de overkoepelende functie, terwijl een algemeen ondersteunende functie de postbus beheert.
Een functie met daarentegen een geheel eigen postbus is tevens de eigenaar ervan. Dit houdt niet meteen in dat de verantwoordelijke functionaris de postbus daadwerkelijk beheert. Dat kan gebeuren door medewerkers die binnen die functie vallen. Voor andere transportsystemen was dat altijd het secretariaat. Er is vor e-post alle reden om het secretariaat ook de eigen functionele postbus te laten beheren. Daardoor is het eenvoudiger dat andere aspecten van procedures ongewijzigd blijven. Het gaat bij procedures immers niet zozeer om de techniek van een transportmedium, maar om erkende belangen die gewaarborgd moeten zijn. Zo is het regel dat een secretariaat altijd bezet is; bij ziekte of vakantie van de ene medewerker komt vervanging. Daardoor is er de waarborg dat het verkeer via de functionele postbus blijft lopen. Intern [is het dan bijvoorbeeld] regel dat iedere functionele postbus minstens nmaal per dag geleegd wordt. Dat kan een persoon met zijn persoonlijke postbus niet garanderen en vormt daarom een risico voor continuteit in communicatie. Dat moeten deelnemers allemaal beseffen voordat zij beslissen e-post eventueel met louter persoonlijke postbussen voort te zetten. Zie ook de opmerkingen eerder in dit hoofdstuk over waarborgen dat berichten (procedureel) juist behandeld worden.

 

altijd drie vragen

Het referentiemodel, en dan ingevuld voor de categorie waarin het voorgenomen bericht past, is handig om bij afzonderlijke afspraken uit deel II te raadplegen. Steeds gaat het om de volgende vragen die alledrie aandacht verdienen:

- wlke categorie (zoals hierboven aangeduid) is aan de orde?
- wat is de getalsverhouding tussen de oorspronkelijke afzender en 'zijn' postbus voor het externe transportsysteem?
- wat is de getalsverhouding tussen de postbus voor het externe transportsysteem en de uiteindelijke ontvanger?

Beantwoording van deze vragen leidt tot invulling van van diverse geddelten van het model. Als antwoord op de eerste vraag welke categorie? wordt eventuele betrokkenheid duidelijk. Zie daarvoor de stippellijn die een functionele deelnemer en zijn postbus omsluit. Indien een bericht dit functionele gedeelte van een transportsysteem doorkruist, moet een bijbehorende (formele) procedure gevolgd worden.
Door toevoeging van aanduidingen van getalsverhoudingen tussen deelnemers en hun postbussen in beide interne transportsystemen, maar nu ngeacht persoonlijke of functionele betrokkenheid, worden ndere gedeelten van het referentiemodel ingevuld.

 

tweede en derde vraag: geen risico

Omdat de afzender echter, om redenen die in de volgende twee hoofdstukken uitgelegd worden, dikwijls de derde vraag niet kan beantwoorden, moet hij rekening houden met een verhouding waarin meer ontvangers vanuit dezelfde postbus bediend worden. Dat wil zeggen, er is nadere informatie in het bericht nodig om de ontvanger te identificeren.
Tevens moet, om navolgende redenen, de afzender ervan uitgaan dat het bericht in de postbus van de ontvanger aankomt znder specifieke informatie omtrent de postbus waarin hij als oorspronkelijke afzender het bericht deponeerde. Dit betekent dat er zelfs bij een getalsverhouding n-op-n aan de kant van de afzender (wat tegenwoordig met e-post en communicatie vanuit een organisatorische functie een rele veronderstelling is) n het bericht nadere informatie omtrent de identificatie van de oorspronkelijke afzender nodig is.

Een reden dat de afzender zich kan vergissen in getalsverhoudingen aan de kant van de ontvanger n in de hoeveelheid informatie die hemzlf als afzender identificeert, heeft met eventuele heterogeniteit van het externe transportsysteem te maken. In het bijzonder door omvorming van e-post naar telex kan veel informatie verloren gaan. Zie voor uitleg hierover het volgende hoofdstuk.

 

altijd ook een vierde vraag

Wat in het volgende hoofdstuk onder meer aan de orde komt, is dat telex minder lees- en opmaaktekens biedt dan moderne tekstverwerkers waarover de gebruiker van e-post meestal eveneens beschikt. Vooruitlopend op die uitleg wordt hier reeds de vierde vraag vermeld die een afzender zich altijd moet stellen:

- beschikt de ontvanger (wellicht) over gereedschap voor tekstverwerking dat minder mogelijkheden biedt?

 

vierde vraag: evenmin risico

De vierde vraag kan een deelnemer aan [...] berichtenverkeer vaak evenmin met zekerheid beantwoorden. Hij kan echter het risico van eventuele verminking van zijn bericht maar beter vermijden. Dat betekent dat hij de modernste snufjes van zijn tekstverwerker onbenut moet laten.

 

zie samenvatting

Het zijn precies de vier vragen uit dit hoofdstuk die de invalshoeken vormen voor het overzicht van afspraken dat in hoofdstuk 24 als samenvatting van deze gids opgenomen is.

 

 

 

4. De aard van telex

Met briefpost is iedereen (nog?) vertrouwd. Daarom zijn daaraan de algemene begrippen ontleend. De argumenten voor de afspraken in deel II vergen echter niet zozeer inzicht in het functioneren van briefpost, maar van telex.

 

centrale postbus

Telex is een bepaald (extern) transportsysteem. Om diverse redenen heeft de postbus waarin telexberichten worden n- respectievelijk fgeleverd meestal een verbijzonderde (lees ook: centrale) plaats in een organisatie. Dat wil opnieuw zeggen, dat vanuit het oogpunt van afzenders en ontvangers in de zin van functies en personen het totle transportsysteem bestaat uit telex pls de interne postafdelingen aan weerszijden.

 

contact tussen machines

De postbus voor het externe transposrtsysteem is een telexmachine. Simpel gezegd is het zo dat elke machine een unieke identificatie heeft, met andere woorden: zijn adres.
Een bepaald telexadres is nodig en voldoende om vanaf de ene machine contact met die opgegeven ndere machine te realiseren.

Vergeleken met een brief is de 'envelop' van een telexbericht minimaal. Er staat het adres van de opgeroepen telexmachine op en het adres van de oproepende. Verder niets. [...]

 

wie zijn de deelnemers zlf?

Er is in de genormaliseerde telexadressering gn ruimte voor nadere identificatie. Zie voor een 'truc' met meer mogelijkheden hoofdstuk 20. In beginsel ontbreekt in het telexadres echter de informatie waarmee de interne postafdeling vervolgens kan bepalen wie in de eigen organisatie als uiteindelijke ontvanger bedoeld is. Evenmin kan die uiteindelijke ontvanger uit het adres van de telexmachine waarvandaan het bericht verzonden werd, afleiden wie de oorspronkelijke afzender was.

 

identificaties in de berichtinhoud

De conclusies voor gebruikers van telex zijn inmiddels duidelijk. Zij moeten mr identificeren dan de opgeroepen telexmachine. De enige mogelijkheid daarvoor is als onderdeel van de inhoud van het bericht. Dat geldt voor ontvangers als functies n personen. En dus eveneens voor afzenders als functies n personen.

 

rondom telex altijd procedures

De centrale plaats maakte telex impliciet tot een postbus van de hle organisatie in kwestie, en dus tot een functionele postbus. Want de afdeling interne post, de verbindingendienst of wie dan ook wikkelde alles dat erin terecht kwam en eruit verzonden moest worden af volgens vaste procedures waarin tevens aspecten als registratuur, dossiervorming en dergelijke opgenomen waren. Dat gebeurde ongeacht de inhoud, want daarvan kon (wilde?) het interne transportsysteem geen beslissing over al dan niet toepassing van een procedure afleiden. En dat gebeurt [met zo'n communicatiemiddel doorgaans] nog steeds zo.

De impliciete waardering van telex als een functionele postbus verklaart waarom het als (extern) transportsysteem nauwelijks gebruikt wordt voor persoonlijke communicatie. Dat is niet eens zozeer het vooruitzicht van een (formele) procedure aan de kant van de ontvanger. Maar de oorspronkelijke afzender moet zijn telexbericht als functioneel kunnen 'rechtvaardigen' omdat dat vanuit de telex-als-centrale-postbus zo geregeld wordt. Dat is ten onrechte. De afzender zlf wordt verward met de postbus die hij voor nlevering gebruikt.

figuur 8

 

 

In de figuur hierboven is het referentiemodel aangepast aan deze telexpraktijk. De persoonlijke postbussen aan weerszijden zijn geschrapt. De procedure krijgt een te ruime strekking omdat nu ook oorspronkelijke afzenders, respectievelijk uiteindelijke ontvangers als personen ipv als functies er altijd in betrokken zijn. De stippellijn die aangeeft wanneer in een intern transportsysteem procedures gevolgd moeten worden, is in de figuur z uitgebreid dat via telex nooit communicatie zonder (formele) procedures verloopt.

 

uitwegen

Als reactie op het te rigide procedurele regime van telex zijn medewerkers voor hun persoonlijke communicatie meer en meer de telefoon gaan gebruiken. Dat gaat immers helemaal znder procedure (afgezien van beperkingen om buiten het gebouw, buiten de stad, buiten het land te bellen).

 

e-post en nuances

E-post is geschikt als vervanging van telex voor formele communicatie. Formele, dat wil zeggen communicatie die intern met procedures omgeven moet zijn. Tevens is e-posts geschikt als vervanging van een gedeelte van de persoonlijke communicatie waarvoor (nog) de telefoon gebruikt wordt.

 

over kind en badwater

Afzenders en ontvangers kunnen niet klakkeloos van telex op e-post overschakelen. Zij moeten beseffen dat er gevaar dreigt. Zonder maatregelen gaan procedures ontbreken die wel degelijk nuttig zijn. Het voordeel van e-post is dat er expliciet(er) dus genuanceerder van/aan organisatorische functies geadresseerd kan worden. Daardoor kunnen procedures achterwege blijven waar ze nutteloos zijn, maar wl gevolgd worden waar waarborgen moeten bestaan.

Een concept van een vergaderverslag kan voor commentaar 'persoonlijk' toegezonden worden. Registratie ervan, opslag voor latere verantwoording enzovoort is allemaal niet nodig. De afzender van dit concept laat zich eveneens 'persoonlijk' gelden. De vastgestelde besluitenlijst wordt daarentegen van de ene 'functie' aan de andere betrokken 'functies' verstuurd, dat wil zeggen aan weerszijden geldt formele betrokkenheid.

Dit hoofdstuk verklaart welke gevolgen de techniek van telex heeft voor de manier om afzender en ontvanger in een bericht te identificeren. Nogmaals, dat geldt voor zowel adressen van functies/personen zlf, als de adressen van hun respectievelijke postbussen.

 

een korte bitserie

Er is ng iets 'technisch' met telex aan de hand dat deelnemers aan [...] berichtenverkeer [waarin dat medium nog toegepast wordt] moeten weten. Telex functioneert kortweg als volgt. Dankzij de unieke identificaties van machines komt daartussen een verbinding tot stand. Vervolgens worden daarover achtereenvolgens signalen verzonden. Daarbij is de onwrikbare norm, gewoon de norm voor telex dus, dat elke serie van vijf bits n lees- of opmaakteken voorstelt.

Een bit heeft de waarde nul f n. Met n bit kunnen daarom twee verschillende tekens aangeduid worden. Met twee bits achterelkaar zijn er vier verschillende tekens mogelijk. Enzovoort. Een serie van vijf bits maakt twee-tot-de-macht-vijf verschillende tekens mogelijk. Dat zijn er 32.

Het (internationale) alfabet heeft zesentwintig letters. Telex kent vanwege de beperkte lengte van de bitserie maar n soort letters. Dat zijn hoofdletters f kleine letters. Dan zouden er van de tweendertig mogelijkheden nog maar zes voor [andere] lees- en opmaaktekens overblijven. Dat is wel erg weinig. Er zijn om te beginnen al tien cijfers.
De oplossing, maar nog altijd beperkt, bestaat eruit dat n van de oorspronkelijke tweendertig tekens aangeeft dat de bitserie die erop volgt een teken uit een volgend 'register' is. Dat heet cijfer-mode. Het tweede register van tweendertig tekens bevat de tien cijfers en verder andere leestekens dan (kleine) letters zoals: punt, komma, aanhalingsteken, haakje open respectievelijk sluiten, vraagteken, slash, plusteken, dubbele punt en klein liggend streepje.
Dankzij dergelijke combinatie van twee bitseries van elk vijf (waarvan 'en serie dus de cijfer-mode aan- en uitschakelt) heeft telex capaciteit voor (bijna) vierenzestig lees- en opmaaktekens.

De simpelste voorbeelden van opmaaktekens zijn 'spatie' en 'nieuwe regel.'

 

waaraan telex niet kan tippen

De gebruiker van moderne tekstverwerking beschikt vergeleken met telex over een veelvoud van mogelijkheden. Dergelijke programma's werken met series van acht, zestien of zelfs tweendertig bits. Met een serie van acht bits zijn er 256 verschillende tekens. Dat biedrt genoeg diversiteit voor hoofdletters, kleine letters, diakritische tekens enzovoort, enzovoort. Daar komen allerlei tekens voor uiteenlopende opmaak bij, bijvoorbeeld instelling van tabellen in een tekst. Zeker met langere bitseries of wanneer die van acht bits gecombineerd gebruiikt worden, zijn er nauwelijks beperkingen voor gebruik.

 

verschil niet overdrijven

Het verschil met telex is echter alweer kleiner indien deelnemers weliswaar allebei e-post gebruiken, maar van verschillende merken/typen. Om de verschillen in adressering van postbussen te overbruggen bestaat de norm X.400. Voor lees- en opmaaktekens zijn er eveneens genormaliseerde verzamelingen. Trouwens, telex staat voor zo'n verzameling. Wat in de huidige praktijk verder [als normen] voor uitwisseling bestaat zijn het zgn International Alphabet nr 5 (IA.5) en de tekenverzameling van teletex (T.61).

Vergeleken met telex bevat IA.5 hoofd- en kleine letters. T.61 biedt daarenboven diverse diakritische tekens.

Complexere opmaak die iemand met zijn eigen moderne tekstverwerking gewend geraakt is, laat zich nog niet volgens een chte norm van e-post naar e-post omvormen.

Eigenlijk is het zo dat de meer omvattende normen reeds vastgesteld zijn, maar producten/gereedschappen die er concreet mee werken laten op zich wachten. Voor (tekst)berichten zijn dat overigens de Office Document Architecture (ODA) en Office Document Interchange Format (ODIF). Misschien zien leveranciers geen voordeel in de mogelijkheid dat 'hun' spullen eenvoudig op die van andere leveranciers aansluiten. Toch hebben 'open systemen' de toekomst.

Er zijn voor (uitwisseling van) complexere opmaak wel beplde afspraken en bijbehorende producten beschikbaar, maar daarover moeten deelnemers steeds onderling overleggen. Dergelijke de facto standaards zijn namelijk niet vergaand onafhankelijk van merk/type gereedschappen van deelnemers.

 

facsimile

Er is een goede reden waarom facsimile, kortweg fax, tot dusver nauwelijks in het verhaal voorkomt en waarom dat zo blijft. Fax kan namelijk niet in twee richtingen in een (extern) transportsysteem gentegreerd worden. Het lukt prima om vanuit e-post een fax-bericht te genereren. Omgekeerd gaat automatisch niet best, of het zou via optisch lezen moeten gaan. De kwaliteit van zo'n omvorming laat echter te wensen. Daar komt bij dat alle informatie die buiten de lees- en opmaaktekens van de tekstverwerker van de ontvanger valt. hoe dan ook verloren gaat als hij de omgevormde berichten uit zijn postbus bekijkt.

Voorlopig blijft fax daarom voor [...] berichtenverkeer vooral een apart transportsysteem. Er is wl een automatische koppeling vanuit e-post nr fax. Omgekeerd bestaat die niet. Afspraken voor de koppeling e-post/fax maken geen deel van deze gids uit. Vraag uw beheerder.

 

 

 

5. Electronische post en telex

Het lijkt mosterd n de maaltijd. Want in vorige hoofdstukken is uitvoerig over telex verteld. En dan komt nu pas de reden ervoor? Dit hoofdstuk dient daarom als samenvatting. De vraag luidt: Waarom moet de gebruiker van e-post zich [eventueel] zo aan telex [of aan een ander communicatiemiddel] aanpassen indien hij [deelneemt] aan [...] berichtenverkeer? En een andere vraag is: Wat zijn de voordelen van die nadelen?

 

ongewone 'luxe'

De verspreiding van automatiseringsmiddelen is in Nederland razendsnel verlopen. Wij kunnen ons geen kantoor meer voorstellen zonder bureaus met overal een beeldscherm erop. Wie heeft er geen terminal of personal computer onder handbereik?
Dat is allemaal z gewoon dat, om de afspraken in deze gids op waarde te schatten, de lezer zijn of haar voorstellingsvermogen danig moet aanspreken. Zij/hij moet zich een situatie iindenken waarin niet alle medewerkers beschikken over eigen automatiseringsmiddelen. Er is bijvoorbeeld ergens een gemeenschappelijke computer, zonder enige vertakte aansluitingen. Of er is helemaal gn computer voor communicatie, maar 'slechts' een telexmachine. Kunt u het zich nog voorstellen?

Een groot gedeelte van informatietechnologie wordt inmiddels volgens de spelregels van de markt voor consumentenartikelen aangeboden. De nieuwe versie van 'dit' noodzaakt tot de allernieuwste versie van 'dat.' Hier make mensen zich druk om 'interface' zus-en-zoveel terwijl elders niet eens basisvoorzieningen voor [tele]communicatie beschikbaar zijn. Oh ja, toch. Er is daar telex. Gelukkig maar.

 

vraag om aanpassingen

De moderne uitrusting in Nederlandse kantoren contrasteert met de realiteit in vele organisaties, nog overal ter wereld. Daar komt stellig verandering in. Maar het is dus nog (lang) niet zover dat Nederlandse deelnemers aan communicatie-op-afstand klakkeloos kunnen rekenen op gelijksoortige gereedschappen elders.
De consequenties van deze globale toestand zijn dat Nederlandse deelnemers [juist] aan internationaal berichtenverkeer zich moeten aanpassen voorzover zij wl over tekstverwerking en e-post beschikken. Dat is zoiets als het bepalen van de grootste gemene deler, en daar de realiteit van inzien.

 

nog steeds de grootste gemene deler

De vraag is dus: Wat geldt anno 1992 als grootste gemene deler in het vlak van gereedschappen voor communicatie-op-afstand met leestekens?
Dat is telex. En zowel getalsmatig, als qua aanzien gaat het beslist niet om enkele achterblijvers die (nog) telex gebruiken. Zo zijn de organisaties van de Europese Gemeenschap overwegend met telex bereikbaar, en dus nog niet met e-post.

Via het communicatieknooppunt van het [Nederlandse] Ministerie van Buitenlandse Zaken 'liepen in 1991 ongeveer 670.000 berichten. Dat is telex en e-post samen. Onderstaande matrix toont welke aantallen daar via de transportsystemen telex en e-post binnenkomen, respectievelijk vertrekken. Deze schattingen zijn overigens erg ruw. Dat komt omdat de koppeling tussen e-post en telex geheel automatisch gebeurt en daarvan geen telling bijgehouden wordt. Maar hoe dan ook, het aandeel dat aan n kant of zelfs aan twee kanten via telex getransporteerd wordt is op z'n zachtst gezegd nog opmerkelijk hoog.

Accoord, telex. Dat houdt voor deelnemers aan communicatie [...] in dat zij rekening houden met de technische eigenschappen n met de organisatorische plaatsing van telex. Dat is k voordelig voor gebruikers van moderne tekstverwerking en e-post omdat zij dankzij die afspraken gevrijwaard worden van bijzonderheden omtrent de diverse transportsystemen. Daartussen verzorgen [ondersteunende diensten en/of dienstverleners] zonodig de koppeling.

 

een blijvend alternatief

Er komt natuurlijk een tijd dat de noodzakelijke afspraken voor [...] berichtenverkeer kunnen veranderen. Zover is het als (vrijwel) alle (potentile) deelnemers over tekstverwerking en e-post beschikken. Een waarschuwing is echter op zijn plaats. Want een belangrijk argument voor telex als orintatie heeft met risico's te maken. Bij storingen en/of in noodsituaties kan het letterlijk van levensbelang zijn over alternatieve transportsystemen te beschikken. Het staat vast dat telex nog heel lang een alternatief blijft, zeker als daartoe eveneens telex-over-radio gerekend wordt. Telex is betrouwbaar en wijd verspreid. In een wat later stadium zal telex naar verwachting als zo'n alternatief standaard een beperkte optie van e-post zijn.
Met afspraken die a priori met telex rekening houden, kan ook incidentele overschakeling probleemloos verlopen. Daar hebben de uiteindelijke afzenders en ontvangers dan verder geen omkijken meer naar.

 

 

 

 

deel II

Afspraken

 

 

 

6. Vertrouwelijkheid

afspraak

Via normale e-post verstuurt de afzender gn informatie die geldt als vertrouwelijk of hoger geclassificeerd.

 

toelichting

Het klinkt onvriendelijk, zelfs kinderachtig. Waarom beginnen de afspraken in dit tweede deel van de gids met een verbod? Het spaart de lezer echter de moeite van het verder naslaan indien zijn informatie de aparte procedure voor zgn gerubriceerd verkeer vergt. Raadpleeg in zo'n geval uw beheerder.

De reden dat officieel-vertrouwelijke en zeker officieel-geheime informatie niet via zo'n 'open' voorziening als de eigen tekstverwerking en e-post aangeleverd mag worden, komt voort uit reële risico's. De straling van electro-magnetische apparatuur, bijvoorbeeld, kan op afstand opgevangen en gedecodeerd worden. Dat is tamelijk eenvouidig voor wie er een beetje in thuis is. U kunt de risico's enigszins vergelijken met die van het gebruik van een autotelefoon. Het afluisteren daarvan is uiteraard ng eenvoudiger, omdat die signalen opzettelijk door de ether gestraald worden. Zo is het met straling van een beeldscherm niet; daar zit geen opzet achter. Wat telt is dat dergelijke straling bijna net zo gemakkelijk opgevangen kan worden.

Het is trouwens niet uitgesloten dat een [...] bericht niet tenminste een gedeelte van de afstand tussen postbussen van deelnemers door de ether aflegt. Er bestaat zoiets als telex-over-radio. Dat is een techniek om een bericht volgens de telexcode niet door een kabel, maar als radiosignalen te transporteren. Iedereen die op de gebruikte frequentie afstemt kan meeluisteren. Met een simpel apparaat is het bericht leesbaar.

Als het volume vertrouwelijke informatie dat rechtvaardigt, kunnen beveiligde voorzieningen voor eigen gebruik van e-post genstalleerd worden. Dat zijn dan beeldschermen en afdrukkers die geen straling afgveven. Belangrijk is tevens de bekabeling. Tot aan het tussenstation waar de informatie vercijferd wordt, moeten alle gereedschappen aldus beveiligd zijn.
Dergelijke maatregelen zijn zaak van de organisatie in kwestie. De waarborg die andere deelnemers aan communicatie moeten hebben en houden, is dat zij door anderen niet aan onnodige risico's blootgesteld zijn. Het voorbeeld van de auto-telefoon is in dit opzicht bijzonder toepasselijk. Ook wie geen auto-telefoon gebruikt, maar erdoor opgeroepen wordt danwel er naartoe belt, loopt hetzelfde risico dat de uitgewisselde informatie niet vertrouwelijk blijft.

 

 

 

7. Keuze van transportsysteem

afspraak

De afzender maakt k wanneer hij kiest voor e-post een bewuste keuze.

 

toelichting

Het is niet de bedoeling om de afspraken belerend te laten zijn. Iedereen die communiceert moet echter beseffen dat er allerlei manieren zijn om informatie over te dragen. Welke de beste manier is, is van allerlei factoren afhankelijk. Het is dus beslist niet gezegd dat e-post altijd gebruikt moet worden. Helemaal niet. Andere transposrtsystemen zijn bijvoorbeeld briefpost, telefoon, telex en facsimile.

Met briefpost (inclusief pakketten) kan informatie vervoerd worden die onmogelijk in e-post past. Dat geldt zeker als deelnemers slechts tekstverwerkers gebruiken om hun berichten mee op te stellen. Een mooie lijntekening, dus ook een handtekening, kon tot voor kort uitsluitend uitsluitend per brieefpost van afzender naar ontvanger. Als (gedeeltelijk) alternatief daarvoor is er nu fax. Dat gaat bovendien veel sneller.

Zo heeft ieder transpostsysteem voor- en nadelen. Daar komt altijd bij dat transport geld kost.
Naarmate iemand aan zijn gereedschappen voor tekstverwerking en e-post gewend raakt, gaat gemak ervan zwaar wegen. Dat is begrijpelijk. Maar 'dat het zo gemakkelijk is' mag er niet toe leiden klakkeloss berichten met e-post te verzenden.
De afzender moet onder meer denken aan het gemak dat danwel de overlast die hij de ontvanger bezorgt. Het succes van communicatie is mede afhankelijk van de indruk die de ontvanger krijgt van de moeite die de afzender zich kennelijk getroost heeft rekening met hem te houden.

 

 

 

8. Urgentie-klassen

afspraak

De afzender kiest een urgentie-klasse voor transport en voor aandacht van de ontvanger die past bij de realiteit van de belangen in kwestie.

 

toelichting

Natuurlijk moet steeds de vraag gesteld worden of het allemaal wel nodig is, die moderne informatietechnologie. Met e-post kan een bericht sneller dan met briefposts bezorgd worden. Maar dreigt niet het gevaar dat snelheid doel-op-zichzelf wordt of zelfs al is? Jagen mensen elkaar en zodoende zichzelf op om niets of om iets?

De benodigde vaart in het transport moet afgestemd zijn op het karakter van de totale gang van een bericht tussen afzender en ontvanger. Indien vaart inderdaad geboden is door belangen die met de informatie verbonden zijn, dn kan een snel transportsysteem zelfs onmisbaar zijn voor de totale communicatiegang.

Het is de afzender die de belangen vertaald naar een aanwijzing voor het transportsysteem om al dan niet extra vaart met de bezorging van het bericht te maken.
Dat tempo n het gehele transportsysteem, dat wil zeggen in de interne transportsystemen aan weerszijden met de n of meer gekoppelde externe transportsystemen daartussen, is iets anders dan de prioriteit waarmee de ontvanger vervolgens handelt met het bericht. Daarover kan de afzender eveneens een aanwijzing geven. Of de ontvanger er zich iets van aantrekt, is uiteraard afhankelijk van de relatie tussen afzender en ontvanger.

Beide aanwijzingen, dat wil zeggen voor tempo in het transportsysteem en tempo van de ontvanger, worden in het bericht door dezelfde informatie weergegeven. Dat valt onder de rubriek 'urgentie.' Zie ook hoofdstuk 19 met de afspraak over het gebruik van het berichtsjabloon voor [...] communicatie.

Vanuit de praktijk van telex onderscheidt het [Nederlandse] Ministerie van Buitenlandse Zaken drie urgentie-klassen:

- routine
- immediate
- most immediate.

Een bericht dat de afzender in de klasse 'routine' of 'immediate' plaatst, krijgt [daar] van het transportsysteem geen bijzondere behandeling. Wat overblijft is dat de ontvanger geacht wordt aan een immediate bericht tijdens zijn normale werkuren onmiddellijk aandacht te schenken.

Binnen n en dezelfde organisatie is de afspraak over de spoed van behandeling uit te breiden. Dat geldt dus binnen [genoemd ministerie] sinds jaar en dag. De ontvanger moet tijdens zijn normale werkuren onmiddellijk actie ondernemen. Zo'n uitgebreide afspraak is onmogelijk algemeen te maken omdat [ruimere] communicatie deelnemers kent die (verdergaand) autonoom ten opzichte van elkaar zijn. Vandaar dat 'immediate' in deze gids beperkt blijft tot het ogenblik van eerste aandacht door de ontvanger.

Er zijn belangen die, in eerste aanleg alweer volgens de afzender, aandacht verdienen ngeacht de normale werkuren van de ontvanger. Inn zo'n geval kiest de afzender voor zijn bericht de urgentie-klasse 'most immediate.' Nu reageert allereerst het transportsysteem anders. De afzender stuurt een afschrift van het bericht aan een meldkamer voor [...] communicatie. Deze [...] meldkamer is 24 uren per dag bezet. Daar probeert men de ontvanger langs ndere weg dan e-post of telex te bereiken. In de praktijk gaat dat telefonisch. Het is dus noodzakelijk dat de afzender het telefoonnummer van de ontvanger in het mosst immediate bericht vermeld. De [...] meldkamer informeert de beoogde ontvanger dat een bericht in zijn postbus afgeleverd wordt/is. Deze service verleent [zo'n meldkamer] overigens slechts voor organisaties waarmee daarvoor afspraken bestaan. Wat ooit omtrent telex met deelnemers overeengekomen werd, blijft [dan] uiteraard voor e-post geldig.
De kans bestaat dat de meldkamer de ontvanger buiten zijn kantoor en/of buiten zijn normale werkuren bereikt. Hoe dan ook wordt de ontvanger geacht zich zo snel mogelijk toegang tot zijn postbus te verschaffen en het bericht te bekijken. Of en met welke prioriteit hij vervolgens ernaar handelt, valt buiten de afspraken voor het transportsysteem. Dat moeten afspraken tussen afzenders en ontvangers zlf zijn.

De aanduiding 'most immediate' dient uiteraard slechts gebruikt te worden indien belangen zulks rechtvaardigen. Anders is inflatie onvermijdelijk, met alle risico's van dien voor situaties waarin 'most immediate' wel degelijk alleronmiddellijkste aandacht n actie vereist.

Inflatie is eveneens een dreiging wanneer de afzender onnodig voor vercijfering van een bericht kiest. Zie ook hoofdstuk 6. De aandacht van een ontvanger verslapt structureel wanneer vercijfering meer toegepast wordt als poging van een afzender om op te vallen dan om rele belangen te benadrukken. Zo is het precies met 'most immediate' wanneer de belangen tch niet de reactiesnelheid vragen die de afzender ervoor claimde.

De beheerder in uw organisatie kent het adres van de postbus van de [...] meldkamer [waarmee eventueel afspraken bestaan]. Dat adres kunt u in uw adressenlijst laten opnemen indien u (soms) met most immediate berichten aan [...] communicatie deelneemt.
Het behoeft uiteraard nauwelijks meer toelichting dat berichten met aanwijzing voor de hoogste urgentie-klasse tussen functies en bijbehorende postbussen uitgewisseld worden.

De aanduiding van de urgentie-klasse hoort overigens n het bericht om een inmiddels veelvuldig vermelde reden. Het is zo dat de diverse computerprogramma's voor e-post mogelijkheid bieden om buiten de berichtinhoud een urgentie-klasse op te geven. Dat gaat goed zolang dat bericht de gehele weg naar de postbus van de ontvanger met dezelfde programmatuur voor e-post doorloopt. Omvorming via X.400 naar andere e-post kan reeds problemen geven zodat de opgegeven aanduiding verloren gaat. Als het bericht zijn weg met telex vervolgt, is de urgentie-klasse die als het ware als uitbreiding van het postbusadres vermeld werd, beslsist verdwenen. Vandaar, nogmaals, dat de urgentie-klasse voor [...] berichtenverkeer (ook) n de inhoud hoort.

 

 

 

9. Detaillering van deelnemende functies

afspraak

De afzender duidt, indien van toepassing, zijn eigen functie en de functie van de ontvanger zo gedetailleerd mogelijk aan.

 

toelichting

Als deelnemers in de hoedanigheid van personen communiceren, is er geen verschil in detaillering mogelijk. De afzender is individu, niet meer en niet minder. Hetzelfde geldt voor de ontvanger.

Functies volgen in een organisatie als regel een hirarchisch patroon. Op het ene niveau overkoepelt een functie in verantwoordelijkheid alle functies eronder.

Het voordeel van aanduiding van gedetailleerde functies is onder meer gewonnen eenvoud en snelheid voor het interne transportsysteem aan de kant van de ontvanger. Er zijn daar minder tussenstations nodig.
Belangrijker nog is de gewonnen duidelijkheid. Wie zich specifiek aangesproken weet, is eerder geneigd tot handelen. Daarbij is voor de handelende ontvanger nodig dat er een herkenbare afzender bestaat.

Het komt natuurlijk voor dat een afzender niet op de hoogte is met de structuur van verantwoordelijkheden en taken, en dus van functies, binnen de organisatie waarmee hij wenst te communiceren. Onvermijdelijk kiest hij dan voor een algemene(re) aanduiding.

[Als extra communicatievoorziening is bij elke organisatie zoiets als een] centraal adresseer- en distributiepunt [nuttig]. Dat is [dan] de centrale postbus voor e-post en telex. Daaraan kunnen afzenders hun berichten sturen wanneer zij de nadere details over de identiteit van de ontvanger(s) binnen [die organisatie] niet kennen.

Teneinde afzenders in hun onzekerheid over gedetailleerde adressen tegemoet te komen, verdient het aanbeveling dat iedere deelnemende organisatie een eigen. centrale postbus zoals een centraal adresseer- en distributiepunt [...] inricht en beheert. Wie een bericht daar naartoe stuurt, moet dan in de inhoud zodanige informatie opnemen dat de beheerder van de centrale postbus het bericht verder kan geleiden.

Het gaat om een algemene postbus pr organisatie en/of eventueel grote onderdelen ervan. Dat bestaat uiteraard overal voor briefpost. En telex is [praktijk]voorbeeld bij uitstek van een algemene postbus. Daarom is meteen begrijpelijk dat een bericht met e-post niet aan de algemene postbus van de ene organisatie gestuurd moet worden opdat verdere distributie binnen een ndere organisatie gebeurt. Om een voorbeeld te noemen, de algemene postbus voor e-post bij het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij is er niet om als intern transportsysteem een bericht aan een specifieke functie, laat staan aan een persoon binnen het Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur te bezorgen. Dezelfde beperking geldt voor de algemene postbus van het Ministerie van Buitenlandse Zaken [enzovoort]. Wat [bijvoorbeeld] het centrale adresseer- en distributiepunt van [laatstgenoemd ministerie] doet met een verder onbestemd bericht dat uit het buitenland aan WVC gericht is, is het naar de algemene postbus aldaar doorsturen.

Met de voorkeur voor zo gedetailleerd mogelijke adressering is een andere voorkeur verwant. Dat betreft beperking van de reikwijdt van de informatie in een bericht. Het is eenvoudiger een passende procedure te volgen indien de informatie eenduidig geclassificeerd is. Welke classificaties gelden, is uiteraard afhankelijk van de organisatie en de werkprocessen aldaar. Gelet op dit uitgangspunt, dient een bericht zo mogelijk over n 'onderwerp' te informeren. Dat is verstandig omdat organisatorische procedures immers zijn afgeleid van wat 'onderwerpen' heten. Op hun beurt zijn daarvan weer dossiervorming, inhoudelijke afstemming, urgentie-klasse en dergelijke afgeleid.

 

 

 

10. Functie als afzender

afspraak

De ontvanger mag veronderstellen dat de iinformatie aan de kant van de afzender een formele procedure doorlopen heeft, indien als afzender een organisatorische functie vermeld staat.

 

toelichting

Onderscheid tussen organisatorische functies, repsectievelijk personen die er werken, helpt om procedures te laten volgen waar ze werkelijk nodig zijn. Als voorwaarde daarvoor geldt, omgekeerd, dat procedures niet verplicht zijn waar zij voor betrokkene(n) ngeloofwaardig zouden zijn.

Volgens dit onderscheid zijn procedures verplicht aan de kant waar een (formele) organisatorische functie in het geding is. Of medewerkers voor hun persoonlijke communicatie, dat wil zeggen geheel voor zichzlf, procedures hanteren doet er formeel niet toe. Helemaal niets. Hij mag, maar hoeft niet. In het geval van een functie mot een procedure gevolgd zijn.

Wat een procedure zoals voor diverse soorten handelingen omvat, staat in hoofdstuk 2 in de paragraaf over functies en procedures opgesomd.

De afspraak in dit hoofdstuk zegt nog niet hoe en op welke plaats in het bericht een afzender als functie gedentificeerd/geadresseerd moet zijn. Zie daarvoor de afspraken in de hoofdstukken 14, 15 en vooral 16.
Zie voor algemenere toelichting op het onderscheid tussen personen en functies ook hoofdstuk 2.

Over de inhoud van de procedure aan de kant van de afzender zegt de afspraak hier overigens niets. Dat is, algemeen gezegd, een kwestie van behoorlijk bestuur. Wat nader toegespitst, vormen erkende en afgewogen belangen een leidraad. Zie de paragraaf 'omslag in opslag' in hoofdstuk 2.
Verder kunnen deelnemers over bepaalde onderwerpen onderling overeenkomen de informatie op een bepaalde manier te behandelen.

Alle afspraken gaan er vanuit dat deelnemers en hun postbussen paarsgewijs in de interne transportsystemen consequent bij elkaar passen. Voor de afspraak hier is aan de orde dat, als de afzender als een organisatorische functie deelneemt. hij zichzlf als zodanig moet identificeren en zijn functionele posstbus.
Als de ontvanger persoonlijk in de communicatie door de afzender aangesproken wordt, moet de afzender daarvoor bij voorkeur ook een persoonlijke postbus identificeren (als de ontvanger daarover tenminste beschikt en de afzender dat weet). In het geval van betrokkenheid van de ontvanger als een organisatorische functie, moet de afzender beslist via diens functionele postbus (het bericht) communiceren.

 

 

 

11. Functie als ontvanger

afspraak

De afzender mag veronderstellen dat de informatie aan de kant van de ontvanger een formele procedure doorloopt, indien hij als ontvanger een organisatorische functie vermeldt.

 

toelichting

Zie de toelichting in het vorige hoofdstuk met de afspraak over een organisatorische functie als fzender.

 

 

 

12. Persoon als afzender

afspraak

De ontvanger kan de afzender niet op enige procedurele behandeling van de aangeleverde informatie aanspreken, indien de afzender zich als persoon identificeerde.

 

toelichting

De begrippen functie en procedure zijn onverbrekelijk met elkaar verbonden. Daarop zijn de afspraken in de vorige twee hoofdstukken gebaseerd. Een bericht met 'persoonlijke' signatuur valt buiten procedures met een organisatorische reikwijdte.
Zie tevens hoofdstuk 2 en als tegengesteld aan deze afspraak de hoofdstukken 10 en 11.

Het is overigens niet slechts de ontvanger die met persoonlijke adressering afziet van de mogelijkheid van latere aanspraak op procedurele behandeling. Dat geldt voor iedereen. De afzender wenste als persoon in plaats van als functie te communiceren. Dat moet, althans formeel, gerespecteerd blijven. De afzender koos kennelijk bewust voor de voordelen van zijn persoonlijke betrokkenheid, hoewel daar vergeleken met formele betrokkenheid ook nadelen aan kunnen zitten. De keus voor een specifiek bericht maakt hij steeds afhankelijk van wat hij aan effect ermee beoogt.
De afzender heeft dus het initiatief. Hij kan eenzijdig beslissen over de aard van zijn eigen betrokkenheid, dat wil zeggen persoonlijk f functioneel. Zo'n beslissing maakt hij tevens voor de ontvanger. Wlke procedure een ontvanger volgt met de verkregen informatie, dt is pas vergaand de keuze van die ontvanger als hij tenminste functioneel gedentificeerd werd.

 

 

 

13. Persoon als ontvanger

afspraak

De afzender kan de ontvanger niet aanspreken op enige procedurele behandeling van de toegezonden informatie, indien hij de ontvanger als persoon adresseerde.

 

toelichting

Zie de toelichting in het vorige hoofdstuk. Daarin zijn tevens verwijzingen naar ndere toelichtende tekstgedeelten opgenomen.

 

 

 

14. Postbus van ontvanger

afspraak

De gebruiker van e-post moet de postbus van de ontvanger zodanig identificeren/adresserfen dat koppeling naar telex mogelijk is.

 

toelichting

Dit is een afspraak waar deelnemers iets aan hebben wanneer zij helemaal zlf een adres opgeven in plaats van een keuze te maken uit een adressenlijst die een beheerder bijhoudt.

Het externe transportsysteem deponeert het bericht in een postbus aan de kant van de bedoelde ontvanger. Hoe is het adres van die postbus bekend? Voor een homogeen extern transportsysteem met e-post kan de afzender de meest voorkomende adressen in een lijst laten opnemen. Dat zijn dan inderdaad de chte posstbusadressen.

Het is maar de vraag of een bericht dat met e-post verzonden is, ook door dat transportsysteem afgeleverd wordt. Vele postbussen, vooral in het buitenland, zijn 'slechts' met telex bereikbaar. Het externe transportsysteem is dan heterogeen.
Om deelnemers zoveel mogelijk te vrijwaren van de verschillen tussen transportsystemen [is doorgaans] voor het communicatieknooppunt een automatische koppeling tussen e-post en telex gerealiseerd. [Zo'n] koppeling werkt z, dat van de uitgebreidere adressering van e-post het gedeelte overblijft en omgevormd wordt dat voor het contact van het communicatieknooppunt met een telexmachine nodig is. Het is duidelijk dat dat afspraken vergt over de opbouw van de adressen zoals die vanuit e-post verschijnen. Er moet immers voldoende over knnen blijven om de telexmachine in kwestie te kunnen bereiken. Dergelijke afspraken, vooral over wt er minimaal in de genormeerde gedeelten van een X.400-adres moet staan, horen tot het aandachtsgebied van de beheerders overal. Voor de gebruikers van e-post is en blijft er die ene lijst waaruit zij postbussen van andere deelnemers kunnen kiezen. Een aanwijzing dat de ontvangende deelnemer (nog) niet over e-posst beschikt maar over telex, kan zijn dat de adressenlijst voor de organisatie van de beoogde ontvanger slechts n of zeer weinig adressen telt. Telex is immers in de praktijk van vele (alle?) organisaties een centrale voorziening.

Indien een gebruiker van e-post [...] postbussen will bereiken die niet in de adressenlijst staan die voor zijn organisatie bijgehouden wordt, kan hij daarover met zijn beheerder overleggen. Raadpleeg uw beheerder trouwens berhaupt over het onderhoud van die lijst. Zie eveneens de opmerkingen in hoofdstuk 9 over wat [daar] een centraal adresseer- en distributiepunt heet.

Voor incidentele communicatie kan een afzender zlf de identificatie samenstellen van een postbus. [...] De opbouw van zo'n adres moet volgens een daarvoor vastgestelde internationale norm voor e-post gebeuren. Dat is de norm X.400. [Een voorwaarde is uiteraard dat het communicatieknooppunt in X.400 voorziet.]
Een X.400-adres is hirarchisch opgebouwd zoals de (engelstalige) opsomming hieronder duidelijk toont. Voor ieder adreselement is [tussen haakjes] tevens de afgesproken afkorting vermeld:

- country (C)
- administration domain (ADMD)
- private domain (PDMD)
- organization (O)
- organizational unit 1 (OU1)
- organizational unit 2 (OU2)
- organizational unit 3 (OU3)
- organizational unit 4 (OU4)
- last name/surname (LN)
- forename/given name (FN)
- initials (I)
- generation (G).

Vanaf 'organizational unit 1' is invulling overigens facultatief. Hierdoor zijn postbussen in grote mate van verscheidenheid in organisatorische verfijning mogelijk.

[... H]et adreselement 'last name' [is ook bruikbaar] om functies en personen te onderscheiden. Met andere woorden, de meest gedetailleerde functie worden met dat element aangeduid. Omdat er zodoende geen ruimte voor identificatie van een persoon is, zijn misverstanden reeds goeddeels uitgesloten. Als extra waarborg [kan] voor alle interne postbussen altijd [bijvoorbeeld] het adreselement OU3 [een waarde toegekend krijgen.] Als er twee negens 99 staan, is er blijkbaar een functionele postbus. Twee nullen 00 wijzen per definitie op een persoonlijke postbus. Deelnemers zijn f een functie f een persoon.

De programmatuur voor e-post zal de opbouw zoals hierboven opgesomd tonen n de keuze voor koppeling via X.400. De afzender kan dan invullen wat de ontvanger hem eerder als adres van zijn postbus opgegeven heeft. Is het adres van de postbus van een persoon of van een hirarchisch verfijnde functie nbekend, dan kan de afzender proberen of er geen 'ruimere' functie bestaat waar hij het bericht naartoe kan sturen (dat wil zeggen, naar de postbus van die functie). In zo'n geval moet uiteraard de identificatie van de ontvanger n de inhoud van het bericht dienovereenkomstig uitgebreid zijn. Raadpleeg anders uw beheerder voor advies.

Tot slot van de toelichting op deze afspraak die zo uitdrukkelijk wijst op de koppeling van e-post met telex komen nog de volgende twee aspecten aan bod.
In de eerste plaats staat een bericht vaak niet geheel op zichzelf. De ontvanger kan de informatie op zijn beurt als afzender (moeten) behandelen en dus (willen) drsturen. Dat kan weleens naar een telexpostbus gaan. De vraag is nu of dat nog eenvoudig mogelijk is, wanneer de eerste afzender daarmee geen rekening gehouden heeft.
Wat is redelijk voor de gebruiker van e-post? Als de afzender zeker weet dat de ontvanger k over e-post beschikt en dat (een gedeelte van) het bericht zeker nooit via telex getransporteerd gaat worden, hoeft hij zich aan aalle afspraken die met telex verband houden niet te houden.
Er is echter nog dat tweede aspect. Transportsystemen zijn aan storingen onderheving. Al dan niet gecombineerd ermee zijn er soms noodsituaties waardoor een transportsysteem niet functioneert. Wie weet er dan nog zeker dat hij zijn bericht nooit via telex laat bezorgen? Dus 'zeker' in noodsituaties zijn juist de afspraken die wijzen op de oritatie op telex de meest redelijke.

 

 

 

15. Ontvanger: identificatie in inhoud

afspraak

De gebruiker van e-post moet de bedoelde ontvanger (tevens) voldoende in de inhoud identificeren.

 

toelichting

Dit is een afspraak die nnodig is voor deelnemers die allemaal e-post gebruiken en postbussen van ontvangers voldoende gedetailleerd kunnen opgeven. Als voorwaarde deze afspraak te negeren geldt dan ok nog dat de kans op storingen van e-post klein is (wat steeds meer zo is) en dat noodsituaties uitgelsoten zijn waarin telex weleens het enig overblijvende alternatief voor communicatie-op-afstand zou kunnen blijken (is dat steeds meer zo?).
Om welke redenen dan ook de gebruiker van e-post voor een bepaald bericht de orintatie op telex houdt, zo recht-toe-recht-aan als met e-post is met telex adressering van specifieke ontvangers niet. Daar geldt een telexmachine als postbus waarin het externe transportsysteem het bericht deponeert. Hoe nu verder n de organisatie? Daarvoor is de identificatie nodig zoals de afspraak hier voorstelt.
Deze afspraak garandeert tevens dat een bericht dat onverhoopt met telex afgeleverd wordt, bijvoorbeeld in een noodsituatie of omdat e-posst door een storing niet functioneert, zijn weg n de organisatie naar de uiteindelijke ontvanger kan vervolgen.

De adressering in de inhoud van het bericht betekent voor de gebruiker van e-post werk dat inderdaad dikwijls dubbel is. Zoalng het transportsysteem e-post blijft, voegt in de praktijk de identificatie van de ontvanger n de inhoud niets toe. Want dezelfde informatie met dezelfde mate van detail is immers in het adres van diens eigen postbus aanwezig. Als de ontvanger met telex bereikbaar is, is de identificatie n de inhoud echter allesbehalve 'dubbel.'

Bij alles dat hier over deelnemers gezegd is, is overigens verondersteld dat daarvoor steeds het onderscheid tussen functies en personen gehanteerd wordt. Zie daarvoor hoofdstuk 2.

 

 

 

16. Afzender: identificatie in inhoud

afspraak

De gebruiker van e-post moet zich als afzender (tevens) voldoende in de inhoud van het bericht kenbaar maken.

 

toelichting

Hiervoor gelden dezelfde argumenten als voor de afspraak in hoofdstuk 15. Een extra argument is nog dat een bericht aan de afzender retour gezonden moet kunnen worden, bijvoorbeeld wanneer het onbestelbaar blijkt.

 

 

 

17. Tekens

afspraak

Voor de tekst moeten lees- en opmaaktekens uit de genormaliseerde verzameling voor telex geput worden.

 

toelichting

[... O]p het communicatieknooppunt [...] onderzoekt een computer of een bericht dat met e-post binnenkomt via telex verder geleid moet worden. Als dat zo is, heefet omvorming van postbusadres en tekst plaats. Wat van de tekst in telexvorm overblijft zijn lees- en opmaaktekens uit de daarvoor genormaliseerde verzameling. Zie ook hoofdstuk 4. Alle ndere tekens zijn verdwenen. Dit kan verminking van de tekst betekenen. Die verminking is ernstiger naarmate er oorspronkelijk mr lees- en opmaaktekens gebruikt zijn die buiten de telexverzameling vallen.

De praktijk is dat het met moderne tekstverwerkers onmogelijk is de keuze van tekens opzettelijk tot de telexverzameling te beperken. Dat levert echter praktisch geen problemen op. De afzender moet zich beperken tot 'eenvoudige' opmaak. Dat komt erop neer dat hij slechts de toetsen van het 'traditionele' gedeelte van het toetsenbord (van de terminal of personal computer) gebruikt. Alles dat hij met speciale 'functies' van zijn tekstverwerker opmaakt, leidt geheid tot tekens die mr dan telex zijn en dus tijdens omvorming verdwijnen. Voorts geldt een maximum voor de regelbreedte. Zie het volgende hoofdstuk.

Telex kent slechts hoofdletters f kleine letters. Mestal is dat ook geen probleem. Indien het verschil tussen hoofd- en kleine letters wl noodzakelijke betekenis draagt, zoals in een bepaalde context wellicht het verschil tussen een eigennaam en een zelfstandig naamwoord, moet de afzender de in telex 'onzichtbare' afwijking dus omschrijven.

Volgens de afspraak in hoofdstuk 15 maakt de (nadere) identificatie van de ontvanger onderdeel uit van de inhoud van het bericht. In hoofdstuk 16 staat de vergelijkbare afspraak voor opname in de berichtinhoud van de (nadere) identificatie van de oorspronkelijke afzender. voor allebei deze identificaties/adressen geldt voor lees- en opmaaktekens uiteraard eveneens de hier vermelde beperking tot de genormaliseerde tekenverzameling.

 

 

 

18. Regelbreedte

afspraak

De regels zijn niet breder dan 65 tekens.

 

toelichting

Deze regelbreedte heeft, zoals de tekenverzameling waaruit geput moet worden, direct met telex als norm te maken. Zo is het gewoon, anders is het bericht voor de telexontvanger slecht leesbaar of zelfs erger verminkt.

De norm zlf voor regelbreedte van telex is 69 tekens plus n positie voor regel-terugloop. Het sjabloon voor [...] berichtenverkeer (zie volgende hoofdstuk) hanteert een veilige marge met regels niet breder dan 65 tekens.

Redenen waarom de orintatie op telex ook voor gebruikers van e-post (nog) zinvol is, staan in hoofdstuk 5 genoemd. Zie ook toelichtingen in de hoofdstukken 14 en 15.

 

 

 

19. Sjabloon

afspraak

Maak gebruik van het berichtensjabloon (voor [...] berichten).

 

toelichting

Het is voor de gebruiker van tekstverwerking en e-post eenvoudiger zich aan de simpelste afspraken betreffende de orintatie op telex te houden door [...] berichten met een sjabloon op te stellen. Daarbij gaat het, wat verwarrend geformuleerd misschien, om de vrm van de inhoud. Het sjabloon staat bijvoorbeeld geen regels toe die breder dan 65 tekens zijn. Om van proportioneel schrift helemaal maar niet te spreken.
In het berichtsjabloon zijn verder vaste posities ingeruimd voor de identificatie van de ontvanger, respectievelijk afzender. Daarnaast is er plaats voor de aanduiding van de datum. Tenslotte hoort op een vaste plaats de vermelding van de urgentie-klasse, dat wil zeggen de snelheid waarmee de ontvanger moet beginnen aandacht aan het bericht te schenken. Of de snelheid van vrdere behandeling door de ontvanger aam het inzicht en/of de opdracht van de afzender beantwoordt, is uiteraard door de functionele relatie tussen beide deelnemers bepaald. Zie hoofdstuk 11 voor de aparte afspraak met toelichting over urgentie-klassen.

Het sjabloon voor internationaal berichtenverkeer [via het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken] ziet er in de nederlandstalige versie zo uit:

Urgentie:

Van (naam of functie):
Diensteenheid:
Organisatie:

Aan (naam of functie):
Diensteenheid:
Organisatie:

Cc.:

Datum:
Kenmerk:
Onderwerp:

Na deze rubrieken volgt de (overige) tekst van het bericht.

De engelstalige versie van het berichtsjabloon luidt als volgt:

Urgency:

From (name or function):
Organisational unit:
Organisation name:
Country code:

To (name or function):
Organisational unit:
Organisation name:
Country code:

Cc.:

Date:
Reference:
Subject:

En daarna is er uiteraard ruimte voor de (overige) inhoud van het bericht.

Vraag uw beheerder om dit berichtsjabloon geschikt te maken voor uw eigen tekstverwerkingsprogrammatuur.

 

 

 

20. Adressering vanuit telex

afspraak

De eventuele nadere identificatie voor bestelling met e-post hoort op een vaste plaats in de inhoud van het telexbericht.

 

toelichting

Het adres dat met telex opgegeven wordt, is in beginsel de unieke identificatie van een andere telexmachine. Het bericht wordt echter opgevangen op het communicatieknooppunt. Daar analyseert een computer met bijbehorende programmatuur een vantevoren afgesproken gedeelte van de berichtinhoud. Dat gedeelte kan dienen voor verdere routering via een ndersoortig (extern) transportsysteem, bijvoorbeeld via e-post.
Omdat een gedeelte van de inhoud automatisch tot adres voor verdere communicatie omgevormd wordt, luistert het nauw dat het gedetailleerde adres voor e-post in de juiste vorm op de juiste plaats n het [telex]bericht staat.

De bovenstaande afspraak komt erop neer dat ook een telexgebruiker gedifferentieerder kan adresseren mits hij de nadere identificaties op de voorgeschreven plaats n de inhoud opneemt. In de praktijk bemoiet de oorspronkelijke afzender zich hier niet mee. Want de telex wordt vrijwel overal door 'specialisten' bediend. Vraag uw beheerder, en dat is in dat geval die specialist, naar de personen en meer gedetailleerde functies die via telex bereikbaar zijn. Of wijs hem op dergelijke mogelijkheden zodat hij erover contact met de beheerders in andere organisaties opneemt.

 

 

 

21. Distributielijsten

afspraak

Voor terugkerende onderwerpen staan de vaste ontvangers op overeenkomstige distributielijsten. Dat zijn als het ware extra functionele postbussen.

 

toelichting

Dit is meer een tip dan een afspraak. Het is wel zo dat door de tussenstap van een distributielijst de afzender nog meer het zicht verliest op de diverse ontvangers en hun uitrusting voor de ontvangst van berichten. Hoe langer de distributielijst, des te groter is domweg de kans dat er ontvangers bij staan die (nog) uitsluitend via telex bereikbaar zijn. Dit is nog afgezien van storingen en noodsituaties, in welke gevallen telex weleens als alternatief transportsysteem voor veel mr of zelfs lle ontvangers geactiveerd wordt.

Een bericht dat via een distributielijst aan ontvangers geadresseerd wordt stelt precies dezelfde eisen aan identificatie van de afzender en zijn postbus als ieder ander bericht. Het is redelijk daarbij de beperking aan te brengen dat slechts afzenders en ontvangers beide als functie betrokken kunnen zijn. Eigenlijk is de distributielijst als extra tussenstation in de communicatie k een functionele postbus. Aan weerszijden ondergaat de aldus gedistribueerde informatie relevante procedures.

Wat hier staat, houdt omgekeerd in dat deelnemers niet als personen gebruik kunnen maken van distributielijsten. Anders zou een proliferatie van berichtenverkeer kunnen ontstaan; organisatorisch berichtenverkeer moet iets anders blijven dan priv bulletin boards.

Een tip die verwant is aan deze afspraak over distributielijsten, betreft de efficintste maner om via e-post copien te versturen. In tegenstelling tot briefpost hoeft de afzender geen extra exemplaren te vervaardigen, dat wil zeggen net zoveel als er copie-ontvangers zijn. De afzender kan volstaan met het benutten van de mogelijkheid om tegelijk met de postbus van de 'echte' ontvanger n of meer andere postbussen op te geven. Dat zijn dan de postbussen van ontvangers die een copie krijgen. Het transportsysteem verzorgt vervolgens de aflevering. Daartoe behoort dat pas een extra exemplaar wordt gemaakt waar transportwegen zich fysiek scheiden. Het voordeel is dat over bepaalde trajecten minder exemplaren vervoerd worden dan het aantal opgegeven ontvangers. Dat kan aanzienlijk kosten besparen.

Soms veronderstelt de afzender dat een copie-ontvanger k iets 'doet,' in een ander geval weer niet. Wat het verschil in betekenis van de informatie voor de 'echte' ontvanger en de copie-ontvanger(s) is, moet dus wederom onderwerp van nadere afspraken tussen deelnemers zijn .

 

 

 

22. Electronische post aan weerszijden

afspraak

Wie zeker weet dat zijn informatie nooit via telex als (extern) transportsysteem vervoerd wordt, kan afspraken negeren die specifiek op telex betrekking hebben.

 

toelichting

De strekking van deze afspraak is om deelnemers niet onnodig te belasten met beperkingen die de orintatie op telex oplegt. De deelnemer moet echter 'zeker' weten wat hij doet. Zie voor argumenten om de telex-orintatie (vooralsnog) te handhaven passages in onder andere de hoofdstukken 5, 14 en 15.

Het moge duidelijk zijn dat [een communicatieknooppunt] slechts aflevering van een bericht garandeert, indien de afzender geen verkeerde schatting gemaakt heeft van de bereikbaarheid van de door hem opgegeven ontvanger en van wie daarna via telex dezelfde informatie zou moeten ontvangen. Daarom [verdient] ook gebruik van het berichtsjabloon aan[beveling]. Wie het niet gebruikt, krijgt als het ware geen garantie.

De gebruiker van e-post die inderdaad zeker weet dat de beoogde ontvanger via hetzelfde transportsysteem bereikbaar is, heeft daar vooral voordelen van als gedetailleerd een ontvangende postbus kan adresseren n als hijzelf over een postbus beschikt die hem eenduidig als afzender identificeert. Als dat allemaal zo is, hoeft hij geen (nadere) identificaties in de berichtinhoud op te nemen (hoewel dat nog altijd aanbeveling verdient). Het berichtsjabloon laat in zo'n geval allemaal rubrieken zien die de afzender blijkbaaar niet nodig vindt.

De voordelen voor de kwaliteit van leestekens en opmaak moeten deelnemers voorlopig niet overschatten als de communicatie van e-post naar e-post gebeurt. De genormaliseerde omvorming laat nog te wensen. Zie voor opmerkingen hierover ook het slot van hoofdstuk 5.

Wat bovenstaande afspraak in het geheel niet verandert, zijn de eerder gepresenteerde afspraken naar aanleiding van het onderscheid tussen deelnemers als personen, respectievelijk functies. Wat slechts kan veranderen is de verhouding tussen de informatie waarmee deelnemers zlf reeds in de adressen van hun postbussen, repsectievelijk (pas) n de inhoud van het bericht gedentificeerd kunnen/moeten zijn.

Dit onderscheid tussen personen en functies wordt toegepast in [...] berichtenverkeer, maar heeft uiteraard een veel ruimere strekking voor communicatie. Waar de koppeling e-post en telex op neerkomt, is een passende keuze voor de verhouding om identificerende informatie op te nemen. Voor hun functioneren hebben externe transportsystemen informatie over postbussen nodig. Maar voor het functioneren van organisaties zijn dergelijke postbussen slechts hulpmiddelen. Daarom is informatie over deelnemers zlf onontbeerlijk.

 

 

 

23. Praktijkervaring

afspraak

Experimenteer met vertrouwde deelnemers.

 

toelichting

De overgang naar gebruik van nieuw gereedschp moet bij voorkeur geleidelijk verlopen. Er is een periode nodig ermee vertrouwd te raken.
Wat mensen vaak weerhoudt om berhaupt met nieuwe gereedschappen te beginnen, is de vrees fouten te maken. Daarom verdient het aanbeveling eerste te experimenteren. Dat kunnen deelnemers ook met hun aansluiting van e-post op [...] berichtenverkeer doen.

Het eenvoudigst is het, wanneer u reeds n of meer vertrouwde [...] communicatiepartners heeft. Daarmee kunt u via uw e-post berichten proberen uit te wisselen. Laat u daarin bijstaan door uw beheerder. Hij kan de vereiste adressen van dergelijke deelnemers voor u in een lijst opnemen. Dat werkt gemakkelijker.

Spreek met zo'n beperkt aantal deelnemers af dat u experimenteert. U kunt enige tijd uw berichten tevens via het 'oude' externe transportsysteem opsturen. Vraag de andere deelnemers u op de hoogte te stellen van wat er gebeurt.
Als het goed is, komen berichten met e-post allemaal aan. Dat moet ook nog in goede orde en sneller dan via telex als dat het transportsysteem isdat u vroeger exclusief gebruikte. Facsimile is weer een verhaal apart. Dat kunt u tijdens een experiment gebruiken voor parallel transport.

Normaal verstuurt u echter via de fax informatiee die u niet met uw tekstverwerker maakte. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om schetsen of om wat voor afbeeldingen dan ook.

Door zo'n experiment kunt u erop gaan vertrouwen dat e-post een betrouwbaar transportsysteem is. Als het zover is, kunt u het 'oude' transportsysteem verlaten. Het is onder normale omstandigheden immers verspilling om dezelfde informatie via diverse systemen te transporteren.

Met deelnemers die voor u nieuw zijn, herhaalt u zonodig het experiment. Steeds kan uw beheerder de voor u relevante adressen aan de lijsst in uw eigen gereedschap voor e-post toevoegen danwel ze eruit verwijderen.

 

 

 

24. Samenvatting

 

 

Voor afzenders

 

 

Is voorafgaand aan verzending van de informatie behandeling nodig overeenkomstig formeel erkend(e) belang(en)?

 

Ja

Volg een procedure die passende waarborgen biedt. Daartoe behoort dat u het bericht in de hoedanigheid van een organisatorische functie verstuurt. U gebruikt daarvoor een functionele postbus. De procedure omvat zonodig aspecten zoals copieverlening, dossiervorming enzovoort.

 

Nee

U verstuurt blijkbaar een bericht geheel uit uw eigen naam, als persoon dus. U hoeft geen organisatorische procedure te volgen.

 

 

 

Beschikt de ontvanger voor weergave en eventuele bewerking van het bericht over gelijk(soortig) gereedschap als uzlf gebruikt voor de vormgeving ervan?

 

Nee

Beperk u tot (bij voorkeur genormaliseerde) vormelementen, die onomstotelijk gemeenschappelijk zijn. Concreet: gebruik het sjabloon voor [...] berichtenverkeer. type een recht-toe-recht-aan tekst, dus zonder bijzondere leestekens en opmaak. Afbeeldingen zijn helemaal uit den boze als uw bericht van e-post naar telex omgevormd wordt.

 

Ja

Weet u zeker dat de informatie nooit als een bericht aan een ontvanger met afwijkend geereedschap gericht zal worden? Heeft u aan doorzending door derden en/of copieverlening gedacht?

 

Nee
Beperk u tch tot gemeenschappelijke vormelementen. Maak dus een recht-toe-recht-aan tekst met behulp van het sjabloon voor [...] berichtenverkeer.

Ja
U kunt uw gereedschap voor vormgeving benutten zoals u wenst (andere aspecten van communicatie daargelaten).

 

 

 

Beschikt u in de hoedanigheid (functioneel of persoonlijk) waarin u het bericht verstuurt over een individuele postbus?

 

Nee

Vermeld in het bericht uw eigen (nadere) identificatie op de plaats die het sjabloon voor [....] berichtenverkeer daarvoor aangeeft.

 

Ja

Weet u zeker dat de identificatie van uw postbus die tegelijk uzelf als afzender eenduidig identificeert, de ontvanger intact bereikt?

 

Nee
Vermeld tch in het bericht uw eigen (nadere) identificatie. Met het sjabloon vindt u daarvoor de juiste plaats.

Ja
De identificatie van uw individuele postbus volstaat om uzelf bij de ontvanger te identificeren.

 

 

 

Beschikt de ontvanger in de hoedanigheid (functioneel of persoon) waaraan u het bericht richt over een individuele postbus?

 

Nee

Vermeld in het bericht de (nadere) identificatie van de ontvanger op de plaats die het sjabloon voor [....] berichtenverkeer daarvoor aangeeft.

 

Ja

Weet u zeker dat de postbus die u voor ontvangst opgeeft van de ontvanger zlf is, en geen tussenstation voor transport?

 

Nee
Vermeld tch in het bericht de (nadere) identificatie van de ontvanger zlf. Met het sjabloon vindt u daarvoor de juiste plaats.

Ja
De identificatie van diens postbus volstaat om de ontvanger eenduidig te identificeren.

 

 

 

Voor ontvangers

 

 

Is het bericht aan u in uw hoedanigheid van een organisatorische functie gericht?

 

Ja

Volg ter behandeling van de informatie een procedure die formeel erkend(e) belang(en) waarborgt. De afzender verwacht dat u uw reactie afstemt met overige functies en met eventuele personen die via uw functie bij de belangen in kwestie betrokken zijn. U moet voorts normale procedurele aspecten zoals dossiervorming verzorgen.

 

Nee

U kunt blijkbaar als persoon, geheel naar eigen inzicht, met de informatie handelen.

 

 

 

 

 

literatuur

 

Bekkers, V.J.J.M.
De digitale overheid: datacommunicatie in plaats van papier
in: Openbaar Bestuur, jaargang 2, nr 5, mei 1992, pp 7-13.

Ministerie van Binnenlandse Zaken
Omslag in Opslag: terugkeer naar informatievoorziening
1991
Rijk voorzien van informatie: invoering en organisatie van elektronische post bij de Rijksdienst
1992

Ministerie van Buitenlandse Zaken
Langs lijnen van geleidelijkheid: een model voor internationaal berichtenverkeer bij de rijksdienst
1991
Geregeld aan de lijn: een aanzet voor procedures in het internationaal berichtenverkeer bij de rijksdienst
1992
Internationaal berichtenverkeer: afspraken voor deelnemers
1992

Radicati, S.
An Introduction to the X.400 Message Handling Standards
McGraw-Hill, 1992

Wisse, P.E.
Integratie van electronische post: een abc voor strategen
Information Dynamics, 1991

 

 

 

 

juli 1992, webeditie 2002.

 

De oorspronkelijke tekst betrof expliciet het internationale berichtenverkeer dat via het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken verloopt. Deze webeditie is (enigszins) veralgemeniseerd. De nadruk op telexorintatie is uiteraard verouderd, maar wat telkens terugkeert is het vraagstuk van heterogene transportsystemen. Als voorbeeld blijft telex daarom waardevol.