Pieter Wisse
Geval: Er moet duidelijkheid ontstaan in hoeverre integratie van Bibliotheek- en Archiefafdeling van een overheidsinstelling mogelijk en wenselijk is. Het doel is een definitieve reorganisatie.
Als voorbereiding op de voorgenomen organisatorische integratie ondernemen Bibliotheek en Archief diverse gezamenlijke activiteiten en projecten. Daaruit is de conclusie al gerechtvaardigd dat ook voor (documentaire) informatievoorziening ‘verandering de enige constante’ is.
Als het om reorganisatie gaat, is zo´n conclusie meer dan een dooddoener. Want àlle medewerkers van Bibliotheek en Archief — dus niet alleen wie bij de voorbereidingen betrokken is — hebben behoefte aan en recht op spoedige duidelijkheid over "hun toekomst." Maar hoe valt voortdurende verandering te rijmen met een vaste organisatiestructuur, bijbehorende formatieplaatsen, benoemingen van medewerkers enzovoort?
Het verkeerde antwoord is: uitstel van de definitieve reorganisatie. Netzo verkeerd is: uitstel van betrokkenheid van alle medewerkers bij dat veranderingsproces.
Juist omdat zij veranderingen - blijven - doormaken, moeten medewerkers spoedig gelegenheid krijgen hun bijdragen te leveren. Daarvoor kan een plenaire bijeenkomst dienen als openbare uitnodiging. Nota bene, dat moet apàrt, dus met reorganisatie als énige onderwerp. Regulier werkoverleg is niet geschikt. Want als slechts één van méér punten krijgt de reorganisatie niet de aandacht die het verdient en paradoxaal genoeg leidt dat ook de aandacht juist van die àndere punten àf.
Tijdens zo’n eerste bijeenkomst, die dus wèl helemaal aan de reorganisatie gewijd is, moet de leiding de uitgangspunten voor de inrichting van de (documentaire) informatievoorziening beklemtonen. Daarvan afgeleid zijn diverse rollen te schetsen, die medewerkers vervullen. Daarbij is onmiskenbaar sprake verschuivende accenten, maar houvast biedt het concept van documentaire dienstverlening.
De plenaire bijeenkomst is echter niet geschikt voor intensieve communicatie over vakontwikkeling, laat staan over individuele verwachtingen en behoeften mbt benoemingen voor de 'nieuwe' organisatie. Dat lukt beter in groepen van maximaal tien deelnemers. Medewerkers kunnen zich voor zo´n groep aanmelden. En wanneer elke groep gericht begeleid wordt, bestaat een waarborg dat medewerkers langs die weg actieve bijdragen aan het reorganisatieproces leveren. Als het wederom meer om voorlichting gaat, volstaat opnieuw een plenaire bijeenkomst.
Tevens moet elke medewerker zich uitgenodigd weten om in vertrouwelijke gesprekken uitdrukking te geven aan ideeën en gevoelens over de reorganisatie. Dus ook om met vragen te komen, die zij/hij elders niet kwijt durft. Voor deze individuele begeleiding komt zoiets als een ombuds'persoon' in aanmerking.
Al met al kunnen medewerkers zich op drie manieren bij de reorganisatie betrekken, te weten via a. plenaire bijeenkomsten (voorlichting), b. groepsbijeenkomsten (vakontwikkeling) en c. persoonlijke gesprekken (eigen perspectief). Of het nu precies zo gaat of niet, in elk geval moet op de eerste plenaire bijeenkomst óók een voorstel worden gepresenteerd dat specifiek de - organisatie van en procedure voor de - betrokkenheid van de medewerkers betreft. Want dat is de constante tijdens de verandering.
26 september 1997, webeditie 2005 © Pieter Wisse