Pieter Wisse
Organisaties zijn in veranderingen betrokken, altijd en overal. Dat is kenmerkend. Dat wil zeggen, in onze moderne tijd ontwikkelen organisaties zich als open systemen in voortdurende, steeds snellere wisselwerking met hun omgeving.
De manier waarop mensen via organisaties sturen moet uiteraard gelijke tred houden met die dynamiek. Daarvoor is louter automatisering van de overgeleverde werkwijze niet voldoende. Er zijn belangrijker aanpassingen noodzakelijk: nieuwe besturingsconcepten voor kwalitatief alsmaar nieuwe situaties. De tijd van de simpele hiërarchie is voorbij voor complexe organisaties en hun processen. Een organisatie, of eenheid ervan, bevindt zich veeleer in een netwerk van informatische en andere relaties. De hiërarchie blijft hoogstens (maar hoelang nog?) gehandhaafd voor het patroon van primaire delegatie en verantwoording. Dit geldt voor overheid èn bedrijfsleven.
Voor de overheid voltrekken bedoelde veranderingen zich onder de noemer van onder meer kerndepartementen, sturen op afstand, decentralisatie van taken naar agentschappen, bestuurseenheden, gemeenten en provincies, samenwerkingsverbanden in de vorm van public/private-partnerships, bestuur op niveau en regiovorming. Kortom, voldoet het oude, al dan niet geautomatiseerde gereedschap voor informatievoorziening dan nog?
Voor financieel beheer en bijbehorende informatievoorziening is zo'n nieuw besturingsconcept vanaf algemene visie tot met de kleinste details uitgewerkt. In traditionele termen draagt dit concept de naam 'relationeel boekhouden.' Uitgangspunten ervoor zijn flexibiliteit en integratie.
Flexibiliteit is noodzakelijk door veranderlijkheid. Zoals gezegd, verandert de besturingssituatie steeds vaker, en dan vaak ook nog ingrijpend. Het traditionele grootboek met zijn verzameling boekhoudkundige rekeningen blijkt onvoldoende flexibel. 'Relationeel boekhouden' poneert daarom een entiteit tùssen grootboek en rekening. Dat is het faseboek. Dankzij een karakteristieke configuratie faseboeken, die snel aangepast kan worden, blijft financiële informatievoorziening toegesneden op behoeften aan sturing (inclusief controleerbaarheid).
Faseboeken staan eveneens voor grotere integratie, in de eerste plaats van financiële in de totale informatievoorziening en ten tweede van informatievoorziening in de totale organisatorische processen. Elke procesfase vormt daarbij een herkenbare noemer voor inrichting van passende administratieve organisatie.
Met 'relationeel boekhouden' blijven waardevolle onderdelen van traditie behouden. Zo kent ieder apart faseboek boekhoudkundig evenwicht, met alle voordelen van dien. Dergelijke traditie ondersteunt echter de vernieuwing van flexibiliteit en integratie.
Invoering en aanpassing van 'relationeel boekhouden' is vergelijkbaar met spelen met een bouwdoos. De gestandaardiseerde elementen kunnen in oneindig gevarieerde configuraties tot gereedschap voor financiële informatievoorziening samengevoegd worden. Daardoor is steeds optimaal gereedschap voor besturing van de complexe organisatie met haar processen gewaarborgd.
Overigens betekent standaardisatie van elementen tevens een kostenbesparing. Dat kan een factor 2 tot 20 uitmaken vergeleken met ouderwetse informatiesystemen. Die factor geldt uiteraard zowel initiële ontwikkeling/invoering, als exploitatie & onderhoud.
Voor experimenten met eigen financiële informatievoorziening is een prototype als bouwdoos beschikbaar.
Zo'n experiment maakt duidelijk wat voor de organisatie in kwestie voor verbetering in aanmerking komt. Voor de ene organisatie kan dat bijvoorbeeld kostenbeheersing van automatisering van financiële informatievoorziening zijn, voor een andere wellicht optimalisatie van flexibliteit. Elders kan het juist om procesintergratie gaan, al dan niet inclusief zgn. business process redesign met ondersteuning van de zgn. werkstroom (lees ook: administratieve organisatie). Een vierde organisatie kan voor de opgave staan om de controleerbaarheid te verbeteren. Het is zelfs denkbaar om, in verhouding vaak eenvoudig, allereerst een voorziening te treffen voor (financiële) informatie uit allerlei bronnen; 'relationeel boekhouden' verzorgt dan overkoepelende rapportages, wat een toepassing van kennisbeheer is. Problemen bij een zesde organisatie kunnen aandacht voor diverse accenten tegelijk onontkomelijk maken.
De bouwdoos van 'relationeel boekhouden' is veelzijdig genoeg toepasbaar om voor uiteenlopende veranderkundige strategieën dienst te doen.
© december 1994, webeditie 2002.