Metapatroon voor extra niveau van metainformatie

Pieter Wisse

Als aandachtspunten voor informatievoorziening noemde u voor uw onderneming 1. ondersteuning van gecoördineerde inkoop en 2. beheersing van documentenvariëteit. Hoewel die punten inhoudelijk verschillen, vergt verbetering volgens mij dezelfde uitbreiding van de infrastructuur voor metainformatie (lees ook: metadata). Hier schets ik een aanpak, die realistisch uitgaat van de huidige informatieverzamelingen.

Elke (digitale) informatieverzameling, evenals informatie-uitwisseling tussen verzamelingen, wordt met metainformatie geregeld. Voor de allereerste inventarisatiestap is het praktisch om een bepaalde informatieverzameling synoniem met een aparte database te verklaren. De eerste stap omvat dan de vertaling van de metainformatie van/voor die ene database naar een model à la metapatroon. Als zgn context van de eerste orde wordt expliciet de aanduiding van de database in kwestie toegevoegd.

Diverse databases kunnen volgens exact gelijke metainformatie ingericht zijn. Daarom is de aanduiding van de aparte database als eerste-orde context toch niet zo’n goed idee (omdat zodoende metainformatie na de vertaalslag à la metapatroon gedupliceerd blijft.) Een algemener begrip, bijvoorbeeld toepassing, verdient voorkeur. Een eigenschap van een bepaalde toepassing is dan tevens database. Hieronder staat de vertaalslag aangegeven voor databases x1 tot en met xn die allemaal dezelfde metainformatie delen.

De crux van het probleem is echter dat relevante toepassingen en hun databases géén gelijke metainformatie omvatten. Vanwege reële variëteit werkt absolute betekenisstandaardisatie dus niet. Maar wanneer na inventarisatie metainformatie onder de noemer van het metapatroon beschikbaar is, is het vervolgens mogelijk stap voor stap naar optimaal evenwicht tussen overeenkomsten en verschillen te werken. Dat houdt in dat de grove verhouding tussen toepassing/database(s) en metainformatie verbroken raakt. Daarvoor in de plaats komen alsmaar fijnmaziger aanduidingen. Algemeen: de waarden voor variabele y in context z staat geadministreerd in database xi, enzovoort. Op deze manier ondersteunt het extra niveau van metainformatie — dat dankzij metapatroon hanteerbaar samenhang biedt — steeds optimaler de toegang tot informatie uit de huidige databases.

Betere coördinatie van inkoop vergt samenhangende rapportage(s) uit diverse databases. Met inkoop kent de start van inrichting van het extra niveau van metainformatie ook een welkome beperking. Alles tegelijk, of in zeer kort tijdbestek, in een samenhangend kader plaatsen lukt immers niet. Er is nog scherpere focus haalbaar door nadere prioriteiten te stellen. Ofwel, voor welke (grond)stof levert gecoördineerde inkoop het grootste voordeel? Daardoor vallen voor de vroegste inventarisatie databases of waarin die (grond)stof niet geadministreerd is. Of dit nu reële criteria zijn of niet, het gaat erom de veranderstappen beheersbaar te krijgen èn gericht op daadwerkelijke verbeteringen.

Beheersing van documentenvariëteit belooft besparingen op administratieve lasten. Ik heb de indruk dat, ook met allerlei beperkingen voor de reikwijdte van eerste stappen, de inrichting van het extra niveau van metainformatie dáárvoor complexer is dan voor ondersteuning van gecoördineerde inkoop. Maar ik herhaal dat qua informatiekundige opzet voor beide aandachtspunten de inrichting onmisbaar is van samenhangende metainformatie, die na inventarisatie geleidelijk (verder) geoptimaliseerd wordt.

Andere veranderkundige aspecten verdienen ook afweging. Zo kan een vorm van coördinatie, en samenhangende rapportage is onmiskenbaar zo’n vorm, weerstand oproepen bij wie vergaande autonomie koestert. In elk geval maakt het voorgestelde extra niveau van metainformatie zo min mogelijk inbreuk op autonomie van organisatieonderdelen, althans in de zin dat daar huidige toepassingen/databases ongemoeid blijven. Dat is vrijwel altijd ook terecht, omdat bepaalde verschillen een reëel voordeel (blijven) opleveren. Nogmaals, het gaat om het creëren van optimale balans tussen overeenkomsten en verschillen. De twee aandachtspunten die u mij noemde, zijn daarvan uiteraard slechts voorbeelden.

 

 

13 oktober 2003, webeditie 2006 © Pieter Wisse