Experimenten

Pieter Wisse

Invoering van een nieuwe informatietechnologie is voor iedere organisatie of ieder samenwerkingsverband van organisaties altijd een proces.1 Stel dat op enig moment in zo'n veranderingsproces de voordelen van die IT veelbelovender schijnen dan verwachte nadelen afschrikken. Dan is een begin met praktische toepassing van het nieuwe gereedschap mogelijk, als er tenminste voldoende mensen, dat wil zeggen voldoende mensen op relevante posities in de betrokken organisatie(s) zo over denken. Het verdient aanbeveling dat begin voorzichtig te maken. Want in de specifieke situatie bestaat in zo'n vroeg stadium stellig toch nog veel onzekerheid omtrent wŤrkelijke voor- en nadelen. Dat is dus nog niet het moment voor een definitieve beslissing.

Een voorzichtig begin is een experiment. Het expliciet opnemen van een experiment in een veranderingsproces heeft op zijn beurt ůůk voor- en nadelen. Maar het interessante van een experiment is nu dat bijna ieder nadeel tegelijk tot voordeel verklaard kan worden. Zo kost een experiment tijd en moeite van betrokken mensen en organisaties. En meestal geld. Die kunnen zij niet aan andere werkzaamheden besteden. Dus inderdaad: een nadeel. Maar tegelijk wint een deelnemer ervaring door tijd en moeite. Dat is een voordeel. Door praktische ervaring groeit zijn vermogen om een realitischer oordeel over (on)nut van de integratie van de voorgestelde informatietechnologie te vellen.

Aldus opgevat, slaat een experiment een brug. Het geeft enerzijds verdieping aan de besluitvorming over toepassing van nieuw gereedschap. Omdat datzelfde gereedschap tijdens een experiment reeds daadwerkelijk gebruikt wordt, is het experiment anderzijds het begin van concrete verspreiding. Dit laatste geldt uiteraard slechts indien het experiment positief verlopen is. Een experiment is een nadeel wanneer zijn eerste functie, dat wil zeggen van verdieping van besluitvorming, genegeerd wordt.

De beide functies, dus ervaring opdoen omwille van enerzijds de kwaliteit van een besluit en anderzijds een concreet begin van verspreiding, wijzen op criteria voor de keuze van een experiment. Waar en met wie? Welke informatievoorziening? Hoe geÔntegreerd met andere aspecten van bedrijfsvoering? Dat zijn vragen die uiteraard later nog eens in het algemeen Ťn gedetailleerd beantwoord moeten worden. Vooralsnog gaat het onder de noemer van een experiment (als het kan) echter om beperkingen en hoofdlijnen.

Als verdieping van besluitvorming moet een experiment voldoende representatief zijn. Doel ervan is immers het verminderen van onzekerheid. Het experiment als middel moet dan een, zeg maar, representatieve steekproef bieden. Moeilijkheden die in dit stadium onverkend blijven, kunnen later en wellicht tŤ laat Únoverkomelijk blijken.

Als begin van verspreiding van nieuw gereedschap geldt als criterium niet representativiteit, maar veeleer kans-van-slagen. Als een experiment lukt, maakt zo'n succes acceptatie van nieuw gereedschap door volgers meestal eenvoudiger.

De spanning tussen representativiteit en kans-van-slagen is evident. Is een experiment (te) eenvoudig gemaakt, dan zou de irreŽle voorstelling van voor- en nadelen weleens tot een verkeerde beslissing kunnen leiden. Later treden dan allerhande onvermoede problemen op. Omgekeerd kan een eerlijker keuze van experiment/proeftuin deelnemers onvoldoende respijt gunnen met nieuw gereedschap vertrouwd te raken. Dat leidt evenzogoed tot irreŽle voorstellingen, maar nu gaan kŗnsen verloren uit angst voor vermeende problemen.

Een evenwichtige keuze van een experiment moet altijd concreet door de situatie bepaald zijn. De relevante opties zijn aan de hand van de aanduidingen homogeen en heterogeen te inventariseren. In een absoluut zgn. homogene situatie kent informatievoorziening overal dezelfde eigenschappen. Daar maak het dus niets uit, waar het experiment gebeurt. In een volstrekt heterogene situatie levert de keuze een Ťcht probleem. De eenvoudigste informatievoorziening is verkeerd (niet representatief genoeg), maar de moeilijkste ook (te weinig kans-van-slagen). Een uitweg is daar om diverse experimenten uit te voeren, achtereenvolgens van tamelijk eenvoudig tot behoorlijk moeilijk. Als onderweg een experiment faalt, moet uiteraard het gehele veranderingsproces gestaakt worden. Het is in zo'n heterogene situatie daarom waarschijnlijk van meet af aan beter om ambities met een nieuwe informatietechnologie bescheidener te houden. Dat komt neer op splitsing zodat diverse homogenere situaties ontstaan. Voor elk daarvan is met eenvoudiger gereedschap tenminste weer een apart experiment mogelijk. Dat klopt tenminste weer. Want alles Úf niets leidt meestal tot niets. Het gaat met experimenten om optimalisatie.

 

1. Dit infogram is een bewerking van een gedeelte van het achtste hoofdstuk in mijn boek Integratie van electronisch post: een abc voor strategen (Information Dynamics, 1991).

 

© 1991-1993, webeditie 2001.
Eerder verschenen in: Informatie, jaargang 36, 1994, nr 3, Informatiekundige ontwerpleer (Ten Hagen Stam, 1999) en Stijlbreuk in bestuur (Information Dynamics, 2001).