Dit is een tekstgedeelte uit Het experiment Buitenlandse Zaken, in 1991 in boekvorm verschenen bij Information Dynamics.

Menselijke kennis berust vooral
op experimenteren,
zeker niet alleen op rede.
E.F. Schumacher
Small is Beautiful

Ondanks zijn bescheiden begin
is er een proces
dat zich zal blijven ontwikkelen:
steeds nieuwe combinaties
ontstaan.
J. Piaget
L’Épistémologie génétique

Voorwoord

Pieter Wisse

Automatisering en het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Waarnemers vonden die combinatie eerst meelijwekkend. Daarna eigenwijs. Het Ministerie koos een eigen weg; ook dàt kon nooit goed gaan.
Sinds kort groeit zowaar interesse. Want er zijn onweerlegbare vorderingen, successen zelfs. De manier waarop informatievoorziening met automatiseringsmiddelen daar vorm krijgt blijkt te werken. Medelijden is er niet meer. Eerder afgunst. "Jullie hebben het gemakkelijker dan wij" klinkt het vaker uit de mond van waarnemers.

Beide reacties zijn obstakels voor wezenlijk begrip. Dit boek probeert de lezer een beetje op weg te helpen. Wat is er gebeurd bij dat Ministerie? Wàt steekt er achter?

Kortweg komt de aanpak erop neer dat daar fouten gemaakt worden. Het onorthodoxe schuilt erin dat ze bijna expres uitgelokt zijn, om van te leren. Experimenten. Kleine fouten, snelle correctie. In de betrekkelijk korte periode van zo'n tien jaren is zodoende veel veranderd. De besturing van veranderingsprocessen is stevig in handen van eigen medewerkers. En in verhouding kost automatisering buitengewoon weinig geld, een fractie volgens een reële vergelijking met andere ministeries.

Tien jaren. Dat lijkt lang. Maar succes en duurzame resultaten komen niet zomaar. Daaraan ligt vooral een visie ten grondslag. En natuurlijk, en tegelijkertijd, heel veel inspanningen. Gewoon, hard werken.
Van 1981 tot 1987 werkte ik zelf bij dat Ministerie. Ik was medewerker en later wat coördinator automatisering was gaan heten bij de afdeling Organisatie en Informatievoorziening. Eerder, in 1979, had ik met een tijdelijke aanstelling een half jaar gewerkt voor de bijzondere personeelsafdeling van het directoraat-generaal Internationale Samenwerking. Ik vermeld dit laatste omdat ik toen een eerste experiment voor het Ministerie ontwierp. Twee jaren later vervolgde ik als het ware mijn experimenten bij de afdeling Organisatie en Informatievoorziening (O&I).

In 1984 schreef ik, nu als O&I-medewerker, een nota over wat ik op dàt ogenblik als visie voor geautomatiseerde informatievoorziening bij het Ministerie beschouwde. De reden was dat beheer van de nieuwe automatiseringsmiddelen te veel rustte op vrijwilligers. Voor een enthousiast begin waren hun bijdragen zelfs noodzakelijk. Maar de groei naar een wat formelere erkenning en dus naar een soort beheersorganisatie duurde wel èrg lang. Het lukte niet er besluitvorming over te krijgen, ondanks steeds nadrukkelijker aandringen. Ik deed daarom, noodgedwongen vond ik, een extra schriftelijke poging inzichten te delen. Mijn bedoeling was niet om kritiek op de organisatie, en daarmee op de leiding ervan, te geven. Integendeel. Want zoiets werkt niet. Ik wilde een klinische analyse, zoveel mogelijk ontdaan van waardeoordelen. Alleen helder zicht op de wèrkelijke situatie is aanzet tot haalbare veranderingen. Om dat te accentueren probeerde ik eenvoudig te schrijven, in zeg maar Jip-en-Janneke stijl.

Destijds kwam dat document niet buiten de kleine kring van de O&I-afdeling en van enkele vrijwilligers erbuiten. J.C.W. Hendriks was toen zo'n vrijwilliger waarmee ik intensief over de opzet van de nota en haar inhoud sprak. Daarvoor ben ik hem dankbaar.
De beperkte verspreiding verbaasde niets. Hoewel ik geen kritiek bedoelde kon de nota eenvoudig als zodanig opgevat worden. Dat is in het algemeen het probleem met (tè) vooringenomen, onzekere waarnemers. Wat niet zo vriendelijk klinkt ligt weleens meer aan de lezer dan aan de schrijver.
De bureaulade is dan voorlopig de bestemming van een analyse die realistisch probeert aan te sluiten op de omvattende organisatie en de wereld waarin die op haar beurt staat. Inderdaad had die analyse toen verkeerd kunnen vallen. Zo schoot ik met de nota tekort voor haar oorspronkelijke doel, i.e. directe katalysator voor beter beheer. Want verspreiding naar de besluitvormers daarover bleef helaas, maar wijselijk, achterwege. Als neerslag van een visie was zij echter voor de nog informele kring van direct betrokken medewerkers waardevol. In dit verband noem ik de twee chefs van de (hoofd)afdeling en later directie O&I die de nieuwe aanpak van automatisering spoedig en gaarne tot de hunne maakten en beslissend steunden. Dat was tot het midden van 1983 R. Bergmann en daarna tot het najaar van 1989 G.J.H.C. Kramer.

Op zoek naar vroegere gedachten, zomaar eens, haalde ik eind 1990 de nota uit 1984 tevoorschijn. Die verraste me, terecht of niet, plezierig. Ik trof een tekst die actualiteit behouden had. En die voorzien van latere kanttekeningen krachtig licht op interessante ontwikkelingen kon werpen.
Ik kreeg de gedachte een boek samen te stellen. Dat kon m.i. wezenlijker begrip omtrent de omslag in automatisering bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken wekken. De nota met de erin verwoorde visie op ontwikkeling van geautomatiseerde informatievoorziening zag ik als interessant voorbeeld voor een ruimer publiek. En 1984 is lang voorbij. Zó gevoelig kan de inhoud van de nota met de visie, althans binnen het Ministerie, niet meer zijn. Er is daar niet voor niets veel veranderd.

Buitenlandse Zaken als experiment met geautomatiseerde informatievoorziening. Eigenlijk een voortdurende reeks experimenten die zich nu in groeiende belangstelling verheugt. Dat zijn uiteraard geen experimenten om klakkeloos na te volgen. Maar evenmin om ze af te doen met een simpele uitroep over ànders-zijn van de eigen situatie.

In de eerste plaats is de presentatie alhier bedoeld om te begrijpen dat succes altijd afhankelijk van omstandigheden is. Om niet bang te zijn voor ogenschijnlijk controversiële waarnemingen en opvattingen. Realisme op kleine schaal leidt uiteindelijk verder dan een grootschalig veranderingsproces dat a priori ònrealistisch is. Veel van wat de nota zegt blijkt buiten het Ministerie tòch nog altijd als tegendraads in plaats van als realistisch te gelden. Maar met verzet tegen hoe-zaken-er-nu-eenmaal-bijstaan blijft succes eeuwig uit. Zo vraagt iedere situatie om een specifieke visie. En omdat iedere situatie verandert moet een daarvoor geschikte visie, die eveneens op haar beurt aan de situationele veranderingen (wat) richting geeft, onderhouden worden. Dat gebeurt bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken, en niet toevallig, nog steeds. Ikzelf werk er niet meer. Sinds enkele jaren dus door andere mensen. Wat hetzelfde gebleven is dat zij zich realistisch blijven richten op de omvattende situatie, en zo hun successen behalen. Hetzelfde is ook dat er heel hard voor gewerkt wordt. Nog steeds. En fouten komen stellig nog veel voor. Gelukkig maar, om van te leren. Dàt werkt.

Het is nu 1991. En wanneer U dit leest is de jaartelling misschien nòg verder gevorderd. Het terughalen van een tekst uit een ogenschijnlijk afgesloten periode bedoel ik op zichzelf, en in de tweede plaats, óók als een voorbeeld. Continuïteit moet nooit onderschat zijn. Resultaat nù vergt een begin in een soms vèr verleden. Zonder geduld, zeg maar aandacht voor natuurlijke groei, blijven grote mislukkingen zich razendsnel aandienen. Waarom halen we, weliswaar met allemaal kleine en dus herstelbare foutjes tussendoor, niet in één keer een goed resultaat? Een ogenschijnlijk rustig tempo met volhardende inzet is waarborg voor succes. Kijk naar een willekeurige ambachtsman die zijn vak verstaat. Kwaliteit is bereikbaar indien we automatisering, of welk specialisme overigens danook, gewoon als middel zien. Wat we ermee willen, ermee kunnen, dáár gaat het om. Nadenken èn toepassen. Visie

èn actie in wisselwerking.

De voorliggende tekst omvat de volledige nota uit 1984. Die heb ik ongewijzigd gelaten. Ik wil een consequente ontmoeting met de jeugd van een ontwikkeling. Enkele uitzonderingen gelden ingrepen om leesbaarheid te verbeteren. Zo heb ik afkortingen in de lopende tekst ook steeds uitgeschreven (met [toegevoegd aan dit voorwoord nogeens een aparte lijst).
De titel van de oorspronkelijke nota luidt Vorm & inhoud van de geautomatiseerde informatievoorziening. Wat ik ermee bedoelde wist ik niet. Nog steeds niet, denk ik. Ik wilde algemeen tot uitdrukking brengen dat allerlei aspecten onderling verweven zijn. Vooral het voorlaatste hoofdstuk, over personeelsverloop, is neerslag van wel zeer specifieke personele problemen die destijds speelden. Zelfs dat hoofdstuk heb ik ongewijzigd gelaten om het situationele karakter van een realistische veranderingskoers nogeens te benadrukken.
De nota bevatte destijds geen noten, kanttekeningen e.d. Waar ik voor een breder publiek nu iets wil toelichten heb ik daarvoor louter noten gebruikt. Zo is de tekst uit 1984 zoveel mogelijk intact leesbaar. Met een breder publiek voor ogen zijn de toegevoegde noten paradoxaal genoeg vaak een persoonlijke terugblik geworden; de nadrukkelijke ik-vorm waarin ze overwegend gesteld staan moet dat effect versterken. De noten st[onden in het oorspronkelijke boek] achterin apart vermeld en vormen een uitgebreid, wezenlijk bestanddeel van deze nieuwe tekst. [In deze webeditie heb ik de noten ‘tussen’ de hoofdstuk geplaatst, herkenbaar aan afwijkende opmaak.]

Wat hier voorligt is [de webeditie van] het boek dat ik voor een breder publiek wilde maken. Juist het Ministerie van Buitenlandse Zaken was echter reeds in mijn boek-in-voorbereiding geïnteresseerd. Ik verkreeg opdracht voor samenstelling van een rapport. Daarin kon ik mijn voorgenomen opzet geheel handhaven. Ik ben het Ministerie van Buitenlandse Zaken daarvoor erkentelijk. Die opdracht vergemakkelijkte voltooiing van het boek aanmerkelijk. Ik ben eveneens erkentelijk voor de gelegenheid de nota van 18 oktober 1984 onder eigen naam te mogen publiceren. Dit betekent overigens allerminst dat het Ministerie als instelling met de gehele inhoud van dit boek instemt. Ik weet het eigenlijk niet. Maar dat kan ik me met vele van de toegevoegde, nogal persoonlijke, kanttekeningen nauwelijks voorstellen; het gaat, principiëler, om respect voor eventueel verschillende meningen. Dit laatste tekent een gunstig klimaat voor ontwikkeling, van wat danook.

In het bijzonder ben ik G. Budel dankbaar, de huidige coördinator voor geautomatiseerde informatievoorziening (hoewel dat nu weer anders heet) bij het Ministerie. Hij steunde het idee van publicatie en gaf commentaar dat eveneens in noten verwerkt is. En ook J.C.W. Hendriks, thans medewerker O&I, ben ik wederom dank verschuldigd. Gedrieën schreven wij begin 1991 een opstel over willekeur in begrotingstoewijzingen. Tussen ministeries bestaan onverantwoorde verschillen in financiële middelen die voor geautomatiseerde informatievoorziening beschikbaar zijn. [Naar o]ns kritisch opstel inclusief opbouwende suggesties staat in noot 45 [verwezen; zie hoofdstuk 11]. Voor de overige tekst, zoals eerder voor de aparte nota Vorm & inhoud, ben ik geheel alléén verantwoordelijk.

8 april 1991

lijst van afkortingen

ABL
hoofdafdeling Beveiliging

AFE
centrale afdeling Financieel-Economische Zaken

ANV
afdeling Nederlandse Vrijwilligers

AOR
hoofdafdeling Organisatie en Automatisering (later O&I)

APM
hoofdafdeling Personeel Ministerie

APO
afdeling Personele Zaken en Opleidingen (DGIS)

AVB
hoofdafdeling Verbindingen en Materiële Zaken

BBU
Begrotingsboekhoudingssysteem Buitenlandse Zaken

BCA
Beleidscommissie Automatisering

BE
afdeling Beheers- en Administratieve Zaken (DGIS)

DBD
directie Buitenlandse Dienst

GB
bureau Gebouwen Buitenland

HDBZ
hoofddirectie Dienst Buitenlandse Zaken

IPA
Interdepartementaal Personeelsadministratiesysteem

O&I
directie Organisatie en Informatievoorziening (voorheen AOR)

PLVS
plaatsvervangend Secretaris-Generaal

RCC
Rijkscomputercentrum

TZ
bureau Technische Zaken (AVB)

VO
bureau Vorming en Opleiding (APM)