Documentatiesystematiek voor informatiemanagement

Pieter Wisse

Documentatie om informatievoorziening, inclusief organisatie van informatievoorziening, te 'managen' omvat op hoofdlijnen drie elementen. Dat zijn van lange tot korte termijn:

- informatiestrategie
- informatieplan
- werkplan.

Wat zijn de verschillende accenten? En wat is dus tegelijk hun samenhang?

De informatiestrategie schetst algemene doelstellingen voor informatievoorziening en stelt daarop gerichte uitgangspunten.

Het informatieplan identificeert activiteiten; als activiteitenwijzer staat elke activiteit volgens een gestandaardiseerde opzet (rubrieken) algemeen beschreven.

Het werkplan omvat een selectie van activiteiten uit het informatieplan (nota bene, waaruit ook de activiteitnummers overgenomen zijn). De gedetailleerde beschrijving per activiteit is tot de periode in kwestie beperkt:

1. deelactiviteiten moeten benoemd zijn en in de tijd uitgezet met
2a.voor de adequate uitvoering benodigde capaciteit aan mensen en middelen (kwaliteit èn kwantiteit) en overige voorwaarden en apart
2b. de behoefte aan financiële middelen voor de dekking van 2a.

Hieronder staat de samenhang tussen de managementdocumenten nogeens in een figuur afgebeeld.

De informatiestrategie vormt dus de grondslag voor het informatieplan en op zijn beurt het informatieplan weer voor het werkplan. Omdat er sprake is van aparte documenten, verdient hun onderlinge consistentie extra aandacht. Dat lukt in logisch opzicht optimaal met minimale verwijzingen. Dat wil zeggen, een bepaald thema dat bijvoorbeeld in het informatieplan beschreven staat, moet in beginsel niet opnieuw in het werkplan zijn uitgewerkt. Dat is onnodig werk, terwijl het gevaar van divergentie dreigt.

Er kan uiteraard nadere uitwerking van een thema nodig zijn. Maar voor de lezer van een document is als inleiding louter een verwijzing naar een — passage in een — ander document vaak niet 'gebruikersvriendelijk' (zeker niet als die lezer niet simpel beschikt over/toegang heeft tot dat andere document). Dan moet ter inleiding zonodig de relevante passage uit het andere document worden overgenomen (herhaling).

De samenhang tussen informatiestrategie, informatieplan en werkplan verloopt niet in één richting. Er is wisselwerking. Zo kan bijvoorbeeld tijdens de voorbereiding of uitvoering van het werkplan blijken dat de opstelling van activiteiten aanpassing behoeft, wat dus óók gevolgen heeft voor het informatieplan. En dat heeft eventueel óók gevolgen voor de informatiestrategie, ihb voor uitgangspunten.

Het verband tussen informatieplan en werkplan is op basis van activiteiten extra nauw. Nogmaals, stel dat de concrete oriëntatie op een bepaalde periode leidt tot de behoefte aan een nieuwe activiteit. Dankzij de gestandaardiseerde opzet van de activiteitbeschrijving in het informatieplan kan daarin vlot een nieuwe activiteit opgenomen worden (waarbij altijd realistisch geldt dat een bepaalde rubriek slechts 'gevuld' kan worden voorzover daarover informatie bekend is; anders volstaat voorlopig 'Volgt.' als invulling).

Met zo'n aanvulling van het informatieplan is voor het werkplan de mogelijkheid van eenduidige verwijzing bereikt. Daarom moet de néérslag in documentatie wèl de lineaire volgorde aanhouden. De opzet van het informatieplan is zowel qua inhoud (gestandaardiseerde rubrieken) als vorm (digitaal) juist op flexibel 'onderhoud' afgestemd.