De illusie van archivisme

Pieter Wisse

Archief is zo'n begrip dat ontsnapt aan algemene definitie. Dat is een probleem wanneer die standaardisatie nog is wat iedereen verwacht. Er is immers nog een archiefwet. En er zijn aparte archiefafdelingen en -medewerkers. Zij hebben toch zoiets als klanten. Is er dan geen archief? Neen, dat is er niet. Niet overal, als apart verschijnsel.

 

 

project archiefbeheer

Met het Ministerie van Binnenlandse Zaken als opdrachtgever begon aanvang 1989 het zgn project archiefbeheer.1 Directe aanleiding was kritiek van de Algemene Rekenkamer op beheer en behoud van archieven in de Rijksdienst. Daartoe strekkende regels werden niet toegepast, luidde een voorname conclusie.

Die kritiek werd door een ingestelde projectgroep niet klakkeloos als probleemstelling aanvaard. Haar leden begrepen dat regels en gehoorzaamheid niets kunnen oplossen zolang het onderwerp ervan tè verward is. Daarom kwam de principiële vraag op: wat is (een) archief? En de verwante vraag was: waarom moet een gegeven bewaard blijven?

Zinnige(r) antwoorden bleken slechts mogelijk in een ruim(er) perspectief. Dat van informatievoorziening in het algemeen. Eén van vele aspecten daarvan is inderdaad gegevensopslag. En er zijn diverse redenen te bedenken waarom opslag van een gegeven wenselijk danwel noodzakelijk is. Die zijn afhankelijk van een specifieke situatie. De situatie bepaalt niet alleen wèlk gegeven opgeslagen moet worden, maar eveneens op welk moment in een omvattend proces zo'n criterium toegepast wordt, en vervolgens hoelang opslag moet duren. Ik kom overigens terug op dit begrip situatie dat hier ruwweg ingevoerd staat.

De leden van de projectgroep waren er spoedig van overtuigd dat slechts dit verruimde perspectief, en nooit eerder dan op langere termijn, verbeteringen belooft. De vervangende regels kunnen eenvoudig zijn. Die moeten voor een bepaalde situatie de verantwoordelijke functionaris eraan herinneren met relevante redenen/belangen rekening te houden. Als hij/zij met inrichting van informatievoorziening in gebreke blijft kunnen vertegenwoordigers van erkende belangengroepen direct op verbeteringen aandringen. Coördinatie, en voor de Rijksdienst moet dat waarschijnlijk door het Ministerie van Binnenlandse Zaken gebeuren, regelt in het algemeen erkenning van belangen. Daarvoor is dus een procedure nodig. En coördinatie moet ervoor zorgen dat belangengroepen geen tegenstrijdige eisen aan opslag (en tegelijk eisen aan vernietiging!) stellen. Daar ligt dan tevens de rol van eventuele arbitrage.

 

 

moeizame communicatie

De moeilijkheid met overdracht van deze visie is oa dat nogal wat betrokkenen èrgens in die informatievoorziening nog steeds naar dat traditionele archief zoeken.2 Maar dat is er dus niet meer. Het archief als afgerond verschijnsel is als het ware òp-gelost. Het was altijd al een illusie. Juist als reïficatie veroorzaakte het problemen. De radicale omslag die de projectgroep aanwijst komt neer op ontkenning van die reïficatie.

Informatievoorziening kent dus oa het aspect van opslag. En van toegankelijkheid enz. Aan de noodzakelijke oplossing, in de zin van verdwijning, van het archief als illusie is dit opstel gewijd. Daarvoor biedt een ambtelijk rapport geen plaats. De analyse is ingewikkeld. Alleen met geduld bereikt de lezer de conclusie dat het verruimde perspectief voor de hand ligt. Dit is een andere moeilijkheid met communicatie. Soms is een probleem nu eenmaal ingewikkeld, en door stelselmatige ontkenning van de ware aard steeds complexer gemaakt. Dan past een gedegen analyse niet op het spreekwoordelijke A4-tje. Hier benut ik de gelegenheid om de wèrkelijke complexiteit te laten ervaren. Het probleem of, beter, het onderwerp wordt hier, zeg maar, uit-gelegd ipv simplistisch samengeperst. Daarvoor is een opstel als vorm geschikter, helaas overigens, dan een rapportage in een strikt zakelijke sfeer. De uit-leg hier doet een beroep op tolerantie die schaars geworden is in onze cultuur van zgn management en daadkracht. Ik ben me ervan bewust die tolerantie, als de lezer tot hier gevorderd is, reeds danig op de proef gesteld te hebben. Maar we moeten bedenken dat een samengeperst probleem vroeg of laat explodeert. Waar managers het dus zo druk mee hebben is megalomane, miskende manipulatie van die brokstukken. In een eindeloze cyclus van samenpersing en ontploffing. De illusie danwel mythe van management zou vergaand oplossen met uit-leg vooraf van een probleem ipv verontwaardiging achteraf erover. Daarom vraag ik geen excuus voor de moeilijkheidsgraad van dit opstel.

 

 

bricolage

Mijn opmerkingen tot dusver kunnen eenvoudig de indruk vestigen dat ik op een dwaalspoor zit. Wat wil ik uit-leggen? Dat is een verruiming van perspectief. Ongetwijfeld zijn er talloze manieren voor bedoelde analyse. Ik probeer de franse antropoloog Claude Lévi-Strauss in zijn structuralistische methode te volgen. Dat is stellig liefhebberij. Maar ik benut zijn werk tevens omdat hij vanalles zegt dat in de context van archief als illusie onvermoed krachtige betekenis heeft. Hij schuwt opmerkingen niet die in eerste aanleg geen verband met het onderwerp in kwestie lijken te hebben. Zijn werk overziend blijkt zo'n voorlopige indruk dikwijls verkeerd. Dat effect van transformatie is interessant. Voorts ligt er een diepe ironie in toepassing van zijn methode. Lévi-Strauss is uitvinder van het begrip bricolage. Daaronder verstaat hij knutselen met niets meer dan wat beschikbaar is.3 De resultaten van wat hij als zijn wetenschap presenteerde zijn hier enkele van mijn instrumenten en grondstoffen.

 

 

archivisme

Archivisme benoem ik als het idee dat er zoiets als een algemeen definieerbaar archief bestaat: de reïficatie van archief. Het woord archivisme bedoelt de transformatie van een bepaalde structuuranalyse van Lévi-Strauss te vergemakkelijken. De procedure is ogenschijnlijk eenvoudig. Uit het boek Le Totémisme aujourd'hui, dat ik verder Totemisme noem, ontleen ik wat zoal voor kritiek op archivisme in aanmerking komt.4 Daarin staat bijvoorbeeld op pagina 161: "Totemisme betreft aldus een bepaalde manier om een algemeen probleem aan te duiden, dat wil zeggen, om in tegenstelling, i.e. oppositie, geen hindernis maar juist een katalysator voor overzicht te zien."

Hoofdstuk 1 draagt de titel 'De Illusie van het Totemisme.' Na zijn scepsis benadrukt te hebben stelt Lévi-Strauss voor (p 84) "om objectief, en gericht op zijn algemeenste aspecten, het semantische veld te proberen te definiëren voor de verschijnselen die gewoonlijk tot het totemisme gerekend worden." Ik vind de aanduiding "objectief" onhoudbaar pretentieus. Maar Lévi-Strauss was nog structuralist en meende op onderliggende niveaus objectieve structuren bloot te kunnen leggen. Poststructuralisten wijzen die pretentie af; zij waarderen de analyse als proces en om wat zij als vorige illusie openbaart.

Goed, een semantisch veld, wat dat ook is. Daar kan archivisme evenmin omheen. De methode van Lévi-Strauss zoals hij die beschrijft kent drie stappen (p 84):

- De eerste stap bestaat eruit het verschijnsel, dat als zodanig dus niet meer zo serieus genomen wordt, als een betrekking danwel relatie op te vatten. Die betrekking heeft samenstellende delen, i.e. componenten, uit twee of meer reeksen.
- Als tweede stap worden alle mogelijke combinaties van die componenten, en steeds één per reeks, opgesomd. Het aantal combinaties is dus het resultaat van vermenigvuldiging van de aantallen componenten voor de respectievelijke reeksen.
- In de derde stap ligt nu het overzicht van die combinaties als onderwerp van analyse voor. Dit komt eropneer dat het oorspronkelijke verschijnsel door één of slechts enkele combinaties vertegenwoordigd is. Overzicht leidt tot nieuw inzicht.

Wat Lévi-Strauss een betrekking noemt beschouw ik als een klasse. Of als een type. De betrekking als klasse/type geeft door unieke combinaties van samenstellende delen aanleiding tot afzonderlijke betrekkingen. Dit onderscheid tussen klasse/type en exemplaren ervan is wezenlijk voor een structuuranalyse.

 

 

subjectiviteit

Het is meteen duidelijk waarom objectiviteit onwaarachtig is. Die reeksen (lees ook: dimensies) met hun componenten (lees ook: variabelen) komen niet eenduidig uit de lucht vallen. Dat zijn ontwerpbeslissingen, en van elkaar en andere factoren afhankelijk. De keuze die in een presentatie zoals een opstel, artikel of boek verschijnt is de uitkomst van een proces. Daarom zijn ogenschijnlijk onsamenhangende opmerkingen onthullend. Lévi-Strauss verwart zijn geëtaleerde autoriteit met objectiviteit. Opzettelijk, overigens.5 Ik kan me dat niet veroorloven. Tegelijk heb ik geen status in logisch-positivistisch academisch establishment te verliezen. Daarom houd ik het op een subjectieve keuze. En er zijn, zoals ik zei, allerlei analysemethoden denkbaar. Maar de structuralistische vind ik inderdaad interessant.

Wat doet Lévi-Strauss in zijn eerste stap? Nauwkeuriger gezegd, wat presenteert hij als resultaat ervan? Hij vervangt het ene verschijnsel totemisme door een klasse van betrekkingen tussen enerzijds natuurlijke, anderzijds culturele verschijnselen. Dit ligt inderdaad voor de hand. Dat er méér aan de hand is kan zelfs hij niet helemaal verbergen. Door het resultaat(?) van stap twee wordt dat duidelijk. In beide reeksen, i.e. natuur en cultuur, plaatst hij individu en groep als componenten. Op bladzijde 174 roept hij de verdenking van een cirkelredenering op. Met een beroep op Rousseau zegt Lévi-Strauss dat de mens inspiratie aan de natuur ontleende: "[Hij] gebruikte de verscheidenheid van de natuur als conceptuele bron voor sociale differentiatie." Dit verklaart de gelijkvormige opbouw van de reeksen natuur en cultuur. Voor stap drie ligt vervolgens een matrix met vier elementen voor. Met twee van die elementen kan het oorspronkelijke totemisme nog in verband gebracht worden. Dankzij de toegevoegde twee elementen ontstaat een ruimer perspectief en oplossing danwel uit-leg van totemisme.

 

 

zelf en ander

De eerste stap komt eraan, maar nu voor oplossing van archivisme. Wat voor klasse van betrekkingen valt er rondom archivisme te bedenken? Ik dacht eerst weer aan informatievoorziening. Waartoe dient die? Een antwoord moet zeer abstract zijn. Anders gaat de analyse in details verloren. Nogmaals, waartoe informatievoorziening? Omdat mensen elkaar iets willen of moeten vertellen, stelde ik me voor. Wie dan? Waarom? Omdat ik me wilde beperken tot twee reeksen kwam ik op zelf en ander. Algemener kon ik ze niet verzinnen.

Ik wist niet goed wat ik eraan had, maar ik ging stap twee verkennen. Ik tekende twee assen en probeerde componenten te benoemen. Via omkering van redeneringen convergeerden beide reeksen sterk naar dezelfde samenstelling. Dat werd bevestigd door enkele algemene opmerkingen die Lévi-Strauss, het lijkt erop, bijna achteraf in zijn boek Totemisme gemaakt heeft. Ik wees reeds op gelijkvormigheid met natuur als inspiratie voor cultuur. Zou dat overeenkomstig niet zo zijn voor de manier waarop iemand over zichzelf denkt? Spiegelt hij zich niet aan de ander? In het algemeen zegt Lévi-Strauss in onverbeterlijke aforistische stijl (p 149): "Vergeef me de uitdrukking, maar het zijn niet de overeenkomsten doch de verschillen die op elkaar lijken." Hij zegt daar dat de gekozen reeksen op hun beurt structuren kennen. En het zijn die structuren die, àls structuren, zgn homoloog zijn. Ze stemmen overeen. Wat nu de kip is en wat het ei, laat staan in welke volgorde ze ontstaan zijn, doet er niet toe. Lévi-Strauss weet (p 163) dat vorm en inhoud in een structuuranalyse onmogelijk te scheiden zijn. De verklarende kracht van dergelijk inzicht is groot voor wat totemisme als illusie betreft. De sociale structuur is een afbeelding van een structuur zoals die in de natuur waargenomen is.

De kip/ei-verhouding wees erop dat componenten van de twee reeksen voor archivisme, i.e. zelf en ander, in wisselwerking verder ingevuld moesten worden. En met vóóronderstelling van het onderscheid tussen zelf en ander, i.e. het voorlopige resultaat van de eerste stap in toepassing van de structuralistische methode. De rollen die iemand voor zichzelf denkbaar vindt zijn dezelfde rollen die hij/zij van de ander kan herkennen. En omgekeerd bedenkt hij/zij de ander met een rol die hem/haar reeds vertrouwd is. Zo verzamelde ik een aantal rollen/componenten, overigens zonder de illusie volledig, objectief e.d. te zijn.

 

 

overbrugging als betrekking

Het postuleren van een betrekking tussen zelf en ander is tamelijk ambitieus. En het gaat er slechts om de illusie van archivisme op te lossen. Dacht ik. Daarom spitste ik de betrekking toe. Onderwerp is informatievoorziening, en een zichtbaar continu aspect moet dat van opslag zijn. Van een onmiddellijke betrekking is dus geen sprake. Op enige manier is opslag nodig wanneer zelf en ander zoiets als plaats-tijd moeten overbruggen. In dit verband is gegevensoverdracht overigens niets anders dan een dynamische vorm van opslag. Iedere communicatie omvat dus opslag. Dit liet ik maar even niet tot mij doordringen. Ik had voor de analyse in kwestie voorlopig een redelijke beperking van de klasse van betrekkingen danwel relaties gevonden. Een andere beperking kwam erop neer dat de betrekkingen ergens passen bij organisatie als begrip dat we in de huidige praktijk kennen. Organisatie als illusie kan ik ook wel wegnemen, maar dat voert hier tever.

 

 

rollen

Deze beperkingen maakten het eenvoudiger componenten/rollen van zelf en ander in de betrekking te noemen. Nogmaals, ik zocht slechts voorbeelden. Ik was op zoek naar het principe voor oplossing van de illusie van het archivisme.

Een uitputtende analyse is evenzogoed een illusie. Wat waren genoeg rollen om de noodzaak van het verruimde perspectief tot informatievoorziening aannemelijk te maken of, eigenlijk, het aparte bestaanrecht van hèt archief te ondermijnen? Hèt perfecte, absolute antwoord bestaat niet. We kunnen hoogstens aanwijzen wat in ieder geval verkeerd is, en dat als praktijk verder proberen te vermijden. Een goedaardiger illusie, naar we hopen, komt in de plaats van een kwaadaardige. Enzovoort. Het alternatief is dus niet perfect, maar we moeten er gerust op zijn dat het minder verkeerd is. Dit is gewoon de toepassing van wisselwerking tussen hypothese en falsificatie die K.R. Popper als wetenschapsfilosofie ontwikkelde.

De tweede beperking die ik voor de betrekking aannam was niet zó strak dat slechts rollen binnen een organisatie in aanmerking kwamen. Anders blijft de analyse steken. Nadrukkelijk wilde ik rollen rondòm de organisatie opnemen. Daarmee houden immers belangen verband die in de inrichting van de informatievoorziening gemakkelijk genegeerd of verwaarloosd kunnen zijn. Om een lijst te verkrijgen keek ik als zelf naar de ander. Die ander kon oa de volgende rollen vervullen, dacht ik:

- mens
- collega
- ondergeschikte
- chef
- belang-stèllende burger
- erfgenaam.

Deze opsomming vond ik echter tezeer antropocentrisch. Wij hebben niet alleen betrekkingen met de ander als mens in allerlei rollen. Ik vond trouwens mens als rol verhelderend. Maar er is méér. Om daaraan uitdrukking te geven voegde ik de meest algemene component toe die ik kon bedenken:

- wereld.

De afronding van de tweede stap in de structuuranalyse, en natuurlijk met de voorlopigheid ervan als voortdurend uitgangspunt, bestond eruit dezelfde opsomming voor beide reeksen te veronderstellen. Voor zelf èn ander, dus.

 

 

overzicht van combinaties

Zelf en ander. Dat zijn twee dimensies van een matrix. De waarden pèr dimensie zijn de opgesomde componenten of variabelen. Daaruit volgen door combinatie de elementen van de matrix. Dat zijn specifieke exemplaren van de klasse betrekkingen tussen zelf en ander. Een apart element is een afzonderlijke betrekking.

Om de verbeelding enigszins te leiden staat die matrix met de gekozen reeksen en componenten erin figuurlijk afgebeeld.6 De elementen zijn nièt ingevuld. Dat is eveneens om de verbeelding te stimuleren.

De verleiding is groot, althans zo vergaat het mij, om vanuit zo'n overzicht vanalles te gaan verklaren. Dat is eenvoudig. Want opzettelijk is de klasse van betrekkingen tussen de reeksen (dimensies) algemeen gekozen. Daarin passen dan inderdaad allerlei verschijnselen. Ziedaar waarom structuuranalyses vaak wijdlopig zijn. De overgang van één oorspronkelijk verschijnsel/exemplaar naar een klasse komt immers neer op exponentiële verruiming van het aandachtsveld. Als dat perfectionistisch afgegraasd wordt dreigt zelfs de illusie die om oplossing vraagt wederom te overleven. Daarnaast zijn het vaak open deuren die wijdlopige behandeling van het overzicht intrapt. Toch kan er daarmee een belangrijk verschil zijn. Dankzij het verruimde perspectief staan die deuren eens stevig en mèt betekenis in een omvattend huis. Vergeef me de uitdrukking, maar dan zegt het verhaal tenminste duidelijk wat er niet staat.

Het is dus allerminst mijn bedoeling ieder element van de matrix van commentaar te voorzien. Maar op welke manier kijk ik ernaar? Neem een rol van zelf, bijvoorbeeld die van collega. En loop eens wat elementen na in die kolom. De bovenste betrekking volgens de opbouw van de matrix bestaat tussen collega (zelf) en mens (ander). Dat vind ik even te moeilijk. De volgende. Dat is een gemakkelijke. Collega's overbruggen plaats-tijd met opgeslagen gegevens omdat zij in een proces samenwerken. Ik ben geneigd aan dit element, i.e. aan deze betrekking, informatievoorziening voor interne bedrijfsvoering te koppelen. Het volgende element is de betrekking tussen collega (zelf) en ondergeschikte (ander). Hier klopt iets niet. Dit is geen duurzaam levensvatbaar element. De rol collega (zelf) impliceert dus dat de ander dezelfde rol vervult. Daaraan verbind ik twee opmerkingen. De eerste betreft de vraag in hoeverre zelf en ander rolvàst zijn. De tweede houdt hiermee verband. Zelf en ander kunnen, verenigd in dezelfde persoon, diverse rollen hebben. Zodra zelf en/of ander van rol wisselen moet voor een analyse van hun betrekking als klasse naar een ànder element gekeken worden. Zo veronderstellen rollen elkaar. Er zijn spelregels voor zelf en ander. Informatievoorziening die op een bepaald element ingericht is werkt dus zolang spelers zich aan de regels ervoor houden. Een collegiale verhouding past bij samenwerking en vertrouwen binnen een organisatie. Iedere ànder element duidt op een conflict.

Op deze manier kunnen snel de elementen verkend worden waarmee relevante informatievoorziening verband houdt. De specifieke betrekking tussen ondergeschikte (zelf) en chef (ander) is er één die in ons soort organisaties telt. Daarmee geldt hetzelfde voor het spiegelbeeld: chef (zelf) en ondergeschikte (ander). Dit zijn dus weer elementen waar in termen van gewenste informatievoorziening nader iets over te zeggen valt. Ik wil hier overigens geen waarde-oordelen over dergelijke betrekkingen geven. Het is lastig, maar ik probeer me te beperken tot inventarisatie van betrekkingen die in onze maatschappij voorkomen. En hier dringt zich alweer een nuance danwel beperking op. Ik vind het nuttig onderscheid te maken tussen wie er in de betrekking om informatie vraagt en wie die aanbiedt. Of de ene of de andere partij dat moet, wil e.d. laat ik in het midden. Dat zit in de betrekking besloten die immers op haar beurt door beide rollen gedefinieerd is. Vraag en aanbod, dus. Dit betekent een splitsing van die elementen. Als de chef vraagt moet de ondergeschikte aanbieden. Ik vind dit geen collegiale betrekking. Die heb ik reeds aangeduid. Hier zijn de rollen anders. Op de vraag van de ander (of zelf) als chef moet zelf (of ander) als ondergeschikte met verantwoordingsgegevens antwoorden. Omgekeerd verschaft de ander (of zelf) als chef aan zelf (of ander) als ondergeschikte delegatiegegevens.

 

 

regels

De speelse analyse heeft tot dusver drie verschillende soorten gegevensverzamelingen opgelevert. Nogmaals, die opslag heb ik vóórondersteld omdat overbrugging van plaats-tijd aan de orde is. En die soorten zijn voor interne bedrijfsvoering, interne delegatie en interne verantwoording. Dit is reeds een helderheid die met dat ene begrip archief onderdrukt blijft. Tegelijkertijd zijn deze soorten principieel slechts voorbeelden. Zij worden pas (iets) méér als er over rollen en spelregels consensus bestaat. Nu is die consensus ingewikkeld te bereiken omdat daarbij regels horen hoe te handelen als een speler zich er niet aan houdt. Daarom is het zo belangrijk dat een rol vrijwillig vervuld wordt. Aan de andere kant heft de structuuranalyse veel van de complexiteit, althans de gelijktijdigheid ervan, op omdat regels slechts pèr element behoeven te gelden (met minimale coördinatie voor het overzicht). Dit laat overigens die zwaarwegende vrijwilligheid onverlet. Voorts valt het met complexiteit nog mee omdat de matrix symmetrisch lijkt. Zelf en ander kunnen van rol wisselen zonder dat de inhoud van vraag en aanbod wijzigt. Alleen de richting van het verkeer wisselt mee.

Een obstakel voor het afspreken van regels is ontkenning van de reële rol van de ander in een betrekking. Dan merkt een chef dat de ander zich aan een toebedachte rol onttrekt. Dit overkomt, om eens een andere rol te introducerren, de overheid weleens met burgers. Het is de vraag of er van overtreding sprake is wanneer bij zgn regels niet aan polariteit van betrekkingen gedacht is. Nogmaals, een ideale betrekking bestaat wanneer rollen over en weer vrijwillig zijn.

Ik ga daarom nog even algemeen op die regels pèr element in. Wie moet regels stellen? Ik vind dat zolang zelf en ander met hun betrekking de grenzen van een organisatie niet overschrijden er géén regels van buiten opgelegd moeten worden. Hiermee is een duidelijk criterium aanwezig voor eventuele behoefte aan regels die inrichting van informatievoorziening betreffen: overschrijdt de specifieke betrekking de organisatorische grenzen? Ofwel, staan zelf en ander aan verschillende kanten van die grens? Zo neen, dan geen externe regels. Zo ja, misschien. Al naar gelang a priori belangen erkend zijn die anders geweld aangedaan kunnen worden.

Uiteraard staat het een organisatie vrij interne regels te stellen voor de louter interne betrekkingen. Van buiten zou er zelfs een krachtige aanbeveling met die strekking kunnen gelden. Voor de Rijksdienst is die er ook. Dat is het Besluit Informatievoorziening in de Rijksdienst. Maar dat moet een aanbeveling zijn, en geen bindende regel. Dit laatste is immers strijdig met de, zeg maar, internheid van zelf èn ander in hun betrekking. Overigens is die internheid een relatief begrip. Mijn gezichtspunt hier is dat van de projectgroep archiefbeheer. Die ziet in de Rijksoverheid de diverse ministeries als aparte organisaties waar het verantwoordelijkheid voor interne en externe informatievoorziening betreft.

Stel dat er externe regels voor een combinatie van twee rollen nodig zijn. Wie bepaalt ze? In beginsel zijn dat zelf èn ander. Zij vormen immers samen de specifieke betrekking. Een coördinerende partij kan bevorderen dat die partijen redelijke regels overeenkomen (die niet strijdig met regels voor àndere combinaties van rollen zijn).

Een praktisch obstakel in een pluriforme maatschappij als de nederlandse kan zijn dat zelf en ander niet voltallig aan overleg over regels kunnen deelnemen. Zij hebben als belangengroepen dan vertegenwoordigers nodig. Het is essentieel dat de rol van coördinator nièt met die van belangengroep vermengd raakt. De resulterende verwarring doet afbreuk aan de kwaliteit van de minimale regels. De coördinator moet slechts letten op een procedure waarmee betrokken partijen regels afspreken. Daarbij is zo'n procedure niets anders dan regels in een àndere klasse dan welke erdoor tot stand kunnen komen. Er moet bijvoorbeeld zo duidelijk mogelijk bepaald zijn:

- Op wèlke gegevens de specifieke betrekking, i.e. tussen de specifieke rollen in kwestie, (excuus) betrekking heeft.
- Op wèlk moment in het omvattende proces dit selectiecriterium toegepast wordt.
- Hoelang opslag moet danwel mag duren. In verband hiermee is soms extra aandacht voor fysieke aspecten van opslag nodig. Welke gegevensdráger is geschikt, welke omstandigheden in het algemeen van opslag e.d.?

En waarschijnlijk zijn er pèr element andere afspraken nodig danwel wenselijk. Daarbij moet er steeds nagegaan zijn of er, wat ik noem, tweede orde regels nodig zijn. Regels van de eerste orde bepalen dat er gegevens opgeslagen worden. Maar die opslag kan op zichzelf voor problemen zorgen. Zo zijn er regels voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van toepassing op verzamelingen met gegevens over natuurlijke personen. Regels van de tweede orde zijn eveneens denkbaar voor bescherming van de staatsveiligheid e.d.

De inhoud van de regels moet werkbaar zijn in een specifieke situatie w.o. de betrekkingen tussen rollen. Ik zou er nog op terugkomen: een situatie kan opgevat worden als verzameling specifieke betrekkingen uit een algemenere klasse. En oa de inrichting van informatievoorziening is in het algemeen, regels of niet, een situationele resultante van geldige betrekkingen. Regels van de eerste orde vormen daarbij waarschijnlijk geen groot probleem. Duplicatie wordt vermeden door een gegeven waarop diverse betrekkingen betrekking hebben enkelvoudig op te slaan. Hoogstens is er dan de duur van de opslag die per betrekking verschilt. Het gegeven blijft dan zolang bewaard als de meest verstrekkende regel eist. Tweede orde regels kunnen door àndere eisen grotere problemen veroorzaken. Als die eisen nogal verschillen, denk aan beveiliging, verdient segmentatie van opslag aanbeveling. Duplicatie van sommige gegevens kan onvermijdelijk zijn; dit is vaak te verkiezen boven de strengste eisen te laten gelden voor de gehéle opslag.

Het ruimere perspectief van informatievoorziening relativeert nogeens dat aspect van opslag. Zonder positieve keuze voor opslag kiest, omgekeerd, de specifieke betrekking dus voor wat in vakkringen vernietiging heet. Dat is eigenlijk: onherroepelijk vergeten. Zonder vergeten hebben betrekkingen geen toekomst, maar slechts een heden als verleden. In iedere betrekking gaat het erom een balans te vinden met het aandeel dat het verleden van heden en toekomst uitmaakt. Daarvoor moeten we vaak meer vergeten dan opslaan.

 

 

bewaartermijn en overdracht

Het archivisme is voldoende ondermijnd. We zijn een illusie armer. Maar er is in het gehele veld van betrekkingen toch plaats voor een archief. Dankzij het overzicht kan de betekenis daarvan nu duidelijk zijn. Daarvoor kijk ik naar het element waarin de ander de rol van erfgenaam heeft. Hij/zij is uiteraard vragende partij. Voor later onderzoek zijn gegevens nodig.

Een kenmerk van de erfgenaam in de betrekking is dat hij/zij nog niet bestaat. Dus is er per definitie een vertegenwoordiger nodig. Dat is in Nederland de Rijksarchiefdienst wanneer de zelf als aanbieder een overheidsinstelling is.

Het is misschien nog niet opgevallen, maar organisatie ontbreekt als rol. Dat is opzet. Niet in de laatste plaats omdat ik organisatie ook een illusie vind. Zonder organisatie zijn er immers evenmin grenzen. En daardoor kunnen allerlei rollen van zelf en ander opschuiven naar die als mens. Maar goed, dit is een opmerking van het soort waarmee Lévi-Strauss zijn verhalen doorspekt. Daaruit blijkt zijn engagement.7 Ik behoef de rol van organisatie niet expliciet te vermelden, en ook die van bijvoorbeeld medewerker niet, omdat ik het conglomeraat van collega, ondergeschikte en chef als de organisatie opvat. En daarmee gaat, als het tenministe een overheidsinstelling betreft, de Rijksarchiefdienst praten over het belang van de erfgenaam bij een bepaalde situatie. Welke gegevens zijn voor overbrugging van plaats-tijd aangewezen? Indien beide partijen zich bewust zijn van het hoogst speculatieve van die aanwijzing, en in de veronderstelling dat een erfgenaam toch vooral in het verloop van bedrijfsvoering geïnteresseerd zal zijn, zijn praktische afspraken snel mogelijk. Dan komt er een moment waarop de gegevens aan de Rijksarchiefdienst overgedragen worden. In een onduidelijke situatie gebeurt dat op de uiterste termijn. Een onmiddellijke termijn verdient eens overweging wanneer het belang van de erfgenaam altijd duidelijk ligt. De Rijksarchiefdienst krijgt dan meteen een copie of zelfs het origineel. De organisatie in kwestie werkt in het laatste geval verder met de copie(ën). Waarom niet? Het grote voordeel van onmiddellijke overdracht is dat de organisatie voor de interne opslag op langere termijn helemaal geen rekening met de ander als erfgenaam behoeft te houden.

De verzamelingen gegevens die apart en uitsluitend bewaard worden namens en voor de ander als erfgenaam kan de naam archief behouden. Maar ook nadrukkelijk alleen die verzamelingen. Ik parafraseer wat Lévi-Strauss op pagina 86 van Totemisme zegt: De archivistische illusie is vooral het gevolg van een vertekening in het semantische veld met betrekkingen van dezelfde klasse. Dus, en dit zeg ik weer helemaal zelf, onder de noemer archief is één exemplaar, i.e. de ene betrekking tussen erfgenaam (zelf) en organisatie (ander), verward geraakt met de gehele klasse. "[(p 98) ... Archivisme] is geen verschijnsel sui generis, maar een specifiek exemplaar in een algemener veld van betrekkingen [...]"

In zijn boek Het Wilde Denken zegt Lévi-Strauss iets over churinga van het australische Aranda-volk. Dat zijn voorwerpen van steen of hout en bedoeld "als de stoffelijke tegenwoordigheid van het verleden." Die voorwerpen vertonen "een verrassende analogie met de archiefstukken die wij in koffers wegstoppen of aan de geheime la van notarissen toevertrouwen en die wij van tijd tot tijd inkijken met de behoedzaamheid, die men gewijde zaken verschuldigd is, om ze zonodig bij te werken of in nog fraaiere mappen te stoppen. En bij zulke gelegenheden citeren we ook graag de grote mythen die weer in herinnering geroepen worden als we de gescheurde en vergeelde bladen zien: de handel en wandel van onze voorouders, de geschiedenis van onze woningen sinds ze werden gebouwd of voor het eerst in andere handen overgingen." Lévi-Strauss blijkt de verruiming van het perspectief zoals het project archiefbeheer bepleit reeds voorzien te hebben: "Tenslotte wordt een dokument niet enkel gewijd door het feit dat het een indrukwekkend stempel draagt bijvoorbeeld van het Staatsarchief: het draagt het stempel omdat tevoren erkend is dat het heilig is, en ook zonder stempel zou het heilig blijven." Die keuze is inderdaad vitaal inclusief het moment waarop die gemaakt is danwel nog gemaakt kan worden. De hele tekst op de pagina's 276 tot en met 281 van Het Wilde Denken is belangwekkend. Ik zie, kortweg, de behoefte aan churinga in termen van de betrekking tussen erfgenaam (zelf) en vóór-ouder (ander). Wat ingewikkeld gezegd "houdt [zegt Lévi-Strauss] hun sakrale karakter [i.e. van churinga als archiefstukken] verband met de diachronische betekenisfunctie die alleen zij kunnen garanderen, in een systeem dat, aangezien het klassifikatorisch is, zich volledig heeft ontvouwd binnen een synchronie die zelfs de duur weet te assimileren." Wie dit begrijpt moet zo maar eens naar onze eigen samenleving kijken. "De kracht van archiefstukken is dat ze ons in aanraking brengen met de zuivere historiciteit."

Voorzover ik weet is de Rijksarchiefdienst duidelijk over de regels die hij als vertegenwoordiger van de erfgenaam als vragende partij wenst. En ook hier is het weer noodzakelijk verwarring te vermijden door deze instelling tegelijk een andere rol te laten spelen danwel vertegenwoordigen. Alles is ermee gediend wanneer de Rijksarchiefdienst zich helemaal op de erfgenaam concentreert. Wat zijn de regels dan in zijn betrekkingen met overheidsinstellingen? En ik bedoel ze wederom als voorbeeld. Zij komen neer op a. het recht van entree in een overheidsinstelling b. de mogelijkheid om aanbevelingen namens de erfgenaam te doen en c. een beroep op arbitrage enz. indien die aanbevelingen voor informatievoorziening ten onrechte niet opgevolgd zijn. Concrete afspraken kunnen slechts per situatie in overleg gemaakt worden.

 

 

belang-stèlling

Ik ben wat langer bij de Rijksarchiefdienst in het bijzonder blijven stilstaan. Want daar behoudt het begrip archief betekenis. Van illusie naar realiteit. Wat algemener zeg ik nog iets over de rol die ik belang-stèllende burger genoemd heb. Die ontleding van het woord belangstelling is veelbetekenend. De burger, wie dan ook, stèlt een belang. Hij/zij doet een aanspraak. Dat kan een aanbod zijn. En daarachter gaat meer schuil dan zoiets als de verantwoordelijke samenleving of een vergelijkbare slogan. Want als vertegenwoordiger van de burger(s) mandateert de volksvertegenwoordiging een overheidsinstelling tot handelen. Dat is wederom delegatie, maar nu van buiten. Ik zie een ànder soort gegevensverzameling. Daarvoor kunnen specifieke afspraken/regels nodig zijn.

Bekender is de burger als vragende partij. Een grof onderscheid naar soorten informatievoorziening in het kader van deze betrekking is tussen voorlichting en verantwoording. Externe voorlichting en externe verantwoording, wel te verstaan. Ik ben geneigd langs dit onderscheid het overeenkomstige element in de overzichtsmatrix verder te splitsen. Regels kunnen dus evenzo genuanceerd gelden.

De rol van belang-stèllende burger onderstreept nogeens het willekeurige karakter van de indeling in rollen. Het enige criterium voor haar waarde is of zij inzicht helpt te verkrijgen. Ik heb hier allerminst het laatste woord over betrekkingen, informatievoorziening en regels gezegd. Dat is er überhaupt niet, vind ik. En omgekeerd is een structuuranalyse eigenlijk nooit fout. Zij kan per definitie altijd ànders, gelet op de ruimte in de methode die subjectieve keuzes van de analist/ontwerper vraagt. In plaats van het laatste woord te pretenderen hoop ik dat denken, discussie en handelen v.w.b. informatievoorziening eindelijk eens een integer niveau bereikt. Dat verdient een menselijke betrekking tussen zelf en ander. Automatisering is hoogstens hulpmiddel. Ziedaar mijn engagement.

 

 

van wereld tot wereld

De betrekkingenmatrix bevat één element in het bijzonder waaromheen ik een vrolijk-wetenschappelijke verleiding onweerstaanbaar vind. Dat is de betrekking tussen wereld (zelf) en wereld (ander). Die biedt een filosofische meevaller. Want die betrekking heft de klasse op waaruit hij voortgekomen is. Dáár zijn zelf en ander identiek, te weten de wereld. Er is geen betrekking meer aanwijsbaar in de betekenis die overige betrekkingen kunnen dragen. Dat element is, om hetzelfde onvoorstelbare te noemen, het zwarte gat waarin classificatie verdwijnt. Oorzaak, gevolg. En informatie. Wèg ook met opslag. Vooral, als ik dat woord gebruiken mag, geen rede. Geen regels. Alles en tegelijk niets. Uit-zèggen is zelfs ondènkbaar.

Vele denkers hebben toch iets proberen te zeggen. Bijvoorbeeld over zijn en tijd. Of over zijn en zijnde. Over zijn en niets. Met of zonder hoofdletters. Filosofische onderzoekingen. Maar uit-zèggen vraagt altijd een betrekking. Wat is bijvoorbeeld die tussen zelf en ander méér dan een classificatie? In dat zwarte gat(?) rust de verzoening van het absolute weten. Daar helpt geen dialectische salto, of wat danook. We zien die onmogelijheid pas als we bijvoorbeeld een plank met een spijker in een wolk willen vasttimmeren.

Maar de onzegbaarheid van de betrekking tussen de wereld en de wereld is niet het einde van filosofie, hoogstens van metafysica. Hoewel ik dit laatste ook betwijfel vanwege onze fascinatie met, vergeef me wederom, een betrekkingsloze betrekking. Dat is de toekomst van een illusie. Evenmin staan we pas aan het begin van filosofie. Wel beschouwd hebben we nooit anders gedaan dan door betrekkingen geconditioneerde integriteit aanwijzen: postmoderne integriteit. Ná het moderne als illusie, steeds weer. Archivering van het illusionisme. Filosofie is het kunstzinnige proces van uit-leg van betrekkingen. Dit opstel probeert aan dat onuitputtelijke spel mee te doen. Dit spel gaat door, altijd, omdat buiten het zwarte gat onvolledigheid heerst. We zijn gevangen in betrekkingen, tenminste zolang we er iets over willen zeggen. Dat hoort erbij. En zodra we iets zeggen toont het spel vaak nieuwe betrekkingen. Dikwijls is het reïficatie, de mode van de dag, die voor de illusie zorgt.

Juist vanuit de betrekking wereld/wereld is een aardige voortzetting mogelijk. Zelf, die de rol van wereld houdt en de ander bijvoorbeeld als ondergeschikte ziet, die zelf sticht een kerk. In de omgekeerde betrekking is hij of zij religieus. Jesus was noch kerkvader noch religieus; hij is een van vele metaforen voor de betrekkingsloze wereld. Er zijn geen ketters en anarchisten. Dat is weer een etiket dat iemand opgeplakt krijgt als hij/zich niet aan de eenzijdig voorgeschreven rol houdt. Wat er vervolgens gebeurt is een kwestie van machtsverhoudingen. De matrix kan een relation grid of betrekkingen-vierkant worden. Registered trade mark. Zomaar een idee voor management-goeroes en hun work-shops. Ook iets voor tekstschrijvers. Een willekeurige verzameling elementen, zich ontwikkelend van harmonieus naar dissonant en weer terug enzovoort, is al een scenario. Een rol erbij en er zijn weer talloze mogelijkheden. Betrekkingen als toespelingen. Hegelians Wake.

Lévi-Strauss is een overgangsfiguur. Hij zocht zijn integriteit niet in een tegenwoordige configuratie van betrekkingen in zijn eigen samenleving. Zijn verlangen was romantisch en zelfs re-actionair; hij wilde terùg naar verloren evenwicht tussen natuur en cultuur, terùg naar culturele diversiteit. Vooral is hij overgangsfiguur omdat hij zich presenteerde als positivistisch wetenschapper. Dat was hij niet zo volledig als hij wilde doen geloven. Zijn werk laat duidelijk zien hoe hij zèlf het spel meespeelde. De briljante bricoleur. Hij durfde echter niet altijd openlijk voor het subjectieve van zijn deconstructies èn tegelijk structuren/constructies uit te komen. Dit blijkt uit zijn opmerking over integratie van methode en werkelijkheid (Totemisme, p 164). Ik zou zeggen proces en werkelijheid.

Wat later was er inderdaad poststructuralisme. Of laten we die synthese recursivisme oid noemen nu we voorlopig weer even menen te weten wat we (niet) kunnen zeggen. We hebben er minder moeite mee dat het antwoord reeds in de vraag besloten ligt èn dat wat voor een antwoord door kan gaan achteraf zijn vraag oproept. Die ontkenning maakt het structuralisme weleens onverteerbaar. Het lijkt een truc die achterstevoren uitgevoerd evenzo onzichtbaar werkt. Lévi-Strauss was een meester in de keuze van ingrediënten en hun bereiding tot maaltijd. Zijn methode is evenwel geen recept. Zijn onderzoek is niet reproduceerbaar; dat is een artistieke prestatie. Structuralisme inclusief claim van objectiviteit is wederom een illusie. Structuralisme à la Lévi-Strauss, dus niet wat hij eróver zegt maar wàt hij zegt, is nooit verleden tijd als bron van inspiratie. Exponentiële verruiming van het aandachtsveld stimuleert verbeelding. En iedereen is overgangsfiguur.

Postmoderne integriteit ziet een apart verschijnsel als illusie. Dat verschijnsel lost op door assimilatie in een klasse van betrekkingen. De recursie bestaat door het besef dat betrekkingen en samenstellende delen elkaar bepalen: dialectiek. De integere ontwerper kiest beide, durft dat ook steeds weer opnieuw te doen, met marges die ontwikkeling naar de toekomstige betrekkingen toestaan. Dat heet flexibiliteit. Iedereen is ontwerper, maar niet iedereen is een integere.

 

 

stellingen

1. Iedere stelling is een illusie.

2. Lévi-Strauss bereikte rust door zijn vermomming als objectief wetenschapper. Tegelijkertijd verwierf hij roem door zijn existentiële uitspraken.

3. Het loont een structuuranalyse achterstevoren te bestuderen.

4. Er zijn talloze verschijnselen waaromheen verruiming van aandachtsveld tot gewijzigd inzicht kan leiden.

5. Archivisme is slechts een voorbeeld van een illusie.8

6. Gewijzigd inzicht leidt in vrijheid tot gewijzigd gedrag.

7. Vrijheid is een ànder voorbeeld van een illusie.

8. De partij die een betrekking eenzijdig domineert ervaart vrij inzicht bij de andere partij als bedreigend. Dit inzicht is inderdaad een reële dreiging voor de overheerste betrekking als status quo.

9. Een stationaire betrekking die ten onrechte eenzijdig bepaald is is precies wat postmoderne integriteit niet kan verduren.

10. De integere ontwerper is altijd overgangsfiguur.

 

 

implementatie

Het meest opvallende aan het project archiefbeheer is binnen de huidige overheidscultuur wellicht dat zijn opdrachtgever ruimte geboden heeft. De projectgroep mocht ernstig nadenken. Althans, haar leden mochten dat. Het besef groeide dat verbeteringen een langdurig veranderingsproces vergen. Dat overstijgt de duur van het project. En de veranderingstaktiek is geen gratuite aanbeveling om oude regels strikter toe te passen. Romantisch, re-actionair wil het project archiefbeheer beslist niet zijn. Er moet met een illusie afgerekend worden. Ik heb hier met een (post)structuuranalyse laten zien dat er aandacht bestaat voor betrekkingen van hier en nu. En voor toekomstige. Dat is vóóruit naar pluriformiteit. Wat regels kunnen zijn ondergaat radicale verandering. En ik gaf reeds aan dat inspanningen niet in analyse mogen blijven steken. Engagement is begrijpelijk als klasse van betrekkingen tussen bijvoorbeeld modaliteiten van enerzijds denken, anderzijds doen. Er moeten daadwerkelijke verbeteringen komen. Hoe? Dat heet meestal implementatie. Maar dat is alweer niet iets aparts. De veranderingstaktiek moet van meet af aan meespelen in het denken over en bespreken van beoogde resultaten. Voor de illusie van het archivisme geldt zelfs heel sterk dat proces èn resultaat hetzelfde zijn. Wie begrijpt kan ermee werken. De ongedurigheid van betrekkingen heeft dan geen verlammende uitwerking. Die versnippering is ogenschijnlijk. Leven we niet in een pluriforme, dynamische samenleving? Ergens en altijd past een begin. Er is veel voorlichting en vooral praktijk nodig voordat iedereen zijn/haar rol opvat als iemand die een begin kan maken. Als het project als katalysator voltooid is moeten de veranderingen eigenlijk nog beginnen. In dit opstel heb ik geprobeerd uit te leggen waar de kritieke omslag ligt.

 

 

noten

1. De Minister van Binnenlandse Zaken is zgn eerstverantwoordelijk voor oa documentaire overheidsinformatievoorziening. De dagelijkse leiding van het project archiefbeheer had P.M.H. Waters, medewerker van het ministerie.

2. De projectgroep rapporteerde haar opvattingen met 'Omslag in Opslag: een visie op veranderingen in het archiefbeheer bij de rijksdienst.' Een stuurgroep nam dit rapport in mei 1990 over.

3. Zie C. Lévi-Strauss, Het Wilde Denken (Meulenhoff, vierde druk, 1990, vertaald door J.F. Vogelaar en H. ten Brummelhuis, p. 28 e.v.). De oorspronkelijke franse editie van La Pensée Sauvage verscheen in 1962.

4. Ik beschikte over de engelstalige versie: Claude Lévi-Strauss, Totemism (Penguin, 1969, vertaald door R. Needham). Mijn verwijzingen naar pagina's geven een vertekend beeld van de lengte van de oorspronkelijke tekst. Dit komt omdat aan de engelse vertaling een inleiding van ruim vijftig pagina's door R.C. Poole voorafgaat. De oorspronkelijke franse editie verscheen in 1962. De vertalingen van citaten uit het engels naar het nederlands zijn van mijn hand. Voor wie zich zorgen maakt over de relatie met de oorspronkelijke tekst in het frans moge dienen wat Lévi-Strauss in Het Wilde Denken schrijft (p. 281): "[Het] is niet het wezenlijke, dat het bed van Van Gogh gegarandeerd hetzelfde is als het bed waarin hij geslapen heeft: alles waar de bezoeker om vraagt, is dat men hem het bed van Van Gogh kan laten zien." Ik wijs er verder op dat dit citaat reeds vertaald(?) in Het Wilde Denken staat.
Het aantal citaten uit Totemisme heb ik hier noodgedwongen beperkt gehouden in verhouding tot wat ik allemaal relevant voor archivisme vond. Daarom raad ik lezing van dat boek, al dan niet als een transformatie, uitdrukkelijk aan.

5. D. Pace schreef een kritische biografie: Claude Lévi-Strauss (Rouledge & Kegan Paul, 1983).

6. Afbeelding is ook mogelijk door toepassing van analytische meetkunde. De matrix van mogelijke specifieke betrekkingen (B) is dan het resultaat van de vermenigvuldiging van de vectoren zelf (z) en ander (a): z.a=B.

7. Ik ga hier niet in op de afkeer van het existentialisme die Lévi-Strauss beleed. Uit zijn werk krijg ik nochthans de indruk van intens engagement. Is hij dan zèlf niet ook existentialist?

8. Mijn boek Aspecten en Fasen (Information Dynamics, verschijnt in 1991) draagt de ondertitel aantekeningen over relationeel boekhouden, organisatorische informatievoorziening, verandering enzovoort en omgekeerd. Het kan oa opgevat worden als een uitgebreid, zij het wat minder uitgesproken, weefsel van (post)structuuranalyses, maar dan met boekhouden en financiële informatievoorziening als vertrekpunt.

 

 

© 1990, webeditie 2002.
Passages uit dit opstel heb ik in diverse andere teksten overgenomen, oa in: Informatiekundige ontwerpleer (Ten Hagen Stam, 1999) en Semiosis & Sign Exchange (Information Dynamics, 2002).