Pieter Wisse
Vooral indien de prijsstelling voor uitbestede informatieverwerking bijzonder hoog zou uitvallen, zijn gedegen afweging en daaropvolgende besluitvorming noodzakelijk. Daarvoor moet ook de inkopende partij allereerst inzicht in de zgn. kostenstructuur van de uitbestede informatieverwerking verkrijgen. Want de prijsstelling moet zich redelijk verhouden tot die kostenstructuur.
In dit opstel probeer ik een eenvoudig begrippenkader voor de kostenstructuur en zodoende voor beoordeling van prijsstelling van (uitbestede) informatieverwerking te schetsen. Dit begrippenkader blijft overigens algemeen, maar dat lijkt me genoeg om het belang te illustreren.
De informatieverwerking waarvan hier dus de kòsten aan de orde zijn, geschiedt door toepassing van automatiseringshulpmiddelen. Een grove indeling in dergelijke hulpmiddelen maakt onderscheid naar programmatuur en apparatuur. Op basis daarvan zijn verdere indelingen mogelijk.
Wat programmatuur betreft telt een indeling bijvoorbeeld toepassingsprogrammatuur, programmatuur voor informatiebeheer en -communicatie alsmede besturingsprogrammatuur. De apparatuur kan worden ingedeeld naar centrale verwerkingseenheid (waar de informatie daadwerkelijk wordt ge'mani'puleerd), opslagmiddelen zoals schijfeenheden, beeldschermstations, printers en dergelijke.
Alle componenten van programmatuur en apparatuur vertonen karakteristieke kosten. Een dienstverlenende organisatie bouwt haar prijsstelling als regel op uit de samenstellende kosten. Maar omdat een informatieverwerkend systeem (automatiseringshulpmiddelen) bestaat uit vele componenten met complexe onderlinge relaties, wordt de prijsstelling doorgaans op sterk vereenvoudigde wijze van de kostenstructuur afgeleid. Ofwel, er geldt een sterk vereenvoudigde kostenstructuur voor de prijsstelling. De dienstverlener onthoudt zich van het gedetailleerd volgen van de kosten van alle afzonderlijke componenten (want dat is praktisch toch onmogelijk) waarna al die afzonderlijke kosten worden opgeteld. Daarentegen tellen slechts enkele kengetallen als representatief voor het beslag op de automatiseringshulpmiddelen.
Ieder kengetal komt bij voorkeur overeen met een tamelijk eenvoudig te meten eenheid van gebruik/dienstverlening. De kosten van de dienstverlening per kengetal worden dan berekend door het gemeten aantal gebruikseenheden te vermenigvuldigen met de veronderstelde eenheidsprijs voor dat kengetal. De totale kosten van de dienstverlening resulteren simpel door optelling van de bedragen per kengetal. Die optelling levert een prijs op die aan de klant/opdrachtgever in rekening gebracht krijgt. De onuitgesproken veronderstelling luidt dat alle samenstellende componenten opgenomen zijn in het (veel geringere) aantal kengetallen.
Kengetallen weerspiegelen bijvoorbeeld een computertransactie en/of een hoeveelheid opgeslagen informatie. Voor een algemeen begrippenkader is zo'n keuze trouwens nog niet zo belangrijk. Het inzicht volgt ook uit een eenvoudig voorbeeld.
Hier wordt een enkel kengetal genomen, te weten een zgn. computertransactie. Daarbij wijs ik direct op een mogelijk misverstand. Dit kengetal heet (hier) met opzet een computertransactie, en dat is heel iets anders dan bijvoorbeeld een financiële transactie. Zo is een computertransactie bijvoorbeeld begrensd door vraag, respectievelijk antwoord op een beeldschermstation. Nogmaals, de eenheidsprijs behorend bij het kengetal computertransactie is gebaseerd op schattingen van het gebruik van de afzonderlijke componenten. Die schattingen corresponderen met bepaalde verhoudingen tussen het beslag op diverse componenten.
Het is best begrijpelijk dat een druk bezet computercentrum van een dienstverlenende organisatie dergelijke schattingen niet voor ieder informatiesysteem apart maakt. De eenheidsprijs vormt dan een gemiddelde over verschillende (soorten) informatiesystemen heen. Maar het is de vraag of zo'n gemiddelde wel redelijk is voor de exploitatie van grote, interactieve informatiesystemen. In geval van twijfel is het altijd redelijk inzicht te vragen in het specifieke patroon van gebruik van componenten. De opzet van een bepaald informatiesysteem kan immers leiden tot een patroon (lees ook: verhoudingen tussen het beslag op diverse componenten) dat sterk afwijkt van een tot dusver gehanteerd algemeen gemiddelde. Wanneer het beslag van 'dure' naar 'goedkope' componenten verschuift terwijl daarbij de tijdsduur van het beslag ook nog eens afneemt, daalt vanzelfsprekend de eenheidsprijs van het overkoepelende kengetal. Het omgekeerde geval kan zich overigens ook voordoen; dan stijgt de eenheidsprijs.
Een paar centen verschil per computertransactie lijkt uitsluitend gelet op de eenheidsprijs misschien niet interessant. Maar vele miljoenen computertransacties vermenigvuldigd met bijvoorbeeld een dubbeltje verschil per transactie betekent per saldo een bedrag dat ook in de miljoenen guldens loopt. Dus indien het vermoeden bestaat dat het om zulke verschillen kan gaan, is nader onderzoek de moeite waard. Het 'dure' tarief van seriegewijze computertransacties vermenigvuldigd met het veel hogere aantal interactieve computertransacties geeft immers een volslagen vertekend beeld van de kosten en leidt tot een onredelijke prijs van dedienstverlening.
De eenheidsprijs voor een kengetal heeft voor de prijsstelling van de dienstverlening nog een andere betekenis. In de eerste plaats zijn zgn. directe kosten in de eenheidsprijs opgenomen. Daarvoor is hierboven een algemeen begrippenkader geschetst. Met andere woorden, directe kosten zijn gedefinieerd als som van de afzonderlijke kosten van de componenten die direct voor de informatieverwerking worden gebruikt. Maar in de tweede plaats kent een computercentrum (lees ook: een dienstverlener in het algemeen) indirecte kosten. Dat is hierboven bedoeld met de andere betekenis van de eenheidsprijs. De portier moet worden betaald en de koffie. De maatregelen tegen (verdere verspreiding van) brand kosten ook geld. Enzovoort. De indirecte kosten zijn dikwijls in de vorm van een opslag verwerkt in de eenheidsprijs. Dat gaat in hoofdlijnen als volgt. De dienstverlener raamt de kosten van bedoelde overhead voor bijvoorbeeld een jaar. Daarnaast stelt hij voor een overeenkomstige periode een raming op voor de aantallen gebruikseenheden. In het eenvoudige voorbeeld in dit opstel bestaat er dus een schating van het aantal computertransacties. De geraamde overhead (indirecte kosten) gedeeld door de schatting van het aantal computertransacties levert een opslag op die de dienstverlener bij de directe eenheidsprijs optelt.
Het is belangrijk in te zien dat (ook) de indirecte kosten op verwachtingen zijn gebaseerd. Zijn die verwachtingen wel redelijk? Een (vooralsnog absoluut) fictief rekenvoorbeeld verschaft wellicht meer begrip. Stel, de indirecte kosten voor 1988 zijn geraamd op een bedrag van 2 mln gulden. En het aantal computertransacties bedraagt naar verwachting 10 mln . De opslag per computertransactie moet dus op twintig cent zijn. Dat wil zeggen, de directe kosten (waaraan reeds verwachtingen over beslag op componenten aan ten grondslag liggen) worden in dit rekenvoorbeeld met twintig cent verhoogd tot de totale eenheidsprijs. Die eenheidsprijs vormt op zijn beurt de basis voor de fakturering aan de klant.
De opzet van interactieve informatiesystemen resulteert evenwel in grote aantallen computertransacties. De klant betaalt veel te veel wanneer die aantallen niet gewogen zijn in de verwachtingen waarop de opslag aan indirecte kosten gebaseerd is. Het is mijn overtuiging dat nieuwe (interactieve) informatiesystemen geen marginale vermeerdering van het aantal computertransacties veroorzaken, maar een significante. Daarbij gaat het misschien zelfs om vermeerderingen die factoren als gehele getallen bedragen, bijvoorbeeld twee maal zoveel of zelfs meer. Stel dat als gevolg van zulke nieuwe informatiesystemen het aantal computertransacties per jaar verdubbelt. Dan is de hoogte van de opslag en daarmee de huidige eenheidsprijs geheel onrealistisch geworden. De indirecte kosten zijn immers al gedekt na 10 mln computertransacties. De verdubbeling tot 20 mln (en dat zou nog weleens een te kleine factor kunnen blijken te zijn) geeft echter extra inkomsten van 2 mln gulden waarvoor geen wèrkelijke (indirecte) kosten gemaakt zijn. Dat betaalt de klant inderdaad domweg teveel. Dat is onredelijk.
Voor een beoordeling van de kostenstructuur en de redelijkheid van de prijsstelling van de dienstverlening voor uitbestede informatieverwerking worden, samenvattend, in dit opstel twee belangrijke invalshoeken gepresenteerd:
1. Zijn de aannames voor het beslag op componenten van automatiseringshulpmiddelen in overeenstemming met het karakter van de computertransacties die via het informatiesysteem in kwestie worden verwerkt? Nota bene, computertransacies via een interactief informatiesysteem zijn minder omvattend dan 'traditionele' computertransacties (die in seriegewijze informatieverwerking tussen vraag met bijbehorend antwoord meer beslag op componenten kennen, en in verhouding ook nog meer op dure componenten). De invloed op de directe kosten per computertransactie (lees algemeen: per kengetal) zou weleens aanzienlijk kunnen zijn.
2. Zijn de ramingen voor de aantallen computertransacties (lees weer algemeen: voor de aantallen gebruikseenheden per kengetal) waarvan de opslag ter bestrijding van indirecte kosten afgeleid is, (nog) wel realistisch? Ook over deze invalshoek heb ik een sterk vermoeden dat die ramingen aanmerkelijk hoger moeten uitvallen, met overeenkomstige verlaging van de opslag per gebruikseenheid als resultaat. Interactieve informatiesystemen veroorzaken een kwantitatieve 'sprong' in hetaantal computertransacties. Die sprong moet vertaald zijn in (overeenkomstig lagere) indirecte kosten per computertransactie.
De huidige veronderstellingen leiden m.i. tot veel te hoge prijzen voor uitbesteding van informatieverwerking. Op wat langere termijn is dat overigens ook nadelig voor de opdrachtnemers. De klanten zullen te hoge prijzen niet blijven betalen. Voor het behoud van klanten zullen (ook) dienstverleners van informatieverwerking hun prijzen op een redelijk niveau moeten vaststellen. Zijn de leiding en medewerkers dienstverlenende organisaties zich bewust van de noodzaak hun veronderstellingen over kostenstructuur en prijsstelling te herzien? Of zijn mijn sterke vermoedens en indrukken niet juist? Hier wijs ik er nogmaals op dat de computertransactie als voorbeeld is genomen. In de praktijk zal de dienstverlener wellicht met meer en andere kengetallen werken. Het algemene begrippenkader voor een beoordeling van de kostenstructuur en prijsstelling van uitbestede informatieverwerking blijft volgens mij echter geldig. Mijn verwachting luidt dat realistische beoordeling van de kostenstructuur tot aanmerkelijk lagere contractprijs en dus exploitatiekosten van uitbestede informatieverwerking leiden. Als referentiekader voor de redelijkheid van kostenstructuur en daarvan afgeleide prijsstelling kan o.a. het alternatief van informatieverwerking in eigen beheer gelden. Want de kosten van uitbesteding moeten in redelijke verhouding staan tot eventuele eigen investeringskosten aangevuld met kosten van exploitatie in eigen beheer. Zo'n vergelijkende kostenopstelling behoort in het kader van een adequate beoordeling eveneens gemaakt te worden. Daarnaast zijn concurrerende offertes voor uitbesteding van informatieverwerking vaak verhelderend.
© 1988, webeditie 2002.