Bezuinigen voor gevorderden via relationeel boekhouden voor beginners

Pieter Wisse

Meer dan één miljard gulden. Zoveel is er in enkele jaren aan het zgn. comptabel bestel alleen al voor en door de rijksoverheid besteed. En nòg meer uitgaven dreigen. Allemaal bestemd voor verbeteringen, maar ik denk dat het vooral weggegooid geld is. Met intelligente samenhang zijn èchte verbeteringen voor een fractie haalbaar. Is dit een serieuze tip voor bezuinigingen in de orde van grootte van miljarden?

 

 

methode en stelsel

Financieel beheer is vaak vergroeid tot noodlottige rem. Die frustratie van verloop van organisatorische processen wil ik niet eens proberen te becijferen. Ik kijk hier naar inrichting van financieel beheer. Dat is interessant genoeg. Financieel beheer kan goedkoper èn beter. Dat kan de winst van relationeel boekhouden en van een pluralistisch begrotingsstelsel zijn.

Een nieuwe methode voor boekhouden, dus. Er was dubbel boekhouden voor bedrijfsleven, de kameraalstijl voor overheid. Nu is er relationeel boekhouden voor allebei. En daarvan afgeleid propageer ik een voorstel voor, zeg maar, een nieuwe en pluralistische Comptabiliteitswet die vergaande integratie van financieel beheer in organisatorische processen toestaat. Maar klopt het? Iemand die niets van boekhouden en/of comptabel bestel weet kan ik persoonlijk hoofdlijnen van methode en begrotingsstelsel in drie minuten uitleggen. Anders is het moeilijker. Dit is een korte schriftelijke poging.

 

 

één-dimensionale toepassing

In termen van administratieve organisatie is een proces meestal uit strikt achtereenvolgende fasen gedacht. Dat klopt niet! Neem een proces dat financiële transacties kent van bijvoorbeeld budgettering tot en met betalingen. Ik beweer dat zo'n onwrikbare volgorde vaker schijn dan werkelijkheid is. Daarom veronderstelt relationeel boekhouden voor iedere fase een apàrt register. Dit bevestigt dat fasen en transacties onder die noemers onafhankelijker van elkaar kunnen zijn.

In elk register zijn boekhoudkundige rekeningen aanwezig. En daarop verschijnen aantekeningen over het financiële aspect van transacties die tot de onderhavige fase gerekend zijn.

Er heerst scheiding van registratie en rapportage. De aangetekende informatie uit verschillende registers, ik noem ze ook faseboeken, worden pas naar specifieke behoefte tot een passende rapportage gebundeld. Dat heet postcoördinatie. Zo'n selectie is mogelijk omdat rekeningen relevante verwijzingen naar elkaar kennen.

In de figuren hier zijn afzonderlijke rekeningen niet zichtbaar, slechts registers ofwel faseboeken. De lijn die twee registers verbindt is een abstractie van de eventuele relaties tussen rekeningen. Vanwege die relaties: relationeel boekhouden.

De registers staan weliswaar in een bepaalde volgorde, maar die geldt niet noodzakelijkerwijs voor individuele transacties. Dankzij relaties laat het wèrkelijke procesverloop zich altijd rapporteren (mits aantekeningen gemaakt zijn, uiteraard).

Met registers achter elkaar, dat wil zeggen langs één dimensie, maakt relationeel boekhouden nog een triviale indruk. Er is echter reeds veel flexibiliteit gewonnen. Want expliciete relaties zijn betrekkelijk eenvoudig te vestigen, maar eveneens te verbreken. In een één-dimensionaal maar veranderlijk proces biedt relationeel boekhouden daarom reeds voordelen.

 

 

meer dimensies en rijksoverheid

Bij meer dan één dimensie zijn voordelen evident. De financiële aantekening over een zekere transactie blijft tot één register beperkt. Relaties langs relevante dimensies waarborgen altijd rapportage. Aldus kan simpel een boekhouding gemodelleerd worden, bijvoorbeeld conform de zgn. vierde wijziging van de Comptabiliteitswet. In termen van relationeel boekhouden zijn er twee dimensies. De ene volgt kasjaren, de andere verplichtingenjaren. Daarbij gelden kasbegrotingen (K) als ramingen naar kasjaren van verplichtingenbegrotingen (B). Dit bepaalt de soort relatie tussen rekeningen uit de twee bijbehorende registers: versleutelingsrelaties. Tussen rekeningen voor verplichtingenbegrotingen (B) en verplichtingen-als-zodanig (V) bestaan wederom uitputtingsrelaties. (Dat was de enige soort in het één-dimensionale proces/model.) Zo gaat het verder met versleutelingsrelaties tussen verplichtingen-als-zodanig (V) en kasramingen daarvan (R). Uiteraard zijn er dan uitputtingsrelaties tussen kasbegrotingen (K) en kasramingen van de verplichtingen (R). Tenslotte komen er betalingen (X). Die putten zowel het absolute bedrag van een verplichting (V), als de daarvan voor een bepaald kasjaar afgeleide portie (R) uit.

/p>

 

 

pluralisme

Ik vind aan de vierde wijziging als dualisme voor bepaalde processen nog allerlei bezwaren kleven. Ik stel pluralisme als begrotingsstelsel voor. Laat ik mij tot de (nederlandse) rijksoverheid beperken.

Ik zie dat wat ik als dimensies herken meestal overeenkomt met een hiërarchie van prioriteiten. De toewijzing van een begroting moet dan gepaard gaan aan erkenning van een hóógste dimensie. In het organisatorische proces in kwestie zijn andere voorkomende dimensies daaraan in beginsel ondergeschikt. Dus geldt per definitie vrijstelling om afgeleide begrotingen enzovoort langs die lagere dimensies, i.e. resultaten van versleuteling en verder procesverloop, tussen periodes te verschuiven. Zolang de begroting volgens de hoogste dimensie onaangetast blijft is geen politieke, of in het algemeen geen externe, besluitvorming nodig.

De zgn. vierde wijziging van de Comptabiliteitswet 1976 komt erop neer dat nooit meer dan de dimensie van verplichtingenjaar de hoogste kan zijn. En dit doet de realiteit van vele processen tekort. Pluralisme biedt een kader voor bijvoorbeeld ook een kapitaaldienst voor aangewezen processen. Zolang dimensies, registers e.d. voor de gehele organisatie gestandaardiseerd blijven passen aantekeningen over financiële transacties uit processen met uiteenlopende hoogste dimensies toch allemaal in eenzelfde (deel)boekhouding.

 

 

blokkendoos

Bovenstaande figuren zijn wezenlijk niets dan voorbeelden. Dimensies en relaties kunnen naar situatie en proces gekozen worden. Inrichting van financieel beheer met relationeel boekhouden is als spelen met een blokkendoos. Het gaat om de combinatie van bouwstenen (registers met rekeningen) en hun verbindingen (relaties, vooral tussen rekeningen). De optimale combinatie is vaak onvermoed eenvoudig. En met gestandaardiseerde bouwstenen blijven verwante aspecten eenvoudig.

In volgehouden eenvoud liggen de mogelijkheden voor spectaculaire bezuinigingen. Neem automatisering. Relationeel boekhouden veronderstelt een gestandaardiseerde vòrm voor àlle aantekeningen over financiële transacties. Dus zijn registers, rekeningen, hun relaties e.d. ook overal gelijkvormig. Dit is allemaal vertaalbaar naar vergaand modulaire, compacte computerprogrammatuur.

 

 

doorsnee onderneming

Boekhoudkundige methode en begrotingsstelsel kunnen ook voor bedrijfsleven voordelen bieden. Een gemodelleerde boekhouding voor een doorsnee onderneming slaat waarschijnlijk die dimensie van verplichtingenjaar helemaal over.

Een tweede dimensie kan nuttig zijn, maar is stellig tijdlozer. Een algemeen budget is meer een grondslag die onaangetast blijft, ook al verloopt realisatie van bijvoorbeeld verplichtingen als transacties trager dan verwacht. Waarom dus geen grondslagdimensie? Of kapitaaldimensie? Als die de dimensie van verplichtingenjaar geheel vervangt geldt voor de opgevoerde onderneming verder dezelfde figuur als voor het dualisme van financieel beheer bij de rijksoverheid. Wat specifieker luiden de betekenissen van registers in een multi-dimensionaal ondernemingsproces mogelijk als volgt. Voor vermogensbestanddelen past register B. Hetzelfde geldt voor algemene afspraken over financiering. Aflossings- en afschrijvingsverplichtingen horen in register V. Samen met verworven en verstrekte opdrachten. Gerealiseerde aflossingen en afschrijvingen uiteraard in register X. De registers K en R langs de kasdimensie kunnen geraamde termijnen bevatten. Aparte registers daarvoor betekenen, natuurlijk weer in het algemeen, dat gewijzigde versleuteling minimale registratie vergt.

 

 

niveaus

Met relationeel boekhouden zijn oneindig veel variaties overzichtelijk denkbaar. Zoals gezegd staat de keuze van registers en dimensies vrij. En eveneens welke relaties tussen (rekeningen in) registers aangebracht worden. En weer verbroken worden. Enzovoort.

Maar varianten zijn er niet slechts in het horizontale vlak van een boekhouding. Dankzij ondubbelzinnige betekenissen van registers zijn zij stapelbaar. Zo ontstaat verticale samenhang. Het financiële samenwerkings- danwel delegatiepatroon van een organisatie wordt eenduidig vertaald naar een verzameling deelboekhoudingen.

Iedere deelboekhouding is opgebouwd uit benodigde registers met daarin de relevante rekeningen. Financiële gegevens van boven naar beneden (delegatie) en omgekeerd (verantwoording) zijn uiteraard slechts tussen (rekeningen in) gelijksoortige registers uitwisselbaar. Kortheidshalve ga ik hier niet verder op een gelaagde boekhouding in. In figuren, daar komt het op neer, zouden de registers simpelweg op de aangewezen organisatorische niveaus verschijnen.

 

 

boek

Over relationeel boekhouden en verwante onderwerpen heb ik o.a. een boek van ca. 600 bladzijden geschreven. De titel luidt Aspecten en Fasen. En de ondertitel: aantekeningen over relationeel boekhouden, organisatorische informatievoorziening, verandering enzovoort en omgekeerd. Deel I van dat boek vertelt de vroege geschiedenis van relationeel boekhouden als synthese van kameraalstijl en bedrijfsadministratie. Vervolgens, in deel II, krijgen enkele begrippen extra toelichting. Deel III bevat voorbeelden. Die heten ònwillekeurig omdat zij praktisch gericht zijn. Op overheidsinstellingen èn ondernemingen. Een apart hoofdstuk is inleiding tot pluralisme als een begrotingsstelsel dat wezenlijker integratie van financieel beheer in omvattende processen toestaat. In deel IV staan uitgebreid onderwerpen vermeld die vooral relevant zijn tijdens een veranderingsproces ter invoering van relationeel boekhouden. Maar de periode van alledaagse toepassing komt eveneens aan de orde. Er zijn verspreid noten met veelal opstelachtige inhoud om noodzakelijke reikwijdte en diepgang te benadrukken.

Hier heb ik slechts een oppervlakkige schets van relationeel boekhouden gegeven. Iemand die de smaak te pakken gekregen heeft kan zijn of haar eigen situatie van financieel beheer vooral spelenderwijs proberen te modelleren met zulke bouwstenen en verbindingen. Modulariteit betekent flexibiliteit. En die past. Daarmee wijs ik slechts op een begin van verbeteringen èn besparingen.

 

 

© januari 1991, webeditie 2002.