Pieter Wisse
Veel van wat ik hier vermeld, staat uitgebreid(er) beschreven in zowel het rapport 'Omslag in Opslag' van mei 1990 en als het gelijknamige boek dat 1 november a.s. bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken (BiZa) verschijnt. Ik kan er met enig gezag uit putten omdat ik die teksten zèlf geschreven heb. Een ander soort gezag, en veel belangrijker, heeft Omslag in Opslag omdat het het (nieuwe) formele beleid op het gebied van archiefbeheer omvat. Gelet op de verruiming van perspectief die dit beleid vertegenwoordigt, is het tevens bevestiging van BiZa-beleid voor informatievoorziening in het algemeen. Zie hiervoor o.a. het Besluit informatievoorziening in de rijksdienst 1990.
Verkokerde informatievoorziening maakt samenhang kapot. Verbijzonderde aspecten zoals een documentair aspect, een personeel of een financieel aspect zijn totaal verkeerde uitgangspunten voor een adequate informatiearchitectuur. Daarentegen moet een proces als geheel uitgangspunt zijn. Dus,
Een proces is (meestal) ruimer dan een organisatie danwel organisatieonderdeel.
De lijnchef is vooral procesverantwoordelijke.
Uitgaande van een bepaalde organisatie zijn er interne en externe betrokkenen. Dwz, er zijn belangen(groepen) binnen en buiten de organisatie.
De
procesverantwoordelijke is, naast zijn verantwoordelijkheid voor interne
bedrijfsvoering, ook aanspreekbaar volgens reële (externe) belangen,
bijvoorbeeld:
- verantwoording in diverse soorten en maten
- in- en voorlichting
- historisch onderzoek.
De procesverantwoordelijke is dus (ook) verantwoordelijk voor afstemming van informatievoorziening op behoeften vanuit heersende, reële belangen.
De verschillende belangen mogen niet met elkaar verward worden; een manier om de aandacht zuiver gericht te houden is via onderscheid tussen logische en fysieke informatieverzamelingen.
Een apart belang geeft aanleiding tot een eigen logische informatieverzameling.
Volgens diverse
criteria wordt een vertaalslag van logische naar één of meer fysieke
informatieverzamelingen gemaakt. Dat levert de feitelijke architectuur op.
Voorbeelden van dergelijke criteria zijn:
- bewaartermijn
- beveiliging
- volume.
Als uitersten zijn er processen met zaken die volgens vast patroon verlopen (type 1: nadruk op zgn. beheer) of daarentegen processen met zaken die allemaal verschillen (type 2: nadruk op zgn. beleid).
Voor (het resultaat) van de vertaalslag en dus voor de informatievoorziening voor een bepaald proces is de procesverantwoordelijke in kwestie verantwoordelijk. Het woord zegt dit al.
De architectuur voor informatievoorziening kan van proces tot proces sterk verschillen. Dit komt doordat verschillende belangen kunnen spelen en doordat vervolgens bijbehorende criteria naar het karakter van dat gehele proces in kwestie gewogen moeten worden.
De 'oude' archiefpraktijk ging eisen (lees ook: criteria) vanuit historisch onderzoek geldig verklaren voor de gehele informatievoorziening. Daardoor zijn andere belangen niet of onvoldoende gediend. Dat werkte dus niet. De 'nieuwe' documentatiepraktijk verklaart eisen (lees opnieuw ook: criteria) van in- en voorlichten algemeen geldig. Om dezelfde redenen kan dat evenmin werken.
Informatievoorziening moet kleinschalig, maar integraal vanuit ieder proces opgebouwd zijn. Daarvoor moeten dan passende gereedschappen beschikbaar zijn. Het gevaar dan desintegratie is effectief bestrijdbaar door standaardisatie van de belangrijkste van die gereedschappen en resultaten ervan zoals het beheer van de fysieke informatieverzamelingen die dus overal verspreid bijgehouden worden (dwz onder de hoede van de diverse procesverantwoordelijken).
© 11 oktober 1991, webeditie 2002.