Beeldplaat als Modieuze Oogklep

architectuur van informatievoorziening, een zaak van belang(en)

Pieter Wisse

Ontwikkeling van informatietechnologie gaat alsmaar door: nieuwe produkten en nieuwe versies ervan. Een recent produkt, dat ook snel betaalbaarder wordt, is de zogenaamde beeldplaat. Dit gereedschap is dè oplossing voor opslag van informatie, juichen verkopers. En helaas zeggen sommige architecten van informatievoorziening hen dat na. Blijkbaar horen dergelijke uitspraken bij nieuwe produkten. Telkens weer. Maar zij zijn altijd onzin. Geen enkel gereedschap biedt apart de ultieme oplossing.

Dit opstel1 vraagt bijzondere aandacht voor de organisatorische situatie waarin een nieuw produkt moet passen. Integratie is het sleutelwoord. Dat is ook voor eventuele toepassing van beeldplaat de enige manier om voordelen te laten tellen en met nadelen zoveel mogelijk af te rekenen.

 

 

situatie

Waar heb ik het over? Dat is over informatievoorziening in een organisatorische situatie.

Het woord 'situatie' komt misschien vaag over, maar dat heeft een bedoeling. Ik wil mij niet beperken tot informatievoorziening binnen een organisatie. Er is immers zoveel informatie die organisaties, uitzonderingen daargelaten, met hun omgevingen uitwisselen. Dus bevindt een organisatie zich wat informatievoorziening betreft in een situatie die ruimer is dan zijzelf. Voilá: haar situatie.

 

 

verantwoordelijkheid

Over informatievoorziening in een eenvoudige situatie behoeft nauwelijks nagedacht te worden. Met diverse medewerkers en/of allerlei derden ontstaat echter gauw een ingewikkelder situatie. Het verloop van processen en hun resultaten zijn afhankelijk van informatievoorziening die wat meer vergt dan gezond verstand en goede wil. Met andere woorden, er is een bewust ontwerp nodig, een zgn. architectuur.

Daarmee rijst de vraag wie daarvoor verantwoordelijk is. Dat is de verkoper/aanbieder van een produkt of dienstverlening beslist niet. Als dat zo was, zou niemand meer iets durven verkopen.

Wie is dan wèl verantwoordelijk? Een formele organisatie of onderdeel ervan heeft als een kenmerk dat er een aanwijsbare leiding is. Zo'n leiding kan allerlei vormen aannemen, van een collectief tot de eenzame functionaris.

Waar die leiding vooral voor is, is het dragen van de (formele) verantwoordelijkheid. Dat is hetzelfde als aanspreekbaar-zijn. De leiding(gevende functionaris) is verantwoordelijk/aansprakelijk voor het verloop van processen en behaalde resultaten danwel gevolgen in het algemeen.

Omdat informatievoorziening onverbrekelijk aspect van processen uitmaakt, is die leiding uiteindelijk ook dáárvoor verantwoordelijk/aansprakelijk. Inschakeling van stafmedewerkers, externe adviseurs, uitzendkrachten en, inderdaad, architecten dergelijke laat die uiteindelijke verantwoordelijkheid onverlet.

In de praktijk van een wat complexere situatie is de gemiddelde lijnfunctionaris niet tevens architect van informatievoorziening. Maar gelet op zijn/haar2 verantwoordelijkheid ervoor moet(en) zijn helper(s) vanuit zijn perspectief meewerken. Dat wil zeggen, zij moeten nadrukkelijk gericht zijn op processen en resultaten ervan.

 

 

vraag en aanbod

De goede architect weet en voelt zich verantwoordelijk voor de organisatorische situatie. Dezelfde architect weet echter óók goed dat hij zijn werk niet kan doen door uitsluitend op die processen enzo te letten. Hij moet veel, zeg maar, materiaalkennis hebben. Hij kent dus beschikbare gereedschappen voor informatievoorziening. Dat zijn tegenwoordig ook computers, programmatuur en dergelijke. De architect let daarbij steeds meer op mogelijkheden tot hun samenhang. Maar dat is allemaal aanbod waaruit hij kiest.

Wat is de vraag voor een architect? Dus eigenlijk: Wat is de vraag voor de verantwoordelijke leiding die eventueel apart een architect voor ontwerp van de informatievoorziening inschakelt?

De vraag naar informatievoorziening komt voort uit de specifieke organisatorische situatie. Dit is natuurlijk een open deur. Maar deze voorname formulering helpt wellicht daarvan wat bewuster te worden. Dat is noodzakelijk. Want vele architecten van informatievoorziening ontwerpen helaas harde muren, waar de in- en externe betrokkenen in de organisatorische situatie vervolgens onverhoeds en hard tegenaan lopen. Dat is jammer, om het zachtjes uit te drukken.

 

 

belangen: vraag op hoofdlijnen

Een architect is intermediair tussen vraag en aanbod. Hij leert de fijnere details van beide kanten meestal in wisselwerking kennen, zoals wanneer aanbod van een nieuw gereedschap voor informatievoorziening hem aan het denken zet over de organisatorische situatie. En omgekeerd kan hij, door de situatie gedwongen, op zoek naar bepaald gereedschap gaan.

Voordat een architect aan zulke details mag toekomen, zal hij vraag en aanbod reeds op hoofdlijnen moeten kennen. Dan loont het om de vraag, dat wil zeggen de organisatorische situatie, aanvankelijk helemaal niet in termen van eventuele gereedschappen te zien (en omgekeerd geldt wederom hetzelfde voor het aanbod). Dat zou immers overhaaste kortsluiting kunnen zijn.

Hoe kan een architect zich wat nader en redelijk zuiver op de vraag te oriënteren? Een visie3 daarvoor is recent uitgewerkt door het project archiefbeheer. Dat was een project voor de rijksdienst, maar de visie is algemeen geldig.

Genoemd project moest een bijdrage leveren aan voorkoming van nieuwe achterstanden in archiefbeheer en aan verhoging van het nut van archivering voor de gebruikers. Daarvoor werd o.a. om een nieuwe beleidsvisie gevraagd. Ikzelf werkte er als adviseur (lees ook: een architect) aan mee.

De visie breekt met het verleden van verbijzondering. Er is geen aparte plaats meer voor zoiets als hèt archief. In plaats daarvan komt (wederom) informatievoorziening in het algemeen.

Dankzij dit verruimd perspectief is de vraag nu simpel: Waarom is er informatie nodig of moet, wat er is, juist vernietigd worden?

Eigenlijk zou deze vraag gesteld moeten worden aan iedereen die op één of andere manier betrokken is in de organisatorische situatie in kwestie. Door haar aan mensen te stellen, is eveneens simpel herkenbaar waardoor hun antwoorden ingegeven zijn. Dat zijn hun belangen.

 

 

voorbeelden van belangen

Het blijft simpel. Er zijn zovele organisatorische situaties. De verzameling betrokkenen variëert daarom sterk. Het gevolg dáárvan is dat belangen pèr situatie bekeken moeten worden. De (architectuur van de) informatievoorziening moet de specifieke afweging van belangen weerspiegelen, en zal dus van situatie tot situatie (sterk) kunnen verschillen.

Overigens moet de afweging een mechanisme voor erkenning van belangen omvatten. Een uitgesproken belang moet in de desbetreffende organisatorische situatie reëel zijn.

De visie van het project archiefbeheer laat principieel open wat erkende belangen kunnen zijn. Maar er zijn wel degelijk voorbeelden te noemen om de vraag in de meeste situaties concreet na te gaan. Voor onderdelen van de rijksoverheid spelen doorgaans de volgende belangen die informatie moet dienen:

- bedrijfsvoering
- verantwoording
- in- en voorlichting
- historisch onderzoek.

Bedrijven hebben vooral met de twee eerstgenoemde belangen, bedrijfsvoering en verantwoording, te maken. Het beginsel blijft echter onverminderd geldig.

De grenzen tussen belangen zijn niet altijd scherp te trekken. Informatie voor bedrijfsvoering is bedoeld als informatie om zèlf 'je werk te kunnen doen.' Verantwoordingsinformatie is in hiërarchische zin nodig wanneer werkzaamheden met bevoegdheden gedelegeerd zijn.

Maar de organisatorische situatie is hier niet voor niets ruimer dan de oorspronkelijke organisatie gedefinieerd. Allerlei betrokkenen, intern en steeds vaker ook extern maar buiten de traditionele hiërarchie, kunnen reële aanspraken doen. Er zijn dus steeds meer soorten verantwoordingen, of een verantwoordelijke functionaris dat leuk vindt of niet.

 

 

belangen en logische verzamelingen

Welke belangen erkenning verdienen en/of krijgen, is van de specifieke situatie afhankelijk. De voorbeelden hier zijn een geheugensteuntje, maar niet helemaal willekeurig. Bedrijfsvoering is immers de conditio sine qua non van een organisatorische situatie. En verantwoording is eveneens altijd gevraagd. Ikzelf, bijvoorbeeld, heb een éénmansbedrijf. Of ik winst of verlies maak, doet er niet toe. De belastinginspecteur wil hoedanook een aangifte.

Wat een architect in iedere situatie moet doen, is aldaar geldige belangen inventariseren. Daarmee is hij nog steeds met de vraag naar informatie bezig, absoluut niet met aanbod van gereedschappen.

Bij ieder belang hoort in zo'n situatie een eigen verzameling informatie. Het verdient aanbeveling voor àlle belangen de inhoud van de overeenkomstige informatieverzamelingen allereerst apart aan te geven. Dit zijn echter nog niet de verzamelingen zoals ze later daadwerkelijk gevormd en bijgehouden gaan worden. Daarom heten zij logische verzamelingen. Elk belang heeft dus zijn ene, eigen logische informatieverzameling.

 

 

vraag in kaart

Iedere architect van informatievoorziening weet wel iets van verzamelingenleer, naar zijn opdrachtgever mag hopen. Dankzij belangen en hun logische informatieverzamelingen kan hij de vraag in een organisatorische situatie globaal in kaart brengen. Dat gebeurt met simpele figuren. Daarin zijn de omtrekken getekend rondom de inhoud van verzamelingen.

Er zijn talloze varianten denkbaar voor de manier waarop de logische verzamelingen zich tot elkaar verhouden. De eerste figuur duidt een situatie aan met verhoudingsgewijs weinig vraag naar verantwoordingsinformatie; daarbij overlapt die verzameling slechts ten dele wat er aan informatie voor bedrijfsvoering nodig is. De tweede figuur laat, eveneens bij wijze van voorbeeld, bijna totale overlap van bedrijfsvoerings- en verantwoordingsinformatie zien.

De inhoud van verzamelingen kan met dergelijke Venn-diagrammen op hoofdlijnen mooi met elkaar vergeleken worden. Vanuit verschillende belangen kunnen echter afwijkende eisen gelden voor informatie. Afwijkingen zijn vooral interessant als het informatie betreft die van meer dan één logische verzameling deel uitmaakt.

Allerlei aspecten moeten de revue passeren. Dat is bijvoorbeeld de zgn. bewaartermijn. Dat wil zeggen, hoe lang moet de informatie toegankelijk zijn? Die termijn kan voor bedrijfsvoering zelfs weleens langer dan voor verantwoording zijn. Het zal niet vaak voorkomen, maar toch. Een tweede aspect is dat van beveiliging. Met hoeveel zorg moet de informatie omringd zijn? Dat kan eveneens van belang tot belang verschillen. Ten derde is er het aspect van de snelheid waarmee informatie uit een verzameling voor gebruik beschikbaar moet zijn. Een rapport voor periodieke financiële verantwoording mag wat langer duren dan bedrijfsvoering van een kritisch nuclair proces. En zo vergt iedere situatie verkenning van belangrijke aspecten.

 

 

vertaalslag

De architect brengt dit allemaal in kaart zonder (veel) over aanbod van gereedschappen na te denken. Maar logische verzamelingen bieden nog geen daadwerkelijke informatievoorziening. Daarvoor is een confrontatie van vraag met aanbod nodig. De architect maakt zijn vertaling van logische naar fysieke informatieverzamelingen. Daarin slaagt hij alleen indien hij óók genoeg van dat aanbod weet, dat wil zeggen van gereedschap voor (al dan niet geautomatiseerde) informatievoorziening.

Zolang aspecten geen bijzondere eisen stellen, is ontwerp van fysieke architectuur eenvoudig. De situatie van figuur 1 hierboven kan dan waarschijnlijk het beste naar twee fysieke informatieverzamelingen vertaald worden. Daarbij wordt de geringe duplicatie op de koop toe genomen. Uit figuur 2 volgt vanwege de grote overlap van de logische verzamelingen stellig één fysieke informatieverzameling. Er is dan ook geen duplicatie van opslag.

De simpele fysieke architectuur die vanuit figuur 1 ontwikkeld is, verklaart overigens al waarom zoveel zgn. informatiesystemen mislukken. In plaats van voor gescheiden fysieke verzamelingen is er in dergelijke situaties veelal voor één verzameling gekozen. Dan is de architect er blijkbaar impliciet vanuitgegaan dat er slechts informatie voor bedrijfsvoering in enge zin (zie hierboven: je werk kunnen doen) nodig is. Maar daarop zijn vervolgens de strenge eisen van verantwoording losgelaten. Vooral registeraccountants zijn er goed in daar nogal laat mee te komen. Gevolg: een onwerkbaar gereedschap voor bedrijfsvoering. Dat is een paradox voor de bijziende architect die immers meende dat belang aanvankelijk optimaal te verzorgen. Informatieplanning, dat wil zeggen een architectuur ontwerpen, is weleens wat moeilijker dan het lijkt.

 

 

wat is beeldplaat?

Het is tijd om iets te zeggen over de aanleiding tot dit opstel. Dat is de beeldplaat als aanbod van een nieuw gereedschap. Als het verhaal tot dusver klopt, moet verkenning van de vraag voldoende aanknopingspunten bieden om voor toepassing, of niet, van dit gereedschap te kiezen. Maar weten architecten eigenlijk wel wat een beeldplaat is?

Ik heb erover nagedacht, en ikzèlf weet het niet. Het enige dat ik begrijp is dat de aanduiding 'beeldplaat' misverstand geeft. Dat gevaar kan ik hier proberen op te ruimen. Daarna ga ik door met opmerkingen over de vertaalslag van logische naar fysieke informatieverzamelingen.

Dus, wat is een beeldplaat? Het woord suggereert een opslagmedium voor afbeeldingen. Dat kunnen afbeeldingen van vanalles zijn: foto's, tekeningen, brieven, kaarten enzovoort. De afbeelding is dan op haar beurt een soort foto die met digitale technieken opgenomen is. (Wij zouden foto's overigens ook meteen zo kunnen maken.) De resulterende vorm is geschikt voor opslag op de beeldplaat als geheugen.

 

 

continu en digitaal

Wat wij willen afbeelden, doet zich meestal als een continuüm voor. Anders gezegd, wij ervaren geen scherpe grenzen in wat wij zien, horen, voelen en proeven. Wanneer de afbeelding ooit getoond wordt, verlangen wij bij benadering hetzelfde continuüm in onze ervaring als die het origineel kan oproepen.

De opnametechniek komt erop neer dat zo'n origineel in kleine porties gesplitst wordt. Het effect van hun samenhangende vertoning is later dat onze waarneming er (nauwelijks) meer grenzen tussen onderscheidt. Zo werkt bijvoorbeeld film; de opeenvolging van een minimaal aantal foto's suggereert beweging. Digitalisering is in beginsel dezelfde techniek. De eigenschappen van iedere afzonderlijke portie zijn nu in nullen en enen uitgedrukt.

 

 

groot volume

De mogelijkheid om door een afbeelding een ervaring van een continuüm, of wat er goed op lijkt, te (re)creëren maakt opsplitsing in hele kleine porties noodzakelijk. Wat is het gevolg? De afbeelding in digitale vorm omvat een heleboel nullen en enen. Daaruit volgt het praktische probleem om dat grote volume informatie op te slaan. Daarbij blijft het meestal niet bij één gedigitaliseerde afbeelding, maar gaat het om een hele collectie.

De oplossing is een geheugen met grote opslagcapaciteit. Dergelijke geheugens komen thans beschikbaar en zijn steeds betaalbaarder. Zij zijn gebaseerd op optische technieken. De korte golflengte van laserlicht houdt in dat er vele nullen en enen in een betrekkelijk kleine ruimte passen. De compact disks voor muziek zijn de eerste grootschalige commerciële toepassing van optische opslag van gedigitaliseerde opnames.

Een nadeel van digitalisering is dat een afbeelding met grenzen tussen porties werkt, waar het origineel een continuüm is. Er zijn inderdaad mensen die geluid vanaf een compact disk niet om aan te horen vinden.

Evidente voordelen zijn er ook. Digitalisering staat eenvoudig toe informatie toe te voegen waarmee nagegaan kan worden of de afbeelding nog intact is. Bij geringe schade is zelfs herstel mogelijk. Een ander voordeel is duurzaamheid. Opslag met optische technieken gebeurt op de meeste media (nog) door permanente beschadiging van het materiaal. De laserstraal brandt gaatjes. Electro-magnetische opslagmedia zijn veel vluchtiger.

 

 

even een tussenstand

De bovenstaande uitleg wijst erop dat er niet zozeer zoiets als dè beeldplaat is, maar eerder een noemer voor verwante verschijnselen. Daar moeten wij meer van weten om misverstand te vermijden.

Voor goed begrip is het noodzakelijk onderscheid tussen opname en opslag te maken.

Een digitale opname kan op ieder digitaal werkend geheugen opgeslagen worden. Dat is geen voorrecht van optische geheugens. Hier werkt de associatie van beeld met optisch ronduit verwarrend. Het is gewoon zo dat hun grotere opslagcapaciteit optische geheugens geschikter maken voor opslag van gedigitaliseerde afbeeldingen die tijdens waarneming een continuüm moeten opwekken. Maar één of enkele digitale opnames passen netzogoed op een electro-magnetisch opslagmedium.

Het onderscheid met opnames maakt tevens duidelijk dat opslag op een optisch medium niet tot dergelijke afbeeldingen beperkt hoeft te blijven. Alles in digitale vorm past erop. Dus ook alles wat tot dusver op electro-magnetische media opgeslagen is.

Wij kunnen bijvoorbeeld de inmiddels klassieke tekstverwerker ook beschouwen als een opnametechniek. Onze tekst wordt omgezet naar digitale vorm, die voor opslag geschikt is. Daarvoor kunnen wij een optisch medium ook (gewoon) gebruiken.

Omdat wij het liefst letters in steeds dezelfde vormen willen zien, was het rendabel om compacte afspraken over hun digitalisering te maken. Apparaten zoals een beeldscherm en een printer hebben aan één korte serie nullen en enen genoeg om een hele letter te tonen. Dat vermogen zit in die apparaten ingebouwd. Dat loont omdat wij behoefte hebben aan voortdurend dezelfde letters.

Het verschil met een schilderij, bijvoorbeeld 'De Zonnebloemen' van Van Gogh, is echter meer gradueel dan principieel. Stel dat wij daar ook voortdurend afbeeldingen van willen (re)produceren. Dan reserveren wij daarvoor, bijvoorbeeld, een aparte drukpers. Iedere keer als een bepaalde, korte serie nullen en enen doorgegeven wordt, komt er een nieuwe afdruk. Het compacte signaal leidt aldus tot een veelvoud van informatie, domweg omdat het apparaat voor de verveelvoudiging daarop vantevoren ingesteld is. Andere afbeeldingen kunnen uiteraard niet met zo'n simpele opdracht gereproduceerd worden.

Voor incidentele afbeeldingen is het te duur, te omslachtig enzovoort om gereedschappen te reserveren. Tegelijk vinden wij dat 'De Zonnebloemen' en 'De Nachtwacht' zo weinig gemeenschappelijk hebben dat er geen compacte afspraken over hun afbeeldingen te maken zijn. Wij hebben ons er tenminste nog niet zo in verdiept. Dáárom maken wij zonodig van allebei een aparte afbeelding via allemaal kleine porties.

 

 

nogmaals

Wij moeten ons dus nogmaals afvragen wat een beeldplaat eigenlijk is. Ik stel voor om het hele woord verder te vergeten. Daarvoor in de plaats komt een nuancering. Die stelt een architect beter in staat het aanbod te overzien en met de vraag van de organisatorische situatie te confronteren.

Het aanbod omvat tegenwoordig dus óók de volgende twee soorten gereedschappen:

- voor het maken van gedigitaliseerde opnames van beeld, geluid enzovoort
- voor opslag in digitale vorm met optische technieken.

Het eerste gereedschap is pas zinvol, zeg ook maar praktisch, wanneer het tweede erbij past. Dat komt omdat een gedigitaliseerde opname van iets waarover geen algemene, compacte afspraken bestaan véél opslagcapaciteit vergt.

Omgekeerd geldt zo'n relatie niet. Optische opslagmedia bieden een grote capaciteit voor nullen en enen in het algemeen. Dat staat los van de manier(en) waarop die digitale vorm voortgebracht is.

 

 

genuanceerdere confrontatie

Door zijn verfijnde kijk op aanbod kan de architect gereedschappen beter met de vraag vanuit belangen en logische informatieverzamelingen confronteren. Hij dient zich bijvoorbeeld af te vragen of er vanuit énig belang behoefte bestaat aan een afbeelding die qua continuüm van ervaring dichtbij het origineel staat. Voor bedrijfsvoering zou ikzelf, in tegenspraak tot verkopers dus, meestal zeggen van niet. Mits de transformatie vanaf het origineel gewaarborgd is, moet daarvoor de vorm gelden die het doeltreffendst en doelmatigst is.

Verantwoording kan een ander verhaal zijn. De waarborgen die goed genoeg voor bedrijfsvoering zijn, zijn voor verantwoording weleens onvoldoende om vertrouwen in authenticiteit (wat is de èchte bron?) van informatie te rechtvaardigen. Maar misschien liggen de verhoudingen is een specifieke situatie anders. Op voorhand zijn daarover geen concrete uitspraken mogelijk.

Ikzelf vind het vaak overdreven om voor operationele informatiebehoeften gedigitaliseerde opnames van brieven en formulieren als continua te (laten) maken. Het punt is dat een grote hoeveelheid van die opnames expliciete aandacht voor hun toegankelijkheid vergt. Dat wil zeggen, apart moeten selectiecriteria benoemd en opgegeven worden. Voor routinematige processen is dat echter nagenoeg dezelfde informatie die voor bedrijfsvoering nodig is. De gedigitaliseerde opname is dan overbodig.

Een ander argument tégen gedigitaliseerde opnames, die ervaring van een continuüm kunnen opwekken, komt voort uit het ervoor benodigde opslaggereedschap. De meeste optische media staan toe dat de beschikbare ruimte slechts één keer beschreven wordt. Een eerder voor opslag gebruikte plek kan later niet voor àndere informatie gebruikt worden. Als operationele informatie nogal vluchtig is, dat wil zeggen dat er een korte bewaartermijn voor geldt, betekent dit snel vèrbruik van het gereedschap.

Deze eigenschap van eenmalig gebruik kan overigens een voordeel zijn. Verantwoording, bijvoorbeeld, is beter gewaarborgd indien eenmaal vastgelegde informatie ònveranderbaar is. Daarvoor is ook de wat tragere respons van het optische opslagmedium geen praktisch bezwaar.

Ook voor (het belang van) later historisch onderzoek zijn gedigitaliseerde opnames met opslag op optische media, die daarop betrekkelijk goedkoop en duurzaam beschikbaar kunnen blijven, vaak eerder aangewezen dan voor bedrijfsvoering. Het èchte probleem blijft uiteraad toegankelijkheid. Voor zgn. ontsluiting van informatie zijn eventueel extra inspanningen nodig. Het helpt niet om informatie in een kleinere ruimte te kunnen beheren, als dat méér werk kost.

Historisch onderzoek wijst voorts nogeens extra op de noodzaak van standaardisatie. De gereedschappen voor opslag van en toegang tot informatie moeten op dezelfde manier functioneren. Anders zijn zinvolle selecties onmogelijk. Dit punt komt twee paragrafen verderop nog wat algemener ter sprake.

 

 

architect als strateeg

Nieuwe gereedschappen kunnen aanleiding zijn de organisatorische situatie eens principiëler te overdenken. Als de architect dat doet, is hij tegelijk een strateeg.

Stel dat er nog nooit zo expliciet over het belang van bijvoorbeeld in- en voorlichten nagedacht is. Hiervoor bieden de mogelijkheid om gedigitaliseerde opnames te maken en/of de grote opslagcapaciteit van optische media nieuwe kansen. Een organisatie kan haar voorlichtingsmateriaal bijvoorbeeld op de computerversie van de compact disk verspreiden. Dat kan veel goedkoper zijn dan drukwerk, en er zijn nieuwe uitdrukkingsvormen denkbaar. Een bezwaar is nog dat vele betrokkenen niet over het vereiste gereedschap beschikken om informatie vanaf zo'n medium toonbaar te krijgen.

Uitgevers oriënteren zich natuurlijk al heel lang op optische media als informatiedragers. Vele bedrijven stellen handboeken langs deze weg beschikbaar.

Omdat belangen per definitie onafhankelijk van gereedschappen gelden, kan zo voor iedere logische verzameling nagegaan worden wat door nieuwe gereedschappen strategisch kan veranderen. Uiteindelijk leidt dat eventueel tot een aangepaste vertaalslag naar fysieke informatieverzamelingen. Ik zie er zelf wel iets in om in een 'normale' situatie informatie voor verantwoording en historisch onderzoek meteen te dupliceren met voor ieder van die belangen een bijbehorende fysieke verzameling. Van die zorg blijft de fysieke informatieverzameling voor bedrijfsvoering dan verder gevrijwaard. Omdat het voor verantwoording en historisch onderzoek juist niet de bedoeling is dat informatie nog verandert, zijn optische opslagmedia daarvoor geschikt. Voor normale bedrijfsvoering komen dan opslagmedia in aanmerking die herhaald gebruik toestaan.

Gedigitaliseerde opnames zijn pas strategisch interessant, als er werkelijke nieuwe toepassingen door ontstaan. Dat is twijfelachtig wanneer de doelstelling ruimtebesparing voor archief is. Het verhaal over belangen suggereert daar eerst eens grondig over na te denken. Als dat niet gebeurt, kosten nieuwe gereedschappen véél geld en is er méér werk voor nodig.

 

 

afwijkende vormen

Belangen verschaffen een menselijke, dus makkelijk op te pakken leidraad voor informatieplanning. Dat is winst aan de kant van de vraag. Van de kant van het aanbod kan de kwaliteit van de vertaalslag van logische naar fysieke verzamelingen, dat wil zeggen naar concrete informatievoorziening, verbeteren door onderscheid tussen opname en opslag.

Er is nog een verschil waarop de architect bedacht moet zijn. Dat is het verschil tussen enerzijds louter vorm, anderzijds informatie. Dat heeft alles met afspraken te maken.

De informatie die een tekstverwerker voor ons opslaat, heeft de vorm van enen en nullen. Maar dat hoeft niet bij opslag te blijven. De tekstverwerker heeft een zekere intelligentie. Het is immers mogelijk de tekst verder te bewerken. Dat komt omdat het gereedschap 'weet' wat bepaalde informatie voor hem betekent.

Als wij nu een tekstverwerker nullen en enen aanbieden die eigenlijk een gedigitaliseerde beeldopname van bijvoorbeeld een gezicht zijn, gebeurt er natuurlijk niets zinvols. Het gereedschap probeert betekenis aan die vormen toe te kennen. Dat lukt misschien zo nu en dan zelfs ook. Maar er volgt geen resultaat waartoe dit gereedschap met onze tekst als informatie wèl in staat is. Wij kunnen met de tekstverwerker op het plaatje niet de neus aan het rechteroor plakken.

Allerlei nullen en enen zijn dikwijls evenzovele afwijkende vormen die door verschillende opnametechnieken voortgebracht zijn. Dat geeft niets als die informatie nooit als één verzameling moet gelden die wij samenhangend willen gebruiken. Gaat het wèl om samenhang, dan is standaardisatie nodig.

Ten opzichte van de inmiddels traditionele automatisering vormen gedigitaliseerde opnames (nog) een buitenbeentje. Daarvan moet de architect zich terdege bewust zijn. Wat voor één enkele toepassing aantrekkelijk lijkt, werkt vaak storend voor de architectuur als geheel. Een manier om nadelen van een afwijkende vorm te ontwijken is duplicatie volgens de nieuwe gereedschappen. Hiervoor is dus wederom een aangepaste vertaalslag van logische naar fysieke informatieverzamelingen nodig. Zoals gezegd, is het sleutelwoord integratie. Wat samenhoort, moet samenhang krijgen. De onvermoede omweg is weleens inrichting van diverse fysieke verzamelingen met (deels) dezelfde informatie. Integratie is bereikbaarder door modulariteit dan door die ene fysieke informatieverzameling waarvan de oude architecten altijd droomden.

 

 

afronding

Als erkende belangen en de logische verzamelingen met hun voornaamste aspecten op een rijtje staan, kan de architect ze zoals hierboven bedoeld steeds tegen het licht van beschikbare gereedschappen houden. Zijn architectuur is een ontwerp van fysieke verzamelingen inclusief geselecteerde gereedschappen voor opname, opslag, selectie en verwerking van informatie. Zo'n afgewogen architectuur voor een organisatorische situatie zou er weleens geheel anders kunnen uitzien dan die welke zonder expliciete belangen en logische verzamelingen ontstaat.

Het grootste gevaar brengt een architect die klakkeloos een nieuw gereedschap op aanbeveling van een eenzijdige verkoper of van wie danook overneemt. Dan verdient hij eigenlijk de naam architect niet, maar is iemand met oogkleppen. Wat modieus en misleidend doorgaat voor beeldplaat, mag niet het zoveelste gereedschap zijn dat ons noodzakelijke uitzicht belemmert.

 

 

noten

1. Deze tekst is de bewerking van mijn schets voor een voordracht. Ik sprak op 19 september 1991 tijdens de driedaagse conferentie die de nederlandse gebruikersclub van automatiseringsmiddelen van Hewlett-Packard organiseerde ter gelegenheid van haar tienjarig bestaan.

2. Met hij, zij en dergelijke worden mensen aangeduid. Het geslacht van het woord mens is mannelijk. Dat is de reden dat verder kortweg hij, zijn en hem als voornaamwoorden vermeld staan.

3. Deze beleidsvisie staat beschreven in het boek Omslag in Opslag, uitgegeven door het Ministerie van Binnenlandse Zaken (1991).

 

 

© 1991, webeditie 2002.