7. Overkoepeling

Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.

Onder de noemer financieel beheer was ik met ideeën over (automatiseringsmiddelen voor) een boekhouding begonnen. Gaandeweg kreeg ik onder dezelfde noemer ook ideeën over andere, verwante onderdelen van informatievoorziening. Want voor financieel beheer staat een boekhouding allerminst alleen. Ik zag behoefte aan àndere voorzieningen die met de boekhouding moeten samenhangen. Dat leidde tot ontwikkeling van aanvullende modellen met bijbehorende automatiseringsmiddelen voor die onderdelen. Ik bedacht tevens een overkoepelend model voor het toetsen van de koers van de diverse ontwikkelingen. Het overkoepelende model voor financiële informatievoorziening groeide dus vanuit relationeel boekhouden als kiem. Vandaar dat ik hier over die samenhang begin met toelichting op de reikwijdte van boekhouden. De grenzen geven immers aan waar andere voorzieningen eventueel nodig zijn. Wat is een boekhouding, en wat is boekhouden?

Definitieve transacties

Onder een boekhouding versta ik een verzameling met gegevens over financiële transacties. Dat zijn transacties in processen waarbij de organisatie die de boekhouding voert als partij betrokken is.

Ik bedoel niet àlle financiële transacties. Een boekhouding bevat slechts gegevens/aantekeningen over transacties die reeds voltrokken zijn. Die noem ik definitieve transacties, in dit geval dus met nadruk op het financiële aspect van de organisatie.

En boekhouden als activiteit is registratie van die gegevens. Kortweg gebruik ik soms het woord consolidatie: registratie van gegevens over definitieve financiële transacties.

Het doet er niet toe op welk medium (soort dragers) die gegevensverzameling, i.e. de boekhouding, opgeslagen is. Dat kan papier zijn, of een computergeheugen enzovoort. Een combinatie van opslagmedia is ook mogelijk en zelfs nog waarschijnlijk.¹

Boekhouden is dus registreren. Rapporteren als activiteit laat ik met opzet erbuiten. Ik handhaaf de scheiding van registratie en rapportage. Voor een rapportage over definitieve financiële transacties wordt uiteraard uit de boekhouding als gegevensverzameling geput.

Met de beperking tot (aantekeningen over) voltrokken of definitieve financiële transacties trek ik, met opzet, geen absolute grenzen rond een boekhouding. Ik laat keuzes open. Want wat is definitief? Dat hangt van de situatie af. Daarom blijft mijn omschrijving niet zozeer vaag maar algemeen. Ik beschouw een transactie als definitief wanneer daardoor de relatie tussen betrokken partijen met daadwerkelijke gevolgen gewijzigd is. Wat is daadwerkelijk? Ik bedoel ermee dat gevolgen voor de relatie niet zomaar ongedaan te maken zijn. Als dat al kan moet daarvoor een nieuwe transactie definitief tot stand komen. Voorbeelden kunnen deze omschrijving verduidelijken. Maar ik benadruk dat naar omstandigheden een keuze telt voor wat definitieve transacties zijn. Voorbeelden, en dan inderdaad van financiële transacties die definitief zijn, heb ik overigens reeds meermalen vermeld. Een goedgekeurde begroting, een aangegane verplichting en een concrete uitgave waren in de situatie van het ministerie allemaal (soorten) definitieve financiële transacties.

Hoe staat het met de aanduiding financieel? Ik houd de omschrijving wederom algemeen. Een definitieve financiële transactie heeft daadwerkelijk gevolgen voor de financiële relatie tussen betrokken partijen. Meer kan ik er eigenlijk niet over zeggen zonder gevaar voor verwarrende details.

Gegevens over handelingen waarmee zo'n transactie tot stand komt blijven in beginsel buiten de boekhouding. Slechts het ogenblik telt waarop de financiële transactie definitief werd.

Wat verschijnt in de boekhouding? Ik bekijk als voorbeeld eerst een aangegane verplichting als een definitieve (financiële) transactie. Die moet in de boekhouding aangetekend worden. Dat geschiedt in de vorm van een journaalregel op een rekening in een verplichtingenfaseboek. Ik neem tenminste aan dat zo'n faseboek met rekeningen er is. Die aangegane verplichting wordt in dat verplichtingenfaseboek in evenwicht geregistreerd. Er moet minstens een tweede journaalregel geboekt worden. Die bijbehorende tegenboeking komt volgens relationeel boekhouden eveneens in dat faseboek terecht.

Stel dat slechts één kostendeclaratie of faktuur volgt. Een concrete uitgave beschouw ik als een ander soort definitieve financiële transactie. Voor aantekeningen daarover is een overeenkomstig faseboek aanwezig. Het opgegeven bedrag van de declaratie/faktuur wordt niet zomaar betaald. Er komt een reeks van handelingen. Daarover verschijnen dus geen aantekeningen in de boekhouding. De uitkomst van die hele behandeling is immers pas weer als een definitieve financiële transactie gekenmerkt. Uitsluitend de feitelijke betaling wordt in het faseboek voor uitgaven/ontvangsten geboekt.

Gegevens over voortgang en behandeling tòt de realisatie als definitieve financiële transactie zijn echter vaak belangrijk. Voor informatievoorziening voor financieel beheer is alleen een boekhouding meestal onvoldoende. Volgens de grenzen die ik hier rond een boekhouding trek zijn er dan àndere gegevensverzamelingen nodig.

Samenhang

Waarom ben ik eigenlijk zo tégen gegevens over voortgang en dergelijke in een boekhouding? Door beperkingen en grenzen zijn modulen zichtbaar. Die zijn vervolgens op flexibele wijze te combineren. Ogenschijnlijke beperkingen bieden vaak juist grotere mogelijkheden.² Een onderdeel, een module moet op zichzelf redelijk stabiel kunnen blijven. Met veranderende omstandigheden behoeft slechts hun samenhang dienovereenkomstig te wijzigen. Daarom trok ik voor de boekhouding de grens bij definitieve financiële transacties. Anders werd die module te ingewikkeld en dus moeilijker beheersbaar. Het basisidee van relationeel boekhouden is inderdaad niet veranderd. Voor aanvullend ontdekte informatiebehoeften over definitieve financiële transacties volstonden voor die module steeds eenvoudige aanpassingen van ontwerpmodel respectievelijk automatiseringsmiddelen.

Ik kom terug op de aanduiding definitief. Dat woord klinkt misschien nog te benauwd. Ik herhaal dat er voor een specifieke situatie keuzes zijn. De indeling van een verbruiksproces in fasen is in beginsel vrij. Wat definitieve financiële transacties moeten zijn wordt dan afgeleid van de behoeften aan consolidatie. Wanneer financiële gegevens geconsolideerd beschikbaar moeten zijn dienen de overeenkomstige transacties als definitief te zijn bestempeld. Dit is overigens geen eis die zozeer uit zoiets als interne logica van relationeel boekhouden voortkomt.³ De beperking van boekhouden tot aantekeningen over definitieve transacties bevordert flexibele samenhang met verwante onderdelen van informatievoorziening. Daarop kom ik steeds terug.

Een modulaire opzet lijkt soms verspilde moeite. Dan komen er hulpmiddelen uit één stuk. Dat is een geïntegreerd gereedschap. Als de situatie onverhoopt verandert of het gereedschap domweg niet deugt zijn grenzen van aanpassingsvermogen echter gauw bereikt.

Ik probeer daarom bewust veel modulariteit te ontwerpen. Een boekhouding zie ik als zo'n module. Die blijft, ongeacht specifieke keuzes voor wat definitieve financiële transacties zijn, altijd een beperkte reikwijdte behouden. Voor andere gegevens moeten andere gegevensverzamelingen ingericht worden. Die kunnen daarop ook toegespitst zijn. Uiteraard moet de vereiste samenhang tussen de verschillende gegevensverzamelingen waaronder de boekhouding gewaarborgd blijven. Dat kan ook weer met relaties. Deze relationele benadering biedt meer perspectief op relevante informatievoorziening dan wanneer louter een boekhouding ter ondersteuning van allerlei onwezenlijke informatiebehoeften ingericht wordt. Dit laatste mislukt.

Een relationele benadering vergt dus hulpmiddelen die gegevens zonodig uit diverse verzamelingen kunnen putten. Zijn die beschikbaar dan kunnen gegevens in alle mogelijke combinaties in rapportages verschijnen. En dat kan uiteraard verder gaan dan financieel beheer. Er kan desgewenst ook verband met andere dan financiële gegevensverzamelingen bestaan. Dankzij beperkingen van de reikwijdte van afzonderlijke verzamelingen bestaan minder nabijgelegen grenzen aan samenhangende groei van informatievoorziening.

Bij het ministerie was financieel beheer een groeikern voor dergelijke samenhang.⁴ En die groei was wederom geleidelijk. In de eerste plaats pakte ik een idee op dat ik eerder uiterst schetsmatig aangegeven had. In het rapport van begin 1983 had ik naast een boekhouding met deelboekhoudingen tevens functionele administraties verondersteld. Daarbij had ik het enige tijd gelaten. De boekhouding en vervanging van automatiseringsmiddelen daarvoor hadden immers voorrang. Alleen voor de wijziging van een hiërarchie naar een netwerk deelboekhoudingen had ik er weer even over gedacht. In de tweede plaats zocht ik naar een algemeen model van de manier waarop een financiële transactie tot stand komt. Ik noemde dat toen zoiets als administratieve voortgang.⁵ Wat ik wilde was een overkoepelend, tevens overzichtelijk model van informatievoorziening voor financieel beheer. Ik had haast omdat medewerkers om bepaalde, zeg maar, functionele administraties vroegen. Ik begreep die behoeften volledig. Maar ik wilde (zicht op) samenhang zodat informatievoorziening ook op langere termijn beheersbaar was.

Administratieve procedures

In het tijdschriftartikel over de boekhoudkundige synthese van kameraalstijl en commerciële administratie stipte ik de mogelijkheden voor geloofwaardige functiescheiding aan. Er staat in de paragraaf over verbeteringen nadrukkelijk dat de faseboeken volstrekt gescheiden zijn voor wat registratie van definitieve financiële transacties betreft. En daarom kunnen administratieve procedures pèr fase van besluitvorming gelden. Dat had ik reeds in een vroeg stadium van de ontwikkeling van de methode opgemerkt. En ik zag de ordening van procedures onder fasen inderdaad als een belangrijk voordeel. Het was vervolgens een kleine stap om naar overeenkomsten tussen administratieve procedures voor de realisatie van verschillende financiële transacties te kijken. Dat leek aantrekkelijk. Want met overeenkomsten kon ook de administratieve organisatie inclusief hulpmiddelen uniformer zijn. Ik formuleerde een simpel model van administratieve voortgang. Dit bood op zichzelf weinig nieuws. Maar dat vatte ik op als bevestiging dat samenhangende informatievoorziening geen principiële moeilijkheden kon opleveren. Dat model van voortgang bleek aan de andere kant toch minder voor de hand liggend. Anders hadden medewerkers reeds zodanig moeten werken of had verspreiding van die denkbeelden eenvoudiger moeten verlopen. Daarom zie ik het als een vooralsnog schaarse poging overeenkomsten in plaats van verschillen voor praktische inrichting van administratieve procedures te benutten.

In het vroege stadium waarin relationeel boekhouden zich toen bevond was ik mij trouwens nog niet zo bewust van een apart model van administratieve voortgang. Die ideeën ontstonden veeleer als aanvulling omdat de nieuwe automatiseringsmiddelen voor de boekhouding ingevoerd werden. Daarvoor was inzicht in de omringende administratieve procedures nodig. Ik dacht vooral aan registratie als onderdeel van dergelijke procedures. Hoe zag ik overeenkomsten tussen administratieve procedures? Mijn idee was dat iedere financiële transactie in stappen tot stand komt. Daardoor waren handelingen naar een zekere volgorde in de tijd gegroepeerd. Het maakte in mijn ogen geen verschil of de transactie een betaling, een aangegane verplichting, een begrotingstoewijzing enzovoort was. Er was altijd een minimale functiescheiding nodig. Daarvoor volstond indeling in stappen op een hoog abstractieniveau. Daarop vielen verschillen weg en bleven overeenkomsten over.

Een definitieve transactie zag ik als het resultaat van een procedure. Voor financiële transacties noemde ik die destijds administratieve procedures. Zo'n procedure moest minstens de volgende drie stappen omvatten: bestemmen, toetsen en registreren. Het bestemmen of beschikken geschiedde door de functionaris die verantwoordelijkheid droeg voor de realisatie van de transactie. Voor de laatste stap, registreren in de boekhouding, waren er nu automatiseringsmiddelen. Medewerkers konden tijdens de eerdere stappen, i.e. bestemmen en toetsen, behoefte hebben aan rapportages met gegevens over reeds definitieve dus àndere financiële transacties. Een nieuwe verplichting, bijvoorbeeld, is in de meeste processen (in beginsel) pas toegestaan indien daarvoor binnen de toegewezen begroting voldoende ruimte aanwezig is.

Ik dacht dat met een dergelijke abstracte aanzet concrete (soorten) administratieve procedures doorzichtig opgezet konden worden. Danzij zo'n algemeen model zou dat snel kunnen gebeuren omdat slechts, zeg ook maar voor procedures, parameters ontbraken. Daarmee zou iedere (soort) procedure op maat gesneden zijn. Dit aanvullende model was voor de meeste medewerkers van financiële afdelingen evenwel nog tè abstract.⁶ Ik denk dat het daarom niet aansloeg. Ik had mij dus weer vergist. Het bleef vooralsnog tobben met details en bijzonderheden die ik als nutteloos en nodeloos beschouwde. Die uitkomst had ik wellicht op grond van ervaringen met de studiegroep moeten voorspellen. Ik probeerde wederom een andere weg te vinden. Met weerstand was de noodzaak voor verbeteringen immers allerminst verdwenen.

Ik erken hierboven een vergissing. Dergelijke zelfkritiek wil overigens maar ten dele zeggen dat ik die veranderingen ànders had moeten aanpakken. In een complexe situatie vind ik abstractie uiteindelijk onontkoombaar teneinde enige beheersbaarheid te bereiken. Wat blijkt echter? Het abstractievermogen van mensen staat dikwijls niet in verhouding tot de complexiteit van de situatie waarin zij zich bevinden. Daarom moeten er van twee kanten veranderingen zijn. Complexiteit van de situatie moet teruggebracht worden. En abstractievermogen van mensen vermeerderd. Tijdens een overgangsperiode moet vertrouwde detailgerichtheid losgelaten worden ten gunste van noodzakelijke abstractie. Dat lukt niet door zomaar te schreeuwen. In een veranderingsproces moeten mensen daarvoor zinvolle ervaringen doormaken.

Transfers

De medewerkers bij het ministerie waren aanvankelijk dus helemaal niet in abstracte modellen geïnteresseerd. Daarom probeerde ik verdere veranderingen vooral met praktische hulpmiddelen te katalyseren. Daarmee was ik met het prototype voor de boekhouding begonnen. Ik hoopte dat medewerkers door praktische ervaringen daarmee tevens algemener inzicht en wat theoretische belangstelling zouden krijgen. Ik mikte trouwens niet op alle medewerkers tegelijk. Dat was veel te ambitieus geweest. Het ging om een aantal groot genoeg om verdere veranderingen te ondernemen. Dit lukte aardig. Ikzelf moest geduld leren. Er ontstond een groep medewerkers die een algemener referentiekader deelden. Zij gingen ook helpen met ontwikkeling en invoering van aanvullende hulpmiddelen waaraan concrete behoefte bestond.

Want niet alleen vervanging van automatiseringsmiddelen voor de boekhouding had een hoge prioriteit. Er was tevens dringend behoefte aan hulpmiddelen voor informatievoorziening over schulden en vorderingen. Van wie? Uitzonderingen daargelaten heeft het ministerie een schuld voldaan nadat daadwerkelijk betaald is. En een vordering van het ministerie vervalt doordat het vereiste bedrag ontvangen is. Er bestond reeds lang een probleem dat onoplosbaar leek. Met grote inspanningen werd van tijd tot tijd geprobeerd de stand van schulden en vorderingen te inventariseren en te schonen. Iedere keer raakte de bijbehorende administratie vrijwel meteen weer overhoop. Want er was blijkbaar geen rekening gehouden met het toch opvallend ontwijkende gedrag van vele schuldenaren. De veronderstelling dat een rechtmatige vordering direct en zonder afwijkingen voldaan wordt was voor deze groep onrealistisch. Dit vroeg om betere hulpmiddelen. Ik zag die overigens nadrukkelijk als een àndere module dan de module voor de boekhouding. In een adequate administratie voor schulden en vorderingen moest een opgenomen stand herkenbaar kunnen blijven. En toevoeging van nieuwe schulden en vorderingen moest beheersbaar zijn, vooral ook in relatie tot inmiddels gedane en ontvangen betalingen. Daar kwam de wens tot het automatisch laten aanmaken van opdrachten tot respectievelijk verzoeken om betaling bij.

In een ontwerpmodel voor zo'n aanvullende module voor behandeling van schulden en vorderingen trachtte ik wederom een abstractere zienswijze op te nemen. Om te beginnen verzamelde ik een uitgave en een ontvangst onder één begrip. Ik zag die allebei als overdracht van betaalmiddelen. Daarbij zijn twee partijen betrokken. Vanuit het gezichtspunt van de ene partij is er sprake van een uitgave wanneer de voorraad betaalmiddelen vermindert. Vanuit hetzelfde gezichtpunt is er een ontvangst indien die voorraad toeneemt. Een betaling is dus altijd een kwestie van overdracht. Het is alleen de vraag in welke richting. Omdat betaling nog vooral met uitgave geassocieerd werd noemde ik het verzamelbegrip transfer. De verzameling met gegevens over schulden en vorderingen gaf ik vervolgens de aanduiding transferadministratie. Voorts verwerkte ik wat ik hierboven een model van administratieve voortgang genoemd heb. Dit betekende ondermeer dat enkele gegevens over de vaste stappen in de administratieve procedures werden opgenomen. Die procedures werden dus op hoofdlijnen van werkverdeling inclusief functiescheiding gevolgd. De uitkomsten van procedures waren bij schulden en vorderingen gerealiseerde uitgaven respectievelijk ontvangsten. Die betalingen beschouwde ik als definitieve financiële transacties. Daarover moest een aantekening verschijnen in de boekhouding. Daarom werd een koppeling aangebracht tussen de boekhouding en de zogenaamde transferadministratie. Die koppeling hield ik zeer beperkt. Ik heb hierboven transfer als een ander woord voor betaling omschreven.⁷ Er konden daarom vanuit de transferadministratie slechts gegevens aan faseboeken voor betalingen (lees ook: uitgaven/ontvangsten) doorgegeven worden. De transferadministratie was geschikt voor betalingen in allerlei processen (en/of organisatorische eenheden). Zij was dus een voorbeeld van wat ik in het rapport functionele administraties genoemd had.

Voor aantekeningen over uitgaven en ontvangsten had ik voor het ministerie één (soort) faseboek bedacht. Met betalingen of transfers als een algemenere noemer had ik ook voor de transferadministratie een duidelijke bedoeling. Ik beschouwde crediteuren en debiteuren niet als twee verschillende groepen van wederpartijen. Ik zag weer meer overeenkomsten dan verschillen. Daarover had ik reeds bij een eerdere werkgever nagedacht. Daar was het onderscheid tussen crediteuren en debiteuren, zoals eigenlijk overal nog, doorgetrokken naar de administratieve organisatie. Er bestonden als gevolg daarvan verschillende automatiseringsmiddelen voor die groepen. En dat vond ik merkwaardig.

Tegenover een crediteur bestaat een schuld. De schuldenaar moet betaalmiddelen afdragen. Op een debiteur is er een vordering; het bedrag in kwestie wordt (hopelijk) ontvangen. Maar het gedrag van een wederpartij past helaas niet altijd bij de regels voor de groep waarbij hij gedacht is. Als het meestal om uitgaven gaat, i.e. schulden van de organisatie, geldt de betrokken als crediteur. Soms heeft de organisatie een vordering op diezelfde wederpartij. Met scheiding in administratieve organisatie zijn er dan twee oplossingen. De eerste is dat de vordering niet via (medewerkers van) de crediteuren- maar via (die van) de debiteurenadministratie loopt. Dit houdt een doublure van gegevens over de wederpartij in. En gemis aan overzicht over de financiële positie van de organisatie ten opzichte van die ene wederpartij. De tweede oplossing is dat dezelfde medewerkers en administratie óók de afwijking behandelen. Dan moeten hulpmiddelen voor de afwikkeling van schulden ook voorzieningen bevatten om voor vorderingen als omgekeerde transacties een crediteur als debiteur te beschouwen. En volgens een overeenkomstige redenering moet een debiteurenadministratie over voorzieningen voor behandeling van schulden en bijbehorende betalingen beschikken.

Die eerdere werkgever beschikte dus over twee administraties inclusief automatiseringsmiddelen met eigenlijk dezelfde voorzieningen. Zij waren vrijwel elkaars spiegelbeeld. Alleen het startpunt was verschillend geweest. Voor vele ondernemingen is splitsing van behandeling van administratieve procedures naar crediteuren en debiteuren trouwens nog redelijk te verklaren. En die eerdere werkgever was een grote onderneming. De grondstoffen worden van een bepaalde groep wederpartijen ingekocht. Dat zijn dus crediteuren. Die krijgen daarvoor dóór de organisatie betaald. Eindprodukten worden als regel aan geheel andere wederpartijen verkocht. Die worden daarom als debiteuren bestempeld. Zij moeten áán de organisatie betalen. Met de afwikkeling van inkomende respectievelijk uitgaande fakturen zijn zich in grotere organisaties waarschijnlijk gaandeweg verschillende afdelingen gaan bemoeien. Die werkverdeling kan, om welke redenen danook, doeltreffender en/of doelmatiger zijn. Maar dat is nog geen reden waarom hun hulpmiddelen vanelkaar zouden moeten verschillen. Dat is natuurlijk gebeurd omdat de ontstane afdelingen ook voor informatievoorziening hun eigen weg gegaan zijn. Zonder coördinatie zijn er geen mogelijkheden om overeenkomsten te benutten.⁸ Dan groeien slechts verschillen.

Ik vind schuld of vordering principieel een kenmerk van een afzonderlijke financiële transactie. Datzelfde kenmerk geldt niet per definitie voor de wederpartij. Daarmee kan een relatie bestaan waarin allerlei (soorten) financiële transacties voorkomen.

Derden

Ik vond het bij het ministerie veelbelovend te onderzoeken of ook voor schulden en vorderingen sprake was van vermeende verschillen waarvoor in de plaats èchte overeenkomsten benut konden worden. Ik meende dat één enkel gereedschap voor behandeling van schulden èn vorderingen voldoende kon zijn. Daartoe liet ik de woorden crediteur en debiteur vallen. Meer in het algemeen zijn er wederpartijen (natuurlijke en/of rechtspersonen) waarmee de organisatie financiële relaties onderhoudt. Dergelijke wederpartijen noemde ik kortweg derden. De reikwijdte van derde als algemener begrip neemt overigens toe wanneer voor relaties de beperking financieel losgelaten wordt. De transferadministratie richtte ik slechts op (behandeling van) betalingen als financiële transacties met derden.

Scheiding van registratie en rapportage in de transferadministratie bevestigde de relatieve betekenis van de begrippen crediteur en debiteur. Die ene administratie bevat gegevens over àlle nog-niet-afgewikkelde (delen van) schulden en/of vorderingen. Voor een bepaalde derde kan naar behoefte het saldo daarvan gerapporteerd worden. Dat saldo bepaalt of die derde op dàt ogenblik als een crediteur of debiteur telt.

Een algemene aanduiding zoals derde vond ik beter passen bij de situatie van een overheidsinstelling. Daar is voor sommige aspecten van processen een vergelijking met grondstoffen en eindprodukten best toepasselijk. Herleid tot wat ik transfers noemde zag ik dat echter als een vergelijking die inspanningen voor automatiseringsmiddelen onnodig op twee sporen bracht. Wederpartijen of derden zijn vanuit het gezichtspunt van een overheidsinstelling in veel mindere mate met wederzijdse uitsluiting over twee groepen verdeeld. Een industrieel bedrijf dat grondstoffen tot eindprodukten verwerkt is daarvoor een te simpel voorbeeld. Afhankelijk van omtandigheden heeft een organisatie zoals het ministerie een schuld tegenover danwel een vordering op een derde. Maar het blijft altijd dezelfde derde. Met het onderscheid tussen crediteur en debiteur zijn er twee groepen. Veel derden horen dan in beide groepen. Ik herkende dat onderscheid daarom niet als maatregel om verwarring te vermijden. Integendeel.

Plus en minus

Vanuit eenzelfde gezichtspunt zijn schuld en vordering nogal verschillend. Het scheelt of de voorraad betaalmiddelen gaat af- of toenemen. Maar dit onderscheid is eenvoudig herkenbaar zònder derden over twee groepen te verdelen. Daartoe moet, zoals gezegd, schuld danwel vordering als kenmerk van de afzonderlijke transactie gezien worden. Ik koos daarvoor een aanduiding die aansluiting bood op de aantekening van de definitieve uitgave of ontvangst in een faseboek. Een bedrag dat bij een gerealiseerde uitgave hoort wordt met een plusteken op een kostenrekening in een faseboek voor uitgaven/ontvangsten geregistreerd. En op een financiële rekening verschijnt als tegenboeking voor evenwicht een journaalregel waarin dat bedrag een minteken heeft. Bij een ontvangst is het precies andersom. Een plusteken heeft aldus dezelfde betekenis als een aanduiding voor debet. Een minteken betekent een creditbedrag. Iedere afspraak over plus en min danwel debet en credit is eigenlijk goed. Althans, wanneer die consequent uitgevoerd wordt. Volgens bovenstaande afspraak werd een schuldbedrag als aanstaande uitgave reeds in de transfersadministratie van een plusteken voorzien. Dat sloot aan op latere aantekening in een faseboek, te weten nadat die uitgave daadwerkelijk verricht was. Een vorderingbedrag kreeg als verwachte ontvangst in de transferadministratie dus een minteken erbij. Journaalregels voor de aangegeven financiële rekening kregen per definitie het tegenovergestelde teken. Dan kwamen na uitgave respectievelijk ontvangst de aantekeningen vanzelf met het juiste teken op rekeningen in een faseboek voor uitgaven/ontvangsten terecht. Dat verliep automatisch door de koppeling vanuit de transferadministratie naar de boekhouding.

De gedachte van één transferadministratie voor behandeling van schulden èn vorderingen kreeg evenmin overal in het ministerie een warm onthaal. Medewerkers van bijvoorbeeld de crediteurenafdeling waren gewend over hùn eigen administratie te beschikken. Als een aparte gegevensverzameling bestond die volgens mijn ideeën inderdaad niet. Onder de algemenere noemers derde en transfer werden gegevens over behandeling van schulden èn vorderingen met relevante kenmerken in één verzameling geregistreerd. Een algemenere transfersadministratie kan uiteraard (naar behoefte) rapportages verschaffen zoals een traditionele crediteurenadministratie. Dan worden alleen de lopende procedures geselecteerd waarin bedragen met een plusteken voorkomen. (Dat teken was dus bepaald door de conventies voor het registreren, zeg consolideren, van definitieve financiële transacties in faseboeken.) Hetzelfde geldt dienovereenkomstig voor reconstructie van een traditionele debiteurenadministratie.

Het perspectief voor veranderingen was evenwel al veel gunstiger dan eerder voor vervanging van automatiseringsmiddelen voor de boekhouding. Voldoende medewerkers hadden door hun ervaringen d rmee inmiddels vertrouwen gekregen. Er bestond voldoende draagvlak voor de ontwikkeling van nieuwe automatiseringsmiddelen voor zoiets als een transferadministratie. Dankzij die betrokkenheid verliep later de invoering hiervan van meet af aan zorgvuldiger en met meer overzicht over relevante personele en organisatorische aspecten. Een geleidelijke aanpak gaf andere medewerkers gelegenheid aan een nieuwe situatie mee te werken.

Een voordeel van één administratie met gegevens over alle voorgenomen transfers betreft eventuele kortsluiting. Schulden tegenover en vorderingen op dezelfde derde zijn eenvoudig met elkaar verrekenbaar. Er bestond aanvankelijk veel weerstand om die mogelijkheid te benutten. Gaandeweg werd steeds meer medewerkers duidelijk dat zogenaamde verrekening kan helpen het vraagstuk van weerbarstige derden op te lossen. Dat zijn wederpartijen in financiële relaties die altijd debiteur blijven omdat zij vorderingen ontwijken. Dit was immers de oorzaak van steeds terugkerende (financiële) chaos rond derden bij het ministerie. Een belangrijk aantal derden werd gevormd door eigen ambtenaren. Zij konden op grond van hun financiële rechtspositie aanspraak op voorschotten maken. De terugbetaling verliep te vaak anders dan van de kant van het ministerie gewenst en dikwijls toch ook wel met een derde afgesproken was. Via verrekening konden gevorderde bedragen desnoods op schulden (bijvoorbeeld salaris) aan zo'n derde ingehouden worden. De samenvoeging van crediteuren en debiteuren onder de algemenere noemer van derde toonde in ieder geval onomstotelijk aan waarom, ondanks herhaalde inventarisaties en schoningen, in het verleden de diverse administraties voor behandeling van schulden respectievelijk vorderingen steeds weer vervuilden. In een algemene transferadministratie bleef duidelijk zichtbaar welke schulden en vorderingen afgedaan waren en welke nog in behandeling waren. Die waarborg was er overigens uiteraard ook zonder verrekening.

Deze transferadministratie ontstond bij het ministerie als een aanvulling op de boekhouding. Transfer gaf ik daar de enge betekenis van overdracht van betaalmiddelen. Die aanvullende module bleef daarom beperkt tot behandeling van vorderingen en schulden. Het idee dat andere financiële transacties eveneens in relatie met derden geschieden kreeg nog geen vorm in concrete hulpmiddelen. Daardoor kwam ik evenmin tot algemenere toepassing van dat simpele model van voortgang in administratieve organisatie. Omwille van functiescheiding luidde dat model, nogmaals, dat in een procedure voor realisatie van een willekeurige (financiële) transactie minimaal stappen voor bestemmen, toetsen en registreren vereist zijn.

Overkoepelend model

Ik heb onder de algemene noemer van financieel beheer tot dusver twee modellen genoemd. Dat zijn een model van de boekhouding en een model van administratieve voortgang. Het eerste model zag ik gaandeweg (ook) als een boekhoudige methode: relationeel boekhouden. Daarvoor werden volgens dat ene ontwerpmodel automatiseringsmiddelen ontwikkeld. Het voortgangsmodel werd bij het ministerie verwerkt in een transferadministratie, weliswaar beperkt tot behandeling van schulden en vorderingen. Dankzij beide modellen was de samenhang tussen boekhouding en transferadministratie duidelijk. Zie ook de figuur hiervoor in dit hoofdstuk.

Hiermee was mijn ontdekkingsreis naar samenhang in informatievoorziening voor financieel beheer (en daarbuiten) eigenlijk pas begonnen. Want via zo'n voortgangsmodel kreeg ik stelselmatig zicht op allerlei handelingen die voor realisatie van uiteenlopende (soorten) financiële transacties uitgevoerd werden. Daar waren soms nogal specifieke handelingen bij. Een voorbeeld was de berekening van kostendeclaraties die medewerkers na een dienstreis indienden. Diezelfde handelingen kwamen nergens anders voor. Dit inzicht leidde naar ontwerp en ontwikkeling van meer toegespitste modulen voor dergelijke specifieke handelingen. Want zelfs met de beperking tot uitgaven en ontvangsten bood de transferadministratie slechts gedeeltelijk ondersteuning tijdens procedures. Ik had slechts gerekend met stappen/handelingen die in iedere procedure minimaal vereist zijn. Voor bijzonderheden bood de transferadministratie geen voorzieningen.

Declaraties van dienstreizen vond ik zulke bijzonderheden. Daarvoor waren specifieke handelingen nodig. Een ambtenaar die op dienstreis gaat kan een voorschot ontvangen. Na afloop van de reis dient hij een declaratie in. Op grond van bepaalde regels worden de reiskosten berekend. Het verschil met het voorschot krijgt de ambtenaar aangevuld danwel moet hij aan het ministerie teruggeven. Voor zo'n specifieke berekening wilde ik geen voorzieningen treffen in bijvoorbeeld de algemener bedoelde transferadministratie. Ik vond voor zulke handelingen handarbeid en/of automatiseringsmiddelen als een aparte module geschikter.

De samenhangende groei van informatievoorziening geleidde ik volgens deze visie. Waar dat nuttig leek werden aparte hulpmiddelen ontwikkeld en ingevoerd. De samenhang daartussen bleef dankzij een overkoepelend model bewaard.

Het model van voortgang/behandeling hield ik bewust beperkt tot een globale aanduiding van mogelijke stappen. De specifieke handelingen kunnen, en doen dat dikwijls ook, immers voor uiteenlopende transacties in bijbehorende procedures sterk verschillen. Ik zag voor voor alle mogelijke handelingen geen kans een algemeen geldig model te bedenken. Althans niet een model dat nog enige praktische waarde voor het ontwerp van bruikbare hulpmiddelen bood. Ik vond het daarentegen wel haalbaar aan te geven volgens welke algemene opzet specifieke handelingen kunnen passen in een procedure. Dat ging ik voor samenhang in informatievoorziening tevens steeds noodzakelijker vinden. Mijn kijk op handelingen in een procedure ontwikkelde zich bij het ministerie als volgt.

Soms is het zinvol voor één of voor hoogstens enkele groepen/series handelingen over aparte, herkenbare hulpmiddelen te beschikken. Iedere groep/serie valt dan helemaal binnen een procedure waarmee een definitieve transactie gerealiseerd wordt.⁹ Er zijn dan specifieke (groepen) handelingen. Die komen doorgaans in slechts één soort procedure voor. Dat karakter had dus een gedeelte van de behandeling van een declaratie van een dienstreis. Er was een groep handelingen rond berekening van het verschuldigde danwel te vorderen bedrag herkenbaar. Er zijn meestal ook (groepen) handelingen van algemenere aard te zien. Die komen bijgevolg in meerdere soorten procedures voor. Een voorbeeld hiervan heb ik eigenlijk al uitgebreid beschreven. Dat is het initiëren en vervaardigen van opdrachten tot respectievelijk verzoeken om betaling.

Voor zowel specifieke als algemene groepen handelingen kunnen aparte modulen bestaan. Dat houdt in dat een transactie, zoals een uitgave of ontvangst, met één of meer modulen tot stand kan komen. Dat hangt van de procedure af. Die aanvullende modulen, gezien vanuit consolidatie in de boekhouding, hadden eigenlijk al een naam. Dat waren in het vroege rapport de functionele administraties. Zij vormden zoiets als de rest. Vanwege de noodzaak van samenhangende groei kon ik enige uitwerking niet meer ontlopen. Ik had een overkoepelend model nodig. Daarin moest tevens het verband met de boekhouding zichtbaar zijn.

Het model dat ik voor samenhang ontwierp plaatste gegevens centraal. Welke gegevensverzamelingen zijn er? Van welke verzameling(en) moeten gegevens aan andere doorgegeven kunnen worden? Ik beperkte me dus voor de hoofdlijnen van samenhang tot gegevensverzamelingen als modulen. Hierop kom ik verderop terug. Automatisering maakt overigens geen principieel verschil uit voor de geschetste samenhang.

Het verband tussen verschillende modulen, zoals vertegenwoordigd door gegevensverzamelingen, kon ik eenvoudig globaal schetsen. Ik besloot de transferadministratie, evenals de boekhouding, vanwege haar algemene karakter een bijzondere positie te geven. Behandeling van schulden en vorderingen tot uitgaven en ontvangsten zag ik op hoofdlijnen als groepen handelingen die aldus algemeen voor allerlei processen golden. Ik beschouwde de transferadministratie daarom niet als een functionele administratie als andere.

Hieronder staat een figuur met het overkoepelende model. Boekhouding en transferadministratie zijn daarin beide zonder enige detaillering als een rechthoek getekend. De functionele administraties zijn met cirkels afgebeeld. De plaats van iedere cirkel is willekeurig. Deze figuur vertelt hoe dat vroege groeipad naar samenhang gedomineerd werd door het vertrekpunt. Dit was vervanging van automatiseringsmiddelen voor de boekhouding geweest. Daarom staat de boekhouding in het model centraal. Het duurde nog enkele jaren totdat ik de boekhouding die plaats in de samenhang voor informatievoorziening ontnam. Daarvoor moest ik eerst het financiele aspect niet meer apart maar als geïntegreerd in processen gaan zien. Zover was bij het ministerie mijn bewuste kijk nog niet. Vandaar dit overkoepelende model.

Dit model verdient meer toelichting. Voor een groep handelingen kan als een functionele administratie een module beschikbaar zijn. Voor een volgende groep in dezelfde procedure is er eventueel een àndere module/functionele administratie. Enzovoort. De boekhouding en transferadministratie zijn eveneens modulen. De voortgang van een procedure eist samenhang tussen die modulen. Het overkoepelende model betrekt deze vooral op gegevens. Verschillende administraties omvatten ieder een gegevensverzameling. Daartussen moeten zonodig gegevens uitgewisseld worden. De salarissen van àlle rijksambtenaren, bijvoorbeeld, worden berekend èn betaald met dezelfde module. Dat is dus een vorm van vergaande functionele centralisatie, te weten boven het niveau van afzonderlijke rijksinstellingen. Voor het ministerie volstaat dan een koppeling tussen deze externe salarisadministratie en de eigen boekhouding. De salarisbetalingen als financiële transacties zijn immers met die externe module reeds definitief tot stand gekomen. Er rest uitsluitend registratie in faseboeken voor uitgaven/ontvangsten. De transferadministratie van het ministerie komt hier helemaal niet aan te pas. In de figuur is dit verband tussen administraties/modulen vertegenwoordigd door een cirkel waaruit een directe lijn naar de rechthoek van de boekhouding getrokken is. Die lijn betekent dat vanuit zo'n functionele administratie aantekeningen over definitieve financiële transacties aan de relevante faseboeken in de boekhouding doorgegeven worden. Een ander voorbeeld is de financiële afwikkeling van een dienstreis. Daarvoor werd een ander verband tussen administraties bepaald. Allereerst worden de kosten van een dienstreis berekend. Daarvoor werden automatiseringsmiddelen als een aparte functionele administratie ontwikkeld en ingevoerd. De uitkomst van berekeningen is een transferbedrag dat met een reiziger afgerekend moet worden. Dit wordt vanuit deze functionele administratie doorgegeven aan de algemene transferadmininstratie. Dat is weergegeven door een lijn tussen een cirkel de rechthoek van de transferadministratie. Na de feitelijke uitgave respectievelijk ontvangst volgt aangetekening op aangewezen rekeningen in het juiste faseboek. Daarvoor is een koppeling nodig tussen de transferadministratie en de boekhouding.

Zo'n koppeling tussen transferadministratie en boekhouding is algemeen geldig. Met de koppeling tussen functionele administratie en transferadministratie hebben financiële gegevens voor wat aantekening in de boekhouding betreft de gewenste vorm gekregen. Dit houdt in dat naar behoefte aanvullende functionele administraties aan de transferadministratie gekoppeld kunnen worden. Dankzij de reeds bestaande koppeling komen gegevens uit de transferadministratie als journaalposten in de boekhouding terecht.

In de figuur zijn ook nog lijnen tussen cirkels getekend. Dat is voor het ministerie bij theorie gebleven. De gedachte is dat divere groepen handelingen in dezelfde procedure ondersteuning van diverse functionele administraties kunnen vergen. Die modulen kunnen dan geschakeld worden. Gegevens die voor verdere behandeling nodig zijn worden steeds doorgegeven. Wanneer er sprake is van een concrete uitgave of ontvangst moet een koppeling met de transferadministratie bestaan. Het is ook denkbaar dat de laatste functionele administratie die in de procedure voorkomt tevens opdrachten/verzoeken voor die transfers aanmaakt. Die mogelijkheid is niet afgebeeld want zij doet afbreuk aan de algemene inzet van de transferadministratie maar dat zou een lijn direct naar de boekhouding inhouden. De transferadministratie wordt als het ware overgeslagen.

Modulariteit

Náást boekhouding en transferadministratie benoemde ik bij het ministerie dus functionele administraties. Ik bedoelde dat indertijd niet alleen als gescheiden gegevensverzamelingen. Ik onderscheidde tevens verschillende bewerkingen van (die) gegevens. In de vorm van automatiseringsmiddelen waren dat computerprogramma's. Iedere administratie, inclusief de boekhouding en de transferadministratie, zag ik als een module. Die beschouwde ik nog als een gegevensverzameling plùs programma's. Dit inzicht heb ik later verlaten. Met enige opmerkingen heb ik dat reeds laten merken.

Automatiseringsmiddelen kennen vele, zeg maar, aspecten. Op ieder aspect is eventueel bijbehorende modulariteit van toepassing. Zonder die verbijzondering naar aspecten is verdergaande flexibiliteit moeilijk te realiseren. Geleidelijk heb ik bijvoorbeeld administratie synoniem met gegevensverzameling gemaakt. Daar ga ik uiteraard uitgebreid op door. Maar zover was ik bij het ministerie nog niet helemaal. Computerapparatuur als aspect ofwel aparte invalshoek voor modulariteit had ik reeds lang herkend. Hetzelfde gold voor toepassing van identieke gegevensverzameling plùs programma's op verschillende computers. Gegevensverzameling plùs programma's vertaalde ik echter nog naar één module. Dat beschouwde ik bij het ministerie als een administratie. Ik handhaafde toen dat verband tussen gegevensverzameling en programma's onder de noemer van een module ook wel enigszins bewust. Ik vond het te ingewikkeld om een programma gegevens uit verschillende verzamelingen te laten putten. Strikt technisch gezien behoefde dat geen probleem meer te zijn. Maar er waren organisatorische vraagstukken die medewerkers anders konden blijven ontwijken.¹⁰

Ondanks vermenging van gegevens en programma's als aspecten van automatiseringsmiddelen kwam ik bij het ministerie al redelijk ver met modulariteit. Iedere administratie blijft als module herkenbaar en eenvoudig van opzet. Een modulaire benadering kan overigens herhaald worden. Binnen een module kunnen ook weer modulen benoemd worden. Enzovoort. Mits de veronderstellingen over de vereiste koppelingen geldig blijven kunnen administraties gescheiden ontworpen en gebouwd worden. Op basis van modulariteit geldt hetzelfde vaak voor ingebruikname. Door achtereenvolgende invoering van administraties en bijbehorende hulpmiddelen kan de belasting voor betrokken medewerkers wat evenwichtiger gespreid zijn. Dat vond ik allemaal grote voordelen van een modulaire samenhang.

Zonder modulariteit blijft op een bepaald moment alles verband met alles houden. Dan moet bijgevolg eigenlijk ook alles tegelijk veranderen. Dat bestáát domweg niet. De noodzaak voor beheersbaarheid in een organisatie waarbij vele mensen betrokken zijn vereist een samenhang die geleidelijke veranderingen en groei zo min mogelijk belemmert.¹¹ De grenzen tussen modulen zijn daarbij redelijk willekeurig. Ik ken althans geen onwrikbare regels voor benoeming van modulen. Mijn leidraad is dat modulen vaak volgens diverse aspecten en niveaus herkenbaar zijn danwel ontworpen kunnen worden. In een complexe situatie kàn er nooit de overtuiging van een optimale indeling in modulen zijn. Dat is kunst. Het ontwerp van samenhang draagt een artistiek en dus persoonlijk stempel. Veranderkundige aspecten moeten zwaar (het zwaarst?) wegen. Mijn eigen inzichten hebben tot een bepaalde visie op (gewenste) samenhang geleid. Die samenhang lijkt misschien duidelijk genoeg. Daarmee is het vraagstuk van subjectieve uitgangspunten echter niet opgelost. Dat is hier mijn bedoeling ook niet. Maar dit verklaart enigszins waarom omtrent zo'n ogenschijnlijk duidelijk onderwerp als samenhang tussen automatiseringsmiddelen slechts moeizaam overeenstemming te bereiken is.

Bij het ministerie zijn in ieder geval volgens de hierboven geschetste samenhang automatiseringsmiddelen voor diverse administraties ontwikkeld. Daarmee bedoel ik dus functionele administraties náást de boekhouding en de transferadministratie. Maar niet alles behoefte opnieuw ontworpen, ontwikkeld en ingevoerd te worden. De techniek van automatisering was immers zelfs bij het ministerie niet geheel onbekend. Er bestonden reeds hulpmiddelen die als functionele administratie/module in de groeiende samenhang pasten. Ik kan het ook anders zeggen. Ik had het overkoepelende model mede met het oog op dergelijke bestaande administraties gevormd. Het zou wel zo eenvoudig zijn indien die eenvoudig een plaats konden krijgen. Dat bleek bij het ministerie inderdaad mogelijk. Reeds bestaande financiële administraties binnen en buiten het ministerie konden als regel gemakkelijk de vereiste gegevens doorgeven, zij het soms na wat aanpassingen.

Aldus ontstond een modulaire samenhang tussen boekhouding, transferadministratie en verschillende functionele administraties dat van de volgende kijk op realisatie van transacties uitging. De ene administratie geeft gegevens door aan een andere nadat een gedeelte van (procedurele) behandeling tot een definitieve transactie afgerond is. Automatiseringsmiddelen voor functionele administraties en de transferadministratie ondersteunen (groepen) handelingen die een procedure of gedeelte daarvan omvatten. Consolidatie gebeurt in de boekhouding. Dit houdt samenhang eenvoudig en overzichtelijk.

In de loop der jaren heb ik door de samenhangende groei dit overkoepelende model zeker genuanceerd. Een belangrijke stap was het bewuste inzicht dat modulariteit voor diverse aspecten nogeens apart kan gelden. Belang hecht ik vooral aan de ontwikkeling van het begrip administratie in de richting van louter gegevensverzameling. Ondanks dergelijke gewijzigde opvattingen is de algemene samenhang bij het ministerie wezenlijk dezelfde gebleven.

noten

1. In hoofdstuk 5 heb in de paragraaf over archiefcode eigenlijk zo'n gemengde boekhouding beschreven. In eerste aanleg werden journaalposten op papier geregistreerd. Daarvan werden later gegevens óvergeschreven naar het computergeheugen. Die papieren moesten echter ook bewaard blijven.

2. Dit is de paradox van modulariteit, van postcoördinatie. Over discipline als bevrijdende beperking heeft bijvoorbeeld E. Herrigel geschreven in Zen in der Kunst des Bogenschiessens (Otto Wilhelm Barth, drieëntwintigste druk, 1984).

3. Als eigenschap van het ontwerpmodel voor een relationele boekhouding heb ik dat natuurlijk wel vermeld. Dat heeft met de boekhouding als eventueel netwerk van onderdelen te maken. Via een verticale relatie worden financiële gegevens als samenvatting op een rekening (in een gelijksoortig faseboek) in een hogere deelboekhouding aangetekend. Als dat gegevens over niet-definitieve transacties kunnen zijn moet er tevens een correctie-mechanisme zijn. De noodzaak daarvoor vervalt met de eis dat slechts aantekeningen over definitieve financiële transacties in een relationele boekhouding horen. Zo kwam ik op het idee om voor een boekhouding de grens bij definitieve transacties te trekken.

4. Een andere ontwikkeling naar samenhang groeide daar vanuit wat ik toen nog een documentaire kern noemde. Automatiseringsmiddelen voor registratuur, electronische post en tekstverwerking waren naar de stand van de techniek nog apart. Dat kon uiteraard (ook) niet zo blijven. Ik probeerde vroege aanzetten voor hun samenhang te geven.

5. De toevoeging administratief is overbodig. Enige tijd heb ik nog gewerkt met een onderscheid tussen primaire processen en secundaire. Alle handelingen, administratief of niet, horen echter per definitie tot processen. Dit ging ik pas later scherper zien. Die verandering van zienswijze komt uitvoerig aan de orde. Bij het ministerie was ik nog niet ècht zover. Ik sprak wat verward over administratieve procedures. Want daartoe behoorden eveneens handelingen die ik toen niet secundair maar primair had moeten noemen. Het is allemaal veel eenvoudiger èn zinvoller zònder de toevoeging administratief. Er kunnen dus gewoon procedures zijn.

6. Dat kan met recht merkwaardig genoemd worden. Een verklaring kan zijn dat medewerkers onvoldoende opgeleid danwel weer geheel vergeten waren wat zij ooit wisten. Bijvoorbeeld R.W. Starreveld hanteert in zijn Leer van de Administratieve Organisatie (deel 1: Algemene Grondslagen, Samsom, tweede druk, 1963) toch min of meer hetzelfde model. Hij noemt het wat anders, te weten de wenselijkheid van controletechnische functiescheiding (pp. 134/137).

7. Ik vind betaalmiddelen al minder vaag dan geld. L.V. Chandler en S.M. Goldfeld geven in The Economics of Money and Banking (Harper & Row, 1977, p. 12) een omschrijving van geld: "[....] the money supply should include all those things that are in fact generally acceptable in payment of debt and as payment for goods and services. If a thing is in fact generally acceptable in payment and generally used, it is money, whatever may be its legal status." Dit laatste zou inhouden dat een overdraagbare begroting, verplichting enzovoort ook als betaalmiddel, als geld kan dienen. Ik ga hierop niet verder in. Ik verwacht dat gegevens over transacties met zulke vormen van betaalmiddelen eveneens met relationeel boekhouden overzichtelijk aangetekend kunnen worden.

8. Bij die eerdere werkgever suggereerde ik eens dat ontwikkeling van gescheiden automatiseringsmiddelen voor een crediteuren- respectievelijk debiteurenadministratie misschien onnodig was. Ook al bleven afdelingen gescheiden dan konden zij immers dezèlfde hulpmiddelen als elkaars spiegelbeeld gebruiken. Wat gebeurde er toen met deze analyse? Niets.

9. Bij het ministerie dacht ik nog vooral aan administratieve procedures en financiële transacties. Het model verliest niets wanneer wanneer administratief en financieel als toevoegingen verdwijnen. Dat besefte ik echter pas jaren later ècht.

10. Ik verzette mij bijvoorbeeld tegen rapportage van gegevens uit boekhouding en transferadministratie tegelijk. Ik meende dat met dergelijke rapportages een prikkel om procedures vlot af te wikkelen zou blijven ontbreken. Zolang alleen de boekhouding met uitsluitend aantekeningen van definitieve transacties een overzicht kon leveren kwam er druk op de procedures. Dit standpunt heb ik verlaten. Door gegevens en programma's als twee verschillende (van de vele) aspecten voor modulariteit te zien komt juist veel nadruk op dergelijke samengestelde rapportages te liggen.

11. Modulariteit is nog weinig een uitgesproken thema in ontwerpleer. Alweer J.C. Jones zegt er in Essays in Design (John Wiley & Sons, 1984) iets over (p. 213): "Built-in adaptiveness, is it possible? Yes. But its the most difficult kind of designing there is. Designing modules is a process very hard to describe and theorise about: its mind operating close to limits. There [only] seem to be a few guidelines."