5. Methode

Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.

Ondanks de gebrekkige tijd die ik naar verhouding er verder aan besteedde onderging het ontwerpmodel bij het ministerie enkele wijzigingen. In dit hoofdstuk vermeld ik de interessantste. Dergelijke aanvullingen waren onveranderd een reactie op nieuwe praktijksituaties. Het veranderingsproces als geheel bleef als het ware het karakter van een proef behouden. Het prototype was iets aangepast tot programmatuur die operationele toepassing toeliet. Met die aanzet ging de ontwikkelingscyclus verder. Gaandeweg werden meer deelboekhoudingen met de nieuwe automatiseringsmiddelen bijgehouden. Meer medewerkers, met hun specifieke inzichten, deden ervaring ermee op. Uit deze praktijk bleken aanvullende informatiebehoeften. Die vertaalde ik zonodig naar een volgende versie van het ontwerpmodel. Ik probeerde daarbij een specifieke behoefte steeds te zien als vorm van een mogelijk algemener verschijnsel. Met voorzieningen voor dat verschijnsel waren vergelijkbare informatiebehoeften meteen ook gedekt. De eventuele wijziging van het ontwerpmodel leidde vervolgens zonodig tot aangepaste computerprogrammatuur.

Evolutie

Ontwerpmodel en automatiseringsmiddelen ontwikkelden zich aldus in wisselwerking. Risico's waren beperkt. Iedere aanpassing, althans van model en die middelen, was slechts een kleine. Dit volgde uit mijn benadering om voor iedere specifieke behoefte-als-vorm naar een omvattend verschijnsel te zoeken. (In zoverre dacht ik wèl fundamenteel, zij het vaak gehaast, na.)

Een parameter zie ik praktisch als de vertaling van een (specifieke) vorm van een (algemeen) verschijnsel. Het gedrag van automatiseringsmiddelen, i.e. de vorm ervan die overeenstemt met één of andere specifieke behoefte, is dan instelbaar met parameters. Zo is het aanpassingsvermogen van automatiseringsmiddelen aanzienlijk groter door een geschikte parametrische opzet. Het ontwerpmodel wijst bijna vanzelfsprekend de weg naar parametrische opzet van automatiseringsmiddelen. Een klein aantal gestandaardiseerde dragers (vorm) krijgen naar omstandigheden specifieke betekenissen. Voorzover die het gedrag van de middelen (mede) bepalen noem ik ze parameters. Als omstandigheden veranderen volstaan vaak (slechts) àndere parameters. De automatiseringsmiddelen kunnen verder ongewijzigd blijven.

Het spreekt vanzelf dat zoiets als een afzonderlijke rekening zonder wijziging van programmatuur toegevoegd en dergelijke moet kunnen worden. Maar ik vind dat óók vanzelfsprekend voor allerlei andere specifieke vormen. Als standaardisatie volgens het model onaangetast vertaald is naar de automatiseringsmiddelen geldt inderdaad hetzelfde voor bijvoorbeeld faseboeken en zelfs gehele deelboekhoudingen. Mits programma's dezelfde abstractie kennen zijn allerlei veranderingen met louter àndere parameters mogelijk.

Ter vermijding van risico's werd aanvullende programmatuur, als die al nodig was, grondig getest. Daarbij ging het vooral om keuze van representatieve parameters, voorzover bekend. Als die tests goed of, eigenlijk, niet-verkeerd afliepen begon operationele toepassing ervan. Dat is steeds goed (niet-verkeerd?) gegaan. En ik vind dat het zo moet blijven gaan. Veranderende omstandigheden eisen soms aanpassingen van middelen. Als het meegroeiende ontwerp(model) principieel flexibiliteit als eigenschap behoudt kunnen aanpassingen van model èn middelen tot het minimum beperkt blijven.¹

Hulpmiddelen waarvan ontwikkeling als het ware open blijft zijn voor veel mensen een gruwel. Vooral controleurs vinden vaak, zeker als het om een boekhouding gaat, dat (automatiserings)middelen eens-en-voor-altijd gebouwd moeten zijn. Die weerstand tegen evolutie was er ook bij het ministerie.

Zo werkt het niet. Daarentegen vind ik de enige constante dat situaties veranderen. Daarbij moet een mens domweg toegeven dat hij niet allemaal kan voorspellen wàt er gaat veranderen. Door onzekerheid zijn veel van zijn handelingen onvermijdelijk reactief. Hij kan slechts proberen de verhouding ten gunste van vooruitzien te veranderen.² Absoluut slaagt een mens daarin in complexe situaties niet. Ik rekende dus met veranderingen en daaruit voortvloeiende aanpassingen van ontwerpmodel en automatiseringsmiddelen. Met dàt uitgangspunt ging het vervolgens om waarborgen voor continuiteit en integriteit van informatievoorziening. Langs die weg lukte het om in een voortdurend veranderlijke situatie een bevredigend resultaat te helpen bereiken. Ik zag niets in een starre en dus onpraktische aanpak. Die had tot zekere mislukking geleid.

Hier komt de ontwerper (van een veranderingsproces) vaak in een dilemma. Hij kan, zoals ik (weliswaar met andere woorden) deed, openlijk verklaren dat evolutie een tautologie is. (Veranderings)proces is evolutie, is ontwikkeling. Altijd. Rust is vals.

De moeilijkheid hiermee is dat een mens kennelijk niet met onzekerheid kan leven over iets dat zijn identiteit (mede) bepaald. In onze samenleving is dat voor veel mensen de positie die zij in organisatorisch(e) verband(en) kennen. Daarover gaan zij zich zorgen maken zodra veranderingen aangekondigd worden waarover zij onvoldoende invloed menen te kunnen uitoefenen. Want daarvan is hun uitkomst onzeker. Het maakte niet uit dat ik in één adem met evolutie noemde dat zij daaraan zèlf moesten deelnemen. Vroeg of laat, wist ik, zou het veranderingsproces hen tòch omvatten. De uitnodiging tot deelname stuitte op veel cynisme. En dit, ik moet het toegeven, is (nog) dikwijls terecht. Hoeveel invloed is aan medewerkers ècht toegestaan? Als die mager blijft maakt nadruk op evolutie hun onzekerheid slechts bewust(er). Dat daardoor uiteindelijk juist grotere zekerheid kan ontstaan ontgaat velen helaas. Moet de ontwerper/veranderkundige dan zwijgen over veranderingen? Ik denk dat hij met andere mensen relaties moet opbouwen. Als er vertrouwen gegroeid is kan hij als zijn standpunt verhelderen dat ontkenning van veranderingen schijn-zekerheid biedt. Zonder actieve deelname aan processen kent een mens juist méér onzekerheid dan wanneer veranderingen als natuurlijk aanvaard zijn.

Hoe ontwerpmodel en middelen een bepaalde stand bereikt hebben is op ‚nig moment voor vervolg van een proces nieteens zo interessant. Dat is geschiedenis waaraan niets meer te doen valt. Maar …ltijd is er de mogelijkheid van een situatie waarin het model onhoudbaar blijkt.³ Dan is de vraag: hoe verloopt het proces bij voorkeur verder?⁴ Met een flexibele instelling is zo'n geconstateerde afwijking niet zondermeer een gevaar. Een mens kan iets praktisch ondernemen teneinde evolutie actief te proberen te beïnvloeden. Daartoe reken ik overigens nadrukkelijk het verlaten van een onhoudbaar uitgangspunt.⁵ Vanuit een dogmatische opstelling bestrijdt een mens wat hij als ongewenste veranderingen ziet. Dat kan ook. En dat kan terecht zijn. Maar sommige veranderingen liggen niet meer in een eventuele toekomst. Die zijn er al, nù, in de situatie waarin een mens reeds verkeert. Windmolens of reuzen?

Ik vind een open opstelling belangrijk. Kon ik die zèlf opbrengen als het om het model ging? Eerlijk gezegd niet zo vergaand. Want ik gelóófde erin. Maar ik bedacht tenminste dat er nog vanalles aan model en hulpmiddelen kon ontbreken. Het allereerste ontwerpmodel vond ikzelf elegant maar was nog nooit in de praktijk getoetst. Voldeden de daaruit ontwikkelde automatiseringsmiddelen aan behoeften? Was het ontwerpmodel houdbaar? Dat was spannend. Mijn onzekerheid op hoofdlijnen verdween geheel met het werkende prototype.

Vooral praktische toepassing van hulpmiddelen leidt tot herkenning van werkelijke informatiebehoeften. Daar is het immers net om te doen. In wisselwerking werden vervolgens model en automatiseringsmiddelen aangepast. Hoewel ik steeds beide bedoel noem ik hierna kortheidshalve vooral het model.

Veranderen inzichten? Dan moet een ontwerpmodel zonodig ook veranderen. Die regel probeerde ik te volgen. Het model moest echter consistent blijven. Anders konden de afgeleide automatiseringsmiddelen niet meer voldoen. Daarom, zeg maar, bewaakte ik angstvallig de (interne) logica van het model.⁶ Ik vond dat ikzelf de zin van gesignaleerde informatiebehoeften moest kunnen begrijpen. Dat deed ik dikwijls niet. Dan bleef het model ongewijzigd. Ik geef toe dat, omgekeerd, mijn inzichten/ervaringen inmiddels door het model bepaald werden. Wat ik als zinvol bestempelde deed ik tegen het licht ervan. Dit is niet goed òf verkeerd.⁷ Het is iets waarvan een mens zich slechts enigszins bewust kan zijn. Ik was dat toen ònvoldoende. Dit heeft ontwikkeling van het ontwerpmodel stellig belemmerd ondanks mijn beleden strategie van open evolutie.⁸

Mensen die met automatiseringsmiddelen onbekend zijn kunnen onrealistische verwachtingen ervan hebben. Zij kennen veelal mogelijkheden en beperkingen onvoldoende. De meeste wensen, vond ik, hadden betrekking op àndere aspecten. Aanpassing van hulpmiddelen verhoogt dan de risico's. Ontbrekend vertrouwen en samenwerking, bijvoorbeeld, verdwijnen niet door automatisering. Betrokken mensen moeten zo'n probleem zèlf willen oplossen. Ieder antwoord op een verkeerde vraag is zinloos, in z'n valse suggestie van zekerheid zelfs gevaarlijk. Zo benutte ik het model tevens om relevante aspecten van noodzakelijke veranderingen concreter te (laten) benoemen. Dit betekende allerminst dat het model boven kritiek verheven kon blijven. Integendeel, hoewel ik hierboven toegegeven heb dat ik destijds stellig erdoor vooringenomen was. Maar zo'n ontwerpmodel is er niet voor àlle aspecten tegelijk. Ogenschijnlijk leidde dit tot vertragingen. In eerste aanleg blijken veel mensen weinig ingenomen met duidelijkheid over problemen. Die afweer gaat vermoedelijk gepaard aan angst voor verantwoordelijkheid voor resultaten. Dat moet vergaand door het organisatorische klimaat veroorzaakt zijn. Waar mensen fouten mogen maken, althans om ervan te leren, verdwijnt hun angst grotendeels. Allereerst moet er dus een klimaat van vertrouwen ontstaan.⁹ Dat is geen omweg met vertragingen. Zonder vertrouwen blijven werkelijke verbeteringen altijd buiten bereik. Waar dat vertrouwen groeide begrepen medewerkers dat zijzelf realistich inzicht in hun organisatorische situatie moesten verwerven. Hulpmiddelen blijven hulpmiddelen. De nieuwe leiding van de afdeling voor de boekhouding van het omvangrijkste beleidsterrein bij het ministerie slaagde erin hun medewerkers bij veranderingen te betrekken. Dàt werkte.

Netwerk

Een belangrijke aanpassing van het ontwerpmodel uit die tijd betrof de relaties tussen de deelboekhoudingen. In het oorspronkelijke model, en ook nog in het tijdschriftartikel, was er sprake van een hiërarchie. Dat bleek een te simpele kijk op delegatiepatronen in een organisatie. Het ministerie kende bijvoorbeeld een groot aantal geografisch verspreide vestigingen. Iedere vestiging voerde een eigen boekhouding. Die had ik oorspronkelijk tot functionele administraties gerekend.¹⁰ Daarmee bedoelde ik dat vanuit zo'n administratie financiële gegevens aan diverse deelboekhoudingen doorgegeven kunnen worden. Dat klopte in dit geval. Want de handelingen op die verspreide vestigingen behoorden tot uiteenlopende processen. Ik zag die vestigingen daarom als een soort loketten. Voor de diverse werkzaamheden van de lokettist hadden verschillende organisatorische eenheden op het hoofdkantoor overeenkomstige overkoepelende verantwoordelijkheden. Maar ter plekke van zo'n loket was zo'n functionele administratie gewoon een boekhouding. Het was eigenlijk overzichtelijker om ze deelboekhoudingen in plaats van functionele administraties te noemen. Dit hield in, algemeen beschouwd, dat financiële gegevens vanuit één bepaalde lagere deelboekhouding zonodig gesplitst naar verschillende hogere deelboekhoudingen doorgegeven moesten kunnen worden. Want op hun beurt konden die centrale(re) afdelingen of directies ook weer beschikken over ieder een eigen deelboekhouding. Daarin waren financiële gegevens in een overeenkomstige mate van detail respectievelijk verdichting verzameld.

Dit ziet er in een schema als volgt uit:

of, meer gestileerd:

In plaats van een eenvoudige hiërarchie kan de gehele boekhouding dus bestaan uit een netwerk van deelboekhoudingen. Deze wijziging van het model maakte ook vertaling van wat ingewikkelder delegatiepatronen naar de opzet van een boekhouding mogelijk. Hiermee waren functionele administraties overigens niet vervallen. Er waren altijd nog administraties denkbaar die voor bijzondere processen ingericht waren. Maar de (deel)boekhoudingen van de verspreide vestigingen vielen nu buiten deze categorie. Een salarisadministratie, bijvoorbeeld, vatte ik echter nog als zo'n functionele administratie op.

De overgang van hiërarchie naar netwerk vergde tevens wijzigingen in de computerprogrammatuur. Die waren snel aangebracht. Daarvoor stonden standaardisatie en modulariteit vanuit het ontwerpmodel garant. Het ging overigens slechts om programma's voor de boekhouding. Die waren niet voor functionele administraties bestemd juist vanwege hun veronderstelde verbijzondering. In een hiërarchie verwijzen àlle rekeningen in één en dezelfde lagere deelboekhouding via hun verticale relaties naar rekeningen in één en dezelfde hogere deelboekhouding. Dit verandert met een netwerk in plaats van een hiërarchie. Ik vond het redelijk om onderscheid naar rekeningen te maken, in elk geval niet gedetailleerder. Dan verschilt het eventueel pèr rekening in welke (hogere) deelboekhouding zich de rekening bevindt waarop hun verticale relatie betrekking heeft. Bijgevolg volstaat in een netwerk van deelboekhoudingen niet meer alleen de identificatie van een rekening. In een hiërarchie is de hogere deelboekhouding voor een aparte rekening impliciet bekend omdat die voor verdichting vanuit àlle rekeningen in de lagere deelboekhouding geldt. In een netwerk moet in de verticale relatie de hogere deelboekhouding expliciet vermeld zijn. Want niet alle verdichtingen behoeven voor rekeningen in dezelfde hogere deelboekhouding bestemd te zijn.

In een netwerk van deelboekhoudingen bestaat een verticale relatie als verwijzing dus uit twee elementen. Allereerst moet de deelboekhouding opgegeven zijn, en dan een rekening in een gelijksoortig faseboek dat zich in die deelboekhouding bevindt. Uitbreiding van de verticale relatie met de aanduiding van een deelboekhouding was zo gebeurd. De ontwikkelingsmiddelen waren immers geselecteerd mede op het gemak waarmee aanpassingen aangebracht konden worden. Een wat uitgebreidere verwijzing voor gedifferentieerde verdichtingen vormde uiteraard slechts de helft van de oplossing. Ik heb, als vierde, het programma genoemd dat periodiek de financiële gegevens op rekeningen optelt en als samenvatting registreert op een aangegeven rekening (in het gelijksoortige faseboek in een andere, hogere deelboekhouding). Dat programma moest eveneens dienovereenkomstig gewijzigd worden. Er was niet langer één deelboekhouding als bestemming maar eventueel meerdere. Dit was echter allemaal ongecompliceerd en vergde dus evenmin bijzondere inspanningen.

Archiefcode

De overgang van hiërarchie naar netwerk was een fundamentele aanpassing ook al kostte die weinig inspanningen. Van het ontwerpmodel veranderden verder enige details. E‚n ervan betrof de zogenaamde archiefcode.

Automatisering was één van mijn uitgangspunten. Ik veronderstelde dat gegevens (enige tijd) in een computergeheugen bewaard bleven. Er waren dus zoiets als geautomatiseerde gegevensverzamelingen. Zonodig moest de oorsprong van (enkele van) die gegevens nagetrokken kunnen worden. Al in het eerste ontwerpmodel gaf ik aantekeningen over financiële transacties daarom een vertrouwde vorm. Dat was een journaalpost met zijn -regels.

Destijds werden aantekeningen over financiële transacties in eerste aanleg op papier gemaakt. Hoe konden bijvoorbeeld de verspreide vestigingen het anders? Die beschikten (nog) niet over automatiseringsmiddelen. Voor de papieren journaalposten had de nieuwe medewerker richtlijnen opgesteld die overeenstemden met het ontwerpmodel. Registratie in een geautomatiseerde gegevensverzameling was eigenlijk niets meer dan óverschrijven.¹¹ Om te kunnen nagaan of daarbij geen fouten gemaakt waren moest het papieren document bewaard blijven. Dat gebeurde in een archief. Ieder stuk papier kreeg een unieke identificatie. Daarmee was het altijd eenvoudig uit het archief terug te vinden. Ik vond kortsluiting voor identificaties van papieren respectievelijk electronische dragers voor de hand liggen. De journaalpost in de boekhouding als geautomatiseerde gegevensverzameling kreeg dezelfde identificatie: de archiefcode.

De gekozen opzet van de archiefcode bleek gauw niet goed te voldoen. Afgezien van een beperkte lengte was invulling ervan vrij (mits uniek). Met andere woorden, de archiefcode kende geen vaste indeling met verdere elementen. Vrijwel meteen ontwierp ik zo'n onderverdeling. Die telde (dus) meteen ook voor de papieren journaalposten. Daardoor werd het wat eenvoudiger om het bedoelde verband tussen papieren respectievelijk electronische opslag te leggen en handhaven. De archiefcode was een belangrijke èn praktische voorziening voor controleerbaarheid.

De toegevoegde onderverdeling luidde overigens als volgt. Het eerste element was bestemd voor de fase, bij het ministerie nog verschijningsvorm genoemd. Dit benadrukte dat aantekeningen over één financiële transactie altijd tot één faseboek beperkt bleven. Het tweede element van de archiefcode bevatte het jaartal van registratie. Daarna volgde plaats voor vermelding van de afdeling waardoor registratie geschiedde. Dit gegeven beschreef impliciet een relatie met de lokatie van het (papieren) archief. Als vierde element gold tenslotte een volgnummer. Er konden immers diverse journaalposten met dezelfde combinatie van gegevens voor de eerste drie elementen van de archiefcode ontstaan.

Vreemde valuta

Een puzzel die snel opgelost moest worden betrof aantekeningen op financiële rekeningen voor kas, bank, giro en dergelijke. Vele transacties hadden in vreemde valuta plaats. Dan werd het bedrag in de aantekening daarin uitgedrukt. Dit gold voor alle relevante fasen. Een interne begroting kon bijvoorbeeld in amerikaanse dollars toegewezen zijn. Dat gebeurde wanneer de concrete betalingen eveneens in die valuta verwacht werden. Overigens klopte dat weleens niet. Maar altijd moest de aantekening het bedrag in de valuta in kwestie bevatten. Over een betaling in, bijvoorbeeld, duitse marken werd dus een overeenkomstige aantekening gemaakt, ongeacht de valuta(s) van eventuele begrotingen. Voor overzicht was de nederlandse gulden uiteraard de maatstaf. Dat was de munteenheid waarin het ministerie zijn begroting als geheel toegewezen kreeg.

De betekenis van zo'n geconsolideerde rapportage kan behoorlijk veranderen met wijzigingen in wisselkoersen. Een begroting in guldens is door betalingen in onverwacht duurdere dollars eerder uitgeput. Goedkopere dollars, marken enzovoort betekenen omgekeerd meevallers.

De scheiding van registratie en rapportage bleek alweer dè oplossing. In aantekeningen (in de deelboekhouding van oorspronkelijke registratie) bleven bedragen met aanduiding van wèrkelijke munteenheid bewaard. Daardoor kon naar behoefte een rapportage samengesteld worden waaruit gevolgen van koerswijzigingen bleken. In een aparte tabel waarin (globaal) de ontwikkeling van koersen aangetekend stond was reeds voorzien toen het prototype voor operationele toepassing wat uitgebreid werd.

In verband met vreemde valuta verdienden aantekeningen op de zogenaamde financiële rekeningen bijzondere aandacht. Het saldo op zo'n rekening gaf immers de aanwezige voorraad van een bepaald betaalmiddel aan. Nu bestond de wens dat die voorraad op gezette tijden in nederlandse guldens geconsolideerd zou worden. Dit was het vraagstuk van de herwaardering. Ik meende dat gaandeweg wel te begrijpen hoewel bovenstaande toelichting misschien anders doet vermoeden. Voor het eerste ontwerpmodel had ik er niet verder aan gedacht. Een journaalpost met zijn regels omvatte de betrokken munteenheid. En er waren de rapportages waarin volgens horizontale relaties de aantekeningen uit verschillende faseboeken met elkaar vergeleken stonden. Die vergelijking geschiedde per aangetroffen munteenheid. Overkoepelend waren er cijfers in de munteenheid die voor de algemene consolidatie bepaald was.¹² De voorzieningen voor herwaardering van (de saldi) van financiële rekeningen vereisten helemaal geen aanpassingen van het model. Herwaardering werd bereikt door toevoeging van een specifiek computerprogramma dat daarbinnen werkte. Het resultaat van een financiële herwaardering werd door het toegevoegde programma gewoon weer als financiële transactie op de desbetreffende rekening(en) aangetekend. Op deze manier kon herwaardering net zo vaak herhaald worden als gewenst, steeds met wijziging ten opzichte van de meest actuele koersen als resultaat/transactie.

Het model bleef ook intact nadat het vraagstuk van afsluiting van een dienstjaar nader onderzocht werd. Hetzelfde gold voor de informatiebehoeften rond de zogenaamde meerjarenramingen. Enzovoort. De scheiding van registratie en rapportage bewees steeds haar waarde als uitgangspunt. Overeenkomstige voorzieningen bleven zonder uitzondering tot aanvullende computerprogramma's beperkt. Zolang het resultaat van zo'n programma, indien aantekening erover in de boekhouding noodzakelijk was, maar als gestandaardiseerde journaalpost met zijn regels kon gebeuren waren geen aanpassingen van het ontwerpmodel nodig.

Relationeel boekhouden

Bij het ministerie heb ik het boekhoudkundige model op hoofdlijnen eigenlijk maar op één punt veranderd. Dat was de uitbreiding van een hiërarchie naar (eventueel) een netwerk deelboekhoudingen. Verder vond ik het zonder grote aanpassingen houdbaar. Hierdoor veranderde wèl hoe ik over het model als geheel, als verschijnsel dacht.

In het midden van 1982 wist ik, zeg maar, niets van de boekhouding van het ministerie. Ik ervoer complexiteit. Dat was allereerst meer een gevoel, en geen redelijk oordeel. Voor beter begrip probeerde ik modellen van de toenmalige praktijk te maken.¹³ Mijn latere vloeistofmodel, i.e. de boekhouding als een cascade, is eveneens een voorbeeld een bestaande situatie volgens systeembenadering te schetsen. Nadat ik concludeerde dat de automatiseringsmiddelen voor de boekhouding inderdaad vervangen moesten worden kregen mijn verdere modellen een àndere bedoeling.¹⁴ Ze dienden niet langer (voornamelijk) om iets bestaands te begrijpen maar veeleer om iets toekomstigs te kunnen realiseren. Vandaar dat ik het woord ontwerpmodel of, kortweg, model koos. Zo'n model toont hoe een boekhouding er volgens bepaalde aspecten moet uitzien. Het is dus (ondermeer) leidraad voor verdere ontwikkeling van eventuele automatiseringsmiddelen.

Maar ik had blijkbaar een algemenere conclusie bereikt dan afwijzing van toenmalige middelen. Dat was afwijzing van de kameraalstijl als boekhoudkundige methode. Althans, voor de situatie van financieel beheer waarin het ministerie verkeerde. Steeds meer besefte ik me dat ik niet alleen (hulpmiddelen voor) een boekhouding voor dàt ministerie ontworpen had. De kritiek op de kameraalstijl had, meer in het algemeen, naar een andere boekhoudkundige methode geleid. Daarvoor had het trekken van een lijn met een pijl tussen twee kaarten met verschillende verschijningsvormen voor een herkenbare doorbraak gezorgd. Dankzij relaties is (vergaande) scheiding van registratie en rapportage mogelijk. Die methode kan óók voor boekhouden gelden. Relaties tonen het opvallendste verschil met andere boekhoudkundige methoden. Daarom spreek ik van de methode van relationeel boekhouden.¹⁵

Bouwelementen

Van de methode kan ondermeer een ontwerpmodel voor automatiseringsmiddelen afgeleid zijn. Dat ik beide begrippen in omgekeerde volgorde herkend heb doet daaraan niets af. Meer in het algemeen biedt de methode van relationeel boekhouden enkele (soorten) bouwelementen. Die kunnen voor een specifieke organisatie op maat tot een passende boekhouding samengevoegd worden. En daarvan zijn wederom modellen mogelijk (waarin op hun beurt modellen van de bouwelementen voorkomen). Die kunnen de koers van (steeds een gedeelte van) een veranderingsproces bepalen.

Hier kan ik natuurlijk niets anders dan zulke modellen presenteren. Dit boek is geen boekhouding. Daarom laat ik dat vrijwel overal impliciet. Tot besluit van dit hoofdstuk leg ik echter nogmaals de nadruk op modellen en hoe die uit diverse soorten (modellen van) bouwelementen samengesteld kunnen worden.

Relationeel boekhouden betekent dat registratie van één financiële transactie strikt tot één verschijningsvorm of fase beperkt is. Als er behoefte aan een rapportage is kunnen daarvoor zonodig relaties tussen verschillende fasen nagelopen worden. Aantekeningen worden op rekeningen gemaakt. En die rekeningen zijn (door relaties) verbonden. De rekening ligt dus als sóórt bouwelement voor de hand. Als zodanig omvat de rekening het mechanisme voor relaties met andere rekeningen.

In (een model van) een boekhouding kunnen rekeningen in verschillende verschijningsvormen als losse bouwelementen naast elkaar aanwezig zijn. Indien aangetekende gegevens voor een rapportage verzameld moeten worden is hun (horizontale) relatie nodig. De bouwelementen moeten dan verbonden zijn. Rekeningen in gelijksoortige verschijngsvormen maar op verschillende niveaus zijn zonodig óók verbonden. Die (verticale) relaties zijn er niet voor rapportages maar voor het doorgeven van samenvattingen.

Met de afzonderlijke rekening als enig soort bouwelement is een tekening als bruikbaar model van een hele boekhouding echter praktisch onmogelijk. Detaillering ontneemt zicht op hoofdlijnen. Voor overzicht behoeven afzonderlijke rekeningen niet zichtbaar te zijn. Die kunnen in omvattender bouwelementen opgaan. Een tekening/overzichtsmodel van een boekhouding blijft met faseboeken of zelfs gehele deelboekhoudingen als bouwelementen veel compacter.

Op de rekening volgt als bouwelement van grotere orde het faseboek. De verhouding tot het kleinere bouwelement blijkt uit de figuur waarin faseboeken als kaartenbakken en daarin rekeningen als afzonderlijke kaarten afgebeeld zijn.

Zo zijn er steeds omvattender bouwelementen totdat een model van de boekhouding als één geheel ontstaat. Dat voegt echter niets aan inzicht toe.

De boekhouding als verzameling deelboekhoudingen vestigt de aandacht op het financiële delegatiepatroon.

Een deelboekhouding met haar faseboeken weerspiegelt het financiële verloop van processen. Zonodig kunnen meerdere deelboekhoudingen met detaillering van faseboeken afgebeeld worden. Bij een proces kunnen immers diverse eenheden, en op meerdere organisatorische niveaus, betrokken zijn.

Dan zijn er wederom de rekeningen per faseboek. Dat is de ordening van aantekeningen in de vorm van journaalregels. Een figuur, nogmaals, is hiervoor waarschijnlijk geen geschikt model gelet op het verhoudingsgewijs grote aantal rekeningen. Daarvoor blijft een rekeningschema toepasselijk. De opzet daarvan moet uiteraard aan de methode van relationeel boekhouden aangepast zijn.

De meeste details verschijnen met afzonderlijke journaalregels. Het geschikte model bestaat uit het boekingsvoorschrift.

Relationeel boekhouden zèlf laat zich eenvoudig modelleren. In een schematische weergave beschouw ik de gehele boekhouding als een puzzel. Met hoogstens één horizontale en één verticale relatie is een tweedimensionaal model toereikend. Een rekening of, algemener, een faseboek is een puzzelstukje waarvan de vorm gestandaardiseerd is. Bovenstaande afbeelding van één puzzelstukje is dan een model van de methode van relationeel boekhouden zoals ik die bij het ministerie ontwikkeld had.

noten

1. Hieraan liggen diverse veronderstellingen ten grondslag. Die variëren van kostenoverwegingen tot oordelen over kwaliteit. Het relatieve belang van veronderstellingen kan trouwens veranderen. Voorheen waren de kosten van computerapparatuur doorslaggevend. Daarna waren dat personele kosten van programmering. In verhouding zijn die kosten geslonken. Althans, ook die personele kosten kunnen aanmerkelijk omlaag met een goed ontwerp en passende ontwikkelingsmiddelen. Hierdoor is het bestaansrecht van automatiseringsmiddelen steeds duidelijker aanwijsbaar: uitvoering van handelingen in processen. In een veranderlijke situatie is vooral flexibiliteit vereist. Die vormt een waarborg voor continuïteit van bedrijfsvoering, i.e. van processen. Voorts kunnen kosten van aanpassingen, of zelfs geheel nieuwe hulpmiddelen, bespaard worden.

2. Als een strategie daarvoor zie ik dus parametrisering.

3. De wetenschapsfilosofie van K.R. Popper biedt aanknopingspunten voor veranderkundige beschouwingen in het algemeen. Volgens zijn opvattingen neemt wetenschappelijke kennis toe doordat een hypothese weerlegd moet worden. Zolang dat niet lukt moet de hypothese als bruikbaar model van een gedeelte van de werkelijkheid beschouwd worden. Als onderscheid met de metafysica moet zo'n hypothese overigens weerlegbaar zijn. Zie K.R. Popper, Conjectures and Refutations (Routledge & Kegan Paul, vierde editie, derde druk, 1976).

4. In dergelijke beslissingen, zeg maar handelingen, komen synchronische en diachronische perspectieven samen. Het is a-historisch om géén oude koeien uit de sloot te halen. Een accent op synchronie is dus verstandig. Maar verdere veranderingen als proces zijn nieuwe historie. Enzovoort. Deze verzoening van perspectieven maakt overigens de vraag naar begin en einde van processen zinloos.

5. Zie noot 8 in hoofdstuk 3.

6. Uit noot 8 in hoofdstuk 3 volgt een stelling, te weten dat logica alleen zoiets als intern kan gelden.

7. Er is een "close relationship between interests and memory, which seems to result from the extensive schemata we build for material we care about" aldus U. Neisser in Cognitive Psychology (Meredith, 1967, p. 288). Het ontwerpmodel was natuurlijk tot mijn schema's gaan behoren. Wat dit betekent zeggen S.T. Fiske en S.E. Taylor in Social Cognition (Addison-Wesley, 1984, p. 139): "The schema concept [implies] that perceivers actively construct their own reality." Op pagina 141 gaan zij verder: "The schema contains knowledge about what information would be congruent [....]. By implication, it defines what would be incongruent [....] and what is irrelevant [....]." Schema's kent een mens eigenlijk van meet af aan in zijn leven. J. Piaget is een pionier op het gebied van kinderpsychologie. In zijn boek The Child and Reality (Frederick Muller, 1974) staat (pp. 65/66): "Between the newborn child's almost entirely reflex behavior [....] and the appearance of language or of the symbolical function, there exists a series of levels whose very succession is already instructive in the modes of coordination which characterize praxis and its relation to intelligence. In the first of these stages, certain complex reflexes [....] give rise to a kind of exercise and of internal consolidation due to their functioning, which announce the formation of schemes in behavior."

8. En het deed het veranderingsproces als geheel waarschijnlijk geen goed. Zoals ik reeds opgemerkt heb zat ik er zichtbaar middenin. Dat lijkt verstandelijk gezien soms niet de beste plaats maar voor m'n gevoel (lees ook: temperament) vaak onvermijdelijk.

9. J.R. Gibb schrijft in Trust, a new view of personal and organizational development (The Guild of Tutors Press, derde druk, 1978, p. 19): "Trust level is the key to the understanding of the larger system." Op pagina 244 staat: "The sensitive manager (like any other [organization] member) senses what people want, diagnoses the emerging goals, sees the process that is developing, and then contributes to the process as best he or she can." Hierop sluit een citaat aan dat aan A. Ledru-Rollin toegeschreven is: "There go my people. I must find out where they are going so I can lead them."(uit Peter's Quotations, L.J. Peter, Morrow, 1977, p. 297)

10. Zie hoofdstuk 2 met het rapport.

11. Ik noem voor het ministerie onder de noemer archiefcode slechts een spoor dat van een electronisch naar een papieren medium moet wijzen. Hier ga ik verder met enkele losse maar fundamentelere opmerkingen over wat ik authenticiteit noem. En daarvoor komen twee aspecten van een teken, i.e. drager en betekenis, wederom van pas. Ik neem voor dit verschijnsel niet eerst (het aspect van) betekenissen maar (dat van) dragers apart.
Waar komen die dragers vandaan? Wat telt als bron ervan? Voor de aantekeningen in een geautomatiseerde gegevensverzamelingen waren dat toen bijvoorbeeld niet de registrerende medewerkers. Als bron werd (vooral) het papieren document gezien. Dezelfde vragen zijn er vervolgens over dat stuk papier. Hoe staat het met de authenticiteit dáárvan? Vroeg of laat is de laatste schakel van de keten bereikt. Dan zijn er één of meer bronnen die niet onveranderd bewaarbaar zijn. Dan moet de voorlaatste schakel zèlf waarborgen voor zijn authenticiteit omvatten. Mensen die bij een transactie betrokken waren leven verder of gaan dood. Ter afsluiting van die ene transactie zetten zij echter bijvoorbeeld een (hand)teken(ing). Zij maken een drager die bewaard kan blijven. Dat gebeurde eeuwenlang vooral op papier. Maar zoiets als een electronische handtekening komt eraan.
De reden waarom papier nog een voorname rol in een keten van authenticiteit speelt is interessant. De verwijzing naar een bron hoeft niet te kloppen. Met deze principiële mogelijkheid van verwarring, of zelfs vervalsing, verdienen dragers de voorkeur over de bron waarvan nauwelijks misverstand kan ontstaan. Zover zijn automatiseringsmiddelen niet, te weten dat ze (goedkoop) geloofwaardige belemmeringen tegen vooral namaak opwerpen. Over de bron van een hàndschrift bestaat als regel veel minder onzekerheid. De meeste zekerheid ondervindt een mens trouwens meestal bij tekens die hij uit de eerste hand ervaart. Dat zijn woord en gebaar in persoonlijke ontmoeting.
Schakels in een keten van authenticiteit zijn door verwijzingen (in welke vorm ook) met elkaar verbonden. En dit is de reden dat zo'n keten niet slechts via het aspect van dragers begrijpelijk is. Voor het verband moet een eerdere schakel herkenbaar zijn. Dat is soms de betekenis van één aanwijsbare drager maar vaak niet. Wie heeft dat schilderij gemaakt? Is het geen vervalsing? Het is eerder een kwestie van stijl dan van een ondertekening. Op haar beurt heeft een vervalsing overigens ook een bron. Enzovoort.
Een fotocopie is een schakel in een keten.
De verwijzing naar de eerdere schakel is niet altijd duidelijk.
Een keten van authenticiteit laat nogeens zien dat het weinig zinvol is om over absolute waarheid te praten. Inclusief de bron ervan creëert een waarnemer zijn betekenissen van tekens. Hij begint en eindigt ermee een verschijnsel als teken te zien. Wat is hun bron en wat betekenen ze? Dit zijn vaak nauw verweven aspecten voor interpretatie. Dan is antwoord op de eerste vraag onderdeel van antwoord op de tweede.
Deze manier-van-kijken verschaft tevens een nuttige verklaring van wat een copie is. Een (getrouwe) copie bestaat uit dragers die als schakel hun bron kunnen vervangen. Dit stelt eisen aan de transformatie. Een mens beseft vaak niet hoeveel schakels een keten telt. Neem tekens die op een beeldscherm verschijnen. Dat zijn niet de gegevens die in het computergeheugen opgeslagen zijn. Het zijn, als het goed is, copieën daarvan.
Verwijzing naar een specifieke eerdere schakel verdient twijfel. Het is slechts mogelijk om het gevoel van onzekerheid te verminderen. Dat werkt door maatregelen waarmee een bron een zo uniek mogelijk herkenningsteken naar de drager(s) vertaald. Diverse bronnen zijn dan eenvoudiger van elkaar te onderscheiden. Dat verhoogt (de mate van) authenticiteit.
Op de omslag van dit boek staat een naam. Is dat de naam van de wèrkelijke auteur? Ik zeg van wel. Ik? En wat zijn op hun beurt mijn bronnen? Is er verschil tussen zelf en ander? Dergelijke kritiek is nog ingewikkelder als de lezer bedenkt dat er geen boek met omslag was toen ik dit schreef. Wanneer schreef ik dit? Wat wist ik over mijn lezer? En nu is hij zèlf schakel. Een vergelijkbare kritiek geeft W.E. Everman in Who Says This? (Southern Illinois University Press, 1988). De subtitel van zijn boek luidt "[t]he Authority of the Author, the Discourse, and the Reader."
Is authenticiteit eigenlijk belangrijk? Dit zou weleens een vergaand cultureel verschijnsel kunnen zijn. Waarom is er behoefte om een eerdere schakel op te zoeken? Ik denk juist omdat mensen geen ervaring van evidente, algemene waarheid meer kennen. Daarentegen is er voor iedereen een eigen waarheid. En daarvoor moet hij zich zonodig verantwoorden. Dat kan slechts indien een mens als bron (van resultaten) opgespoord kan worden. Jammer natuurlijk dat de paradox niet verdwijnt. Interpretatie blijft in de confrontatie onvermijdelijk. Nog altijd is ervaring subjectief.
Is een keten van authenticiteit misschien het spiegelbeeld van het eindeloze spel van dragers zoals J. Derrida dat ziet? Neen, dat kan niet. Zo'n keten voert een mens niet terug in de tijd. De èchte bronnen zijn altijd verloren. Het is hetzelfde spel. Zie ook noot 5 hierboven.
Deze opmerkingen over en rondom authenticiteit laten ideeën zien die ik nog weinig uitgekristalliseerd vind. Dit is een reden waarom ik ze hier in een noot verzameld heb. Maar ze maken reeds een andere dan de traditionele kijk op (ondermeer) controleerbaarheid duidelijk. Een aantekening vertelt niet a priori waarheid over iets waarvan zij de neerslag vormt. In de eerste plaats is de relatie met zo'n bron al problematisch. Ten tweede, en nauw daarmee verbonden want haar bron hoort erbij, wat is een neerslag, een afbeelding? Die ontstaat (pas) in menselijke ervaring. Mensen verschillen en daardoor zien zij vaak iets heel anders. Het is al heel wat indien zij, los van verdere interpretatie, het over een bron eens (denken te) zijn.

12. Voor het ministerie was dat uiteraard de nederlandse gulden. Die valuta had ik toch instelbaar gemaakt, i.e. zij werd door een parameter aangeduid. Flexibiliteit van hulpmiddelen volgt uit het plaatsen van vraagtekens bij ogenschijnlijk onwrikbare zekerheden. Juist automatiseringsmiddelen behoeven daarvan niet duurder te worden. Abstractie en dus variabiliteit bevorderen mogelijkheden om ze met een beperkt aantal gestandaardiseerde modulen te realiseren. Hierop kom ik in latere hoofdstukken uitgebreid terug.

13. Wat R. Dubin in Theory Building (The Free Press, herziene editie, 1978) over theory en theoretical model zegt heeft tevens betrekking op het verwerven van inzicht in het algemeen. "A theorist is someone who observes a portion of the world around him and seeks to find order in the booming, bustling confusion that is the realm of experience."(p. 5)

14. R. Dubin op pagina 6: "[....] a point of confidence may be reached where the observer (now called a theorist) concludes that he understands these experiences because he has been able to label and describe the things upon which his attention is focused."

15. De aanduiding relationeel boekhouden heb ik verder nergens kunnen vinden. Ik vind die toepasselijk en er bestaat geen kans op naamsverwarring met kameraalstijl, dubbel boekhouden en dergelijke. Overigens gebruik ik de aanduiding relationeel boekhouden hier voor het eerst. Zoals ik elders opmerkte heb ik jaren het woord model volgehouden, soms met toevoeging van fasegewijs boekhouden. Daarmee gebruikte ik echter eenzelfde woord voor twee (tè) verschillende betekenissen.