35. Modulariteit

Pieter Wisse

Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.

 

 

 

Relationeel boekhouden werkt volgens zo strikt mogelijke scheiding van enerzijds registratie en opslag van gegevens en anderzijds (eventuele) bewerking daarvan tot rapportages. Dezelfde scheiding biedt, zeker bij toepassing van automatiseringsmiddelen, algemener voordelen. Postcoördinatie begint noch eindigt uiteraard bij zoiets als boekhouden.

 

 

Des-integratie

Scheiding van registratie en rapportage vormt de voorwaarde voor ondermeer ver(der)gaand modulaire opzet van gegevensverzamelingen. In het algemeen, dus. Verspreide opslag mag noodzakelijke informatievoorziening (lees: rapportages) niet belemmeren. Gegevens moeten ook uit verschillende verzamelingen zonodig in één rapportage verschijnen. Dàt noem ik geïntegreerde informatievoorziening. En ik veronderstel daarvoor toepassing van automatiseringsmiddelen.

Modulaire gegevensverzamelingen kunnen naar twee kanten gunstig werken. Zij reduceren situationele variëteit. En tegelijk bevorderen zij flexibiliteit vergeleken met één verzameling voor àlle gegevens. Dit komt omdat afzonderlijke, kleine verzamelingen eenvoudiger aangepast kunnen worden. Natuurlijk heeft dit een prijs. Dat zijn inspanningen voor coördinatie. Maar die kan bescheiden blijven indien in vormgeving van modulen met redelijke onzekerheid gerekend is. Zo behoeven vele van die kleine verzamelingen door veranderde omstandigheden vaak helemaal geen aanpassingen. Dan wijzigen slechts enkele. En veel veranderingen kunnen waarschijnlijk opgevangen worden door maatregelen die op de samenhang tussen verzamelingen gericht zijn. Wel komt, volgens een variabele benadering, dit laatste uiteraard ook weer ergens als een (gedeelte van een) gegevensverzameling tot uitdrukking.

Verdeling van gegevens over diverse verzamelingen is echter niet het enige dat in de pas met de situatie als geheel moet lopen. Adequate informatievoorziening is meetbaar aan gerichte rapportages. Het is daarom maar de vraag of de bestaande programma's rapportages volgens de gewijzigde samenhang kunnen leveren. Vaak is dat niet het geval, hoe algemeen die programma's ook weer opgezet zijn. Dan zijn inspanningen voor extra programmatuur onontkoombaar. Modulariteit van gegevensverzamelingen kan computerprogramma's overzichtelijker en eenvoudiger houden. Of ze dat werkelijk zijn hangt af van betrokken automatiseerders. Ik sta niet meer verbaasd wanneer de uitwerking vanuit abstracte eenvoud gecompliceerde middelen oplevert. De aanduiding hùlpmiddel ervoor, althans vanuit het oogpunt van medewerkers die ermee moeten/willen werken, blijkt te vaak misplaatst. Eenvoud noem ik kunst omdat hij zo moeilijk is.

De kunst van modulariteit is dus dat èchte hulpmiddelen ondermeer diverse geautomatiseerde gegevensverzamelingen omvatten. En er zijn computerprogramma's. Maar vooral voor opgeslagen gegevens als verzamelingen is zoiets als modulariteit zinvol. Verderop geef ik enkele voorbeelden van gegevens waarmee bepaalde verbanden tussen faseboeken en procedureboeken gewaarborgd zijn. Vervolgens betrek ik dááraan verwante gegevensverzamelingen in mijn toelichting. Daartoe reken ik zogenaamde bijzondere procesadministraties. Dan gaat het om verzamelingen waarbij vooral een specifiek proces invalshoek is. Dat heeft blijkbaar geleid tot aparte voorzieningen, in tegenstelling tot de modulen voor relationeel boekhouden en procedurele behandeling die ik zo algemeen mogelijk toepasbaar wil zien. Een bijzondere, aparte procesadministratie moet zonodig samenhang vertonen met andere middelen. Neem bijvoorbeeld het financiële aspect waarop de werking van een bijzondere procesadministratie eveneens betrekking kan hebben. Met relationeel boekhouden als uitgangspunt moet benodigde samenhang in een bepaalde verwantschap tussen procesadministratie en (enkele) faseboeken vertaald zijn. Hierop kom ik nog terug.

Mijn toelichting op modulariteit ent ik vooral op een overgang naar toepassing van (middelen voor) relationeel boekhouden. Daar hoort toepassing van (middelen voor) procedurele behandeling voor sommige soorten zaken bij. Met veranderingen wordt naar een situatie gestreefd waarin medewerkers die middelen operationeel gebruiken. En dat is een situatie waarin het financiële aspect met andere in processen verweven is. Dat moet blijken uit een geïntegreerde werkverdeling. Waar die integrale oriëntatie op resultaten en de manier waarop die tot stand komen niet bestaat vind ik dat het nodig moet gebeuren. Een aspect, zoals bijvoorbeeld het financiële, staat niet los van zoiets als de rest van een organisatie met haar processen. Naar behoefte kunnen diverse aspecten herkend zijn. Maar daartussen moet tegelijk verwevenheid gelden. Zo verschijnen ze allemaal ondermeer in een geïntegreerde werkverdeling.

Dit onderstreept de behoefte aan geïntegreerde informatievoorziening. Die is natuurlijk helemaal niet nieuw. Door allerlei doorgeschoten specialisaties is overzicht echter verloren gegaan. De mogelijkheden voor informatievoorziening hielden geen gelijke tred met die verbijzonderingen. Veel organisaties zijn er niet in geslaagd verschillende aspecten verenigd te houden. Die noodzaak verliest ook zijn voorvechters zodra een organisatie meer het karakter van een conglomeraat specialisten aanneemt. Oriëntatie op gemeenschappelijke resultaten en daarvoor benodigde processen kan ontstane verkokering misschien doorbreken. Dat brengt geïntegreerde informatievoorziening hopelijk opnieuw onder de aandacht.

In veel organisaties is veel ondernomen om geïntegreerde informatievoorziening te bereiken. Die inspanningen hebben echter vaak weinig succes opgeleverd. Want het gaat zonder de inspiratie van één-voud in verwevenheid gauw verkeerd. Dat is weer in termen van variëteiten verklaarbaar.

Mislukking is meestal als volgt herkenbaar. De noodzakelijke integratie van (gegevens over) verschillende aspecten heeft geleid tot ontwikkeling en toepassing van één geïntegreerde gegevensverzameling. Ofwel, geïntegreerde informatievoorziening is synoniem gedacht met één grote, monolithische verzameling gegevens.1 Alle samenhang tussen gegevens moet dan in die ene verzameling ondervangen zijn. Dat wil zeggen, gegevens omtrent diverse aspecten van één of meer processen worden in één enkele verzameling opgenomen. Zo'n enkele, geïntegreerde verzameling is in de praktijk echter onbeheersbaar complex. Ook blijkt nog dat aspecten niet danwel onvolledig in de (precoördinatieve!) opzet ervan vertaald zijn.

Dit is nog maar een gedeelte van het verhaal. Meestal zijn dat verkokerde organisaties. Vanuit verschillende invalshoeken wordt verschillend gekeken. Maar waarschijnlijk meent iedereen voor zichzelf dè integrale kijk op organisatie met processen te hebben.2 Als die organisatie inderdaad verkokerd is zijn die visies echter niet verenigbaar. Daardoor houdt het niet op bij één geïntegreerde gegevensverzameling. De kokers in de organisatie wensen overeenkomstig hun specifieke geïntegreerde visies aparte voorzieningen te treffen. En dat maakt des-integratie compleet. Want verschillende, elk als geïntegreerd bedoelde, verzamelingen leiden tot nodeloze duplicatie. Dezelfde gegevens zijn meermalen opgeslagen. Of, nog erger. In plaats van duplicaties zijn er verstorende afwijkingen. Aan een procedurele verzameling zijn bijvoorbeeld financiële gegevens toegevoegd. In de boekhouding verschijnen tegelijkertijd procedurele gegevens. En in de gegevensverzamelingen van de afdeling voor post- en archiefzaken gebeurt dat allemaal nog eens dunnetjes over. Of, ernaast. Geen van die verzamelingen is evenwichtig omdat over en weer overzicht voor werkelijke integratie (lees: verwevenheid) ontbreekt. Of misschien is het meer dat wèrkelijke interesse ervoor niet bestaat. Maar door nodeloze duplicatie wordt de motivatie van direct betrokken medewerkers ondermijnd. Zij weten immers dat veel van hetzelfde elders ook gedaan wordt. Of wellicht hebben zij zelfs aardigheid gekregen in de strijd tussen verbijzonderde aspecten waarvanuit ieder voor zich een soort geïntegreerde gegevensverzameling bijhoudt.

Soms daagt het dat er veel onnodige doublures, al dan niet met verstorende afwijkingen, zijn. Verder dan bestrijding van dubbel werk tijdens registratie gaat dat meestal echter niet. Dan worden er zogenaamd technische koppelingen gerealiseerd, met alle problemen van dien. Daarvan is de bedoeling dat gegevens uit de ene verzameling automatisch in een andere terecht komen. Duplicatie van opslag wordt daarmee dus niet bestreden.3 Dat is ook een lastig vraagstuk. Wie zou een stuk van zijn gegevensverzameling moeten opofferen? Kool en geit kunnen mooi gespaard worden, zo lijkt het. Dergelijke koppelingen introduceren echter nieuwe problemen. Welke verzameling biedt met zijn gegevens nu het juiste beeld? Die vraag lijkt niet belangrijk zolang er geen verschillen tussen opgeslagen gegevens optreden. Maar dat gebeurt natuurlijk wel. Het middel blijkt weer erger dan de kwaal.4 De vooral personele en verdere organisatorische kosten daarvan zijn bij het verzinnen van ogenschijnlijk technische koppelingen vaak over het hoofd gezien. Die vaak meer kwalitatieve kosten zijn er evenwel niet minder om.

 

 

Modulen

Voor (mijn ontwerp van) de modulen voor relationeel boekhouden enzovoort heb ik nadrukkelijk een andere benadering gevolgd. De behoefte aan geïntegreerde informatievoorziening is niet vertaald naar een enkelvoudige, geïntegreerde gegevensverzameling. Evenmin geschiedt welhaast volledige duplicatie van gegevens in verschillende verzamelingen. Ik koos daarentegen een modulaire opzet. In een eerder hoofdstuk over automatiseringsmiddelen heb ik enkele modulen opgesomd zoals ik die voor relationeel boekhouden, procedurele behandeling en wat nauw verwante toepassingen zie.

In mijn optiek heeft modulariteit vooral zinvol betrekking op (onderscheid van) gegevensverzamelingen. Dezelfde modulaire benadering kan buiten het financiële aspect en informatievoorziening daarover doorgetrokken worden. Of, omgekeerd, vanuit andere aspecten eveneens van toepassing op het financiële verklaard worden. Andere verzamelingen bevatten dan gegevens omtrent verwante, vooral niet-financiële aspecten van processen. Wat ik procedureboek en supplementenboek noem bieden overigens reeds voorzieningen voor opslag van bepaalde niet-financiële gegevens. Dat heeft met mijn voorkeur voor geïntegreerde werkverdeling te maken. Daarom kan een procedureboek aantekeningen over voortgang van een transactie-in-behandeling tot en met definitieve realisatie ervan bevatten. In het supplementenboek kunnen (eenvoudige) extra gegevens aangetekend worden. Hoe danook, in plaats van één geïntegreerde verzameling is bij modulariteit sprake van afzonderlijke, kleinere verzamelingen waarin ieder voor zich slechts een beperkt aantal (soorten) gegevens aanwezig zijn.

Indien gerichte samenhang tussen die verschillende verzamelingen bestaat is wel degelijk (of, juist dàn) geïntegreerde informatievoorziening mogelijk. Op bezwaren die daartegenin gebracht worden ben ik verspreid reeds ingegaan. Dankzij onderling verband tussen anderszins gescheiden verzamelingen zijn gegevens omtrent diverse aspecten van processen altijd (voor een raportage) toegankelijk. In omgekeerde richting kunnen die gegevens voor opslag over die verschillende verzamelingen verspreid zijn.

De afzonderlijke modulen beschouw ik dus vooral als opslagplaatsen voor gegevens. In mijn woordgebruik is een module daarom vrijwel equivalent met gegevensverzameling. De vereiste rapportages worden samengesteld door computerprogramma's. Die selecteren naar de aangegeven behoefte zonodig gegevens uit diverse verzamelingen. Dergelijke programmatuur behoort dus niet tot één bepaalde module wanneer ik die als gegevensverzameling opvat. De reikwijdte van een (rapportage)programma kan immers diverse modulen/gegevensverzamelingen betreffen. Daarom zie ik die programma's beslist als een ànder soort automatiseringsmiddel dan (geautomatiseerde) gegevensverzamelingen.5 Voor beknopte presentatie is het soms handig niet voortdurend dat onderscheid tussen verzamelingen en programma's te maken. Dan bedoel ik met een praktische module een gegevensverzameling plus eventueel (rapportage)programma's. Een specifiek programma is dan vrij willekeurig gerekend tot één òf andere module waaruit het gegevens voor rapportage put.

Vruchtbare toepassing van automatiseringsmiddelen vergt in een complexe situatie modulariteit. Dit uitgangspunt zit ook in de methode van relationeel boekhouden besloten. Een enkele, geïntegreerde gegevensverzameling is strijdig ermee. Dat werkt niet omdat daardoor geen flexibiliteit bestaat. Een modulaire opzet is daarentegen een verzekering tegen onzekerheid, tegen onvoorzienbaar veranderende situaties.6 Als voorwaarde geldt uiteraard dat modulen van goede kwaliteit moeten zijn. Een muur van slappe bakstenen stort evenzogoed in elkaar.

Een aparte module is dus (vooral) een aparte verzameling waarin slechts een (betrekkelijk) beperkt aantal gegevens voorkomen. Daaronder bevinden zich zonodig gemeenschappelijke gegevens die noodzakelijk zijn voor verband met andere verzamelingen. Daarnaast zijn onder de noemer van zo'n module wellicht een beperkt aantal programma's gerangschikt. En daaronder kunnen zich volgens een vrij willekeurige indeling programma's bevinden die óók gegevens uit andere verzamelingen kunnen selecteren danwel ze erin opslaan. Die programma's moeten in beknopte toelichting immers èrgens een plaats hebben. Een duidelijk voorbeeld zijn programma's die gegevens over definitieve transacties en transacties-in-behandeling in rapportages samenvoegen. Als daarvoor al een module aangewezen moet worden acht ik daarvoor die voor procedurele behandeling nog het meest in aanmerking komen.

 

 

Overlapping

De diverse modulen vullen elkaar zoveel mogelijk aan. Een geheel naadloze aansluiting verdient echter geen aanbeveling. Afgezien van de principiële onmogelijkheid zou dat tot een ongewenste starheid leiden.7 Daarom overlappen de modulen elkaar in mijn ontwerp gedeeltelijk. Daardoor ontstaat grotere flexibiliteit. Naar keuze kunnen bepaalde aspecten min of meer afgerond in een module weerspiegeld zijn. Bij een naadloze aansluiting (wat dus niet kàn) zou gebruik van een andere module eerder noodzakelijk zijn. Die overlappingen zijn mogelijk en beheersbaar door abstractie. Voor een specifieke betekenis kan voor de ene òf een andere module gekozen worden. Afhankelijk van omstandigheden kan bijvoorbeeld voor opslag en rapportage van bepaalde gegevens de module voor relationeel boekhouden of juist die voor procedurele behandeling benut worden. Zonder werkelijke behoefte aan consolidatie, en dat geschiedt volgens relationeel boekhouden per definitie in een faseboek, kan een tussenstand tot een stap in een procedure beperkt blijven. Daarna borduren eventuele volgende stappen in dezelfde procedure op daarop voort. Pas de uiteindelijke uitkomst van de procedure in de vorm van een definitieve transactie wordt in een faseboek geconsolideerd. Het omgekeerde is echter eveneens denkbaar. Dan wordt het begrip definitief voor transacties ruimer gedefinieerd. Dat leidt tot kortere procedures maar door overeenkomstig meer definitieve transacties tot evenzovele extra aantekeningen in faseboeken.

Ik ben in beginsel voor een zo eng mogelijke definitie van wat definitief in relatie tot transacties inhoudt. Dat heb ik al eerder beklemtoond. Maar onder bepaalde omstandigheden kan een andere verdeling van betekenissen over de modules zinvoller zijn. Daarvoor wil ik mogelijkheden niet uitsluiten. Zelf meen ik dat de veronderstelde modulen mogelijkheden (lees ook: instrumentele variëteiten) kennen die elkaar behoorlijk ver overlappen. Dat is dus gunstig voor flexibiliteit. Die hulpmiddelen zijn dan inderdaad onder uiteenlopende omstandigheden bruikbaar. De keerzijde is dat mensen door flexibiliteit in verwarring kunnen raken. Daarom moeten er bij aanvang van een overgang tenminste een paar medewerkers zijn die met variabiliteit overweg kunnen. In een grotere organisatie zijn die er ook altijd wel. Dat is domweg statistiek. Dat zijn mensen die schaken en bridgen. Ik vertelde dit zo een keer aan een getalenteerde medewerker. Die bleek wedstrijdsecretaris van een brideclub te zijn. Dat vond ik geen toeval. Zulke medewerkers kunnen zonodig tussen de overlappende mogelijkheden van de diverse modulen kiezen. Naderhand kunnen hun collega's in begrip volgen. Zonder zulke voorlopers blijkt flexibiliteit verlammend te werken. Overmand door keuzemogelijkheden kunnen medewerkers zonder die creativiteit respectievelijk dat combinatievermogen onbeweeglijk blijven. Of weerstand ontwikkelen.

 

 

Gemeenschappelijke gegevens

Het verband tussen de diverse modulen, en dan louter als gegevensverzamelingen opgevat, is gebaseerd op duplicatie van gegevens. Dit klinkt wellicht verwarrend na mijn aanval op doublures. Maar daarmee richtte ik mij op nodeloze duplicatie, nu op minimale. Juist door (keuze voor) modulariteit kan enige duplicatie van gegevens dus niet vermeden worden. Soms zijn dezelfde (beter: overeenkomstige) gegevens in verschillende verzamelingen nodig. Daardoor ontstaat hun samenhang. Die duplicatie moet echter zo beperkt mogelijk blijven. Dergelijke overlapping is slechts toegestaan als voorziening voor samenhang. Anders moet een keuze voor één gegevensverzameling gemaakt worden.

Dit mechanisme van elkaar zo beperkt mogelijk overlappende gegevensverzamelingen schets ik hier allereerst met de modulen voor relationeel boekhouden en procedurele behandeling als voorbeeld. Op dezelfde manier zie ik het verband met en tussen àndere modulen als gegevensverzamelingen. Uiteindelijk kan dat desgewenst leiden tot geïntegreerde informatievoorziening waaraan a priori geen grenzen gesteld behoeven te worden. Want door minimale duplicatie van gegevens zijn verzamelingen verwant aan elkaar. Programma's voor rapportage kunnen daaruit onbegrensd putten. Langs gemeenschappelijke gegevens die als verwijzingen dienen kunnen ketens geregen worden. Zo is er samenhang tussen alle relevante verzamelingen met hun gegevens. Een gegeven vind ik overigens gemeenschappelijk als het in de betrokken verzamelingen in dezelfde vorm en met dezelfde betekenis voorkomt.8

Een procedure weerspiegelt vooral de samenhang en voortgang van werkzaamheden. Zij kent daarvoor een aantal stappen met bijbehorende acties. De uitkomst van een specifieke procedure heb ik, afgezien van afbreken ervan, éénduidig gedefinieerd. Zo eindigt één procedure in (maximaal) één definitieve transactie. De (soort) procedure en (soort) transactie zijn dus onverbrekelijk door een één-op-één relatie met elkaar verbonden. Over een definitieve transactie moeten, indien van toepassing, financiële gegevens in een faseboek aangetekend worden. De benodigde boekingsregels inclusief hun respectievelijke rekeningidentificaties zijn vaak in een vroeg stadium van de procedure (redelijk) bekend. Dat zijn echter voorlopige gegevens die pas definitief zijn nadat de transactie zèlf definitief gerealiseerd is. Als voorlopige gegevens blijven ze voorlopig bijvoorbeeld in een procedureboek.9 Als ze daar aangetekend zijn vormt de rekeningidentificatie een belangrijk gemeenschappelijk gegeven in faseboek èn procedureboek. Daarmee zijn geïntegreerde rapportages met gegevens uit zowel procedureboek (transacties-in-behandeling) als faseboek (definitieve transacties) mogelijk. Voor eventueel fijnmaziger rapportages zie ik de zogenaamde zaakidentificatie als gemeenschappelijk gegeven in beide modulen. Daarnaast heb ik nog wat andere gemeenschappelijke gegevens voor faseboek en procedureboek bedacht. Die hebben voornamelijk betekenis omdat gegevens uit een procedureboek eerder verwijderd (geschoond) kunnen worden dan uit een faseboek. Zij dienen dus niet zozeer als verwijzingen. In de faseboeken moeten de aantekeningen immers tenminste gedurende een officiële termijn bewaard blijven. Voor opslag van voortgangsgegevens en dergelijke in een procedureboek bestaan geen of minder duidelijke (externe) voorschriften. Daarom kan het zinvol zijn bepaalde aanvullende gegevens (supplementen) eveneens met een boekingsregel in een faseboek te consolideren. Ik wijs er even op dat wat ik hier met aanvullend bedoel uiteraard vanuit de optiek van financieel beheer geldt. In het algemeen zijn er geen aanvullende gegevens, slechts gegevens.

Het verband tussen de module voor procedurele behandeling en die voor overdracht van betaalmiddelen (geldverkeer) is gevestigd door de unieke identificatie van de transactie-in-behandeling als gemeenschappelijk gegeven.10 Dit gegeven heeft in een procedureboek tegelijkertijd de betekenis van (unieke) identificatie van de specifieke procedure die voor realisatie van de overeenkomstige definitieve transactie doorlopen wordt/is. Want ik heb verondersteld dat een specifieke procedure maximaal één definitieve transactie als uitkomst heeft. Hierdoor kan dezelfde transactieidentificatie zowel de unieke procedure als de erdoor gerealiseerde unieke transactie aanduiden.

In relatie met eenzelfde derde kan de geldverkeermodule diverse transacties desgewenst tot één enkele overdracht van betaalmiddelen bundelen. Indien dat gebeurt zullen de afzonderlijke transacties waarmee die ene transfer afrekent (ook) voor die wederpartij herkenbaar moeten zijn. Dat houdt in dat hij tevens een specificatie moet krijgen. Het aldus verrekenen van diverse transacties bleek bij het ministerie en bij het directoraat-generaal tot mijn verrassing in eerste aanleg helemaal niet gewenst. De rollen van een organisatie, en omgekeerd van een derde, als debiteur en crediteur zijn inderdaad niet geheel symmetrisch. Daarin zie ik echter geen bezwaar om betalingen met ontvangsten te verrekenen mits die allemaal gerechtvaardigd zijn. De praktijk was dat alle transacties eigenlijk allemaal afzonderlijk werden afgewikkeld, i.e. er waren evenzovele geldtransfers. Een domweg gezocht argument dat ik toen ergens tegen verrekening hoorde betrof de portikosten die aan het verzenden van specificaties van transacties besteed zouden moeten worden. Allereerst ben ik ervan overtuigd dat die kosten in het niet vallen bij de kosten van gescheiden afwikkeling. Maar niemand schijnt bijvoorbeeld personele kosten mee te willen tellen. Een kwantitatieve vergelijking wordt eenvoudig(er) wanneer betaalinstellingen kosten voor hun diensten in rekening (gaan) brengen. Als een geldtransfer de opdrachtgever extra geld gaat kosten is het al gauw de moeite waard om tenminste de betalingen te bundelen. Tegenover dergelijke transferkosten staan dan portikosten van verzending van specificaties.11

Tussen het procedureboek en het supplementenboek zie ik een verband met (tenminste) eveneens de identificatie van een specifieke procedure/transactie als gemeenschappelijk kenmerk. Transacties, en daarmee procedures, behoren volgens mijn begrippenkader tot één enkele zaak. Op grond van de identificaties van procedures, wat op hetzelfde neerkomt als transacties, die tot één zaak herleid kunnen worden zijn dus ook alle supplementen over die zaak toegankelijk. Zonodig kunnen via het verband tussen procedureboek en faseboek daarbij tevens geconsolideerde supplementen betrokken worden.

Geïntegreerde informatievoorziening op basis van afzonderlijke verzamelingen, maar waartussen samenhang bestaat via zo weinig mogelijk gemeenschappelijke gegevens, heeft zijn prijs. Vooral selectie van gegevens duurt (meestal) langer dan in het geval van een geïntegreerde, monolithische verzameling.12 Dat vind ik evenwel steeds minder een belemmering omdat de gegevensverwerkende apparatuur voortdurend sneller (en goedkoper) wordt. Voorts zijn afwegingen nodig tussen bijvoorbeeld flexibiliteit en (lagere) kosten enerzijds en reactietijden waaronder de snelheid waarmee rapportages beschikbaar zijn anderzijds. Daarbij hoort het realistische standpunt dat veel geïntegreerde, uitgebreide rapportages vrijwel nooit eisen van onmiddellijke beschikbaarheid kennen. In vergelijking met rapportages die nog geheel handmatig samengesteld worden is er hoe danook sprake van grote tijdwinst. Maar met automatiseringsmiddelen ondergaan vele mensen een kwalitatief andere ervaring van tijd. Er is van buitenaf niets meer aan te zien.13 Blijkbaar suggereert dat geheimzinnige mogelijkheden waardoor ongeremde eisen gerechtvaardigd lijken. Pas nadat een realistischer kijk op die hulpmiddelen verkregen is worden eisen redelijker. Zij hebben geen oneindige mogelijkheden. Zo kan de opslagcapaciteit in één verzameling niet toereikend blijken. Ik benader het daarom maar van de andere kant en kies modulariteit als een uitgangspunt. Dat kan gehandhaafd blijven zolang reactietijden aanvaardbaar kort zijn. Die tijdsduur wordt evenwel door vele factoren beïnvloed. Het is altijd de moeite waard allereerst te proberen situationele variëteit terug te brengen. Wanneer dat langs de weg van één of meer van die factoren niet lukt kan modulariteit altijd nog opgeheven en diverse gegevensverzamelingen dus geïntegreerd worden. Maar ik vind het dan toch weer nadrukkelijk de vraag of zo'n middel niet erger is dan de kwaal. Neen, dat weet ik zeker. En dus wil ik er niet aan beginnen.

 

 

Andere verzamelingen

In diverse modulen voor informatievoorziening zijn voor hun samenhang gemeenschappelijke gegevens aanwezig. Dat geldt ook voor andere verzamelingen dan fase- en procedureboeken. En hoe meer modulen er zijn des belangrijker is het om te erkennen dat zij ten opzichte van elkaar in beginsel een nevengeschikte positie innemen.

Nieuwe verbanden tussen modulen ontstaan door vorming van relevante gemeenschappelijke gegevens. Dat eist standaardisatie en uniformiteit ervan. Om zover te komen vergt inspaningen. Die kunnen variëren van aandacht voor begripsvorming tot conversie. Soms moet een vertaling aanwezig zijn in de vorm van intermediair verwijzende gegevens. Omgekeerd kan een verband eenvoudig vervallen wanneer een (oorspronkelijk) gemeenschappelijk gegeven niet meer gebruikt wordt voor het selecteren van gegevens uit respectievelijk verspreiden van gegevens naar verschillende modulen.

Mijn stelling luidt, nogmaals, dat geïntegreerde informatievoorziening juist via een ver doorgevoerde modulaire opzet van gegevensverzamelingen mogelijk is. Daarbij horen dan programma's die gegevens eruit kunnen selecteren en verder bewerken. Met de verspreiding van gegevens over diverse verzamelingen is de vraag naar de grenzen daartussen aan de orde. Waar liggen die? Hierop heb ik geen concreet antwoord dat voor alle situaties gelijk is. Er is wel een algemene theorie en daarvan afgeleide methode. Dat is normalisatie. Daarop ga ik niet uitgebreid in. Heel eenvoudig gezegd zie ik dat als het verwijderen van nodeloze duplicatie van gegevens. Daarbij is alles onnodig wat geen directe betekenis voor het onderlinge verband heeft. Toegestane doublures zijn dan de minimale gemeenschappelijke gegevens.

Wat telt als een eventuele doublure valt niet met algemene geldigheid te beweren. Dat is afhankelijk van omstandigheden en bijbehorende informatiebehoeften. En van wie er kijkt.14 Anderzijds is het beeld ook weer niet geheel somber. Er zijn aspecten van processen waarvoor normalisatie onder verschillende omstandigheden stellig dezelfde of zeer vergelijkbare uitkomst biedt. Daarop bestaat meer kans naarmate abstractere begrippen gekozen worden. Zo vind ik de methode van relationeel boekhouden een vergaand gestandaardiseerde normalisatie van het financiële aspect (van een organisatie) vertegenwoordigen. En met zo'n model voor procedurele behandeling heb ik daarbij tevens andere aspecten betrokken zoals registratuur van documenten die een min of meer routinematige behandeling ondergaan. Als leidraad probeer ik steeds geïntegreerde werkverdeling te volgen. Vanuit die verwevenheid vallen allereerst begrippen op een natuurlijker plaats. Daarmee zijn de grenzen van gegevensverzamelingen eigenlijk al in belangrijke mate bepaald. De identificatie van het ene begrip vormt een eigenschap van een ander. Dat legt het noodzakelijke verband tussen de diverse gegevensverzamelingen. De diepgang van de normalisatie tekent feitelijk de modulariteit.

Het is gevaarlijk een traditionele indeling in gegevensverzamelingen klakkeloos over te nemen. Daarin is vaak organisatorische verkokering verankerd. Zonder ànder uitgangspunt lijkt ook de uitkomst van normalisatie altijd veel op zo'n traditionele indeling. Door het uitgangspunt van geïntegreerde werkverdeling komen er waarschijnlijk belangrijke verschillen. Verkokering is ook een vorm van modulariteit. Daarbij is echter niet gelet op het vermijden van doublures maar gaat het erom dat voor werkzaamheden in hun isolement voldoende gegevens beschikbaar zijn. Met meerdere geïsoleerde aspecten náást elkaar zijn vele nodeloze doublures uiteraard onvermijdelijk. Want er zijn dan immers evenzovele gegevensverzamelingen met ieder voor zich dikwijls vergaand een geïntegreerd karakter.

Met geïntegreerde werkverdeling kunnen de traditionele noemers als aspecten vaak gehandhaafd blijven. Maar onnodige doublures kunnen verdwijnen. Er is bijvoorbeeld het financiële aspect. Normalisatie leidt tot verzamelingen waarin vooral financiële gegevens voorkomen. Hetzelfde geldt voor andere aspecten. Dat is allemaal door de keuze van aspecten bepaald. Over medewerkers worden dan gegevens in één of meer aparte verzamelingen bijgehouden. Dat gebeurde altijd al maar doorgaans met vele doublures. Die kunnen achterwege blijven in een modulaire opzet met een minimaal aantal gemeenschappelijke gegevens. Een oriëntatie op werkverdeling kan bepaalde traditionele gegevensverzamelingen overigens overbodig maken. Want soms blijkt overlapping totaal. Voor de hand liggend is registratuur ter ondersteuning van routinematige procedures. Met behulp van een zogenaamde, en traditioneel nog aparte, verblijfsadministratie wordt een document gevolgd tijdens de achtereenvolgende stappen van procedurele behandeling. Een procedureboek biedt dezelfde mogelijkheden voor inzicht maar vergt niet noodzakelijkerwijs dezelfde registratie. De openstaande behandelingsstap bepaalt reeds impliciet de verblijfplaats van eventuele documenten. Door opheffing van een geïsoleerde verzameling zoals voor registratuur komt er vereenvoudiging van dossierbeheer bij. Geïntegreerde werkverdeling is per saldo veel simpeler.

De uitkomst van normalisatie, en dus de grenzen tussen verzamelingen, is altijd door een al dan niet bewuste oriëntatie bepaald.15 Praktisch moet die afbakening, en als het goed is in ruim en verweven perspectief, het karakter van een organisatie met haar processen volgen èn tegelijk vormen. Door vergaande variabiliteit kan normalisatie overwegend of zelfs geheel in parameters vertaald zijn. En behoeft een andere situatie vooral geen andere toepassingsprogrammatuur. Wanneer processen in dezelfde organisatorische eenheid veel overeenstemming met elkaar vertonen kunnen gegevens erover waarschijnlijk in dezelfde verzameling terecht komen. Dat is moeilijker wanneer de karakters van processen met hun informatiebehoeften verschillen. Dergelijke afwijkingen zijn goed denkbaar, ook al zijn het processen van dezelfde organisatie danwel eenheid ervan. Zo'n enkele gegevensverzameling zou weer te complex worden. En de omvattende module met verder zijn programma's en dergelijke is daarmee minder beheersbaar. Het verdient dus geen aanbeveling (sterk) uiteenlopende soorten gegevens onder dezelfde noemer (van één module) te brengen. Verschillen die met abstractie praktisch niet overbrugbaar zijn moeten gerespecteerd worden. Dat is een realistische opstelling die risico's beperkt houdt. Anderzijds zijn die processen waarschijnlijk niet helemaal voor niets bij dezelfde organisatie gegroeid respectievelijk eraan toegewezen. Dat wijst op gemeenschappelijkheid. Daarvoor kan een aanvullende module verstandig zijn. Dat is een logische gevolgtrekking uit de redenering over het vermijden van onnodige doublures. In eventuele verzamelingen pèr proces behoeven dan alle gemeenschappelijke gegevens niet meer opgenomen te zijn. In beginsel volstaat een verwijzing naar één of meer extra verzamelingen. Zo'n extra module weerspiegelt bijvoorbeeld de (soms ingewikkelde) relaties tussen derden, eventuele projecten en zaken. In de financieel georiënteerde modulen heb ik daartussen eenvoudige samenhang verondersteld. Dat klopt ook wel zolang de aandacht tot het financiële aspect beperkt blijft. Zo betreft overdracht van betaalmiddelen altijd één derde, niet meer en niet minder.16 In ruimer verband is er meer dan het financiële aspect. Er kunnen zovele wederpartijen/derden bij een zaak respectievelijk project betrokken zijn. Dan moet onderscheid naar hun rol daarin mogelijk zijn. Dezelfde derde zou in verschillende zaken àndere rollen kunnen spelen. Daarnaast heeft hij misschien zelfs meerdere rollen in dezelfde zaak. Die ingewikkelder relaties heb ik buiten mijn begrippenkader voor het financiële aspect gelaten. Zij komen dus evenmin voor in de veronderstelde modulen voor financieel beheer. Voor een module streef ik namelijk eerder naar beperkingen dan naar uitbreidingen. Verwante verzamelingen kunnen desgewenst gegevens over zulke verschijnselen bevatten. En als verwijzing leent zich vaak bij uitstek zo'n (soort) gegeven als zaak(identificatie). Want zaak kan een algemene noemer betekenen voor relevante aspecten in hun samenhang. Ik heb al aangegeven dat transacties dikwijls in het kader van aparte zaken gerealiseerd worden. Het begrip zaak is zó algemeen dat dat altijd wel past. Wanneer andere gegevens over zaken, indien nodig, in verzamelingen elders opgeslagen zijn is geïntegreerde informatievoorziening verzekerd. Althans, wanneer programma's voor selectie, bewerking en presentatie (kortweg: voor postcoördinatie) van die gegevens beschikbaar zijn.

 

 

Geleidelijke overgang

Modulariteit in de vorm van verwante verzamelingen met gemeenschappelijke gegevens vermijdt nodeloze duplicatie. Dat heb ik tot dusver steeds benadrukt. De belangrijkste voordelen van dergelijke modulariteit zie ik echter weer in het licht van flexibiliteit. In beginsel kunnen modulen nogal onafhankelijk van elkaar ontwikkeld en meestal zelfs ingevoerd worden. De minimale voorwaarde betreft uiteraard voldoende standaardisatie en uniformiteit van eventuele gemeenschappelijke gegevens. Dit vergt overzicht. Overigens niet méér dan zonder modulariteit. Daarentegen leidt een geïntegreerde, dus monolithische gegevensverzameling tot onbeheersbare inspanningen. Dat begint met ontwerp. Maar vooral ontwikkeling en invoering daarvan zijn onmogelijk. Voor complexe situaties ben ik daarvan overtuigd. Want ook die invoering van àlles in één grote verzameling kan niet of tenminste minder eenvoudig in geleidelijke stappen geschieden. En dat is mijn grootste bezwaar. Bestendige resultaten zijn slechts haalbaar wanneer een overgang zich zo natuurlijk mogelijk ontwikkelt. Grote veranderingen met veel mensen en in kort tijdsbestek vind ik niet natuurlijk. Dan blijven bijvoorbeeld hulpmiddelen die in een laboratorium naar behoren gewerkt hebben in de operationele praktijk onbenut. De gewenste resultaten zijn daarmee onbereikbaarder dan ooit. Die afstoting van hulpmiddelen veroorzaakt dat een volgende poging nog met grotere veranderingen naar de gewenste resultaten moet rekenen. En die vergt dus veel langer. Jammer genoeg worden na mislukkingen volgende pogingen echter meestal onder tijdsdruk gezet. Met averechts effect. Enzovoort.

Modulariteit heeft veel voordelen. Zo zijn naderhand eenvoudiger wijzigingen mogelijk. Want een veranderde situatie beïnvloedt vaak maar één of enkele modulen. Dat lukt met verstandig gekozen grenzen daartussen.17 Voorts verschaft geleidelijkheid van overgang die aan modulariteit gepaard kan gaan gelegenheid tot leren. Ervaringen met de eerste module kunnen in de tweede verwerkt worden. En de eerste is, indien nodig, op die korte termijn waarschijnlijk nog eenvoudig te verbeteren. Enzovoort. Daarbij wegen bijvoorbeeld ook (kleinere) correcties van conversie minder zwaar. Het ontwikkelen van één geïntegreerde module betekent alles of niets.

Dit boek verhaalt hoe ikzelf modulen bedacht heb. Met het faseboek begon ik. Daarna kwam een soort procedureboek. Mijn gedachten erover en bijgevolg de automatiseringsmiddelen waren aanvankelijk rommelig. Gaandeweg ontwikkelden zich diverse modulen uit mijn oer-vorm voor het procedureboek. Vervolgens ging ik meer nadenken over noodzakelijke verbanden in een ruimere samenhang dan financieel beheer. Modulariteit bleef echter steeds mijn uitgangspunt. Ik heb ook al eerder gezegd dat die ontwikkeling geen eindpunt bereikt heeft. Ook niet kàn bereiken. Met nieuwe inspiratie moeten de noodgedwongen grenzen veranderen. Daardoor kunnen oude modulen verdwijnen en nieuwe ontstaan. Ik vind wel dat sommige van de veronderstelde modulen tegen een stootje kunnen. Omstandigheden zullen drastisch moeten veranderen voordat een flexibele module voor relationeel boekhouden niet meer voldoet. Andere modulen die ik hier genoemd heb zie ik als minder bestendig. De module voor geldverkeer, bijvoorbeeld, moet afgestemd zijn op de heersende praktijk met betaalinstellingen. Ik acht daarvoor minder abstractie/variabilteit mogelijk. Die praktijk verandert stellig en dan moet die module dus aangepast worden.

 

 

Binnen is buiten

Is (de mate van) modulariteit niet een strikt technische (wat dat ook is) danwel specialistische aangelegenheid? Ja, wanneer middelen ziets als een binnenkant en een buitenkant zouden hebben. En wanneer die buitenkant dat binnenste geheel zou afscheiden. Waarom is interne modulariteit dan een zaak van mensen die ogenschijnlijk slechts met de buitenkant te maken krijgen? Het gaat er voor die medewerkers toch om dat uiteindelijk geïntegreerde informatievoorziening mogelijk is? Waarom is het voor hen interessant hoe dat gebeurt? Kan de specialist daarover niet beslissen? Inderdaad, zó interessant is binnenkant misschien niet. Maar wel dat hulpmiddelen adequaat werken. En zover kan het in een complexe situatie alleen maar komen wanneer voor modulariteit gekozen is. Het blijkt domweg dat geïntegreerde informatievoorziening niet haalbaar is met één of slechts enkele geïntegreerde verzamelingen. Dat wijst de praktijk van grotere bedrijven en instellingen uit. Waar geïntegreerde verzamelingen gedacht zijn blijkt informatievoorziening vaak onvoldoende. Het is te moeilijk allerlei (soorten) gegevens op een behoorlijke manier in één enkele, overkoepelende opzet te verenigen. En dan veranderen vroeg of laat de omstandigheden ook nog eens. Daardoor klopt het vastgelegde verband in de geïntegreerde verzameling niet meer. Het is trouwens maar de vraag of die oorspronkelijke opzet voldeed.

Modulariteit vermijdt veel problemen. Veranderende omstandigheden kunnen eenvoudiger (in de overeenkomstige module) verwerkt worden. Dit bevordert juist continuïteit van geintegreerde informatievoorziening. Tegenstelling tussen binnen- en buitenkant is dus (wederom) schijn. Daarom mag iets niet tot binnenkant of zoiets verklaard en vervolgens afgeschermd zijn.18

Zoals ik reeds aangegeven heb behoeft samenhang tussen modulair bedoelde verzamelingen niet in een vroeg stadium gedetailleerd bekend te zijn. Volgens duidelijke prioriteiten kunnen modulen (achtereenvolgens) ontwikkeld en ingevoerd worden. Er is dan geen groot risico voor verlies van samenhang en daarmee van geïntegreerde informatievoorziening. Niets gaat verkeerd zolang vereiste gemeenschappelijke gegevens geen problemen opleveren. Er moeten wel hoofdlijnen, uitgangspunten bekend zijn. Maar dat is niets nieuws. Want zonder uitgangspunten wordt het met informatievoorziening volgens een recept van een geïntegreerde gegevensverzameling al helemaal niets.

Het verband tussen modulen als gegevensverzamelingen is nooit voltooid. Ik herhaal dat maar. Door veranderende omstandigheden waarmee iedere organisatie te maken heeft verandert de vereiste verwantschap tussen modulen. Soms moeten zelfs nieuwe modulen toegevoegd worden danwel kunnen bestaande vervallen. Ook modulariteit vergt daarom onderhoud.

Tot dusver heb ik weinig aandacht besteed aan bestaande automatiseringsmiddelen. Maar met overgang naar relationeel boekhouden enzovoort komt een organisatie stellig niet voor het eerst met automatisering in aanraking. Want organisaties van enige omvang gebruiken inmiddels op behoorlijke schaal dergelijke hulpmiddelen. En verspreiding ervan zet zich (nog) voort. Dit houdt in dat nieuwe automatiseringsmiddelen, in dit geval voor relationeel boekhouden, zich zonodig met andere middelen moeten verdragen. In de eerste plaats betreft relationeel boekhouden vooral het financiële aspect. Voor andere aspecten zijn misschien andere apparatuur en basisprogrammatuur nodig, maar vrijwel zeker (nog) andere toepassingsprogrammatuur.19 Ten tweede zijn grote veranderingen-ineens tot mislukken gedoemd. Daarom moet overgang geleidelijk en zoveel mogelijk in kleine stappen geschieden. Bestaande middelen kunnen niet zomaar vervangen worden. En omgekeerd, indien ze (al is het maar voorlopig) gehandhaafd kunnen blijven, is dat een gunstige beperking van de overgang.

Tot dusver heb ik vooral gegevensverzamelingen modulen genoemd. Maar er zijn vele soorten denkbaar. Met die uitbreiding voor allerlei (automatiserings)middelen ga ik verder. Reeds bestaande middelen zijn dus ook modulen. Zo vat ik ze gewoon op. Die kunnen wellicht, met zonodig geringe aanpassingen, in de noodzakelijke samenhang van een nieuwe situatie opgenomen worden. Dat is altijd de moeite van onderzoek ernaar waard. Alleen wanneer die situatie onbereikbaar lijkt verschijnt vervanging van bestaande middelen als alternatief. Nogmaals, dat moet zo lang mogelijk vermeden worden. Eén-ding-tegelijk veranderen is dikwijls al te veel. Als bijvoorbeeld zo'n oude module niet ècht goed werkt, maar voorlopig aanvaardbare ondersteuning biedt, krijgt vervanging in beginsel een lagere prioritieit. Een boer kan slechts zoveel hooi tillen als hij sámen met zijn vork sterk is.

Automatiseringsmiddelen behoeven bij gebleken ongeschiktheid, om welke redenen danook, niet altijd in een vergelijkbare vorm vervangen te worden. Als ze bijvoorbeeld verkokering belichamen vind ik een nieuwe samenhang zelfs noodzakelijk. Ik zie geïntegreerde werkverdeling dan als uitgangspunt. Zo kunnen modulen voor procedurele behandeling en supplementen, in een gewijzigde combinatie en met minimale duplicatie, de werking van bestaande middelen overnemen. Dat geldt bijvoorbeeld voor registratuur voor routinematige behandeling van documenten en voor diverse aanvullende gegevens. Die nieuwe modulen bieden, zoals ik ze geschetst heb, daarvoor overigens geen uitputtende mogelijkheden. Die zijn meestal ook helemaal niet nodig zodat dergelijke algemene modulen goed voldoen.

 

 

Bijzondere procesadministraties

Er kunnen echter procesen zijn waarvoor (mede) specifiekere middelen noodzakelijk danwel wenselijk zijn. Het blijkt dat in veel organisaties ze juist daarvoor, i.e. voor een specifieke situatie, ontwikkeld zijn. Die bedoel ik ook vooral wanneer ik over (al dan niet vervanging van) bestaande automatiseringsmiddelen spreek. Daarmee worden meestal bepaalde processen met hun eigen karakteristieken ondersteund. Ik noem die middelen hier bijzondere procesadministraties.

Wat zijn dat? Dat kan ik uitleggen, (weer) uitgaande van modulen voor relationeel boekhouden en procedurele behandeling. Informatievoorziening met die modulen kan eventueel verder gaan dan strikt financieel beheer. Meer in het algemeen denk ik aan behandeling van zaken en dergelijke. Daarbij kunnen per zaak procedures met eigen stappen doorlopen (moeten) worden. Aan de hand van de unieke identificatie van een zaak zijn dan zowel definitieve (faseboeken) als voorlopige gegevens (procedureboeken) omtrent bijbehorende procedures en hun eventuele uitkomsten beschikbaar. En daarmee kan (beheer van) het verdere verloop van de onderhavige zaak, maar tevens van het overkoepelende proces, gediend zijn. Deze mogelijkheden voor beheer van zaken en dergelijke zijn juist vanwege de algemene, gestandaardiseerde opzet van faseboek en procedureboek evenwel niet onuitputtelijk. Zulke algemene voorzieningen die via abstract begrippenkader en bijbehorende gestandaardiseerde modulen geboden worden zijn hoogstwaarschijnlijk minder geschikt voor de behandeling van zaken met allerlei èchte bijzonderheden en uitzonderingen. Hetzelfde geldt, maar ik vind in wat mindere mate, voor zaken die vergelijkbaar in grote aantallen voorkomen. Het verdient in ieder geval aandacht dat voor sommige processen dikwijls grotere doeltreffendheid en/of doelmatigheid haalbaar is via specifiekere voorzieningen. In een faseboek worden financiële gegevens aangetekend. Andere (soorten) gegevens, en die bestaan uiteraard in een willekeurige zaak, moeten dus elders opgeslagen zijn. Zo is het ook met de module voor procedurele behandeling zolang een transactie nog niet definitief is. Die module is weliswaar al minder specifiek dan de module voor relationeel boekhouden maar kàn tekort schieten voor gegevens over bepaalde aspecten van bepaalde processen. Er kan daarom behoefte bestaan aan zogenaamde specifieke of bijzondere procesadministraties. Die zijn bedoeld voor (gedeelten van) processen met zo'n eigen karakter waardoor toepassing van algemene(re) modulen niet zinvol geacht is. Maar dan rijst de vraag naar de noodzakelijke samenhang tussen enerzijds faseboek, procedureboek en dergelijke als algemenere modulen en anderzijds die verschillende procesadministraties als specifiekere modulen.20 Voor een overzicht over samenhang zijn de meeste bijzonderheden van een bepaalde bijzondere procesadministratie nauwelijks belangrijk. Het gaat er hier om hoe dat verband bereikt is. Daarvoor zijn wederom één of meer gemeenschappelijke gegevens nodig. Ik geef enkele voorbeelden met een accent op het financiële aspect.

Eerder heb ik nogal beperkt wat ik met een (financiële) deelboekhouding bedoel. Daaronder versta ik tijdens toelichting op relationeel boekhouden uitsluitend die gegevensverzamelingen welke volgens die methode opgezet zijn en bijgehouden worden. Zo bestaat een deelboekhouding per definitie uit één of meer faseboeken, of uit wat voor blokken/registers danook. En het financiële netwerk is opgebouwd met louter die gelijksoortige deelboekhoudingen. Een bijzondere procesadministratie in de betekenis die ik eraan hecht is dus géén financiële deelboekhouding. Zij maakt evenmin deel uit van het financiële netwerk zoals ik dat definieer. Maar een bijzondere procesadministratie moet, als financieel beheer erom vraagt, wèl samenhang met dat netwerk vertonen. Veronderstel dat de gestandaardiseerde modulen voor relationeel boekhouden en procedurele behandeling voor een (gedeelte van een) proces niet voldoen. En veronderstel dat het proces in kwestie toch allerlei transacties omvat die het financiële aspect raken. Er zijn financiële taakstellingen. Die bedragen moeten in de bijzondere procesadministratie aangetekend zijn. Dat proces omvat (vervolgens?) andere definitieve transacties. Financiële gegevens daarover worden in eerste aanleg eveneens in die bijzondere procesadministratie geregistreerd. Over zo'n proces moet de verantwoordelijke medewerker regulier zijn financiële verantwoording afleggen. Daarin moet de bijzondere procesadministratie voorzien. Alleen al daarom moet zij samenhangen met het netwerk van financiële deelboekhoudingen. Met welke eenheden de gegevensstroom over delegatie/verantwoording bestaat is bepaald aan de hand van het financiële delegatiepatroon. Sommige bijzondere procesadministraties moeten daarom onderaan het netwerk aansluiten. Andere, hogere niveaus zijn echter geenszins uitgesloten. Met gewaarborgde samenhang met (faseboeken in) één of meer deelboekhoudingen kan vervolgens de interne opzet van een bijzondere procesadministratie geheel afgestemd zijn op de kennelijk wat specifiekere situatie.

De noodzakelijke koppelingen tussen deelboekhoudingen en bijzondere procesadministraties zijn gemakkelijk eenduidig vast te stellen. Kortheidshalve beperk ik mij hier tot de gegevensstroom van beneden naar boven. Die komt met de reguliere financiële verantwoording overeen. Hoe de gegevensstroom van boven (financiële deelboekhouding) naar beneden (bijzondere procesadministratie) verloopt is dan, met wat ik eerder over delegatie gezegd heb, ook duidelijk. Financiële gegevens over definitieve transacties moeten in overeenkomstige faseboeken verschijnen. Tenminste voorzover ze in een financiële verantwoording horen die daaruit opgesteld wordt. Die informatiebehoefte bepaalt daarom welke boekingsgroepen met -regels een bijzondere procesadministratie aan de relevante financiële deelboekhouding(en) binnen het netwerk moet leveren.21 De faseboeken enzovoort in een deelboekhouding waaraan gegevens doorgegeven worden moeten derhalve in één of andere vorm weerspiegeld zijn in de bijzondere procesadministratie. Het moet trouwens mogelijk zijn dat een bijzondere procesadministraties ter verantwoording verschillende financiële gegevens aan verschillende deelboekhoudingen verstrekt. Dat is denkbaar wanneer zoiets als een centraal administratiekantoor gelijksoortige werkzaamheden verricht die door diverse organisatorische eenheden opgedragen zijn. Wanneer dat bijvoorbeeld regionale eenheden zijn is het inderdaad aannemelijk dat zij allemaal bij een bijzonder proces betrokken kunnen zijn. De regionale eenheden hebben dan ieder een regionale portie van een budget ontvangen. Dat duidt op een relatie met een nòg hogere organisatorische eenheid. Vanuit de regionale eenheden zijn vervolgens bepaalde gedeelten van het bijzondere proces aan dat administratiekantoor gedelegeerd. Daar komen die gedeelten dus weer samen maar in hun grootste detaillering.

Voor samenhang tussen financiële deelboekhoudingen en bijzondere procesadministraties kunnen allerlei varianten bestaan. De volgende heb ik bij het directoraat-generaal gezien. Daar waren twee bijzondere administraties aanwezig ter ondersteuning van één proces. Dat komt dus voor hoewel één enkele bijzondere procesadministratie voor een proces met (vermeende?) bijzonderheden, uitzonderingen en/of grote aantallen dikwijls meer voor de hand ligt. Er kunnen echter redenen zijn om modulariteit verder door te voeren. Bij dit voorbeeld herkende ik organisatorische redenen. De ene administratie was bedoeld voor het proces tot en met het aangaan van verplichtingen. Blijkbaar was daarmee voor een bepaalde organisatorische eenheid dat proces zo goed als af. Op die verplichtingen reageerden derden met declaraties. De behandeling daarvan resulterend in betalingen was echter aan een andere eenheid opgedragen. Maar dat had er niet toe geleid om die ene administratie ook voor medewerkers van de tweede eenheid geschikt en toegankelijk te maken. In plaats daarvan was een tweede bijzondere administratie ontstaan. Het noodzakelijke verband daartussen, i.e. bijvoorbeeld gelet op transactielimieten, kan aan de hand van fasen en faseboeken duidelijk geschetst worden. Dat verband bestond echter niet. De scheiding tussen de twee organisatorische eenheden had ondermeer geleid tot twee gegevensverzamelingen die elkaar grotendeels overlapten doch nauwelijks werden gecoördineerd. Dat was een situatie waarin zelfs geen oordeel over kwaliteit van financieel beheer mogelijk was. Er was geen praktische mogelijkheid om gegevens daarvoor te vergaren. Automatisering als drempel.

Met modulariteit als invalshoek kunnen dergelijke situaties opgespoord worden. En soms is een verdere splitsing van een bijzondere procesadministratie heel verstandig. Maar dan kan samenhang tenminste actief bevorderd worden. Of, omgekeerd, kan splitsing van werkzaamheden leiden tot algemenere mudulen. Een geldverkeermodule kan ook samenwerken met àlle bijzondere procesadministraties. Dan zijn die voorzieningen niet meer in iedere procesadministratie afzonderlijk nodig. Ik vermoed dat er nog veel grote organisaties zijn waarin nog geen algemene, gestandaardiseerde geldverkeermodule bestaat. Dat komt misschien ook omdat decentraal opgestelde mensen menen dat zo'n module centralisatie en dus verlies van bevoegdheden betekent. Dat hoeft helemaal niet. Ik bedoel met een module tenminste iets dat eenvoudig verveelvoudigd kan worden waarna ieder exemplaar naar eigen omstandigheden toegepast wordt. Juist (exemplaren van) een gestandaardiseerde module, welke dat ook is, kan beheersbaar op verschillende lokaties toegepast worden. Dat is precies mijn gedachte achter de overeenkomst tussen het financiële delegatiepatroon en een netwerk van deelboekhoudingen. Exemplaren van dezelfde module kunnen met hun werking/gedrag op de informatiebehoeften van een organisatorische eenheid afgestemd zijn. Dat gebeurt met eigen parameters. Voor het grotere verband bestaan waarborgen via minimale voorzieningen in de vorm van gemeenschappelijke gegevens. En zelfs al is er slechts één exemplaar van zo'n algemene module als voor geldverkeer in gebruik dan behoeft die decentrale bevoegdheden allerminst aan te tasten. Dat is een kwestie van parameters voor onderscheiden autorisaties.

Ik vond de organisatorische redenen voor splitsing van die bijzondere procesadministraties bij het directoraat-generaal weinig steekhoudend. Er waren blijkbaar àndere argumenten maar die bleven onuitgesproken. Ik vind dat medewerkers als regel niet voor niets voor dezelfde organisatie werken. Dat betekent dat zij bijdragen aan dezelfde resultaten leveren. Daarvoor moeten zij veelal over dezelfde gegevens beschikken. Wanneer iedere eenheid, of zelfs iedere individuele medewerker, ongecoördineerd eigen gegevensverzamelingen en dergelijke gaat bijhouden leidt dat tot enorme doublures. Het is nog niet zo erg dat dezelfde gegevens op verschillende plaatsen opgeslagen zijn. Dat is vaak zelfs erg gemakkelijk. Het gaat daarentegen bijvoorbeeld om het dubbele werk dat met registratie gemoeid is. En om inspanningen om de gegevens in de uiteenlopende verzamelingen op elkaar afgestemd te houden. Een belangwekkende eigenschap van automatiseringsmiddelen is hun snelheid. In combinatie met middelen voor overdracht kunnen verschillende medewerkers daardoor als het ware gelijktijdig beschikken over dezelfde gegevens. Zo behoeven die gegevens in beginsel slechts eenmalig aangetekend en opgeslagen te zijn. Dankzij modulariteit kan gegevensbeheer decentraal blijven. Als een medewerker overigens een gegeven uit een rapportage wijzigt is per definitie een ànder gegeven ontstaan. Dan is er dus geen sprake meer van een doublure. Het nieuwe gegeven mag niet zonder meer het oorspronkelijke vervangen. In het hoofdstuk 32 over controleerbaarheid heb ik hierover meer gezegd.

In grote, complexe organisaties zijn doorgaans reeds automatiseringshulpmiddelen operationeel voor bijzondere procesadministraties zoals ik die hier gedefinieerd heb. Indien ze adequaat functioneren kunnen koppelingen met nieuwe deelboekhouding in een financieel netwerk nauwelijks problemen opleveren. De eenduidige informatiebehoefte vanuit de opzet van een deelboekhouding met haar faseboeken en rekeningen verschaffen een waarborg voor eveneens zoveel mogelijk gestandaardiseerde koppelingen. Eenvoudige koppelingen betekenen ook dat bestaande, mits adequate, bijzondere procesadministraties gehandhaafd kunnen blijven terwijl relationeel boekhouden geleidelijk ingevoerd wordt. Ik ben echter nog niet klaar met opmerkingen over bijzondere procesadministraties.

 

 

Variabele samenhang

Ik maak hier kortweg onderscheid naar slechts twee soorten modulen.22 Enerzijds zijn er bijzondere procesadministraties. Zo'n module is tot en met zijn vorm afgestemd op karakteristieken van een bepaald (gedeelte van een) proces. Anderzijds bepaalt de kale vorm van modulen zoals voor relationeel boekhouden en procedurele behandeling in mindere mate hun gedrag. Dat gebeurt meer door toevoeging van parameters. En op die manier bieden procedureboeken en faseboeken inclusief hun onderlinge verband mogelijkheden voor allerlei processen met daarin aparte zaken. Maar die mogelijkheden zijn vanwege het algemene karakter van deze modulen waarschijnlijk wat beperkter dan een bijzondere procesadministratie in een bepaalde situatie kan bieden.

Er zijn vele factoren die een praktische keuze voor algemenere of specifiekere middelen moeten beïnvloeden. Ik vind vooral flexibiliteit belangrijk. Daaraan is bij onveranderlijke omstandigheden inderdaad geen behoefte. Maar veranderende omstandigheden, en onzekerheid daarover, zijn reëel. Een voor de hand liggende factor zijn voorts kosten. De wèrkelijke financiële gevolgen van een keuze tussen algemenere en specifiekere middelen zijn evenwel niet altijd duidelijk verkend. En dat is in een complexe situatie ook praktisch onmogelijk. Verwevenheid is onmogelijk met een strikt kwantitatief model te schetsen.23 Als reactie daarop houden vele begrotingen helaas echter slechts rekening met één of enkele aspecten. Dat blijkt dan nog het meeste speculatief.

De keuze tussen soorten modulen, i.e. algemener danwel specifieker, moet dus afhankelijk van omstandigheden vallen. En waar die zich wijzigen moet later zonodig op andere modulen overgestapt kunnen worden. Deze kant van modulariteit heb ik eerder met een voorbeeld toegelicht. Ik herhaal het niettemin. Stel dat een bepaald proces geleidelijk ten einde loopt. Het omvat daarbij nog maar weinig transacties. Als er een bijzondere procesadministratie met capaciteit voor veel intensievere behandeling bestaat wordt die nu slechts zeer ten dele benut. Bijvoorbeeld gelet op onderhoudskosten van zo'n bijzondere procesadministratie is het wellicht beter verlies van specifieke mogelijkheden te aanvaarden. Voor resterende transacties kan dan overgeschakeld worden op de verbonden modulen voor relationeel boekhouden en procedurele behandeling. Omgekeerd kan een nieuw proces beginnen met toepassing van laatstgenoemde modulen. Bij oplopende aantallen en/of gebleken bijzonderheden en uitzonderingen kan later (meer overwogen) overgeschakeld worden op een inmiddels gerealiseerde bijzondere procesadministratie. Vandaaruit moeten dan overigens wel regulier financiële verantwoordingen aan één of meer deelboekhoudingen met faseboeken doorgegeven worden.24

Bij vrijwel iedere, wat grotere organisatie zijn vrijwel zeker automatiseringsmiddelen voor bijzondere procesadministraties in gebruik. Die middelen zèlf zie ik nevengeschikt aan de modulen voor relationeel boekhouden en dergelijke. Wat het financiële aspect betreft moeten gegevens doorgegeven kunnen worden. Er is een stroom gegevens van/naar faseboeken in deelboekhoudingen. Die is nodig omdat in een financiële verantwoording eveneens gegevens horen omtrent processen waarvoor bijzondere voorzieningen beschikbaar zijn.25 Er zijn dus koppelingen vereist tussen die bestaande middelen en de nieuwe deelboekhoudingen. Die kunnen problemen opleveren. Een reële of, misschien beter, een zo min mogelijk onbeheersbare overgang gaat weer uit van modulariteit. Daardoor kunnen realistische prioriteiten gesteld worden. Dan wordt er eerst iets àf inclusief operationeel gemaakt voordat volgende veranderingen beginnen. Anders dreigt het risico van interferentie. Ik ben daarop gespitst. Zodra op zichzelf overzichtelijke veranderingen nodeloos in elkaar verstrikt raken stokt de totale overgang. Die blijkt onhaalbaar wanneer er teveel tegelijk moet gebeuren. Ik schets hieronder hoe prioriteiten voor koppelingen tussen bestaande (bijzondere) procesadministraties en nieuwe deelboekhoudingen met hun faseboeken vastgesteld kunnen worden. Als factor betrek ik (de vierde) wijziging van wettelijke eisen voor financieel beheer erbij.

Uitgangspunt blijft dat financieel beheer verbetering behoeft. Blijkbaar zijn gebreken geconstateerd. Daarom moet van alles veranderen. Ik veronderstel dat voor toepassing van relationeel boekhouden enzovoort en daarvoor benodigde automatiseringsmiddelen gekozen is. Maar ik neem ook aan dat die veronderstelde modulen, of welke ook maar gebruikt gaan worden, niet alle vereiste mogelijkheden bieden. Diverse processen, en dat zijn niet toevallig ook de meest volumineuze in termen van geld en aantallen transacties, hebben reeds hun eigen respectievelijke bijzondere procesadministraties.26 Voor dergelijke bestaande hulpmiddelen moet in beginsel een plaats ingeruimd blijven. Op gedetailleerd, operationeel niveau blijft de (financiële) behandeling van die processen al dan niet gedeeltelijk met deze bijzondere procesadministraties voortgaan. Daarnaast moeten, in verdichte vorm en volgens een bepaalde periodiciteit, financiële gegevens ter verantwoording in overeenkomstige faseboeken in deelboekhoudingen terecht komen.

De modulen voor relationeel boekhouden, procedurele behandeling en dergelijke zijn, weliswaar gericht op het financiële aspect, algemeen bedoeld. Dankzij algemene begrippen zijn vele specifieke betekenissen met overeenkomstige gedragingen mogelijk. Maar ik heb nadrukkelijk rekening gehouden met wettelijke eisen. De zogenaamde vierde wijziging van de nederlandse Comptabiliteitswet heeft inspiratie verschaft. Die wijziging eist dat in de financiële administratie(s) dienstjaren waarin verplichtingen aangegaan worden/zijn respectievelijk betaalmiddelen overgedragen worden/zijn allebei tot uitdrukking komen. Ik heb die eis geabstraheerd en daarvoor het begrip dimensie benoemd. Daarmee kan een willekeurige oriëntatie aangegeven worden. Naar aanleiding van de vierde wijziging heb ik mijn voorbeelden overigens tot een tijdoriëntatie beperkt. Zo zijn tijdoriëntaties op kas en (jaar)verplichtingen vormen geworden van een algemener verschijnsel, i.e. dimensie. In theorie en allerlei onwillekeurige voorbeelden in deel III sluit ik andere oriëntaties echter niet uit.

Ook met de specifiek benoemde dimensies van de vierde wijziging kunnen voorheen ontwikkelde bijzondere procesadministraties meestal niet overweg. Dat hoeft allerminst te verbazen. Ik heb hierboven vermeld dat bijzondere procesadministraties vaak ontstaan langs de scheidslijnen tussen organisatorische eenheden in plaats van die grenzen te overbruggen. Bestaande hulpmiddelen zijn in dergelijke situaties daarom vooral geoptimaliseerd op de (soms zelfs gedeeltelijke) afwikkeling van afzonderlijke zaken. Met financieel beheer in het algemeen blijkt vaak nauwelijks rekening gehouden te zijn. Laat staan met de organisatie in het algemeen en wettelijke eisen ervoor. Dit zie ik praktisch weer als een grote tegenstelling tussen algemenere modulen zoals voor relationeel boekhouden en specifiekere zoals bijzondere procesadministraties. Die verschillende soorten kunnen nogal verschillen in hun opzet. En bestaande procesadministraties blijken in zo'n vergelijking weleens niet aan (tegenwoordige) eisen van financieel beheer te voldoen. Ditzelfde probleem heb ik in het vorige hoofdstuk reeds in de context van conversie aangehaald. Daar ging het om de overgang van een oude naar een nieuwe administratie. Uit de nieuwe informatiebehoeften inclusief jaaraanduidingen voor diverse dimensies leidde ik af dat conversie handmatig en ook vooral geleidelijk moet geschieden. De overgang vereist immers menselijke interpretatie, al is het maar om te beslissen welke gegevens niet meer bewaard behoeven te blijven.

 

 

Praktische mogelijkheden

De verschillen in opzet tussen nieuwe modulen zoals voor relationeel boekhouden en bijzondere procesadmininstraties als bestaande modulen kunnen dus aanleiding tot problemen geven. De voorgenomen koppelingen tussen die bestaande procesadministraties met/zonder gedetailleerde financiële gegevens en faseboeken in deelboekhoudingen waarin ze (verdicht) moeten verschijnen kunnen vaak niet zonder meer gerealiseerd worden. Wat is er mogelijk? Zeker met het oog op dimensies omvatten de bestaande procesadministraties waarschijnlijk niet de vereiste financiële gegevens. Dan blijven financiële verantwoordingen naar deelboekhoudingen onvolledig. Er kan in ieder geval niets meer en anders doorgegeven worden dan beschikbaar is. En in omgekeerde richting is er in zo'n bijzondere procesadministratie geen plaats voor gegevens over tot dusver onbekende dimensies. Het verdient daarom aanbeveling in een vroeg stadium te onderzoeken welke wijzigingen de bestaande hulpmiddelen zouden moeten ondergaan teneinde adequate financiële gegevens ter verantwoording te kunnen aanbieden. En eventuele extra delegatiegegevens te kunnen ontvangen. Zo'n onderzoek kan zich tot hoofdlijnen beperken. Een eerste indruk is gauw verkregen wanneer de gewenste respectievelijk noodzakelijke boekencyclus voor een proces als uitgangspunt geldt. Het is dan eenvoudig te zien welke financiële gegevens voor welke faseboeken zouden ontbreken.

Ik ben ervan overtuigd dat nader onderzoek voor vele bijzondere procesadministraties uitwijst dat ingrijpende wijzigingen nodig zijn. Die zouden veel tijd, geld en menselijke inspanningen vergen. Of het trouwens een overgang naar twee of naar méér dimensies betreft behoeft daarbij weinig uit te maken. Maar dan is het nog maar de vraag of zo'n verbouwde bijzondere procesadministratie tegen volgende veranderingen van omstandigheden bestand is. Verder betekent ingrijpende verbouwing dat schaarse middelen aan de bevordering van andere veranderingen onttrokken zijn. Ik beschouw toepassing van relationeel boekhouden als kiem voor een gehele overgang naar beter financieel beheer enzovoort. Daar ligt tegelijk de prioriteit wanneer nieuwe wettelijke eisen noodzaken tot àndere informatievoorziening. Voor bestaande hulpmiddelen is dat vooreerst ook een redelijke prioriteit. Daardoor kan aandacht vooralsnog tot koppelingen voor gegevensverkeer ter delegatie/verantwoording beperkt blijven. Maar via het vraagstuk van die koppelingen kunnen dus geheel andere vragen rijzen. Kan een bestaande administratie de vereiste gegevens leveren danwel opnemen? Het lijkt een kleine stap van koppeling naar interne opzet van bestaande middelen. De gevolgen voor beheersbaarheid van veranderingen zijn echter groot. Buiten is binnen, nietwaar? Interne verbouwing is waarschijnlijk ingrijpend zonder dat de flexibiliteit van die middelen toeneemt.

Ik zie voor dergelijke bijzondere procesadministraties een ogenschijnlijk rigoreus alternatief. Zij moeten opnieuw ontworpen, gebouwd en ingevoerd worden. Voor wat financieel beheer betreft kunnen nieuwe bijzondere procesadministraties voortborduren op het flexibele stramien dat reeds voor de modulen voor relationeel boekhouden en dergelijke bestaat. Ik meen dat dergelijke nieuwbouw in elk geval tot betere maar hoogstwaarschijnlijk ook tot snellere en minder dure resulaten leidt dan vèrbouwing. Hoe danook moet een onhaalbare doelstelling voor veranderingen, te weten dat de kwaliteit van financieel beheer voor de gehele organisatie binnen een korte periode aan te stellen eisen voldoet, verlaten worden. Als andere omstandigheden en informatiebehoeften waaraan bestaande modulen als bijzondere procesadministraties niet meer kunnen voldoen reëel aanvaard worden verloopt een overgang nog het meest geslaagd. Als waarborg om verdere, onvermijdelijke situationele veranderingen te kunnen volgen is het nu verstandig om de flexibiliteit (lees ook: variëteit) van nieuwe instrumenten te vergroten.

Om diverse redenen blijkt de keuze voor nieuwbouw van bijzondere procesadministraties op korte termijn eenvoudig noch gewenst. Die is voor betrokken medewerkers moeilijk omdat allerlei organisatorische belangen spelen. En de nieuwbouw zèlf mag een al overladen veranderingsproces niet nogeens extra belasten. Daarom is die keuze vaak tevens ongewenst. Wat kan er dan gebeuren totdat àlle (soorten) modulen dezelfde opzet voor financieel beheer kennen? Indien bestaande middelen grote afwijkingen ten opzichte van te stellen eisen vertonen acht ik de conclusie onontkoombaar dat een optimale situatie op korte termijn niet haalbaar is. Blijkbaar zijn de gewijzigde eisen te hoog.27 Wat kan er dan wel? De bestaande hulpmiddelen in de vorm van bijzondere procesadministraties verschaffen uiteraard diverse periodieke rapportages. Daaronder bevinden zich ongetwijfeld één of meer waarop gerealiseerde transacties staan aangegeven. Dat gebeurt volgens een bepaalde indeling alsmede in een bepaalde mate van samenvatting. Indeling en mate van samenvatting zijn daarbij uiteraard vooral op (het karakter van) het onderhavige proces afgestemd. Maar stellig omvatten enkele van die rapportages (ook) financiële gegevens. Zulke rapportages kunnen eens nagelopen worden. Het gaat om gegevens die voor verantwoording en aantekening in faseboeken in deelboekhoudingen bruikbaar zijn. Zoals gezegd ontbreken noodzakelijke gegevens voor adequaat financieel beheer vermoedelijk. Dat is jammer maar daaraan is op eenvoudige wijze en op korte termijn dus niets te doen. De wèl aanwezige gegevens kunnen in verdichte vorm in faseboeken geregistreerd worden. Voor ieder proces met een bijzondere procesadministratie gaat het dan per periode slechts om enkele financiële gegevens. Want er is immers sprake van verdichting. Het verdient aanbeveling die paar gegevens met de hand in de aangewezen faseboeken te registreren. Een automatische koppeling, die toch maar tijdelijk is, kost in verhouding veel geld. Want iedere koppeling moet redelijk controleerbaar zijn. Bij handmatige registratie kunnen voorzieningen en maatregelen daarvoor snel en flexibel in de verdere werkzaamheden opgenomen zijn. Mensen zijn intelligent.

Voor het financieel beheer van een proces waarvoor een bijzondere procesadministratie voorlopig gehandhaafd blijft verandert daarbinnen dus niets. Alles wat verandert is dat een koppeling met de oude financiële administratie wordt vervangen door een (handmatige) koppeling met één of meer faseboeken. Alle gesignaleerde gebreken rond die procesadministraties blijven nog bestaan. Dat is voor de korte termijn nu eenmaal niet anders. In mijn visie verkrijgen de algemene voorzieningen in beginsel de hoogste prioriteit. Daarna zijn bijzondere voorzieningen aan de beurt. Intussen kunnen medewerkers natuurlijk (ook andere) voorbereidingen voor verbeteringen treffen. Maar, en dat laat zich meestal eenvoudig door wat onderzoek bevestigen, voor starre bestaande hulpmiddelen geldt uitsluitend afbraak als een realistisch alternatief voor verbetering van financieel beheer. Dat blijkt voor diverse betrokkenen een moeilijke keuze. Een mens kan om allerlei redenen aan van-alles-en-nog-wat verknocht raken. Uiteindelijk keert de wal het schip. Betekent sloop van een bijzondere procesadministratie altijd nieuwbouw van een specifieke module? Nieuwe modulen, vind ik, moeten (meer) variabiliteit omvatten. Daarvoor is allereerst bezinning op begrippenkader nodig. Daaruit kan blijken dat er eigenlijk geen bijzondere voorzieningen (meer) nodig zijn of slechts zeer ten dele. Met invulling van bepaalde parameters zijn wellicht reeds beschikbare modulen bruikbaar. En daarmee bedoel ik allerminst uitsluitend de modulen die ik verondersteld heb voor toepassing van relationeel boekhouden en dergelijke. Met nadruk op overeenkomsten in plaats van op verschillen blijken diverse middelen aan variabiliteit te voldoen. Zie bijvoorbeeld hoofdstuk 6 over postcoördinatie en daarvoor exploitatie van documentaire technieken.

Ik keer terug naar samenhang tussen bestaande en nieuwe modulen. Voor bestaande neem ik dus steeds bijzondere procesadministraties als voorbeeld. Daarbij veronderstel ik dat zo'n bestaande module qua opzet, teniminste voor financieel beheer, afwijkt van de manier waarop nieuwe module voor relationeel boekhouden gebruikt gaat worden. En dat die bestaande modulen veranderende omstandigheden, zoals door de vierde wijziging, niet kunnen volgen. Alternatieven kunnen dan op een spectrum gedacht worden. Daarop vormen enerzijds handmatige, periodieke invoer van slechts een paar financiële gegevens vanuit een bestaande procesadministratie anderzijds de gehele nieuwbouw van die ontoereikende procesadministraties de respectievelijke uitersten. Daartussen zijn vele mengvormen denkbaar. Maar elke mengvorm genereert stellig zijn eigen problemen, vooral omdat geïntegreerde informatievoorziening gewaarborgd moet blijven. Daarvoor zijn dan weer bijzondere maatregelen en voorzieningen nodig. Enzovoort. Omdat afbraak en dus misschien nieuwbouw uiteindelijk toch onvermijdelijk zijn gaat het daarbij om tijdelijke maatregelen en voorzieningen. Dat kan de tekortkomingen eigenlijk alleen maar vergroten. Voor het vereiste inzicht is meestal vrij diepgaand onderzoek nodig. Anders zullen tijdelijke oplossingen slechts eenzijdig de situationele variëteit opvoeren. En het gaat uiteindelijk toch om een harmonieuze verhouding tussen variëteiten zodat van (enige) beheersing sprake is. Het is echter verspilling van aandacht en tijd veel inspanningen in tijdelijke maatregelen en voorzieningen te steken.

 

 

Beperking van nieuwbouw

Nieuwbouw van nogal wat bijzondere procesadministraties is binnen korte tijd onhaalbaar. Meestal zijn die voorzieningen er evenwel niet voor niets. Vrijwel per definitie ondersteunen die procesadministraties de meest complexe en/of bewerkelijke processen. De ontwikkeling van nieuwe automatiseringsmiddelen daarvoor is dan niet zo eenvoudig. En dat is dan nog maar één aspect van dergelijke overgang. Bij de invoering van een nieuwe werkwijze, inclusief nieuwe hulpmiddelen, komt van alles kijken. Teveel van die veranderingen tegelijk kunnen medewerkers niet verwerken. Daarom kan nieuwbouw van een bijzondere procesadministratie pas beginnen wanneer daarvoor redelijke aandacht bestaat. Dan blijft vanuit prioriteit voor toepassing van relationeel boekhouden en een realistische opstelling voor de korte termijn alleen het àndere uiterste op het keuzespectrum over, te weten het alternatief van periodieke, handmatige registratie van enkele financiële gegevens vanuit bijzondere procesadministraties. Die blijven vooralsnog gehandhaafd. Daarmee wordt dan (nog) niet voldaan aan te stellen eisen voor financieel beheer in het algemeen. Door hun afwijkende opzet kunnen bepaalde bijzondere procesadministrtaties immers niet de vereiste financiële gegevens aan faseboeken in deelboekhoudingen doorgeven. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer financieel beheer (gegevens over) een tot dusver onbekende dimensie vergt. Het is inderdaad maar de vraag of wat oudere automatiseringsmiddelen daarvoor voldoende flexibiliteit bieden. Het is verstandiger te aanvaarden dat het gehele financiële beheer niet zo snel vergaand verbeterd kan worden dan op krampachtige wijze een maximaal, spoedig resultaat te willen bereiken. Dit laatste is tot mislukken gedoemd.

Het alternatief van nieuwbouw is meestal niet populair maar zal voor afwijkende bijzondere procesadministraties ééns als realiteit erkend moeten worden. Voor het financiële aspect van die kennelijk uitzonderlijker processen biedt de methode van relationeel boekhouden dus een veelbelovend stramien. Overgang naar nieuwe modulen voor bijzondere procesadministraties kan praktisch evenwel niet allemaal tegelijk met invoering van relationeel boekhouden geschieden. De inspanningen moeten redelijk geconcentreerd blijven. Met modulariteit, daarop gebaseerd overzicht en aanvaarding van tijdelijke tekortkomingen zie ik daaraan geen onnodige risico's verbonden. Integendeel. Veranderingen zijn naar mijn mening onbeheersbaar zodra er teveel tegelijk moet gebeuren.

De situatie is overigens niet altijd voor bestaande middelen zoals bijzondere procesadministraties zo somber als ik hier tot dusver geschetst heb. Vanuit financieel beheer beschouwd komt het alternatief van nieuwbouw in beginsel slechts aan de orde wanneer de bestaande middelen niet meer met daarvoor geldende eisen en wensen overeenstemmen. Vele bestaande modulen kunnen echter goed blijven functioneren. Die zijn dan flexibel genoeg en/of de omstandigheden blijven redelijk onveranderd. Maar neem nu de vierde wijziging van de Comptabiliteitswet. Die is tamelijk ingrijpend en stelt ondermeer andere eisen aan middelen. En er komen stellig verdere wijzigingen.28 Overeenkomstig zullen steeds eisen aan hulpmiddelen veranderen. Stel dat een bijzondere procesadministratie onder gewijzigde omstandigheden niet kan voldoen. Dat kunnen één of meer bestaande modulen zijn voor een proces met een betrekkelijk gering aantal (financiële) transacties. Het zou ook kunnen dat gelijksoortige werkzaamheden voor dat proces over diverse organisatorische eenheden verspreid zijn. Of, indien dan nog niet zo is, misschien is die verspreiding eenvoudig te realiseren. En eveneens kan het een proces zijn waarbij de uitvoering betrekkelijk weinig of geen rekenkundige bewerkingen omvat en/of weinig opslag van niet-financiële gegevens. Dan kan nieuwbouw als noodzaak vervallen omdat voor zo'n proces modulen voor relationeel boekhouden, procedurele behandeling en dergelijke reeds toereikend zijn. Met andere woorden, die nieuwe, algemenere modulen vervangen zo'n bestaande bijzondere procesadministratie. Al dan niet gepaard met organisatorische veranderingen. Het alternatief nieuwbouw-op-termijn verdient door beschikbaarheid van algemenere modulen aldus nog uitsluitend voor de meer ingewikkelde, inderdaad bijzondere processen overweging. En die krijgen doorgaans al de meeste aandacht in een organisatie. Daardoor zijn de bijbehorende procesadministraties dikwijls nog het meest flexibel. Zij kunnen misschien eveneens aan nieuwe eisen voldoen. Die bestaande middelen kunnen dus langer operationeel blijven. Nieuwbouw van modulen voor zulke processen heeft daarom weer minder haast.

Met parameters kunnen modulen voor relationeel boekhouden en procedurele behandeling organisatorische decentralisatie weerspiegelen. Zo vertaalt een netwerk van deelboekhoudingen herkenbaar dat werkzaamheden over diverse eenheden verspreid zijn. In ieder geval geldt dit voor het financiële aspect van de organisatie met haar processen. Decentralisatie is spreiding. Dat kan ook met gelijksoortige werkzaamheden. Waarschijnlijk vertegenwoordigde de oude bijzondere procesadministratie bundeling van gelijksoortige werkzaamheden bij één organisatorische eenheid. Door spreiding, daarentegen, behoeft de werkdruk pèr decentrale eenheid slechts in beperkte mate toe te nemen. Die werkzaamheden voor dat proces waren daar waarschijnlijk toch al noodzakelijk. Daar komt weinig bij. Zoveel voegt een centraal administratiekantoor meestal niet aan lokethandelingen toe. Opheffing van zo'n centrale eenheid vermijdt dan dubbel werk. Automatiseringsmiddelen verschaffen de voorwaarde ervoor. Met het administratiekantoor kan eveneens de oude bijzondere procesadministratie verdwijnen.29 Hierdoor, i.e. door opheffing van de gecentraliseerde eenheid, komt schaarse capaciteit vrij voor andere werkzaamheden. Daartoe behoren vooral diverse taken op het gebied van onderhoud. Die moeten ook zoveel mogelijk gespreid zijn. Zonder coördinatie is samenhangend financieel beheer echter onbereikbaar. Daarop ga ik met het volgende hoofdstuk door.

 

 

 

noten

1. Deze gedachte leeft vooral nog bij leveranciers van grote computers. Zij stellen beheersing synoniem met centralisatie. Voor die ene computer is er dan een basisprogramma voor gegevensbeheer dat die centralisatie weerspiegelt. Uitwisseling van gegevens tussen diverse verzamelingen is moeilijk, zoniet onmogelijk. In praktische situaties moeten echter grenzen die centralisatie stelt overschreden kunnen worden. Daarom bieden middelen die a priori verspreiding toestaan meer kans om harmonie tussen variëteiten te bereiken. Kleinere computers met bijbehorende programmatuur voor gegevensbeheer vertegenwoordigen op natuurlijke wijze veel minder enge grenzen. Wanneer daartussen gegevensuitwisseling ònmogelijk is zijn ze immers onverkoopbaar.
Er zijn stellig toepassingen waarvoor een grote computer nodig is. Dat zijn er echter veel minder dan het aantal grote computers dat verkocht wordt. Kennelijk weten leveranciers ervan (nog) beheersing door centralisatie te suggereren. Ik vind die suggestie dus meestal vals en zie veel meer in zoiets als een laterale, federatieve verspreiding van middelen. Door standaardisatie blijft samenhang gewaarborgd.

2. De specialist beschouwt zijn microscoop tegelijk als groothoeklens. (Ikzelf vergeet, omgekeerd, weleens dat mijn groothoeklens geen microscoop is.)

3. Afgezien van de vraag of zij nog dezèlfde gegevens kùnnen zijn. Tenminste het aspect van drager is door het zogenaamde copiëren gewijzigd. Zie ook de paragraaf over schijn van duplicatie in hoofdstuk 32.

4. Dit is mijn stereotiepe conclusie, maar daarom niet minder behartigenswaardig, van variëteitanalyse van een als onbeheersbaar ervaren situatie.

5. Dit neemt niet weg dat voor een betekenis met enige vrijheid voor een drager uit diverse soorten hulpmiddelen gekozen kan worden. Zo bedoel ik parametrische vormgeving. Door variabeler opgezette programmatuur kunnen opgeslagen gegevens gedrag verdergaand bepalen. Zie ook de paragraaf over materiaalkennis in hoofdstuk 4 en de paragraaf over parameters en instructie in hoofdstuk 28.

6. Een verzekering is natuurlijk nooit een absolute beveiliging tegen risico. In die waan leven nogal wat mensen. Zij werken om de verzekeringspremie op te brengen. En juist dàt brengt risico mee. Zie noot 4 hierboven.
Modulariteit maakt het voorts (wat) eenvoudiger zonodig belemmeringen op te werpen tegen grenzeloze vergaring van gegevens. Zònder obstakels kan bijvoorbeeld persoonlijke levenssfeer lijden.

7. Onlosmakelijke één-heid impliceert de vergeefsheid van discrete classificatie, i.e. het benoemen van categorieën (verschijnselen, aspecten) die elkaar in geen enkel opzicht overlappen. Zo beschouw ik filosoferen of, meer in het algemeen, ervaring steeds meer als besef van het problematische karakter van dergelijke classificatie. Want daarin, zeg ook maar in taal in het algemeen, ervaar ik de kiem van oneindige regressie.

8. Indien eenzelfde betekenis door twee verschillende vormen gedragen wordt, bijvoorbeeld in twee verschillende verzamelingen, bestaat er nog geen werkbare samenhang. Daarvoor moeten tevens die vormen naar elkaar verwijzen. Die verwijzing is dan het eerder nog ontbrekende gemeenschappelijke gegeven. Dat kan door aanvulling van één van die verzamelingen. Of door een derde verzameling die als intermediair die gemeenschappelijke gegevens bevat. De uitspraak waaraan deze noot gekoppeld is blijft in elk geval geldig.

9. Of in een daarmee verwante boekingsmodule of iets dergelijks.

10. Dit (soort) gegeven kan tevens voor (extra) samenhang met een faseboek dienen, althans wanneer gerealiseerde transacties daarin niet gebundeld geconsolideerd worden. Enzovoort.

11. Dan ontstaat wel weer verwarring omdat zo'n betaalinstelling transactie als begrip kent voor wat ik hier vanuit het gezichtspunt van een organisatie in het algemeen transfer noem. Die is voorbij zodra de betaalinstelling bundeling inclusief behoud van specificatie voor die organisatie verzorgt. Maar is dàt een wenselijke dienstverlening? Privatisering hoeft dit overigens niet te zijn. In sommige landen bestaat er voor alle overheidsbetalingen een centrale overheidsinstelling. Is dàt wenselijk?

12. Ik beperk mij hier tot computers die werken zoals Von Neumann aangegeven heeft. Ik denk dat modulariteit daarentegen met parallelle machines juist extra voordeel oplevert.

13. Een mens weet in vergelijking met computers, of met wat danook, zelfs helemaal niets over zichzèlf. Maar dat verbaast hem niet.

14. In tegenstelling tot gesuggereerde objectiviteit weerspiegelt het resultaat van normalisatie dus altijd de interpretatie van de, zeg maar, normalisator. Zie voor kritiek op de paradigma's van atomaire werkelijkheid en objectieve afbeelding van atomen noot 29 in het vorige hoofdstuk.

15. En is dus wezenlijk net zo problematisch als bijvoorbeeld classificatie. Neen, het is hetzelfde probleem in andere gedaante. Zie ook de noten 7 en 14 hierboven.

16. Omgekeerd kan aan zo'n definitie natuurlijk de betekenis van (de rol van) een derde aangepast worden. Enzovoort.

17. Zie noot 15 hierboven.

18. Wáár een grens tussen zoiets als binnen- en buitenkant getrokken is, laat zich met overzicht over het betrokken specialisme nauwkeurig voorspellen.
Ik ontsnap natuurlijk evenmin waar mijn classificatie rigide is. Slechts als ik wil luisteren kan ik kritiek daarop van een ander horen.
Wie wil nog spreken voor dovemans oren? Wie heeft moed òngehoord te zijn? De kunstenaar moet spreken omdat de pijn van stomheid onpeilbaar is. Er zijn nog kunstenaars. In deze anderszins autistische maatschappij.

19. De scheiding tussen basis- en toepassingsprogrammatuur vervaagt naarmate zo'n automatiseringsmiddel meer variabiliteit toestaat. Zie bijvoorbeeld hoofdstuk 6 met een verhaal over programmatuur voor documentaire technieken. Dat middel blijkt vergaand algemeen toepasbaar. Ik vind dat dus eigenlijk al meer een (specifiek) basisprogramma dan een (algemeen) toepassingsprogramma.

20. Ik houd het in mijn toelichting op bijzondere procesadministraties als enige soort specifiekere module. Dat past bij procedureboeken als vertrekpunt voor dat verhaal. Maar van bijvoorbeeld supplementenboeken kan een ander soort specifiekere module afgeleid worden. Dat zijn dan verzamelingen die allerlei processen doorsnijden, i.e. die gegevens voor meerdere processen bevatten. Dat klinkt juist algemener maar dat is maar van het gezichtspunt afhankelijk. Het specifieke(re) eraan is dat slechts een beperkt aantal (soorten) gegevens erin voorkomt. Algemeen is weer dat die gegevens blijkbaar in diverse processen kunnen spelen. Mijn naam voor zo'n module is (bijzondere) naslagadministratie. Die vind ik eigenlijk duidelijker dan zoiets als objectadministratie. Als modulen moeten ze zonodig natuurlijk eveneens in algemenere samenhang passen.

21. Financiële gegevens kunnen ook hier doorgaans verdicht naar boven doorgegeven worden. Zolang geen décharge verleend is èn/òf zolang redelijkerwijs om niet-reguliere, aanvullende verantwoordingsrapportages gevraagd kan worden moeten oorspronkelijke gegevens (lees: details) echter in de bijzondere procesadministratie bewaard blijven.

22. Zie ook noot 20 hierboven.

23. Dit is weer het argument om voor financieel beheer dimensies zoals (open) grondslag, principe of iets dergelijks te benoemen en daaraan zonodig prioriteit te verlenen.

24. Als er een organisatorische hiërarchie bestaat.

25. Consequent geredeneerd lijken (verticale) gegevensstromen tussen faseboeken onderling, maar eveneens tussen enerzijds procedureboeken of bijzondere procesadministraties en anderzijds faseboeken, overbodig. Is er geen samenhang tussen die modulen waardoor rapportages gewaarborgd zijn? Ik postuleer die stromen omdat juist daardoor àndere gegevens ontstaan. Zij komen immers in een ànder gebied van verantwoordelijkheid. En een àndere functionaris beheert dat gebied.

26. Naar aanleiding van invoering van relationeel boekhouden kan zelfs (een gedeelte van) de oude boekhouding als bijzondere procesadministratie bestempeld worden. Daardoor kan overgang geleidelijker en dus (soms spectaculair) beheersbaarder zijn.

27. De duur van een overgang wordt voor complexe situaties stelselmatig onderschat. Daaraan kunnen allerlei signalen om toch vooral te anticiperen blijkbaar weinig veranderen. Voor vele mensen moet hun situatie reeds behoorlijk en concreet gewijzigd zijn voordat zij reageren. Dit wijst wederom op het grote nut van een proef. Daardoor kunnen mensen zeer herkenbaar een andere situatie ervaren en ontstaat meer kans dat zij willen meedoen met verdere overgang.

28. Al dan niet (mede) opgewekt door mijn voorstellen daarvoor. Ik hoop. Zie noot 13 in hoofdstuk 12.

29. En zo is die bijzondere procesadministratie als probleem verdwenen. In The Art of Problem Solving (John Wiley & Sons, 1978) zegt R.L. Ackoff (p. 39): "There are three ways of dealing with conflict, and these correspond to the ways of dealing with problems in general: solution, resolution and dissolution." In welke categorie een oplossing valt is natuurlijk weer afhankelijk van betrokken mensen. En hun oordeel over dezelfde oplossing kan verschillen. Optimaal is wanneer alle betrokkenen vinden dat het erkende probleem als het ware weggesmolten, helemaal verdwenen is. Er is dan zelfs niet eens zoiets als een gerichte oplossing nodig (p. 40): "To dissolve a conflict, the conditions that produce it are changed so that it disappears."

 

 

 

1991, webeditie 2003 © Pieter Wisse