Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.
Op het gebied van financiële informatievoorziening bewegen zich in grote aantallen leden van een tweetal betrekkelijk jonge beroepsgroepen. Ik bedoel (register)accountants en automatiseerders.1 Ook zij gaan vooral zichzelf tot specialisten verklaren. En dan verdwijnen achtergronden van hun doen-en-laten vaak uit het zicht voor wie vervolgens buitenstaat of, duidelijker, uitgesloten is. En wat ik nog alarmerender vind, het lijkt erop of specialisten die context ook zèlf uit het oog verloren hebben.
Ik druk mij hierboven met opzet ongenuanceerd uit. Natuurlijk zijn er specialisten die verantwoord werken doordat zij aandacht voor verwevenheid van allerlei aspecten tonen. Dat lukt dan vooral in kleinschalige context. Zo ben ik zeer tevreden met de dienstverlening van de registeraccountant die het financiële aspect van mijn adviespraktijk begeleidt. Want hij gedraagt zich als adviseur. In grootschaliger (en/of onpersoonlijker?) situaties meen ik echter die specialisatie, die eenzijdigheid te zien. Nogmaals, dat vind ik alarmerend. Misschien is een ongenuanceerd signaal niet het beste om op dat gevaar te wijzen.2 Aan de andere kant vormt het pas het begin van dit hoofdstuk.
Vele specialisten kunnen het relatieve belang van hun bijdragen absoluut niet helder uitleggen. Als proef op de som vraag ik er soms nadrukkelijk naar. Op enkele uitzonderingen na vallen antwoorden tegen.3 Dat vind ik een vorm van gebrekkige verantwoording. En ik acht dat een misstand. Zij onttrekken hun werk (lees: gedrag) aan een oordeel van mensen die daardoor juist beïnvloed (kunnen) zijn of worden. Specialisten zouden op eigen initiatief helderheid omtrent hun werkzaamheden moeten verschaffen. Dat gebeurt veel te weinig. En dat allemaal roept de vraag op of zij hun specialisme niet reeds te ver voeren. Wie kan het nog zeggen?
In dit verband plaats ik kritische kanttekeningen bij het begrip contra-expertise. De behoefte aan zo'n oordeel komt voort uit bezorgdheid en/of onzekerheid van een buitenstaander. Meestal is dat tegelijk de opdrachtgever van de specialist, en dus vaak uiteindelijk verantwoordelijk/aansprakelijk voor bereikte resultaten. Maar andere betrokkenen wensen steeds (ook?) meer inzicht te verkrijgen omdat zij vrezen door veranderingen, of juist door het belemmeren ervan, gedupeerd te raken.
Let op het woord buitenstaander. Dat is veelbetekenend. Er spreekt het dominerende perspectief van de specialist uit. Hij plaatst zich met zijn (vak)kennis in het middelpunt. Wie die positie niet delen kan is dus een buitenstaander. Merkwaardig. Laat ik dat woord buitenstaander toch even handhaven. Blijkbaar heeft een specialist over zijn, al dan niet voorgenomen, bijdragen geen bevredigende tekst en uitleg kunnen geven. Dat maakt de buitenstaander, zoals ik zei, bezorgd en onrustig. Terecht. De buitenstaander acht zich echter door gebrek aan specialistische kennis vaak zelf niet in staat eventuele tekortkomingen aan te wijzen. Of hij vertrouwt zijn eigen, afwijkende oordeel niet. Dan kan hij geruststelling zoeken in het oordeel van een derde. Wie komt daarvoor in aanmerking? In een opwelling valt de keuze meestal op een andere specialist uit dezelfde beroepsgroep. Dat is, zelfs in beginsel, de verkeerde keuze.4 Want nu ontstaat een discussie tussen twee specialisten waarvan de opdrachtgever/buitenstaander helemaal niets meer begrijpt. Als zij een gezamenlijk belang zien gaan hun standpunten convergeren. Of misschien ontbrandt een concurrentiestrijd met precies het omgekeerde effect. Wie heeft er dan gelijk? Waarop baseert de opdrachtgever thans zijn voorkeur? Dat blijft een kwestie van vertrouwen. Maar als hij de eerste specialist niet vertrouwt, waarom heeft hij die dan geraadpleegd? Het was dan handiger geweest meteen de tweede maar te huren. Er gaat aldus een verkeerde suggestie van de aanduiding contra-expertise uit. Het tegenoordeel van eenzelfde soort specialist kan misschien het gevoel van ongerustheid wegnemen. Maar om bovengenoemde redenen is de ontstane zekerheid slechts schijn. Het spel tussen twee of zelfs meer dezelfde specialisten blijft voor de buitenstaander ontoegankelijk.
Wie dan wel? Als het dan moet: een intermediair. En daarvoor zijn juist mensen met een generalistische oriëntatie geschikt. De opvattingen van de specialist moeten tenminste op hoofdlijnen expliciet gemaakt worden. Vervolgens moeten die zonodig voor de buitenstaander(s) vertaald worden. De bewijslast, als het ware, ligt daarbij bij de specialist. Zijn bedoelingen zijn verdacht zolang die niet in verwevenheid passen.5 De generalist moet het als intermediair van wijsheid hebben en niet van kennis. Dit neemt niet weg dat juist de intermediair veel moet weten. Maar dat staat niet voorop. Dat staat verwevenheid, het algemene(re) perspectief. Een specialistische bijdrage die daarin niet aantoonbaar past moet vervallen. Wanneer een specialist dat zelf niet kan aantonen kan de buitenstaander een generalist als intermediair vragen hem dat te helpen begrijpen. De generalist velt dus geen oordeel voor de buitenstaander. Daartoe moet de buitenstaander zelf in staat gesteld worden door een vertaling van specialistische standpunten naar een algemeen respectievelijk zijn eigen perspectief. Zolang de laatste het niet begrijpt, i.e. nog altijd buitenstaander is, kan de betrokken specialist niet verder aan het werk.
Ik maak overigens een voorbehoud. De goede specialist voelt natuurlijk eigen verantwoordelijkheid. Vooral in spoedeisende situaties is zelfstandig ingrijpen zelfs noodzakelijk. De specialist is door zo'n stap echter verantwoordelijk voor resultaten, niet de buitenstaander tenzij laatstgenoemde door aarzelingen onaanvaardbare risico's doet ontstaan.
De vertaling houdt in dat de intermediair eveneens de opvattingen van de buitenstaander moet kunnen plaatsen.6 En dat kan vervolgens weer een heilzame invloed op de specialist uitoefenen. De bedoelingen van een opdrachtgever, of van betrokkenen in het algemeen, zijn hem immers niet altijd even duidelijk. Een intermediair helpt dan eveneens de specialist een relevante koers te bepalen.7
In de loop van mijn werkjaren heb ik specialistisch georiënteerde registeraccountants ontmoet. Dat waren inderdaad niet de algemenere adviseurs voor kleinere organisaties. Zij begonnen ook nadrukkelijk eisen aan automatiseringsmiddelen te stellen. Zeer gedetailleerd. Hun redenen ervoor heb ik nooit kunnen begrijpen. Want er wordt onveranderlijk een als onaantastbaar voorgesteld doel genoemd. Dat is controle. Gedurende enige van die jaren hield ik mij als een, zij het ongeduldige, buitenstaander afzijdig. Het aureool van hun specialisme wekte inderdaad een zeker vertrouwen. Ik begreep weliswaar niet wat zij eigenlijk onder controle verstonden maar ging ervanuit dat zij dat zelf wèl wisten. Mijn opstelling veranderde naarmate ik meer met die controle-eisen geconfronteerd werd. Ik ontkwam niet aan de indruk dat ze aan dorre lijsten ontleend waren. En soms voor de gelegenheid opgesteld. Achtergronden waaruit ik verwevenheid met andere aspecten kon herkennen ontdekte ik niet of nauwelijks. En voorzover dat wel lukte bekroop mij het gevoel dat het voor een voorbije tijd was, te weten toen de routinematige bewerking van gegevens nog allemaal handmatig geschiedde. Er waren in de periode van het onstaan van controleleer geen automatiseringsmiddelen zodat bijvoorbeeld opslag in computergeheugens uiteraard buiten het referentiekader ervan viel.
Ik vond dat dergelijke achtergronden en uitgangspunten vrijwel klakkeloos naar het tijdperk van toepassing van automatiseringsmiddelen overgenomen waren. En vanuit die toepassing kon ik ze steeds minder plaatsen. Verwevenheid was verloren. Dat was eigenlijk hetzelfde gevoel dat ik jaren eerder omtrent boekhouden gekregen had. Ik begreep niet hoe toenmalige automatiseringsmiddelen bij het ministerie werkten. Welke methode zat daarachter, als daar al sprake van kon zijn? Dat wilde ik later ook over controle weten. Maar alweer gaven gevestigde specialisten mij geen antwoorden die pasten in noodzakelijke verwevenheid.
Nu was het wederom waarschijnlijk dat mijn eigen indruk niet klopte. Maar daardoor had ik mij indertijd evenmin laten weerhouden. Wat is kans? Door mijn schetsmatige ontwerpmodel stuitte ik op een andere boekhoudkundige methode. Mijn gedachten over controle hebben zeker niet geleid tot zoiets anders, in hun combinaties tot iets nieuws. Het resultaat is wèl dat ikzelf het onderwerp nu beter meen te begrijpen. Dus ben ik intermediair voor mijzelf als buitenstaander geweest. Ik hoop dat dit hoofdstuk het onderwerp controle ook voor andere buitenstaanders begrijpelijker maakt.
Het eerste wat daarvoor moet gebeuren is het woord controle verder te vermijden. Dat wekt bij buitenstaanders slechts verwarring omdat er verschillende begrippen mee bedoeld kunnen zijn. Een oorzaak daarvan ligt tevens in de anglo-saksische invloeden op onze cultuur en op de beroepsgroep van registeraccountants in het bijzonder. Het engelse woord control lijkt weliswaar veel op controle maar de betekenis ervan wijkt nogal af. Ik constateer daardoor toenemende betekenisloosheid. Daarom kies ik een ander woord om het specialisme van registeraccountants enigszins te beschrijven. Ik ben mij ervan bewust dat ik de reikwijdte van hun vakgebied hiermee geweld aandoe. Dat is echter de prijs die een specialist voor algemeen begrip moet betalen.
Ik verkies het om over controleerbaarheid te spreken. Dat ligt meteen heel wat eenvoudiger. Om te beginnen lijkt mij de put van misverstand door vertaling uit het engels gedempt. Hetzelfde begrip luidt in het engels dan auditibility. Omgekeerd zou de vertaling van auditor dan controleur worden. Dat klinkt in het nederlands misschien niet zo voornaam als (register)accountant. Maar voor het algemene publiek vol buitenstaanders is dat misschien wel zo duidelijk. De volgende stap is dat registeraccountants zich (weer) meer als intermediair in het maatschappelijk verkeer en minder als specialist gaan opstellen. Dan zijn zij weer intermediair voor controleerbaarheid in plaats van dat zij zèlf een finaal oordeel vellen. Zij kunnen erover adviseren.8
Wat is controleerbaarheid? In het algemeen zie ik dat als de mogelijkheid om een eigen oordeel te vormen. Iemand controleert dus. Dat moet vooral ook de buitenstaander waarover ik het nog steeds heb kunnen zijn. Wat is er in het algemeen nodig om een oordeel te vormen? Dat zijn gegevens, tekens in de ruimste zin van het woord.9 Voor het vestigen van een oordeel zijn niet per definitie vastgelegde gegevens nodig. Het maken van aantekeningen buiten ons menselijke geheugen is immers een uitvinding van betrekkelijk recente datum. Er is en blijft directe, eigen waarneming. Gegevens moeten echter op énige manier bewaard zijn indien zo'n oordeel niet direct maar achteraf geveld wordt. Of slechts achteraf geveld kàn worden. En wanneer dat door een ander, een buitenstaander geschiedt.
Controleurs, herstel, registeraccountants stellen vooral belang in het financiële aspect van een organisatie met haar processen. Dat houdt in dat dáárover gegevens beschikbaar moeten zijn danwel verzameld moeten worden.10 Hierbij wijs ik er nogeens op dat de (interesse van de) registeraccountant niet op zichzelf staat, althans dat niet behoort te doen. Deze specialisten zijn vertegenwoordigers van bepaalde belangengroepen. De werkelijke belangen worden verondersteld te berusten bij leidinggevende functionarissen, eigenaren en/of andere externe betrokkenen. Ik bespeur daarbij een trend, en ik ben het daar mee eens, dat tevens belangen van medewerkers nadrukkelijker erkend worden. En die van mede-mensen in het algemeen. Enzovoort.
Wat moet controleerbaar zijn? Waarover moet iemand zonodig of desgewenst een eigen oordeel kunnen vellen? Daarvoor moet ik allereerst het mensbeeld schetsen dat ik door mijn vragen bij enkele(?) tegenwoordige accountants ontdekte. Zij gaan ervan uit dat een medewerker in de verleiding kan komen zichzelf te verrijken ten koste van de organisatie waarvoor hij werkt. Daartegen moeten belemmeringen opgeworpen worden. En zelfs wanneer aan die verleidingen weerstand of geen uitlaat geboden wordt dreigt een ander gevaar. Een medewerker maakt fouten. Die, zeg maar, menselijke gesteldheid vergt eveneens maatregelen. Ondanks alles kan preventie misbruik en/of fouten niet voorkomen. Daarom moet achteraf vastgesteld kunnen worden of er iets misgegaan is. Dat gebeurt door aantekeningen over handelingen van medewerkers te maken. Daarmee kunnen die later zonodig als het ware ge-re-construeerd worden.11
Ik wil kwijt dat dit mensbeeld mij tegen de borst stuit. Daarom kan ik een cynische weergave ervan niet onderdrukken. Ik vind het een voorbeeld bij uitstek dat sommige specialisten in hun bijzondere benadering te ver kunnen gaan. Juist dàt soort specialisten moet met wantrouwen in plaats van vertrouwen tegemoet getreden worden. Bij de eigen medewerkers ligt het precies andersom. De basis van hun inspanningen ligt in het vertrouwen dat zij hun belangen en die van de organisatie parallel zien. Dan resulteert eveneens de motivatie om fouten te vermijden. Ik heb hierover misschien te idealistische opvattingen maar die blijken in het juiste klimaat tegelijk zeer realistisch te kunnen zijn. Ik vind vertrouwen in eigen medewerkers dus het uitgangspunt voor een organisatie. Indien dat niet gerechtvaardigd is klopt er iets niet. Het is dan de vraag of grotere controleerbaarheid dat kan veranderen. Met onwillige honden is het slecht hazen vangen.
Het is interessant te zien wat er van het onderwerp controleerbaarheid zou overblijven wanneer het mensbeeld van (sommige) accountants helemaal niet blijkt te kloppen. Stel, misbruik en fouten zijn uitgesloten. Alle maatregelen om die risico's te vermijden kunnen dan direct vervallen. Dit is natuurlijk ook weer niet de praktijk. Maar ik vind het wel een gezonder uitgangspunt. Wat zijn, met vertrouwen als uitgangspunt, nu reële risico's? Dit biedt een algemeen perspectief waarin specialisten zich herkenbaar moeten rechtvaardigen. De buitenstaander kan tenminste de betekenis van iedere maatregel volgen. Een recept moet niet zonder meer geslikt worden.
Ik zeg dus niet dat mensen geen misbruik en/of fouten maken. Als die gebeuren weerspiegelen ze echter veel minder natuurlijke eigenschappen van mensen dan de omstandigheden waarvan zij deel uitmaken. Dat is mijn overtuiging als generalist. En vooral als gewoon mens. Met kans voor ontplooiing en met respect voor iedere medewerker volstaan minimale in plaats van maximale voorzieningen voor controleerbaarheid. Dit onderwerp mag in onze samenleving geen excuus meer zijn om medewerkers in hun positie te isoleren. Daar komen inderdaad ongelukken van.
Er zijn dus toch, zij het minimale, maatregelen respectievelijk voorzieningen nodig om een bepaalde mate van controleerbaarheid te bereiken. Als zo'n toets achteraf geschiedt moeten gegevens beschikbaar zijn. Gegevensverzamelingen zijn daarom soms, of vaak, middelen voor controleerbaarheid. Dat begrip middel noem ik hier met nadruk. Waarom, blijkt verderop. Om te beginnen moet duidelijk zijn dat gegevensverzamelingen als zodanig geen voorzieningen bieden om misbruik en fouten tegen te gaan. Daarvoor zijn maatregelen elders nodig. Met gegevens kunnen afwijkingen hoogstens gesignaleerd worden. En hoe is dan bereikt dat relevante gegevens daarvoor juist en tijdig geregistreerd zijn? Daarover blijft altijd onzekerheid bestaan.
Voor de belangrijkste maatregel gaat zogenaamde functiescheiding door. Dat is een preventieve maatregel tegen misbruik en fouten. De achtergrond ervan is dat de drempel voor verleiding aanmerkelijk hoger is wanneer misbruik samenwerking met één of meer andere medewerkers vergt. Deze psychologische redenering bevat ongetwijfeld enige geldigheid. Bij mijn weten is die als stelling op het gebied van financieel beheer echter nooit getoetst. Ik ben benieuwd in hoeverre nut van functiescheiding inderdaad aantoonbaar is. Dit nut acht ik aanwezig maar thans overdreven. Dat geldt ook voor het vermijden van onopzettelijke fouten. Een andere medewerker moet blijkbaar ontdekken wat de ene verkeerd gedaan heeft. Allereerst merk ik op dat die ontdekking op vastgelegde gegevens gebaseerd is en niet op directe waarneming. Zijn de gegevens wel relevant? Voorts kan functiescheiding onzorgvuldig registreren juist stimuleren. Is er niet die andere medewerker om eventuele fouten te ontdekken?
Maar goed, het beginsel van functiescheiding laat ik verder onaangetast. Stel dat twee medewerkers een procedure uitvoeren. De functiescheiding is slechts controleerbaar wanneer hun respectievelijke werkzaamheden door gegevens als het ware herkenbaar blijven. Dit geldt weer algemeen. Een stuk papier dat een voorstel draagt dient als bewijsmiddel van een beslissing van hun beider parafen voorzien te zijn. Indien zo'n afzonderlijk document of geheel dossier niet als drager van een procedure bestaat moeten andere voorzieningen getroffen worden. De geautomatiseerde module voor het procedureboek staat bijvoorbeeld zoiets als een electronisch document toe. Daaruit volgt dat gegevens over toegevoegde waarde per stap beschikbaar moeten blijven. Anders is reconstructie van de procedure op kritieke punten onmogelijk. Ofwel, de controleerbaarheid van functiescheiding is zonder die gegevens geschaad. Het is overigens niet noodzakelijk om gegevens over iedere stap (enige tijd) te bewaren. Dat is alleen maar nodig voor de stappen die de hoofdlijnen van functiescheiding weerspiegelen. Eventueel tussenliggende stappen zijn dan voor uitvoering van de procedure blijkbaar noodzakelijk maar spelen geen rol ter bestrijding van misbruik (en/of fouten). De opslag van gegevens over een bepaalde stap moet derhalve optioneel zijn. Daarvoor kan in het parameterschema dus een overeenkomstige keuze opgenomen worden. Naderhand kunnen de opgeslagen gegevens naar behoefte met elkaar vergeleken worden waarmee controleerbaarheid meer verzekerd is. Zekerheid bestaat nooit. Want wie kan nog oordelen dat de beschikbare gegevens de eerdere gebeurtenissen adequaat weerspiegelen?
Behalve functiescheiding is het verband tussen gegevens en wèrkelijke (gevolgen van) handelingen belangrijk. Gegevens over een handeling dienen naar haar gevolgen te verwijzen. Daarover kunnen elders eveneens gegevens opgeslagen zijn. Dan is zoiets als juistheid van gegevens toch een zinvol begrip. De aantekening over een betaling als definitieve transactie veronderstelt het bestaan van die betaling. Die gegevens moeten dus naar die betaling respectievelijk een bewijsstuk ervan verwijzen. Naarmate dergelijke verwijzingen eenvoudiger te volgen zijn is minder behoefte aan functiescheiding. Dergelijke maatregelen zijn echter ook bedoeld om volledigheid van registratie te waarborgen.12 Functiescheiding binnen dezelfde procedure speelt daarbij overigens niet zo'n belangrijke rol. Bij een procedure met achtereenvolgende stappen kan een medewerker een aantal procedures ophouden. Of wanneer hij belast is met de eerste stap, maar de eerste aantekeningen in een procedureboek achterwege laat, blijft zelfs geheel onbekend dat procedures doorlopen moeten worden. Daartegen helpt functiescheiding niet. Dat kan daarentegen op enig moment aan het licht komen wanneer functiescheiding ten opzichte van andere procedures ingesteld is. Zonder samenzwering begint bijvoorbeeld een procedure voor afwikkeling van een kostendeclaratie. Bij beoordeling van een transactielimiet blijkt het ontbreken van een verplichting die er wel had moeten zijn. Dit onderstreept overigens nogeens het belang van geïntegreerde informatievoorziening uit faseboeken en procedureboeken.
De functiescheiding gericht op vermijden van misbruik kan tevens ter bestrijding van fouten gelden. De stap door een volgende medewerker houdt tevens een beoordeling van het werk van andere medewerkers in. Dergelijke maatregelen moeten evenwel met mate toegepast worden. Enerzijds is er het gevaar van weerstand tegen hinderlijke beperking van handelen. Anderzijds kan een medewerker de betrokkenheid van anderen als een vangnet gaan beschouwen. Zijn fouten wegen minder zwaar zolang hij altijd naar een ander kan wijzen ze te herstellen. Bij uitgebreide functiescheiding ontstaat gauw een sfeer waarin iedereen op een ander gaat rekenen. Er komen dus meer in plaats van minder fouten zoals ik hierboven reeds aangaf. En die kunnen veelal onhersteld blijven. Of de werkzaamheden worden opgestuwd bij de laatste stap van procedures waar gewetensvolle medewerkers eigenlijk al het werk van hun voorgangers in de procedures (over)doen.13 Dit illustreert dat controleerbaarheid niet lineair verbetert met meer maatregelen en (registratie van) extra gegevens. Ergens ligt een evenwicht.
Functiescheiding betekent organisatorische maatregelen. Enige scheiding is noodzakelijk. Anders bieden gegevensverzamelingen geen middel voor controleerbaarheid. De personele gevolgen van functiescheiding, in omgekeerde richting dus, verdwijnen echter dikwijls uit het beeld. Medewerkers worden geofferd aan de heilige koe van controleerbaarheid. En terwijl ik juist zie dat verreweg de meeste risico's dankzij gemotiveerde medewerkers vervallen. Het gaat erom in een bepaalde situatie evenwicht te vinden.
Ik geloof niet in een universele blauwdruk voor controleerbaarheid. Daarom moeten automatiseringsmiddelen eveneens ten aanzien hiervan flexibiliteit vertonen. Met instelbare voorzieningen zijn hulpmiddelen vergaand aan specifieke omstandigheden aan te passen. Wat dat betreft zijn de modulen die ik veronderstel zelfs redelijk neutraal. In de keuze van parameters kan wantrouwen tot en met vertrouwen vertaald zijn. Een bepaald parameterschema geeft aan die middelen ook ten aanzien van controleerbaarheid een karakteristiek gedrag. Maar welke gevolgen heeft dàt voor het gedrag van de betrokken medewerkers? Dat gaat veel verder dan vele accountants vanuit het isolement van hun specialisme aannemen. Ik meen dat de modulen, zoals ik die voor relationeel boekhouden en voor het volgen van procedures heb benoemd, als middel voor controleerbaarheid alleszins toereikend kunnen zijn. En daarbij bedoel ik met dat middel dus vooral dat gegevens over het verloop van processen beschikbaar zijn. Functiescheiding en dergelijke vallen buiten mijn begrip controleerbaarheid. Dat zijn organisatorische en personele maatregelen om risico's te bestrijden. Die hebben veel meer met de betekenis van het engelse woord control te maken. Verderop kom ik op die connotatie van beheersing nog uitgebreid terug.
Controleerbaarheid betekent eigenlijk domweg dat met gegevens een beeld van voorbije transacties ge(re)construeerd kan worden. Daarom ben ik, misschien wat onvolledig, wat automatiseringsmiddelen betreft in het bijzonder geïnteresseerd in relevante gegevensverzamelingen en programma's voor rapportages. De beheersing (lees ook: het beheer) van processen houdt onder meer aandacht voor risico's in. Controleerbaarheid is dus onderdeel van beheer(sbaarheid). In mijn enge betekenis duidt controleerbaarheid de mate aan waarin (achteraf) werkelijke gebeurtenissen, en dan zonodig in hun onderlinge verband, bevestigd kunnen worden. Daarvoor zijn dus relevante gegevens over die gebeurtenissen nodig.14
Ik wijs er maar nogeens op dat gegevens uiteraard niet alleen maar als middel voor controleerbaarheid bijgehouden worden. Dat vind ik zelfs bijkomstig. In hoofdzaak gaat het om beheersbaarheid in het algemeen. Die moet voorop staan en leidt als vanzelfsprekend tot de gewenste mate van controleerbaarheid. Dat heb ik geprobeerd te vertalen in relationeel boekhouden. Die methode moet aansluiten op wat een organisatie allemaal kan zijn, en in dàt kader op financieel beheer in het algemeen. Dit betekent dat die boekhoudkundige methode óók allerlei organisatorische en personele maatregelen en voorzieningen moet kunnen weerspiegelen. Dat eist verwevenheid. Volgens een variabele benadering lukt dat vergaand in de vorm van een parameterschema. Want daarmee verkrijgen algemeen toepasbare modulen hun specifiek gewenste gedrag. Overeenkomstig de met parameters aangegeven maatregelen en voorzieningen geschieden aantekeningen in gegevensverzamelingen. Daarmee is de nauwe relatie tussen controleerbaarheid, waarvoor gegevens nodig zijn, en beheer(sbaarheid) erkend.
Begrippen als procedure met stappen, maar ook faseboek en deelboekhouding, veroorloven functiescheiding die nauwgezet op specifieke omstandigheden afgestemd zijn. Daarvoor postuleer ik variabelen en invulling ervan met een parameterschema. Daarmee kan het gedrag van de automatiseringsmiddelen zodanig ingesteld worden dat relevante gegevens pèr aangewezen (lees: gescheiden) functie aangetekend en bewaard worden. Naderhand kunnen die gegevens onderling vergeleken worden en/of vergeleken met de neerslag die elders omtrent gebeurtenissen bewaard wordt.
Wat zulke vergeljkingen betreft breng ik nogeens eigenschappen van relationeel boekhouden versus die van commerciëel boekhouden naar voren. In een commerciële of dubbele boekhouding wordt doorgaans gepoogd de procescyclus in achtereenvolgende aantekeningen te vertalen. Zo ben ik overigens ook weer terug bij het model waarmee ik de werking van de toenmalige boekhouding van het ministerie probeerde te doorgronden.15 Nadat een gedeelte van een procescyclus doorlopen is volgt eveneens bij dubbel boekhouden blijkbaar een bij-schrijving ten opzichte van het zojuist gepasseerde gedeelte èn een af-schrijving ten opzichte van een eerder gedeelte. Over een langere periode moeten die boekingsregels voor een bepaald gedeelte van de cyclus of kringloop elkaar uitvlakken. Blijft er een verschil dan is dat een signaal dat de doorstroming op dat gedeelte van de kringloop mogelijkerwijs verkeerd gegaan is. Het dubbele boekhouden kent dergelijke aantekeningen dus mede in het kader van controleerbaarheid.
In relationeel boekhouden leg ik het verband tussen procescyclus en gegevens erover ànders. Indien bedoelde bij-schrijving en af-schrijving tegelijk met aantekeningen in één boekingsgroep geschieden, zoals met dubbel boekhouden, vat ik dat reeds op als bewerking van gegevens. Ik laat dat met relationeel boekhouden achterwege. Zo'n gedeelte uit een procescyclus weerpiegel ik met een apart blok, zeg een faseboek. En over de gebeurtenissen die op een bepaald gedeelte betrekking hebben worden uitsluitend in het overeenkomstige faseboek aantekeningen gemaakt. Met die gegevens gebeurt verder niets. Het noodzakelijke verband is thans door relaties tussen rekeningen uit verschillende faseboeken gewaarborgd.
Via het onderwerp controleerbaarheid hoop ik hiermee een belangrijk verschil tussen dubbel en relationeel boekhouden nogeens verklaard te hebben. Daaraan kan ik meteen toevoegen dat toepassing van relationeel boekhouden onder statische omstandigheden èn een één-dimensionale procescyclus geen voordelen boven dubbel boekhouden biedt. Maar zodra de constellatie van fasen enzovoort wijzigt is flexibiliteit belangrijk. Ik vind het eenvoudiger om relaties tussen rekeningen aan te passen en de opzet van aantekeningen verder ongemoeid te laten. Het veranderen van de opzet van aantekeningen vergt langs allerlei invalshoeken immers meer inspanningen. Controleerbaarheid behoort daar weer toe. Ik denk dat de balans geheel in het voordeel van relationeel boekhouden doorslaat wanneer er méér dan één dimensie nodig is. De gescheiden faseboeken blijven een overzichtelijke boekencyclus waarborgen. De opzet van aantekeningen volgens dubbel boekhouden heb ikzelf bij meerdere dimensies niet helder voor ogen. Ik vermoed dat dubbel niet genoeg is; er zijn driedubbele enzovoort aantekeningen nodig.
Controleerbaarheid is een maat voor de mogelijkheid een ervaring te construeren die kan gelden als re-constructie van gebeurtenissen. Die is gebaseerd op gegevens, aantekeningen. Voor alle eenvoud veronderstel ik dat gegevens óver gebeurtenissen inderdaad bestaan.16 Ook dan is het nodig te beseffen dat controleerbaarheid a priori bepaald is door de keuze van opgeslagen gegevens. En die is gemaakt op basis van de (vermeende) behoefte aan reconstructies. Zo dient steeds bijgehouden te worden welke gegevens relevant zijn, met erkenning van principiële onvolledigheid. Tegen de achtergrond van één-heid kunnen altijd maar een beperkt aantal beelden/ervaringen opgeroepen worden. In de beperkte context van controleerbaarheid heten die eigenschappen van gegevens, die ik hier in het algemeen relevant en principieel onvolledig noem, juist en volledig.
De juistheid en volledigheid van die gegevens moeten via organisatorische en personele maatregelen/voorzieningen gewaarborgd zijn. Bij gescheiden functies komen echter dikwijls dezelfde gegevens aan de orde. Het is voor betrokken medewerkers, en uit het oogpunt van algemene doelmatigheid, dan zinvol om dubbele inspanningen zoveel mogelijk te vermijden. Waarom zou een medewerker gegevens aantekenen die een ander reeds aangetekend heeft? Hier maak ik wederom een duidelijk onderscheid. Duplicatie van werkzaamheden moet zoveel mogelijk vermeden zijn. De ene medewerker moet verder kunnen met de gegevens afkomstig van een andere. Zonodig kan hij dan enkele van de doorgegeven gegevens wijzigen. Wanneer wijziging echter inhoudt dat het eerdere gegeven uit de opgeslagen verzameling verdwijnt loopt controleerbaarheid gevaar. Die is immers gebaseerd op beschikbaarheid van gegevens. De gebeurtenissen kunnen zonder relevante gegevens niet meer nagegaan worden. Is dit duplicatie van opslag? Die is inderdaad ogenschijnlijk. Want het gaat wel degelijk om verschillende gegevens wanneer de rol van een functionaris erbij hoort. Een volgende mederwerker komt door zijn betrokkenheid per definitie tot àndere gegevens. De overeenkomsten tussen stappen kunnen benut worden om de hoeveelheid registrerende werkzaamheden te verminderen. Omwille van controleerbaarheid worden allereerst de gegevens over de acties van de ene functionaris dan bewaard. Ter vermijding van werk, maar dat zou dus geen dubbel werk zijn in de zin van complete overlapping, kunnen die gegevens aan een andere functionaris aangeboden worden. Die kan er mee verder en maakt er daarmee per definitie zijn gegevens van. Die moeten omwille van controleerbaarheid eventueel óók bewaard worden. Enzovoort.
Dit lijkt allemaal omslachting in verhouding tot de praktijk waarin bijvoorbeeld een papieren, tastbaar en visueel vertrouwd document drager van een procedure is. De scheiding van gegevens per functionaris is daarop echter wèl aanwezig, zij het veel meer impliciet. Aan paraaf, handschrift, inkt en dergelijke kunnen de wijzigingen nagegaan worden die verschillende medewerkers hebben aangebracht. Zolang zo'n brondocument voor onderzoek beschikbaar is kunnen die impliciete aanwijzingen expliciet tot reconstructie van de procedure uitelkaar gepuzzeld worden. Maar stel dat aantekeningen op dat document met potlood gemaakt zijn. Die kunnen onnavolgbaar uitgewist zijn. Welke controleerbaarheid biedt een brondocument dan? Dit is de situatie bij toepassing van automatiseringsmiddelen. Eigenlijk is het gehele brondocument in die situatie met potlood geschreven. Er kan in geveegd en gewijzigd worden. Dat maakt recontructie onmogelijk wanneer tussentijds het potloodschrift niet zo nu en dan in inktschrift veranderd is. Dat hoeft ook niet meteen met het gehele document te gebeuren. Enkele kritieke gegevens zijn voldoende. Wat voor papier inkt is wordt bij automatiseringsmiddelen opslag in een geheugen. Dat lijkt duplicering maar is het eigenlijk niet, zoals ik probeer aan te tonen.
Ik merk dat zulk meer documentair besef van controleerbaarheid nog nauwelijks doorgedrongen is. De implicaties verdienen echter bewust overweging indien procedures met electronische of optische dragers gaan verlopen. Of, in het algemeen, met dragers waaraan een mens direct niets kan waarnemen. De betrokken functionaris moet expliciet als deelnemer aan gebeurtenissen erkend zijn. En dat moet in aantekeningen weerspiegeld zijn. Anders blijken gegevens daarover geheel afwezig of slechts met potlood aangetekend te zijn. Omdat nullen en enen in een computergeheugen niet naar handschrift uit elkaar te halen zijn kan achteraf niet vastgesteld worden wie welke gegevens bepaald en geregistreerd heeft. Die verantwoordelijkheid kan niet voor àlle gegevens aan het einde van een procedure gelegd worden. De implicaties van electronische en verwante dragers van procedures kunnen derhalve aanzienlijk zijn. De gewenste functiescheiding moet duidelijk zijn. Dat is overigens niets nieuws. Voor de stap van iedere medewerker moeten vervolgens de kritieke gegevens voor reconstructie aangegeven worden. Die moeten na voltooiing van zo'n stap opgeslagen worden. Dat kunnen heel veel gegevens worden. Het kwalitatieve verschil tussen een papieren en een electronisch document kan bij ver doorgevoerde functiescheiding grote kwantitatieve gevolgen hebben. Hoewel computergeheugens inderdaad steeds meer gegevens kunnen omvatten acht ik het raadzaam ook dergelijke kwantitatieve aspecten te bezien.17
Ik zie controleerbaarheid bij toepassing van de module voor het procedureboek als volgt gewaarborgd. Er is een variabele voor de keuze of gegevens na voltooiing van de betrokken stap (of actie, dat doet er principieel niet toe) bewaard moeten worden, of niet. Naar behoefte kunnen gegevens aan een volgende stap, i.e. medewerker in de procedure, doorgegeven worden. Hij kan daarop voortborduren. Dat hindert controleerbaarheid niet. Ik ga er immers vanuit dat kritieke gegevens steeds ná iedere stap herkenbaar opgeslagen kunnen worden. Maar dankzij het doorgeven behoeft een volgende medewerker slechts gegevens als wijzigingen en/of aanvullingen aan te tekenen. Ook wat ongewijzigd blijft worden door de bemoeienis van een andere medewerker echter àndere gegevens. Die kunnen na voltooiing van die volgende stap wederom opgeslagen worden. Enzovoort, tot en met de laatste stap van de procedure. Daarna geschiedt aantekening van de definitief gerealiseerde transactie in een faseboek. Die aantekeningen blijven per definitie ongewijzigd.
Geautomatiseerde gegevensverzamelingen en programma's kunnen (ook) middelen voor controleerbaarheid zijn. Dankzij gegevens kan het verloop van processen nagegaan worden. Rapportages verschaffen een beeld daarvan. Organisatorische en vooral personele maatregelen moeten verzekeren dat er relevante gegevens geregistreerd zijn. Het is met automatiseringsmiddelen echter net zo als met mensen. Er bestaan risico's voor misbruik en fouten. Die hulpmiddelen moeten dus op hun beurt ook controleerbaar zijn. En daarvoor geldt in wezen de benadering die ik hierboven geschetst heb. Het verschil is dat in plaats van een organisatie met processen in het algemeen de aandacht op automatiseringsmiddelen in het bijzonder gericht is. Die hulpmiddelen zèlf zijn, behalve middelen, derhalve tevens onderwerp van controleerbaarheid. Is er door toedoen van automatiseringsmiddelen geen sprake van misbruik? Zijn er geen fouten opgetreden? Alvorens hierop in te gaan houd ik een algemenere beschouwing.
Met dit intermezzo breek ik een lans voor variëteitanalyse. Dat is iets waarop ik tijdens onderzoek naar het onderwerp besturing stuitte.18 Datzelfde onderwerp noem ik hier beheer of beheersing. Als uitgangspunt heb ik de wet van de passende variëteit van W.R. Ashby gehandhaafd.19 Mijn voornaamste conclusie luidt dat aparte instrumenten voor beheersing, ten opzichte van de situatie waarvoor die gezocht wordt, allesbehalve neutraal zijn. Want die instrumenten gaan zèlf deel uitmaken van die situatie.20 En die neemt daardoor als geheel in complexiteit toe. Dat wakkert de behoefte aan beheersing verder aan. Er ontstaat een spiraal naar toenemende complexiteit. Daarbij past het paradoxale gevoel van onmacht dat iedereen bekruipt wanneer een ogenschijnlijke oplossing chaos niet bestrijdt maar eerder nog lijkt te katalyseren. Verkeerd begrip van controleerbaarheid kan eveneens een situatie de chaotische richting van de spiraal opstuwen. Dat hadden de protagonisten helemaal niet bedoeld. Integendeel. Maar het is niet de eerste keer dat specialisten de gevolgen van hun bijdragen niet in een breed genoeg perspectief zien.
Waar leidt die wet van Ashby in dit bestek naartoe? Er zijn verschillende toestanden in (een gedeelte van) de werkelijkheid mogelijk. Hun aantal weerspiegelt de variëteit van die situatie. Wanneer het ongewenst is dat ontwikkeling ervan volgens toevallige toestanden geschiedt bestaat er blijkbaar behoefte aan besturing of beheersing. Welnu, de wet van de passende variëteit betekent dat adequate beheersing een overeenkomstige variëteit aan mogelijkheden tot beïnvloeding vergt. De variëteit van het beheersinstrumentarium moet als het ware passen bij de situationele variëteit, i.e. die van het gedeelte van de werkelijkheid dat voor beheersing aangewezen is.
Ouders begrijpen dit meteen. Hun gezagsuitoefening past dikwijls niet bij de variëteit die het gedrag van een kind vertoont. Daarbij rijst overigens de vraag wie nu wie tracht te besturen. Maar goed, laat ik voor de eenvoud en met erkenning van een onrealistische tendens vooralsnog uitgaan van een eenduidige verhouding tussen een situatie en het beheersingsinstrumentarium daarvoor. Zolang beide variëteiten in hun mengsel van kwantiteiten en kwaliteiten met elkaar in harmonie zijn is de voorwaarde voor beheersing aanwezig. Het blijft de vraag of naar omstandigheden de juiste mogelijkheden voor beïnvloeding aangewend worden. Die vraag ontwijk ik door te veronderstellen dat daarin in de variëteit van het beheersinstrumentarium voorzien is.
Met dit extraatje in het beheersinstrumentarium gaat het vervolgens om situaties waarin zulke harmonie àfwezig is. Ik beperk mij tot een tekort aan variëteit van het beheersinstrumentarium. Op hoofdlijnen staan dan twee wegen open om dat evenwicht te trachten te herstellen. De meest veelbelovende ervan blijft echter meestal vergeten. Dat is reductie van de variëteit van de situatie.21 Blijkbaar bestaan er vele psychologische belemmeringen om die weg serieus te verkennen. Daar moet het aan liggen. Anders kan ik ook niet verklaren waarin in vele situaties, ook bij mijzelf overigens, veranderingen vaak zo moeizaam verlopen. Er moet een diepgeworteld gevoel bestaan dat reductie van die variëteit aantasting van zoiets als persoonlijke vrijheid betekent. Bij verdere reflectie is hierin weer een paradox herkenbaar. De strijd om het behoud van de situationele variëteit levert zijn bijdrage aan de stuwing in de richting van chaos. Bijgevolg neemt vrijheid àf, in plaats van toe. Dat gevoel ontstaat dikwijls pas nadat de stuwing nauwelijks meer te stoppen is. Laat staan dat de verhouding tussen variëteiten zich de andere kant op kan gaan ontwikkelen. Hoeveel weerstanden er zijn blijkt bijvoorbeeld wanneer de toegestane maximumsnelheid voor automobielen verlaagd wordt. Maar nog even, en de vrijheid van autorijden als zodanig zal beknot moeten worden. Het leefmilieu biedt thans vele interessante en daardoor betreurenswaardige voorbeelden die wijzen op wanverhoudingen tussen variëteiten. Uiteindelijk keert de wal het schip. De situationele variëteit wordt dan op natuurlijke wijze door een catastrofe gereduceerd.
Ik druk mij met opzet wat zwartgallig uit. Dat schrikt hopelijk niet af. Het is mijn bedoeling om reductie van variëteit van situaties uiterst serieus te laten nemen. Dat werkt niet alleen op grote schaal. Daarvoor is het soms zelfs al te laat. Juist via reductie op kleine schaal kunnen trends omgebogen worden. Na verloop van tijd blijkt het gecumuleerde resultaat dikwijls de moeite waard. Maar juist op kleine schaal wordt de manier om harmonie te herstellen door reductie van de situationele variëteit niet eenvoudig herkend. Meestal bestaat de illusie dat zo'n situatie toch beheersbaar zou moeten zijn. De situatie zèlf, zo wordt wellicht gedacht, is niet ingewikkeld. Als er maar voldoende variëteit in het beheersinstrumentarium aanwezig zou zijn. Inderdaad blijkt dit maar al te vaak als diagnose. De situatie wordt gedacht als onveranderlijk, in ieder geval wat de variëteit ervan betreft buiten de eigen invloedssfeer. Dus moet de variëteit van het beheersinstrumentarium opgevoerd worden. Maar dikwijls heeft die zijn grenzen reeds bereikt. Dan worden onevenredige inspaningen geleverd zonder merkbaar resultaat. De wet van Ashby leert dat zoiets geen verrassing behoeft te zijn maar dat zo'n gedachtengang juist de oorsprong van onbeheersbaarheid is. Ik ben daarom geen voorstander van het klakkeloos opvoeren van de variëteit van instrumenten. Ik vind dat er een goed instrumentarium beschikbaar moet zijn dat bij voorkeur ook verschuivingen in situationele variëteit kan volgen. De belangrijkste eigenschap van zo'n instrumentarium acht ik het bieden van zicht op reductie van die situationele variëteit in kwestie. Dit is ook de reden waarom ik mijn toelichtingen niet in de hand lijk te houden. Ik tracht voorzover mogelijk de relatie tussen enerzijds financieel beheer en het bijbehorende intrumentarium anderzijds een organisatie met haar processen te schetsen. Op basis van dat inzicht kan het gewenste gedrag van het instrumentarium bepaald worden. Voorts kunnen daaruit mogelijkheden blijken ter reductie van de variëteit van de organisatie en processen, zijnde de situatie waarover ik spreek. Ik kom er verderop nog op terug maar met de methode van relationeel boekhouden tracht ik eveneens uitzicht op situationele variëteit te verschaffen.
In veel situaties is aandacht evenwel eenzijdig op uitbreiding van de variëteit van het beheersinstrumentarium gericht. Daarvoor dienen zich tegenwoordig vooral automatiseerders als nieuwe specialisten aan. Die blijken de ontwikkelingen in deze richting vervolgens nog van extra impulsen te voorzien. Soms lukt het. Dan herstellen automatiseringsmiddelen inderdaad de harmonie tussen een situatie en beheersing ervan. Maar duurzaam herstel laat waarschijnlijk zien dat (de variëteit in) zo'n situatie overzichtelijk was en gebleven is. Ik waag te veronderstellen dat automatiseringsmiddelen niet het kritieke verschil uitmaken. Vooral medewerkers met andere houding en kennis bereiken een evenwichtige(r) verhouding tussen variëteiten.22
Ik kom nu op het punt waarop ik instrumenten niet meer gescheiden zie van de situatie waarvoor ze bedoeld zijn. Want zijn welke instrumenten danook niet onlosmakelijk verweven in een situatie als geheel? Wat zijn implicaties van deze verwevenheid? In de eerste plaats vergt instrumentarium op zichzelf weer beheersing. Het kent toch ook toestanden? Natuurlijk! Daardoor komt het juist als instrument in aanmerking. Enzovoort. Ieder middel voor beheersing is tegelijk doel van beheersing. Ten tweede neemt de variëteit van de situatie als geheel, dat wil zeggen inclusief het toegevoegde instrumentarium, toe. Hiermee bedoel ik dat louter aanvullende beheersing gericht op het nieuwe instrumentarium niet toereikend is. Dat is geen optelsom. Voorzover het nieuwe instrumentarium in de nieuw ontstane situatie verdere interacties kent is extra variëteit gegroeid. Eén dobbelsteen kent zes toestanden. Een stel van twee dobbelstenen levert een variëteit van zesendertig! Dat kan behoorlijk snel oplopen. Tussen beide situaties zit een verschil in variëteit van dertig, niet van zes. Dat is dus de keerzijde van het vergroten van variëteit van beheersingsinstrumentarium. De gevolgen voor situationele variëteit zijn dikwijls allerminst neutraal. Dit verklaart waarom een ingewikkeld instrumentarium vrijwel nooit gewenste beheersing brengt. Zolang daaraan verkeerde conclusies verbonden worden escaleert variëteit juist door de verwoede pogingen het beheersinstrumentarium uit te breiden.
Registeraccountants roepen om meer maatregelen en voorzieningen. Automatiseerders schieten te hulp om daarvoor hulpmiddelen te ontwikkelen die de tijdgeest weerspiegelen. En er dienen zich meestal nog meer specialisten aan of worden ingeroepen. Een opdrachtgever zoekt radelozer naar een uitweg maar blijft aldus aan de spiraal naar toenemende situationele variëteit geketend. Harmonie raakt daardoor meer en meer ònbereikbaar. Tegenwoordig zie ik inderdaad accountants en automatiseerders soms als een noodlottige coalitie optreden. En morgen zijn er weer andere specialisten. Hun benaderingen versterken elkaar. Dat gaat heel snel wanneer hun gepropageerde beheersinstrumenten blijken te interfereren. Medewerkers in een organisatie staan daarbij langs de kant. Daarvoor moeten zij dikwijls ook nog een hoge toegangsprijs betalen.
Zonder inzicht in verhouding tussen variëteiten schrikt een opdrachtgever terug om in te grijpen. De escalatie gaat voort. En hier is precies het manco van vele specialisten aanwijsbaar, ongeacht hun vakgebied. Zij menen dat hùn specifieke bijdragen kunnen ontsnappen aan de wet van Ashby, en aan wat daaruit volgt. Anders beschikken zij altijd nog over het eufemisme bijverschijnsel. Die term, of een eufemisme in het algemeen, verschijnt vaak wanneer averechtse gevolgen van een beheersinstrument gemaskeerd moeten worden.23
Het lijkt een dilemma. Maar dat valt wel mee. Er zou al veel geholpen zijn indien ook verwachtingen omtrent bijdragen van specialisten anders waren. Het lijkt erop dat een specialist iets ingewikkelds, iets onbegrijpelijks moet verrichten om geloofwaardig te zijn. Waarom kost het anders zoveel geld? Dat verwachtingspatroon roept ellende af. Een specialist of wie danook verdient volgens mij de hoogste eer wanneer hij een triviale uitweg wijst. Dat niemand daaraan gedacht had! Daar ligt toegevoegde waarde in complexe situaties. Die moeten minder complex worden, in ieder geval niet nòg complexer.
Zoals ik zei ligt de meest veelbelovende verandering in reductie van (de variëteit van) de situatie. Er zijn echter ook mogelijkheden voor een mengsel. Instrument en situatie zijn immers niet complementair maar totaal verweven. Want op zijn beurt maakt een beheersinstrument onderdeel uit de situatie en dat biedt mogelijkheden. Tenminste, indien veranderingen in de juiste richting geleid worden. In de uiterst denkbare situatie overlappen situatie en instrumentarium elkaar geheel. Dat klinkt misschien bizar maar er bestaan herkenbaar situaties die daar dichtbij komen of dat beginsel zelfs geheel vertegenwoordigen. Dat kan dan zoiets als zelf-beheersing of zelf-organisatie heten. Is dat zelfs niet het beheersingsprincipe dat onvermijdelijk bij werkelijkheid als één-heid hoort?24
Dit wil nog niet zeggen dat variëteitanalyse waardeloos is. Onderscheid naar situatie en instrumenten voor beheersing ervan is nuttig zolang daartussen geen harmonie bestaat. En zolang reductie van situationele inclusief beheersingsvariëteit het oogmerk is. In een zelf-organiserende situatie zijn hun variëteiten op natuurlijke wijze in harmonie. Dat lukt omdat dan het onderscheid eigenlijk niet meer goed te maken valt. Omdat één-heid zich door verwevenheid toont. Dan zijn ogenschijnlijke verschillen verenigd.
Inspiratie uit één-heid lijkt voor financieel beheer nogal ver gezocht maar ervaar ikzelf als vruchtbaar. Naar de aard der omstandigheden blijft een plaats daarvoor in zelf-organisatie evenwel praktisch, i.e. op korte termijn, een onbereikbaar doel. Ik denk dat vooral moderne organisaties teveel eigenschappen hebben die een grote mate van één-heid in de weg staan. Desalniettemin meen ik in verwevenheid wel de juiste richting voor veranderingen te zien. Natuurlijk vergen die lange adem. Maar (een visie op) koers ervan is een noodzakelijk begin. In termen die wellicht meer herkenbaar zijn heb ik het over integratie van allerlei werkzaamheden/gebeurtenissen in overkoepelende processen. En mensen en middelen werken dan in de samenhang van een organisatie als geheel. Onderscheid naar aspecten valt in werkelijkheid weg. Er is dan slechts sprake van een onderscheid dat in gedachten aangebracht wordt teneinde bepaalde nadruk te leggen. Het ene accent betekent echter vaak dat andere aspecten uit het aandachtsveld verdwijnen. Dat is een gevaar. Het is eigenlijk weer specialisatie. In één-heid zijn verschillen verdwenen; daar zijn geen aspecten meer.
Bijvoorbeeld het begrip procedure en daarvan afgeleide automatiseringsmiddelen voor een procedureboek zijn in deze benadering herkenbaar. Die module was oorspronkelijk als instrument voor financieel beheer bedoeld maar bleek vooral verweven in processen nuttig te kunnen zijn. Dergelijke kortsluiting acht ik tekenend voor toenemende zelf-organisatie. Daaruit trek ik de conclusie dat uit eisen voor controleerbaarheid geen of nauwelijks extra complexiteit van zo'n hulpmiddel behoeft te volgen. De adequate integratie ervan in processen betekent eigenlijk per definitie dat controleerbaarheid gewaarborgd is. Een proces is immers de bron van gegevens. Daaruit kan direct geput worden. Zolang die gegevens bewaard blijven is controleerbaarheid ge-zelf-organiseerd. Dat gaat niet op wanneer controleerbaarheid als een apart aspect gezien wordt waarvoor vervolgens aparte voorzieningen nodig zijn. Dan is de één-heid verbroken en lopen de variëteiten uiteen.
Over relationeel boekhouden en wat ik daarmee in verband zie kan ik meer voorbeelden geven van een gecombineerde uitwerking op de verhouding der variëteiten. Ik begin met enkele begrippen. De mogelijke indeling in deelboekhoudingen past bij reductie van de situationele variëteit. Want zo'n indeling weerspiegelt een financieel delegatiepatroon waarmee herkenbare verantwoordelijkheden en organisatorische eenheden zijn benoemd. In plaats van één situatie die met de gehele organisatie overeenkomt kan die in min of meer gescheiden delen gesplitst worden. Iedere overgebleven situatie kent door deze reductie een kleinere variëteit. Dit heeft natuurlijk ook negatieve gevolgen. Reductie sluit tevens gewenste mogelijkheden uit. Dat moet bij de keuze van schaalgrootte overwogen worden.
Iedere situatie kleiner dan één-heid is door een bepaald mechanisme onafhankelijk gemaakt. Zo luidt althans de bedoeling. Dat gebeurt in organisaties door het toewijzen van formele verantwoordelijkheid. Ik heb daar al eerder iets over gezegd. De verantwoordelijkheid van een functionaris blijft altijd reëel ook al bestaat vrijwel geen enkele verdere betrokkenheid bij uitvoering van processen. De realiteit van zijn verantwoordelijheid heeft immers alles met variëteitreductie te maken. Zonder dit mechanisme zouden externe betrokkenen rekening moeten houden met de volledige (interne) variëteit van een situatie. Dat is, behalve op kleine schaal, onwerkbaar. Vele leidinggevende functionarissen zijn zich echter niet van deze symbolische maar reële positie bewust. Zij menen dat zij door hun inbreng de variëteit van het beheersinstrumentarium vergroten. De andere kant van hun medaille laat van buitenaf zien dat zij door hun positie gereduceerde situationele variëteit betekenen. Ik ga hier nog even op door omdat het meer licht op de verhouding tussen variëteiten werpt. Situatie en instrument moeten zich volgens passende spelregels gedragen. Dat hoort bij hun harmonie. Pas wanneer de prestaties ergens bij verwachtingen achterblijven blijkt dikwijls dat over spelregels geen overeenstemming bestond. Een leidinggevende functionaris schikt zich dan bijvoorbeeld niet in de rol van variëteitreductor die hem door zijn benoeming toebedacht is. Dat gebeurt wanneer iemand zijn formele verantwoordelijkheid voor (handelingen van) medewerkers uiteindelijk niet aanvaardt. Voor het algemene publiek is dat zichtbaar in het geval van politici die bestuurlijke functies bekleden. Dan kunnen spelers zich op hetzelfde terrein bevinden terwijl zij van afwijkende regels blijken uit te gaan. Indien (symbolische) verantwoordelijkheid als variëteitreducerende maatregel niet gehandhaafd kan worden is ook dit middel erger dan de kwaal. De ontstane verwarring op het speelterrein veroorzaakt vervolgens juist grotere variëteit. Enzovoort. Als zodanig is reductie van variëteit slechts een realiteit wanneer de beoogde grenzen van een situatie niet eenvoudig kunnen afbrokkelen of zelfs overrompeld kunnen worden.
Deze uiteenzetting heeft te maken met het begrip deelboekhouding als afspiegeling van hoofdlijnen van (financiële) verantwoordelijkheden van een leidinggevende functionaris. Afgeleid daarvan kunnen andere verantwoordelijkheden in dezelfde organisatorische eenheid gelden. Die kunnen op hun beurt vertaald worden in fasen, vervolgens in procedures en daarbinnen tenslotte in stappen. Inclusief redelijke waarborgen voor hun handhaving gelden dergelijke indelingen allemaal als maatregelen ter reductie van situationele variëteit.25 Daarnaast staan dergelijke begrippen een realistische kijk op processen als beheerterrein toe. De flexibiliteit van hun toepassing, i.e. de mate waarin er diverse betekenissen aan gegeven kunnen worden, kan de situationele variëteit vergaand volgen. Zo heb ik de begrippen van relationeel boekhouden en verwante onderwerpen proberen te verzamelen. Dezelfde flexibiliteit geldt dan voor een beheersinstrumentarium dat volgens dergelijke begrippen opgezet is. De variëteiten van situatie en beheersing kunnen elkaar naderen.
Het gevaar van op hol geslagen variëteit als gevolg van ingewikkelde instrumenten vind ik vooral met abstractie en modulariteit te keren. Abstractie is dan vrijwel synoniem met een variabele benadering.26 Als instrumenten zijn dan slechts enkele modulen nodig. Het specifieke gedrag ervan ontstaat door toevoeging van parameters. Het is belangrijk dat het aantal modulen beperkt blijft. Dàt gedeelte van het beheersinstrumentarium heeft dan minimale invloed op toename van de variëteit van een situatie als geheel. Standaardisatie over diverse situaties heen heeft dan nog aanvullende voordelen.
Modulariteit en standaardisatie, geplaatst tegenover geïntegreerdheid en verbijzondering, betekenen stellig een grote reductie van situationele variëteit. Want variëteit van instrumentarium is altijd een mes dat aan twee kanten snijdt, welke richting de snede ook gaat. Omdat zijzèlf in de situatie verweven zijn, i.e. werkelijkheid zijn, betekenen ingewikkelder instrumenten een toename van situationele variëteit. Dit is een belangrijke oorzaak dat een goed bedoeld instrument verkeerd kan uitpakken. In omgekeerde richting betekent een flexibel èn modulair instrument juist vermindering van de totaal te beheersen variëteit. Althans, vergeleken met toepassing van minder gestandaardiseerde, minder modulaire middelen.
Aan de hand van modulariteit pak ik het onderwerp controleerbaarheid weer specifieker op. In het eerste gedeelte van dit hoofdstuk heb ik middelen voor controleerbaarheid genoemd. Daarbij gaat het om relevante gegevens, dat wil zeggen over gebeurtenissen die eventueel gereconstrueerd moeten kunnen worden. Het intermezzo over variëteit heeft bevestigd dat dergelijke middelen niet in een isolement verkeren. Zij zijn verweven in de situatie (van een organisatie) als geheel. Zij spelen hun rol in gebeurtenissen. En als zodanig vormen die middelen óók ònderwerp van controleerbaarheid.
Ik heb gezegd dat controleerbaarheid op (beschikbaarheid van) gegevens berust. Hierin verschillen automatiseringsmiddelen niets van andere factoren die in processen werkbaar zijn. Volgens een bepaalde functiescheiding moet de werking van automatiseringsmiddelen dan gesplitst zijn. Alweer gaat het om hoofdlijnen. Ik zie rond controleerbaarheid geen wezenlijk verschil tussen mensen en machines. Met gegevens die over verschillende stadia van verwerking beschikbaar zijn kan het verloop van gegevensverwerking gereconstrueerd worden. En dàt blijken tegenwoordige registeraccountants vaak te bedoelen wanneer zij hun mening geven over controleerbaarheid in relatie tot het gebruik van automatiseringsmiddelen. Ik heb gemerkt dat zij thans vooral de controleerbaarheid van de hulpmiddelen bezien. Dus, die middelen als doel, als onderwerp van controleerbaarheid. Dat kan verwarrend zijn. De context van controleerbaarheid van processen als geheel, en dus eigenlijk automatisering als middel ervoor, mag toch niet naar de achtergrond verdwijnen? In elk geval moeten de beide rollen die automatisering rond controleerbaarheid kan spelen duidelijk zijn. Dat ze in hun uitvoering kunnen samenvallen vind ik aannemelijk maar voor eerste duidelijkheid ondergeschikt. Gaat het nu om automatisering als middel voor òf als onderwerp van controleerbaarheid? Zo kan de buitenstaander op hoofdlijnen de gedachtengang van de specialist beter volgen. Dat is mijzelf, gelet de inhoud van dit hoofdstuk, misschien nog helemaal niet gelukt. Dat is mijn tekortkoming maar wellicht ook een gevolg van weinig duidelijkheid.
Hoe danook, ik bespeur dat automatiseringsmiddelen dikwijls apart als onderwerp van controleerbaarheid gezien worden. Dan worden allerlei aparte maatregelen en voorzieningen voorgesteld die complexiteit vergroten. Ik ben geneigd vanuit de andere kant te redeneren. Wat is er voor controleerbaarheid nodig? Dat zijn gegevens. Daarbij kan de aandacht tot de belangrijkste bijdragen overeenkomstig functiescheiding beperkt blijven. Dit geldt voor menselijke arbeid maar evenzeer voor de inzet van hulpmiddelen. Is het dan niet mogelijk de functiescheiding in een hulpmiddel samen te laten vallen met de functiescheidingen in het (gedeelte van het) proces dat erdoor wordt uitgevoerd? Of, omgekeerd, volstaan de gegevens die voor controleerbaarheid van een proces in ruime zin bijgehouden worden eveneens voor controleerbaarheid van automatiseringsmiddelen in enge zin? Dat zijn interessante vragen. Want indien de antwoorden erop, al is het maar gedeeltelijk, positief uitvallen is een geheel aparte benadering van controleerbaarheid van automatiseringsmiddelen onnodig. En positieve antwoorden leidt ik enigszins intuïtief af uit de dubbele rol van automatiseringsmiddelen. Als beheersinstrument zijn zij met een situatie verweven. Die verwevenheid kan ondermeer voor controleerbaarheid benut worden. De controleerbaarheid van het hulpmiddel kan op dezelfde gegevens als controleerbaarheid van het beheersterrein als geheel gebaseerd worden.
Klopt dit? Ik vind het een redelijke theorie. De praktijk van vele automatiseringsmiddelen laat echter iets anders zien. Maar daarbij stel ik de vraag of de controleerbaarheid van het hulpmiddel gebrekkig is of dat eigenlijk de controleerbaarheid van de situatie als geheel te wensen overlaat. Ik zoek het in het laatste en meen dat controleerbaarheid van het hulpmiddel zèlf daarmee automatisch verbetert. Bij een geïsoleerde benadering dreigt synergie onbenut te blijven. Sterker nog, de situationele variëteit wordt onvermijdelijk in verkeerde richting gestuwd. In de begrippen waarmee een proces gemodelleerd kan worden heb ik daarom gezocht naar een plaats voor het onderwerp controleerbaarheid in het algemeen. De voorgestelde modulen zijn in theorie vooral bedoeld om de noodzaak van een expliciet parameterschema te onderstrepen. Of voor één of meer van die modulen nu automatiseringsmiddelen gebruikt worden of niet, de controleerbaarheid is als het ware opgenomen in parameters waarmee functiescheiding aangegeven is. Daaruit volgt opslag van bijbehorende gegevens. En daarmee zijn onder andere de kennelijk gewenste mogelijkheden voor reconstructie van gebeurtenissen gewaarborgd.
Maar hoe is, nogmaals, reconstructie van de werking van die hulpmiddelen zèlf geregeld? Dat geschiedt dus volgens hetzelfde principe. En ik beweer dat daarvoor nauwelijks speciale functies benoemd behoeven te zijn. Mijn uitgangspunt is eenvoudig dat functiescheiding tussen mensen respectievelijk tussen bijvoorbeeld computerprogramma's geen principiële verschillen vertonen. Dit vind ik ook redelijk in het licht van mijn stelling dat voor het functioneren van ieder hulpmiddel uiteindelijk altijd één of meer mensen verantwoordelijk zijn. Indien programma's een belangrijke scheiding tussen functies vertegenwoordigen moeten gegevens over (mede) daardoor bepaalde handelingen gedurende enige tijd beschikbaar blijven. Anders zijn mogelijkheden voor reconstructie inderdaad afwezig. De algemene basis voor controleerbaarheid bestaat immers uit opgeslagen gegevens.
Er zijn ontwikkelingen waardoor de functiescheiding binnen automatiseringsmiddelen veel fijnmaziger moet zijn dan voorheen. Dat heeft te maken met overgang van zogenaamde seriegewijze naar interactieve gegevensverwerking. Voor controleerbaarheid bestaat echter weer geen principieel verschil. Dit is meteen duidelijk wanneer zoiets als een eenheid van interactieve verwerking domweg als een serie van geringe omvang wordt gezien. Of een aparte serie instructies groot is of niet, ook zo'n computerprogramma staat voor één enkele, zeg maar weer, functie (lees ook: actie). Wanneer verloop inclusief uitkomst ervan controleerbaar moet zijn dienen gegevens erover bewaard te worden. Dat blijft hetzelfde. Maar afname van de grootte van een serie, en dat heet dan interactieve verwerking, verlangt wat andere accenten.
In traditionele seriegewijze verwerking worden de belangrijkste acties achtereenvolgens verricht. Ná iedere actie/functie is er even een pauze. De uitkomst kan bekeken worden. En de volgende actie ofwel serie begint pas wanneer de uitkomst van de voorgaande in orde bevonden is. Zo'n oordeel wordt meestal nog door mensen geveld.
Interactieve gegevensverwerking kenmerkt zich dus door hele kleine serietjes. In een dialoog tussen mens en automatiseringsmiddelen worden steeds enkele gegevens opgenomen hetgeen eventueel tot bewerking van vele (andere) gegevens kan leiden en tot rapportages. Maar in essentie gaat het bij interactieve gegevensverwerking om programmaatjes die steeds een klein aandeel in het gezamenlijke werk van een medewerker en zijn hulpmiddelen vertegenwoordigen. Een omvangrijke hoeveelheid kan altijd nog als een aparte, grote serie gezien worden. Die krijgt weliswaar vanuit een dialoog een startimpuls maar maakt er verder geen deel vanuit. In een dialoog is slechts plaats voor die programmaatjes met zó'n beperkte antwoordtijd dat met reden van interactie tussen medewerker en hulpmiddel gesproken kan worden. Deze veranderde werkwijze betekent dat de vroegere serie van aanzienlijke omvang uiteenvalt in veel van die programmaatjes.
De variëteit neemt toe, vooral omdat de volgorde van programmaatjes waarschijnlijk niet meer rigide vaststaat. Anders was het afbreken van de grote serie immers niet nodig geweest. Blijkbaar bestaat behoefte aan meer flexibiliteit. Een interactieve(re) opzet levert de daarvoor benodigde variëteit. Die is overigens weer denkbaar door toenemende snelheid van geautomatiseerde gegevensverwerking. Eén zo'n programmaatje omvat vaak meer dan wat eerder als grote serie gold.
Voor een visie op controleerbaarheid is het nuttig om enig verband tussen al die programmaatjes eens helemaal los te laten. Dan kan het ene programma in beginsel dus willekeurig ná ieder ander werken. Het is bij voorbaat niet te zeggen welke programma's en in welke volgorde bijdragen aan processen zullen hebben. Behoefte aan controleerbaarheid blijft evenwel onverminderd. Hoe kan het werkelijke verloop van een (gedeelte van een) proces op hoofdlijnen gereconstrueerd worden? Het antwoord is algemeen geldig en veronderstelt dus weer gegevens. En een antwoord heb ik eigenlijk elders al gegeven. Zie mijn toelichting over stappen. Per stap is er sprake van karakteristieke gegevens die naar behoefte beschikbaar moeten blijven. Dat gaat al behoorlijk de richting uit van wat ik hier bedoel. Het zou helemaal kloppen wanneer er voor iedere stap maar één programmaatje zou zijn. Dat kunnen er volgens een parameterschema echter meer zijn. Daarom ben ik naar een nog fijnmaziger benadering op zoek. En dat vereist aandacht voor ieder afzonderlijk programma. Nogmaals, daarbij ga ik er vanuit dat de volgorde van die programma's in beginsel niet meer a priori vaststaat. In de praktijk zal dat nooit zover gaan maar dit uiterste standpunt waarborgt in ieder geval dat er qua controleerbaarheid zo weinig mogelijk vergeten wordt. Zonder vaste volgorde of, omgekeerd, met losse samenhang bestaan er geen impliciete aanwijzingen welke (soorten) gegevens voor de werking van een programma aangeleverd zijn. Bij een vaste volgorde zijn dat altijd dezelfde. Die zijn immers uitkomst van het programma dat de vaste voorganger vormt. Bij een vaste volgorde is het daarom voor reconstructie vrijwel altijd voldoende dat slechts de uitkomst in gegevens beschikbaar blijft. De aangeleverde gegevens zijn immers de uitkomst van altijd hetzelfde, andere programma. Maar wanneer de voorganger een willekeurig ander programma kan zijn is een expliciete verwijzing nodig. Dan kan de uniek gerealiseerde keten van uitgevoerde programma's nagegaan worden en daarmee het relevante gedeelte van een proces. Wanneer die verwijzing duidelijk genoeg is kan die als gegeven voor controleerbaarheid toegevoegd worden. In andere gevallen komen daar wellicht andere uitgangsgegevens bij. Hoe danook, die gegevens zijn tijdens de werking van een programma bekend. Controleerbaarheid vergt nauwelijks extra voorzieningen behalve het opslaan ervan.
De flexibiliteit van een verzameling programma's is voor velen een schrikbeeld. Dat kan nooit goed gaan! Angst leidt dan tot ontkenning van situationele variëteit. Maar een geïntegreerd, i.e. niet-modulair, instrument dat uitgaat van vaste samenhang, stuwt die variëteit juist verder op. Ik bepleit het volgende. De situationele variëteit moet zoveel mogelijk teruggebracht worden. Dat moet echter binnen de grenzen van de realiteit geschieden. De angst voor willekeur is daarbij geen goede raadgever. Ik vind het verstandiger te zoeken naar abstractie en standaardisatie van begrippen. Via die weg kunnen veelzijdige middelen benut worden zonder al te nadelige gevolgen voor situationele variëteit. Het gaat erom over middelen te beschikken die zo eenzijdig mogelijk een gunstige invloed op de variëteit van het beheersinstrumentarium hebben, i.e. zonder verdere complicaties. Dat lukt met modulaire middelen.27
De keerzijde van deze flexibiliteit is inderdaad dat de vastheid van grote patronen verloren dreigt te gaan. Ook dàt acht ik overigens een ogenschijnlijke bedreiging. De veelzijdige toepassingsmogelijkheden dwingen tot duidelijkheid, zeg in de vorm van een parameterschema. De variëteit kan met enkele hoofdlijnen sterk beperkt worden, zoals ik hierboven voor het begrip deelboekhouding heb vermeld. Maar binnen een begrensder situatie blijven dan mogelijkheden bestaan om programma's naar behoefte in ketens te schakelen.
Ik vind dat dus een voordeel maar ik heb het hier over de bezorgdheid die menigeen dan over controleerbaarheid heeft. Voor wat reconstructie betreft moet opslag van gegevens per uitvoering van een programma tevens dáárop afgestemd zijn. Maar de werkelijke bezorgdheid kan ik daarmee vaak niet wegnemen. Want die heeft kennelijk toch minder betrekking op controleerbaarheid maar misschien wel op zoiets als eigen belang gepresenteerd als algemeen belang. Het is mooi indien iets gereconstrueerd kan worden. Het is uiteraard beter verkeerde uitkomsten te vermijden. Ik ben het daar mee eens, vanzelfsprekend. En het is precies een parameterschema dat ik zie als trefpunt van flexibiliteit en beheersing. Controleerbaarheid staat daar als begrip los van. Ongeacht de keuzes die in een parameterschema gemaakt zijn moet overeenkomstige controleerbaarheid bestaan. De ruimte die voor verschillende ketens van programma's geboden wordt ligt derhalve buiten het bestek van controleerbaarheid. Ik zeg er hier wel iets over omdat het verband ermee dikwijls gelegd wordt. Ik denk overigens dat hier weer misverstand tussen betekenissen van het nederlandse controle en het engelse control speelt.
Ik propageer met het beginsel van losse samenhang tevens een verandering in houding tegenover automatiseringsmiddelen. Teveel worden die hulpmiddelen van buitenaf nog als één geheel gezien. Maar zoals ik aangetoond heb kan een begrip als functiescheiding zinvol, neen, zelfs noodzakelijk binnen automatiseringsmiddelen doorgetrokken worden. Zo'n genuanceerder benadering moet echter ook de andere kant op werken. Dat gebeurt toch ook met medewerkers. Dat zijn mensen in plaats van hulpmiddelen. Op grond waarvan wordt een medewerker aangenomen? Zijn één-heid wordt met de term profiel aangeduid. Dat wordt evenwel niet rationeel geacht en daarom volgt een opsomming van gewenste eigenschappen. Ik laat verder in het midden dat medewerkers vaak niet op grond van die eigenschappen geselecteerd zijn. Dat gebeurt natuurlijk veel meer volgens ongespecificeerde danwel onspecificeerbare aspecten van hun één-heid.28 Enfin, de geschiktheid op aparte eigenschappen maakt de kandidaat als geheel geschikt. Dat is een redelijk verhaal en ik weet geen beter. Het gedrag van de mens is evenwel de weerslag van alle eigenschappen tezamen. Ook al krijgt die samenhang tijdens selectie eveneens de nodige aandacht, geheel voorspelbaar wordt het gedrag van de medewerker nooit. Daarvoor ontsnapt (gelukkig) de variëteit van een mens de beheersing door anderen. In veel organisaties bestaat ruimte voor variaties in het menselijke gedrag. Neem bijvoorbeeld de volgorde waarin verschillende handelingen uitgevoerd worden. Van een verstandige medewerker wordt verwacht dat hij naar bevind van zaken handelt. Het is onder omstandigheden van grotere onzekerheid (lees ook: variëteit) juist een pluspunt dat een medewerker naar eigen inzichten werkzaamheden verricht. En het is redelijk dat die vrijheid gepaard moet gaan aan controleerbaarheid. Het gedrag wordt kennelijk vantevoren niet begrensd. Dan moet dat, en vooral de uitkomst, achteraf (enigszins) nagegaan kunnen worden.
Ik denk dat het in beginsel met automatiseringsmiddelen hetzelfde is. De variaties in het gedrag van die hulpmiddelen nemen zo'n omvang aan dat het onmogelijk en dus zinloos wordt iedere mogelijke toestand in kaart te brengen en daarvoor eventuele maatregelen te voorzien. Zoals bij selectie van een medewerker gebeurt ontstaat vertrouwen in het geheel langs de weg van onderzoek van elementen. De werking van ieder programma als belangrijk element van automatiseringsmiddelen moet beproefd worden. Dat levert echter geen volledige zekerheid. De flexibiliteit van verschillende ketens betekent dat niet iedere aanvangstoestand voor een programma bekend is, laat staan beproefd kan worden. Desalniettemin is het verstandig een afzonderlijk programma goed te testen. Maar vanwege de bijkans oneindige schakelmogelijkheden zal altijd onzekerheid omtrent het toale gedrag blijven bestaan. Dat is niet anders. Ik vind dit te prefereren boven hulpmiddelen die door gebrek aan flexilbiliteit niet aansluiten bij de situationele variëteit. Zolang die variëteit niet teruggebracht kan worden moet geen schijnzekerheid in starheid van beheersinstrumentarium gezocht worden. Dat is verkeerde reductie.
De modulen voor relationeel boekhouden, en voor wat ik daaraan verbonden heb zoals procedurele behandeling, hebben als potentieel grote gedragsvariaties. Hun gedrag bekijk ik hier even binnen de grenzen van een afzonderlijke deelboekhouding. Het begint met dimensies. Welke zijn dat? Wat ik genoemd heb zijn feitelijk slechts voorstellen die redelijk in bepaalde situaties passen. In beginsel, en afgezien van wettelijke eisen, is de keuze van dimensies vrij. Dat gaat zo door. Welke faseboeken? Welke rekeningen? En dan komt de vraag naar de parameters die in relationeel boekhouden centraal staan. Welke relaties bestaan er tussen de rekeningen? Dit zijn overigens nog maar parameters voor (toepassing van) de module voor het faseboek.
Zulke programma's kunnen nooit zodanig volledig getest zijn dat iedere situatie voorzien is. Door de open gedachte achter de invulling van variabelen is het aantal combinaties van concreet gekozen parameters immers oneindig. Wanneer is vertrouwen in een computerprogramma gerechtvaardigd? Inderdaad, net als met mensen wijst de praktijk dat uit. Maar nooit is er a priori volledige zekerheid. Slechts toenemend vertrouwen zolang een afzonderlijke programma géén problemen geeft. En dat moet leiden tot meer vertrouwen in de werking van allerlei ketens van programma's.
En ik zie het zelfs steeds duidelijker omgekeerd. Dankzij splitsing in vele maar betrekkelijk eenvoudige programma's kan meer zekerheid geboden worden dan in het geval van één of slechts zeer weinig grootschalige programma's. Zover mogelijk herhaalde modulariteit verschaft tenminste vrijwel volledig vertrouwen op het meest fijnmazige niveau. Wat daaraan nog ontbreekt vergt controleerbaarheid die met dezelfde fijnmazigheid geholpen kan zijn.
Zekerheid of vertrouwen gebaseerd op modulariteit inclusief aansluitingen tussen die modulen is weer een algemener verschijnsel. Daarom acht ik het ook voor de houding ten opzichte van automatiseringsmiddelen zo waardevol. Overal is het beginsel zichtbaar. Dat begint bij een bakstenen muur. Een hecht steenverband dat consequent doorgevoerd is houdt in dat niemand zich zorgen over de stevigheid van de hele muur maakt. Minder tastbaar maar even reëel vind ik het verband dat volgens relationeel boekhouden tussen rekeningen bestaat. Dat het met afzonderlijke relaties wel klopt geeft vertrouwen in het gehele netwerk van deelboekhoudingen. Verder gaat de vergelijking tussen bakstenen en rekeningen overigens niet op. De relaties volgens de boekhoudkundige methode zijn niet in cement uitgevoerd. Daarvoor biedt zoiets als speelgoed met passende bouwstenen beter vergelijkingsmateriaal. Hoewel, voor zulk speelgoed gelden de ruimtelijke dimensies nog als beperking.
Naar omstandigheden kan een bouwsel aangepast worden. In de vorm van een nieuwe relatie tussen rekeningen kan het steenverband zelfs veranderen. Indien de nieuwe relatie op het niveau van de afzonderlijke rekeningen voldoet blijft vertrouwen in het gehele netwerk gerechtvaardigd.
Modulariteit vind ik dus gunstig voor beheersing in het algemeen. Zonder teveel opstuwende gevolgen voor de situationele variëteit kunnen variabele, modulaire hulpmiddelen de variëteit van een beheersinstrumentarium in de richting van een harmonieuzere verhouding leiden. Want het gaat toch vooral om kwalitatieve afstemming tussen situatie en instrumenten. Het kwantitatieve aspect van de respectievelijke variëteiten is daaraan ondergeschikt.
Welke keuzes ook voor variëteiten gemaakt worden, overeenkomstige controleerbaarheid is altijd vereist. Daarvoor bestaat zoiets als optimale functiescheiding. Ik vertaal dat slechts in gegevens die blijkbaar opgeslagen moeten worden teneinde zonodig reconstructie toe te staan. Bij een algemene visie op functies en scheidingen daartussen zijn dan gelijktijdig voorzieningen getroffen voor controleerbaarheid in ruime èn enge zin. In ruime zin bedoel ik dat het verloop van processen in het algemeen nagegaan kan worden. Er is een middel voor controleerbaarheid nodig. In enge zin betreft het de werking van de automatiseringsmiddelen zoals ze verweven zijn in de situatie. Als zodanig zijn zij dus tevens ònderwerp van controleerbaarheid.
Mijn vooralsnog wat intuïtive bewijs voor het samenvallen van de uitvoering van de rollen van middel respectievelijk onderwerp/doel is inderdaad dat automatiseringsmiddelen een direct aandeel in processen hebben. Zo werd dat voorheen niet of in veel mindere mate gezien. Administraties en processen waren, en zijn dat op veel plaatsen nog teveel, van elkaar apart gezet in plaats van met elkaar verweven. Vanuit één-heid beredeneer ik dat gegevensverzamelingen tevens een universele betekenis voor controleerbaarheid kunnen hebben. In ieder geval leidt ikzelf uit deze redenering af dat vrijwel dezelfde gegevens dienen om automatiseringsmiddelen als middel èn onderwerp van controleerbaarheid te verenigen. Die rollen vallen samen onder de noemer van beheer(sing) in het algemeen.
Dit hoofdstuk past in een reeks over (praktijk van) verwevenheid. Controleerbaarheid hoort daarbij. Maar via mijn klachten over specialisatie en een uiteenzetting van variëteitanalyse heb ik daarvoor misschien een koers uitgezet die (nog) weinig praktisch lijkt. Ongetwijfeld zal de toets der specialisten over zijn lot beslissen. Voor het vervolg van dit hoofdstuk kies ik een wat behoudender benadering. Dat bevordert herkenbaarheid van bijbehorende eigenschappen van relationeel boekhouden en wat ik daarvoor als automatiseringsmiddelen aangeduid heb. Dat is daarom meer een opsomming van diverse punten geworden. Daarbij beschouw ik controleerbaarheid minder principieel. En daarmee verdwijnt de beperktere en tegelijk veel ruimere betekenis ervan. Waar blijft de verwevenheid van controleerbaarheid en beheer? Op die manier verdwijnt tevens het onderscheid tussen (financiële) administratie als middel voor respectievelijk als onderwerp van controleerbaarheid. De samenhang onder beheersbaarheid als algemene noemer verklaar ik in dit vervolg kortweg vooral via risico's van bedrijfsvoering.
Financiële rapportages moeten actueel en betrouwbaar zijn. Onder betrouwbaarheid wordt zoal verstaan dat relevante transacties juist en volledig aangetekend moeten zijn.29 Voorts kan actualiteit op haar beurt als aspect van betrouwbaarheid opgevat worden. Aantekeningen moeten dus een juiste, volledige en tijdige afspiegeling vormen van gepasseerde gebeurtenissen, in dit geval over veranderingen in het financiële aspect. Met die aantekende (en opgeslagen) gegevens kunnen vervolgens betrouwbare, relevante rapportages verschaft worden.
Eisen aan betrouwbaarheid van financiële rapportages zijn doorgaans hoog. Dat heeft minder te maken met de informatiebehoeften van financieel beheer in het algemeen. Louter voor dat beheer zijn enige afwijkingen aanvaardbaar. Aan rapportages als financiële verantwoordingen worden echter strengere eisen gesteld. Dat komt omdat, omgekeerd, via verantwoordingen geloofwaardige (financiële) delegatie van taken mogelijk is en blijft. Dat vereist nauwkeurige rapportages over het financiële aspect. De delegerende organisatorische eenheid/betrokkene moet overtuigd kunnen raken van de kwaliteit van uitvoering van (relevante onderdelen van) de gedelegeerde processen. Voorzover daarmee geld gemoeid is zijn vooral ook externe betrokkenen niet tevreden met gegevens die te willekeurig zijn. Overtuiging over het financiële aspect vergt daarentegen extra nauwkeurigheid.30 In verband met financieel beheer, met daarbij verder het afleggen van verantwoording gerekend, zijn eisen aan betrouwbaarheid verder verscherpt omdat het financiële aspect vroeg of laat meestal concrete geldstromen omvat. Met andere woorden, er worden betalingen aan derden verricht. Of betaalmiddelen van derden ontvangen. De mogelijkheden voor persoonlijk voordeel voor eigen medewerkers en/of hun kennissen moeten beperkt zijn. Zoals ik eerder opmerkte vormen medewerkers een risico omdat zij te grote verleidingen (voor misbruik) niet (zouden) kunnen weerstaan. En als hen dat wel lukt maken zij altijd nog fouten. Dat heb ik begrepen van het mensbeeld van sommige specialisten.
Ik ontken niet dat sommige mensen fraude plegen en fouten maken. Ik maak vooral bezwaar tegen de consequenties die door vele specialisten aan dergelijk incidenteel gedrag verbonden zijn. En hun maatregelen en voorzieningen werken dikwijls zelfs averechts. Een ander mensbeeld zou veel uitmaken.
Maar inderdaad, in het algemeen is betrouwbaarheid geschaad door ongelukken en/of door moedwillige inbreuk. Vanzelfsprekend dienen die zoveel mogelijk vermeden te worden. Alles heeft echter zijn prijs in geld en andere inspanningen. Volledige preventie lijkt wellicht aantrekkelijk maar is in de praktijk vrijwel altijd onhaalbaar. In het streven naar volledige preventie doemt al gauw een grens op voorbij welke kosten niet meer tegen baten opwegen. Voorts dreigt het gevaar dat preventieve maatregelen doelmatig gebruik van hulpmiddelen verhinderen. Want alles heeft weer zo zijn gevolgen voor de variëteiten van situatie en instrumentarium.
Waar ongelukken en/of moedwillige inbreuk niet bestreden worden of vermeden kunnen worden moet de aandacht vervolgens op signalering gericht zijn. Fouten zijn altijd minder ernstig wanneer zij ontdekt kunnen worden. Want alleen bekende fouten zijn gericht herstelbaar. De mogelijkheden van signalering van ongelukken en/of moedwillige inbreuk kennen echter ook hun praktische grens. Het blijft een kwestie van kosten en baten alsmede van de noodzaak een normale werksituatie te handhaven zodat medewerkers gemotiveerd in plaats van gefrustreerd worden. Automatiseringsmidelen kunnen stellig de mogelijkheden van signalering vergroten. Dat is immers hetzelfde als controleerbaarheid. Het is karakteristiek dat dergelijke hulpmiddelen op verwerking van gegevens zijn gericht. Welnu, daarvan kunnen gegevens tijdens danwel bij voltooiing van onderscheiden stappen/acties opgeslagen worden. Die beschikbare gegevens vormen een basis voor controleerbaarheid respectievelijk signalering.
Zonder preventie en signalering blijft over dat de gevolgen van ongelukken en/of moedwillige inbreuk aanvaard moeten worden. Dat is moeilijk, in het bijzonder in het geval van moedwillige inbreuk. De gedachte, bijvoorbeeld, bestolen te kunnen zijn zonder het te weten geeft een onrustig gevoel. Daarom moeten de uiteenlopende risico's altijd tenminste verkend zijn. Dat geldt eigenlijk voor alle aspecten van processen. Maar, nogmaals, het financiële aspect krijgt meestal bijzondere aandacht.
Zo'n risicoanalyse verschaft inzicht waar de grenzen van preventie en signalering voor een bepaalde organisatie met zijn kenmerkende omstandigheden gelegd moeten worden. Door verstandige maatregelen en voorzieningen kunnen veel ongelukken en/of moedwillige inbreuk alleszins doeltreffend en doelmatig bestreden worden. Over organisatorische maatregelen bestaan juist in het vlak van financieel beheer reeds veel theorieën. Die komen in wezen neer op scheiding van functies. Daarbij vind ik dat de personele of, liever, de menselijke kant van betrouwbaarheid en dergelijke dikwijls helaas onderbelicht blijft. Met opbouwende aandacht voor de houding van medewerkers zie ik de meeste kans op het vermijden van risico's. Soms wordt weleens vergeten dat de keuze gaat om evenwicht tussen preventie, signalering en aanvaarding. Dan worden bepaalde risico's overbelicht met voorbijgaan van andere aspecten van processen.
Het aspect dat betrekking heeft op risico's en betrouwbaarheid wordt veelal met de term controlemaatregelen aangeduid. Voor de rest van dit hoofdstuk volg ik deze term omdat er op deze manier nog in veel situaties tegen dit aspect aangekeken wordt. Ik laat dus mijn onderscheid tussen controleerbaarheid enerzijds en organisatorische en dergelijke maatregelen en voorzieningen anderzijds even vallen. Dat loopt hier praktisch allemaal samen in het begrip controlemaatregelen.
Controlemaatregelen zijn volgens bovenstaande handelswijze dikwijls reeds impliciet aanwezig wanneer een verstandige opzet (van processen in het algemeen en financieel beheer in het bijzonder) gekozen is. Gekozen? Gelaten! Daarbij zie ik zo'n opzet in de meest ruime betekenis. De kwaliteit van processen inclusief financieel beheer wordt naar mijn overtuiging het meest bepaald door de kwaliteit van betrokken medewerkers. Enthousiaste mensen die gerespecteerd en toegerust zijn onderkennen zèlf de meeste risico's. En zij zullen die risico's als normaal onderdeel van hun werkzaamheden bestrijden. Dankzij hun inzicht en gemotiveerde houding tegenover andere mensen, zeg maar de organisatie met allerlei betrokkenen, zullen zij tevens verleidingen voor persoonlijk voordeel weerstaan.
In een verstandige opzet past, naast medewerkers als mensen, bijvoorbeeld ook zorg voor computerapparatuur. Hiermee suggereer ik overigens niet dat mensen met machines vergeleken moeten worden. Apparatuurstoringen worden zoveel mogelijk vermeden zolang fatsoenlijk onderhoud gepleegd wordt. Dat bevordert de continuïteit van de beschikbaarheid van de automatiseringsmiddelen maar heeft tevens een gunstige invloed op de betrouwbaarheid van de financiële rapportages. Toch worden personeelszorg en onderhoud van computerapparatuur meestal niet expliciet onder de noemer controlemaatregelen vermeld. Dat hoeft ook helemaal niet. Ik vind hierin weer voorbeelden van een algemene stelling. Zolang processen een verbindend oriëntatiepunt vormen zullen maatregelen en voorzieningen vanuit verschillend gedachte aspecten elkaar blijken te overlappen. Het is dan geen verrassing dat maatregelen die uit anderen hoofde getroffen zijn tevens onbenoemde bedoelingen ondersteunen. Deze algemene stelling heeft ook specifiek betrekking op bijvoorbeeld controleerbaarheid als beperkt begrip (of aspect) en de veel ruimere noemer van controlemaatregelen.
Dit hoofdstuk vervolg ik met aandachtspunten voor een verstandige opzet die meestal wel expliciet onder de noemer van controlemaatregelen gerangschikt zijn. Ik pretendeer hiermee overigens allerminst volledig te zijn. Omtrent controlemaatregelen in de context van (automatiseringsmiddelen voor) financiële informatievoorziening zijn uiteenlopende meningen aanwezig. Specialisten zijn het onderling niet eens. Het belangrijkste, in ieder geval het uitgebreidste, deel van dit hoofdstuk heb ik gewijd aan mijn eigen(aardige) opvattingen. Daaruit blijkt dat ik het op mijn beurt weer niet met vele specialisten eens ben. Dus nogmaals, een volledig overzicht over onderwerpen zoals controleerbaarheid en controlemaatregelen bestáát domweg niet. Ik hoop er slechts iets verstandigs over te zeggen. Daarbij richt ik mij wederom op enkele van de belangrijkste beginselen voor controlemaatregelen en controleerbaarheid zoals ik die herken bij toepassing van relationeel boekhouden en mijn begrippenkader voor procedurele behandeling.
In een relationele boekhouding kent ieder faseboek evenwicht. Als afzonderlijk register wordt het immers gevuld met boekingsgroepen waarvan de bedragen uit de regels tezamen reeds in evenwicht zijn. Bijgevolg is het gehele faseboek altijd in evenwicht. Vroeger zei ik dat ieder faseboek volgens de methode van dubbel boekhouden bijgehouden wordt. Dat heeft (extra) verwarring gewekt. Het heeft lang geduurd voordat ik begreep dat kennelijk verschil bestaat tussen dubbel respectievelijk evenwichtsboekhouden. De methode van dubbel boekhouden veronderstelt evenwicht. Het omgekeerde behoeft, naar ik ben gaan inzien, niet te gelden. Want een kernpunt van dubbel boekhouden is dat de kringloop in bedrijfsvoering met de aantekeningen weerspiegeld wordt. En via het evenwichtsmechanisme moet de kringloop gesloten zijn.
Het evenwicht per faseboek speelt een veel beperktere rol. Een sluitende kringloop ofwel procescyclus is niet afgebeeld met achtereenvolgende boekingsregels die elkaar op daarvoor aangewezen rekeningen compenseren. Dit gebeurt wèl bij dubbel boekhouden, althans zo begrijp ik thans een kernpunt ervan. Volgens relationeel boekhouden is de afbeelding van een kringloop/procescyclus vormgegeven door (min of meer) vaste relaties tussen rekeningen. Of de kringloop zich sluit, of niet, blijkt uit rapportages die financiële gegevens volgens de aangegeven relaties samenbrengen.31 Daarvoor is strikt genomen evenwicht per faseboek niet meer nodig. Maar er zijn stellig ook rapportages vereist die zich tot één fase beperken. Daarom handhaaf ik dubbel boekhouden in enge zin. Teneinde misverstanden te vermijden noem ik dat echter niet zo. Ik verkies de aanduiding van evenwicht. Het moet evenwel duidelijk zijn dat binnen één faseboek sommige eigenschappen van traditioneel dubbel boekhouden overblijven. Daarbij denk ik vooral aan een faseboek voor betalingen. Daarin zijn bestemming en herkomst van betaalmiddelen die met een transactie gemoeid zijn het duidelijkst herkenbaar.32
Mijn uitgangspunt van evenwicht pèr faseboek blijf ik maar benadrukken. De aantekening over een definitieve transactie heeft evenwicht voor dat ene faseboek waarin zij terecht komt. En daarmee blijft evenwicht in dat faseboek behouden. Die aantekening behelst bijgevolg géén overboeking met de bedoeling evenwicht tùssen fasen te bereiken. De procescyclus, gesloten of niet, wordt niet door bij-schrijving en daaropvolgende af-schrijving gevolgd maar door rapportages via aangebrachte relaties tussen rekeningen in de overeenkomstige faseboeken. Door dit evenwicht binnen ieder faseboek kunnen zonder meer vele controlemaatregelen uit de praktijk van het zogenaamd dubbele boekhouden benut worden. Want ook al werkt het anders, i.e. via relaties in plaats van overboekingen, rond het begrip evenwicht kunnen gelijke waarborgen gelden.
Evenwicht in een faseboek ontstaat en blijft behouden omdat alle zogenaamde boekingsgroepen reeds in evenwicht zijn. Dat gaat meer in detail bekeken aldus. Een definitieve transactie wordt in de vorm van boekingsregels in het overeenkomstige faseboek aangetekend. Die boekingsregels (journaalregels) worden samengevoegd in een boekingsgroep (journaalpost). Vanwege het beginsel van evenwicht kent iedere boekingsgroep dus minstens twee boekingsregels. De boekingsregels worden opgeslagen, voorzien van de (unieke) identificatie van hun boekingsgroep. Die heb ik de bronverwijzing genoemd.
Omtrent en tegelijk dus mèt iedere boekingsgroep worden eveneens enkele andere gegevens bewaard waaronder een zogenaamd controlegetal. Dat heb ik tamelijk willekeurig gedefinieerd als de som van de bedragen met een plusteken in de overeenkomstige boekingsregels. Zeg maar, de som van debetbedragen. Waaruit zo'n controlegetal precies bestaat doet er inderdaad minder toe dan het beginsel dat het vertegenwoordigt. Dat is weer de beschikbaarheid van gegevens die met elkaar vergeleken kunnen worden indien daaraan behoefte bestaat. Dat is wederom mijn wellicht wat simpele benadering van controleerbaarheid. Evenwicht en controlegetal, met andere woorden, spelen een rol op het toneel van controleerbaarheid. In combinatie verschaffen zij behoorlijke zekerheid dat gegevens correct geregistreerd zijn en opgeslagen blijven.
In de eerste plaats is iedere boekingsgroep in evenwicht. Daaruit volgt dat tevens de som van alle geboekte bedragen (in boekingsregels) in een heel faseboek gelijk aan nul moet zijn. Daarbij ga ik ervanuit dat bedragen van een rekenkundig teken voorzien zijn. Dat is voor het rekenkundige gemak en in ieder geval voor mijzelf consistenter. Maar plus is verder debet en minus staat voor credit. Voor het beginsel evenwicht mogen verschillende aanduidingen voor bedragen uiteraard niets uitmaken. In de tweede plaats kunnen debetbedragen uit boekingsregels opgeteld en vergeleken worden met het controlegetal dat voor hun boekingsgroep geldt. Beide controles worden vanzelfsprekend voor iedere boekingsgroep met zijn boekingsregels op het moment van consolidatie in het aangewezen faseboek verricht. Is de boekingsgroep in evenwicht en is de som van debetbedragen gelijk aan het opgegeven controlegetal? Deze controles kunnen echter later nogeens voor alle of sommige boekingsgroepen met hun boekingsregels herhaald worden. De benodigde gegevens blijven (gedurende een bepaalde periode) in een geautomatiseerde gegevensverzameling opgeslagen. Over behoud van evenwicht van een boekingsgroep met zijn -regels, en dus van een geheel faseboek, kan naar behoefte gerapporteerd worden. De vergelijkingen van gegevens uit boekingsregels onderling (evenwicht) en uit boekingsgroepen en hun boekingsregels (controlegetal) moeten blijven kloppen.
In beginsel zijn deze gegevens toereikend om bedoelde vergelijkingen te kunnen trekken. Dikwijls vragen specialisten om extra controlegetallen. Er lijkt een theorie achter te zitten omdat dergelijke voorzieningen een netwerk van controlegetallen heten. Ik heb die theorie echter nog niet ontdekt. Met extra controlegetallen kunnen afwijkingen soms sneller vastgesteld worden. Dit is geen theorie maar weerspiegelt een praktische behoefte. Er bestaat geen principieel verschil zolang andere controlegetallen domweg zijn afgeleid van evenwicht en een optelsom van debetbedragen per boekingsgroep. Ik vermoed dat veel denkbeelden over controlemaatregelen nog gekleurd zijn door de praktijk van grootschalige administraties die handmatig gevoerd werden. Zoals ik eerder heb proberen uit te leggen vergt menselijke bewerking van vele gegevens veel tijd. En gaat er weleens iets fout. Daarom zijn handmatige administraties per definitie geoptimaliseerd in de richting van meest voorkomende informatiebehoeften. Voor een financiële administratie is betrouwbaarheid belangrijk. Een tekortkoming moet snel geconstateerd kunnen worden. Daarvoor werd zo'n netwerk van controletotalen bedacht waarbij de extra inspanningen om dat in stand te houden gecompenseerd zouden moeten worden door de voordelen ervan. In dat verband kan enige overlapping van controlegetallen zinvol zijn. Bij toepassing van automatiseringsmiddelen behoeven dergelijke voorzieningen evenwel niet meer op menselijke vermogens tot gegevensverwerking afgestemd te zijn. Daarvoor in de plaats komen eigenschappen van die hulpmiddelen. En dan staat snelheid voorop. Omdat de hulpmiddelen ook een rapportage in het kader van controleerbaarheid snel kunnen samenstellen kan overlapping die in een andere situatie stellig zinvol was vervallen. Dat bevordert eenvoud zonder mogelijkheden voor beheersing aan te tasten.
In het algemeen moet toepassing van automatiseringsmiddelen uitnodigen om ontstane overlapping van gegevens te onderzoeken en waar mogelijk verder te vermijden danwel op te heffen. Daarvoor is het inderdaad noodzakelijk te begrijpen dat snelheid mogelijkheden biedt om registratie en rapportage van gegevens steeds meer te scheiden. Dat geldt óók voor controleerbaarheid zodat een optimale voorziening zich in de richting van minder overlapping kan bewegen.
Controleerbaarheid blijft gebaseerd op beschikbaarheid van gegevens. Overeenkomstig aangegeven functies moeten verschillende gegevens vergelijkbaar zijn. Ik ga hierop niet verder in maar verwijs naar eerdere gedeelten van dit hoofdstuk. De mogelijkheid tot vergelijking beheerst eigenlijk vele maatregelen en voorzieningen om risico's te bestrijden. Steeds moet naar het juiste evenwicht gezocht worden. Er bestaat geen lineaire verhouding tussen variëteiten. Wat in een bepaalde situatie een evenwichtige verhouding vormt wordt naar mijn oordeel veel minder door allerlei technische voorzieningen bepaald dan ik als benadering bij vele specialisten bespeur. Maar daarmee kom ik (weer terug) op onderwerpen die bij mijn weten nog nauwelijks onder de noemer controleerbaarheid aandacht krijgen. Misschien komt dat omdat risico's dan niet herkenbaar bestreden worden. Een onderwerp wordt dikwijls pas serieus gevonden indien er apart aandacht aan besteed kan worden. Dàt op zichzelf vormt juist een groot risico. Waarom krijgen medewerkers, mensen niet veel meer aandacht? Natuurlijk zijn risico's dan veel kleiner. Dat neemt echter het principiële belang van controleerbaarheid niet weg. Ook minimale functiescheiding vergt beschikbaarheid van gegevens om te kunnen vergelijken. Daarvoor kunnen alle benodigde gegevens in geautomatiseerde verzamelingen opgeslagen zijn. Maar zo electronisch verlopen processen niet. Er moet tevens verband met andere media voor gegevensopslag kunnen bestaan. Papier blijft in veel organisaties belangrijk.
De unieke identificatie van een boekingsgroep kan tevens dienen als verwijzing naar een zogenaamd brondocument. Ik heb die identificatie daarom de bronverwijzing genoemd. Eerder heb ik tevens ontwikkelingen naar electronische dragers van gegevens besproken. Ik beperk mij hier tot papier. Daarbij veronderstel ik voor alle eenvoud dat uitsluitend de module voor het faseboek gebruikt wordt. De situatie waarin eveneens de module voor het procedureboek in gebruik is verschuift reeds in de richting van samenhang tussen geautomatiseerde gegevensverzamelingen.
Via concrete bronverwijzingen zijn gegevens die in het (geautomatiseerde) faseboek aangetekend zijn vergelijkbaar met gegevens op een tastbaar papieren brondocument. Want met die verwijzing als gemeenschappelijk gegeven moet dat stuk papier in een dossier of zoiets te vinden zijn. Dat brondocument is in zo'n situatie onmisbaar voor een reconstructie van de verrichte werkzaamheden die tot de geregistreerde transactie geleid hebben. Op papier zijn immers handtekeningen en/of parafen zichtbaar. Die ontbreken aan de geconsolideerde gegevens in het faseboek. Op welke manier daarin in een procedureboek voorzien kan worden heb ik trouwens elders al grofweg geschetst. Ik blijf hier bij papier. Dit betekent dat controleerbaarheid in zo'n situatie op adequaat dossierbeheer moet steunen. Dat is overigens slechts één reden waarom medewerkers van de afdeling(en) post- en archiefzaken eveneens nauw bij processen betrokken moeten zijn. In het algemeen moeten, zoals ik bepleit, bijelkaarhorende werkzaamheden tot één en hetzelfde proces gesmeed zijn. Daarin speelt dan ondermeer dossiervorming een rol, ofwel dient als verweven aspect tot uitdrukking te komen. Wanneer dat zo is, en natuurlijk op een goede manier, acht ik controleerbaarheid daarmee reeds vergaand bereikt.
Dus ook werkzaamheden die vaak geïsoleerd op het gebied van post- en archiefzaken uitgevoerd worden moeten in een proces als geheel geïntegreerd zijn. Het is in theorie niet zo moeilijk te zien hoe dat kan. Daarvoor biedt het begrip procedure met zijn stappen duidelijke aangrijpingspunten. Ook voor deze verweving van dossierbeheer als aspect van proces staat het begrip zaak centraal. Ik heb dat begrip zelfs daaraan ontleend. Vandaaruit heb ik het naar financieel beheer en vervolgens naar processen en organisatie in het algemeen overgebracht. En vanuit dat brede gezichtspunt bleek dat reeds vele aspecten zo'n begrip zaak kennen. Ik voeg daaraan toe dat dit begrip over zeer veel processen heen waardevol is. Naar omstandigheden volgt dan een specifieke betekenis. Onder de noemer van zaken worden in veel organisaties en op veel plaatsen documenten beheerd. Er zijn immers zaakdossiers. De waarde van goed beheerde dossiers voor controleerbaarheid is dikwijls nog onderschat. Toch moeten ook die in een verstandige opzet goed georganiseerd zijn. Daarmee is een optimaal verloop van de processen sterk bevorderd.
Ik moet hier overigens het belang van zaakdossiers wat relativeren. Strikt genomen kan ik eveneens de bundeling van papieren onder de noemer van zaken wederom een optimalisatie vanuit menselijke eigenschappen noemen. Waarom worden bepaalde papieren bij elkaar in dezelfde map bewaard? Dat gebeurt omdat de overeenkomstige gegevens meestal of misschien zelfs wel altijd in die samenhang verlangd worden. Wat ligt er dan meer voor de hand dan dat fysieke bundeling een weerspiegeling is van de (belangrijkste) informatiebehoeften? Maar soms ontstaan of blijken andere invalshoeken voor selectie van gegevens. Dan moeten papieren uit verschillende mappen bekeken worden. Eigenlijk is een ànder, nieuw dossier nodig. Maar dat is niet de bedoeling, in ieder geval niet met de originele documenten. Inderdaad zou dat het begin van chaos zijn. De toepassing van geschikte automatiseringsmiddelen biedt een ander perspectief. De toegankelijkheid van ieder document wordt, binnen redelijke grenzen, bevordert door enkele kenmerkende gegevens erover in een geautomatiseerde verzameling te bewaren. In een archief worden die papieren niet meer tot dossiers gebundeld. Wie zal zeggen in welke samenhang ieder afzonderlijk document bestudeerd gaat worden? Hetzelfde document is wellicht bij de behandeling van uiteenlopende zaken nodig. In plaats van de ordening vooraf die een dossier vertegenwoordigt kunnen de afzonderlijke documenten in een betekenisloze volgorde opgeborgen zijn. Zolang een document maar teruggevonden kan worden, en dat moet lukken. De geautomatiseerde verzameling met kenmerkende gegevens moet daartoe uiteraard een verwijzing naar de opslagplaats omvatten. Binnen de grenzen van de gegevens die in de geautomatiseerde verzameling aanwezig zijn kunnen naar behoefte combinaties aangegeven worden. Dit is wederom postcoördinatie. Het resultaat is een lijstje met verwijzingen waarmee de papieren opgezocht kunnen worden. Hierdoor ontstaat grotere flexibiliteit. Naar behoefte kan tijdelijk een dossier ontstaan door relevante documenten samen te voegen. Na gebruik daarvan worden die documenten wederom apart opgeborgen. Enzovoort. De keerzijde bestaat uiteraard uit extra werk. Naar aanleiding van een bepaalde vraag moeten documenten bijelkaar gezocht zijn. Naderhand moeten zij weer netjes opgeborgen worden. Dat is slechts zinvol wanneer documenten inderdaad bij uiteenlopende werkzaamheden nodig zijn. Anders blijft ordening vooraf uiteraard de voorkeur verdienen.
Zolang het over afzonderlijke papieren gaat ondervindt dit verhaal nog veel hilariteit. Dat komt vooral door gewoontes. De zienswijze van archiefmedewerkers is nog veelal door het traditionele dossier als onveranderlijk element bepaald. Op het qua methoden en technieken zo verwante terrein van bibliotheek en documentatie is een gedetailleerdere benadering heel normaal. Daar worden onderwerpen in boeken en tijdschriften als elementen beschouwd, niet àlle boeken over eenzelfde onderwerp tezamen. Want er kunnen wel meer onderwerpen in één boek voorkomen. En de informatiebehoeften van een onderzoeker, of lezer in het algemeen, kunnen vaak niet in één pakket boeken uitgedrukt worden.
Thans bieden automatiseringsmiddelen mogelijkheden voor een gedetailleerdere oriëntatie. Dat is duidelijk zodra geautomatiseerde verzamelingen niet uitsluitend verwijzingen naar fysieke gegevensdragers bevatten die elders opgeslagen zijn. Door hun toenemende omvang kunnen computergeheugens meer en meer inhoudelijke gegevens zèlf bevatten. De bundeling van die gegevens vergt dan geen menselijke inspanningen. En kost geen extra papier. Daarbij komt dat rapportage door automatiseringsmiddelen niet betekent dat gegevens van hun opslagplaats verwijderd worden. Er wordt slechts een copie verstrekt. Na gebruik is het opbergen ervan daarom niet meer aan de orde. En die last van opnieuw opbergen vind ik de voornaamste reden om bij tastbare gegevensdragers een wat meer permanente bundeling in de vorm van zaakdossiers niet zomaar te verketteren. Maar door de snelheid van automatiseringsmiddelen is vergaren van losse gegevens geen bezwaar. In het computergeheugen als opslagruimte kan het geen rommel worden omdat gegevens niet uitgeleend worden. Er wordt, nogmaals, een copie verschaft. Het origineel, voorzover daarvan in een computergeheugen sprake is, blijft op zijn vaste plaats.
Ik keer even terug naar verwijzing vanuit een geregistreerde boekingsgroep naar een stuk papier. Ik heb daarbij verondersteld dat uitsluitend de module voor het faseboek gebruikt wordt. Dat brondocument heeft dus betrekking op een definitieve transactie en eventueel op de manier waarop die tot stand gekomen is. De handtekeningen en/of parafen zijn een weerslag van de werkverdeling inclusief functiescheiding die blijkbaar voor het realiseren van zo'n (soort) transactie geldt. Met andere woorden, een brondocument doorloopt een procedure met een definitieve transactie als uitkomst. En op basis van dat stuk papier waarop inmiddels waarschijnlijk allerlei kanttekeningen en parafen geplaatst zijn kan de definitieve transactie in de vorm van een boekingsgroep met haar boekingsregels in een overeenkomstig faseboek geconsolideerd worden. Maar daarvoor kan ook een apart document opgesteld zijn. Voorts behoeft er geen sprake te zijn van één brondocument. Dikwijls doorloopt een geheel dossier zoals dat tot dat ogenblik over een zaak opgebouwd is de onderhavige procedure.
Hier verlaat ik de beperking tot de module voor het faseboek. Een behandelingsprocedure kan ook met automatiseringshulpmiddelen ondersteund worden. Daarvoor heb ik een andere module verondersteld, die voor het procedureboek. In zijn eenvoudigste vorm is die niets meer dan een parafenboek. Met deze moduele kan een medewerker registreren dat hij een stap uit een procedure voltooid heeft. Dan kan de volgende verder. Iedere procedure kan in stappen verdeeld zijn. Eén stap is toegewezen aan een bepaalde medewerker of groep medewerkers. De bevoegdheid een stap met zijn acties te verrichten, inclusief een aantekening over de voltooiing ervan te maken, volgt uit een zogenaamd autorisatiepatroon. Dat is in beginsel weer niets nieuws. Bevoegdheden moeten naar omstandigheden duidelijk zijn. En als het om het financiële aspect van processen gaat zijn die eisen des te strenger. Ter vermijding van risico's zijn daarom vaak aparte lijsten opgesteld. Daarop staan medewerkers vermeld met hun bevoegdheden. Als vergelijkingsmateriaal hebben zij tevens handtekening en/of paraaf geplaatst. Dit is een middel voor controleerbaarheid. Zonodig kan een paraaf op een papier met die lijst vergeleken worden. Zo'n lijst is dus een weerslag van een autorisatiepatroon.
Bij toepasing van automatiseringsmiddelen verandert er in beginsel weer niets. Als paraaf voor gebruik van automatiseringsmiddelen staat vooralsnog een wachtwoord bekend. Met het juiste wachtwoord kan een medewerker zich toegang verschaffen, anders niet. Aldus kan de gewenste werkverdeling met functiescheidingen vertaald zijn in een electronische lijst met wachtwoorden. Wachtwoorden bieden echter allerminst waterdichte beveiliging. Een paraaf kan vervalst worden. Met wachtwoorden is misbruik dikwijls nog eenvoudiger omdat vele medewerkers een betekenisvol gegeven kiezen. Geboortedatum-van-echtgenoot of naam-van-huisdier kan een derde eenvoudig achterhalen. Zodra het medium niet méér bijdraagt aan herkenbaarheid van signatuur moet authenticiteit geheel bepaald zijn door de betekenis van het wachtwoord-gegeven. Deze stelling is algemeen geldig voor communicatie. Hoe indirecter communicatie door allerlei transformaties van media verloopt des minder vertrouwen gerechtvaardigd is in de voorgestelde identiteit van de bron der gegevens.33 Voor controleerbaar gebruik van automatiseringsmiddelen is dus veel afhankelijk van discipline van medewerkers. Een wachtwoord biedt eigenlijk slechts redelijke beveiliging wanneer het daarvoor gekozen gegeven geen duidelijke associatie met de persoon in kwestie biedt. Dat is per definitie niet eenvoudig te onthouden en waarborgt het monopolie erover. Maar waarom zou een medewerker die moeite nemen? Daarmee staat het personele aspect wederom in het middelpunt.
Via acties kan een procedureboek verdergaande ondersteuning van een proces verschaffen. Ik ga daar niet meer uitvoering op in. Ik benadruk door herhaling slechts dat het beginsel van functiescheiding ook binnen automatiseringsmiddelen doorgetrokken kan worden. Dat mag geen probleem opleveren indien in een verstandige opzet daarvan eveneens een heldere indeling in functies en/of acties met overeenkomstige computerprogramma's gemaakt is. Daar kan functiescheiding in het algemeen, als het goed is, zonder meer op aansluiten. Vervolgens dienen volgens de aangegeven scheidingen gegevens bewaard te worden voor controleerbaarheid.
Ik meen dat het opslaan van gegevens voor controleerbaarheid nog teveel als aparte maatregel gezien wordt. Dat wordt met een engels woord dan logging genoemd. Een nederlandse vertaling van deze engelse verbastering is overigens helaas niet in omloop, althans voorzover mij bekend. Ik houd het op doorschrijven. Onder de noemer van logging ontstaat een aparte verzamelig vol met zulke doorschrijfgegevens. Daarin staat bijvoorbeeld vermeld wie, wat en wanneer door de automatiseringsmiddelen heeft laten doen. Met die gegevens zouden afwijkende handelingen gesignaleerd kunnen worden. Een groot nadeel is echter dat de omvang van zo'n gegevensverzameling groeit met het aantal handelingen. Het bekijken van dergelijke doorschrijfgegevens blijft in de praktijk daarom dikwijls achterwege. En ik vind het helemaal niet nodig om aparte voorzieningen te treffen. Dezelfde gegevens als voor eventueel doorschrijven nodig zijn hebben (meestal) hun betekenis voor een proces in het algemeen. Ik zie voor doorschrijven derhalve geen aparte rol, overeenkomstig mijn opvattingen over controleerbaarheid en daarvoor benodigde gegevens die ik eerder in dit hoofdstuk vermeld heb. Afgeleide gegevens uit dezelfde bron hebben geen principieel toegevoegde waarde. En duplicatie van gegevens heeft door de snelheid van automatiseringsmidelen steeds minder praktisch nut.
Met zoiets als de module voor het procedureboek ontstaan mogelijkheden voor verschuiving van preventie naar signalering. Dat is ogenschijnlijk. Want vroege signalering is de beste preventieve maatregel. Vanwege het ontbrekende zicht op transacties-in-behandeling wordt in de praktische toepassing van de traditionele kameraalstijl de registratie van een definitieve transactie soms geblokkeerd. Dat gebeurt dan wanneer blijkt dat voor die transactie eigenlijk niet meer voldoende (financiële) ruimte aanwezig was. Dat is onzin wanneer die transactie reeds definitief gerealiseerd is. Het blokkeren van de aantekening erover doet haar immers niet ongedaan. Het is daarentegen zelfs gevaarlijk de aantekening te blokkeren (of te verschrijven, zoals ook veel voorkomt). Daardoor vertroebelt het zicht op een proces. Dat kan weer leiden tot verkeerde beslissingen voor het verdere verloop ervan. Feiten, en vooral ook financiële feiten, moeten worden geaccepteerd en daarom altijd zo spoedig mogelijk aangetekend zijn. Dit uitgangspunt zou vanzelfsprekend moeten zijn, ongeacht welke boekhoudkundige methode toegepast wordt. Volgens relationeel boekhouden zijn faseboeken onafhankelijke registers waardoor registratie van definitieve transacties zinvolle functiescheiding kan weerspiegelen. Definitieve transacties moeten zonder meer aangetekend zijn. Dat kan eenvoudig uitgevoerd worden. Tijdens consolidatie van een transactie op rekeningen in een bepaald faseboek behoeven volgens de relaties met rekeningen uit andere faseboeken geen beperkingen opgelegd te worden. Preventie is zinloos want op dat moment is het eenvoudig te laat om nog invloed op de transactie uit te oefenen. Die is definitief. Via dergelijke relaties tussen rekeningen uit verschillende faseboeken kunnen vervolgens wel nauwkeurige rapportages omtrent het verloop van een proces verschaft worden. Dan wordt een eventuele overschrijding stellig gesignaleerd en kunnen realistische maatregelen voor het verdere verloop van het proces overwogen worden.
Wanneer modulen voor faseboek en procedureboek gezamenlijk operationeel zijn is signalering in een vroeger stadium mogelijk. De gegevens over een transactie-in-behandeling kunnen vergeleken worden met gegevens over andere transacties, definitief en/of in-behandeling. Zo'n vergelijking blijft allereerst waarschijnlijk beperkt tot een aparte zaak. Het bereik ervan kan naar behoefte uitgebreid worden. Hiervoor verwijs ik naar het hoofdstuk over transactielimiet. Signalering in een vroeg stadium biedt dus mogelijkheden voor reële invloed op transacties. Met andere woorden, tijdens een procedure is zogenaamde bewaking wel realistisch. Dan kan er dikwijls nog wat aan de zaak gedaan worden. Zoals ik elders als voorbeeld gaf kunnen betalingen naar omstandigheden vertraagd of juist versneld worden. Voorts kan de noodzaak tot overheveling van een bedrag van het ene naar een ander budget blijken. Enzovoort.
Tot besluit van dit hoofdstuk leg ik nogmaals de nadruk op beheersing als algemene noemer. Controleerbaarheid moet daarmee als een aspect verweven zijn. En op zijn beurt is beheer als aspect verweven in een organisatie met haar processen in ruimste betekenis. Anders blijven er gescheiden maatregelen en voorzieningen, met alle nadelige gevolgen voor de verhouding tussen variëteiten van dien. Een goede beheersing omvat op natuurlijke wijze controleerbaarheid. Dikwijls is het echter noodzakelijk toch apart aandacht aan risico's te besteden. Ik onderstreep het belang daarvan waarbij ik de volgende benadering redelijk vind. Preventie is belangrijk maar in een aantal gevallen domweg onrealistisch. Betrouwbare signalering van ongelukken en/of moedwillige inbreuk verdient in dergelijke gevallen verre de voorkeur. Daarbij komt nog dat maatregelen gericht op signalering dikwijls veel goedkoper zijn dan preventieve maatregelen, ook wanneer de kosten en inspanningen van correctie worden meegerekend. Voorkomen is in theorie stellig beter dan genezen. Wanneer een ziekte echter onvermijdelijk is moet er zo snel mogelijk een juiste diagnose zijn zodat effectieve bestrijding mogelijk is. Dat is dan eigenlijk preventie van escalatie.
In het algemeen moet een evenwichtige verhouding tussen de variëteiten van situatie en daarvoor verlangde beheersing voorop staan. Helaas wordt vaak in precies de verkeerde richting gezocht. Het gedrag van sommige mensen lijkt een kompas dat zeer nauwkeurig is maar consequent 180 graden verkeerd aanwijst. Hun vermeende oplossingen maken problemen slechts groter. Maar de aanbeveling om het eens in tegenovergestelde richting te proberen kan op forse weerstand rekenen. Toch is het niet eens zo'n slecht idee om het volgende te proberen als goede raad ontbreekt. Zoek een slechte specialist en doe precies het omgekeerde van wat hij adviseert. Zo blijkt goede raad allesbehalve schaars.34
noten
1. Wie ik als (register)accountant aanduid heet in de engelse taal een auditor.
2. Ik ben zeker niet de eerste die op gevaarlijke specialisatie
wijst. Zo levert I. Illich in zijn opstel 'Disabling Professions' (uit de
gelijknamige bundel met tevens bijdragen van andere auteurs, Marion Boyars,
herdruk, 1987) scherpe kritiek (p. 16): "[Professions] claim special,
incommunicable authority to determine not just the way things are to be made,
but also the reason why their services are mandatory." Die dreiging
bestaat voor informatievoorziening zodra mensen zich als registerinformatici
o.i.d. verenigen. Daar doe ik niet aan mee. In noot 17 in hoofdstuk 10 heb ik
de leer van het gewekte vertrouwen aangevallen waarvan nederlandse
registeraccountants zich bedienen. Zo'n idee past niet meer; het hoort bij wat
Illich yesterday's liberal professions noemt. Dat was de beroepstijd van mijn
vader.
In één zin en voorbeeld vat Illich zijn kritiek voor de moderne tijd prachtig
samen (p. 19): "Morticians form a profession when they acquire the muscle
to have the police stop your burial if you are not embalmed and boxed by
them." Zijn waarschuwing aan ieder mens is duidelijk (p. 20): "The
public acceptance of domineering professions is essentially a political event.
Each new establishment of professional legitimacy means that the political
tasks of law-making, judicial review and executive power lose some of their
proper character and independence." Illich is overigens optimistisch in
dat essay dat oorspronkelijk in 1977 gepubliceerd werd. Toen meende hij
verspreiding van een post-professional ethos waar te nemen. Daarover ben ik nu
niet optimistisch. Over het algemeen voel ik een toenemende gelatenheid van
mensen in hun relaties tot specialisten. Zo willen wij misschien allemaal
specialisten zijn. Allemaal, in een maatschappij die uiteindelijk slechts door
kenmerkend autisme haar naam verdiend.
Jammer. Mijn aanval werkt dus niets uit. Maar ik zoek waarde in een poging.
3. Het is te grof een mens altijd en geheel als specialist te zien. Redelijker is het om over specialistisch gedrag te spreken. Dan blijkt dat ieder mens weleens of dikwijls zulk gedrag vertoont. Ik natuurlijk ook. De vraag naar (eigen) uitleg kan dan helpen om de overgang van specialistisch naar zoiets als algemeen menselijk, maatschappelijk gedrag te maken.
4. Het klopt dus niet wat het voorgenomen Besluit Informatievoorziening in de Rijksdienst 1989 voorheeft. Dit besluit stelt contra-expertise verplicht voor risicovolle projecten voor realisatie danwel wijziging van informatiesystemen. Een onafhankelijke instantie moet het onderzoek verrichten. Ik vermoed dat hier onafhankelijkheid bedoeld wordt ten opzichte van partijen die een projectvoorstel opgesteld hebben. Tot zover heb ik geen bezwaar. De toelichting op het voorgenomen besluit waarover ik beschikte vermeldt evenwel dat contra-expertise door collega-deskundigen geschiedt. Die zijn niet onafhankelijk.
5. Ikzelf roep stellig ook de verdenking op een specialist te zijn. Op welk gebied ik mij zo zou moeten noemen weet ik overigens niet. Naar mijn aard voel ik mij vooral generalist en intermediair. Als ontwerper van bijvoorbeeld relationeel boekhouden acht ik mijzelf tenminste geen specialist. Ontwerpen is het ontdekken van nieuwe combinaties uit bekende elementen. Dat heeft dus altijd een generalistische grondslag. En ik probeer achtergronden van mijn standpunten toe te lichten. Dat moet vooral voor de hoofdlijnen lukken. Anders zijn mijn opvattingen bij voorbaat gediskwalificeerd. Zo zijn ze enigszins controleerbaar en moet de opzet van dit boek ook begrepen worden. Maar misschien kan ik specialistisch gedrag niet vermijden. Leg ik de nadruk niet teveel op toepassing van automatiseringsmiddelen? Ik vind dat ik vooral het betrekkelijke belang van die hulpmiddelen beschrijf. Komt dat over? Lukt mij dat voor allerlei andere aspecten die ik rond organisatie, financieel beheer en dergelijke presenteer?
6. Die buitenstaander is op een ànder gebied wellicht specialist. Daarmee moet de intermediair zonodig tegelijk rekenen als dàt specialisme verwevenheid óók bedreigt. Overigens is een intermediair geen supermens. Die bestaat niet. Verwevenheid is niet absoluut haalbaar. Maar wat méér ervan doet altijd goed.
7. In Weerlicht in het Apparaat (Information Dynamics, 1989) hebben J.C.W. Hendriks en ik eveneens enkele passages over de relatie tussen opdrachtgever en specialisten geschreven. Zie onder andere de pagina's 116 en 117. De intermediaire rol is daar aangeduid als semantische begeleiding. Dat klinkt wellicht iets minder grijpbaar maar dekt de lading die ik hier wèl met contra-expertise bedoel.
8. Zie het slot van noot 17 in hoofdstuk 10.
9. Dit boek staat vol met gegevens. Ik hoop dat zij toereikend
zijn voor een adequaat oordeel over mijn opvattingen over financieel beheer en
enige verwante onderwerpen. Wat is zo'n oordeel? Dat zie ik als een ervaring
die in zich heeft dat zij voldoende overeenstemt met die waarnaar de ervaren
gegevens verwijzen.
Ik houd volledige overeenstemming voor onmogelijk. Dit vind ik trouwens óók
voor mijn eigen herinneringen gelden. Het is zelfs geheel omgekeerd. Dergelijke
overeenstemming is een illusie die ontstaat doordat een mens tekens als
verschijnselen ervaart. Maar het is de illusie waarmee een redelijk mens leeft.
Of is het: waarmee een mens redelijk leeft? Uitgaand van fenomenologische rede,
en die tegelijk constituerend zijn er verschijnselen die door gegevens, door
tekens aangewezen worden. En die gegevens zijn natuurlijk eveneens verschijnselen.
Hun betekenis is verschijnen-in-ervaring. Als betekenis een gerichte ervaring
van overeenstemming oproept veronderstel ik controleerbaarheid. Duidelijk is
meteen het subjectieve karakter van controleerbaarheid. Een mens moet het
vermogen kennen die betekenis aan zo'n verschijnend teken/gegeven te verlenen.
Eveneens duidelijk is dat gegevens voor controleerbaarheid nooit volledig
kunnen zijn. Overeenstemming van verschillende ervaringen sluit ik immers per
definitie uit. Daarom heb ik het (hoopvol) over toereikend. Ik kan niet
uitputtend gegevens leveren waarmee mijn eerdere ervaringen gegarandeerd
opnieuw, èn door een ander, beleefd worden. Zo problematisch is
controleerbaarheid. Want het begrip gegeven of teken stelt vragen.
Van zo'n noot als deze heb ik weer geen helder idee of ik iets zinnigs gezegd
heb. Ik voel dat ik sommige verschijnselen terecht problematiseer. Ik ben tégen
ònzin.
Over de onzin van mijn onderwerpen van kritiek twijfel ik niet maar vaak wèl
over de zin van wat ik als constructie daartegenin breng. Ik denk inmiddels dat
ideeën voor een genuanceerde benadering van controleerbaarheid vruchtbaar van
filosofie van geschiedkunde geplukt kunnen worden. Dat moet ik eens
onderzoeken. Het engelse woord re-enactment spreekt mij aan. Vooral door wat
het aan òndeelbaars oproept.
10. Eenvoudiger gezegd dan in noot 9 hierboven veronderstelt deze
controleerbaarheid een wereld van verschijnselen. Bij wijze van representatie
daarvan kunnen gegevens gevormd worden. Met zijn betekenis gaat een gegeven dus
óver een verschijnsel; het is een afbeelding, een weerspiegeling ervan.
Dit paradigma van teken als eenduidige afbeelding is onhoudbaar. Ik concludeer
dit uit mijn brouwsel van fenomenologie. Voorzien van intersubjectief
voorbehoud acht ik bedoeld paradigma echter redelijk werkbaar. Mijn voorbehoud
is dus dat objectieve, i.e. gedeelde, betekenis van objectief als
gegevensdragers herkenbare verschijnselen niet vóórondersteld mag zijn.
11. Met het woord reconstructie probeer ik controleerbaarheid nòg eenvoudiger voor te stellen. Ik bedoel die ervaren overeenstemming. Zie noot 9 hierboven. Over reconstructie heb ik in de noten 10 en 15 in hoofdstuk 22 eveneens aparte opmerkingen gemaakt.
12. Hiermee bedoel ik natuurlijk geen absolute volledigheid. Die bestaat niet. Er moet een norm voor invulling van gegevens zijn. Voor een boekhouding is die norm vooral door de opzet van de boekingsregel bepaald. Verder zijn er de toegestane waarden van de (soorten) gegevens in een boekingsregel.
13. Noot 13. Toevallig? De laatste stappen in procedures bieden een natuurlijke positie voor tobbers. Het zou mij niets verbazen als medewerkers naar hun karakter inderdaad herkenbaar naar stappen verwijderd van de uitkomst ingedeeld kunnen worden.
14. Bevestiging is wederom wat minder ambitieus dan reconstructie.
15. En nog verder terug bij (het ontwerp voor) de automatiseringsmiddelen voor de boekhouding van een grote, multinationale onderneming waar ik daarvóór kort werkte.
16. In Matters of Fact (Routledge & Kegan Paul, 1979) analyseert S. Raffel het verband tussen werkelijkheid en aantekeningen. Interessant is dat hij wat gangbare opvattingen omkeert. Zo staat op pagina 28: "Perhaps organizations require employees to produce observations [and records] in order to motivate [them] to be present at events they would otherwise avoid." Aldus zijn aantekeningen nog duidelijker een middel met aanwijsbare redenen. "Thus, the very idea of seeing the world as divisible into events, the very notion of 'events', is made necessary by the grounds of the activity of recording."(p. 50) Inderdaad moeten gebeurtenissen dan in hier en nu gevestigd zijn, zoals Raffel op pagina 54 schrijft: "The view of the world which is characteristic of the observer, i.e. the view that only the present can be known, becomes possible when witnessably extractable things are pictured as being transient and having spatial limitations." Het geloof, want dat is het eigenlijk, dat een aantekening geheel door een gebeurtenis en niet door de waarnemer bepaald is moet dan het geloof voeden dat het gebruik ervan evenzo onpersoonlijk, objectief gebeurt. "In a way, all bureaucracy can be seen as an attempt to create a method for the reduction of contingency, imperfection and error, an attempt which is re-presented in the bureaucrat-as-user's effort to reduce his participation in the reading of the record."(p. 78) Aan het geloof van neutrale aantekeningen blijft de bureaucraat als gebruiker toch twijfelen. "The concern with reliability is, then, nothing but a user's way of expressing the essential suspicion of participation in the event [by the observer]."(p. 88) Daarom stelt Raffel (p. 91) "that although administrators and clerks do not directly assess the truth of records (since that is impossible), they devote considerable administrative energy to the reliability of record-keepers." Op pagina 103 staat de volgende stap naar het gezichtspunt van de bureaucraat als uitgangspunt: "An adequate record becomes not one which actually mirrors the event (since knowledge of the accuracy of the record is not available to those who are absent) but one which shows itself to be adequate by appearing to be adequate to any bureaucrat who looks at it." En hier moet naar de maat voor volledigheid gezocht worden. Die beperkt zich tot de aantekening zèlf, en laat de relatie met de gebeurtenis los. Kennelijk geldt voor zulke aantekeningen een norm (p. 106): "Incompleteness (a missing signature [etcetera]) can be easily spotted [....] The complete record is the observer-bureaucrat's version of the true record in that, as far as he can determine by looking, it shows itself to be true."
17. Voorts is er uiteraard (altijd) het probleem van onzekerheid over enerzijds gegevens die een bepaalde medewerker aanwijzen en anderzijds wie de handeling in kwestie wèrkelijk verricht heeft. Dit heeft met toegang, of juist niet, tot hulpmiddelen te maken. In principe is dit evenmin een nieuw probleem. Eventuele concrete beveiligingsmaatregelen moeten echter op de aard van hulpmiddelen toegesneden zijn. Over het algemeen geldt dat maatregelen explicieter moeten zijn naarmate een mens zijn herkenningstekens indirecter voortbrengt.
18. Wie mij op dat spoor zette was S. Beer met zijn boek Platform for Change (John Wiley & Sons, 1975). Hij
verwijst daarin naar de wet van de passende variëteit (mijn vertaling van: the
law of requisite variety) van W.R. Ashby. Over die wet en organisatorisch
beheer zegt Beer (p. 110): "As to management, the application is clear:
the managerial system, taken as a whole, must be capable of generating as much
control variety as the situation is capable of proliferating uncontrolled
variety."
Bedoeld onderzoek geschiedde als voltooing van mijn studie. Resultaten heb ik
vastgelegd in een deel van mijn afstudeerverslag (april 1978) voor de Technische
Hogeschool te Delft, hoogleraar B.K. Brussaard. Dat gedeelte is getiteld: de
variëteitenbenadering in het algemeen.
19. Ashby heeft zijn wet opgenomen in An Introduction to Cybernetics (Methuen, 1964) en vat haar aldus samen (p. 207): "[O]nly variety can destroy variety."
20. Instrumenten zijn niet alleen een stuur, een rem, een gaspedaal. Modellen, begrippen e.d. zijn eveneens instrumenten. Dit verklaart sociale werkelijkheid waarvan een mens inclusief zijn ideeën daarover deel uitmaakt. Maar waarom nog sociale als toevoeging? Hermeneutiek biedt een algemeen model voor interpretatie. En zo vind ik de essentie van hermeneutiek duidelijk. Voor dit laatste zie ook het slot van noot 16 in hoofdstuk 30.
21. Op zijn beurt, en hier natuurlijk paradoxaal, reduceert vergeten-als-mechanisme situationele variëteit. Een mens moet vergeten, maar ook weer niet teveel. Anders komt zijn beheersvariëteit in gevaar.
22. Die variëteiten zijn natuurlijk weer verschijnselen. Ze staan een model toe waarmee ik de veronderstelde werkelijkheid probeer te begrijpen. Wat zou èchte variëteit in één-heid trouwens kunnen zijn?
23. J.D. Rothwell beschouwt in Telling It Like It Isn't (Prentice-Hall, 1982) eufemismen als taalkundige pijnstillers (p. 81): "Using euphemisms becomes a dangerous and undesirable linguistic cover-up when it blinds us to an unpleasant reality without broadening our percention to a new "truth", a new vision. In other words, a euphemism that simply lies to us by keeping us far removed from the territory as possible is an example of language misuse and malpractice."
24. Onze cultuur rust (nog) grotendeels op een conceptuele hiërarchie van beheersinstrument bóven te beheersen situatie. Die connotatie van beheersing ontneemt het zicht op verwevenheid, evenwicht, laterale beïnvloeding enzovoort. Maar zie vissen en hoe die in een school koersen. Zwemt daar een vis voorop met een fluitje in z'n bek? En zo ja, is er niet méér dan (het aspect van) hiërarchie?
25. Nogmaals, dat is reductie vanuit het gezichtspunt van iemand die bevoegdheden overdraagt. De medewerker die ze ontvangt zal het zien als toename van beheersingsvariëteit voor zijn situatie.
26. En abstractie heeft veel van vergeten, te weten van details. Zie noot 21 hierboven.
27. En dergelijke hulpmiddelen kunnen dezelfde ontwikkeling bevorderen in de mensen die ze gebruiken.
28. D. Hothersall (History of Psychology, Temple University Press, 1984, p. 169): "According to the Gestaltists our perceptions of the everyday world are [....] organized actively into coherent wholes."
29. Het problematische karakter van toevoegingen als betrouwbaar, juist en volledig laat ik hier verder voor wat het is. Een fundamentele kritiek geeft bijvoorbeeld eveneens S. Raffel in zijn Matters of Fact. Zie daarvoor noot 16 hierboven.
30. Geld speelt in onze samenleving een voorname rol. Die is waarschijnlijk begonnen om de variëteit van beheerinstrumenten te vergroten. Maar wat is nu per saldo het resultaat? Raakt een harmonieuzere verhouding juist niet verder verwijderd door de escalerende invloed van geld op de situationele variëteit? Ontpopt iedere leerling zich als een ongeremde tovenaar?
31. Een gesloten kringloop is voor relationeel boekhouden geen vooropgezette eis. Als een situatie dat eist kan sluiting door gerelateerde rekeningen weerspiegeld zijn. Wat betekent die sluiting trouwens als er allerlei dimensies zijn? Is dat nog een realistische eis?
32. Bij het nazien van enige literatuur ontdekte ik dat ook de aanduiding fase in verband met een (financiële) kringloop niet nieuw is. In zijn boek Leer van de Administratieve Organisatie (Samsom, deel 1, tweede druk, 1963) gebruikt bijvoorbeeld R.W. Starreveld die term. Hij schrijft over fasen van het waardenomloopproces. Zijn conclusies zijn echter anders dan de mijne. Ik citeer enkele passages uit zijn boek (pp. 38/40) omdat daaruit blijkt welke weg Starreveld als afgesloten zag: "In dit proces van wijziging en ontwikkeling [van categorieën subjecten en objecten] kunnen verschillende fasen worden onderscheiden waaromtrent afzonderlijke informatie gewenst is. [....] Dit onderscheiden naar fasen van de doorstromings- en afwikkelingsprocessen kan in beginsel zeer wel in de systematiek van de boekhouding in engere zin worden ondergebracht. Voor de te onderscheiden fasen dienen daartoe afzonderlijke rekeningen te worden ingericht. Bij iedere overgang naar een volgende fase moet dan een overboeking naar de desbetreffende rekening worden gemaakt. [....] In de praktijk zal men [.....] slechts zelden de informatie m.b.t. alle te onderscheiden fasen in het gesloten stelsel van de boekhouding opnemen, doch in het algemeen aan een extra-comptabele verwerking de voorkeur geven." Inderdaad is de weg niet begaanbaar langs afzonderlijke rekeningen en overboekingen bij de overgang naar een volgende fase. Dat had ik doorgekregen tijdens mijn eerste, geschetse ontwerpmodel. Daarin zag ik reden dat de boekhouding van het ministerie onoverzichtelijk en vrijwel onbeheersbaar geworden was. Mijn opening bestaat uit het vermijden, zelfs verbieden van dergelijke overboekingen. De gewenste rapportages zijn gewaarborgd met relaties tussen de rekeningen voor "de te onderscheiden fasen". Het is begrijpelijk dat die opening door specialisten op het gebied van dubbel boekhouden over het hoofd gezien werd. Voor hen vormt overboeking een kernpunt, niet in de laatste plaats met het oog op controlemaatregelen. Starreveld heeft het over het kringloopverband en (p. 133) "de samenhang van de controlemaatregelen m.b.t. opeenvolgende fasen van de waardenkringloop". Voor mij vormen relaties tussen rekeningen echter het wezenlijke kenmerk. Daarop is relationeel boekhouden gebaseerd. De bedoeling van overboekingen bij dubbel boekhouden heb ik in relaties ondergebracht. Dat lijkt misschien niet zo opzienbarend in een financieel stelsel met slechts één dimensie. De voordelen nemen echter snel toe naarmate er meer (financiële) dimensies gewenst en/of nodig zijn.
33. Zie ook noot 17 hierboven.
34. Maar hoe reflexief is deze raad?
1991, webeditie 2003 © Pieter Wisse