30. Aantekeningen

Pieter Wisse

Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.

 

 

 

Voor toepassing van relationeel boekhouden veronderstel ik beschikbaarheid van pasklare automatiseringsmiddelen: een pakket. Dit veranderkundige uitgangspunt is door gebrek aan standaardisatie dikwijls nog niet zo realistisch. Maar de trend is onmiskenbaar. Daarom verweef ik dat al in een veranderingsproces als geheel. Daardoor krijgen meestal onderbelichte aspecten aandacht. Ook al moet voor àndere apparatuur opnieuw programmatuur ontwikkeld worden. Ook al vereist relationeel boekhouden als methode zelfs verdere conceptuele ontwikkeling. En ook al bestaat naar specifieke omstandigheden behoefte aan aanvullende modulen. Enzovoort.

 

 

Convergentie

Wanneer een pakket vergaand variabel is, zoals ik beslist propageer, gebeurt met die lege modulen nog niets. Zonder instelling met concrete, relevante parameters is hun gedrag immers onvoldoende bepaald. En naarmate de benadering variabeler is neemt een parameterschema in belang toe. De variabiliteit die ik bepleit veronderstelt nogal wat parameters. Ik ga voor een boekhouding verder dan bijvoorbeeld alleen een rekeningschema. En adequaat financieel beheer behoeft meer dan een boekhouding. Daarom presenteer ik, in samenhang met relationeel boekhouden, een model voor zoiets als procedurele behandeling. Behalve faseboek als module voor financiële gegevens over definitieve transacties kan een module procedureboek als verzameling van voortgangsgegevens toegepast worden. Zo kunnen talloze modulen samenhang verkrijgen.1 In meerdere of mindere mate zijn daarvoor allemaal parameters nodig.

Vergaande variabiliteit houdt in dat zo'n pakket in uiteenlopende omstandigheden toepasbaar is.2 Althans, mits de variabelen passen. Maar welke modulen van automatiseringsmiddelen zijn werkelijk nuttig? Wellicht is gebruik van het procedureboek voor sommige procedures, of voor allemaal, wel veel te omslachtig. En wegen informatiebehoeften omtrent transacties-in-behandeling niet zo zwaar. Dergelijke vragen hebben voor zinnige antwoorden verkenning van de aangeboden mogelijkheden nodig. Dat leidt tot een algemeen parameterschema, ongeacht of onderdelen ervan voor instelling van gedrag van automatiseringsmiddelen benut worden of niet.

Flexibiliteit is onmisbaar waar omstandigheden kunnen veranderen.3 En waar is dat niet? Gedrag moet zich aan omstandigheden aanpassen. Omgekeerd en verder gaat dat een mens met zijn middelen zonodig àndere veranderingen moet kunnen bevorderen. Dat anticiperen vergt natuurlijk dezelfde soort flexibiliteit maar in hogere mate dan voor louter aanpassen nodig is. Ieder mens moet zich daarbij overigens grenzen stellen. Zijn middelen moeten diezelfde grenzen weerspiegelen.4

Rond financieel beheer moeten zich inderdaad veel veranderingen gaan voltrekken. Voor rijksinstellingen geldt in ieder geval dat nauwere verwevenheid van het financiële met andere aspecten moet ontstaan. Ik kan dat slechts in deze algemene bewoordingen aangeven. Hoe dat concreet verloopt zal voornamelijk door de specifieke omstandigheden waarin een organisatie verkeert bepaald worden. Flexibele mensen zijn dan overal vitaal. Flexibele middelen zijn hun bouwstenen; zij mogen grenzen tenminste niet afsluiten.

Het grootste voordeel van vergaande variabiliteit begint misschien in het vlak van de theorie. Daarop heb ik eerder gezinspeeld. Het is dus belangrijk dat ook automatiseringsmiddelen flexibel zijn. Maar die zijn ergens vanafgeleid. Dat is van een model, van een theorie. Vermogen tot aanpassen/anticiperen begint met de abstractiegraad dáárvan. Ik benadruk dit voordeel hier extra. Daarvoor beschouw ik variabiliteit en abstractie als hetzelfde. Die kan ertoe leiden dat verschijnselen die eerder als verschillend van elkaar gezien werden dezelfde noemer krijgen. Dit heb ik reeds als stelling verkondigd. En zo is theorie óók altijd praktijk.

De kameraalstijl en de commerciële boekhouding vertegenwoordigen twee verschillende theorieën. Dankzij een wat abstractere zienswijze kunnen die als aparte modellen, theorieën voor praktisch gebruik vervallen. Relationeel boekhouden verenigt ze. Daaruit volgt ondermeer dat dezelfde automatiseringsmiddelen toegepast kunnen worden. Tenminste, wanneer die van de bindende theorie afgeleid zijn. Het verschil in omstandigheden tussen overheidsinstellingen en ondernemingen, voorzover dat werkelijk bestaat, komt dan zonodig niet meer in de gekozen theorie met bijhorende middelen tot uitdrukking. Relationeel boekhouden verschaft een gestandaardiseerde theorie. En die maakt op haar beurt ondermeer gestandaardiseerde middelen mogelijk. Zo ontstaat een aanwijsbare methode.

Tussen organisaties bestaan echter wel degelijk verschillen. Wat een pakket automatiseringsmiddelen betreft komen die zonodig uitsluitend in eventueel verschil tussen respectievelijke parameterschema's naar voren. De lege modulen blijven ongewijzigd. Vele aangedragen verschillen acht ik overigens slechts vermeend. Bij consequente toepassing van een algemenere theorie zoals van relationeel boekhouden zal dat blijken. Vervolgens zal ervaring, indien het zover komt, leren dat de parameterschema's van verschillende organisaties vele overeenkomsten kunnen verkrijgen. Ook in het vlak van financieel beheer is daarmee convergentie van overheidsinstellingen en ondernemingen aantoonbaar.5

De automatiseringsmiddelen die ik veronderstel zijn dus als modulen van een pakket beschikbaar. En die zijn door een variabele benadering vrij algemeen toepasbaar. Het noodzakelijke, respectievelijk gewenste gedrag van de modulen is overeenkomstig hun variabiliteit ingesteld door een relevant (gedeelte van een) parameterschema. Voor dat instellen, i.e. de keuze van parameters, is een proefgewijze aanpak nodig. Het is in een complexe situatie ondenkbaar om zonder oefeningen direct een goed bruikbaar parameterschema op te stellen. Het geleiden van veranderingen volgens die illusie kan slechts tot mislukking leiden. Dat blijkt overigens uit resultaten van vele automatiseringsprojecten waarin een veel minder variabele benadering is gevolgd. Een parameterschema is dan impliciet maar evenzogoed aanwezig. Volgens vastgeklonken specificaties worden onflexibele automatiseringsmiddelen gebouwd. Dikwijls kennen dergelijke projecten onvoldoende ruimte voor experimenten. Tijdens operationeel gebruik van de middelen blijkt pas welke foutieve veronderstellingen deel uitmaken van de specificaties. De reeds geleverde inspanningen zijn vaak echter reeds zo groot dat de enig juiste beslissing niet erkend wordt. Voor afstel is het evenwel nooit te laat. Maar afstel wordt meestal uitgesteld totdat onwerkbaarheid van de ontwikkelde middelen domweg niet meer ontkend kan worden. Externe betrokkenen moeten de mislukking vaak aanwijzen.

Mits de juiste variabiliteit geschapen is kunnen dergelijke risico's vermeden worden. Mijn criterium voor kwaliteit van middelen is daarom vooral dat zij ook proefgewijze toepassing toestaan. Want zonder een succesvolle proef komen medewerkers aan succesvol operationeel gebruik ervan meestal niet eens toe. Ik vind ook dat proef èn operationeel gebruik met dezelfde middelen moeten geschieden. En dat kan weer wanneer daarmee bij ontwerp en ontwikkeling ervan rekening gehouden is. Zoals gezegd kom ik later op de rol van een proef in het geheel van veranderingen terug. Voor de rest van dit hoofdstuk ga ik ervanuit dat een proef genomen is. De betrokkenheid van eigen medewerkers heeft dan geleid tot een aanvaardbaar parameterschema voor de operationeel te gebruiken modulen.

 

 

Rapportages

Ik herinner nogeens eraan welke bijdragen aan (financiële) informatievoorziening vooral van automatiseringsmiddelen verwacht mogen worden. Dat zijn rapportages. Die zijn uiteindelijk voor menselijke consumptie bedoeld.6 Mensen in organisatorisch verband noem ik steeds medewerkers. Zij verrichten handelingen in het kader van processen. Daarvoor hebben zij naast eventuele andere middelen ook informatie nodig. Als zodanig beschouw ik informatie en rapportage als synoniem. De beoordeling van een rapportage beïnvloedt verdere handelingen. Ik ga er hier trouwens aan voorbij dat automatiseringsmiddelen bepaalde werkzaamheden inclusief beslissingen ogenschijnlijk zonder tussenkomst van aanwezige medewerkers verrichten. Want uiteindelijk geschiedt beoordeling altijd door mensen. De resultaten van een automaat komen immers minder autonoom tot stand dan veelal aangenomen wordt. Het gedrag van de automaat is ook door mensen bepaald, bijvoorbeeld via geprogrammeerde instructies en parameterschema. Het is wel zo, vind ik, dat eigen medewerkers minder aansprakelijk voor het gedrag van automaten zijn naarmate zij in òn-vrijheid minder invloed op het (instellen van het) gedrag ervan kunnen uitoefenen. Hoe danook, medewerkers hebben voor hun eigen gedrag vroeg of laat behoefte aan rapportages. Dit is een algemene stelling. Het gaat mij hier in het bijzonder om financieel beheer. Dat vereist financiële rapportages. Daaronder versta ik informatie die financiële en verwante aspecten van processen weerspiegelt.7

Toepassing van automatiseringsmiddelen betekent dat de benodigde gegevens opgeslagen en toegankelijk moeten zijn. Anders kunnen die gegevens niet door een computerprogramma tot een specifieke rapportage bewerkt worden. Gegevens verschijnen echter niet als bij toverslag in het geheugen van een computer. Een geautomatiseerde gegevensverzameling moet gevuld worden. Op welke manier dat gebeurt doet er hier niet toe. Dat kan vanuit een àndere gegevensverzameling die (reeds) in een computergeheugen opgeslagen is. Registratie van gegevens kan ook (nog) handmatig geschieden. Dit geldt doorgaans tenminste voor de allereerste opslag waarna zo'n gegeven eventueel, en al dan niet in bewerkte vorm, aan andere geautomatiseerde verzamelingen doorgegeven kan worden. Maar met geautomatiseerde meetinstrumenten geschiedt initiële registratie ook al zonder menselijke inspanningen.

Een groep van één of meer gegevens die met bedoelde samenhang in een verzameling geregistreerd is noem ik een aantekening. En een groep gegevens die vervolgens aan verzamelingen ontleend is heet dus een rapportage. Ik ga verder met aantekeningen. Wat moet voor adequaat financieel beheer zoal geregistreerd worden? Of, uit welke gegevens bestaan de nodige aantekeningen?

 

 

Gegevens

De gegevens in aantekeningen behoeven met toepassing van relationeel boekhouden niet ingrijpend te veranderen. Dat komt vooral omdat een boekhouding uiteraard niets nieuws is. Een gezonde traditie moet voortgezet worden. Voorts zijn reeds wat andere accenten met parameters uitgewerkt. Zie het vorige hoofdstuk. Bijgevolg blijven aantekeningen met financiële gegevens over definitieve transacties vrijwel ongewijzigd. Daar kunnen andere aantekeningen in andere verzamelingen bijkomen danwel er nauwer mee in verband gebracht worden.8 Voor concreet inzicht in mogelijkheden van (financiële) informatievoorziening acht ik het toch nuttig om diverse soorten aantekeningen nader te beschrijven. Ik hanteer daarbij wel wat beperkingen. Verwevenheid kan vèr voeren. Ik beperk mij hier tot voortgang van een proces en definitieve transacties daarin. Want over zoveel (andere) gebeurtenissen kunnen aantekeningen gemaakt worden. Daarvoor moeten steeds gepaste voorzieningen getroffen zijn. Mits mechanismen verzekerd zijn kunnen daarin aangetekende gegevens altijd in verband gebracht worden met gegevens in procedure- en faseboeken.

Een rapportage (met financiële gegevens) over uitsluitend definitieve transacties kan weleens (of zelfs héél vaak) onvoldoende inzicht in voortgang van één of meer processen verschaffen. Door alleen definitieve transacties in rapportages te betrekken kan het zicht gevaarlijk beperkt zijn. Naarmate doorlooptijd van procedures toeneemt worden risico's groter. Zonder kijk op óók àndere transacties-in-behandeling kunnen noodzakelijke inlichtingen voor een adequate beslissing omtrent de voortgang van een specifieke procedure ontbreken. Het gevaar bestaat dat die procedure voortgezet wordt terwijl blokkering beter geweest was. Dat kan wanneer andere transacties dichter bij hun definitieve realisatie verkeren en dus een eventueel nog aanwezig uitputtingsverschil waarschijnlijk eerder verbruiken. Maar het omgekeerde is ook denkbaar. Een medewerker kan tè voorzichtig zijn. Dan onderbreekt hij de procedure terwijl daarvoor op grond van andere transacties-in-behandeling helemaal geen reden bestaat. Een vergelijking tussen definitieve transacties laat bijvoorbeeld nog voldoende ruimte voor realisatie van onderhavige transactie-in-behandeling zien. Maar er is onzekerheid over het bedrag aan transacties die verder nog in behandeling zijn. Dan kan voortgang opgehouden worden totdat de procedures voor andere transacties voltooid zijn. Dat kan echter tot een padstelling leiden indien dezelfde gedragslijn voor àlle transacties-in-behandeling gevolgd wordt. Dergelijke interferentie veroorzaakt onnodige vertraging. En afhankelijk van het begrotingsstelsel waaraan de organisatie onderhevig is kan aan het einde van een delegatieperiode zelfs het onverbruikte gedeelte van een taakstellend bedrag vervallen. Dat is bij sommige processen stellig ongewenst. De taakstelling was bedoeld om gehaald te worden. Politieke besluitvorming was bereikt om voor dat bedrag maatschappelijke voorzieningen te verwezenlijken. Niet (veel) meer, maar ook niet (veel) minder.

Dit komt er allemaal op neer dat meestal ook gegevens over transacties-in-behandeling nodig zijn voor financieel beheer. Zij moeten in rapportages kunnen verschijnen. En dat houdt eerdere aantekeningen over voortgang en inhoud van procedures in. Ik ga ervanuit dat zoiets als procedureboeken gebruikt worden. Die zijn voor aantekeningen over transacties-in-behandeling bestemd. Hun accent op voortgang toont nogeens verwevenheid van financieel beheer met organisatie/processen als geheel. Want procedures vormen een proces. Zo kan samenhang bevorderd worden tussen allerlei aspecten waarvoor in de loop der tijd vaak nevengeschikte in plaats van verweven posities gegroeid zijn. Een duidelijk voorbeeld vind ik het traditionele archief. Dat heb ik al vaker genoemd en ook verderop besteed ik er wederom uitgebreid aandacht aan. Verwevenheid is per definitie niet uitsluitend voor financieel beheer vereist. Dezelfde eisen gelden voor allerlei vergroeide werkzaamheden. Dankzij een algemene theorie kunnen die eventuele isolementen opgeheven en bijbehorende werkzaamheden tot hetzelfde overkoepelende proces gebundeld worden.

 

 

Transacties-in-behandeling

Waaruit bestaan aantekeningen over een transactie-in-behandeling? Mijn antwoord veronderstelt, zoals steeds, toepassing van een pakket automatiseringsmiddelen. Daarin zijn eerder genoemde modulen werkzaam. Ik neem tevens aan dat die modulen geactiveerd zijn met geschikte parameters. Voorts kunnen sommige gegevens automatisch gegenereerd alsmede automatisch tussen modulen als verzamelingen uitgewisseld worden. Daartoe heeft de toelichting vooral op routinematige procedures betrekking.9 Dat wil zeggen dat voortgang ervan en wat andere aspecten redelijk vergaand met parameters afgebeeld zijn. De inhoud van boekingsregels, bijvoorbeeld, kan daardoor vrijwel geheel automatisch samengesteld worden.

Ergens wordt een impuls herkend. Een (routinematige) procedure neemt een aanvang. Ik houd het kort. Wat als impuls in aanmerking komt interesseert mij hier niet. De start van een procedure is uitgangspunt. Die moet aangetekend worden. Dat gebeurt door de medewerker die met de eerste stap belast is. Hij moet de aangegeven acties doorlopen. In zijn simpelste opzet moet in het procedureboek bij iedere (verplichte) actie slechts de realisatie ervan aangegeven worden. Nadat deze medewerker alle acties verricht heeft, althans heeft aangegeven dat zij verricht zijn, kan de eerste stap als geheel afgesloten worden. Als een actie tijdens die eerste stap kan ook aanvulling van boekingsregels benoemd zijn. Zoals ik hierboven vermeldde kunnen sommige gegevens daarin reeds op basis van parameters ingevuld worden. Het is afhankelijk van de variaties in de uitkomsten maar dikwijls is na keuze van het soort procedure slechts het transactiebedrag met rekenteken nog open. Alle overige gegevens in de (voorlopige) boekingsregels worden dan met elders reeds opgeslagen gegevens gevuld danwel daarvan afgeleid. Een andere actie heeft wellicht betrekking op toekenning van supplementen. Aan de hand van verwijzingen kunnen sommige daarvan eveneens automatisch ingevuld worden. Weer andere gegevens in een aantekening dragen een specifieker karakter. Neem een procedure voor overdracht van betaalmiddelen. De identificatie van een derde die moet betalen of zal ontvangen moet bekend zijn. Dat gegeven kan meestal aan (de identificatie van) een zaak ontleend worden. Maar dan moet die zaakidentificatie in de aantekening aanwezig zijn. Op dezelfde manier kunnen andere modulen via het procedureboek benaderd worden. Wat dat betreft zijn de door mij gekozen modulen slechts voorbeelden. Daaraan ligt een algemeen mechanisme ten grondslag om gegevens uit verwante verzamelingen met elkaar in verband te (kunnen) brengen. Wat ik tot dusver over de eerste stap gezegd heb geldt voor àlle stappen. Via acties kunnen bevoegde medewerkers aantekeningen ter opslag in gegevensverzamelingen kwijt.

Een procedureboek, eenvoudig van opzet in een computergeheugen, is eigenlijk hetzelfde als een papieren voortgangsregister dat in veel organisaties nog door aparte medewerkers van een archiefafdeling bijgehouden wordt. Dit aparte voortgangsregister kan daarom vervallen waar de module voor het procedureboek toepassing vindt. Zo verzorgt het procedureboek samenhang tussen bijvoorbeeld financieel beheer en post- en archiefzaken. Die weerspiegelen immers niets anders dan aspecten van dezelfde processen. Dat vergt integratie in plaats van isolement. Vaak overlappen financieel beheer en post- en archiefzaken elkaar echter nog aanzienlijk. Werk gebeurt onnodig dubbel. Dit kan vooral zaak als gedeeld begrip oplossen.

Zaak heeft als begrip bij het archief reeds een traditie. Door bij financieel beheer ook nadrukkelijk transacties-in-behandeling te betrekken wordt het belang van dit zaakbegrip ook ruimer. Omgekeerd moet de aparte afdeling voor het archief niet nodeloos aan eigen middelen voor registratuur en dossierbeheer vasthouden. Vooral voor routinematige procedures kunnen beter middelen ingezet worden die overlapping met andere aspecten erkennen. Dat laat voor die procedures inderdaad een verschuiving van het werk zien. Archiefmedewerkers behoeven geen zelfstandige registratie van documenten en hun voortgang tijdens behandeling te voeren. De fysieke documentenstroom behoeft bijgevolg evenmin tussen ieder tweetal stappen in een procedure via die afdeling te lopen. Van stap naar stap kunnen betrokken medewerkers elkaar direct documenten toezenden, al dan niet als onderdeel van een zaakdossier. Met rapportages kan inzicht verschaft worden tot welke stap een procedure in een bepaalde zaak gevorderd is. Daaruit volgt dan de plaats van het eventuele zaakdossier. In dit opzicht heeft het procedureboek evenveel waarde als aparte registratuur. De eigen hulpmiddelen van het archief gaan dus voor een gedeelte verloren. Nog een stap verder geredeneerd verliezen vele archiefmederwerkers hun aparte positie in een organisatie.

Bedreiging van het archief als instituut is hoogstwaarschijnlijk de oorzaak ervan dat gemeenschappelijk gebruik van zoiets als het procedureboek op extra weerstanden kan stuiten. Daarbij moet ik zeggen dat die module niet overal een oplossing voor biedt. Die is vooral bedoeld voor routinematige procedures. Voor bijzondere procedures resteert weinig voordeel omdat aantekeningen dan noodgedwongen toch uitgebreid zijn. Dan blijft overigens wel altijd het voordeel bestaan dat via procedureboeken (gegevens over) transacties-in-behandeling toegankelijk zijn. Het blijft uiteraard de vraag of gegevens erover door aparte medewerkers bijgehouden moeten worden.

Interessant genoeg worden bijzondere procedures door archiefmedewerkers benadrukt voor het behoud van eigen middelen en (dus?) positie. Alleen daarmee, i.e. met dergelijke hulpmiddelen, zou een compleet inzicht in stromen documenten en/of dossiers gewaarborgd zijn. Ik vind dit argument niet houdbaar.

In het vlak van financieel beheer bestaat een algemeen erkende waarderingsgrondslag. Dat is geld. Volgens die eenheid zijn processen onderling vergelijkbaar. Of de gevolgen ervan kunnen zinvol onder één noemer gebracht worden. Zo'n noemer ontbreekt voor het archief. Documenten uit verschillende processen gaan vaak over appels òf peren. Dat verschillende betekenissen van gegevens hun soort drager gemeenschappelijk hebben rechtvaardigt principieel geen apart aspect met eigen voorzieningen. Verwevenheid moet zwaarder wegen.10

Ik vind het geen bezwaar indien voor registratuur specifieke hulpmiddelen, i.e. een aparte module, overblijven. Daarmee behoeft echter geenszins volledigheid voor wat documenten- en dossierstromen nagestreefd te worden. Die middelen blijven dan beperkt tot bijzondere zaken en daarbij voorkomende documenten en dossiers.

Zogenaamde dislokatie van archieven bestaat reeds lang. Of beter, keert weer terug. Dislokatie wil zeggen dat een sub-archief zoveel mogelijk op behoeften van een specifieke groep medewerkers afgestemd is. En uiteraard bestaan er voor processen met vele transacties al langer (geautomatiseerde) hulpmiddelen die ik hier functionele administraties of bijzondere procesadministraties noem. Wanneer die verstandig opgezet zijn kennen die ook voorzieningen voor registratuur en dossierbeheer. Ik besteed aan registratuur en dossiervorming hier zoveel aandacht omdat zij vaak in isolement gebeuren. Dat werkt door. Nodeloze overlappingen, irrelevante dienstverlening bedreigen nogal direct kwaliteit van financieel beheer. En tegelijkertijd biedt registratuur een algemeen geldig voorbeeld, eveneens van toepassing op financieel beheer als aspect.

Alle relevante werkzaamheden moeten in veel organisaties nodig uit hun isolement gehaald worden. Voor optimale kwaliteit van processen is integratie, in de betekenis van herkenbare verwevenheid, onontbeerlijk.

Na deze uitstap vervolg ik een procedure en toelichting op aantekeningen. De procedurestappen met acties worden op een registratuur-achtige manier gevolgd en aangetekend. Het verschil met registratuur door aparte archiefmedewerkers is dat in een procedureboek gegevens over de gegevensdragers (grotendeels) kunnen vervallen. Aandacht kan op hun betekenis geconcentreerd blijven. Met een uitgewerkt parameterschema, indien mogelijk, zijn concrete aantekeningen grotendeels automatisch in te vullen. Dit mag echter niet het misverstand wekken dat gebruik van de geautomatiseerde module voor het procedureboek altijd minder werk betekent en/of sneller gaat dan een handmatig bijgehouden verzameling voortgangsgegevens. Zodra een (eenvoudige) actie eenmaal adequaat geïdentificeerd is verliest de medewerker het qua nauwkeurigheid en snelheid inderdaad van automatiseringsmiddelen. Tenminste, indien die hulpmiddelen goed zijn. Maar bij het gebruik ervan zijn vaak eerst vele handelingen nodig om te verzekeren dat middelen met de juiste actie verder gaan. Zonder hulpmiddelen bepaalt een mens, mits in zijn geheugen aangegeven, de juist actie meestal razendsnel. Dergelijke, veelal onbewuste, herkenningstekens moeten voor toepassing van automatiseringsmiddelen expliciet zijn. Het is overigens de vraag of de tekens in de verschillende situaties enigszins op elkaar lijken. Ik laat zulke vraagstukken op het gebied van cognitieve psychologie buiten beschouwing. In elk geval moet identificatie van een actie bij toepassing van automatisering expliciet zijn. De keuze moet echter door een mens gedaan worden. Het is bij vele acties onmogelijk alle identificaties van stappen met hun acties te onthouden. Hoeveel telefoonnummers kent iemand uit zijn hoofd? Ter vereenvoudiging zijn er altijd weer elementen als bouwstenen herkenbaar. Modulariteit. Voor de identificatie van een specifieke actie kunnen die tegelijk of achtereenvolgens opgegeven worden. In het laatste geval zijn dat aparte handelingen. Steeds komen medewerker en zijn middelen dichterbij hun bestemming. Wat is het proces? Welke zaak? Welke soort procedure? Indien dezelfde soort procedure in dezelfde zaak meermalen doorlopen wordt, welk volgnummer ervan voor de onderhavige zaak? Verder kunnen de middelen zelfstandig de weg vinden. Tenminste, indien geldt dat stappen ná elkaar gezet worden. Anders is er nog een keuze nodig. Wat is de eerstvolgende stap die nog niet voltooid is? Is de betrokken medewerker bevoegd die stap te zetten? De kwestie van bevoegdheid geldt zonodig ook de eerdere elementen. Nadat de openstaande stap gelokaliseerd is, en de medewerker bevoegd verklaard, kan hij aantekeningen over de aangegeven acties maken. Dit is dus een lange weg van achtereenvolgende elementen wanneer de stap met zijn acties niet direct geïdentificeerd kan worden. Een medewerker en zijn hulpmiddelen hebben daar samen nogal wat tijd voor nodig. Dat moet goed afgewogen zijn voordat de module voor het procedureboek, of vergelijkbare automatiseringsmiddelen, operationeel toegepast worden.

Ik noem dat het probleem van de diepte van menu's. In een (goed) restaurant zijn menu's twee lagen diep. Er zijn gangen en gerechten. In automatiseringskringen heet iedere keuzemogelijheid een menu. Zo biedt een algemeen menu slechts keuzes om tot een gedetailleerder niveau te geraken. Enzovoort totdat de uiteindelijke actie bereikt is. Maar de medewerker heeft op weg daarnaartoe eigenlijk al heel wat werk verzet en veel tijd besteed. Ik zie geen oplossing voor dit vraagstuk. Althans geen werkelijke want daarvoor moet expliciete herkenning van kleine stappen in een grote verzameling gewaarborgd zijn. Een lapmiddel is het werk zo in te delen dat niet voortdurend menu's op alle niveaus doorlopen behoeven te worden. Maar een verwisseling van bepaalde elementen blijft in de praktijk onontkoombaar. Als een medewerker op een andere zaak overgaat zijn vele handelingen onvermijdelijk.

Mede om dit soort redenen mag toepassing van automatiseringsmiddelen dus geen absoluut uitgangspunt zijn. Voor de hand ligt toepassing vaak wel, al was het maar om relaties tussen rekeningen te volgen en aan de hand daarvan rapportages met gegevens over definitieve transacties te verschaffen. Dat is handmatig vrijwel zeker te omslachtig. Het blijft een afweging van voor- en nadelen. Maar het is wel interessant te doen alsòf de beschikbare modulen zo volledig mogelijk gebruikt gaan worden. Verborgen gebleven veronderstellingen duiken dan op. In combinatie met een proefgewijze aanpak komt een parameterschema expliciet tevoorschijn. Dat geeft houvast bij de beoordeling of financieel beheer voldoende verweven is in overkoepelende processen. Daarná kan een beter besluit volgen wat er van een pakket autmatiseringsmiddelen voor operationeel gebruik nuttig is.

 

 

Consolidatie

Met de laatste stap is een procedure voltooid. Er is een eenduidig tussenresultaat in een proces bereikt. Het gaat mij hier overigens om financieel beheer. Daarom kijk ik naar een bepaalde klasse van procedures. Dat zijn procedures met verandering(en) in het financiële aspect als uitkomst. Zo'n definitieve transactie moet geconsolideerd worden. Daarmee bedoel ik dat erover een aantekening in een boekhouding moet komen. Volgens relationeel boekhouden geschiedt aantekening op rekeningen in een bepaald register. Dat noem ik afgeleid van groepering van gebeurtenissen op hoofdlijnen een faseboek. En iedere aantekening in de vorm van een boekingsgroep met -regels kent evenwicht. Bijgevolg is ieder faseboek in evenwicht. Voor mijn toelichting hier op aantekeningen als consolidatie van definitieve transacties is dat evenwicht trouwens van ondergeschikt belang. Voor inzicht in relationeel boekhouden in het algemeen is dat beginsel echter uitermate belangrijk. En zoals ik veel eerder opmerkte gaat deze opvatting van evenwicht juist aan kameralisten nogal eens verloren. Daarom herhaal ik dat een afzonderlijk faseboek evenwicht kent en moet behouden.

De aantekening over een definitieve transactie kan eventueel vanuit (de gegevensverzameling voor) een procedureboek geleverd worden. Want al dan niet met een aparte boekingsmodule kunnen boekingsregels tijdens een procedure inhoud verkrijgen. Bepaalde acties zijn dan nodig om volledigheid en juistheid ervan te waarborgen. Let wel dat ik voor dergelijke criteria een realistische norm veronderstel. Absoluut juist, volledig e.d. kàn dus niet. Nadat een transactie gerealiseerd is, en dat in het procedureboek aangegeven is, kunnen de voorlopige boekingsregels óók als definitief bestempeld worden. Vervolgens kunnen die gegevens automatisch aan het overeenkomstige faseboek doorgegeven worden.

Wat gebeurt er zonder een procedureboek? Er zullen trouwens altijd bijzondere transacties zijn waarvoor toepassing van die module nooit de moeite waard is. Of transacties die pas als voldongen feiten binnen bereik van financieel beheer komen. De noodzaak voor consolidatie van een definitieve transactie zie ik principieel en dus onveranderd. Daarover hoort, zodra zij bekend is, aantekening in een faseboek. Dat is het minimum voor financieel beheer. In termen van de gepresenteerde modulen betekent dat op z'n minst toepassing van de module voor het faseboek. Andere modulen kunnen naar behoefte benut worden.

De aantekening over een definitieve transactie beschrijf ik gedetailleerder dan die over transacties-in-behandeling. Ik beschrijf daartoe afzonderlijke gegevens in een afzonderlijke boekingsregel. Dat zijn twee vliegen in één klap. Want dezelfde toelichting geldt voor de voorlopige boekingsregels in een boekingsmodule/procedureboek. De gegevens, al dan niet voor de hand liggend, in een boekingsregel verschaffen tevens inzicht in mogelijkheden van rapportages die over definitieve transacties en transacties-in-behandeling samengesteld kunnen worden. Iedere rapportage die een combinatie van dergelijke gegevens, eventueel in bewerkte vorm, omvat is denkbaar. Mijn opsomming van gegevens is overigens niet uitputtend. Ik probeer zoveel mogelijk de gangbare praktijk te volgen. Enkele gegevens volgen accenten van relationeel boekhouden. Zonodig wijd ik daarover uit. Andere gegevens lijken misschien te ontbreken. Daarover heb ik wederom als oordeel dat ook de inhoud van een boekingsregel naar behoefte der omstandigheden uitgebreid moet worden. Maar ik raad veel uitbreidingen af. De schijn van volledigheid doet vanaf een bepaalde hoeveelheid gegevens afbreuk aan de kwaliteit van informatievoorziening.

 

 

Rekening

De mogelijkheden voor rapportages zijn vooral bepaald door de inhoud en kwaliteit van (gegevens in) aantekeningen. Die hebben voor een faseboek, zoals reeds meermalen vermeld, de vorm van boekings- of journaalregels. In een evenwichtsboekhouding, en ieder apart faseboek geldt volgens relationeel boekhouden als zodanig, staat een definitieve transactie met minstens twee van die regels geregistreerd. Een uitgaande betaling, bijvoorbeeld, wordt dus met (minstens) twee boekingsregels in een faseboek X voor uitgaande en binnenkomende betalingen aangetekend. De bestemming van de verandering in het financiële aspect is vertaald in een boekingsregel voor een kostenrekening. De keerzijde van dezelfde transactie is wellicht een gerealiseerde overmaking van een geldbedrag via de giro. Dan is de herkomst vertaald in een boekingsregel voor een financiële rekening, te weten voor de giro. De eventueel bijbehorende aangegane verplichting wordt dus niet, herhaal, niet verminderd met het bedrag van de betaling. De betaling als definitieve transactie leidt uitsluitend tot een aantekening in één faseboek. Andere faseboeken zoals voor aangegane verplichtingen (bijvoorbeeld V of W) blijven ongemoeid. Indien een rapportage wordt verlangd omtrent, zeg, het uitputtingsverschil gaat dat via overeenkomstige relaties tussen rekeningen uit de verschillende faseboeken.

Door evenwicht bevat een aantekening in een faseboek dus één of meer boekingsregels over bestemming respectievelijk herkomst van veranderingen in het financiële aspect. Wat een concrete betaling betreft, uitgaand of binnenkomend, is van bestemming en herkomst doorgaans een duidelijke voorstelling mogelijk. De uitgaande betaling leidt bijvoorbeeld tot een vermeerdering van inventaris (bestemming) terwijl de desbetreffende prullemand via de giro (herkomst) betaald is. Het aangeven van bestemming respectievelijk herkomst heeft echter ook in andere faseboeken een nuttige functie. Daarbij kan vooral gedacht worden aan interne transacties waaraan eveneens een definitief karakter toegekend wordt danwel moet worden. Een bepaalde begroting voor jaarverplichtingen kan ten gunste van een andere verlaagd worden. Zolang dat in een rijksinstelling binnen één begrotingsartikel blijft is dat zo'n interne transactie. Dankzij evenwicht binnen een faseboek kan dergelijke overheveling eveneens in de vorm van een gestandaardiseerde aantekening geschieden. Het uitgangspunt van evenwicht biedt daarvoor eenvoudig voordelen van controleerbaarheid.

Iedere aantekening over een definitieve transactie bestaat dus uit minstens twee boekingsregels. En het zijn vooral de gegevens daarin die de mogelijkheden van financiële informatievoorziening/rapportages bepalen. Want die aangetekende gegevens kunnen vervolgens geselecteerd, gesorteerd en bewerkt worden tot financiële rapportages. Dat kan in beginsel iedere rapportage zijn zolang het gaat om een combinatie van vastgelegde gegevens, en niet meer. Welke gegevens omvat een boekingsregel?

Allereerst moet een boekingsregel één (unieke) identificatie van een rekening bevatten. Ik ga hier niet meer uitgebreid op dit gegeven in. Ik volsta met mijn aanbeveling de rekeningidentificatie uit nevengeschikte elementen samen te stellen. Daaraan verbind ik mijn bevinding dat hun aantal praktisch beperkt kan blijven tot hoogstens vier. Behalve het begrip fase(boek) heb ik aanduidingen voor de andere drie elementen ontleend aan gangbare praktijk van boekhouden in commerciële administraties. Een unieke rekeningidentificatie is dan opgebouwd uit parameters voor fase, kostensoort, kostenplaats en kostendrager. De laatste twee zijn in mijn opvatting overigens niet verplicht. Voor verdere toelichting op de rekeningidentificatie verwijs ik vooral naar het vorige hoofdstuk. Daarin staan onder andere opmerkingen over een rekeningschema vermeld. Het enige dat ik daaraan moet toevoegen is dat een rekeningidentificatie geldt als gegeven in een boekingsregel.

Behalve één rekeningidentificatie bevat een boekingsregel andere gegevens. Die moeten naar omstandigheden bepaald zijn. Maar er zijn, zoals ik zei, echter wel gegevens te noemen die vrijwel altijd voorkomen. Daaruit volgt een gestandaardiseerde opzet van boekingsregels. En ik meen dat daarmee vrijwel overal in de meest voorkomende informatiebehoeften rond financieel beheer voorzien kan worden. Daarom vind ik het de moeite waard om die gegevens hier te benoemen en daaraan zonodig eveneens enige toelichting te wijden. Steeds moet dus bedacht worden dat rekeningidentificatie en overige gegevens in een boekingsregel tesamen de voornaamste mogelijkheden van financiële informatievoorziening bepalen. Dat volgt uit toepassing van postcoördinatie.

Het lijkt onvermijdelijk dat het aantal overige gegevens behoorlijk oploopt als er uiteenlopende processen zijn. In de praktijk valt dit hard mee. Naar aanleiding van steeds nieuwe omstandigheden heb ikzelf tenminste niet voortdurend aanvullende gegevens ontdekt. Vergeleken met het ministerie bevat de gestandaardiseerde boekingsregel bij het directoraat-generaal weinig aanvullingen. De voornaamste was wederom het gevolg van uitbreiding van het begrippenkader met dimensie. Die moesten onderscheiden zijn en pèr relevante dimensie kwam daar nog een aanduiding van een tijdvak bij. Bij het ministerie had ik dimensies nog niet expliciet herkend. Maar verder acht ik de hier aangemerkte gegevens voor de boekingsregel tegen wat veranderingen in omstandigheden bestand. Dat komt allereerst omdat ik voor de keuze van gegevens weer zoveel mogelijk goede tradities van boekhouden heb proberen te volgen. Daarnaast vind ik natuurlijk een oplossing in abstractie. Daarin ben ik hier nog verder gegaan dan bij het directoraat-generaal.

Een gegeven met een algemene strekking kan vele specifieke betekenissen aannemen. Slechts onder zeer afwijkende omstandigheden bestaat dan behoefte aan nog niet onderscheiden (soorten) gegevens. In dit verband vermeld ik kortweg dat aan gegevens in een boekingsregel als gevolg van verwante verzamelingen beperkingen gesteld kunnen worden. Voor geïntegreerde informatievoorziening is niet één allesomvattende verzameling vereist. De gegevens kunnen over verschillende verzamelingen verspreid zijn. Door hun samenhang kunnen gegevens desgewenst uit die verschillende verzamelingen in rapportages bijeengebracht worden. Een afzonderlijke verzameling kan daardoor een betrekkelijk bescheiden opzet behouden. Faseboeken behoeven volgens deze redenering nooit meer gegevens te bevatten dan noodzakelijk is voor financieel beheer (waaronder financiële verantwoording) op hoofdlijnen. Allerlei bijzonderheden kunnen eventueel elders ondergebracht zijn. Dat is de strekking van de verschillende modulen. In een procedureboek zijn bijvoorbeeld gegevens over voortgang op hun plaats. Enzovoort, tot en met zeer specifieke gegevens waarvoor gespecialiseerde verzamelingen nodig zijn.

Vanuit een ander aspect geredeneerd vormen overigens faseboeken juist zulke gespecialiseerde verzamelingen. Zolang er gegevens gemeenschappelijk zijn is hun samenhang gewaarborgd. Dit geldt ongeacht de oorspronkelijke invalshoek. Die blijft overigens, zoals ook geldt voor wat ik vanuit een boekhouding aan verwevenheid ging zien, langdurig in naamgeving herkenbaar.

Al met al kunnen ook gegevens in een boekingsregel deze benadering weerspiegelen en daardoor beperkt in aantal blijven. Bij voldoende abstractie zijn een beperkt aantal gegevens met zoveel mogelijk een algemene strekking ook onder vele omstandigheden toereikend. Ik ga verder met die overige gegevens in een boekingsregel. In samenhang met rekeningidentificaties kan daarmee reeds belangrijke informatievoorziening voor financieel beheer bereikt worden. Indien van toepassing duid ik daarbij tevens hun bijzondere functie als gemeenschappelijk gegeven aan. Want enkele van die gegevens hebben betekenis voor samenhang tussen verzamelingen. Zij openen daardoor extra mogelijkheden voor rapportages.

 

 

Bronverwijzing

Er moet blijvend verband zijn of, eigenlijk weer, geconstateerd kunnen worden tussen de boekingsregels waarmee een definitieve transactie in een faseboek aangetekend is. Daarvoor bestaat groepering van journaal- of boekingsregels. Dat is een journaalpost of boekingsgroep. Een boekingsregel is dan uniek geïdentificeerd door de unieke identificatie van de boekingsgroep waartoe hij behoort plùs een volgnummer daarbinnen. De identificatie van de boekingsgroep èn het volgnummer zijn dus gegevens in een afzonderlijke boekingsregel.

Waarvan zijn gegevens afkomstig? Daarop moet juist een duidelijk antwoord bestaan als het om gegevens gaat die in rapportages ter verantwoording nodig (kunnen) zijn. De aantekening over een definitieve transactie komt niet uit de lucht in een faseboek vallen. Ook voor een boekingsgroep met -regels in een computergeheugen geldt dat de bron van de aantekening zonodig opgespoord moet kunnen worden. De unieke identificatie van een boekingsgroep kan daartoe als verwijzing dienen. Daarom noem ik die kortweg bronverwijzing.11 Het doet er niet toe of een bron gegevens op papier of op enig ander medium (lees: soort drager) omvat. Indien geheel zonder papier gewerkt zou worden, hetgeen overigens valt te betwijfelen, moet toch een bron aanwijsbaar blijven. Bij toepassing van automatiseringsmiddelen wordt dat een herkenbaar gedeelte van een geautomatiseerde gegevensverzameling. Met een module voor het procedureboek bestaan daarvoor reeds enige voorzieningen, hoe elementair ook.

Wanneer iedere definitieve transactie met een afzonderlijke boekingsgroep zou worden aangetekend komt de bronverwijzing overeen met een unieke identificatie ervan. En dan is zij meteen hetzelfde van de doorlopen procedure. Het moet echter mogelijk zijn financiële gegevens over meerdere definitieve transacties in dezelfde boekingsgroep te bundelen. Daarom blijft bronverwijzing een apart gegeven. Daarmee is een boekingsgroep als geheel herkenbaar. En zoals gezegd is een afzonderlijke boekingsregel dan daardoor plùs een volgnummer uniek aangeduid.

De rekeningidentificatie heb ik uit enkele elementen samengesteld. Dezelfde voordelen zie ik voor de bronverwijzing als identificatie van een boekingsgroep. Dit volgt overigens wederom niet uit theoretische overwegingen rond relationeel boekhouden. Bij toepassing van de methode is zo'n indeling in nevengeschikte elementen eenvoudigweg handig. Het gaat bijvoorbeeld om voordelen van postcoördinatie. Maar tevens om wat een mens nog goed kan onthouden zodat kwaliteit van aantekeningen beter gewaarborgd is. Als eerste element, van de bronverwijzing dus, onderscheid ik weer de fase. Dat behoeft nauwelijks toelichting meer. Iedere aantekening, i.e. een boekingsgroep, blijft beperkt tot één faseboek. In één en dezelfde boekingsgroep kunnen geen regels voor verschillende faseboeken voorkomen. Anders is controle op evenwicht veel moeilijker en daardoor toepassing verwarrender. En de vereiste complexiteit van middelen zou veel groter zijn. Omdat een boekingsgroep slechts op één faseboek betrekking heeft kan aan de eis van evenwicht reeds per boekingsgroep voldaan worden. Daarmee is ook een faseboek als geheel altijd in boekhoudkundig evenwicht. Dat is de theorie. In de praktijk kan dat evenwicht door uiteenlopende oorzaken verstoord worden. Elders besteed ik aandacht aan enkele risico's. Op een fase volgt, als tweede element van de bronverwijzing, het tijdvak van registratie. Dat kan een jaar zijn. Het ligt voor de hand de delegatieperiode te nemen die hoort bij de primaire dimensie van het faseboek. Het derde element is ingeruimd voor een aanduiding van de organisatorische eenheid die de aantekening van de boekingsgroep met zijn -regels verzorgt. De bedoeling hiervan is ondermeer om bij decentralisatie van dossierbeheer de lokatie van de verzameling brongegevens te kennen. Als vierde en laatste element van de bronverwijzing vind ik een volgnumer (niet te verwarren met het volgnummer van een boekingsregel) nuttig. Voor iedere combinatie van de eerste drie elementen kan daardoor een reeks boekingsgroepen geregistreerd worden.

 

 

Bedrag met rekenteken

In een afzonderlijke boekingsregel staat vanzelfsprekend altijd een bedrag vermeld. Dat is voorzien van een aanduiding van de aard van de verandering die de regel afbeeldt: bestemming danwel herkomst. Dit laatste hoort eenvoudigweg bij een evenwichtsboekhouding. En dat blijft zo in mijn wat ruimere opvatting over (veranderingen in) het financiële aspect. Nogmaals, evenwicht heerst in ieder faseboek. Tussen faseboeken wordt geen evenwicht geconstrueerd. Die functie van dubbel boekhouden is als het ware overgenomen door de horizontale relaties tussen rekeningen uit verschillende faseboeken in een deelboekhouding. In plaats van bestemming en herkomst kan ook worden gesproken van debet en credit of van plus en minus. Ik geef de voorkeur aan de rekentekens, te weten aan plus of minus. Dat heeft mede als voordeel dat bedragen in boekingsregels bij het samenstellen van financiële rapportages direct rekenkundig verwerkt kunnen worden. De toepassing van plus en minus dwingt verder eenvoudiger tot consistentie. Die is vooral noodzakelijk wanneer transacties met tegengestelde veranderingen in het financiële aspect in hetzelfde faseboek aangetekend worden. Ik neem een faseboek voor aangegane verplichtingen als voorbeeld. Daarin kan een verplichting voor een (latere) uitgaande betaling geboekt worden. Voor het rekenteken van een bedrag in een boekingsregel volg ik de redenering vanuit de geldvoorraad. Het komt erop neer dat (het bedrag van) zo'n betalingsverplichting met een plusteken op een bepaalde bestemmingsrekening geregistreerd moet worden. De boekingsregel voor het evenwicht heeft een minteken voor het bedrag. Deze boeking geschiedt overigens op één of andere tegenrekening in dat faseboek voor verplichtingen. Bij een verplichting die een derde opgelegd krijgt om te betalen gaat het precies andersom. Want dan is er sprake van herkomst. Dat bedrag krijgt een minteken voor de boeking op een specifieke rekening die past bij het proces in kwestie. En de evenwichtsboeking op één of andere tegenrekening heeft nu een plusteken. Dat volgt eveneens uit die redenering vanuit de geldvoorraad.

Consequente toepassing van tekenvoorschriften voor àlle faseboeken maant tot enig nadenken bij het beoordelen van financiële rapportages. Ik neem nu een rapportage over uitputting als voorbeeld. Allereerst kijk ik naar uitputting van verplichtingen door uitgaande betalingen. Uit de tekenvoorschriften en een strikt rekenkundige bewerking volgt dat er geen overschrijding bestaat zolang het saldo positief blijft. Met dat saldo bedoel ik het resultaat van verplichtingen minus betalingen. Zodra dit resultaat negatief wordt overschrijden betalingen blijkbaar de verplichtingen. Voor veranderingen van het financiële aspect in tegengestelde richting geldt het omgekeerde. Zolang het saldo negatief blijft zijn blijkbaar nog niet alle opgelegde verplichtingen met betalingen voldaan. De verplichting èn de binnengekomen betalingen worden in overeenkomstige faseboeken immers allebei met een minteken op herkomstrekeningen aangetekend. De uitputting volgt dezelfde logica. De tegengestelde richting blijft dan uiteraard in de tekens plus en minus tot uitdrukking komen. Een positief saldo van de uitputting van verplichtingen door binnengekomen betalingen duidt dus op méér ontvangsten dan op basis van aangetekende verplichtingen verwacht of geëist werden.

Dergelijke consequente toepassing van tekenvoorschriften wijkt nog weleens af van gangbare praktijk. Zonder relationeel boekhouden kan inderdaad een dwingende oriëntatie ontbreken. Dan worden àlle verplichtingen, dus voor uitgaande èn binnenkomende betalingen, debet geboekt. Of anders gezegd, met een plusteken. Ik denk dat die praktijk zo gegroeid is waar dergelijke aantekeningen in verschillende administraties gemaakt worden. Dan weerspiegelt de keuze van administratie reeds de keuze voor bestemming of herkomst van verandering in het financiële aspect. Ik blijf dat vreemd vinden. Tenminste op basis van geldvoorraad en dergelijke moet de inhoud van dergelijke gescheiden administraties vergelijkbaar zijn. Kennelijk geschiedt tijdens zo'n vergelijking aanpassing van tekens uit één van die twee administraties. Of wordt de vergelijking nooit gemaakt? In een balans moeten alle gegevens volgens evenwicht vermeld staan. Door aantekeningen in één administratie, en ik bedoel daarmee bijvoorbeeld àlle verplichtingen in hetzelfde faseboek, moet in een veel eerder stadium evenwicht gewaarborgd zijn. En dat gebeurt met consequente toepassing van tekenvoorschriften. Ik vind plus en minus duidelijk. Maar hetzelfde wordt uiteraard met debet en credit bereikt. Als er maar een goede afspraak is.

In een boekingsregel verschijnen tevens enkele gegevens die nauwelijks toelichting nodig hebben. Die noem ik kortweg ook in deze paragraaf. Indien gewenst kan een afzonderlijke boekingsregel enige toelichting op (het relevante gedeelte van) de definitieve transactie(s) bevatten. Daartoe dient een gegeven met de naam omschrijving. De transactie is op een bepaald ogenblik definitief tot stand gekomen. Dat hoeft niet op de seconde nauwkeurig bekend te zijn. Normaal is daarvoor een dag als tijdvak aan te merken. De transactiedatum geldt dus eveneens als gegeven in een boekingsregel. Bij gebruik van de module voor het procedureboek en, al dan niet als onderdeel daarvan, de boekingsmodule kunnen gegevens mogelijkerwijs automatisch ingevuld worden. Het gegeven transactiedatum is daarvan een duidelijk voorbeeld. De datum van realisatie van een definitieve transactie staat in een procedureboek vermeld. Vandaaruit kan dat gegeven in boekingsregels aan een faseboek doorgegeven worden. De transactiedatum kan afwijken van de datum waarop aantekening van de definitieve transactie in een faseboek geschiedt. Toch hebben bepaalde informatiebehoeften betrekking op dat moment van registratie. Daarom vormt ook registratiedatum een gegeven in de boekingsregel.

 

 

Dimensies

Herkomst danwel bestemming van veranderingen in het financiële aspect die met een definitieve transactie gemoeid zijn moeten naar behoefte verschillende zogenaamde dimensies weerspiegelen. Met evenwicht en dus meerdere boekingsregels vormt dat evenmin een probleem. In het algemeen, en hier even tussendoor, vind ik dat een belangwekkende eigenschap van een evenwichtsboekhouding. Aantekening met meerdere boekingsregels verzorgt dat verschillende accenten van één en dezelfde transactie als het ware vanzelf in verschillende boekingsregels tot uitdrukking kunnen komen. Dat zie ik als algemeen nut van meervoudigheid van boekingsregels die het beginsel van evenwicht met zich brengt. Hier gaat het in het bijzonder om gegevens over dimensies.

In een faseboek geldt voor bestemming èn herkomst altijd dezelfde primaire dimensie. Voor alle rekeningen in dat faseboek is die dus primair. Eventuele verdere dimensies zijn op karakteristieke informatiebehoeften afgestemd. En dat gebeurt pèr boekhoudkundige rekening. Op een rekening staan in de vorm van boekingsregels gegevens geregistreerd. In zo'n boekingsregel moeten daarom ook gegevens over dimensies voorkomen. Voor iedere dimensie van de rekening waarop aantekening geschiedt moet een boekingsregel een aanduiding ervan bevatten plùs het bijbehorende tijdvak. Voor het laatste zeg ik hier vaak jaartal maar er kunnen uiteraard andere perioden gelden.

Het aantal gegevensparen over dimensie(s) in een boekingsregel is dus, nogmaals, bepaald door de dimensies van de rekening waarop die regel geboekt wordt. Als voorbeeld neem ik weer een normale uitgaande betaling en daarover de boekingsregel voor een kostenrekening (in tegenstelling tot de boekingsregel voor een financiële rekening of iets dergelijks). Deze kostenrekening heeft voorbeeldige uitputtingsrelaties met een overeenkomstige rekening voor aangegane verplichtingen alsmede met een rekening voor een zogenaamde grondslag. Het spreekt vanzelf dat het jaar van betaling (kasjaar) aangetekend moet worden. Want de kasdimensie beschouw ik als de primaire van het faseboek X en daarmee van àlle rekeningen in dat register. Daarnaast zal in de boekingsregel voor de kostenrekening het verplichtingenjaar expliciet vermeld moeten zijn. Op basis daarvan zijn immers rapportages omtrent uitputting van verplichtingen door betalingen pèr relevant tijdvak mogelijk. Wanneer de betaling ook nog eens met een grondslag vergelijkbaar moet zijn hoort in de boekingsregel voor de kostenrekening een aanduiding voor grondslagjaar. Enzovoort, voor alle relevante dimensies. Bijvoorbeeld een boekingsregel voor een strikt financiële rekening in het faseboek voor betalingen hoeft slechts een gegevenspaar over één dimensie te bevatten, te weten de kasdimensie.

 

 

Zaak

Het ligt voor de hand boekhoudkundige rekeningen niet teveel te detailleren. Zo blijven zij beheersbaar. Dus gaat het voor de elementen van de rekeningidentificatie vooral om hoofdlijnen van processen. Gedetailleerdere registratie geschiedt dan niet op allerlei aparte rekeningen. Hun aantal kan beperkt blijven ondermeer wanneer in de boekingsregel een gegeven ter aanduiding van zoiets als een zaak voorkomt. Een zaak beschouw ik als een verzameling gebeurtenissen in bepaald proces. Dikwijls kunnen die bijeen gedacht zijn onder de noemer van een opdracht aan danwel een aanvraag van een specifieke wederpartij (derde). Dankzij een unieke identificatie van een zaak kunnen bijvoorbeeld betalingen in verband (van die zaak) gebracht worden met een aangegane verplichting inclusief eventuele wijzigingen. Voor (financieel) beheer van sommige processen heeft zaak geen nuttige functie. Dan bestaat er blijkbaar geen behoefte aan een aanvullende en vaak gedetailleerdere indeling. Voor andere processen zal die er weer wèl zijn. Beheersbaarheid is dan met een zaak als invalshoek voor rapportages gediend. Ik wijs hier overigens op een keuze die ik om praktische redenen gemaakt heb. Een zaak past binnen een proces. Dezelfde zaak kan dus niet diverse processen omspannen. Dit is in bepaalde situaties wellicht niet houdbaar. Dan zullen dergelijke begrippen een aangepaste, wat complexere samenhang moeten krijgen. Voor mijn toelichting handhaaf ik de eenvoudige keuze. Die is ook meestal wel geldig. En ik veronderstel voorts dat het gaat om processen waarvoor indeling van gebeurtenissen/handelingen in zaken nuttig is. Anders kan deze toelichting vervallen.

Wat een zaak omhelst kan nogal verschillen. Per proces kunnen andere criteria gelden voor onderverdeling van handelingen. In dit verband noem ik trouwens nog een keuze die ik voor de eenvoud maar in het algemeen niet onrealistisch gemaakt heb. Bij een zaak kunnen vele wederpartijen betrokken zijn. Dat zijn derden in en buiten de organisatie. Ik veronderstel echter dat pèr zaak de strikt financiële relaties slechts met één van die derden bestaan. De derde die de opdracht ontvangt kan kosten declareren en zal vervolgens betaald worden. De aanvrager wenst zèlf een subsidie te ontvangen. Omgekeerd is het meestal toch de bedoeling dat dezelfde derde betaald aan wie de verplichting ervoor opgelegd is. In het kader van vele processen kunnen inderdaad werkzaamheden (van de eigen organisatie) rond aparte opdrachten aan respectievelijk aanvragen van derden als evenzovele aparte zaken beschouwd worden. Hoofdstuk 33 gaat dieper in op werkverdeling. Daar licht ik nogeens toe dat het begrip zaak aansluit bij de manier waarop doeltreffende en doelmatige dossiervorming mogelijk is. Ik heb dat begrip zaak ook helemaal niet zelf verzonnen. Ik probeer slechts betekenissen ervoor te bereiken op een terrein dat nog veel te veel van het oorspronkelijke archief gescheiden gezien wordt. Vanuit noodzakelijke verwevenheid zie ik zaak tevens als bruikbaar begrip voor financieel beheer en overkoepelende processen. De voordelen van ruimere toepassing van zo'n nuttig begrip zijn velerlei. Wanneer dossiers per zaak gevormd worden in plaats van voor een geheel project of zelfs proces wordt beheer ervan aanmerkelijk eenvoudiger.12 En daarbij moet stellig hun schoning en vernietiging gerekend worden. Kleinere dossiers voor kleinere zaken vergroten voorts de kans op beschikbaarheid van gegevens. Dat zijn voordelen voor gegevens die op papier staan. Voor een ander medium dan papier verandert er in beginsel niets. Indien deze lijn naar automatiseringsmiddelen doorgetrokken wordt kan eveneens de opzet van benodigde geautomatiseerde gegevensverzamelingen betrekkelijk eenvoudig en dus overzichtelijk zijn.

 

 

Supplementen

Dikwijls zijn processen te grof als invalshoek voor rapportages. Dan biedt een zaakgewijze onderverdeling van werkzaamheden de gewenste detaillering. Dus moet een zaakidentificatie als gegeven in bijbehorende boekingsregels opgenomen zijn. Het belang van dit gegeven betreft voorts samenhang tussen diverse verzamelingen. In faseboeken zijn financiële gegevens over definitieve transacties in het kader van een bepaalde zaak geconsolideerd. Andere gegevens over die zaak zijn eventueel in andere verzamelingen toegankelijk. Dankzij het verband op basis van (dezelfde) zaakidentificatie behoort geïntegreerde informatievoorziening tot de mogelijkheden; in één rapportage kunnen gegevens uit verschillende verzamelingen bijeengebracht worden.

Stel dat voor de boekhouding met faseboeken automatiseringsmiddelen in gebruik zijn. Dan is er een praktisch probleem indien dat voor andere gegevensverzamelingen niet zo is. Inderdaad loont het dikwijls niet dergelijke andere gegevens over bijvoorbeeld zaken allemaal in geautomatiseerde verzamelingen bij te houden.13 Verder zullen andere gegevens over zaken eerder van proces tot proces verschillen. Waar ik standaardisatie van financiële gegevens als uitgangspunt voor relationeel boekhouden houd is dat voor andere gegevens veel minder houdbaar. Met toenemende verschillen, en kleine aantallen zaken per proces, kost toepassing van specifieke automatiseringsmidddelen meer dan het oplevert. Dat wil overigens niet zeggen dat een bepaalde vorm van standaardisatie voor die andere gegevens over processen heen geheel uitgesloten is. De module voor het supplementenboek, bijvoorbeeld, kan (weliswaar beperkte) mogelijkheden voor standaardisatie benutten. En op die manier kan toepassing van automatiseringsmiddelen, maar dan veel meer gestandaardiseerd, wel voordeel opleveren.

Ik ben voor toelichting op aantekeningen in een boekhouding geïnteresseeerd in gegevens over een zaak die niet in één of meer andere geautomatiseerde verzamelingen bijgehouden worden. Het doet er niet toe of dat specifieke verzamelingen zijn, of het meer algemeen toepasbare supplementenboek. Ik spreek over een situatie waarin eigenlijk alleen de module voor het faseboek gebruikt wordt. Dan zouden dus mogelijkheden voor geïntegreerde informatievoorziening met automatiseringsmiddelen ontbreken. Dat is jammer. Daarom zie ik in die situatie een nuttige functie voor een aanvullend gegeven in een boekingsregel. En dat is eigenlijk weer wat ik met een supplement bedoel. Ik noem dat gegeven in een boekingsregel óók maar zo. Via één of meer supplementen kan desgewenst al een wat uitgebreidere rapportage op basis van boekingsregels verschaft worden. Die mogelijkheden zijn uiteraard beperkt. Faseboeken met rekeningen en daarop boekingsregels zijn niet afgestemd op niet-financiële aspecten van een proces. Maar het is meer dan niets. Zolang uitsluitend de module voor het faseboek toegepast wordt kunnen één of meer supplementen in een boekingsregel nuttig zijn.

Zodra die andere gegevens in andere verzamelingen toegankelijk zijn voor geïntegreerde informatievoorziening vind ik dat ze als supplementen niet in boekingsregels mogen verschijnen. Dat zou immers een onnodige duplicatie zijn. Mijn uitgangspunt blijft dat een gegevensverzameling zo zuiver mogelijk de oorspronkelijke bedoeling ervan moet blijven weerspiegelen. Supplementen horen in beginsel dus niet in een boekingsregel thuis. Maar voor sommige processen is het bij ontoegankelijkheid van andere gegevens(verzamelingen) wel handig. Ik herhaal dat supplementen in een boekingsregel slechts beperkte mogelijkheden voor realistische weerspiegeling van allerlei andere, niet-financiële aspecten verschaffen. Een specifieke verzameling kan daarin veel verder gaan. Zoals gezegd wegen de lasten echter dikwijls niet tegen de baten daarvan op. Dan is een gebrekkige voorziening, en praktisch gestandaardiseerd gehouden voor àlle processen, soms beter dan niets.

Evenals dimensie met bijbehorende aanduiding voor een tijdvak beschouw ik supplement in een boekingsregel als een gegeven dat zonodig meervoudig voorkomt. Beperking tot (hoogstens) één is weer niet realistisch. Vanwege verschillende inzichten, juist omtrent behoeften aan meer geïntegreerde informatievoorziening, komen betrokken medewerkers daar op korte termijn al nooit uit. Wat moet de betekenis van dat ene supplement in de boekingsregel dan zijn? Blijven er vaak niet diverse nevengeschikte invalshoeken over? Meervoud is dan nodig. Waarom niet? De werking van bijvoorbeeld documentaire technieken laat zien dat meervoudige gegevens geen probleem voor automatiseringsmiddelen behoeven te zijn.

De naam supplement voor dit gegeven in een boekingsregel wekt misschien verwarring. Ik heb immers eerder uitgelegd dat er een module voor zoiets als een supplementenboek kan bestaan. Die kan echter reeds tijdens de voortgang van een procedure, en dus eventueel via of als onderdeel van de module voor het procedureboek, benut worden. De supplementen in een boekingsregel zijn vooral bedoeld als er géén andere gegevensverzamelingen bijgehouden worden. Hun aantekening gebeurt daarmee pas nádat de transactie definitief gerealiseerd is. Ik ben dit gegeven in een boekingsregel overigens pas na verloop van tijd als meervoudig gaan beschouwen en supplement gaan noemen. De module voor een apart supplementenboek maakte toen reeds deel uit van het pakket automatiseringsmiddelen dat ik veronderstelde. Juist om eventuele aansluiting tussen die module en consolidatie in de vorm van boekingsregels te benadrukken heb ik de naam veranderd. In eerdere versies sprak ik over kengetallen en daarvóór over een (enkelvoudige) referentie. Aan het principe dat ik probeer te schetsen verandert door de naam ervoor niets. Overal dezelfde naam vind ik alleen maar duidelijker.

Ik heb supplement als (meervoudig) gegeven in een boekingsregel hier ingeleid door op behoeften aan geïntegreerde rapportages met niet-financiële gegevens over een zaak te wijzen. Dat is maar een voorbeeld, m.i. overigens wel het belangrijkste. Door samenhang met een eventueel apart supplementenboek zal een ruimer bereik reeds duidelijk zijn. Als supplementen kunnen in een boekingsregel tevens andere toelichtende gegevens opgenomen zijn. Die behoeven niet noodzakelijkerwijs beperkt te blijven tot een zaak. Afhankelijk van de betekenis die bijvoorbeeld aan kostendrager toegekend is kunnen boekingsregels ook daarop aanvullende gegevens in de vorm van supplementen bevatten. Enzovoort. Omgekeerd geldt dat een onderdeel van een boekingsregel zoals kostendrager een verwijzing kan vormen naar een andere gegevensverzameling. Dan zijn daarmee samenhangende gegevens als supplementen in een boekingsregel verder overbodig. Door het ene gemeenschappelijke gegeven kunnen (andere) gegevens uit daardoor verbonden verzamelingen immers samengevoegd worden.

Als dezelfde gegevens elders ook bijgehouden worden vormen supplementen in een boekingsregel een duplicatie. Dat is overigens niet altijd verkeerd. Als algemeen uitgangspunt verkies ik echter eenmalige aantekening en enkelvoudige opslag. Er kunnen redenen zijn daarvan voor sommige gegevens vanaf te wijken. Dat betreft bijvoorbeeld de snelheid waarmee rapportages samengesteld kunnen worden. Wanneer gegevens over diverse verzamelingen verspreid zijn duurt het samenstellen van een rapportage altijd langer. Dat blijft geldig voor computerprogramma's. Maar naarmate de snelheid van geautomatiseerde gegevensverwerking toeneemt vervalt deze reden. En de trend van toenemende snelheid is onmiskenbaar. Daarom propageer ik hardnekkig verspreiding van gegevens over specifieke verzamelingen maar mèt voorzieningen ter waarborging van samenhang. In dit licht bezien is duplicatie uitsluitend noodzakelijk om de gewenste samenhang te verkrijgen. Een bepaald supplement kan trouwens op zijn beurt benut worden als gemeenschappelijk gegeven. Een andere reden voor duplicatie is fundamenteler van aard. Die heeft te maken met controleerbaarheid van functiescheiding. Als gevolg hiervan moet duplicatie soms verder gaan dan het minimum dat behoud van samenhang tussen gescheiden gegevensverzamelingen eist. Daarover zeg ik in het hoofdstuk over controleerbaarheid meer. Daar blijkt dergelijke duplicatie slechts ogenschijnlijk.

 

 

Consequente keuzes

Voor supplementen zijn per proces, indien gewenst, eigen betekenissen mogelijk. Zoals ik zei moeten zonodig meerdere supplementen in één boekingsregel aangetekend kunnen worden. Aldus biedt dit gegeven extra rapportages waarvoor uitsluitend faseboeken nodig zijn. Maar vanwege de beperking tot faseboeken bevatten die rapportages uiteraard slechts gegevens over definitieve transacties. Dat heb ik hierboven al vermeld. Daarbij blijven de rapportages in hoofdzaak financieel van aard. Ik geef daarvan een voorbeeld en begin met een dienstreis van een eigen medewerker. Zo'n dienstreis kan trouwens als een aparte zaak opgevat worden. Als definitieve transacties met gevolgen voor het financiële aspect zijn dan herkenbaar: voorschotten, het vaststellen van werkelijke kosten (wat neerkomt op de verplichting), afrekening en dergelijke. Die medewerker kan vaker op reis gaan. Verder speelt hij als financiële wederpartij (derde) ook een rol bij definitieve transacties in andere processen. Voorbeelden daarvan zijn het aangaan van een arbeidsovereenkomst, salarisaanpassingen en uitbetalingen van het salaris. Wanneer één of meer personeelsadministraties ontbreken waarmee dergelijke zaken met elkaar in verband gebracht kunnen worden kan (minimale) integratie desnoods in een deelboekhouding tot stand komen. Dat kan gebeuren met een supplement. Daarvoor moet dan in overeenkomstige boekingsregels de unieke identificatie van die medewerker ingevuld zijn. Via dat gegeven zijn rapportages mogelijk waarin boekingsregels die op die medewerker betrekking hebben, al dan niet bewerkt, samengevoegd zijn. Zo'n rapportage kan dus grenzen van aparte zaken en zelfs diverse processen overschrijden. De indelingen in processen, zaken en dergelijke blijven immers altijd een willekeurig element omvatten. Hoe de keuze ook uitvalt, vervolgens zijn dikwijls ook nog rapportages over doorsnedes gewenst. Wat gebeurt er als betekenissen anders over begrippen verdeeld worden? De (identificatie van een) medewerker kan bijvoorbeeld als kostenplaats aangenomen worden. Waarom niet? Daarmee is dat begrip echter voor andere betekenissen bezet. Die moeten elders ondergebracht worden. Misschien worden dàt dan supplementen.

Ik heb hier de identificatie van een medewerker als supplement maar als voorbeeld genomen. Dat heeft evenwel niets met theorie te maken. Het gaat om consequente keuzes in een praktische situatie. Daarvoor meen ik wel vuistregels te kunnen aanreiken maar geen beginselen. Ikzelf zou de meest stringente indeling, wat dat ook behelst, in de identificaties van rekeningen verwerken. Daarbij komt dat de rekeningidentificatie volgens relationeel boekhouden de noemer vormt waaronder financiële gegevens ter verantwoording aan een hogere deelboekhouding worden doorgegeven.14 Als medewerkers in financiële verantwoording herkenbaar moeten zijn betekent dat een plaats in de rekeningidentificatie. Anders behoeft dat hoogstens een plaats als supplement te zijn. Met inachtneming van de rol die ik aan de rekeningidentificatie voor verantwoording/verdichting van financiële gegevens toeken trek ik een les uit een documentaire benadering. Ik bedoel postcoördinatie. Het doet er niet zo toe wat de plaats van een gegeven in een verzameling is. Zolang hetzelfde soort gegeven maar altijd op dezelfde plaats terecht komt. Dat maakt selectie het eenvoudigst. Er zijn voor het toekennen van een plaats veel minder principiële overwegingen dan de heftigheid van discussies en het moeizame verloop van besluitvorming daarover suggereren. Een keuze is niet gauw verkeerd mits de uitwerking consequent kan blijven. Daarom zijn er ook zoveel mogelijkheden voor een parameterschema. Ik kan daarvoor tenminste geen absolute regels aanwijzen. Er zijn slechts onderlinge relaties tussen variabelen. De keuze voor de ene variabele beïnvloedt de overige mogelijkheden. En zo kom ik weer bij een proef. In een wat complexere situatie kan een evenwichtig parameterschema slechts langs proefondervindelijke weg inhoud krijgen. Want in de praktijk blijkt pas hoe bepaalde keuzes uitpakken. Zolang die praktijk nog een proef is zijn risico's veel kleiner dan wanneer tijdens operationeel gebruik blijkt dat onhandige of zelfs onhoudbare keuzes gemaakt zijn. Dit neemt overigens niet weg dat operationeel gebruik aanpassingen moet toestaan. Dat spreekt vanzelf. Dat is in het algemeen het nut van flexibiliteit die tot en met automatiseringsmiddelen aanwezig moet zijn.

Ik heb hierboven gezegd dat supplementen in het algemeen een doorsnede in afwijking van, of als toevoeging op, de rekeningidentificaties toestaan. Daardoor kan mede het verband tussen bepaalde begrippen inderdaad eenvoudig blijven. Dat geldt bijvoorbeeld voor proces en zaak. Ik veronderstel dat een zaak altijd binnen de grenzen van één proces verloopt. Die veronderstelling is vergaand houdbaar wanneer een doorsnede door één of meer supplementen gewaarborgd is. Dat is ook een voordeel van zo'n algemeen gegeven als supplement in een boekingsregel. Zonder dergelijke voorzieningen zouden eenvoudige relaties tussen àndere begrippen eerder in complexe veranderd moeten worden.

In supplement als algemeen gegeven zie ik nog hele fundamentele mogelijkheden besloten liggen. Want eigenlijk kan ieder gegeven in de vorm van zo'n supplement beschouwd worden. Dan bestaat een boekingsregel, in het algemeen iedere gegevensverzameling, slechts uit één soort gegeven. Dat komt dan meestal meervoudig voor. En dat is nu precies het uitgangspunt waarop de module voor het supplementenboek rust. In theorie is de flexibiliteit dan optimaal. En ik heb dat al eerder als trend van toenemende variabiliteit beschreven. Maar ook al bestaat een verzameling uit één enkel soort gegeven waaraan naar behoefte betekenis gegeven kan worden dat verandert in de praktijk van hun samenhang weinig. Want dan moeten verschillende soorten betekenissen benoemd zijn om een begrippenkader op hoofdlijnen te schetsen en te vertalen. Voor een praktische presentatie van relationeel boekhouden heb ik van meet af aan de voornaamste begrippen van elkaar gescheiden gehouden. Maar de theoretische mogelijkheid van toenemende variabilliteit wil ik naar aanleiding van supplement als gegeven niet onvermeld laten.

 

 

Soorten procedures

In mijn begrippenkader voor organisatorische werkverdeling neemt soort procedure een belangrijke plaats in. Een gegeven erover beschouw ik daarom niet als verschijningsvorm van zoiets als supplement maar zonodig zelfstandig. Waar supplement een algemenere voorziening voor doorsnedes verschaft biedt soort procedure een specifiekere. Daarmee is dit gegeven vergelijkbaar met zaak dat eveneens voor specifieke doorsnedes bedoeld is. Met soort procedure als gegeven in een boekingsregel is het weer mogelijk (andere) geconsolideerde gegevens aanvullend te bundelen. Zo'n doorsnede staat overeenkomstige analyse van een proces toe. Wat is de verhouding van wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting? Er zijn allerlei voorbeelden denkbaar, tot en met aanduiding van voorschotten die uitbetaald respectievelijk ontvangen zijn. Met dit laatste onderscheid kunnen aparte rekeningen voor voorschotten en dergelijke achterwege blijven. En dat geldt voor alle verschillende soorten definitieve transacties.

Als algemene regel geldt dat aanvullende gegevens in een boekingsregel een rekeningschema beperken, met alle voordelen van dien. Op één of andere manier zijn de aangetekende gegevens immers altijd toegankelijk. Ik zeg er hier weer bij dat verschillende rekeningen toestaan dat onderscheid bij verantwoording/verdichting gehandhaafd blijft. Ik vind een fijnmazig onderscheid op hogere organisatorische niveaus dikwijls niet nodig. Ik kies dus gauw voor een minimaal rekeningschema met eventuele detaillering in aanvullende gegevens in de boekingsregel. Maar ik ontmoet vaak een benadering die precies omgekeerd is. Die ervaring betreft overigens vooral enkele rijksinstellingen. Daar spreekt dikwijls wantrouwen uit gedetailleerde specificaties waaraan financiële verantwoording moet voldoen. Er speelt mee dat specificaties doorgaans door financiële medewerkers opgesteld worden. Dat is nog niet verkeerd. Wat echter vaak ontbreekt is vàststelling door verantwoordelijke functionarissen op hogere niveaus. Het advies van financiële medewerkers wordt dan impliciet als officiële specificaties opgelegd. Het gevolg is een uitdijing van rekeningen terwijl daarvoor vanuit het oogpunt van verantwoording op grond van overeengekomen delegatie langs de lijn van de organisatie meestal helemaal geen aanleiding voor bestaat. Ik vind verdichting geen maatregel voor gedetailleerde controle. Die controle moet anders gebeuren, te weten ondermeer op basis van de eigen deelboekhouding van een organisatorisch eenheid. Daarvoor mag het reguliere mechanisme van verantwooring niet misbruikt worden.

Indien controle op de juiste plaats uitgevoerd wordt kan bijvoorbeeld een rekeningschema voor ieder niveau zo beperkt mogelijk blijven. Bijgevolg kan een evenwichtig parameterschema als geheel ontstaan.

Ik kom in een volgend hoofdstuk terug op het begrip (soort) procedure. Kortweg herhaal ik hier dat een procedure-als-exemplaar een onderdeel van een proces is. Een bepaalde procedure leidt tot maximaal één definitieve transactie. Omdat er verschillende soorten van die transacties voorkomen bestaat er een overeenkomstig aantal verschillende soorten procedures. Het kan voor inzicht in en analyse van het financiële aspect nuttig zijn te weten welke soorten transacties, i.e. de uitkomsten van welke soorten procedures, in welke mate tot de stand van zaken hebben bijgedragen. De gecumuleerde verhogingen en verlagingen vergeleken met de oorspronkelijke verplichting, bijvoorbeeld, kunnen een belangwekkend beeld omtrent de geldigheid van financiële voorschriften, aannames en dergelijke verschaffen. Daarom plaats ik in een boekingsregel eveneens een aanduiding van de doorlopen soort procedure.

Samengevat zijn er naast de rekeningidentificatie de volgende gegevens in een boekingsregel aanwezig:

- bronverwijzing boekingsgroep
- volgnummer boekingsregel
- bedrag inclusief plus/minus
- omschrijving
- transactiedatum
- registratiedatum
- dimensie met tijdvak (meervoudig paar)
- zaak
- supplement (meervoudig)
- soort procedure.

Ik sluit andere gegevens in een boekingsregel beslist niet uit. Anderszijds kunnen er misschien vervallen. Daarvoor kan naar omstandigheden en informatiebehoeften een keuze gemaakt worden. Deze opsomming vind ik evenwel behoorlijk volledig. Die kan zo blijven als de samenhang met andere gegevensverzamelingen verstandig opgezet is. Dan behoeft een faseboek met boekingsregels als één van de verzamelingen slechts een beperkt aantal gegevens te bevatten. Ruimere, zeg maar, geïntegreerde informatievoorziening blijft door samenhang gewaarborgd. Daarvoor verwijs ik vooral naar het hoofdstuk 35 over modulariteit en alles wat ik daarover al gezegd heb.

 

 

Samenhang tussen betekenissen

Op verschillende plaatsen, ook reeds in het vorige hoofdstuk, heb ik gewezen op het verband tussen de betekenissen van elementen van de rekeningidentificatie en die van overige gegevens in een boekingsregel. Van de overige vestigde ik daarbij vooral aandacht op zaak en supplement. Gelet op het belang dat ik aan een evenwichtig parameterschema toeken heb ik daarover nog wat aanvullende opmerkingen. Wanneer een fijnmazig rekeningschema geldt met voor iedere zaak eigen rekeningen behoeft zaak als één van de overige gegevens geen betekenis meer te krijgen. Dat is dan al gebeurd in de betekenis van een element, waarschijnlijk de kostendrager, van de rekeningidentificatie. De samenhang met verwante gegevensverzamelingen zal overigens dienovereenkomstig gewaarborgd moeten zijn. Omgekeerd verschaft zaak als één van de overige gegevens de mogelijkheid het rekeningschema veel meer tot hoofdlijnen van de bedrijfsvoering te beperken. Afgezien van verantwoordingen in de vorm van verdichting van financiële gegevens maakt de plaats van een gegeven voor rapportages immers geen principieel verschil meer uit. Wanneer automatiseringsmiddelen (goed) benut worden kan volgens ieder gegeven in een boekingsregel geselecteerd worden. Met andere woorden, de elementen van de rekeningidentificatie vormen binnen dezelfde deelboekhouding volgens postcoördinatie een even herkenbaar ordeningsbeginsel als de overige gegevens zoals zaak, supplement enzovoort. Het belang van de rekeningidentificatie zie ik steeds minder in de mogelijkheden voor ordening en daarmee rapportage van opgeslagen gegevens; dan kan dus anders, zelfs tot en met gegevens in verwante verzamelingen.

In relationeel boekhouden hebben rekeningidentificaties daarentegen andere betekenis verkregen. Verwijzingen tussen rekeningen bepalen allereerst het verband tussen aangetekende gegevens in verschillende faseboeken binnen dezelfde deelboekhouding. Dat zijn de zogenaamde horizontale relaties tussen rekeningen. Zonder verwijzingen tussen rekeningen in dezelfde deelboekhouding kunnen geen rapportages over diverse fasen overspannende processen verschaft worden. En juist door de keuze van fasen overspant financieel beheer vrijwel altijd diverse fasen. Veel rapportages uit dezelfde deelboekhouding zijn daardoor op horizontale relaties tussen rekeningen gebaseerd. Dat ligt ook voor de hand. Door die relaties kunnen registratie en rapportage van gegevens van elkaar gescheiden blijven. Daaruit volgt dat relaties voor rapportages onontbeerlijk geworden zijn. Dat laat ik in het volgende hoofdstuk nog eens duidelijk naar voren komen. Het onderwerp is daar transactielimiet. De praktische benadering van dat onderwerp vergt rapportages waarin gegevens vrijwel zonder uitzondering volgens horizontale relaties samengebracht moeten worden.

Voor het verband tussen deelboekhoudingen op verschillende netwerkniveaus staan relaties tussen rekeningen eveneens centraal. Dat zijn verticale relaties. Zonder verwijzingen tussen rekeningen in gelijksoortige faseboeken op verschillende niveaus kennen financiële gegevens volgens delegatie respectievelijk verantwoording geen aankomstpunt.

 

 

Verticaal gegevensverkeer

Het doorgeven van financiële gegevens tussen faseboeken met hun rekeningen op verschillende netwerkniveaus beschouw ik eveneens als aantekeningen. Tot besluit van dit hoofdstuk besteed ik daaraan enkele opmerkingen. Hierbij beperk ik mij voornamelijk tot verdichten, i.e. de financiële verantwoording aan een hoger organisatorisch niveau. In het algemeen geldt dat ook gegevensverkeer tussen faseboeken in de vorm van een boekingsgroep met -regels geschiedt. Ik zie geen reden om voor het verticale verkeer af te wijken van de gestandaardiseerde vorm van aantekeningen ter consolidatie.

Ik vind het overzichtelijk wanneer voor een afzonderlijke rekening beslist wordt of verantwoording moet geschieden. Wat gebeurt er dan? In hoofdlijnen verloopt de procedure, die door een computerprogramma kan worden uitgevoerd, als volgt. De rekening is na de laatste verdichting gevoed met nieuwe boekingsregels. Die worden geselecteerd en gesorteerd volgens het aangegeven aankomstpunt. Het zal voorkomen dat diverse rekeningen in het lagere faseboek dezelfde rekening in het hogere faseboek als bestemming voor verantwoording hebben. Verantwoording geschiedt in zijn eenvoudigste vorm indien alle boekingsregels vervolgens per aankomstpunt gebundeld zijn. Dan resteert voor iedere aangegeven rekening in het hogere faseboek slechts één bedrag voorzien van een rekenteken. Daaromheen kan voor die rekening een gestandaardiseerde boekingsregel ingevuld worden. Bij het ontbreken van evenwicht in de voorgestelde verdichting moet een signaal volgen zodat eventueel ingegrepen kan worden. Desgewenst kan het programma voor de verdichting evenwicht aanbrengen door een aanvullende boekingsregel met het saldo voor een (daarvoor aangewezen) rekening te vormen.

Soms verloopt verdichting op hoofdlijnen inderdaad zo eenvoudig als ik hierboven geschetst heb. Maar dat is afhankelijk van een parameterschema. Dikwijls volgt daaruit dat enig nader onderscheid per aankomstpunt bewaard moet blijven. Het meest principiële onderscheid heeft volgens relationeel boekhouden met dimensies te maken. Alle boekingsregels voor een bepaald aankomstpunt, i.e. hogere rekening, zijn voorzien van gegevensparen over de relevante dimensies met tijdvak. De bundeling van boekingsregels mag in eerste aanleg niet verder gaan dan unieke combinaties van die gegevensparen over dimensies. Ik ga er immers vanuit dat aan de rekening als aankomstpunt dezelfde dimensies toegekend kunnen zijn. Een verdere bundeling van financiële gegevens zou op het hogere niveau het vereiste onderscheid wegpoetsen. Hierdoor kom ik overigens even terug op een eigenschap die ik van een deelboekhouding veronderstel. Iedere deelboekhouding is een zelfstandige eenheid die geheel los van andere deelboekhoudingen staat. De gegevens kunnen bijvoorbeeld eenvoudig in een gescheiden computer opgeslagen zijn en verwerkt worden. Het contact tussen deelboekhoudingen is wat verticaal gegevensverkeer betreft slechts periodiek. Dit betekent dat een deelboekhouding niet voortdurend contact onderhoudt over rekeningen als aankomstpunten in een andere.15 Ik vind deze vergaande onafhankelijkheid van deelboekhoudingen ten opzichte van elkaar noodzakelijk voor behoud van flexibiliteit. Daarmee kan het pakket automatiseringsmiddelen in uiteenlopende, dat wil zeggen tot en met sterk gedecentraliseerde organisaties toegepast worden. De prijs daarvoor wordt onder andere bij gegevensverkeer voor verantwoording en omgekeerd delegatie betaald. Die procedure wordt daardoor wat uitgebreider. Dat komt er weer in hoofdlijnen op neer dat een verzendend faseboek allereerst een voorlopige boekingsgroep samensteld. Die gegevens worden bij wijze van proef aan het gelijksoortige faseboek aangeboden. Consolidatie geschiedt indien in het ontvangende faseboek geen belemmeringen aanwezig zijn. Als zo'n belemmering kan bijvoorbeeld gelden het ontbreken van een rekening die wèl als aankomstpunt aanwezig verondersteld is. Of een rekening heeft een dimensie erbij gekregen waarin aantekeningen op het lagere niveau niet voorzien. Zijn dergelijke belemmeringen aanwezig dan kan de aangeboden maar nog voorlopige boekingsgroep vervallen. Eventuele afstemming kan uitgewerkt worden in één of beide betrokken faseboeken waarna een nieuwe poging kan volgen. Het is overigens ook denkbaar het ontvangende faseboek iedere aangeboden boekingsgroep te laten aanvaarden. Afwijkingen komen dan op bijzondere rekeningen terecht. Daarna zullen in het ontvangende faseboek correcties aangebracht moeten worden. Hetzelfde geldt echter voor het verzendende faseboek om te vermijden dat een volgende verantwoording dezelfde afwijkingen vertoont.

De bundeling van boekingsregels per aankomstpunt kan voor het samenstellen van een voorlopige boekingsgroep ter verdichting dus niet verder gaan dan unieke combinaties van gegevensparen over dimensies. Bij aankomst van die boekingsgroep kan voor iedere rekening als aankomstpunt bekeken worden welke dimensies inderdaad (nog) voorkomen. Dat kunnen er minder zijn dan aan de verzendende rekeningen toegekend zijn. In dat geval kan alsnog verdere bundeling/verdichting uitgevoerd worden tot unieke combinaties die voor de rekening als aankomstpunt relevant zijn. Ik herhaal dat het verzendende faseboek bij scheiding van deelboekhoudingen geen actuele gegevens daarover bevat.

Naar behoefte kan detaillering van andere gegevens gehandhaafd blijven. Maar al gauw vind ik dat geen verantwoording in de werkelijke geest van delegatie meer. Ik zie als bedoeling ervan dat verantwoording op hoofdlijnen geschiedt. De financiële gegevens die ter verantwoording aan een hoger faseboek doorgegeven worden moeten dat weerspiegelen. Dat houdt weglating van verdere details in. Ik kies dan voor weglating van alle andere onderscheidende gegevens in de boekingsregels op het lagere niveau. Maar nogmaals, dat is mijn praktische voorkeur en geen eis die relationeel boekhouden als methode stelt. Concreet bedoel ik dat dat de bronverwijzing van de boekingsgroep op het verzendende niveau geen deel uitmaakt van een boekingsregel die ter verantwoording opgesteld wordt. Daarvoor in de plaats komt overigens de bronverwijzing van de verdichtingsboeking. Daarbij vind ik het medium weer niets uitmaken. Een aantekening kan van papier in een geautomatiseerde gegevensverzameling terecht komen. Het doorgeven vanuit de ene naar een andere geautomatiseerde verzameling zie ik eveneens als een aantekening. Ook zo'n electronische aantekening moet een uniek herkenningsteken bevatten. Daarvoor biedt dezelfde bronverwijzing plaats. Behalve de oorspronkelijke bronverwijzing vervalt dan uiteraard ook het volgnummer van een boekingsregel. Daarvoor komt in de samengestelde boekingsregel eveneens een volgnummer in de plaats dat (uiteraard) betrekking heeft op de volgorde binnen de verantwoordingsboeking. De gedetailleerde omschrijving vervalt. Hetzelfde geldt voor de oorspronkelijke registratiedatum. Daarvoor komt de datum van de verdichting. Voor een gedetailleerde transactiedatum kan een ruimere periode genomen worden. Die mag als uiterste de grens van het tijdvak dat aan de primaire dimensie gebonden is niet overschrijden. De zaakidentificatie vervalt. En de supplementen eveneens. De soort procedure ook; dit gegeven zou eventueel voor een aanduiding van (de wijze van) het verticale verkeer benut kunnen worden. Dat geldt trouwens voor alle gegevens waarvan ik de inhoud wat verdichting betreft vervallen verklaard heb.

Tot dusver heb ik slechts twee niveaus aangenomen. Maar nadat financiële gegevens eenmaal verantwoord zijn moeten zij vervolgens wellicht in de verantwoording aan een organisatorische eenheid op een nòg hoger niveau opgenomen worden. Daarbij worden dan stellig nog andere financiële gegevens betrokken. Want in zo'n faseboek dat zich kennelijk op een tussenliggend niveau bevindt zijn waarschijnlijk ook verantwoordingen van andere lagere eenheden aangekomen. Dankzij de gestandaardiseerde opzet van faseboeken in àlle deelboekhoudingen in het gehele netwerk blijft de soort procedure voor verdichting ongewijzigd. De bundeling van boekingsregels geschiedt steeds naar aankomstpunt en daarbinnen naar unieke combinaties van gegevensparen over dimensies alsmede naar een periode waarin transacties definitief gerealiseerd zijn. Over dit laatste merk ik nog het volgende op. Dankzij deze bundeling verschijnen in het hogere faseboek boekingsregels waaruit het totaal aan definitieve transacties per periode afgelezen kan worden. Die periode is dan meestal korter dan een officiële delegatieperiode die doorgaans een jaar bedraagt. Tussen organisatorische niveaus, zeg maar intern, geschiedt periodieke verantwoording meestal frequenter. Aan de andere kant mag die periode weer niet te kort zijn. Anders loopt de geloofwaardigheid van delegatie gevaar. In veel gevallen is bundeling van transactiedatums per maand waarschijnlijk het meest praktisch. Dit is overigens iets anders dan de periodiciteit van de procedure voor verantwoording. Daarover kunnen andere afspraken bestaan. In de praktijk vind ik ook daarvoor een maand alleszins redelijk. In een verbruikshuishouding waar op verbruik van een toegewezen begroting gemikt moet worden kan de frequentie van verdichting aan het einde van een jaar opgevoerd worden. Dan blijft de bundeling van transacties naar de perioden waarin zij tot stand zijn gekomen evenwel gehandhaafd. Achtereenvolgens kunnen echter diverse verdichte boekingsregels over dezelfde transactieperiode doorgegeven worden.

Over verticaal gegevensverkeer, dus tussen gelijksoortige faseboeken op verschillende niveaus, heb ik nog een opmerking. Daarmee loop ik wat vooruit op wat ik later over risico's en controleerbaarheid zeg. Het doorgeven van financiële gegevens in het kader van delegatie of verantwoording betekent niet dat die gegevens uit het verzendende faseboek verdwijnen. De boekingsregels blijven daar aanwezig. Er wordt slechts een aanduiding aan toegevoegd dat verwerking in verticaal verkeer reeds gebeurde. In die zin betekent dit verticale gegevensverkeer een zekere duplicatie. En dat bevordert controleerbaarheid. Anderzijds roept zo'n procedure weer noodzaak voor controle op. Is die correct verlopen? Komt de ontvangen boekingsgroep overeen met de financiële gegevens die ter verantwoording verzonden zijn? Op haar beurt moet die procedure ook weer controleerbaar zijn. Dat kan naar mijn mening op eenvoudige wijze. Iedere boekingsgroep die definitief verzonden wordt kan in copie tevens in het verzendende faseboek aangetekend worden. Dat kan niet op de, zeg maar, gewone rekeningen gebeuren. Dat vertekent het zicht op het gedeelte van het proces waarbij die organisatorische eenheid betrokken is. Maar er kunnen speciale rekeningen voor ingericht zijn. Als het goed is moet dezelfde boekingsgroep, in ieder geval met dezelfde bronverwijzing, in zowel het verzendende als het ontvangende faseboek aanwezig zijn. In het ontvangende faseboek zijn de boekingsregels uiteraard op gewone rekeningen geregistreerd. Die aankomstpunten kunnen in de boekingsregels die ter controle in het verzendende faseboek gedupliceerd zijn in een supplement ondergebracht zijn. De rekeningidentificatie als gegeven in de boekingsregel is daarin immers reeds bezet door de identificatie van de speciaal daarvoor ingerichte rekening.

In dit hoofdstuk over aantekeningen heb ik geprobeerd te schetsen wat ik tot inhoud van financiële gegevensverzamelingen reken. Daarvan kan afgeleid worden welke financiële rapportages mogelijk zijn. In beginsel kan iedere combinatie van aanwezige gegevens in een rapportage verschijnen. Dit betekent overigens nog niet dat een pakket automatiseringsmiddelen zomaar daarvoor benodigde programma's omvat. Sommige combinaties vereisen aanvullende programma's. Dat is zelfs vrijwel (nog) zeker indien ook gegevens uit specifieke verzamelingen in een rapportage betrokken moeten worden. Het is waarschijnlijker dat een pakket programma's begint met voor de hand liggende rapportages. Daarvoor kan eveneens een variabele benadering gevolgd worden. Dan heeft een bepaald programma een ruim bereik. En hoe flexibeler zo'n pakket hulpmiddelen is des te meer kan het voorzien in uiteenlopende rapportages. Alleen zeer specifieke informatiebehoeften, maar waarvoor gegevens als ingrediënten wel aanwezig zijn, vereisen dan extra programma's.

 

 

 

noten

1. Uiteindelijk gaat het om geïntegreerde rapportages (voor beheer) in het algemeen, niet alleen om (dat van) het financiële aspect.

2. De kunst van ontwerpen is dus de keuze van variabelen. Mijn overlappende criteria tijdens ontwerpen-als-proces en voor het ontwerp-als-resultaat zijn ongeveer:

- standaardisatie
- modulariteit
- variabiliteit.

Deze criteria overlappen elkaar omdat (een zekere mate van) standaardisatie en modulariteit natuurlijk eveneens gekozen variabelen weerspiegelen.

3. Als flexibiliteit méér is dan een woord met welke àndere verschijnselen hangt zij dan ten nauwste samen? Zo'n vraag verschaft genoeg inspiratie voor een monografie. Ik houd het antwoord(?) kort. Flexibiliteit is wederom een begrip dat iets-in-de-werkelijkheid met identiteit veronderstelt. Dankzij aanpassingsvermogen kan iets in tijd veranderen maar over tijd gelijk zijn. En zo rijst altijd de problematische vraag naar identiteit. Naar tijd. Enzovoort.

4. Vormen ontketende middelen niet een tijdloos thema?

5. Dit is allerminst een nieuw idee.16 In Kameraalstijl en Overheidsadministratie (Vuga, tweede editie, 1971) trof ik opmerkingen van deze strekking van G.H. Rigter aan. Hij schrijft in zijn samenvatting (p. 210) "dat door de moderne ontwikkeling der administratieve methoden de verschillen zijn vervaagd of genivelleerd, terwijl de moderne administratieve techniek in beide stelsels toepasing kan vinden". Rigter voegt daaraan toe: "[E]r behoeft dus geen aanleiding meer te zijn om aan één stelsel de voorkeur te geven". Hij ziet, voorzover ik begrijp, echter de kameralistische en commerciële boekhouding nog naast elkaar. Wat dat betreft ga ik met stelligheid verder. Er bestaat een overkoepelende methode van boekhouden. Dat zicht kreeg ik scherper omdat de mogelijkheden van de "moderne administratieve techniek" ten opzichte van de tijd waarin Rigter zijn opmerkingen maakte uiteraard nogal toegenomen zijn. Zie ook mijn slotopmerking in noot 5 in hoofdstuk 1.

6. Als het waren tussenrapportages kunnen voor middelen bestemd zijn. Dan kunnen die daarop (gedeeltelijk) automatisch reageren. Totale automatisering is echter onmogelijk. Per definitie maakt tenminste één mens deel van een organisatie uit. Hij is verantwoordelijk. Dat blijft een reële verantwoordelijkheid, ongeacht delegatie van werk aan andere mensen en/of middelen.

7. Kortheidshalve verval ik in naïef realisme. Informatie als weerspiegeling, afbeelding is een beeldspraak. Waaróver informatie, zeg maar, is zou buiten onze ervaring vallen. En ervaring is op haar beurt beeldspraak voor zijn-in-de-wereld.

8. Het wezenlijke verschil is flexibiliteit door variabiliteit respectievelijk de parametrische vormgeving van hulpmiddelen.

9. Hoe meer het gedrag van modulen vantevoren bepaald is des te beperkter aantekeningen kunnen blijven. Dit staat overigens los van de manier waaròp dat gedrag ingevuld is. Met een variabele benadering zijn expliciete parameters nodig. Anders bevatten de instructies van de programmatuur meer van de nodige gedragvoorschriften.

10. Dit leidt tot de vraag of archief zinvol een verbijzonderd aspect van een organisatie genoemd kan worden. Ik geef daarop inmiddels ontkennend antwoord. Zoiets als archiefbeheer moet opgaan in informatievoorziening in het algemeen. Zie ook noot 5 in hoofdstuk 14. Wat informatievoorziening kan betekenen spits ik vervolgens onderstaand weer toe. Deze redenering heeft bijgedragen aan de gewijzigde visie op archiefbeheer. Zie noot 15 in hoofdstuk 9.
Eens had in organisaties één medium bijkans monopolie voor indirecte overdracht en duurzamere, toegankelijke opslag van gegevens. Dat was papier-als-origineel. Toen kwamen carbon copieën, stencils, fotocopieën. Allemaal nog papier. Er volgden fotografische media zoals microfilm. Nu zijn er ook electro-magnetische en optische media voor die overdracht en opslag; automatiseringsmiddelen zijn alom aanwezig.
De constatering dat thans een verscheidenheid aan media bestaat kan archief en allerlei (organisatorische) aspecten in een ànder licht plaatsen. Zoals zo vaak is dat geen nieuw licht maar herwaardering van beginselen die gevestigd zijn toen beperkt volume nog niet tot gegevensverwerking als specialisme geleid had.
In organisatorisch verband zijn vaak verschillende mensen bij hetzelfde werk(proces) betrokken. Soms zijn hun bemoeienissen/bijdragen in ruimte en/of tijd gescheiden. Dan moeten benodigde gegevens overgedragen en/of bewaard worden. Ik laat hier overigens directe communicatie, bijvoorbeeld een gesprek, buiten beschouwing. Dat is en blijft natuurlijk het medium, i.e. een soort drager, waarmee de meeste gegevensoverdracht in organisaties geschiedt. De opslag van gegevens in een menselijk geheugen is hier evenmin aan de orde.
Organisatorische procedures (en rituelen) voor overdracht en/of opslag van gegevens zijn nog veelal bepaald door het medium waarmee/-op dat tot voor kort vrijwel zonder uitzondering gebeurde: papier-als-origineel. Door technische ontwikkelingen zijn er nu andere media. Er is een verscheidenheid ontstaan die de vanzelfsprekende oriëntatie op papier-als-origineel ondermijnt. Inderdaad zijn er problemen wanneer traditionele papieren procedures zonder meer op die andere media van toepassing verklaard worden. Zo kan een individuele medewerker met electronische post over een eigen postbus beschikken. Zonder menselijke tussenkomst ontvangt hij berichten. En in het geheugen van een personal computer kan die medewerker zèlf gegevens opslaan. (Wat als problemen ervaren wordt is trouwens sterk afhankelijk van de organisatorische positie van de functionaris.)
De verscheidenheid aan media/gegevensdragers noodzaakt tot overkoepelende begrippen voor informatievoorziening in organisaties. Anders zet de verkokering naar soorten media door. Heroverweging is nodig opdat ze, indien mogelijk, met realiteitsgehalte algemeen toepasbaar zijn/blijven. Er moeten dus begrippen zo algemeen mogelijk, dat wil zeggen onafhankelijk van een medium, gedefinieerd worden. Zo geldt documentair als nutteloze toevoeging wanneer informatievoorziening als een overkoepelend begrip genomen wordt. Is ieder medium voor overdracht/opslag van gegevens niet een document? Behelst het archief àlles wat opgeslagen is? Als dat zo is heeft ook zoiets als documentair geen apart bestaansrecht. Heeft archief dan betrekking op één of enkele media waarop gegevens opgeslagen zijn? Neen. Dàt is met de huidige verscheidenheid een zinloos begrip.
Ondermeer die verscheidenheid maakt de vraag naar zin onontkoombaar. Waarom is er informatievoorziening? Een praktisch antwoord laat zich vinden door functies te onderscheiden. Welke functies heeft informatie in een bepaalde situatie? Nòg algemener is het om belangen in een situatie te verkennen. Belangen danwel behoeften zijn, abstract benoemd, argumenten voor informatievoorziening, alsmede aanwijzingen hoe die ingericht moet zijn.17 De toevoeging van aanwijzingen is nodig omdat er sprake van een wisselwerking kan zijn. Juist het ene belang en daarvoor bijgehouden gegevens kunnen een ànder activeren. Een voorbeeld van het laatste is bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Zònder enige opslag van gegevens is privacy (daardoor) niet bedreigd.
Waar het om gaat is dat belangen/argumenten gelden òngeacht welke media voor opslag van gegevens gebruikt zijn. Er is een algemeen begrip nodig dat (ondermeer) indirecte overdracht en duurzamere, toegankelijke opslag van gegevens weerspiegelt. Dat begrip kan informatievoorziening zijn.
Er zijn dus gegevens ergens opgeslagen. Dat kan met een verscheidenheid van media gebeuren. Waarom? Ieder apart gegeven moet zijn bestaansrecht aan één of meer van die argumenten ontlenen. Die passen in informatievoorziening in het algemeen. Iemand moet ergens, ooit behoefte aan dat gegeven kunnen hebben. Zonder zo'n behoefte bestaat er geen (zinvol) argument.
Die argumenten zijn zoniet willekeurig dan toch van omstandigheden afhankelijk. Desondanks lijken er enkele argumenten te zijn in het licht waarvan noodzaak voor opslag van een gegeven altijd bekeken moet zijn:

- bedrijfsvoering
- aansprakelijkheid
- historisch onderzoek.

In het bijzonder bij aansprakelijkheid (en in mindere mate bij historisch onderzoek) is er dan de veronderstelling dat aan de hand van gegevens werkelijke gebeurtenissen ge-re-construeerd kunnen worden. Zo worden omgekeerd die gegevens bepaald.
Sommige van die argumenten ontstaan vanwege derden, i.e. externe betrokkenen. Hun belang is vaak niet zondermeer gewaarborgd. Dat leidt tot regels. (Maar ook zonder dat derden in het spel zijn komen regels voor. Het is dan echter de vraag hoe zinvol die regels zijn.)
Voor ieder van die argumenten/belangen zijn in het maatschappelijk veld instanties aanwijsbaar die zich ermee bemoeien, of dat zouden moeten danwel juist laten.
Het ligt voor de hand dat voor (het argument) van zoiets als interne bedrijfsvoering geen stringente regels van buitenaf gelden. Hoe informatievoorziening daarvoor ingericht wordt staat ook een overheidsorganisatie steeds meer vrij.
Door wie worden eisen opgesteld die aan gegevens gesteld moeten worden volgens het belang van zoiets als cultureel erfgoed danwel historisch onderzoek? Hoe ligt dat met het belang van aansprakelijkheid respectievelijk verantwoording? Is dit een strikt juridische kwestie? Of ligt voor overheidsinstellingen het accent meer op behoorlijk bestuur in het algemeen?
Hoe danook, regels vanuit de diverse belangen mogen niet met elkaar in conflict zijn. Althans voorzover die op één en hetzelfde gegeven betrekking hebben. Het onderscheid naar belangen (dat eigenlijk in de huidige praktijk reeds bestaat) vergt daarom algemene coördinatie in een maatschappij.
Met belang als invalshoek is verklaarbaar hoe verschillend informatievoorziening concreet ingericht kan worden. Gegevens die in organisatorisch verband gebruikt (moeten) worden kunnen op verscheidene manieren gegroepeerd zijn. Aan de ene kant kunnen zij allemaal in één verzameling ondergebracht zijn. Het andere uiterste is dat ieder gegeven meteen een afzonderlijke verzameling vormt. In de praktijk van een specifieke organisatie respectievelijk onderdeel ervan gaat het om een keuze daartussenin.
Grofweg dient de strengste regel voor enig gegeven te gelden voor de gehele verzameling waarin die ondergebracht is. Wanneer regels nogal uiteenlopen is dat een reden meerdere verzamelingen aan te leggen. Iedere verzameling kent dan wat uniformere regels voor daarin voorkomende gegevens. Waar de grenzen tussen gegevensverzamelingen optimaal kunnen liggen hangt sterk van omstandigheden (en dus van heersende regels) af. Daarop zijn tevens mogelijkheden/beperkingen van mensen en middelen van invloed. Soms zijn bijvoorbeeld de regels voor het belang van bedrijfsvoering strenger dan die voor de (externe) verantwoording. Meestal is het andersom.
Waar het om gaat is dat de resultante van regels sterk kan variëren. Ook al zijn sommige regels constant. De regels voor verantwoording (en voor cultureel erfgoed) kunnen redelijk gestandaardiseerd zijn. Dan blijven die voor bedrijfsvoering als variabel over. Zijn er trouwens nog andere belangen herkenbaar?
Een conclusie luidt dat regels pèr (maatschappelijk erkend) belang de meeste duidelijkheid verschaffen. Daarna hoort naar omstandigheden een resultante bepaald te worden. En dáárnaar wordt de informatievoorziening concreet ingericht.
De nederlandse Archiefwet past niet bij deze conclusie van regels pèr belang. Die wet houdt e.e.a. impliciet terwijl alledrie hier genoemde belangen/argumenten bedoeld zijn. Van overheidswege zijn regels nodig pèr gerechtvaardigd belang van derden dat anders gevaar loopt.
Het belang van sommige gegevens is het verschaffen van (extra) waarborgen voor verantwoording. Overigens bepaalt dit belang dikwijls slechts een gedeelte van de opgeslagen gegevens. Om welke handelingen gaat het? Welke gegevens moeten daarvoor, en hoelang, bewaard blijven? Moeten die apart vastgelegd worden of zijn zij reeds uit hoofde van bedrijfsvoering op een bewaarbaar medium voorhanden? Moeten gegevens van het ene naar een ander medium getransformeerd worden zodat opslag op een (min of meer) uniform medium geschiedt? Of gebeurt eventueel benodigde transformatie pas wanneer een concrete vraag naar verantwoording beantwoord moet worden, en alleen dan?
Waarborgen voor verantwoording leiden meestal tot functiescheiding. Die kan echter op talloze manieren in organisatie en informatievoorziening uitgewerkt zijn. Is het echt nodig dat medewerkers van een aparte afdeling de boekhouding bijhouden? Of welke gegevensverzameling danook die (mede) voor verantwoording bedoeld is? Zo kunnen de meeste archiefmedewerkers opgaan in de afdelingen die daadwerkelijk de produkten en diensten afleveren. Dat gebeurt ook reeds op grote schaal bij de rijksoverheid. Dan blijft een soort stafafdeling over. Die kan die lijnafdelingen adviseren. Maar is dat niet hetzelfde wat stafafdelingen Organisatie & Informatievoorziening en Administratieve Organisatie doen? Waarom worden die adviseurs niet gebundeld?
Er moet ook controle zijn. Is de afdeling Interne Controle, maar dan onafhankelijk en niet bij de afdeling financieel-economische zaken, de bestemming van de andere medewerkers van wat er nog van de oorspronkelijke archiefafdeling overgebleven was? Of horen die medewerkers eigenlijk bij de interne Accountantsdienst? Want zijn archivarissen niet vergelijkbaar met accountants? (In het engelse/amerikaanse spraakgebruik hebben accounting en het verwante auditing inderdaad een veel ruimere betekenis dan boekhouden of iets dergelijks.) Wat registeraccountants als controleurs doen is volgens het bovenstaande zelfs onderdeel wat archivarissen-als-toezichthouders (zouden kunnen) doen. De laatsten zijn bezig met waarborgen voor verantwoording in het algemeen terwijl (in het nederlands) registeraccountants zich vooral op waarborgen voor financiële verantwoording richten. Een registeraccountant voert de boekhouding toch niet? Dan hoeft een (register)archivaris evenmin zèlf gegevensverzamelingen bij te houden. Het gaat om waarborgen (interne controle) dat het adequaat gebeurt. En daarop kan een archivarisverklaring o.i.d. afgegeven of onthouden worden. Waarom niet? Het lijkt er soms op dat cijfermatige controles gebeuren omdat ze uitvoerbaar zijn. Algemenere waarborgen voor adequate verantwoording dragen direct een veel kwalitatiever karakter. Daarom is dat onderwerp veel moeilijker. Maar dat is nog geen reden aandacht aan die wézenlijker controle te onthouden. Zo bekeken lijkt de huidige verhouding, ook in salarissen, tussen archivarissen en accountants als controleurs de zaken op z'n kop te houden.

11. Toen ik nog over het archief als een gegevensverzameling dacht in plaats van als opgegaan in informatievoorziening in het algemeen noemde ik de unieke identificatie van een boekingsgroep de archiefcode. Zie de paragraaf over archiefcode in hoofdstuk 5. Die plaats ik daar (noot 11) in wat ik een keten van authenticiteit noem.

12. Dan heb ik het niet eens over dossiervorming die geschiedt volgens onderwerpen die haaks staan op informatiebehoeften vanuit bedrijfsvoering (en dus verantwoording erover).

13. Of als dat wel zo is komt het maar al te vaak voor dat daarvoor andersoortige automatiseringshulpmiddelen gebruikt worden. Dat vormt een effectieve belemmering voor samenvoeging van gegevens in één en dezelfde rapportage.

14. De bestemming van de rekeningidentificatie voor dit verticale gegevensverkeer is natuurlijk ook een praktische keuze. Die samenhang kan op allerlei manieren bereikt worden. Met rekeningen gaat dat gewoon handig en sluit aan op de centrale positie die rekeningen in andere boekhoudkundige methoden innemen.

15. Ik heb het hier dus niet over gespreide gegevensverwerking waardoor een rapportage eventueel met gegevens uit diverse verzamelingen, op verschillende lokaties opgeslagen, samengesteld wordt.

16. Het idee van absolute originaliteit heb ik niet. Ik heb wel allerlei ideeën. En hoe meer ik kijk, luister en lees des meer besef ik dat andere mensen eerder op vergelijkbare gedachten gekomen zijn. Een aanwijsbare keten van authenticiteit naar de mijne herken ik echter a priori niet. Die herkenning van overeenkomst komt àchteraf. (En kan het ànders?)
Dit gevoel van deelgenoot-zijn aan ideeën is sterker sinds mijn belangstelling voor vooral filosofie en literatuurwetenschap/-kritiek. Ik vind daarin veel te leren voor praktijk van organisatorische informatievoorziening. Eén-dimensionale automatisering maakt verwevenheid kapot. En nu zijn er op genoemde kennisgebieden weer verwevener ideeën.
Naar de aard van die ideeën, of eigenlijk gevoelens, laten zij zich onmogelijk absoluut en uitputtend opsommen. Daar was ik dus ook achter gekomen. En in dat licht heb ik hoofdstuk 27 als leeswijzer geschreven. Wat ik daarmee ondermeer bedoelde herkende ik later in het eerder geschreven Phenomenological Hermeneutics and the Study of Literature (University of Toronto Press, 1987). Daarin heeft M.J. Valdés het letterlijk over relational literary theory. In hoofdstuk 27 wijs ik ondermeer op principiële asymmetrie van communicatie. Valdés zegt (p. 60): "[....] the traditional model of textual communication, which moves from writer to text to reader, is here supplanted by a bifurcated model that construes two separate and parallel relationships; first, in temporal priority, the writer-text relationship, and secondly, the text-reader relationship."
Is (literatuur)kritiek misschien het smeden van ketens van authenticiteit? Ja. Ook. Kritiek speelt gewoon mee in het algemene spel van teksten. En dat is op zijn beurt een aspect van het spel van mensen.
Daarbij moeten wij bedenken dat (Valdés, p. 59): "The basis of a phenomenological hermeneutics is derived from questioning the subject-object relation, and it is from this questioning that we first observe that the idea of objectivity presupposes a relationship that encompasses the allegedly isolated object. This encompassing relationship is prior to and more basic than any categories we may wish to construct." En tegelijk moeten wij ons voorstellen dat dit eveneens weer een model-in-ervaring vormt. Enzovoort. "There are no absolutes; there is no definitive truth; but there are means of reflecting of how it is that the thinker knows what he thinks he knows." Deze laatste zin laat Valdés voorafgaan door korte toelichting op filosofische hermeneutiek (p. 59): "The dialectic between explanation and understanding has three general propositions. The first is that it is impossible to know anything where there was not a presupposition to the inquiry. Pre-existing systems of inquiry are thus always inherently part of the way we conceive our purposes and choose the means to realize them. A second general proposition common to philosophical hermeneutics is an anti-idealist position, which reworks the dialectical logic of Hegel but rejects his conclusion of an absolute. This means that philosophical hermeneutics accepts the irreducible contingency of both the thinker's own strategy and of reality itself. The truth that emerges from these theories is the truth of self-knowledge. The third general proposition is that there is an intentional structure in both explanantion and understanding. Not only is there intentionality behind explanation in the very choice of subject and in the way in which the thinker adresses his object of inquiry, but there is also an intentional framework in the social conditions of the thinker that affects his understanding. Further, both intentional structures are dialectically related."

17. Wiskundig gezien vindt ik belangen als argumenten ook eleganter. De (uitkomst van de) functie is dan de wisselwerking van argumenten/belangen.

 

 

 

1991, webeditie 2003 © Pieter Wisse