Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.
Financiële informatievoorziening moet in veel organisaties verbeteren. Actualiteit en betrouwbaarheid van rapportages schieten tekort. Politici en ook de media, in welke volgorde laat ik hier overigens buiten beschouwing, zijn wat meer aandacht aan gebrekkige financiële rapportages gaan schenken. Zij stellen direct de kwaliteit van de processen en dus van de organisatie in het algemeen ter discussie. Vooral overheidsinstellingen ondervinden aansporingen in een zo hoog mogelijk tempo hun beheer respectievelijk beleid te verbeteren. Daarbij horen maatregelen gericht op actuele en betrouwbare financiële rapportages; inzicht in het financiële aspect moet worden en blijven gewaarborgd.
Dit is een vreemde aanhef voor een hoofdstuk over automatiseringsmiddelen. Maar in de praktijk worden die hulpmiddelen nog vaak als sluitende oplossing voor problemen van informatievoorziening beschouwd. Dat klopt niet. Voor verbeteringen is veel meer nodig zoals ik in deze reeks hoofdstukken over praktische aspecten benadruk. Gebrekkige informatievoorziening acht ik geen probleem van gegevensverwerking waarvoor toepassing van automatiseringsmiddelen dè oplossing biedt. Het werkelijke antwoord op vragen ligt in verwevenheid, en dus óók elders. Zo volgt beter financieel beheer niet zomaar uit klakkeloze automatisering van overgeleverde werkwijzen. Het is verstandig wat meer op een rijtje te zetten. Ik heb dat geprobeerd toen de financiële informatievoorziening bij het ministerie mij gebrekkig voorkwam. Ik had toepassing van automatiseringsmiddelen wel uitdrukkelijk in mijn hoofd. Maar ik zocht naar context, verwevenheid. Relationeel boekhouden heb ik afgestemd op financieel beheer onder onzekere omstandigheden. Dan is flexibiliteit noodzakelijk.
Automatiseringsmiddelen kunnen, hun relatieve betekenis ten spijt, een belangrijke bijdrage aan verbeterde informatievoorziening leveren. Dat kan ik bijvoorbeeld in praktisch onderscheid tussen doel en middel uitdrukken.1 Doel en middel moeten beslist niet met elkaar verward worden. Tegelijk zijn ze onmogelijk te scheiden verschijnselen. Stel het overkoepelende doel is verbetering van (kwaliteit van) een organisatie met haar processen. Financieel beheer is daarvoor een middel. Dat middel kan op zichzelf weer als een doel opgevat worden. Bijvoorbeeld een boekhouding is op haar beurt een middel voor dat (secundaire) doel. Langs zo'n keten van doelen en middelen kom ik uiteindelijk bij automatiseringsmiddelen terecht. En dat bedoel ik met de aanhef van dit hoofdstuk. Die hulpmiddelen hebben hun plaats in processen. Het belang ervan moet niet overdreven maar evenmin onderschat worden. Zonder zicht op omvattende doelstellingen biedt toepassing van dergelijke middelen nauwelijks voordelen. Slechts in een duidelijk referentiekader kan toepassing gericht geschieden en op voordelen gemikt worden. Anders resteren dikwijls slechts nadelen; kostbare middelen in processen veroorzaken aanvullende zorgen en complexiteit.
De juiste middelen op de juiste plaats houden de kosten ervan binnen de perken terwijl een grotere bijdrage aan organisatie en processen resulteert. Relationeel boekhouden biedt zo'n algemener referentiekader. Het organisatorische veranderingsproces houdt dus niet op bij ontwerp en ontwikkeling van automatiseringsmiddelen ervoor. Ik beschouw deze manier van boekhouden vooral als punt van oriëntatie voor allerhande aspecten. Zeg, een middel om organisatorische verwevenheid als doel te bereiken.
Altijd moet de plaats van mensen gewaarborgd zijn. Zij zijn vitaal. Het gaat er helemaal niet om zoveel mogelijk handelingen door automatiseringsmiddelen te laten verrichten. Er moet daarentegen een goed evenwicht tussen mensen en (hun) middelen zijn. Daarom plaats ik automatiseringsmiddelen nogal achteraan in een keten van doelen en middelen. Of, beter gezegd, geef ik dat aspect in verwevenheid verhoudingsgewijs minder gewicht. Want een menselijk evenwicht bestaat niet wanneer automatisering een absoluut uitgangspunt èn doel vormt. Kwaliteit van (resultaten van) processen wordt veeleer door menselijke inbreng bereikt. Die mensen kunnen middelen hanteren. Dit weerspiegelt een menselijke visie op arbeid in organisaties. Ik stel de kwaliteit van de menselijke arbeid voorop. Dan komen verantwoorde resultaten. Die lopen gevaar wanneer mensen als verlengstuk van middelen ingezet worden. Dat gaat ogenschijnlijk misschien even goed. Waarom zijn er eigenlijk organisaties? Zijn dat ook niet middelen met bevordering van menselijk welzijn als doel?2
De prioriteit voor menselijke inbreng in organisaties doet in mijn ogen aan het belang van automatiseringsmiddelen weinig af. Dat kan vanuit hun wederkerige relatie begrepen worden. Een realistische plaats in processen bevordert het belang van de betrokken mensen. Met hulpmiddelen op de verkeerde plaats komen zij niet tot ontplooiing. Automatiseringsmiddelen kùnnen dus belangrijk zijn. Dat is weer bepaald door omstandigheden. En op hun beurt maken die middelen daarvan deel uit. Dat betekent dat hun praktische belang naar omstandigheden wisselt. Voor een goed evenwicht is het daarom ondermeer nodig kenmerkende eigenschappen van automatiseringsmiddelen te kennen.3
Automatisering betekent de toepassing van een specifiek soort hulpmiddelen voor uitvoering van werkzaamheden. Er zijn ook vele andere (soorten). Van potlood tot schrijfmachine, van kaartenbak tot boekenstelling. Welk hulpmiddel het beste toegepast kan worden hangt dus van de omstandigheden af. Wanneer is automatisering mede aangewezen? Voor toepassing van automatiseringsmiddelen kunnen, afhankelijk van omstandigheden, meerdere redenen bestaan. Een reden kan zijn de wens tot kwaliteitsverbetering van resultaten van bestaande werkzaamheden. Bijvoorbeeld een vergroting van de betrouwbaarheid. Ook kan het zijn dat resultaten sneller beschikbaar moeten komen. Een andere reden wordt dikwijls gevormd door verbetering van de kwaliteit van werkzaamheden zèlf. Door toepassing van automatisering kan bijvoorbeeld zogenaamde taakverrijking nagestreefd worden. Verder kunnen arbeidsbesparingen (lees: mensbesparingen) het doel van automatisering zijn. In een aantal gevallen openen automatiseringsmiddelen nieuwe mogelijkheden. Zonder die hulmiddelen zouden de beoogde werkzaamheden eenvoudigweg niet uitvoerbaar zijn. Als voorbeeld hiervan geldt directe toegankelijkheid van allerlei externe gegevensverzamelingen.
De werking van automatiseringsmiddelen berust vooral op eenvoud en snelheid. Teneinde voor automatisering in aanmerking te komen moeten handelingen zonder uitzondering gereduceerd kunnen worden tot het eenvoudig verwerken van eenvoudige gegevens. Welke handelingen dat zijn moet vooraf in instructies inclusief parameters vastgelegd zijn. De eenvoud bestaat vooral hierin dat zowel instructies als gegevens uiteindelijk in de vorm van zogenaamde binaire of digitale eenheden (meestal nullen en enen) aanwezig moeten zijn. Deze eenvoud bepaalt tevens de beperkingen van automatiseringsmiddelen. De mogelijkheden ervan zijn daarentegen voornamelijk bepaald door de snelheid waarmee de gegevens volgens de eenvoudige instructies verwerkt worden. Door technologische ontwikkelingen neemt de snelheid waarmee computerapparatuur gegevens volgens instructies kan verwerken nog altijd toe. Dezelfde ontwikkelingen hebben tot gevolg dat computerapparatuur ook steeds goedkoper (en betrouwbaarder) wordt.
Computerapparatuur wordt dus sneller en goedkoper. Voor hetzelfde maar dikwijls minder geld kunnen steeds méér gegevens verwerkt worden. In dit verband mag een derde kenmerkende eigenschap niet onvermeld blijven. Een computer kan beschikken over een geheugen waaruit opgeslagen gegevens voor bewerking opgehaald worden. De opslagruimte in zo'n computergeheugen wordt alsmaar groter. Steeds meer gegevens kunnen direct toegankelijk zijn voor automatische handelingen via die eveneens opgeslagen instructies.4 Door snellere verwerking van meer gegevens kunnen uitgebreidere handelingen geautomatiseerd worden. Maar altijd is er die reductie tot of, eigenlijk, opbouw vanuit eenvoud. Het is de schijn van snelheid die kan bedriegen. Goedkopere computerapparatuur betekent dat van de toenemende mogelijkheden ook meer gebruik gemaakt kan worden. De huidige microcomputers (personal computers), bijvoorbeeld, hebben een vermogen tot gegevensopslag en -verwerking dat vergelijkbaar is met dat van grote computers (mainframes) van luttele jaren geleden. Het bedieningsgemak, i.e. een onderdeel van gebruikersvriendelijkheid, laat nog veel te wensen maar verbetert. Derhalve loont het steeds meer werkzaamheden te automatiseren. Althans volgens zoiets als bedrijfseconomische criteria. De benodigde kosten en moeite nemen af. Met andere woorden, het aantal (rendabele mogelijkheden voor) toepassingen neemt toe.5
Toepassingen worden veelal ingedeeld volgens de menselijke werkzaamheden die door de bijbehorende automatiseringsmiddelen ondersteund worden. Overal zijn diverse soorten werkzaamheden herkenbaar. Er zullen daarom verschillende toepassingen aangeduid kunnen worden. Het belang van een bepaalde toepassing wordt door de omstandigheden bepaald. Met automatisering heeft dit vooral betrekking op het volume van de werkzaamheden. Voor zinvolle automatisering is voorts van groot belang dat de manier waarop de handelingen in kwestie verricht worden steeds in hoge mate vergelijkbaar is. Want hiervoor volstaat dan één toepassing. Voor die handelingen gelden immers in beginsel dezelfde instructies en kennen gegevens dezelfde vorm. Afwijkingen in volume behoeven alleen gevolgen te hebben voor het vermogen van de computerapparatuur. Meer gegevens leiden tot de keuze van een snellere computer met een groter geheugen maar de instructies en de vorm van de gegevens blijven gestandaardiseerd. Dit wil trouwens niet zeggen dat bij toename van volume een ander merk of type computer nodig is. De situatie is het best te vergelijken met aanbod een bepaald type auto. Hetzelfde type is (tegenwoordig) vaak met zeer uiteenlopende motorvermogens leverbaar.
Toepassingen kunnen elkaar overlappen wanneer bijvoorbeeld identieke gegevens volgens verschillende instructies verwerkt worden. Of, omgekeerd, wanneer identieke instructies volstaan voor verwerking van uiteenlopende gegevens. De indeling in onderscheiden toepassingen is daarom vrijwel altijd willekeurig. Zonder indeling zou slechts van één enkele toepassing sprake zijn. Dat is theoretisch verdedigbaar maar praktisch meestal volkomen onwerkbaar. Ik probeer duidelijkheid te scheppen door toepassingen allereerst op gegevensverzamelingen te betrekken (registratie). Daartussen kunnen overlappingen minimaal blijven. Die zijn dan beperkt tot de noodzakelijke gemeenschappelijke gegevens. Vervolgens zijn er instructies voor rapportages. Die programma's moeten gegevens zonodig uit diverse verzamelingen putten.
Gegevens worden in computerapparatuur ingevoerd. Verder worden zij opgeslagen, en ondergaan bewerkingen waardoor afgeleide gegevens kunnen ontstaan. Vanzelfsprekend worden gegevens eveneens ter consumptie uitgevoerd (rapportage). Dit alles behoort tot de gegevensverwerking. Er is dus in aanvulling op registratie/rapportage onderscheid mogelijk naar:
- invoer
- opslag
- bewerking
- uitvoer.
Ik noem transport slechts terzijde, i.e. als aspect van invoer en/of uitvoer. De trend is belangrijk dat met automatiseringsmiddelen steeds meer tekens (signalen) ook steeds sneller steeds grotere afstanden kunnen overbruggen. In wisselwerking met opslag, bewerking e.d. creëert (tele)transport aldus de mogelijkheid voor zogenaamd verspreide gegevensverwerking.
Of het nu invoer, opslag, bewerking of uitvoer (waaronder dus transport) betreft, verwerking van gegevens met behulp van automatiseringsmiddelen geschiedt altijd volgens zogenaamde instructies. Een reeks instructies voor een afgeronde handeling, met redelijk herkenbare tussen- of eindresultaten, is een computerprogramma. De algemene term voor dergelijke instructies is programmatuur. Het gebruik van een programma als een reeks van instructies is reeds lang bekend. Een draaiorgel, bijvoorbeeld, is een machine die muziek voortbrengt volgens opdrachten op ponskaarten. Voor computerapparatuur geldt dat instructies en gegevens beide uiteindelijk dezelfde vorm hebben. Dit betekent dat (ook) instructies in digitale vorm (als gegevens) opgeslagen zijn. Hierdoor bestaat de mogelijkheid een zeer lange reeks van instructies tot een computerprogramma aaneen te rijgen. Door herleiding van de instructies en gegevens tot digitale eenheden kunnen eenvoud en snelheid accumuleren. Dat kan een mens niet in dezelfde tijdspanne herhalen. En slechts dit is het ogenschijnlijk complexe eraan. Tijdens iedere instructie/stap is de verwerking eenvoudig maar de stappen kunnen elkaar zo snel opvolgen. Op afroep van (eerdere) instructies worden zowel gegevens als zonodig verdere instructies uit het computergeheugen opgehaald. Daarna gebeurt verwerking door de zogenaamde centrale verwerkingseenheid. In beginsel kan een dergelijke afroep tot in het oneindige herhaald worden. Dezelfde digitale vorm van instructies en gegevens leidt tot flexibiliteit. Automatiseringsmiddelen kunnen uiteenlopende werkzaamheden/handelingen ondersteunen, afhankelijk van de specifieke instructies en gegevens. Dezelfde computerapparatuur kan meerdere computerprogramma's en gegevensverzamelingen bevatten. Dan zijn er meerdere toepassingen.
Het ontwerpen, bouwen en testen van een automatiseringstoepassing vraagt inspanningen en kost geld. Niemand haalt het (meer) in zijn hoofd om voor gangbare toepassingen computerapparatuur op maat te (laten) maken. Wat leveranciers aan apparatuur bieden is flexibel genoeg; kosten van eigen ontwikkeling en onderhoud zijn prohibitief. Terecht of niet, maar programmatuur wordt dikwijls (nog) op maat voor een bepaalde toepassing ontwikkeld. Daarbij wordt echter toch steeds meer van pasklare programmatuur gebruik gemaakt. Met de technologische ontwikkeling van automatiseringsmiddelen komt in het algemeen inderdaad meer van zulke programmatuur beschikbaar. Het volgende onderscheid werpt daarop enig licht:
- basisprogrammatuur
- toepassingsprogrammatuur.
Zonder programmatuur is er geen gegevensverwerking en derhalve geen gebruik van computerapparatuur. Dikwijls biedt een leverancier daarom, zelf of via een geassocieerd bedrijf, voor nieuwe apparatuur pasklare programmatuur aan voor tenminste algemene, steeds terugkerende verwerking van gegevens. Dergelijke pasklare programmatuur noem ik basisprogrammatuur. Zo kan een leverancier geen computer verkopen zonder zogenaamd besturingsprogramma. Dit regelt ondermeer de adequate opeenvolging van instructies, in het bijzonder van belang wanneer de computerapparatuur meerdere toepassingsprogramma's als het ware tegelijk verwerkt. Hier zijn toepassingsprogramma's te vergelijken met verschillende weggebruikers terwijl het besturingsprogramma optreedt als politieagent die het gehele verkeer regelt. De weggebruikers nemen allemaal aan het verkeer deel maar kunnen nooit tegelijk eenzelfde weggedeelte bezetten. Naast het besturingsprogramma moet tegenwoordig de leverancier zeker ook een pasklaar programma voor het beheer van gegevensverzamelingen kunnen leveren. Zoals een besturingsprogramma de verkeersregeling is voor de verschillende toepassingsprogramma's neemt het programma voor gegevensbeheer het kaartlezen en manoeuvreren in gegevensverzamelingen over. Een programma voor een specifieke toepassing kan zich in deze beeldspraak beperken door een bepaald gegeven bij wijze van gewenste vracht te noemen. Het programma voor gegevensbeheer rijdt die op afroep voor.
Vanwege het karakter van geautomatiseerde gegevensverwerking moeten ook toepassingsprogramma's uiteindelijk tot digitale tekens herleid zijn. Hiervoor bestaan aparte programma's die eveneens tot (pasklare) basisprogrammatuur gerekend kunnen worden. Instructies worden opgegeven in wat een hogere programmeertaal heet. Dat wil zeggen, in een taal die relatief makkelijk te bevatten is omdat die enige gelijkenis zou vertonen met taal die mensen gewend zijn te gebruiken.6 Een vertaalprogramma verzorgt vervolgens de herleiding tot nullen en enen. In die vorm kunnen de instructies door computerapparatuur behandeld worden. Er zijn diverse programmeertalen. Ieder vergt een specifiek vertaalprogramma. Steeds hogere programmeertalen, thans ook wel programmeringsmiddelen of programma-generatoren genoemd, zijn beschikbaar. Als verdere ontwikkeling horen dergelijke (pasklare) programmeringsmiddelen eveneens onder de noemer basisprogrammatuur.
Een medewerker die automatiseringsmiddelen bij zijn werk gebruikt merkt als regel alleen iets van het daarvoor bestemde toepassingsprogramma. De basisprogrammatuur is voor hem een als vanzelfsprekend aanvaard uitgangspunt, zoals een weggebruiker de instelling van verkeerslichten aanvaard. Maar ook steeds meer toepassingsprogramma's zijn kant-en-klaar verkrijgbaar. Als zij goed zijn dragen zij belangrijk bij tot commercieel succes van computerapparatuur. Wanneer een bepaald type een behoorlijke verspreiding krijgt willen derden eveneens pasklare programmatuur daarvoor ontwerpen en bouwen. Dit zijn vaak aparte programmatuurbedrijven. Soms bouwt zo'n bedrijf een ander besturingsprogramma of een ander basisprogramma voor gegevensbeheer en dergelijke maar meestal wordt de aandacht gericht op pasklare toepassingsprogramma's. Dat gebeurt wanneer de kosten van ontwerp, bouw en onderhoud terugverdiend kunnen worden via verkoop aan meerdere klanten. Er zijn dus pasklare toepassingsprogramma's ter ondersteuning van werkzaamheden die naar schatting van programmatuurbedrijven bij voldoende potentiële klanten weinig in opzet verschillen. De beschikbaarheid van pasklare programmatuur wordt aldus bevorderd door uniformiteit tussen processen in diverse organisaties.7 Voor behoud en uitbreiding van marktaandeel proberen overigens de oorspronkelijke leveranciers van computerapparatuur ook steeds meer toepassingsprogramma's te leveren.
Computerprogrammatuur omvat een reeks instructies voor verwerking van (andere) gegevens. De feitelijke verwerking gebeurt door een machine: computerapparatuur. Die berust op digitale beginselen, althans voor de meest voorkomende automatiseringsmiddelen. Hierdoor blijft de apparatuur betrekkelijk eenvoudig. De daarmee samenhangende beperkingen worden ten dele gecompenseerd door de snelheid waarmee computerapparatuur kan werken.
Vanzelfsprekend kunnen voor iedere toepassing afzonderlijke apparaten gebruikt worden. Dit verdient soms ook de voorkeur, bijvoorbeeld wanneer afzonderlijke hulpmiddelen goedkoper zijn danwel een betere beveiliging kunnen bieden. De eenvoud van onderhoud en gebruik moet daarbij uitdrukkelijk worden overwogen. Onder andere omstandigheden verdient het juist aanbeveling voor verschillende toepassingen hetzelfde apparaat te gebruiken. Alle alternatieven kunnen vantevoren onmogelijk in detail overzien worden. Er bestaat evenwel een uitgangspunt aan de hand waarvan zonder onnodige risico's met automatisering begonnen en voortgegaan kan worden. Dit luidt: standaardisatie.
Automatiseringsmiddelen moeten in een organisatie zoveel mogelijk gestandaardiseerd zijn. Dit geldt voor computerapparatuur, alle soorten programmatuur en de opzet van gegevensverzamelingen. Vooral computerprogrammatuur verdient vergaande standaardisatie. Standaardisatie van apparatuur kan gehandhaafd blijven zolang tegen een redelijke prijs geschikte programmatuur pasklaar beschikbaar is of zonodig op maat ontwikkeld kan worden. De keuze van apparatuur wordt daarom tevens bepaald door de perspectieven die hieromtrent bestaan. Die zijn uiteraard van toenemend belang waar apparatuur en programmatuur belangrijke investeringen vergen en de opbouw van gegevensverzamelingen grote inspanningen met zich brengt. Bescherming van investeringen en doelmatigheid van inspanningen gelden als aanvullende argumenten voor een evenwichtige keuze van (merk en type) computerapparatuur. Een leverancier van apparatuur moet naar verwachting een produktenportefeuille met voldoende inhoud (blijven) voeren. Tegelijk moet hij evenwel in die zin conservatief zijn dat eerdere investeringen van de klant in programmatuur en dergelijke redelijk beschermd zijn. Continuïteit en compatibiliteit moeten gewaarborgd zijn.
Hierboven heb ik al gewezen op de aanzienlijke kosten en andere inspanningen om (op gestandaardiseerde) apparatuur programmatuur te ontwikkelen. Bij standaardisatie behoeft een dergelijke investering slechts éénmaal gedaan te worden. En ook in het geval van noodzakelijk gebleken aanpassingen kunnen de inspanningen zo beperkt mogelijk blijven. Een vèr doorgevoerde standaardisatie komt niet voort uit een voorliefde voor uniformiteit maar uit het besef dat het de enige manier is automatisering qua kosten zowel als qua menselijke inspanningen beheersbaar te houden. Die beheersbaarheid heeft vele kanten. Er zijn bijvoorbeeld uitwisseling en uitwisselbaarheid van gegevens. Vergeten wordt vaak het verkrijgen van voldoende routine voor een adequate logistieke ondersteuning. Beheersbaarheid omvat tevens als element de persoonlijke gewenning aan en vertrouwdheid met apparatuur, programmatuur en de wijze waarop de geautomatiseerde gegevensverzamelingen opgebouwd zijn. Dit hangt samen met flexibele inzet van medewerkers. Indien een medewerker van functie wisselt is het uiteraard een groot voordeel indien hij zich niet telkens behoeft in te werken op andere apparaten met andere programmatuur en een andere wijze van gegevensopbouw. Bij ver doorgevoerde standaardisatie zal een medewerker, naast al het nieuwe dat een andere functie met zich brengt, direct vertrouwd kunnen zijn met de geautomatiseerde hulpmiddelen en gegevensverzamelingen die hij aantreft. Zo'n voordeel telt dubbel omdat er vaak niemand beschikaar is voor een fatsoenlijke inwerkperiode. De voorganger is dikwijls al vertrokken en nieuwe collega's hebben geen tijd.
Dit pleidooi voor standaardisatie stoelt op mijn mening dat verspreiding van computerapparatuur met programmatuur doorzet. Steeds meer organisaties laten steeds meer van hun medewerkers dergelijke automatiseringsmiddelen gebruiken bij steeds meer werkzaamheden. Nog al te vaak worden echter verbeteringen van informatievoorziening en daarmee van uiteindelijke resultaten verwacht van louter introductie danwel verandering van die hulpmiddelen. Deze misvatting geldt in veel (overheids)organisaties stellig ook voor financieel beheer. Het is niet toevallig dat zulke veranderingen bijna altijd automatiseringsprojecten genoemd zijn. Dat vind ik onzin en gevaarlijk. Het gaat om veranderingsprocessen, om organisatie-ontwikkeling met wisselwerking tussen àlle relevante aspecten van dien. Uitsluitend aandacht voor techniek van automatisering biedt nooit perspectief. Soms is er oog voor verwevenheid maar dikwijls blijft zulk overzicht achterwege. Dus krijgen werkelijk belangrijke aspecten nog altijd onvoldoende of zelfs helemaal geen aandacht. Zo zijn serieuze bedoelingen geen waarborg voor succes. Die moeten tijdens veranderingen beleefd worden. Ik ervaar dat veranderingen vaak te star opgezet zijn. De werkelijkheid van mensen in een samenwerkingsverband laat zich echter niet zo eenvoudig vooraf bedenken. Veranderingen verlopen in detail toch altijd anders. En soms kunnen ook hoofdlijnen maar beter verlegd worden. Daarvoor moet ruimte bestaan. Een algemeen kader is beslist nodig maar de praktijk moet van die leer kunnen afwijken. En dan blijken reslutaten meestal ook beter wanneer mensen op volwassen wijze aan veranderingen kunnen bijdragen. Overigens moet niet van iedereen meteen een volwassen bijdrage verwacht worden. Dan dienen veranderingen vooral om eerst zover te komen. Dat is een reden temeer om een flexibele benadering te volgen. De bereidheid tot constructieve samenwerking laat zich niet dwingen. Die moet kunnen groeien.
Hiermee kom ik terug op een herkenningspunt. Het is vooral die functie die relationeel boekhouden tijdens veranderingen kan vervullen. Als methode kan zij aan speelse neigingen appelleren. Met faseboeken kunnen medewerkers naar eigen inzicht een boekencyclus vormgeven. Dat kan allereerst met gekrabbel op papier. Dergelijke schetsen roepen al vele vragen op die anders verborgen gebleven zouden zijn. Indien de juiste automatiseringsmiddelen als prototype beschikbaar zijn kunnen dergelijke inzichten verdergaand beproefd worden. Ter ondersteuning van een bepaald proces kunnen rekeningen vastgesteld worden met hun onderlinge relaties. Hoe werkt dat? Wat klopt er niet? Dat zijn weer vele vragen waarmee de veranderingen al ruimschoots onderweg zijn. Geleidelijk kan de vereiste duidelijkheid ontstaan omtrent de verwevenheid van financieel beheer met de gehele organisatie en haar processen. De werkelijkheid van betrokken medewerkers omvat echter ook, en juist, àndere aspecten. Wat gebeurt er met mijn functie? Zijn mijn perspectieven interessant? Of zit ik daar niet op te wachten? In strak geplande projecten gaat de aandacht hiervoor meestal verloren. In een gunstig geval hebben initatiefnemers daarvoor wel activiteiten benoemd maar dikwijls pro forma. De uitdieping van dergelijke vragen vereist een concrete voorstelling van zaken. Daarbij is het belangrijk dat vooral de betrokken medewerkers zich die concrete voorstelling kunnen maken. Daaraan wordt nog te vaak voorbij gegaan door mensen die op grond van hun positie een formele maar reële verantwoordelijkheid voor (resultaten van) een veranderingsproces dragen.
Aandacht voor medewerkers tijdens veranderingen kan slechts opgebracht worden zolang die niet elders opgeëist wordt. Daarom moeten andere aspecten van veranderingen zoveel mogelijk als het ware gestabiliseerd zijn. In het bijzonder geldt dat voor automatiseringsmiddelen. Opvallend is dus het omgekeerde meestal zichtbaar. Veranderingen rond informatievoorziening worden een automatiseringsproject genoemd. Inspanningen concentreren zich op die techniek. Dat komt in de eerste plaats voort uit de misvatting dat dergelijke hulpmiddelen dè oplossing bieden. En als veranderingen zo begonnen zijn slokt die techniek van automatisering meestal onevenredige inspanningen op. Ik ben daar tegen. Het is immers vaak helemaal niet nodig daaraan veel aandacht te schenken. Ik wees daar al op in het artikel over exploitatie van documentaire technieken. Zie hoofdstuk 6. Vaker dan algemeen vermoed blijken pasklare automatiseringsmiddelen zeer geschikt. In andere gevallen moet toch nieuwe programmatuur ontworpen en gebouwd worden. Dan kan met abstractie en modulariteit veel bereikt worden om inspanningen te beperken. Ik kom daarop later in dit hoofdstuk terug.
Wat vind ik optimaal? Dat mensen hun resultaten van organisatorische veranderingen zèlf bereiken. En daarvoor is het gunstig wanneer automatiseringsmiddelen als een soort kant-en-klaar pakket beschouwd kunnen worden. Dat neemt tenminste geen aandacht weg van aspecten die van kritiekere betekenis zijn. Zo is het veranderingsproces bij het ministerie eigenlijk ook verlopen. Het prototype vormde toen een soort rudimentair programmatuurpakket. Het was daarmee mogelijk aandacht op verwevenheid gericht te krijgen. Die was in aanvang voor de meeste medewerkers overigens nog zeer onwennig. En dat bleef het voor een aantal. Onzekerheid richtte zich nog lang op de automatiseringsmiddelen. Die waren echter niets meer of minder dan vormgeving van een boekhouding.
De veranderingen verliepen helaas anders bij het directoraat-generaal. Dit vermeld ik omdat ik dat als een bevestiging van mijn zienswijze opvat. Het was daar óók de bedoeling zo snel mogelijk programmatuur gereed te hebben waarna financieel beheer van de diverse processen met karakteristieke parameters vorm zou moeten krijgen. Daar kwam een kink in de kabel. Ondermeer de technische kwaliteit van de programmatuur voldeed niet. Ondanks een soort contra-expertise tussen specialisten was de vertaling van ontwerp naar programmatuur niet deskundig gemaakt.8 De programmatuur voor relationeel boekhouden behoeft niet ingewikkeld te zijn. Dat kan uit de abstractie en modulariteit afgeleid worden. Maar de programma's moeten uiteraard wel overeenkomstig die opzet blijven. Verdere details doen er hier niet toe maar de programmatuur was voor het directoraat-generaal niet tijdig als pakket gereed. De techniek van automatisering eiste toen alle aandacht op met de nodige complicaties voor het veranderingsproces als geheel. Daarmee was dat een automatiseringsproject geworden. De technische oriëntatie hield verbeterd financieel beheer veraf.9
De gedachte dat allereerst naar pasklare programmatuur gezocht moet worden wint trouwens wel terrein. Althans waar verantwoordelijke functionarissen kunnen delen in mismoedige ervaringen met ontwikkeling en vooral onderhoud van maatwerk. Zogenaamde specialisten tonen evenwel veelal een hardnekkige weerstand tegen pasklare middelen. Maar goed, niemand overweegt nog serieus om geheel zelfstandig een programma voor bijvoorbeeld geautomatiseerde tekstverwerking te ontwikkelen. Dat wordt als pakket ingevoerd. Dan aanvaardt iedereen dat zo'n pakket misschien enkele tekortkomingen heeft. Die zijn geen reden zelf nieuwe ontwikkelingen ter hand te nemen, laat staan zo'n programma te onderhouden. De energie kan beter aan de invoering, of meer algemeen, aan alle andere aspecten van de veranderingen besteed worden. Het verspreide gebruik van dergelijke pakketten zorgt ervoor dat de leverancier ervan meestal actief tekortkomingen probeert op te heffen. In achtereenvolgende versies van het pakket zijn eerdere fouten opgeheven en worden steeds meer mogelijkheden geboden. Dat is goed voor de omzet.
Financieel beheer bij overheidsinstellingen in Nederland was nog niet rijp voor standaardisatie van programmatuur. Ik vond indertijd tenminste geen pasklare programmatuur geschikt voor financieel beheer bij het ministerie.10 Via mijn ontwerpmodel stuitte ik toen op relationeel boekhouden. En daarin heb ik de gedachte proberen op te nemen dat bijbehorende programmatuur zoveel mogelijk als een pakket beschouwd moet kunnen worden. Dat lukte reeds enigszins met een prototype. Wanneer de programmatuur inderdaad als pakket werkt kan de techniek van automatisering betrekkelijk op de achtergrond blijven.
Programmatuur kan onder verschillende omstandigheden voor de aanduiding van pakket in aanmerking komen. In de eerste plaats kunnen omstandigheden nauwelijks van elkaar verschillen. Dan behoeft de programmatuur niet bijzonder flexibel te zijn. Het gaat blijkbaar steeds om dezelfde gegevens die op dezelfde manier verwerkt kunnen worden. Dat ligt anders wanneer omstandigheden wel gaan verschillen. Teneinde een pakket te blijven moet de programmatuur steeds flexibeler zijn. Dat lukt door het gedrag van programmatuur instelbaar te maken. Daarvoor moeten specifieke gegevens, zogenaamde parameters, opgegeven worden. Die parameters zijn eigenlijk de weerslag van de afwijkingen in omstandigheden. Dit is uiteraard ook aan praktische grenzen gebonden maar die blijken steeds vèrder gelegd te kunnen worden. Dat heeft weer te maken met praktijk van snellere computers en grotere geheugens.
In relationeel boekhouden heb ik grenzen zó proberen te trekken dat de methode bij uiteenlopende omstandigheden past. Daartoe hanteer ik zoveel mogelijk algemene begrippen. Naar omstandigheden kunnen, of zelfs moeten, ze specifieke betekenissen verkrijgen. Een begrip is aldus synoniem met een variabele. De specifieke betekenissen ervan zijn parameters. Daarom vind ik het absoluut noodzakelijk dat een relevant begrippenkader aanwezig is. Onderling consistente begrippen vormen een bouwdoos met elementen. Een begrippenkader kan als katalysator voor veranderingen werken. Dat lukt beter wanneer de begrippen met concrete betekenissen ook praktisch toegepasbaar zijn. Dit staat in beginsel los van de soort hulpmiddelen. Het is praktisch filosoferen als voorwaarde voor inzicht.
Maar tegenwoordig zijn er automatiseringsmiddelen. In complexe situaties, en daarin verkeren toch vooral veel overheidsinstellingen, moet richting gegeven (kunnen) worden aan gemeenschappelijke inspanningen van een groot aantal personen voor vele veranderkundige aspecten. Daarvoor moeten vele veronderstellingen van betrokken medewerkers expliciet gemaakt kunnen worden. Duidelijke begrippen en hun invulling via (een proef met) automatiseringsmiddelen bevorderen dan die menselijke communicatie.
Wat financieel beheer en, als aspect daarvan, boekhouden betreft heeft een algemeen en toereikend begrippenkader eigenlijk sinds enige tijd ontbroken. Dit concludeer ik uit het ontbreken van standaardisatie van (geautomatiseerde) hulpmiddelen bij overheidsinstellingen. Het lijkt erop dat begrippenkader en boekhoudkundige methoden geen gelijke tred hebben gehouden met behoeften in het kader van een organisatie met haar processen. Ik heb al diverse malen gezegd dat het financiële aspect en (de overige van) processen uit elkaar gegroeid zijn. Dat zie ik als belangrijk(st)e reden dat veel projecten ter verbetering van financiele informatievoorziening zijn mislukt. Dat isolement telt nog zwaarder dan een eenzijdig accent op techniek van automatisering zonder aandacht voor mensen, (administratieve) organisatie en dergelijke. Veranderingen zonder duidelijk referentiekader van begrippen en een adequate boekhoudkundige methode kunnen nooit verbeteringen in financieel beheer brengen. Zoals eigenlijk overal blijkt, waar zonder principiële overwegingen veranderingen in gang gezet zijn, resulteren zelfs nadelen. De situatie met zijn problemen is eerder verslechterd dan verbeterd.
De betekenis van verwevenheid, ook tijdens veranderingen, wordt te vaak onderschat. De beheersing van techniek van automatisering vraagt al zoveel aandacht. En wanneer de techniek redelijk beheerst wordt zijn er altijd wel urgente problemen rond personele en organisatorische aspecten. Enzovoort. Hier bedoel ik met verwevenheid dat er vooral ook over begrippen en hun samenhang nagedacht moet worden. En daarnaar moet gehandeld worden. Dat is onmisbaar om veranderingen beheersbaar te houden. Dikwijls worden valse veronderstellingen gevolgd. Uit meer overleg zou blijken dat die geenszins bindend zijn.11 Dergelijke beperkingen moeten opgeruimd worden. Dan ligt in veel gevallen de weg open naar andere veronderstellingen waardoor vergaande vereenvoudigingen bereikbaar zijn. Ik probeer als regel te volgen dat alleen eenvoudiger per saldo beter kan zijn. Verwevenheid vraagt per aspect eenvoud.
Het zal nog wel even duren voordat automatiseringsmiddelen algemeen met dergelijke afstand beschouwd worden. Nu is er nog betovering door het onbekende. Maar automatisering is geen geneeswijze die beter werkt naarmate de patient haar grondslagen minder begrijpt. Met goede resultaten is die samenhang stellig te verdedigen. Zonder werkelijk begrip van automatisering blijven goede resultaten echter achterwege. De vraag rijst wat iemand van automatisering moet begrijpen.12 Ik vind dat een normale medewerker met steeds minder technische kennis zou moeten toekunnen. En daarmee kom ik weer op pasklare middelen terug. De kwaliteit daarvan moet overtuigend zijn. Dan kunnen medewerkers zich op andere aspecten concentreren. Voor financieel beheer acht ik verweving in processen van het grootste belang. Dat moet gebeuren anders neemt het isolement van financiële medewerkers toe. En de kwaliteit van processen af. De techniek van automatisering mag daarbij geen hinderpaal vormen. Relationeel boekhouden moet dus in een pakket automatiseringsmiddelen vertaald zijn zodat medewerkers tijdens een veranderingsproces aandacht aan werkelijk kritieke aspecten besteden. Door wisselwerking tussen alle relevante veranderkundige aspecten zijn verbeteringen in de praktijk van complexe organisaties bereikbaar. Daarbij spelen automatiseringsmiddelen zeker een belangrijke rol. Dat moet ook een evenwichtige zijn. En die wordt bereikt door die middelen zoveel mogelijk als een pakket te beschouwen. In het veranderkundige vlak is de negatieve les van het directoraat-generaal duidelijk.
Hier past overigens nogeens de opmerking dat ook zo'n boekhoudkundige methode naar omstandigheden moet (blijven) veranderen. Juist de erkenning van wisselwerking heeft de ontwikkeling van relationeel boekhouden gestimuleerd. En daarbij horen zonodig aanpassingen aan het pakket met programmatuur. Dat zijn dan echter weloverwogen aanpassingen omdat medewerkers daarover reeds in praktische situaties aan de hand van een prototype nagedacht hebben.
Met een evenwichtige rol kunnen mogelijkheden en tevens beperkingen van automatiseringsmiddelen realistisch geschat worden. Die moet op haar beurt weer invloed uitoefenen op de ontwikkeling van relationeel boekhouden. Dat bedoel ik ondermeer met het mengsel van theoretische en praktische vragen waarover ik in het vorige hoofdstuk iets zei. Dit is met relationeel boekhouden zeker gebeurd. Ik heb geprobeerd eigenschappen van automatiseringsmiddelen naar de boekhoudkundige methode te vertalen. Maar dat geldt in minstens gelijke mate voor personele en organisatorische aspecten. Dat blijkt hopelijk nogeens duidelijk uit de inhoud van enkele volgende hoofdstukken.
Ik plaats hier echter de boekhoudkundige methode als katalysator van veranderingen centraal. Dan moeten andere veranderkundige aspecten daarin herkenbaar zijn. Dat is mijn bedoeling met deze reeks hoofdstukken over praktische aspecten. In veel projecten, zeker wanneer zij nog als traditionele automatiseringsprojecten beschouwd worden, gebeurt dat niet of nog volstrekt onvoldoende. Al dan niet bewust worden heersende veronderstellingen meestal zonder meer overgenomen. Een kritische houding is vooral onder veranderende omstandigheden evenwel altijd op zijn plaats. Maar het kan nog erger. Zonder werkelijk inzicht en overzicht worden soms fundamenteel verkeerde wijzigingen in begrippenkaders aangebracht. Dat zet veranderingen dan voorspelbaar op een geheel verkeerde koers. In plaats van eenvoudiger en dus beter maken veranderingen de toestand complexer en slechter. Met een flexibel oriëntatiepunt kan daarentegen een duidelijke koers zichtbaar worden voor samenhangende veranderingen. Relationeel boekhouden als zodanig veronderstelt in zijn praktische toepassing weliswaar gebruik van automatiseringsmiddelen maar andere belangrijke aspecten kunnen inderdaad steeds herleid worden.
De wisselwerking tussen enerzijds (mogelijkheden en beperkingen van) automatiseringsmiddelen anderzijds relationeel boekhouden als methode is eveneens als volgt aanwijsbaar. Instrumenten voor financieel beheer bestaan tegenwoordig onder andere uit automatiseringsmiddelen: computerapparatuur en -programmatuur. Bij handmatige verwerking van gegevens leiden grote volumes transacties tot verschijnselen waardoor oorspronkelijke beginselen van boekhouden dikwijls verloren gaan. Dankzij automatiseringsmiddelen kunnen ook grote hoeveelheden gegevens wederom volgens eenvoudige boekhoudkundige beginselen verwerkt worden. Ik heb met relationeel boekhouden getracht beginselen zo eenvoudig mogelijk te houden. Daarom heb ik voor abstractie gekozen. En dat heb ik vertaald naar modulariteit van de hulpmiddelen. Dit geldt ook voor automatisering. Modulariteit, en dan uiteraard ook standaardisatie, vormen op hun beurt waarborgen voor kwaliteit, flexibiliteit en consistentie. Tegelijkertijd kunnen de kosten hierdoor beperkt blijven. Door standaardisatie hebben de beperkingen van automatiseringsmiddelen zo min mogelijk nadelige gevolgen. Omgekeerd worden de mogelijkheden van die middelen door een modulaire opzet zo volledig mogelijk benut. Standaardisatie en modulariteit van instrumenten sluiten voorts geheel aan bij veranderkundige voordelen op het gebied van personeel, (administratieve) organisatie en dergelijke. Want uiteindelijk zijn het toch de medewerkers die in organisatorisch verband verbeteringen bepalen.
De gestandaardiseerde, modulaire opzet is in het bijzonder geschikt om tegen lage kosten allereerst een prototype te realiseren voor een nieuwe combinatie apparatuur/programmatuur. Want soms kan of wil een organisatie om bepaalde redenen niet van de reeds ingeslagen weg voor appratuur en/of programmatuur afwijken. Na enige experimenten kan met groter vertrouwen een beheerste ontwikkeling inclusief invoering van de operationele automatiseringsmiddelen geschieden. Maar aan de hand van zo'n prototype kunnen vooral andere aspecten van financieel beheer, bedrijfsvoering in het algemeen en bijbehorende informatievoorziening in een vroeg stadium in meer detail verkend worden. Eventueel foutieve veronderstellingen zijn in de praktijk herkenbaar. Dit biedt allemaal veranderkundige voordelen. Die zijn overigens nog sterker aanwezig wanneer de computerprogrammatuur kant-en-klaar als pakket overgenomen kan worden. Omgekeerd houdt ruimere verspreiding (meestal) in dat de kant-en-klare programmatuur door de leverancier in opeenvolgende versies in kwaliteit nog verbeterd wordt. Met zo'n pakket is de kans groter dat tijdens de invoering ervan of, ruimer en doeltreffender gedefinieerd, tijdens de gehele organisatie-ontwikkeling eveneens (administratieve) organisatie, het personele aspect waaronder opleidingen, eventuele mutaties enzovoort van meet af aan de noodzakelijke (maar vrijwel overal nog miskende) aandacht krijgen. De veranderingen met alle aspecten kunnen tevens geleidelijk(er) geschieden. Daarvoor moeten de hulpmiddelen modulair opgezet zijn. Wanneer de gegevensverzamelingen en programmatuur voor rapportages in een passende volgorde ingevoerd worden groeien de verbeteringen in financieel beheer en de informatievoorziening van de organisatie op realistische en degelijke wijze stap voor stap. Er is ook werkelijk tijd beschikbaar voor alle noodzakelijke aspecten van de veranderingen. Dankzij de modulariteit kan financieel beheer ook na de (eerste) invoering steeds flexibel en eenvoudig aan veranderende omstandigheden aangepast worden. Een dynamisch begrippenkader, een flexibele boekhoudkundige methode met bijbehorende middelen bieden daarvoor een waarborg.
Het naar behoefte samenstellen van uiteenlopende rapportages kan in beginsel handmatig geschieden. In de praktijk ontbreekt daarvoor de tijd wanneer het om veel gegevens gaat. Tegelijk zou het eentonige karakter van zulk werk gauw tot fouten leiden. Voorts kan het routinematige, eenvoudige werk door automatiseringsmiddelen goedkoper (of minder duur) verricht worden. De praktische toepassing van relationeel boekhouden is bij nogal wat transacties, en dus gegevens daarover, daarom eigenlijk alleen mogelijk met automatiseringsmiddelen. Daaronder versta ik grofweg computerapparatuur en computerprogrammatuur. Het gebruik van dergelijke hulpmiddelen is noodzakelijk omdat voor een specifiek gewenste (financiële) rapportage opgeslagen gegevens steeds opnieuw geselecteerd, gesorteerd en verder bewerkt moeten worden. (De rapportages van) relationeel boekhouden zijn vergaand op het beginsel van postcoördinatie gebaseerd. Volgens relationeel boekhouden zijn alle aantekeningen met financiële gegevens over definitieve transacties slechts in hun oorspronkelijke vorm in faseboeken vastgelegd. Door relaties tussen (vooral) rekeningen in verschillende faseboeken kan het financiële aspect van bijvoorbeeld een zaak of een geheel proces daaruit naar behoefte geconstrueerd worden. Daarvoor moeten die constructies uiteraard via de gekozen relaties tussen rekeningen mogelijk zijn. Dit verschaft relationeel boekhouden bijzondere flexibiliteit. Het ligt aan de praktische toepassing in hoeverre die (potentiële) flexibiliteit inderdaad benut wordt. Dat moet onder andere met de juiste parameters gebeuren. In beginsel kan iedere combinatie van geregistreerde gegevens als inhoud van een financiële rapportage opgevat worden. Dat gaat echter slechts op indien met parameters die samenhang ook daadwerkelijk gevestigd is.
In een willekeurige organisatie kan beheer met bijbehorende informatievoorziening vanzelfsprekend niet tot het financiële aspect beperkt blijven. Er zijn ook andere aspecten relevant. En soms speelt het financiële aspect ten opzichte daarvan zelfs een ondergeschikte rol. Voor informatievoorziening omtrent andere aspecten kunnen eveneens automatiseringsmiddelen gebruikt danwel overwogen worden. Dat geldt zeker voor organisaties van enige omvang. Daar zijn meer gegevensverzamelingen in geautomatiseerde geheugens aanwezig respectievelijk voorzien. Dikwijls moeten gegevens (over diverse aspecten) uit diverse verzamelingen onder eenzelfde noemer gebracht worden. Dat is natuurlijk. Het gaat immers om aspecten van dezelfde (organisatie met haar) processen. Het vergaren uit verschillende verzamelingen is belangrijk vereenvoudigd indien automatiseringsmiddelen zoveel mogelijk gestandaardiseerd zijn. Daarbij kunnen die hulpmiddelen zonodig verder gesplitst worden. Het grofste onderscheid betreft gegevensverzamelingen, apparatuur en programmatuur.
Het is verstandig aansluiting te verzekeren op de (gewenste) standaardisatie voor de gehele organisatie. Welke standaards gekozen worden is (tegenwoordig) niet meer zo belangrijk. Tegen deze stelling proberen vooral leveranciers van computerapparatuur nog wel argumenten in te brengen. Zij plaatsen hun eigen belang daarbij voorop en niet dat van klanten. Het is overigens de vraag of dergelijke leveranciers hun eigen belang in de veranderde omstandigheden nog wel scherp zien. Ik vind het tenminste voor de hand liggen dat belangen van verkoper en koper op langere termijn altijd parallel moeten lopen. En steeds meer leveranciers beseffen dat zodat ook automatiseringsmiddelen inmiddels op realistische wijze gestandaardiseerd kunnen worden. Er is toereikend aanbod. Leveranciers die hieraan niet meedoen kunnen inmiddels genegeerd worden.13
Ik kan de betekenis, zelfs noodzaak, van standaardisatie van hulpmiddelen niet genoeg onderstrepen. Er moet hoe danook gestandaardiseerd worden.14 Door standaardisatie komen (eindelijk) handen maar vooral hersenen vrij voor aspecten die anders vergeten of halfslachtig behandeld zouden worden. Wanneer toch onnodig maatwerk geprobeerd wordt blijkt ontkenning van die andere aspecten meestal de mindere resultaten van veranderingen te kunnen verklaren. Met andere woorden, een slechte standaard is nog altijd beter dan geen standaard.
Met gestandaardiseerde apparatuur kan zonder meer programmatuur gestandaardiseerd worden. De situatie waarin verschillende leveranciers hun apparatuur onderling gestandaardiseerd hebben en die dus geschikt is voor dezelfde programmatuur is weliswaar gewenst maar nog nauwelijks praktisch bereikt.15 Voorlopig is het nog andersom. De programmatuur moet meestal nog aan de apparatuur aangepast worden. Onder deze (op zich voor kopers van computerapparatuur betreurenswaardige) omstandigheden moet soms nieuwe programmatuur ontwikkeld worden. Wanneer een organisatie bijvoorbeeld niet hetzelfde type apparatuur als het ministerie benut kan de toepassingsprogrammatuur voor relationeel boekhouden vrijwel zeker niet zonder meer overgenomen worden. Even afgezien van noodzakelijk geachte uitbreidingen was dat een hindernis voor het directoraat-generaal. De zogenaamde portabiliteit van programmatuur verbetert echter meer en meer.16 De inrichting en interne werking van verschillende typen en zelfs merken computers raakt in toenemende mate gelijkgeschakeld. Bij het directoraat-generaal viel ook een keuze voor een standaard. Dat betekende voortgaan met apparatuur waarmee daar(voor) reeds de meeste gegevensverwerking geschiedde. Ik vond dat geen gelukkige keuze omdat de leverancier ervan zich (toen) nog niet veel om standaardisatie over merken computers heen gelegen liet liggen. En zelfs standaardisatie tussen verschillende typen van zijn eigen computers was niet optimaal. Indertijd werden in elk geval redenen aangevoerd waarom het directoraat-generaal opnieuw toepassingsprogrammatuur moest ontwikkelen. Daarvan blijft uiteraard geldig dat relationeel boekhouden bij het ministerie nog geen dimensies omvatte. Bijgevolg was de programmatuur van het ministerie zelfs met gestandaardiseerde apparatuur niet voor het directoraat-generaal geschikt geweest. Maar wanneer apparatuur gestandaardiseerd was hadden aanpassingen volstaan waarvan het ministerie eveneens voordeel gehad zou hebben.
Gebrekkige standaardisatie van apparatuur kan ik betreuren. Maar ik kan er weinig aan doen. De ontwikkeling naar toenemende standaardisatie is gelukkig onmiskenbaar. Die was toen evenwel nog niet zover gevorderd dat standaardisatie van programmatuur voor diverse overheidsinstellingen realistisch was. Daarbij acht ik het vrijwel zeker dat altijd bepaalde verschillen in apparatuur blijven bestaan. Ik vind dit een reële beoordeling van de situatie inclusief de behoefte aan organisatorische autonomie. Die heb ik bewust in de vormgeving van relationeel boekhouden laten meespelen.
Wat zijn eigenschappen van automatiseringsmiddelen die ten voordele benut kunnen worden? In een computergeheugen kunnen gegevens opgeslagen worden. Die geheugens komen in steeds grotere omvang beschikbaar. Een tweede eigenschap is de snelheid waarmee een computer gegevens verwerkt. Die snelheid wordt nog steeds opgevoerd. Deze eigenschappen bieden werkelijk voordeel indien de vele gegevens veelal dezelfde bewerkingen ondergaan. De apparatuur heeft het vermogen om dat zeer snel te doen: steeds weer dezelfde instructies uitvoeren maar zonodig met andere gegevens. Een computerprogramma blijft dan in verhouding zeer compact. De herhaling van instructies, althans de uitvoering ervan, vormt met toenemende snelheid immers steeds minder een probleem. Routine betekent voor dergelijke hulpmiddelen doelmatigheid.
Bij toepassing van automatiseringsmiddelen zoek ik vooral naar evenwicht tussen variabelen en instructies. Zonder variabelen moet het gedrag van de hulpmiddelen vrijwel geheel in instructies gevangen zijn. Dat was ook zo bij vroege automatisering. En dat gebeurt nog steeds wanneer qua snelheid het onderste uit de kan gehaald moet worden. Daarmee wordt het iteratieve vermogen van computerappratuur evenwel niet benut. Lange programma's, hele series instructies zijn het resultaat. Ontwerp, ontwikkeling maar ook onderhoud daarvan vragen bijzondere aandacht. En onder bepaalde omstandigheden is dat dus het goede evenwicht.
Maar dikwijls biedt verschuiving van instructies naar variabelen voordelen. Met variabelen wordt het gedrag van de hulpmiddelen als het ware instelbaar. Bij variabelen die aansluiten op veranderlijke aspecten betekent dat winst van flexibiliteit. Als reactie op een verandering behoeft een programma als reeks instructies immers geen aanpassing. Voor één of meer variabelen kunnen aangepaste parameters gekozen worden.
Zo mogelijk kan het aandeel van variabelen toenemen. De grens is bereikt wanneer de instructies zèlf als variabelen opgevat worden. Onder zeer wisselende omstandigheden is dat inmiddels meer dan een theoretische mogelijkheid. Met toename van variabelen kan een programma algemener en compacter zijn. Met compact bedoel ik ook dat er betrekkelijk weinig, en korte, programma's overblijven. Wat zonder variabelen verschillende reeksen instructies (moeten) zijn blijkt mèt variabelen uitstekend door één reeks instructies, i.e. één programma bestreken te kunnen worden. De vertaling van relationeel boekhouden als begrippenkader naar automatiseringsmiddelen kan bedoelde variabiliteit vergaand handhaven. Dit is geen voorschrift maar ik heb de methode en mijn ontwerpmodel wel zo bedoeld. Vanzelfsprekend kan iemand voor ieder faseboek een apart programma voor registratie van financiële gegevens over definitieve transacties ontwikkelen. Ik houd het echter op één programma omdat de vorm van aantekeningen voor alle faseboeken gelijk kan blijven. Dankzij fase als variabele wordt programmatuur eenvoudiger en hoe danook overzichtelijker. De rapportages volgens relaties tussen rekeningen zijn een ander voorbeeld. Met gestandaardiseerde aantekeningen maakt het niet uit waarvandaan de gegevens gehaald moeten worden. De uitputting van een kasbegroting door uitgaven volgt dezelfde bewerking als de uitputting van een grondslag door verplichtingen. Dankzij variabelen vallen voor instructies verschillen in bewerking weg.
Dergelijke overeenkomsten tracht ik zoveel mogelijk te vinden en vormen. De hulpmiddelen hebben geen last van de routine van eenzelfde bewerking. Ik zie zulke herhaling van bewerking daarentegen als het benutten van de kenmerkende eigenschappen van een computer. De besparingen op inspanningen voor ontwikkeling van programmatuur zijn daarbij aanzienlijk. Die programma's kunnen ook langer mee omdat met (de juiste) variabelen de flexilibiliteit ervan toegenomen is.
Deze benadering stuit dikwijls op weerstand. Het is niet verrassend dat zogenaamde automatiseerders maar ook sommige registeraccountants met tegenargumenten komen. Deze specialisten beweren dat variabelen bijzondere aandacht van medewerkers vragen. Dat kan dus niet goed gaan. Die mensen zouden daarvoor het vereiste kennisniveau niet hebben. Hun alternatief is dat gedrag van automatiseringsmiddelen vooral in programma's ingebouwd moet zijn. Daar komen gewone medewerkers niet bij en dus kunnen zij geen fouten maken. Ik vind zulke tegenwerpingen voor het grootste gedeelte flauwekul. Zij miskennen mensen in organisaties. En de kwaliteiten die mensen hebben. De specialisten vergeten voorts dat programma's aan specificaties van die medewerkers moeten voldoen. In complexe situaties zijn specificaties echter nooit zo volledig dat met vertrouwen een gesloten programma gebouwd kan worden. Dat is zelfoverschatting van automatiseerders terwijl medewerkers in een organisatie met ontoereikende hulpmiddelen blijven zitten. Variabelen bieden dan een opening. Die komt zeker van pas tijdens de eerste stadia van gebruik. Dan ontdekken medewerkers geleidelijk mogelijkheden en beperkingen van nieuwe hulpmiddelen. Onvermijdelijk volgt daaruit behoefte aan aanpassingen. Die zijn met variabelen eenvoudig gebeurd.
Ontegenzeggelijk verschuift het werk van automatiseerders naar gewone medewerkers. Min of meer eenmalig moeten flexibele programma's ontwikkeld worden. Daarna kunnen die medewerkers het eigenlijk allemaal zelf. De automatiseerders zijn althans minder prominent nodig. En als een geschikt programmatuurpakket beschikbaar is kunnen automatiseerders nòg meer naar de achtergrond verdwijnen. Dit neemt niet weg dat invoering van zo'n pakket van automatiseringsmiddelen meestal begeleiding vraagt. Die moet soms elders ingeroepen worden. Het gaat vooral om begeleiders met contactuele en organisatorische vaardigheden.
De totale hoeveelheid werk die onder normale omstandigheden met invoering en gebruik gemoeid is kan afnemen naarmate bijzondere instructies door algemene variabelen vervangen zijn. En de verschuiving daarbinnen kan, vergeleken met een technisch georiënteerd automatiseringsproject, significant zijn. De eigen medewerkers kunnen zich met accent op àndere aspecten niet aan inspanningen onttrekken. Dat lukt aardig zolang onbegrepen deskundigen ingehuurd zijn. Dat wekt de schijn van zekerheid, of in ieder geval een redelijk excuus in geval van uitblijvende resultaten. Met toepassing van een (soort) pakket zijn verantwoordelijkheden veel duidelijker en dus vrijwel onontkoombaar. De gevolgen voor eigen medewerkers moeten aanvaard worden. Het voltrekken van veranderingen kost in complexe situaties nu eenmaal veel tijd van vele betrokkenen. Automatisering mag niet suggereren dat eigen inbreng tijdens veranderingen achterwege kan blijven. Dit weet iedereen die plotseling met nieuw gereedschap op een andere manier moet gaan werken. Zijn medewerkers langdurig afzijdig gebleven dan moet de verloren tijd ingehaald worden. Dit verhoogt altijd onrust en risico's.
Tegenstanders van de geschetste variabele benadering hebben in zoverre gelijk dat door willekeurige medewerkers gedrag via variabelen eenvoudiger beïnvloed kan worden dan via vaste instructies in programmatuur. Voor het laatste is (nog) specialistische kennis nodig. Maar ik vind dat zij ongelijk hebben dat daarmee risico's toenemen. Het gaat om de verhouding tussen mogelijkheden voor misbruik en mogelijkheden die te ontdekken. Uiteraard mogen variabelen niet willekeurig veranderd worden. Dat moet zonodig in bevoegdheden van medewerkers geregeld zijn. En daarop moet toezicht bestaan. Het gedrag van de automatiseringsmiddelen is met variabelen echter veel doorzichtiger. Het nodige toezicht op gekozen parameters vereist veel minder specialisatie (van registeraccountants?) dan toezicht op programmatuur. De ontoegankelijkheid van een hulpmiddel is tevens een risico. Het lijkt mij dat een programma met minder kans op ontdekking gewijzigd kan worden dan de parameter voor een variabele. En daarbij behoeft nieteens opzet in het spel te zijn. Mijn vertrouwen in kwaliteit van computerprogramma's is bepaald niet compleet.
Ik noemde al het tegenargument dat medewerkers dikwijls niet het kennisniveau zouden hebben om een variabele benadering te begrijpen en bijbehorende parameters te benoemen. Dat is meestal helemaal niet zo. Inderdaad wijkt de benadering af van de manier waarop traditionelere intrumenten ingericht zijn. Er wordt een beroep op andere eigenschappen gedaan. In een variabele benadering ligt voor mensen in een organisatie de uitdaging besloten om zelfstandiger na te denken. Ik beschouw dat als wellicht het belangrijkste voordeel. En overal zijn mensen die graag nadenken, die zich willen ontplooien. Dat is ook nog eens besmettelijk. Niet iedereen ziet meteen dezelfde mogelijkheden. Maar een paar medewerkers zijn daarin altijd geïnteresseerd. Na verloop van tijd volgen hun collega's. Zonder stimulerende omgeving, in het bijzonder leidinggevende functionarissen, gebeurt er natuurlijk heel weinig. Dan blijven (constructieve) initiatieven van medewerkers uit.
Dankzij een variabele benadering kan de hoeveelheid toepassingsprogrammatuur dus beperkt blijven. Ik heb daarover in andere richtingen wat uitgewijd. Mijn uitgangspunt was echter dat voorlopig geen standaardisatie van (de werking van) computerapparatuur bereikt zal zijn. Als dat ooit wèrkelijk zover komt. Het gevolg is dat programmatuur meestal niet zonder meer voor verschillende merken/typen computers geschikt is.
Dankzij een vergaande variabele benadering is dat steeds meer een theoretisch probleem. Want als de hoeveelheid benodigde instructies betrekkelijk beperkt is tellen praktische bezwaren van nieuwe ontwikkeling steeds minder. Indien er toch niet zoveel tijd en geld mee gemoeid is kan eerder over het bezwaar van uitblijvende standaardisatie van apparatuur heengestapt worden. Dit heb ik eveneens met relationeel boekhouden proberen te bereiken. In verhouding is er weinig toepassingsprogrammatuur voor nodig. Voor een specifieke combinatie van basishulpmiddelen kan de programmatuur betrekkelijk snel gerealiseerd worden. De algemene standaardisatie van een specifieke organisatie blijft dan gehandhaafd. Tegelijkertijd kan de programmatuur voor relationeel boekhouden toch als een soort pakket beschouwd worden. Althans, wanneer de variabiliteit tijdens vertaling naar de automatiseringsmiddelen gehandhaafd is. Dan vergt de techniek betrekkelijk weinig aandacht (maar moet op zichzelf natuurlijk voldoende kwaliteit hebben). Dat biedt weer de veranderkundige voordelen waarover ik al eerder iets opgemerkt heb.
Bij het directoraat-generaal ging in dit opzicht veel mis. De ontwikkeling van de toepassingsprogrammatuur kostte de nodige moeite. Ik wijt dat dus aan de apparatuurkeuze en bijbehorende combinatie van basisprogrammatuur die snelle, degelijke resultaten belemmerden. Daarbij werd pas later tijdens het project duidelijk dat controle op kwaliteit van programma's onvoldoende geweest was. Dat is dus een risico dat automatiseerders kunnen vergeten. Hoe danook, de oorspronkelijke bedoeling was om met programmatuur zoveel mogelijk als pakket uiteenlopende processen te ondersteunen. Dat perspectief werd in eerste aanleg bij een ander directoraat-generaal van dat (tweede) ministerie ogenschijnlijk wèl erkend. De leiding daarvan besloot het voorgenomen pakket inderdaad zó over te nemen. Daar was inmiddels voor dezelfde gestandaardiseerde apparatuur en bijbehorende basisprogrammatuur gekozen. Dit leverde een interessant zicht op verschillen. Waarom verliep invoering bij het volgende directoraat-generaal voorspoediger dan waar de inspanningen langer dan verwacht op ontwikkeling van programmatuur gericht moesten worden? Een redelijke verklaring bestaat uit vele onderdelen. Ik ben ervan overtuigd dat het tweede directoraat-generaal mede sneller uit de voeten kon zolang daar de programmatuur inderdaad als kant-en-klaar pakket opgevat werd. Maar het veranderingsproces kwam daar eveneens in gevaar. Nadat allerlei voorbereidingen getroffen waren bleek de toepassingsprogrammatuur opnieuw niet gereed. Dat was nu voor een belangrijk deel aan dat tweede directoraat-generaal zèlf te wijten. Daar was men tòch begonnen het overgenomen pakket ingrijpend te veranderen. Dat werd dus ook een eng automatiseringsproject. Modulariteit werd verder vernietigd.
In hoofdstuk 3 over het prototype bij het (eerste) ministerie heb ik vier computerprogramma's onderscheiden. Die volstaan voor toepassing van relationeel boekhouden op hoofdlijnen. Voor financieel beheer in het algemeen is evenwel ruimere informatievoorziening nodig dan uitsluitend rapportages uit een boekhouding met financiële gegevens over definitieve transacties. Bij het ministerie vertaalde ik dat naar samenhangende groei. Er onstond verband met andere gegevensverzamelingen. Die samenhang heb ik bij het eerste directoraat-generaal in mijn ontwerpmodel(len) doorgetrokken. En later nog meer in theorie. Wat ik nu als onderdelen/modulen van een toepassingspakket zie beschrijf ik hier in de navolgende paragrafen. Zij gaan dus verder dan de boekhouding. Want naast faseboeken als gegevensverzamelingen zijn er procedureboeken en wat ik supplementenboeken noem. Daaruit kunnen naar behoefte gegevens geput worden. Voorop staat steeds het modulaire karakter van die automatiseringsmiddelen. Voorts beschrijf ik ter nadere illustratie twee computerprogramma's met een bijzondere functie. Dat zijn een rekeningengenerator en een programma voor afwikkeling van geldtransacties.
Een faseboek zie ik als module vooral als gegevensverzameling. Op rekeningen kunnen daarin financiële gegevens over definitieve transacties geconsolideerd worden. Dat wil zeggen, deelboekhoudingen kunnen een netwerk vormen. In iedere deelboekhouding zijn vervolgens de vereiste faseboeken ingericht. Daarna volgt het vaststellen van de afzonderlijke rekeningen met eventuele relaties waardoor die verbonden zijn. De registratie van financiële gegevens over een definitieve transactie geschiedt in de vorm van een boekingsgroep met -regels. Met de aangetekende gegevens kunnen financiële rapportages over die definitieve transacties samengesteld worden. De mogelijkheden daarvoor zijn in hoofdlijnen bepaald door relaties die tussen rekeningen bestaan. Maar er kunnen ook andere gemeenschappelijke gegevens zijn die impliciet of expliciet samenhang waarborgen.
Een procedureboek is eveneens vooral een gegevensverzameling. Daarmee kan het dynamische verloop van processen wat gedetailleerder dan met rapportages uit faseboeken gevolgd worden. Voor ieder proces moeten dan relevante procedures vastgesteld zijn. Voor die keuze heb ik enige regels gesteld. Daarmee wil ik onder andere vermijden dat programmatuur voor de module van het procedureboek complex wordt. Maar het is misschien veel belangrijker dat beperking van het begrip procedure de flexibiliteit van deze module juist bevordert. Aldus kent een procedure volgens mijn aanwijzingen een eenduidig resultaat. In het ruimere kader van een omvattend proces is dat (slechts) een tussenresultaat. Als relevante tussenresultaten voor financieel beheer beschouw ik uiteraard vooral definitieve transacties die op het financiële aspect betrekking hebben.
In wat grotere organisaties is zo'n tussenresultaat meestal niet het werk van één medewerker. De werkverdeling inclusief eventuele functiescheiding krijgt zonodig vorm door een indeling van een procedure in stappen. Dat zijn meestal achtereenvolgende stappen. Anders moet er daartussen een lossere samenhang zijn en wordt een procedure als netwerk gedefinieerd. Maar voor financieel beheer volstaat meestal een procedure met stappen die strikt ná elkaar volgen. Daarmee blijft de module voor het procedureboek wel zo eenvoudig. Voor iedere stap kunnen acties worden aangeven. Die acties tijdens één stap moeten allemaal door dezelfde medewerker of groep medewerkers uitgevoerd worden. De werkzaamheden worden dus op basis van stappen aan (groepen) medewerkers verdeeld. Daarbinnen geschiedt zonodig een verdere splitsing naar acties. Indien een actie handmatig verricht wordt (maar wel in het geautomatiseerde procedureboek wordt bijgehouden) behoeft voltooiing ervan slechts vermeld te worden. Dat omvat dan tevens handmatige registratie of wijziging van relevante gegevens. Een actie kan ook beschouwd worden als een mechanisme waarmee andere (reeksen) gebeurtenissen geactiveerd kunnen worden. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer een actie het startsein voor een andere procedure verschaft. Of er wordt een apart programma gestart met een bepaalde rapportage als resultaat. Daarom beschouw ik de module voor het procedureboek met zijn acties als een schakelmechanisme. Daarvoor zie ik in toenemende mate een centrale rol in geautomatiseerde informatievoorziening.
Voor adequaat financieel beheer in dynamische processen moet nauwe samenhang tussen (gegevens in) procedureboeken en faseboeken bestaan. In een procedureboek kunnen boekingsregels als voorlopig opgesteld staan. Die komen na realisatie van de definitieve transactie meteen in het juiste faseboek terecht. Voorlopige boekingsregels in procedureboeken kunnen desgewenst met de definitieve in faseboeken gecombineerd worden. Langs deze weg is dan geïntegreerde informatievoorziening bereikt over transacties-in-behandeling èn definitieve transacties. Daaraan bestaat immers bijzondere behoefte. Tijdens een procedure waarmee een bepaalde (definitieve) transactie tot stand komt zullen dikwijls gegevens verzameld en vervolgens geraadpleegd moeten worden omtrent andere, al dan niet definitieve, transacties. Dat kan de uitkomst van een actie, vervolgens van de stap waarvan die actie deel uitmaakt en tenslotte van de gehele procedure beïnvloeden. Bijvoorbeeld een kostendeclaratie waarmee het bedrag van een opdracht overschreden zou worden verdient extra aandacht. Kan die toch betaald worden? Ik kom daar in het hoofdstuk over transactielimiet algemeen op terug. In ieder geval moeten ter beoordeling van zo'n kostendeclaratie en een beslissing over de voortgang van de procedure gegevens in sommige faseboeken èn procedureboeken samen nagegaan kunnen worden.
Evenals (rekeningen met boekingsregels in) een faseboek is het procedureboek overigens gestandaardiseerd. Dat houdt onder meer in dat dezelfde module voor het procedureboek inderdaad voor (gegevens over) iedere procedure bruikbaar is. Omdat er ook slechts één module in de zin van automatiseringsmiddelen voor het faseboek nodig is maakt dat geïntegreerde informatievoorziening uiteraard veel eenvoudiger. Die geschiedt op basis van gemeenschappelijke gegevens: samenhang door modulariteit. Enkele van die gegevens die fase- en procedureboek kunnen delen licht ik hier toe.
In de eerste plaats geldt dat een procedure per definitie leidt tot een eenduidig tussenresultaat (of onderbroken is) in het overkoepelende proces. Zo'n uitkomst noem ik een definitieve transactie. Aldus kan een procedure opgevat worden als een verzameling stappen met elk specifieke acties waarin een vooralsnog (min of meer) onbestemde transactie tijdens de voortgang een steeds definitiever karakter verkrijgt. In een bepaald stadium van de procedure, en bij voorkeur zo spoedig mogelijk, kunnen reeds boekingsregels voor latere consolidatie ervan voorbereid worden. Indien de transactie inderdaad definitief tot stand komt volgt aantekening met die, zeg maar, klaargezette gegevens. In de loop van een procedure kunnen die gegevens uiteraard zonodig veranderen. In iedere boekingsregel is de identificatie van één rekening opgenomen. Zeker voor routinematige transacties is dat gegeven inderdaad in een vroeg stadium van de procedures bekend. Zij het uiteraard als voorlopig want de transactie is nog niet definitief. Dankzij de (horizontale) relaties welke voor bedoelde rekening reeds eenmalig via het faseboek vastgesteld zijn kunnen andere voorlopige gegevens vergeleken worden met financiële gegevens die reeds definitief aangetekend zijn op rekeningen. De rekeningidentificatie is dus een gemeenschappelijk gegeven in faseboek èn procedureboek. Daardoor kunnen horizontale relaties tussen rekeningen worden benut voor vergelijkingen waarin àlle boekingsregels opgenomen zijn. Voorlopige boekingsregels passen in deze opzet van geïntegreerde informatievoorziening zodra daarin tenminste een rekeningidentificatie bekend is. Het spreekt vanzelf dat de gegevens uit voorlopige boekingsregels naar waarde geschat moeten worden. Die procedures zijn niet voltooid. Een voorlopige boekingsregel geeft slechts een verwachting weer. In het verdere verloop van de procedure kunnen veranderingen optreden met gevolg voor de inhoud van de definitieve transactie. Indien het relevante aspecten voor consolidatie betreft zullen boekingsregels die veranderingen moeten weerspiegelen. Naarmate een procedure vordert neemt de onzekerheid omtrent de uitkomst ervan af. Daarmee moet rekening gehouden worden bij beoordeling van rapportages uit faseboeken èn procedureboeken. De onzekerheid behoort bij een rapportage uit uitsluitend faseboeken verdwenen te zijn. Dat zijn allemaal gegevens over definitieve transacties. Maar hoe langer procedures kunnen duren des te meer behoefte bestaat er aan toevoeging van gegevens uit procedureboeken. Deze integratie bevordert kwaliteit van (financieel) beheer van de organisatie met haar processen.
De geïntegreerde informatievoorziening op basis van rekeningidentificaties verschaft nogal algemene rapportages. Daarmee bedoel ik dat gegevens over meerdere zaken samengevoegd kunnen zijn.17 En dat is vaak te grof. Een compleet beeld van transacties-in-behandeling en definitieve transacties is juist van een aparte zaak noodzakelijk. Daarom noem ik in de tweede plaats de identificatie van een zaak als gemeenschappelijk gegeven. Die komt, indien bekend, eveneens voor in zowel voorlopige als geconsolideerde boekingsregels. Hiermee kan zeer gericht de behandeling van een procedure als onderdeel van een meer omvattende, en ook vrijwel altijd meerdere fasen overspannende, zaak ondersteund worden.
Ik vermeld hier nog een derde gemeenschappelijk gegeven waardoor samenhang tussen faseboeken en procedureboeken bestaat. Dat is de aanduiding van de procedure die is respectievelijk nog wordt doorlopen. Daarmee, al dan niet in combinatie met andere criteria, kan eveneens meer specifiek inzicht in het verloop van processen verschaft worden.
Gemeenschappelijke gegevens kunnen naar behoefte gedefinieerd worden. Ik heb er hier drie genoemd. Die weerspiegelen volgens mij de meeste praktische behoeften voor het verzamelen van gegevens uit faseboeken en procedureboeken tegelijk. Daarbij moet bedacht worden, nogmaals, dat gemeenschappelijke gegevens tevens in combinatie met elkaar benut kunnen worden. Daarmee stijgt de verfijning van de geïntegreerde informatievoorziening een orde van grootte. Dat leert een documentaire benadering met postcoördinatie. Ik wijs op een beperking in de reikwijdte van deze geïntegreerde informatievoorziening. Die integratie gaat uiteraard slechts op waar inderdaad faseboeken èn procedureboeken bestaan. Op alle niveaus van een netwerk van deelboekhoudingen bestaan fasboeken. Procedureboeken komen slechts voor waar werkelijk procedures uitgevoerd worden. Zonder procedureboeken valt er weinig te integreren. Blijkbaar zijn werkzaamheden dan aan een eenheid op een lager niveau gedelegeerd. Ik vind dat de delegerende eenheid maar op verantwoording in de vorm van (verdichting van) financiële gegevens over definitieve transacties moet wachten. In bijzondere gevallen en dus ad-hoc kan de lagere eenheid zonodig een geïntegreerde rapportage uit zijn faseboeken en procedureboeken verstrekken. Die gegevens zijn echter niet voor aantekening in de deelboekhouding van de hogere eenheid bestemd. Dat gebeurt slechts door verdichting via verantwoordingsrelaties.
Ik heb tot dusver verondersteld dat de gemeenschappelijke gegevens zich in faseboeken en procedureboeken bevinden. De geïntegreerde informatievoorziening kan evenwel over meer schakels lopen. Stel dat specifieke niet-financiële gegevens over een zaak bij een rapportage betrokken moeten worden. Daarvoor kan een afzonderlijke gegevensverzameling ingericht zijn. Waarschijnlijk zelfs wel meer dan één. Dat is geheel afhankelijk van omstandigheden (waaronder de mate van modulariteit van gegevensverzamelingen). Hoe danook, verband tussen allerlei verzamelingen bestaat altijd mits gemeenschappelijke gegevens als impliciete of expliciete verwijzingen aanwezig zijn. Dat is geen mechanisme dat tot faseboeken en procedureboeken beperkt behoeft te blijven. Het is geldig voor àlle gegevensverzamelingen. Ik zie daarom geen enkele reden waarom financiële gegevens niet met gegevens over andere aspecten van processen in verband gebracht kunnen worden. In een hoofdstuk over modulariteit kom ik daar apart op terug. Onder de noemer supplementenboek beschrijf ik even verderop een algemeen bedoelde verzameling voor aanvullende gegevens. Daaraan voorafgaand zijn twee bijzondere programma's aan de beurt.
Een afzonderlijke rekening is van een unieke identificatie voorzien. Praktisch begin ik met een combinatie van een viertal gegevens als elementen daarvoor: fase, kostensoort, kostenplaats en/of kostendrager. Nogmaals, dit is slechts een voorstel, maar beproefd. Niet iedere combinatie levert een betekenisvolle rekeningidentificatie op. Daarbij verdient het aanbeveling pas een rekening met zijn unieke identificatie te vormen wanneer het waarschijnlijk is dat definitieve transacties zullen voorkomen waarover daarop financiële gegevens aangetekend moeten worden. Want rekeningen zonder boekingsregels veroorzaken een onnodige verzwaring van onderhoud. En wellicht storender, zij vertroebelen financiële rapportages. Met andere woorden, een rekening (inclusief zijn eventuele relaties met andere rekeningen) moet met een duidelijk bestaansrecht gevormd zijn.
Vele organisaties kennen op enig niveau eenheden waar dezelfde soort processen verlopen. Dat kwam tenminste zowel bij het ministerie als bij het directoraat-generaal voor. Dat leidt voor de betrokken eenheden tot gelijksoortige informatiebehoeften en daarmee ondermeer tot de behoefte aan dezelfde soorten rekeningen met hun onderlinge relaties. Dan kan het handig zijn over een zogenaamde rekeningengenerator te beschikken. Dat computerprogramma vormt op aanvraag één of meer rekeningen inclusief eventuele relaties. Dit gebeurt op grond van een aantal aanwijzingen die, al dan niet volledig, reeds als parameters in het computergeheugen opgeslagen zijn. Nog ontbrekende gegevens kunnen tijdens de aanvraag toegevoegd worden. Een voorbeeld zijn verschillende projecten in eenzelfde proces. Het verschil tussen rekeningen voor het ene en voor een ander project is vooral de kostendrager. Althans, wanneer die component van de rekeningidentificatie de betekenis van project heeft verkregen. Als parameters/aanwijzingen kunnen dan de vaste kostensoorten voor die projecten eenmalig vastgelegd worden. En wellicht nog andere parameters. Alleen de projectaanduiding moet dan nog verstrekt worden. Vervolgens verzorgt de rekeningengenerator de uitwerking in de vorm van rekeningen met hun onderlinge relaties, uitsluitend bedoeld voor het onderhavige project.
Door toepassing van de rekeningengenerator kan het onderhoud van allerlei parameters enerzijds en resulterende rekeningen anderzijds naar omstandigheden gesplitst worden. Een aantal (of alle) vaste gegevens kunnen algemeen voorgeschreven zijn terwijl door medewerkers van een operationele eenheid de aanvullende gegevens voor een concreet geval (lees meestal zoiets als: project) opgegeven kunnen worden.
Wanneer het als definitieve transactie gaat om overdracht van betaalmiddelen kan het programma voor geldtransacties geactiveerd worden. Dit levert, in de voorgeschreven vorm, betaalopdrachten aan de meest voorkomende betaalinstellingen. En het maakt wat die vorm van betaalopdracht betreft uiteraard niets uit welk proces (van welke organisatie) die uitgaande betaling betreft. En daarom kunnen ook binnenkomende betalingen (ontvangsten) met zo'n gestandaardiseerde module ondersteund worden.
Het programma voor geldtransacties en het procedureboek als gegevensverzameling zijn uiteraard nauw met elkaar verbonden. Tenminste voor zover het betalingen als uitkomsten van daarin bijgehouden procedures betreft. In een procedure zijn acties aangegeven. Daarin kunnen gegevens over een geldtransactie, i.e. overdracht van betaalmiddelen, geregistreerd en zonodig gewijzigd worden. Nadat de geldtransactie als definitieve transactie zèlf gerealiseerd is volgt als het ware bevestiging in het procedureboek. En dáárna geschiedt aantekening ervan in het overeenkomstige faseboek. Daarvoor benodigde boekingsregels waren in of via het procedureboek reeds in een een zo vroeg mogelijk stadium en zo volledig mogelijk opgesteld. Dat bleven echter voorlopige boekingsregels zolang de transactie nog niet definitief was. Op een bepaald moment is er wel een definitieve transactie. Na controle kunnen die boekingsregels van het procedureboek naar een faseboek overgeheveld worden. Dat is de consolidatie van de definitieve transactie.
Consolidatie behoeft overigens niet beslist via een procedureboek te gebeuren. Er kan ook direct op rekeningen in een faseboek aangetekend worden. Daaronder versta ik tevens gegevensverkeer tussen gelijksoortige faseboeken langs verticale relaties. De module voor het faseboek kan dus zelfstandig gebruikt worden. In het kader van financieel beheer geldt dat niet voor de overige gegevensverzamelingen die ik hier vermeld. Al dan niet via een procedureboek moet altijd verband met een faseboek gelegd kunnen worden. Er zijn blijkbaar definitieve transacties met een financieel aspect. Die moeten hoe dan ook geconsolideerd worden. Ik vind dan tenminste een boekhouding en volgens relationeel boekhouden dus faseboeken nodig.
Louter financiële gegevens over definitieve transacties verschaffen meestal onvoldoende inzicht in het verloop van processen. Faseboeken zijn niet genoeg. Met voortgangsgegevens kunnen aanvullend procedureboeken ook niet altijd in bepaalde rapportages voorzien. Er bestaat vaak behoefte aan meer en andere gegevens. Soms zijn daarvoor specifieke gegevensverzamelingen het meest geschikt. Die heb eerder functionele administraties of (bijzondere) procesadministraties genoemd. Zolang de nodige integratiemechanismen gewaarborgd zijn kunnen gegevens altijd uit de diverse verzamelingen samengevoegd worden.
Al te veel verzamelingen zijn echter ook niet doelmatig. Dat was voor mij een reden eens te onderzoeken of gegevens niet op algemenere wijze toegankelijk konden blijven. Daarbij kwam dat ik onmogelijk overzicht over al die andere gegevens kon verkrijgen. Dat was bij het directoraat-generaal waar zeer veel verschillende processen bestonden. En over informatiebehoeften was daar eigenlijk geen (begin van) overeenstemming. Dat was wederom een leuke puzzel. Ik moet erbij vermelden dat het nog altijd om finacieel beheer ging en dus om aanvulling op financiële gegevens. Het leek mij het beste wanneer andere, aanvullende gegevens naar behoefte gedefinieerd konden worden zonder de noodzaak van nieuwe gegevensverzamelingen, programma's en dergelijke. Daarvoor probeerde ik eerst een woord voor dergelijke gegevens te vinden. Het ging weer om een zo algemeen begrip waaraan naar omstandigheden specifieke betekenis gehecht zou kunnen worden. Ik gebruik er hier het woord supplement voor. Met behulp van een aparte module kunnen dergelijke aanvullende gegevens, zo gezien vanuit het perspectief van financieel beheer, opgegeven worden. Zo'n voorziening is uiteraard zeer beperkt. Maar in veel gevallen bestaat ook helemaal geen behoefte aan complexe relaties tussen die andere gegevens. Wanneer dat wel zo blijkt te zijn moet een specifieke gegevensverzameling ingericht worden. Voor enkelvoudige gegevens bleek het supplementenboek echter een aardige oplossing.
Dat aanvullende boek kan evenals een procedureboek voor opslag van sommige gegevens ook een tijdelijke oplossing zijn. Omtrent diverse onderwerpen bestaat soms (nog) geen specifieke gegevensverzameling terwijl informatiebehoeften zich toch tot andere, niet-financiële gegevens uitstrekken. Dan kan met een supplementenboek geëxperimenteerd worden. Indien de beperkte mogelijkheden ervan toereikend blijken bestaat eigenlijk geen reden na een experiment niet op operationeel gebruik over te schakelen. Daarvoor behoeven dan helemaal geen extra automatiseringsmiddelen ontwikkeld (en vervolgens onderhouden!) te worden. Maar wanneer het supplementenboek toch te beperkte mogelijkheden biedt is ontwikkeling van een specifieke gegevensverzameling en van programma's voor het samenstellen van rapportages en dergelijke onontkoombaar. De proeven met deze aanvullende module zullen echter inzicht in werkelijke informatiebehoeften vergroot hebben. Die specifieke voorzieningen zullen daardoor beter zijn, en tevens goedkoper ontwikkeld kunnen worden.
Aan het supplementenboek besteed ik verderop in een hoofdstuk over modulariteit ook aandacht. Daar leg ik nog eens extra nadruk erop dat deze module in bepaalde opzichten beperkte mogelijkheden heeft. Andere mogelijkheden ervan zijn juist zeer krachtig. Vanwege de gestandaardiseerde opzet en daardoor eenmalig te definiëren mechanismen voor geïntegreerde informatievoorziening kunnen verschillende gegevens op eenvoudige wijze uit faseboeken, procedureboeken en deze algemeen bedoelde gegevensverzameling in rapportages samengevoegd worden. Bijgevolg kunnen daarvoor geschikte automatiseringsmiddelen inderdaad redelijk vergaand als pakket opgevat worden.
Voor het supplementenboek in zijn gestandaardiseerde opzet haalde ik nog een andere gedachte van stapel. Die werd overigens bij het directoraat-generaal alleen in een prototype van deze module uitgewerkt. Voor de operationele automatiseringsmiddelen werd de gedachte (toen) nog ongebruikelijk gevonden. In een geheel ander kader dan het project bij het directoraat-generaal had ik reeds gedacht over variabiliteit van automatiseringsmiddelen. Ik heb eerder in dit hoofdstuk gezegd dat (bepaalde) instructies voor verwerking zèlf als gegevens beschouwd kunnen worden. Dat neemt dan niet weg dat er altijd instructies over moeten blijven. Dat zijn dan de instructies waarmee de instructies-als-gegevens verwerkt moeten worden. Maar langs deze weg is het mogelijk de variabiliteit en dus flexibiliteit van hulpmiddelen op te voeren. Het bleek vrij gemakkelijk enkele instructies in de vorm van supplementen te gieten. Die uitwerking bleef overigens beperkt tot instructies voor optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen. Dat is misschien niet imponerend maar voor rekenkundige bewerkingen voor financieel beheer waren bij het directoraat-generaal nauwelijks andere instructies nodig. En het werkte. De supplementen konden inderdaad als instructies benut worden. De module bood als prototype mogelijkheden van een zeer eenvoudige programmeertaal. Dergelijke voorzieningen betekenen dat werkzaamheden van automatiseerders naar medewerkers in een organisatie kunnen verschuiven. Dat lukt echter niet zomaar. Daarvoor moeten enkele medewerkers over voldoende kennis beschikken. Daarnaast kost het programmeren met behulp van variabelen soms meer tijd (van een eigen medewerker) dan wanneer (door een automatiseerder) een meer traditionele programmeertaal toegepast wordt. Als prototype omvatte het supplementenboek evenwel enkele trends die ik voor ontwikkeling en gebruik van automatiseringsmiddelen meen te zien. Voor informatievoorziening waaraan een oospronkelijk documentair karakter toegeschreven kan worden bestaan dergelijke hulpmiddelen al langer. Op andere terreinen gaat de verschuiving van automatiseerder naar gewone medewerkers ook verder. Mits daarvoor bevoegdheden zijn verleend kan een medewerker met zoiets als het supplementenboek zèlf gegevens en bewerkingen definiëren. Dat is dan eigenlijk gewoon programmeren.
Ik besluit hier mijn toelichting op een drietal modulen en op twee programma's. Die kunnen onderdelen vormen van een pakket automatiseringsmiddelen dat voor relationeel boekhouden en nauw verwante informatievoorziening geschikt is. In de praktijk van middelen zijn de grenzen niet altijd zo strak als ik hier schets. Ik heb danook een indeling aangenomen waarmee de modulaire opzet van automatiseringsmiddelen zo goed mogelijk aangetoond kan worden. Er zijn andere indelingen denkbaar. En naar behoefte kunnen modulen toegevoegd worden.
Als uitgangspunt benadruk ik dat automatiseringsmiddelen zoveel mogelijk kant-en-klaar, te weten als pakket gezien moeten worden. Mijn toelichting op enkele modulen heeft hopelijk de indruk bevestigd dat een variabele opzet van relationeel boekhouden inderdaad tot vergaand gestandaardiseerde hulpmiddelen kan leiden. Dankzij die variabiliteit is flexibiliteit gewaarborgd. Dat houdt in dat de modulen als hulpmiddelen in uiteenlopende situaties toepasbaar zijn. Maar de adequate (financiële) informatievoorziening ermee moet toch in iedere situatie weer bewezen worden. Daarom moet de werking van de modulen altijd in de praktijk beproefd worden. Dat biedt verreweg de beste waarborg voor aansluiting van de mogelijkheden van het pakket in kwestie op de informatiebehoeften rond financieel beheer in processen. En wanneer het uitzicht op een positieve uitkomst van zo'n proef gunstig is kan daarvan een nuttige invloed op veranderingen in het algemeen uitgaan. Onder de noemer veranderingsstrategie in een hoofdstuk over overgang ga ik verder in op gevolgen van de keuze voor een flexibel pakket hulpmiddelen.
Niets is zeker. Altijd moet rekening met een negatieve uitkomst van een proef gehouden worden. Daarbij moet evenwel bedacht zijn dat geheel eigen ontwerp en ontwikkeling van programmatuur altijd langer duurt, meer geld kost en veel meer onzekerheden kent dan beoordeling van een programmatuurpakket met goede perspectieven. Het alternatief van eigen maatwerk verdient daarom geen aanbeveling totdat een realistische proef het falen van een pakket aangetoond heeft. Onder realistisch versta ik uiteraard dat toereikende kwaliteit van financieel beheer ermee mogelijk is. Wat is daarvoor aan automatiseringsmiddelen nodig en voldoende?
Irrelevante informatiebehoeften brengen standaardisatie met al zijn voordelen in gevaar. Een proef dient wellicht vooral ook om te ontdekken wat redelijk is. Het is dan meegenomen wanneer een pakket die ontdekkingen geheel kan volgen. Dan staat in dat vlak tenminste niets verdere veranderingen in de weg. Met toepassing van een programmatuurpakket dat grondig beoordeeld is kunnen concessies bewust gedaan worden. Er zijn voor specifieke omstandigheden altijd wel onderdelen van financieel beheer en informatievoorziening waarvoor een pakket (nog) geen volledige voorzieningen biedt. Zoals gezegd heeft alles echter zijn prijs in kosten, inspanningen en dergelijke. De praktijk toont aan dat zelfstandig ontwerp, ontwikkeling en onderhoud van programmatuur gedurende enige tijd betere resultaten kan beloven. Op langere termijn zijn ze echter vrijwel onmogelijk vast te houden. Voordelen van een pakket hebben niet in de laatste plaats betrekking op wat er allemaal niet meer behoeft te worden gedaan in vergelijking met maatwerk van computerprogrammatuur.18 Een kant-en-klaar programmatuurpakket betekent inderdaad dat een veranderingsproces niet langer overwegend het karakter van een automatiseringsproject opeist. Aandacht kan daarentegen gericht worden op andere aspecten en het uiteindelijke resultaat van een verbeterde organisatie. Daarvoor moeten medewerkers juist opgeleid worden in plaats van àfgeleid door overheersende techniek. En in sommige gevallen zullen medewerkers ook omwille van die andere aspecten overgeplaatst (moeten) worden. Zonder inspanningen gericht op maatwerk van automatiseringsmiddelen is voorts grote winst in tijd en geld haalbaar. Doorlooptijd van veranderingen wordt beslist korter.
Al met al vind ik het een gemis dat in veranderkundig opzicht nog weinig aandacht bestaat voor invoering en toepassing van kant-en-klare automatiseringsmiddelen. Nog steeds pretenderen specialisten uitgebreide mogelijkheden voor methoden voor zogenaamde systeemontwikkeling. Dat is niet zo vreemd want hun bedrijven zijn nog op ontwikkeling van programmatuur en dergelijke ingesteld. Hun voorlichting blijkt nog immer zeer effectief. Want vele (potentiële) klanten geloven in dergelijke aanpak. Die heeft tot vele doublures geleid hoewel situaties stellig voldoende vergelijkbaar waren. Met een oriëntatie op pakketten in plaats van nieuw te ontwikkelen hulpmiddelen blijft een organisatie niet alleen zeer veel geld bespaard maar vooral grote risico's tot en met bedreiging van haar voortbestaan. Ik begrijp dat vele programmatuurbedrijven inzicht in veranderkundige en allerlei andere voordelen van toepassing van kant-en-klare middelen niet bevorderen. Dat lijkt tegen hun belang in te druisen wanneer zij (nog) grote winst met maatwerk maken.
Juist automatiseringsprojecten zijn dikwijls moeilijk beheersbaar gebleken. Dat geldt voor kosten en tijd maar zeker ook voor kwaliteit. Met een pakket kan de redelijke onzekerheid vrijwel direct vastgesteld worden. Dat kan tijdens een proef ermee geschieden. Dan kunnen, zoals het hoort, hulpmiddelen in het ruimere kader van een geheel veranderingsproces geplaatst worden. Kwaliteit kan met een pakket direct in de praktijk getoetst worden. Zo'n proef verschaft dus toenemende zekerheid en moet een belangrijke plaats in het gehele proces van veranderingen toebedeeld zijn. Tijdens een proef kan een grotere groep medewerkers bij de veranderingen betrokken en daarná geleidelijk op de nieuwe situatie van (financiële) informatievoorziening voorbereid worden.
Onder de noemer automatiseringsmiddelen noem ik hier tenslotte nog een punt dat ook bewust overwogen dient te zijn. De geautomatiseerde verwerking van gegevens kan uitbesteed worden. Daarmee komt informatievoorziening voor een belangrijk gedeelte in het vlak van externe dienstverlening te liggen. En als gevolg daarvan vervallen nogal wat interne vraagstukken. Want in het geval van privatisering/uitbesteding betekent standaardisatie van automatiseringsmiddelen eigenlijk geen intern vraagstuk meer. Het is juist de bedoeling van uitbesteding dergelijke vraagstukken aan derden over te laten voor een optimale oplossing. De maatstaf voor succesvolle dienstverlening door derden moet elders worden gezocht, niet in het vlak van de keuze van automatiseringsmiddelen maar in het vlak van aantoonbare dienstverlening en resultaten tegen lage respectievelijk aanvaardbare kosten. Simpel gezegd is dat ongeacht de toegepaste hulpmiddelen. Dan kan de maatstaf zuiverder worden gelegd in het vlak van tijdige en betrouwbare informatievoorzieninig tegen een concurrerende prijs met waarborgen voor continuïteit en dergelijke.
Ik vind keuze voor/tegen uitbesteding een punt dat sterk van omstandigheden afhangt. Doorgaans geef ik met de huidige stand van de automatiseringstechniek de voorkeur aan gegevensverwerking in eigen beheer. Mijn voornaamste argumenten betreffen het personele aspect. Van uitbesteding leert niemand in de eigen organisatie iets van een onderwerp dat toch grote invloed op bedrijfsvoering kan hebben. En met steeds meer strategische implicaties. Ik zie de verantwoordelijkheid voor automatiseringsmidddelen als een gewichtig terrein voor ontplooiing waarvan de resultaten ook aan een organisatie ten goede komen.
Het onderhouden van die hulpmiddelen moet vanwege hun complexiteit echter niet praktisch onmogelijk worden voor eigen medewerkers. Daarmee ben ik terug bij standaardisatie en automatiseringsmiddelen als pakket. Eigen beheer moet niet onhaalbaar zijn door overheersende techniek. Anders zou mijn voorkeur voor die middelen in eigen beheer paradoxaal zijn.
noten
1. Dit onderscheid kan afbreuk aan noodzakelijke verwevenheid met
wederkerige relaties doen. Het verband tussen doel en middel is immers
eenzijdig. Dit volstaat echter voor deze toelichting. En in veel situaties is
de vraag naar prioriteit nuttig. Dat is dan een situationele, dus relatieve
prioriteit.
Als leidend, absoluut principe herbergt zo'n onderscheid tussen doel en middel
groot gevaar. De keuze van een uiterste doel is dan onvermijdelijk. Moet
daaraan alles untergeordnet zijn? Geschiedenis is óók een opeenvolging van
denkfouten; begrippenkaders met beperkte geldigheid worden in ruimere
ervaringen betrokken.
2. Hoelang omgekeerde prioriteit voor hulpmiddelen in plaats van voor mensen ergens stand houdt lijkt overigens afhankelijk van maatschappelijke verhoudingen. Zoiets als humanisering van arbeid moet wederom aan mensen in organisaties voorrang geven. Maar dat veronderstelt een humane samenleving.
3. Zie voor een inleiding eveneens de paragraaf over materiaalkennis in hoofdstuk 4.
4. Vergeleken met de opslagcapaciteit van de menselijke hersenen stelt een computergeheugen nog weinig voor. Mijn aanduidingen eenvoud en snelheid (van eenvoudige bewerkingen) bedoel ik overigens wel vergeleken met menselijke gegevensverwerking.
5. Zo'n toepassing heet ook wel een geautomatiseerd informatiesysteem. Die reïficatie vind ik misleidend. Ik vermijd zoveel mogelijk het woord systeem als aanduiding van een verschijnsel. Die aanduiding zegt immers niets meer. Wat is géén systeem of, in één moeite door, géén structuur? Zie hoofdstuk 1, te weten de paragraaf over systeembenadering en model.
6. Een werkelijke vergelijking kunnen die programmeertalen niet doorstaan. De eenvoudigste menselijke communicatie blijkt ermee onmogelijk. Dit toont nogeens de (relatieve) eenvoud als kemerkende eigenschap van automatiseringsmiddelen.
7. In Nederland gevestigde programmatuurbedrijven houden zich doorgaans niet of nauwelijks met ontwikkeling van pasklare toepassings- of basisprogrammatuur bezig. Afgezien van de nederlandse markt die in absolute omvang betrekkelijk gering is speelt een rol dat potentiële klanten juist verscheidenheid van processen benadrukken. Daarom wordt (onnodig) veel programmatuur op maat gemaakt. Voor de programmatuurbedrijven levert dat, zeker op de korte termijn, ook veel hogere winsten.
8. Zie hoofdstuk 32 voor mijn algemene verklaring waarom contra-expertise door specialisten van dezelfde soort problematisch is.
9. In Weerlicht in het Apparaat (Information Dynamics, 1989, p. 4) schreven J.C.W. Hendriks en ik: "Het eerdere projekt kende voor zichzelf een ambitieus veranderkundig perspectief. Het inzicht bestond dat voor geslaagde veranderingen in een complexe organisatie veel meer nodig is dan automatiseringsmiddelen. Geschikt gereedschap werd vooral als voorwaarde voor verdergaande veranderingen gezien. Die konden dan grotendeels via invoering bereikt worden. Was dat te ambitieus of zelfs onrealistisch?"
10. Later werd samenwerking tussen zes à zeven ministeries opnieuw opgepakt. Dat droevige verhaal houd ik hierbuiten.
11. E. de Bono (Lateral Thinking, Ward Lock Educational, 1970, p. 91) zegt terecht dat: "General agreement about an assumption is no guarantee that it is correct. It is historical continuity that maintains most assumptions - not a repeated assessment of their validity." R.L. Ackoff schrijft in The Art of Problem Solving (John Wiley & Sons, 1978, p. 9) ook over valse bindingen: "A puzzle is a problem that one cannot solve because of a self-imposed constraint. Creativity is shackeld by self-imposed constraints. Therefore, the key to freeing it lies in developing an ability to identify such constraints and deliberately removing them."
12. Ik schreef eens een concept voor een artikel van een hoge ambtenaar. Die zou dan ondermeer verteld hebben: "[....] kom ik op de vraag wat een bestuurder van informatietechnologie moet weten. Mijn antwoord luidt: bijna niets. Enkele eigenschappen van die hulpmiddelen voor automatisering moet de bestuurder zich echter terdege beseffen. Ikzelf meen met de volgende kennis te kunnen volstaan. Een computer met bijbehorende programmatuur is dom. Heel erg dom. Dat ten eerste. Zo'n machine kan ècht niets anders dan optellen, sorteren en doorgeven. Een mens kan dat allemaal ook, en nog véél meer. Het verschil met een mens is dat de machine die simpele handelingen snel uitvoert. Heel erg snel. Daar komt de indruk van magie vandaan. Maar het zijn en blijven de eenvoudigste handelingen die een mens vrijwel zonder verstand aankan. Het duurt echter wat langer. Een computer is dus een hulpmiddel voor mensen. Niets meer, maar ook niets minder. Ten tweede zijn er tegenwoordig computers in allerlei soorten en maten. Wat de maat betreft van heel groot tot zo klein dat een medewerker een eigen (persoonlijke) computer gebruikt. Verder gloort het perspectief dat computers van diverse soorten en maten tamelijk eenvoudig gegevens kunnen uitwisselen." Naar verluidt vond de ambtenaar het gehele concept-artikel te uitgesproken. Het verscheen dus niet. En zijn naaste medewerkers hadden zelfs mijn laatste zinnen geschrapt voordat zij het hem in hun naam aanboden: "In stijl met wat ik over coördinatie zei eindig ik met een opmerking over het auteurschap van deze bijdrage. Mij ontbrak het aan tijd. Wat anderen in mijn plaats gepres(en)teerd hebben vind ik prikkelend en behartenswaardig. Als coördinator staat mijn naam erboven en ben ik erop aanspreekbaar." Jammer. Ik vind dat zo'n dubbele bodem en meer van dergelijk postmodernisme veel zegt over de realiteit van verhoudingen in organisaties. Daarom kom ik er hier mee.
13. Dat zijn, niet toevallig, juist leveranciers met de grootste marktaandelen. Maar de markt voor automatiseringsmiddelen is zodanig ontwikkeld dat kleinere bedrijven inmiddels ook voldoende produkten aanbieden. Als daarvoor consequent gekozen wordt volgen ooit óók de leveranciers die thans over werkbare standaardisatie aarzelen.
14. Bijzondere voorzieningen uiteraard daargelaten.
15. Zie ook noot 13 hierboven. Een doorzettende ontwikkeling leidt tot normalisatie. De strijd om aandeel op een markt van genormaliseerde produkten trekt echter juist gevestigde leveranciers niet aan. In dit verband is interessant dat automatiseringsmiddelen door hun digitale karakter toegepast kunnen worden op de voorheen gescheiden gebieden van (gegevens)overdracht en (gegevens)verwerking. Overdracht/communicatie heeft reeds een lange traditie van normalisatie. Zo is in 1868 de International Telecommunications Union (ITU) opgericht, oorspronkelijk onder de naam International Telegraphic Bureau. Er was een noodzaak ontstaan voor coördinatie van nationale ontwikkelingen inclusief bepaalde specificaties van produkten. De ITU is thans een instelling van de Verenigde Naties (VN). Aangesloten landen proberen tot normalisatie en vervolgens standaardisatie voor steeds nieuwe hulpmiddelen te komen. Dat gebeurt vooral door de Comité Consultatif International Télégraphique en Téléphonique (CCITT). Naast de ITU met de CCITT is een andere VN-instelling op het gebied van normalisatie/standaardisatie actief. Dat is de International Standards Organisation (ISO). De normen voor (data)communicatie strekken zich niet uit tot de inrichting en interne werking van middelen. Alleen wat als resultaten van verwerking aan een ànder middel aangeboden wordt dient aan de genormaliseerde specificaties te voldoen. Met dat aanbod kan een ànder middel voort, al dan niet na een vertaling volgens eigen inrichting en werking. Aldus betekent normalisatie de minste inbreuk op autonomie. Die realistische opstelling heeft tot ruime verspreiding van vele normen geleid. En het gevolg op langere termijn is meestal dat ook inrichting en interne werking van middelen voor gegevensoverdracht gestandaardiseerd raken. Het ligt voor de hand dat automatiseringsmiddelen voor gegevensverwerking een soortgelijke ontwikkeling naar grotere normalisatie doormaken.
16. Dit onderwerp behandelen O. Lecarme en M. Pellissier Gart in hun boek Software Portability (McGraw-Hill, 1986). Meteen op de eerste pagina staat: "It is very expensive, in time and in other resources, to re-create software for every new machine, and it is often desirable, from the user's point of view, for the software environment to be as similar as possible on different machines." Vervolgens sommen zij voordelen (en ook enkele nadelen) van overdraagbare programmatuur op.
17. Deze uitspraak gaat op indien zaak, of een onvermengd onderdeel ervan, geen bouwsteen van de rekeningidentificatie vormt. Het hangt er inderdaad maar vanaf welke betekenis de mogelijke variabelen krijgen. Hierop ga ik in het volgende hoofdstuk dieper in.
18. Hierbij merk ik weer op dat sommige mensen juist hun bestaansrecht aan specialistische werkzaamheden ontlenen. Ik beschouw het dus als een voordeel indien de behoefte daaraan wegvalt of tenminste vermindert. Dat zullen die specialisten niet allemaal met mij eens zijn. Maar ik probeer toepassing vanuit verwevenheid van relevante aspecten te benaderen en niet vanuit het belang van een groep specialisten.
1991, webeditie 2003 © Pieter Wisse