26. Relaties

Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.

Met diverse varianten heb ik laten zien dat het karakter van een bepaald proces vrij herkenbaar in een boekencyclus vertaalbaar is. Op die hoofdlijnen gaat het om dimensies. En om kenmerkende faseboeken met daartussen zonodig relaties.

Faseboek als kaartenbak

Hoofdlijnen zijn onmisbaar maar onvoldoende voor praktische toepassing van relationeel boekhouden. Gedetailleerdere relaties verzekeren de daadwerkelijke rapportages voor financieel beheer. Ik leg die relaties uit als nadere invulling van de faseboeken. Een faseboek beschouw ik als een verzameling rekeningen. Dit woord rekening gebruik ik omdat het een gevestigd boekhoudkundig verschijnsel aanduidt. Ik heb geen reden van die betekenis af te wijken. Een boekhoudkundige rekening is een middel om gelijksoortige (financiële) gegevens te registreren en toegankelijk te houden. Om de verbeelding wat te helpen geef ik zo'n rekening hier de vorm van een kaart. Een rekening hoeft uiteraard die fysieke vorm niet te hebben. Bijvoorbeeld in een computergeheugen zitten geen kartonnen kaarten. Terzijde brengt mij dit meer in het algemeen op presentatie van begrip. Misschien zijn er al mensen wier verbeelding op deze manier helemaal niet geholpen is. Ik draai het maar om. Het is denkbaar dat iemand niet weet wat een kartonnen kaart voor gegevensopslag is. Dan moet dat wellicht uitgelegd worden als een specifieke selectie en afdruk van gegevens die in een computergeheugen opgeslagen zijn.

Met een rekening als kaart is ieder faseboek een aparte kaartenbak geworden. Daarin zijn de (kaarten voor de) rekeningen van elkaar te onderscheiden door hun identificaties. Haar identificatie maakt iedere (kaart voor een) rekening uniek. Dat wil zeggen, twee of meer kaarten met dezelfde identificatie kunnen niet in dezelfde kaartenbak bestaan.¹

Herkomst en bestemming

Financiële gegevens over definitieve transacties van eenzelfde soort worden in hetzelfde faseboek aangetekend. Dit geschiedt over iedere transactie in boekhoudkundig evenwicht. Daarvoor zijn dus minstens twee boekingsregels nodig. Hierdoor zijn herkomst en bestemming van veranderingen in het financiële aspect aangegeven. Het dubbele boekhouden voor een onderneming beperkt dit tot veranderingen in vermogensbestanddelen respectievelijk het gehele vermogen. In allerlei faseboeken kunnen evenwel eenvoudig tevens andere veranderingen in het financiële aspect geregistreerd worden. Dit is ook een reden waarom ik niet over dubbel maar over zoiets als relationeel boekhouden spreek. Inderdaad kan de relationele methode als dubbel boekhouden pèr faseboek opgevat worden. Doordat er diverse faseboeken kunnen zijn biedt relationeel boekhouden echter een algemener perspectief voor (opvattingen over) herkomst en bestemming.

Een definitieve transactie betreft, nogmaals, veranderingen. Die kunnen verbijzonderd zijn naar veranderingen in het financiële aspect. De neerslag van financiële gegevens erover geschiedt op rekeningen. De rekeningidentificatie is vergelijkbaar met een adres zoals op een brief. Op de voorkant van de envelop staat het adres van de ontvanger, i.e. de bestemming van de inhoud van de brief. De afzender heeft zijn adres ook op de envelop geschreven maar op een plaats waardoor hij duidelijk als herkomst herkenbaar is. Deze vergelijking belicht trouwens een controlevoorziening in een evenwichtsboekhouding. Een onbestelbare brief keert bij de afzender terug. De postbesteller kan hem die, dankzij de aparte vermelding van zijn adres, terugbezorgen.

Het onderscheid naar zoiets als herkomst en bestemming betekent splitsing van de aantekening van een definitieve transactie. Want het is redelijk te veronderstellen dat herkomst en bestemming in normale gevallen van elkaar verschillen. Dat geldt ook voor brieven. De onderdelen van de aantekening zijn de boekingsregels (en hier is de analogie met de adressen op een envelop ten einde). Stel dat een definitieve transactie met twee boekingsregels aangetekend wordt. Dan is er één regel waarin de bestemming staat toegelicht. En de tweede bevat gegevens over de herkomst van de veranderingen die de definitieve transactie in het financiële aspect teweeg gebracht heeft. In het algemeen, herkomst of bestemming, moeten de financiële gegevens op kaarten/rekeningen terecht komen. Dat lukt wanneer iedere boekingsregel als gegeven(s) óók een unieke rekeningidentificatie bevat. Het maakt niet uit of er complementair meer herkomsten en/of bestemmingen zijn. Naar behoefte zijn er dienovereenkomstig meer boekingsregels. Maar altijd geldt voor een afzonderlijke boekingsregel dat erdoor òf herkomst òf bestemming van veranderingen in het financiële aspect uitgedrukt is. Gemakshalve houd ik het hier voorlopig op een boekingsgroep met twee -regels.

Voor registratie zijn dus allereerst de respectievelijke identificaties van de betrokken rekeningen nodig. In een boekingsregel is één rekeningidentificatie nodig èn voldoende. Iedere boekingsregel bevat tevens andere gegevens zoals een bedrag. Die acht ik hier niet van belang met één uitzondering. Want het gaat nog om herkomst en bestemming. De rekeningidentificatie alleen is niet voldoende om de aard van de verandering van het financiële aspect te bepalen: herkomst òf bestemming. Als tekens daarvoor gebruik ik plussen en minussen. Die benodigde aanduidingen moeten consequent toegepast zijn. Anders zijn de geregistreerde gegevens immers volgens die criteria onvergelijkbaar.

Plus tegenover minus

De betekenis van plus en minus als aanduiding voor herkomst danwel bestemming verklaar ik via herleiding tot veranderingen in de voorraad concrete betaalmiddelen. Ik veronderstel daarvoor dat een organisatie een voorraad contant geld aanhoudt. Dat is de kas. Dit geldkistje kan zowel bestemming als herkomst zijn van betaalmiddelen die met een definitieve transactie gemoeid zijn. Bij ontvangst geldt de kas als bestemming. Het is precies andersom bij een uitgaande betaling. Dan is de kas de herkomst van het geld.

De geldvoorraad in het kistje groeit door ontvangen betaalmiddelen. Dat bedrag moet opgeteld worden als de nieuwe voorraad bepaald wordt. Daarom omvat de boekingsregel die zo'n ontvangst afbeeldt een plusteken als aanduiding van bestemming. Volgens het evenwicht in de gehele boekingsgroep/aantekening bevat de àndere boekingsregel een minteken. De verandering in het financiële aspect heeft immers ook een herkomst. Het geldbedrag is bijvoorbeeld ontvangen voor de verkoop van enkele goederen. De goederenvoorraad kan dan inderdaad zinvol als herkomst bestempeld worden. Bij inkoop van goederen ligt het andersom. De geldvoorraad neemt af. Die is dus de (plaats van) herkomst en dat blijkt uit het minteken in de ene boekingsregel. De toename van de goederenvoorraad als bestemming blijkt uit het plusteken waarvan (het bedrag in) de andere boekingsregel voorzien is.

Deze regels voor plus en minus moeten in alle faseboeken op dezelfde manier toegepast worden. Daardoor is vergelijking van gegevens uit verschillende faseboeken zonder gevaar voor misverstanden mogelijk. Het voorbeeld hierboven heeft uiteraard betrekking op een faseboek X voor binnenkomende en uitgaande betalingen. Dezelfde redenering kan naar alle andere faseboeken doorgetrokken worden. In faseboek X worden de uitgaande betalingen in verband met een bepaalde dienstverlening op een daarvoor bestemde rekening met een plusteken geregistreerd. De betaling had immers een verlaging van de geldvoorraad als gevolg. Die vermindering wordt met een minteken op de kasrekening of iets dergelijks aangetekend. Als voorwaarde voor consequente rapportages ligt het dan voor de hand een eventuele opdracht voor dienstverlening volgens dezelfde regels in een faseboek voor verplichtingen te registreren. Met een plusteken wordt de opdracht op een overeenkomstige rekening geboekt. In de andere boekingsregel staat dan per definitie hetzelfde bedrag maar met een minteken. Die gegevens komen (overigens stellig) op een andere rekening terecht. In tegenstelling tot een geldkistje is het soms moelijk bij zo'n tegenrekening in een ander faseboek iets concreets voor te stellen. Desalniettemin heeft evenwicht in andere faseboeken ook een belangrijk nut. Daarover heb ik eerder enige opmerkingen gemaakt.²

In een faseboek voor verplichtingen behoeven aantekeningen niet beperkt te blijven tot verstrekte opdrachten aan derden of, in het algemeen, tot verplichtingen jegens derden. Door de rekenkundige symmetrie per faseboek is daarin uiteraard ook plaats voor ontvangen opdrachten. En voor verplichtingen die derden jegens de organisatie hebben. Die gegevens kunnen op dáárvoor bestemde rekeningen geregistreerd zijn. Dan zijn, volgens de afspraken voor consequente toepassing van de rekenkundige tekens over de aard van de veranderingen in het financiële aspect, bedragen in die boekingsregels van een minteken voorzien. Afgeleid van het teken dat een bijbehorend bedrag krijgt zijn er dus positieve en negatieve verplichtingen. Een schuld, eventueel nog afhankelijk van voorwaarden, heet een positieve verplichting. En een negatieve verplichting moet een vordering zijn. Voor evenwicht moet uiteraard een boekingsregel met hetzelfde bedrag maar tegenovergesteld teken op één of andere tegenrekening in hetzelfde faseboek aangetekend zijn.

Deze lijn kan voor de betekenis van de rekenkundige tekens steeds doorgetrokken worden. Een begroting voor inkoop van, zeg, bepaalde dienstverlening verschijnt eveneens met een plusteken op een rekening in een faseboek. Een begroting voor vèrkoop krijgt juist een minteken in de boekingsregel die op een (andere) rekening in dat(zelfde) faseboek aangetekend is. Enzovoort.

Het uitgangspunt voor deze regels voor plussen en minussen in verband met boekingsregels voor bestemming en herkomst is niet nieuw. Ik heb proberen aan te sluiten bij de betekenis die debet en credit in een (commerciële) bedrijfsadministratie doorgaans dragen. Zo'n boekhouding beschouw ik in beginsel als een solitair faseboek X voor betalingen. Vandaaruit heb ik dat uitgangspunt van toepassing op àlle mogelijke faseboeken verklaard. Er zijn wellicht wat implicaties die moeten wennen. Een grondslag, begroting, verplichting enzovoort kunnen dus met een minteken aangetekend zijn. Dat is te herleiden tot het uiteindelijk beoogde effect op de geldvoorraad. Ik licht dit nogeens toe. Bijvoorbeeld een kasbegroting voor inkoop krijgt een plusteken in een boekingsregel op een rekening in faseboek K. Dat komt omdat de uiteindelijke betalingen met een minteken op een kasrekening of iets dergelijks geregistreerd worden; de geldvoorraad neemt daardoor immers af. Daartegenover staan in hetzelfde faseboek X boekingsregels op de rekening waarmee de bestemming van die betalingen voor inkoop aangegeven is. Dat zijn bedragen met een plusteken. Die bedragen moeten ondermeer met de toegewezen kasbegroting vergeleken kunnen worden. Dat lukt zonder omweg en misverstand als consequent dezelfde regels voor plus of minus toegepast zijn.

Boekingsregels per rekening

Het verhaal over plus- en mintekens of, wat op hetzelfde neerkomt, over debet en credit heb ik bedoeld als inleiding tot relaties tussen afzonderlijke rekeningen. Financiële gegevens over een definitieve transactie worden niet zonder meer in een faseboek aangetekend. Daarbij wordt onderscheid tussen herkomst en bestemming van veranderingen in het financiële aspect gemaakt. Dit boekhoudkundige evenwicht leidt op zijn beurt tot splitsing in de vorm van twee of meer boekingsregels.

Een boekingsregel wordt op een rekening aangetekend. Op welke dat gebeurt, mede gelet op herkomst danwel bestemming, is traditioneel bepaald door de meest voorkomende informatiebehoeften. Ik heb elders al opgemerkt dat handmatige administraties noodzakelijkerwijs eenzijdig gericht zijn. Door de inspanningen die het vraagt om een rapportage op te stellen zijn dan de functie van een rekening en de fysieke kartonnen kaart versmolten. Door bewerking tijdens registratie is de kaart meteen de meest gevraagde rapportage. Dat kan veranderen met middelen waarmee postcoördinatie nauwelijks meer (handmatige) inspanningen vergt. De implicaties hiervan voor de functie van de boekhoudkundige rekening laat ik hier echter buiten beschouwing.³ Ik veronderstel hoe danook dat er zulke rekeningen zijn en dat boekingsregels er, zeg maar, òp aangetekend kunnen worden. In een geautomatiseerde verzameling volstaat daartoe dat iedere boekingsregel herkenbaar één unieke rekeningidentificatie als gegeven(s) bevat.

Consequente plussen en minussen in alle faseboeken zijn als voorwaarde voor rapportages niet genoeg. Er moeten relaties tussen boekingsregels bestaan. Dan kunnen betrokken gegevens eenduidig met elkaar in verband gebracht en gerapporteerd worden. In vele rapportages kunnen boekingsregels gegroepeerd per rekening verschijnen. Zoals ik eerder een faseboek als aparte gegevensverzameling voorgesteld heb doe ik dat daarom nu met een rekening. Ik heb reeds diverse malen gezegd dat in het algemeen tussen dergelijke verzamelingen op grofweg twee manieren een samenhang bereikt kan worden. Dat gebeurt allebei met gemeenschappelijke gegevens maar het verschil is de plaats ervan. Allereerst kunnen in gelijkvormige verzamelingen dezelfde gegevens op dezelfde plaats opgeslagen zijn. Daardoor bestaat een impliciete relatie.⁴Ik bespreek die later wat uitgebreider. Het gaat mij hier om de andere manier. Want ten tweede kan de ene verzameling op een speciaal daarvoor bestemde plaats de unieke identificatie van de andere gegevensverzameling bevatten. Dan is de relatie expliciet (aangegeven).

Expliciete verwijzingen hebben nadelen. Het zijn als het ware extra gegevens. Die moeten allemaal weer bijgehouden worden. Daartegenover staan belangrijke voordelen. Die expliciteit betekent vooral flexibiliteit. Met zulke verwijzingen kunnen gegevensverzamelingen onafhankelijker van elkaar zijn. Ik heb daarvan overigens al een belangrijk voorbeeld gegeven. Dat was in hoofdstuk 22 met mijn bewerkte commentaar op de nota met criteria voor een verplichtingen-kasadministratie. De financiële verantwoording van een rijksinstelling als geheel wordt volgens de officiële begrotingsindeling verlangd. Wijzigingen van die indeling zijn echter nooit te vermijden. Daarom vormt de artikelgewijze begrotingsindeling geen adequate basis voor een intern rekeningschema. Het is verstandiger het interne schema een zo bestendig mogelijke basis te verschaffen. Het verband met de begrotingsindeling blijft dan met expliciete verwijzingen gewaarborgd. Een wijziging van de officiële indeling behoeft in de meeste gevallen slechts aanpassing van die verwijzingen (en uiteraard van de gegevensverzameling met de officiële indeling). Het interne rekeningschema blijft echter ongemoeid. Omgekeerd geldt hetzelfde bij eenzijdige verandering van het eigen rekeningschema.

Expliciete verwijzingen

Een grote mate van onafhankelijheid vind ik vooral noodzakelijk voor faseboeken ten opzichte van elkaar. En vervolgens voor rekeningen daarin. Als impliciet mechanisme voor samenhang bieden hoofdlijnen van een rekeningschema (vaak) evenwel onvoldoende waarborgen. Als voorbeeld neem ik zogenaamde kostensoorten. Daarvoor is het overigens niet belangrijk om te weten wat een kostensoort betekent (of niet betekent). Ik beschouw haar in het algemeen als een onderdeel van de identificatie van een rekening. Dat is geen theoretische noodzaak maar een praktische keuze. Die heb ik eerder aleens toegelicht en daar kom ik later ook nog op terug.

De gegevens over een kostensoort of, kortweg, de kostensoorten moeten volgens vele boekhouders in een stelselmatige opzet passen.⁵ Daarmee bedoelen zij dat een categorische indeling van kostensoorten naar vaste tekens vertaald moet zijn. Een decimaal stelsel is een voorbeeld daarvan (dat trouwens voor classificatie in het algemeen geldt). Zo'n stelsel betekent dat kostensoorten allereerst in hoofdcategorieën verdeeld zijn. Indien slechts de eerste positie van een gegeven daarvoor beschikbaar is zijn er dus maximaal tien hoofdcategorieën. Bij de eerste twee tekenposities loopt het aantal mogelijke hoofdcategorieën tot honderd op. Na de hoofdcategorie komt een tweede categorie waarvan het aantal mogelijkheden uiteraard op dezelfde manier afhankelijk is van het aantal (decimale) tekenposities. De gedachte achter zo'n stelselmatige verfijning is dat er een zinvolle hiërarchie van algemeen naar bijzonder en omgekeerd bestaat. Dikwijls is dat zeker gedeeltelijk zo.

Maar de veronderstellingen achter een dergelijk hiërarchisch stelsel zijn niet altijd overal houdbaar. Dat kan ik verklaren aan de hand van een financieel delegatiepatroon. Ik beperk mij gemakshalve weer tot twee niveaus. Op het hoogste niveau kan een (geheel) ander inzicht in het financiële aspect relevant zijn dan op het laagste. Bij een rijksinstelling gaat het op het hoogste niveau om begrotingsartikelen met beleidsterreinen. Op het laagste dat met de verdere werkzaamheden belast is telt voor het eigen financieel beheer vooral een invalshoek die recht doet aan het procesverloop aldaar. Laat ik dit, ook voor overheidsinstelling, simpel een bedrijfseconomische invalshoek noemen. Het is in de praktijk soms lastig een compact decimaal stelsel te ontwerpen dat beleidsmatige èn bedrijfseconomische invalshoeken verenigt. Vaak doet een hiërarchische ordening de werkelijkheid van een organisatie met haar processen geweld aan. Dat geldt in het algemeen en daarom zeker voor kostensoorten als voorbeeld. Daaruit volgt dat de categorische indeling van kostensoorten en andere gegevens meestal niet voor alle niveaus gestandaardiseerd kan zijn.

Zou dat wel lukken èn geldig kunnen blijven dan kan met een kostensoort als gemeenschappelijk gegeven inderdaad een impliciete relatie bestaan. Dat is (nog) zo in vele ondernemingen. Op àlle niveaus krijgt de bedrijfseconomische invalshoek daar meestal voorrang. Of ik dat wenselijk acht is een andere vraag. Daarop geef ik hier geen direct antwoord. In ieder geval weerspiegelen kostensoorten in ondernemingen dikwijls de volgende invulling naar gelang het organisatorische niveau. De meest gedetailleerde uitwerking bestaat op het laagste niveau. In de financiële verantwoording vervallen de meest gedetailleerde specificaties hetgeen groepering tot de naasthogere categorie inhoudt. Op deze manier blijven na enkele verdichtingen op het hoogste niveau slechts de hoofdcategorieën over. Maar die indeling is dan wel geldig voor de gehele organisatie. De gekozen gegevens zorgen voor impliciete samenhang.

Het is meteen duidelijk waarom zoiets voor een overheidsinstelling vaak niet werkt en/of praktisch is. Ongeacht een classificatie van kosten moet een geheel project of iets dergelijks op/door het hoogste niveau onder de noemer van één beleidsterrein verantwoord worden. Voor een ander project geldt misschien dezelfde (bedrijfseconomische) classificatie, zeg kostensoorten op operationeel niveau, maar hoort het bovenaan in een ànder beleidsterein. Dit is uiteraard oplosbaar wanneer beleidsterreinen als hoofdcategorieën gaan gelden. Het aantal kostensoorten op lagere niveaus dijt zodoende echter snel uit. De verfijning per hoofdcategorie is immers steeds weer een opsomming van grotendeels dezelfde bedrijfseconomische categorieën. Hetgeen onder een bepaalde invalshoek zoals kostensoorten valt kan tussen organisatorische niveaus dus als het ware verspringen. Want de indeling in kostensoorten op het laagste niveau is niet relevant voor financieel beheer op het hoogste. En het verdient toch aanbeveling op alle niveaus over kostensoorten enzovoort, i.e. gestandaardiseerde (plaatsen voor) selectiecriteria, te blijven spreken. Daarom moet er voor verantwoording, en omgekeerd uiteraard voor delegatie, een soort wissel ingebouwd zijn. Dat is een expliciete manier om gegevens op de twee betrokken niveaus (algemeen: uit diverse gegevensverzamelingen) met elkaar in verband te kunnen brengen.

Dezelfde redenering gaat voor horizontale in plaats van verticale relaties op. De kostensoort van bijvoorbeeld een begrotingsrekening kan een wat andere, meer omvattende invalshoek dan die van eraan gerelateerde betalingenrekeningen weergeven. Voorbehoud ten opzichte van mogelijkheden van uniformering van classificatie vind ik daarom ook binnen dezelfde deelboekhouding op zijn plaats. Ik acht het voor relaties tussen rekeningen in het algemeen verstandig om als expliciete verwijzing de volledige identificatie van de rekening uit het andere faseboek op te nemen.

In een situatie waarin een gemeenschappelijk gegeven op dezelfde plaats kan volstaan, en er dus een impliciete relatie bestaat, betekenen zulke wissels met expliciete verwijzingen nodeloze duplicatie. Het impliciete mechanisme ter verzekering van samenhang mist echter vaak realiteitsgehalte. Tenminste, met verwevenheid als oogmerk in plaats van het finaniële aspect als maat voor projectie. De flexibiliteit van expliciete verwijzingen biedt een waarborg voor grotere verwevenheid van financieel beheer met andere relevante aspecten.

Verfijning van relaties

Ik beschouw voor het schetsen van hoofdlijnen van een boekhouding volgens relationeel boekhouden een faseboek als een aparte gegevensverzameling. Daarin worden gegevens over een bepaald soort definitieve transacties aangetekend. Dat gebeurt op rekeningen. En die aantekeningen kennen evenwicht zodat onderscheid bestaat naar zoiets als bestemming en herkomst van veranderingen die de definitieve transactie in het financiële aspect teweeg gebracht heeft. De betekenis van een enkel faseboek is voor financiële rapportages beperkter naarmate indeling in soorten transacties verfijnder is. En naarmate er meer deelboekhoudingen, al dan niet op meer niveaus, zijn. Dan kan immmers uitsluitend informatie over die ene soort transacties waarbij die ene eenheid betrokken is verschaft worden. Daarom moet verband met andere faseboeken aanwezig zijn.

Voor rapportages uit de eigen deelboekhouding is dat meer specifiek een verband tussen afzonderlijke rekeningen uit verschillende faseboeken. Het resultaat daarvan is de mogelijkheid financiële gegevens in samenhang te bekijken. Tussen verschillende deelboekhoudingen (op verschillende niveaus) gaat het vooral om gegevensstromen. Dat verband zou impliciet kunnen bestaan zolang de invulling van rekeningidentificaties overal met dezelfde gegevens met dezelfde betekenis op dezelfde plaats geschiedt. Dan zouden die onderdelen van de identifcatie zoals die gegarandeerd overal van rekeningen voorkomen met elkaar vergeleken kunnen worden. Maar ik kies voor een expliciet mechanisme voor het bereiken van samenhang tussen gegevens uit verschillende faseboeken.⁶ Dat zijn volledige identificaties van rekeningen als verwijzingen. Daarmee heeft een rekening relaties met andere rekeningen. Die relaties zijn in het (horizontale) vlak van een deelboekhouding bedoeld voor het samenstellen van rapportages voor eigen financieel beheer en ad-hoc vragen van boven respectievelijk van buiten. De bedoeling van verticale relaties gaat meestal verder dan rapportage. Dan worden de gegevens aan een rekening in een gelijksoortig faseboek op een ander niveau doorgegeven.

Ik heb de mogelijkheden voor samenhang tussen financiële gegevens op hoofdlijnen met schema's van boekencycli geschetst. Met verfijnde relaties moeten dat schema's worden waarin afzonderlijke rekeningen herkenbaar zijn. Een schema dat afzonderlijke rekeningen, en relaties daartussen, toont heeft slechts zin bij wijze van algemene toelichting op het mechanisme van expliciete verwijzing. Voor een gehele, enigszins realistische boekencyclus is die detaillering onhandelbaar.

De algemeen bedoelde afbeelding hieronder laat zich vanuit de kaart/rekening in het midden duidelijk lezen. De situaties waarin de andere rekeningen in deze afbeelding het middelpunt van een netwerk relaties vormen heb ik zelfs genegeerd. Om misverstand te vermijden heb ik de lijnen voor de relaties waarin de ene rekening in het midden betrokken is voorzien van letters voor het onderscheid tussen h(orizontaal) en v(erticaal). Iedere kaart kan uiteraard in een faseboek als kaartenbak gedacht worden.

Een afzonderlijke rekening komt steeds overeen met één kaart. Zo'n kaart is uniek en dat blijkt uit de identificatie ervan. Dankzij een unieke identificatie komen aantekeningen in de vorm van boekingsregels op een kaart terecht. Ik beschouw de regels op de kaart als de aangetekende boekingsregels. De gegevens in die boekingsregels kunnen via relaties tussen de rekeningen waarop ze aangetekend zijn in financiële rapportages samengevoegd worden.⁷ Omgekeerd hebben de behoeften aan rapportages bepaald welke relaties aanwezig moeten zijn.

Ik begin met horizontale relaties. Volgens relationeel boekhouden hebben die expliciet vorm gekregen als verwijzingen naar rekeningen in andere faseboeken maar wèl in dezelfde deelboekhouding. Tot dusver heb ik voorgesteld alsof rekeningen uit hetzelfde faseboek voor wat hun relaties betreft over dezelfde kam geschoren kunnen worden. Dan zouden relaties tussen faseboeken inderdaad voor alle betrokken rekeningen gelden. Dat is te grof. Relaties tussen faseboeken vertalen hoofdlijnen maar weerspiegelen niet de gedetailleerde verwevenheid van een boekhouding met een proces die vaak nodig is. Dat geldt nog minder wanneer rekeningen voor meerdere processen in faseboeken verenigd zijn. Dan is verfijning per rekening onontbeerlijk.

Het algemene schema van een boekencyclus geeft als kader de mogelijke relaties aan waardoor een afzonderlijke rekening met andere verbonden kan zijn. Om een voorbeeld te noemen, zonder een uitputtingsrelatie tussen de faseboeken G en W kan die relatie evenmin tussen rekeningen daarin bestaan. In die schema's zijn overigens mogelijke relaties tussen rekeningen dikwijls toch gedeeltelijk impliciet aangeduid. Ik formuleer dat allereerst zo algemeen mogelijk.

In een keten van faseboeken die dezelfde dimensie hebben en die met relaties van dezelfde soort verbonden zijn is die relatie volgens de gemeenschappelijke dimensie er tussen ieder tweetal faseboeken.

Een voorbeeld is eenvoudig te vinden. Neem de keten faseboeken B, V en X zoals die volgens relationeel boekhouden het geïntegreerde stelsel met een verplichtingen- en kasdimensie dient. Deze drie faseboeken hebben allemaal de dimensie voor (jaar)verplichtingen. Hoewel in het schema van de boekencyclus de faseboeken B en X niet direct met elkaar verbonden zijn is tussen rekeningen daarin eveneens een directe uitputtingsrelatie mogelijk. Die is reëel voor processen waarin niet de moeite genomen wordt om verplichtingen afzonderlijk aan te gaan. Dit geeft trouwens nogeens aan dat een dualistisch, laat staan een pluralistisch, begrotingsstelsel niet klakkeloos toegepast moet worden. In dergelijke processen heeft een begroting voor jaarverplichtingen weinig zin. De kasdimensie moet daarvoor als die met de hoogste prioriteit gelden. Alle hogere dimensies zijn daarin dan vertegenwoordigd.

Het gaat mij hier echter niet om de theorie van wettelijke eisen voor financieel beheer bij rijksinstellingen. Ik leg uit hoe schema's van boekencycli overzichtelijk kunnen blijven. Dat lukt onder meer door allerlei permutaties volgens eenzelfde dimensie in het schema te vervangen door een keten van relaties. De mogelijkheden voor relaties tussen afzonderlijke rekeningen zijn evenwel door permutatie bepaald. En dit geldt niet alleen voor horizontale maar ook voor verticale relaties.

Ik keer terug naar een rekening in de gedaante van een kaart. Die kaart heeft een eigen, unieke identificatie. En op die kaart verschijnen boekingsregels. Er moet daarop voorts plaats zijn voor verwijzingen naar andere rekeningen, om te beginnen voor de zogenaamde horizontale relaties. Daarbij is het inderdaad handig om een (gedeelte van een) boekencyclus in die ene deelboekhouding als uitgangspunt te nemen. Daarvan heb ik eerder varianten met diverse dimensies en nogal wat faseboeken weergegeven. Ik haak daarop in en ga concreet de mogelijke relaties van een rekening voor boekingsregels over betalingen na.

Die rekening zèlf bevindt zich in faseboek X. In die bak staat dus een kaart met een unieke identificatie. Voor het aanbrengen van horizontale relaties gaat het erom te bepalen welke betekenis de aangetekende boekingsregels voor financiële rapportages hebben. Stel dat faseboek X volgens het schema van de boekencyclus langs de kasdimensie een uitputtingsrelatie met faseboek R voor kasramingen heeft. Is daaraan voor deze afzonderlijke rekening behoefte? Zo neen, moet de keten volgens de kasdimensie verder nagegaan worden? Dan soms een uitputtingsrelatie met een rekening uit het faseboek K voor kasbegrotingen? Op deze wijze moeten alle dimensies van faseboek X voor zo'n rekening nagelopen zijn. Dat resulteert in eventuele verwijzingen die onder de noemer van horizontale relaties expliciet op die kaart voor betalingen genoteerd staan.

En zoals voor rekeningen uit faseboek X gaat dat uiteraard voor alle rekeningen. De stelselmatige verkenning van mogelijke relaties verloopt volgens de dimensies van een faseboek. Zolang het proces niet verandert, of de informatiebehoeften voor het financieel ervan, behoeft aan de verwijzingen evenmin iets te veranderen. Wanneer daartoe aanleiding bestaat kunnen de gelegde relaties echter op hun zinvolheid onderzocht en zonodig aangepast worden. De financiële gegevens in een faseboek blijven onverminderd bruikbaar omdat zij tijdens registratie niet volgens één of ander criterium bewerkt zijn. Dat gebeurt uitsluitend tijdens het samenstellen van een rapportage maar laat de eerder opgeslagen gegevens altijd intact. Met andere relaties volgt een andere inhoud van rapportages. Alleen wanneer de indeling van soorten definitieve transacties over faseboeken aangetast wordt hebben veranderingen grotere gevolgen. Dan volstaat een omzetting van enkele relaties door verandering van verwijzingen niet. Maar dat blijft een probleem voor iedere boekhouding.⁸ Door verdeling van aantekeningen over diverse faseboeken maakt relationeel boekhouden dàt criterium tenminste duidelijk herkenbaar.

Minimale aantekeningen

De (horizontale) relaties tussen rekeningen vragen bijzondere aandacht. Zonder relaties bestaat geen samenhang. Dan blijven relevante rapportages uit. Nadat rekeningen eenmaal door zinvolle relaties verbonden zijn hebben die expliciete verwijzingen naast waarborg voor flexibiliteit andere voordelen. Daarbij laat ik voordelen voor controleerbaarheid en dergelijke nog buiten beschouwing. Zo vereist registratie uitsluitend de directe identificatie van een rekening. Die kan eenvoudig en zelfs herkenbaar blijven. Daarentegen maken impliciete verwijzingen rekeningidentificaties gauw uitgebreid en complex. Het gaat er, althans volgens relationeel boekhouden, tijdens registratie uitsluitend om een boekingsregel op te slaan en toegankelijk te houden. Meer permanente selectiecriteria voor rapportages behoeven niet steeds in iedere boekingsregel voor dezelfde rekening herhaald te worden. De relaties met andere rekeningen zijn daarvan een (belangrijk) voorbeeld. De extra inspanningen voor de min of meer eenmalige definitie van onderlinge, expliciete relaties worden naar mijn mening ruimschoots gecompenseerd door de winst in tijd en nauwkeurigheid tijdens registratie van definitieve transacties. De boekhoudkundige rekening heeft als functie of nut dan niet meer primaire en vaak enige ordening van gegevens. Zij vormt veeleer een voorziening waardoor registratie zoveel mogelijk tot variabele gegevens beperkt kan blijven.⁹ In een paragraaf over ondersteunde registratie kom ik hierop terug.

Relevante dimensies

Het is duidelijk dat dimensies centraal staan bij verfijning van relaties. Het is daarom nuttig nogmaals de bedoeling van een dimensie te belichten. Ik wil ermee vooral iets over horizontale relaties zeggen.

Dimensies vinden hun oorsprong in verschillende oriëntaties op tijd. Principieel behoeven zij daartoe niet beperkt te blijven. Maar in de praktische toepassingen die ik tot dusver herkend heb is die temporale oriëntatie nog altijd vertegenwoordigd danwel toegevoegd. Iedere oriëntatie in mijn voorbeelden blijkt, zij het soms wat gekunsteld zoals geldt voor een principe en een grondslag, een karakteristieke tijdhorizon te kennen. Dat is de lengte van het eigen soort tijdvak. Hieraan heb ik bijvoorbeeld het begrip delegatieperiode verbonden.

Financiële gegevens over een definitieve transactie zijn in de vorm van (minstens twee) boekingsregels aangetekend. Die gegevens in boekingsregels kunnen vervolgens (ooit) in rapportages opgenomen worden. Daarin moet vaak verband volgens bepaalde dimensies gelegd zijn. Voor alle eenvoud blijf ik ervanuit gaan dat het tijdvak voor alle dimensies met een jaartal aangeduid wordt. In beginsel is per dimensie iedere lengte en dus aanduiding ervan echter mogelijk.

Iedere boekingsregel moet derhalve voorzien zijn van gegevens over de relevante dimensies. Dan kunnen ook andere gegevens daarin volgens een tijdvak, i.e. in de praktijk een jaartal, voor een bepaalde dimensie geselecteerd en gerapporteerd worden. Op deze manier zijn betalingen vergelijkbaar met een kasbegroting voor hetzelfde jaar. Er kan tevens behoefte bestaan aan een rapportage met alle betalingen die een gevolg zijn van jaarverplichtingen in een bepaald jaar. Dergelijke informatiebehoeften zijn bepaald door het karakter van de processen en/of wettelijke eisen voor financieel beheer. Betalingen moeten bijvoorbeeld ook in verband met een grondslag gebracht kunnen worden. Deze dimensie zou aangeduid kunnen zijn met het jaartal waarin de oorspronkelijke grondslag toegewezen is.

Een boekingsregel omvat dus onder andere gegevens over dimensies. Dat is wat anders dan een uitspraak dat de hele aantekening over een definitieve transactie, dat wil zeggen de volledige boekingsgroep, dezelfde dimensies weergeeft. Dit laatste is te algemeen. Het onderscheid naar boekingsregels is noodzakelijk. Dit sluit aan bij de inrichting van een faseboek. In een boekencyclus met faseboeken lijkt het erop dat faseboeken dimensies hebben. Dat is echter ook te algemeen. Voor inzicht op hoofdlijnen heb ik dat geïntroduceerd. Bijgevolg zijn schema's van een boekencyclus eenvoudig en overzichtelijk. Maar het is strikt genomen onjuist om dimensies aan faseboeken te koppelen.¹⁰ Het is veeleer zo dat zo'n schema aangeeft welke dimensies voor iedere afzonderlijke rekening in het faseboek in kwestie mogelijk zijn. Doordat een afzonderlijke rekening door expliciete verwijzingen de samenhang bepaalt gelden de dimensies pèr rekening. Een rekening kent eventueel minder dimensies dan een schema van de boekencyclus voor het gehele faseboek laat zien. Extra dimensies zijn evenwel niet mogelijk. Daarvoor zou eerst (het schema van) de boekencyclus gewijzigd moeten zijn, bijvoorbeeld met een extra relatie naar een faseboek met een andere primaire dimensie.

De dimensies van een faseboek beschouw ik, evenals de relaties tussen faseboeken, als een weerspiegeling van hoofdlijnen. De relaties bestaan volgens relationeel boekhouden expliciet tussen afzonderlijke rekeningen. En daarmee zijn dimensies eveneens aan afzonderlijke rekeningen toegewezen. Een boekingsregel moet dan voorzien zijn van gegevens over de dimensies van de rekening waarop aantekening geschiedt. Hieruit volgt dat de boekingsregels waarmee een definitieve transactie geregistreerd wordt niet allemaal gegevens over dezelfde dimensies behoeven te omvatten. Dat hangt er maar vanaf. Tussen rekeningen in hetzelfde faseboek kunnen verschillen bestaan. Die komen dan terug in de verschillende boekingsregels voorzover die op verschillende rekeningen terecht moeten komen.

Het ligt aldus voor de hand dat dimensies per rekening gelden. Dat volgt uit het mechanisme dat ik voor expliciete relaties gekozen heb. Die relaties bestaan niet tussen faseboeken als geheel maar daarvoor dienen rekeningidentificaties als een soort richtingaanwijzers over en weer. Via die verwijzingen zijn (gegevens in) de boekingsregels op rekeningen in verschillende faseboeken samen te voegen. Dan moeten die boekingsregels zeker wat relevante dimensies betreft vergelijkbaar zijn.

Dimensies per boekingsregel

De (horizontale) relaties en daardoor bepaalde gegevens over dimensies zijn belangrijke karakteristieken van relationeel boekhouden. Ik kan dat eigenlijk niet genoeg benadrukken. Daarom licht ik voor een boekingsregel nogeens apart toe op welke wijze gegevens over dimensies bepaald zijn. Dat brengt tevens mogelijke verschillen tussen rekeningen in hetzelfde faseboek duidelijker aan het licht.

Dimensies voor financieel beheer zijn bepaald door concrete informatiebehoeften. Daartoe behoren zonodig eveneens wettelijke eisen. De benodigde gegevens zijn per dimensie een combinatie van een aanduiding (van de dimensie) met een bijbehorend tijdvak/jaartal. Ik herken in voorbeelden concrete dimensies met de volgende aanduidingen:

1. principe
2. grondslag
3. verplichtingen (per jaar)
4. kas (per jaar).

Andere dimensies zijn denkbaar (en dus mogelijk). Indien bijvoorbeeld een schooljaar van betekenis is en als oriëntatie met tijdhorizon afwijkt kan een overeenkomstige dimensie toegevoegd worden. Een vergelijkbare situatie bestaat soms in het bedrijfsleven wanneer de (financiële) verslagperiode niet overeenkomt met een kalenderjaar. Dan is misschien zoiets als een fiscale dimensie nuttig. Voor overheidsinstellingen van rijk, provincie en gemeente is het een idee voor de (verwachte) geldigheidsduur van respectievelijke verkiezingen een aparte dimensie te benoemen. Tussen(?) die voor grondslagen en jaarverplichtingen krijgen rijksinstellingen dan te maken met een dimensie voor een kabinetsperiode. Zou dat de positie van een minister in financieel beheer niet verduidelijken? Ik ga hier verder niet op allerlei mogelijke dimensies in. Het gaat maar om toelichting op het beginsel van (gegevens over) dimensies in een boekingsregel.

Stel dat ergens in een faseboek X een rekening aanwezig is waarop mutaties in de voorraad betaalmiddelen geregistreerd worden. Ik veronderstel eenvoudigweg dat het om contant geld gaat. Dan noem ik die rekening kortweg een kasrekening. Deze rekening kent geen horizontale relaties. Althans dat vind ikzelf voor de hand liggen. Ik laat ze achterwege omdat ik geen financiële rapportages kan verzinnen waarin gegevens in boekingsregels op de kasrekening zinvolle samenhang kunnen vertonen met gegevens in een ander faseboek. Het ontbreken van (horizontale) relaties betekent echter niet dat de kasrekening in dit voorbeeld geen dimensie kent. Want er is altijd tenminste de primaire dimensie. Die geldt voor àlle rekeningen in het faseboek. Voor betalingen is dat de kasdimensie. Met andere woorden, een boekingsregel die voor de kasrekening bestemd is moet de kasdimensie alsmede een bijbehorend jaar aanduiden. Kortweg, een kasjaar.

Een rekening voor jaarverplichtingen in faseboek V, als volgend voorbeeld, kent uitsluitend een uitputtingsrelatie met een rekening voor de begroting voor jaarverplichtingen in faseboek B. In dit geval volstaat eveneens een enkele dimensie. Maar nu moet een jaartal voor jaarverplichtingen in plaats van een kasjaar in de boekingsregel opgegeven zijn. Het verschil met het voorbeeld hierboven over een kasrekening is dat de enige dimensie van de rekening voor jaarverplichtingen nu tweevoudig bepaald is. Want de (uitputtings)relatie is slechts zinvol wanneer boekingsregels op daardoor verbonden rekeningen volgens eemzelfde dimensie met elkaar vergelijkbaar zijn.

Dit tweede voorbeeld onderstreept dat de primaire dimensie van een rekening zwaar weegt. Zonder enige relaties is er in ieder geval de primaire dimensie. En die moet in gegevens in de boekingsregels op de rekening altijd vermeld zijn. Is een rekening voorts langs die primaire dimensie nogeens met een andere verbonden dan behoeft de boekingsregel geen aanvulling.

Ik keer voor een derde voorbeeld terug naar een rekening in faseboek X. Ditmaal neem ik echter geen financiële zoals een kasrekening. Daarentegen kies ik een rekening voor (aantekeningen over) bepaalde kosten. Die rekening geef ik hier drie uitputtingsrelaties. Dat zijn relaties met rekeningen in respectievelijk faseboek R, V en G. Het gaat mij wederom minder om het realiteitsgehalte van dit voorbeeld dan in het algemeen om gegevens over relevante dimensies in een boekingsregel. Primair is weer de kasdimensie. In iedere boekingsregel voor betalingen wordt per definitie een kasjaar vermeld. De uitputtingsrelatie langs die primaire dimensie voegt derhalve niets aan een boekingsregel voor die kostenrekening in faseboek X toe. Dat ligt anders met de twee andere uitputtingsrelaties. De eventuele vergelijking met de boekingsregels (op een rekening) in faseboek V vereist dat de aangetekende boekingsregels op beide rekeningen tevens voorzien zijn van gegevens over de dimensie van jaarverplichtingen. Deze uitputtingsrelatie buiten de primaire dimensie van faseboek X, en daarmee van alle rekeningen erin, bepaalt nu enkelvoudig dat de betrokken boekingsregels overeenkomstige gegevens moeten bevatten. Hetzelfde moet uit de uitputtingsrelatie met een rekening uit faseboek G afgeleid worden. Rapportages volgens uitputtingsrelaties kunnen alleen maar betekenisvol zijn indien over bijbehorende dimensies gegevens in de boekingsregel opgenomen zijn. Behalve het kasjaar gaat het bij boekingsregels voor deze kostenrekening in faseboek X daarom verder om jaartallen voor jaarverplichtingen èn grondslag. Volgens de dimensie van jaarverplichtingen kunnen betalingen tot tijdvakken voor jaarverplichtingen herleid worden. Dat kan ongeacht het kasjaar, te weten het jaar van feitelijke betalingen, gebeuren. Rapportages op basis van grondslagjaar laten met een uitputtingsrelatie het verschil van gemaakte èn betaalde kosten ten opzichte van een algemene begroting zien.

De dimensies waarover gegevens in een boekingsregel opgenomen moeten zijn worden volgens bovenstaand, derde voorbeeld bepaald door:

a. de primaire dimensie van de rekening waarop aantekening geschiedt (volgens welke dimensie al dan niet een uitputtingsrelatie aangebracht is)
b. de uitputtingsrelaties waardoor de rekening langs andere dan de primaire dimensie met andere rekeningen verbonden is.

Hiermee zijn de voorschriften voor dimensiegegevens in boekingsregels nog niet volledig. Ik heb als voorbeelden een rekening zonder enige en twee rekeningen met uitsluitend uitputtingsrelaties geschetst. In verbruiksprocessen zijn uitputtingsrelaties inderdaad een weerslag van vele informatiebehoeften. Maar andere relaties kunnen ook belangrijk zijn. Die mogen niet vergeten worden. Anders bieden boekingsregels geen gegevens voor rapportages waarin die relaties tot uitdrukking moeten komen. De noodzakelijke verruiming van de voorschriften blijkt uit het volgende, vierde voorbeeld.

Hiervoor veronderstel ik een boekhouding die volgens relationeel boekhouden strikt op de vierde wijziging afgestemd is. Er zijn dan een verplichtingen- en een kasdimensie. De boekingsregels op een rekening voor kasbegrotingen in een faseboek K moeten doorgaans twee dimensies omvatten. De primaire dimensie is wederom de kasdimensie. Maar er is geen uitputtingsrelatie langs de primaire dimensie. Dat is echter van geen belang. De primaire dimensie is hoe danook (want per definitie) in de boekingsregel vertegenwoordigd. De rekening voor kasbegrotingen kent hier wel een versleutelingsrelatie. Die is gelegd naar een rekening uit faseboek B voor begrotingen voor jaarverplichtingen. Het bedrag van zo'n verplichtingenbegroting wordt in de vorm van bedragen kasbegroting verdeeld over jaren waarin feitelijke betalingen verwacht worden. Tussen het (oorspronkelijke) bedrag van de begroting voor jaarverplichtingen enerzijds en de versleutelde bedragen kasbegroting anderszijds moet volgens de dimensie van jaarverplichtingen verband blijven bestaan. Dat gebeurt wanneer in iedere boekingsregel op de rekening voor kasbegrotingen naast het kasjaar eveneens het tijdvak waarvoor de verplichtingenbegroting geldt/gold vermeld staat.

De versleutelingsrelatie is evenals die voor uitputting ook maar een bepaald sóórt relatie. Welke soorten gedefinieerd en vervolgens voor concrete relaties tussen rekeningen benut zijn maakt voor dimensiegegevens in een boekingsregel niets uit. Iedere (horizontale) relatie is de vertaling van informatiebehoeften. Als voorwaarde voor eventuele rapportages moeten dan ondermeer dimensiegegevens gemeenschappelijk zijn. Dit geldt voor àlle soorten horizontale relaties.

De dimensies per boekingsregel worden daarom algemeen bepaald door de volgende eigenschappen van de rekening waarop aantekening geschiedt:

a. primaire dimensie
b. eventuele aanvullende dimensies zoals bepaald door welke soorten horizontale relaties danook met rekeningen die zelf een àndere primaire dimensie kennen.

In boekingsregels vinden dimensies dus hun concrete uitdrukking. Daarbij maakt het niet uit langs welke weg een boekingsregel ontstaat. Delegatie en verantwoording beschouw ik eveneens als definitieve transacties. Die worden met financiële gegevens in boekingsregels aangetekend. Dat gebeurt dan in een gelijksoortig faseboek op een ander netwerkniveau. In die hogere of lagere deelboekhouding kennen de rekeningen waarop de delegatie/verantwoording in de vorm van boekingsregels terecht komt zonodig ook horizontale relaties met rekeningen uit andere faseboeken. Die zijn op financieel beheer van de eenheid op dàt niveau afgestemd. Dit verticale gegevensverkeer vergt waarborgen voor samenhang in een netwerk van deelboekhoudingen. Het verkeer naar een rekening in een gelijksoortig faseboek verloopt alleen zonder mankeren indien ook alle gegevens over aldaar toegekende dimensies geleverd zijn. Op een hoger niveau kan een rekening dus niet meer dimensies hebben dan een boekingsregel als verdichting omvat. Minder kan uiteraard altijd. Dan is er kennelijk een dimensie vervallen. Naar beneden geldt hetzelfde.

Wanneer ook met verticale relaties gerekend moet worden behoeven de regels voor dimensiegegevens overigens slechts weinig aanpassing. Onder b. staat hierboven nog specifiek naar horizontale relaties verwezen. Die toevoeging moet verdwijnen als een rekening eveneens in verticale relaties betrokken is.¹¹ Na de volgende paragraaf kom ik uitgebreid op verticale relaties terug.

Ondersteunde registratie

Ongeacht het netwerkniveau vragen gegevens over dimensies bijzondere aandacht. Anders zijn belangrijke financiële rapportages niet betrouwbaar. Het lijkt in een wat grotere organisatie met vele transacties ondoenlijk om de kwalilteit van dergelijke gegevens te waarborgen. Indien boekingsregels geheel uit het blote hoofd aangetekend zouden moeten worden lijken verschrijvingen inderdaad onvermijdelijk. Dergelijke bezwaren kunnen in de praktijk grotendeels ondervangen worden. Er zijn mechanismen om misverstanden en bijgevolg fouten tijdens registratie te vermijden. De toepassing van automatiseringsmiddelen speelt daarbij een rol. Want daarmee kunnen bepaalde gegevens eenmalig geregistreerd worden en daarna toegankelijk blijven. Dit heeft uiteraard weer alles met verwante gegevensverzamelingen te maken. Door (impliciete of expliciete) verwijzingen via gemeenschappelijke gegevens kan herhaalde (handmatige) registratie van permanentere gegevens beperkt blijven. Bijvoorbeeld voor dimensies geef ik er de voorkeur aan gegevens erover zoveel mogelijk vanuit één of meer àndere verzamelingen in een boekingsregel over te laten nemen. Dat lukt voor sommige dimensies met een verwijzing naar een (andere) gegevensverzameling waar die (meer) permanente gegevens opgeslagen zijn. Het verdient dus aanbeveling gedeelten van de boekingsregel te gebruiken als verwijzing naar eenmalig elders geregistreerde gegevens. Daardoor kunnen bijbehorende gegevenswaarden automatisch overgenomen worden.¹² En juist voor wat dimensies betreft zijn heldere aangrijpingspunten aanwezig. In een boekingsregel staat bijvoorbeeld, indien van toepassing en vaak is dat zo, een aparte zaak vermeld. Dat gebeurt met een unieke zaakidentificatie. In een andere gegevensverzameling, en via die verwijzing toegankelijk, kunnen eenmalig vaste combinaties van aanduidingen van relevante dimensies met bijbehorende jaartallen vastgelegd zijn. Die zijn dus geldig verklaard voor die ene zaak. De afwikkeling van een individuele subsidie van aanvraag tot en met betalingen kan als voorbeeld van een zaak dienen. Als identificatie van zo'n zaak kan trouwens heel goed het nummer of iets dergelijks van het (nog) bijbehorende papieren dossier gelden.¹³ De boekingsregels over de betrokken definitieve transacties worden naar behoefte van die unieke zaakidentificatie voorzien. Dat heeft ook ander nut maar het gaat mij hier om de werking als verwijzing naar gegevens over dimensies. Die kunnen via het zaaknummer in voorkomende gevallen automatisch in de boekingsregels opgenomen worden. Dat vermindert de kans op fouten tijdens registratie van boekingsregels. Daarvoor in de plaats komen overigens wel andere risico's. Een automatisme moet niet klakkeloos toegepast worden. Niet zelden zijn, of nog erger, blijken nadelen groter dan voordelen. Hier zie ik in ieder geval meer voordelen. Waarom moeten zulke gegevens trouwens in een boekingsregel overgenomen worden? Is de verwijzing niet voldoende om samenhang te bereiken? Dat geldt inderdaad wanneer voldoende zekerheid omtrent samenhang bestaat. En dat is juist bij dimensies onder de noemer van een aparte zaak nog maar de vraag. Daarom beschouw ik zo'n verband veeleer als een hulpmiddel tijdens registratie van boekingsregels. Zonodig moet van de voorgestelde gegevens afgeweken worden. Met de eerste zogenaamde uitzondering is duplicatie van gegevens opeens schijn.

Behoud van dimensies

Horizontale relaties blijken dus niet tussen faseboeken te bestaan maar tussen rekeningen in faseboeken in dezelfde deelboekhouding. Bij relaties tussen faseboeken gaat het uitsluitend om hoofdlijnen van het financiële aspect van processen te laten zien. Dat blijft hetzelfde bij verticale relaties. In werkelijkheid is daar volgens relationeel boekhouden ook sprake van relaties tussen afzonderlijke rekeningen in plaats van tussen faseboeken.

Het verloop van detaillering moet in verticale richting bijna vanzelfsprekend zijn. De rekeningen zijn lager gedetailleerder dan hoger. Waar ik voor horizontale relaties nog een voorziening aangaf om de richting om te draaien vind het het voor verticale veilig te veronderstellen dat (expliciete) verwijzingen altijd van beneden naar boven bestaan. De lagere rekening bevat dus als verwijzing de rekeningidentificatie van een hogere in een gelijksoortig faseboek.¹⁴

Het lijkt in eerste aanleg verstandig het aantal verticale relaties van een lage rekening met een hogere tot hoogstens één te beperken. Dit wil ik in theorie en misschien later praktijk echter niet opleggen.¹⁵ De uitbreiding naar meer dan één verticale relatie licht ik verderop toe. Ik begin met die ene. Op grond van een financieel delegatiepatroon zijn deelboekhoudingen op verschillende niveaus ingericht. Iedere deelboekhouding beschikt over de nodige faseboeken. En in ieder faseboek zijn er de afzonderlijke rekeningen waarop boekingsregels aangetekend zijn. In een deelboekhouding vind ik dat de belangrijkste gegevens voor financieel beheer toegankelijk moeten zijn. Dit omvat ondermeer taakstellende bedragen. Als regel gaat het daarbij om boekingsregels over begrotingstoewijzingen. Dat hoeft echter niet beslist. Delegatie kan tevens geschieden conform andere fasen in een procescyclus. Een voorbeeld is delegatie op basis van verplichtingen. Een lagere eenheid is dan belast met de uitvoering van werkzaamheden die volgen uit de toegekende verplichtingen. Dat houdt bijvoorbeeld afwikkeling van kostendeclaraties in. Maar in de meeste gevallen betreft delegatie inderdaad een (gedeelte) van een begroting. En volgens een dualistisch/pluralistisch begrotingsstelsel kunnen dat diverse soorten zijn, bijvoorbeeld zowel een grondslag als daarvan afgeleide kasbegrotingen.

De taakstelling is afkomstig van een hogere eenheid die ook weer haar eigen deelboekhouding heeft. Daarin zijn in gelijksoortige faseboeken eveneens rekeningen aanwezig. Door delegatierelaties zijn die rekeningen op beide niveaus zonodig verbonden. De uitvoering van werkzaamheden door de lage eenheid brengt definitieve transacties mee. Het is daarvoor overigens allerminst noodzakelijk dat de lagere eenheid zich daarvoor op het zogenaamde operationele niveau bevindt. Delegatie kan herhaald worden zodat de andere faseboeken door verantwoording met boekingsregels zijn gevuld. Dan zijn er dus deelboekhoudingen op nòg lagere niveaus. Enzovoort. Hoe danook, de lage eenheid moet regulier financiële verantwoording afleggen aan een hogere eenheid. Daarvoor zijn er verantwoordingsrelaties. Van een rekening met zo'n relatie worden periodiek alle boekingsregels verzameld, tenminste voorzover zij nog niet eerder in een verantwoording opgenomen waren. Die boekingsregels worden (verdicht) doorgegeven aan de rekening waarmee de relatie bestaat.

Onder verdichting versta ik dat het onderscheidend vermogen van bepáálde gegevens verloren mag gaan. Want van andere mag dat weer beslist niet. Ik ga daarop niet uitvoerig in maar geef suggesties. Financiële gegevens behoeven na verantwoording niet meer tot aparte zaken herleidbaar te zijn. Ik vind handhaving van detaillering per (operationele) zaak in strijd met redelijke delegatie. Indien een hogere functionaris nadere inlichtingen over een specifieke zaak vraagt, of dat gebeurt namens hem, zie ik een ad-hoc rapportage als het geëigende antwoord. Daarmee behoeft de verantwoording als regulier mechanisme niet belast te zijn. En wat kost, om maar iets te noemen, behoud van detaillering op een hoger niveau?

De transactiedatum kan eveneens als specifiek gegeven verdwijnen. Daarvoor in de plaats kunnen definitieve transacties of, beter, boekingsregels daarover tot wat ruimere (interne) delegatieperiodes gegroepeerd worden zoals een maand. De uiterste grens is uiteraard de lengte van de delegatieperiode die externe betrokkenen voor hun (aandeel in) financieel beheer eisen. Het onderscheid naar dimensies met bijbehorende tijdvakken moet na verantwoording wèl in verdichte boekingsregels bewaard zijn. Tenminste, voorzover die dimensies verlangd worden door eigenschappen van de rekening waarnaar verdicht wordt. En omgekeerd geldt uiteraard weer hetzelfde voor verticaal gegevensverkeer in het kader van delegatie. Het gevaar dat daar onderscheidend vermogen door verdichting verloren gaat is evenwel praktisch afwezig. Want in de stroom van boven naar beneden is verdichting niet aan de orde. De aanwijzingen/regels voor dimensiegegevens in een boekingsregel heb ik eerder in dit hoofdstuk algemeen beschreven.

Voor verticaal gegevensverkeer in de vorm van delegatie en verantwoordingen zijn overigens rekeningidentificaties als aanduidingen van verticale relaties onvoldoende. Dat houdt verband met de netwerkvorm die een gehele boekhouding kan krijgen. En met mijn keuze dat ik de rekeningidentificatie binnen één deelboekhouding uniek veronderstel maar niet voor het gehele netwerk. Een deelboekhouding als geheel kan met diverse hogere èn lagere verbonden zijn. Louter de rekeningidentificatie wijst als expliciete verwijzing dus niet de weg naar de hogere deelboekhouding en de rekening waarvan/waarnaar de delegatie/verantwoording moet komen/gaan. Daarom moet de verticale relatie een extra aanduiding omvatten. Zowel de (hogere) deelboekhouding als de rekening (in het gelijksoortige faseboek) daarin moet bekend zijn. Anders is het netwerkverkeer niet mogelijk. Deze kanttekening over verticale relaties zou overbodig zijn wanneer ook een unieke aanduiding van de deelboekhouding in kwestie onderdeel van de rekeningidentificatie is. Dat kan. Maar dat vind ik een te grote belasting tijdens registratie van boekingsregels.

Meervoudige verantwoordingsrelaties

Waarom is er niet meer dan één verticale relatie per rekening, van beneden naar boven gezien? Ik vervolg daarvoor met verantwoordingsrelaties. In veel organisaties ontbreekt een eenduidig formeel delegatiepatroon, financieel of anderszins. Dit bedoel ik hier niet als kritiek maar louter als constatering.¹⁶ Ik wil slechts aantonen dat meervoudige relaties ook in het verticale vlak denkbaar zijn. Onder een ònduidelijk (formeel) delegatiepatroon versta ik dan maar dat diverse hogere eenheden financiële verantwoordingen wensen te ontvangen. Dat valt dan moeilijk te rijmen met eenduidige delegatie en taakstellingen. Maar de praktijk van vooral overheidsinstellingen lijkt soms ongerijmd. Ik heb gewezen op financiële afdelingen die zich rond het financiële aspect van processen als lijnafdelingen gaan gedragen. Maar de traditionele lijn is blijven bestaan of daarin zijn de min of meer symbolische verantwoordelijkheden niet afgebakend. Dat werkt allemaal misverstanden in de hand. En blijkbaar vinden alle betrokkenen het ongewenst meer helderheid te scheppen, misschien uit angst voor de eigen positie maar stellig ook door onbegrip. Het leidt er in ieder geval toe dat verschillende eenheden binnen dezelfde overkoepelende organisatie financiële verantwoordingen van eenzelfde lagere eenheid vragen. Ik ben daar absoluut geen voorstander van. Maar relationeel boekhouden sluit een dergelijke opzet niet uit. En ik wil laten zien hoe vertaling naar verantwoordelijkheidsrelaties kan luiden. Het uitgangspunt is dat per rekening ook meervoudige verticale relaties toegestaan zijn. En ik beperk mij even tot die verantwoordingsrelaties. Daarbij veronderstel ik dat twee hogere eenheden in de financiële gegevens geïnteresseerd zijn en daarover in hun eigen respectievelijke deelboekhoudingen willen beschikken. Tijdens de periodieke verantwoording zouden dezelfde gegevens dan op een hoger niveau dubbel aangetekend worden. Bij verdere verantwoording zou dat zelfs tot optelling kunnen leiden. Dat klopt vanzelfsprekend niet. Daarom moet bij verticale relaties waaruit aantekening in één of meer andere deelboekhoudingen volgt voor doublures gewaakt worden. Dit gewraakte effect wordt opgeheven wanneer het saldo van verantwoordingen vanuit de ene rekening altijd tot een enkelvoudige verantwoording gereduceerd wordt. Dat wil zeggen, de tweede verantwoording moet als het ware gecompenseerd worden. Dat lukt met een derde verantwoordingsrelatie volgens welke de financiële gegevens met een omgekeerd teken op de daarmee aangegeven rekening in een hoger faseboek aangetekend worden. Ik noem dergelijke compensatie inversie, vanwege de omkering van het teken. Iedere extra behoefte aan verantwoording leidt aldus tot minstens twee extra verantwoordingsrelaties. Daarvan vermijdt de laatste de doublure van financiële gegevens op hogere niveaus.

Bij meervoudige verantwoordingsrelaties kan ik mij nog iets voorstellen, ondanks mijn afwijzing ervan.¹⁷ Maar meervoudige delegatierelaties, zeker voor het financiële aspect, lijken mij nergens kunnen passen. Een begroting of wat dan ook kan slechts éénmaal toegewezen worden. Geld kan uiteindelijk maar één keer uitgegeven worden (of binnenkomen). En zonder meervoudige delegatierelaties hebben meervoudige relaties voor verantwoording wel beschouwd geen betekenis. Waartegen moet de ontvangen verantwoording afgezet worden? Dan kan alleen de ene eenheid zinvol die gedelegeerd heeft. Daarom geeft verantwoording, als die in de formele zin (die ik eraan toeken) aan diverse partijen afgelegd wordt, vaak niet redelijk de informatiebehoeften van die betrokkenen weer.

Verslagrelaties

Een meervoudige verantwoordingsrelatie wijs ik dus niet principieel af maar ik vind het voor het financieel beheer wel een slecht idee. Daaruit blijkt immers dat het financiële delegatiepatroon in een organisatie onduidelijk gebleven is. En ik beperk de betekenis van zo'n patroon tot afspraken over formele, meer symbolische aanspreekpunten en bijbehorende verantwoordelijkheden. Tussen een organisatie en allerlei, veelal externe, betrokkenen ligt dat anders. Met toenemende erkenning van externe belangen en bijbehorende invloed op beheer van een organisatie zijn meervoudige relaties helemaal geen slecht idee. Ik noem dat echter geen verantwoordingsrelaties meer. Die term reserveer ik, zoals gezegd, voor het verkeer van financiële gegevens die ook daadwerkelijk op de aangegeven rekening aangetekend worden. Zo'n veronderstelling gaat voor externe betrokkenen meestal te ver. En indien een rapportage volgens dergelijke verticale relaties wel elders in een financiële administratie terecht komt geldt het probleem van doublures niet meer. Dat is geen zorg van de organisatie die dezelfde rapportage aan diverse andere organisaties verstrekt.

Er is dus een derde soort verticale relatie denkbaar. Die noem ik verslagrelatie. Daarmee kan in informatiebehoeften van vooral andere organisaties voorzien worden. De belastingdienst is maar een voorbeeld. Het verband met dergelijke organisaties behoeft in de eigen administratie minder strak beheerst te worden zodat compensatie, inversie en dergelijke geen aandacht vragen. Het gaat er meer om dat aangetekende boekingsregels volgens eventuele aanvullende criteria ten behoeve van een externe organisatie/betrokkene vergaard kunnen worden. Dat leidt dus niet tot netwerkverkeer in de eigen boekhouding maar slechts tot rapportages. Vandaar het wat algemenere woord ervoor dan verantwoordingsrelatie.

Door er een aparte naam aan te geven, i.e. verslagrelatie, wordt duidelijk met hoeveel (interne en externe) betrokkenen die wat algemenere relaties bestaan. Onder invloed van maatschappelijke ontwikkelingen neemt dat aantal stellig toe. Ik vind het geen luxe daarvoor in een boekhoudkundige methode over een herkenbare voorziening te beschikken. Een (overheids)organisatie is vergaand tot algemene informatievoorziening verplicht. De verslagrelaties ervoor heb ik voorlopig maar bij de verticale gerangschikt.

Financieringsbronnen

Zo'n verslagrelatie of iets vergelijkbaars is tevens nuttig ter bestrijding van een taai probleem, te weten dat van de meerdere financieringsbronnen. Regelmatig is het oorspronkelijke budget van één organisatie ontoereikend. Stel dat het om een project gaat. Dan kunnen andere organisaties met een belang erbij een financiële bijdrage leveren. Dat gebeurt echter vaak onder voorwaarden die een gunstig resultaat allerminst bevorderen. Want dan wensen de organisaties die als aanvullende financieringsbronnen optreden zeer frequente en, erger nog, gedetailleerde verantwoordingen. De bijdrage uit een bepaalde financieringsbron moet dan van budgetgedeelte tot en met gesplitste betalingen gevolgd worden. Ik overdrijf enigszins maar dat kan het volgende betekenen. De aanschafkosten van een prullebak moeten naar financieringsbron gesplitst worden opdat gescheiden financiële verantwoording mogelijk is. Dat gebeurt uiteraard niet. De splitsing volgt de weg van de minste administratieve weerstand. En daaruit volgt doorgaans een willekeurige financiële verantwoording. De aangeboden rapportages wekken slechts de schijn van nauwkeurigheid. Want geen verstandig mens gaat de kosten van een prullebak splitsen omdat een project uit meerdere bronnen gefinancierd wordt. In plaats daarvan worden de betalingen achtereenvolgens, of iets dergelijks, geboekt waar de uitputting nog een positief verschil laat zien. Duidelijkheid omtrent verantwoordelijkheden ontbreekt door dergelijke willekeurige rapportages in ieder geval geheel. Dat ligt volgens mij anders indien alle bijdragen allereerst tot één budget verzameld worden. Daaraan zijn duidelijke (formele) verantwoordelijkheden van één functionaris met zijn eenheid te verbinden. De gehele verdere uitvoering verloopt dan onder de aangegeven verantwoordelijkheid. Dus is er ook geen sprake van splitsing op een gedetailleerd niveau. Die heeft immers alleen schijnzekerheid tot gevolg. Omtrent het financiële aspect van zo'n project heeft geen gesplitste verantwoording aan de aanvullende financieringsbronnen plaats. Financiële verantwoording gebeurt zonodig slechts aan hogere eenheden binnen de eigen organisatie. Die hebben met de overheveling van budgetten immers overkoepelende verantwoordelijkheid verkregen. De overige financieringsbronnen ontvangen daarentegen een verslag over het gehele project. Daarin is geen onderdeel afgescheiden dat zogenaamd met die specifieke bijdrage gefinancierd is. Het staat zo'n andere organsatie vanzelfsprekend vrij (gedeelten uit) dat verslag in de eigen boekhouding aan te tekenen. Die verslagen aan de aanvullende financieringsbronnen kunnen uiteraard op grond van de aangegeven verslagrelaties samengesteld worden. Daarvoor bestemde relaties bestaan uiteraard niet ondermeer uit een aanduiding voor een hogere deelboekhouding. Ervoor in de plaats komt een aanduiding van de externe organisatie/betrokkene. In het geval van gemengde financiering is dat een financieringsbron.

Ik wil met het bovenstaande overigens niet te ver gaan. Niet ieder project met gemengde financiering behoeft aldus naar rekeningen met verticale relaties vertaald te worden. Het is vaak goed mogelijk een bepaalde bijdrage tijdens de uitvoering van werkzaamheden gescheiden te houden. Dat lukt wanneer de bestemming van de bijdrage duidelijk bepaald en onvermengd met andere kan blijven. Maar wanneer dat niet zo is kunnen verslagrelaties uitkomst bieden. Dat is misschien nieuw voor overheidsinstellingen maar beslist niet voor ondernemingen. Een bank, bijvoorbeeld, verschaft geld op basis van een ruimer perspectief. En omgekeerd heeft een bank bij een faillissement een algemener recht en niet uitsluitend op opbrengsten die met haar geld gefinancierd zijn.

Algemene meervoudigheid

Met deze opmerkingen over verticale relaties sluit ik aan op de conceptuele ontwikkeling die horizontale relaties tussen rekeningen eerder doormaakten. Het ontwerpmodel voor het ministerie was in beide richtingen nog zeer strak. Daarna begreep ik dat in het horizontale vlak behoefte aan een vrijheidsgraad bestond. Dat was mijn antwoord op de complexiteit van het financiële aspect bij het directoraat-generaal en, wat vertraagd, op de vierde wijziging. Het basisidee van relationeel boekhouden bleef echter onverminderd geldig: scheiding van registratie en rapportage. In plaats van hoogstens één horizontale relatie, die per definitie een uitputtingsrelatie was, liet ik meerdere horizontale relaties per rekening toe. Daaruit volgden begrippen zoals dimensie. Daarmee is veel nauwere aansluiting van financieel beheer op organisatie en processen mogelijk.

Hierboven heb ik de mogelijke betekenis van meervoudige verticale relaties geschetst. Die ligt niet zozeer binnen de eigen organisatie. Voor het financiële aspect moet daar een formeel delegatiepatroon bestaan dat zo beperkt mogelijk blijft.¹⁸ Daarvoor volstaat hoogstens één verticale relatie per rekening. Het belang van mogelijkheden voor een meervoud aan verticale relaties zie ik vooral in het verband tussen een organsatie in enge zin en daarbij extern betrokkenen. In de maatschappij laten zich steeds meer belangen horen. Die betrokkenen verlangen soms ook financiële verslaggeving die op hun belangen afgestemd is. Ook met deze vrijheidsgraad blijft het basisidee van relationeel boekhouden intact. In boekingsregels worden financiële gegevens over een definitieve transactie in evenwicht op rekeningen in een faseboek aangetekend. Dankzij allerlei relaties waardoor die rekening met andere verbonden is kunnen de gegevens in boekingsregels tot financiële rapportages bewerkt worden. De volgende stap in de conceptuele ontwikkeling rond dergelijke relaties is het onderscheid tussen horizontaal en verticaal te laten vallen. Dan is meervoudigheid van relaties algemeen. Maar voorlopig houd ik eraan vast. Praktische toelichting op relationeel boekhouden is daardoor nog eenvoudiger.

noten

1. Dit uitgangspunt heb ik in mijn ontwerpmodel voor automatiseringsmiddelen verscherpt tot uniciteit voor de deelboekhouding waarin de rekening voorkomt. Daarvoor maakt de aanduiding van het faseboek deel van de rekeningidentificatie uit. Zo kunnen rekeningen van diverse faseboeken maar wèl van dezelfde deelboekhouding in één fysieke geautomatiseerde gegevensverzameling ondergebracht zijn. Dat maakt bewerkingen tot rapportages eenvoudiger. Indien die ene verzameling àlle rekeningen moet bevatten, wat kan maar waarvan ik omwille van redelijke autonomie van een verantwoordelijke functionaris met zijn eenheid dus geen voorstander ben, geldt uiteraard een nog ruimere grens voor uniciteit van de rekeningidentificatie. Dan moet die voor het gehele netwerk uniek zijn (en ligt het voor de hand de aanduiding van de deelboekhouding in de rekeningidentificatie op te nemen).

2. Zie bijvoorbeeld de paragraaf over registers in evenwicht in hoofdstuk 1.

3. Naarmate het aandeel van postcoördinatie in rapportages toeneemt wordt de betekenis van een boekhoudkundige rekening overdrachtelijker. Voor mijn toelichting op relationeel boekhouden gebruik ik dit begrip/verschijnsel rekening nog intensief. Het staat erin zelfs (nog) centraal. Maar wèrkelijk relationeel boekhouden ziet zoiets als een rekening (slechts) als één van vele gegevens die via postcoördinatie voor rapportages beschikbaar zijn. Het zal lang duren, denk ik, voordat boekhouden zó aanvaardbaar uitgelegd kan worden aan traditionele(re) boekhouders. Als dat lukt kan het woord rekening als aanduiding van een apart verschijnsel inderdaad vervallen.

4. Dit kan ook zo opgevat worden dat beide verzamelingen een expliciete verwijzing naar een derde bevatten. Maar die derde bestaat dan niet op hetzelfde medium. En van dit laatste ga ik hier uit.

5. Scholastiek is wellicht een beter woord hiervoor. Vanuit het financiële aspect worden kostensoorten op de organisatie/processen geprojecteerd waarna die projectie als gehele werkelijkheid verondersteld wordt.

6. Dit moet tenminste het uitgangspunt zijn. Mochten die zogenaamde wissels in het verband tussen gegevens in verschillende verzamelingen uitgesloten blijken dan kunnen eventueel slechts impliciete verwijzingen overblijven. Maar ik ben voorzichtig. Met het omgekeerde uitgangspunt, zoals met bijvoorbeeld een decimaal stelsel als mechanisme voor impliciete (onderlinge) verwijzingen, is eventueel nodige flexibiliteit onbereikbaar. Sterker nog, de reële behoefte aan flexibiliteit zou weleens geheel onopgemerkt kunnen blijven. Dit gebeurt natuurlijk vaak. Een weg naar verbeteringen is daardoor a priori afgesloten.

7. Dit is ondermeer bepaald door de (expliciete) verwijzingen in de vorm van rekeningidentificaties. Feitelijk vormen echter àlle gemeenschappelijke gegevens relaties. De identificaties van rekeningen springen slechts het meest in het oog. Wat is trouwens gemeenschappelijk? (Volledige) isomorfie is, maar nadrukkelijk als ideaal, het uiterste ervan. Statistiek biedt, in het algemeen, een maat voor gemeenschappelijkheid. Inderdaad, van gegevens. Aldus zijn statistiek en postcoördinatie nauw verwant.

8. En algemeen gesteld is dit het problematische van classificatie. Ook postcoördinatie is betrekkelijk. Zie ondermeer noot 4 in hoofdstuk 6. Onvermijdelijk betekent creatie van een teken een keuze. Herroeping van die keuze betekent opnieuw creatie (als dat nog mogelijk is). Zo leidt de redenering wederom naar de onmogelijkheid om met gegevens/tekens volledig te zijn voor wat aansprakelijkheid/verantwoordelijheid betreft. Zie noot 10 in hoofdstuk 22. Tegelijk lijkt, althans met tekens, postcoördinatie ons uiterste spel.

9. Dit identificeert een wezenlijke eigenschap van krachtige (hulpmiddelen voor) postcoördinatie.

10. Ondanks de lengte van dit boek ben ik mij ervan bewust veel erin niet opgenomen te hebben. In zijn voorwoord van het inderdaad beknopte Brave New World Revisited (Chatto & Windus, 1959) wijst A. Huxley treffend op een dilemma van communicatie (p. 7): "However elegant and memorable, brevity can never, in the nature of things, do justice to all the facts of a complex situation. On such a theme one can be brief only by omission and simplification. Omission and simplification help us to understand - but help us, in many cases, to understand the wrong thing; for our comprehension may be only of the abbreviator's neatly formulated notions, not of the vast, ramifying reality from which these notions have been so arbritrarily abstracted. [.... The abbreviator] must learn to concentrate upon the essentials of a situation, but without ignoring too many of reality's qualifying side-issues. In this way he may able to tell not indeed the whole truth (for the whole truth about almost any important subject is incompatible with brevity), but considerably more than the dangerous quarter-truths and half-truths which have always been the current coin of thought."

11. Een probleem kan zich voordoen wanneer gegevens in een andere verzameling niet geconsulteerd kunnen worden. Hoe kan dan bepaald worden, afgezien van de primaire dimensie, welke dimensiegegevens in een boekingsregel horen? Zolang horizontale relaties consequent van rechts naar links wijzen is er in dezelfde deelboekhouding geen probleem. De rekening waarop de boekingsregel verschijnt bevat immers de nodige aanwijzingen in de vorm van expliciete verwijzingen naar andere rekeningen. Dat wordt anders wanneer het verloop van detaillering (soms) omdraait. Dan moeten inderdaad andere faseboeken geconsulteerd kunnen worden. In verticale richting kan het probleem nog gecompliceerder zijn.

12. Als dat nog nodig is. Voor wèrkelijk permanente gegevens kan uitsluitend de verwijzing volstaan.

13. Een dergelijke identificatie verbindt eenvoudig schakels in een keten van authenticiteit. Zie noot 11 in hoofdstuk 5.

14. Maar uiteraard kan in verticale richting zonodig dezelfde voorziening voor omgekeerde verwijzingen aangenomen zijn als in het horizontale vlak van één deelboekhouding.

15. Waarom zouden er bijvoorbeeld in navolging van meerdere horizontale ook niet meerdere verticale dimensies of zoiets zijn?

16. Dergelijke eenduidigheid is onbereikbaar zolang het formele, symbolische karakter van een hiërarchische verdeling van verantwoordelijkheden verward blijft met wat een natuurlijke orde zou moeten zijn. De veronderstelling van zo'n orde wekt verzet. Dat is nogal begrijpelijk.
Een formeel delegatiepatroon is niets meer, en overigens ook niets minder, dan een middel om een anderszins onoverzichtelijke samenleving van enkele aanspreekpunten te voorzien. Maar zo eenvoudig is het verschijnsel echter niet (meer). Daartoe heeft de, al dan niet opzettelijke, verwarring geleid.

17. Daar zit achter dat ik de formele verdeling zo beperkt en dus zo duidelijk mogelijk wil zien. De wèrkelijke verantwoordelijkheid van iedere medewerker zie ik daarentegen slechts ten dele door zo'n formeel, symbolisch netwerk bepaald. Die ruimere opvatting heeft te maken met zoiets als mens-zijn. Zie ook de paragraaf over verantwoordelijkheid in hoofdstuk 13. Als eigen aansprakelijkheid/verantwoordelijkheid voldoende beleefd wordt vervalt de aanleiding tot formele verdeling. Ik vermoed overigens dat accent op die formele verdeling een obstakel vormt voor ervaring van aansprakelijkheid/verantwoordelijkheid in ruimere, menselijke zin.

18. Het is interessant een organisatie gemodelleerd te zien zònder (formele) delegatie- en verantwoordingsrelaties. Daaruit volgt een ècht netwerk van deelboekhoudingen met intern(?) allerlei wederzijdse verslagrelaties o.i.d.