20. Dimensies

Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.

Voor toelichting op dimensie begin ik met de boekencyclus waarmee het vorige hoofdstuk eindigt. De faseboeken B, V en X zijn door uitputtingsrelaties verbonden. Hun posities van links naar rechts in het schema weerspiegelen de voorkeur voor de volgorde van realisatie van de overeenkomstige oorspronkelijke transacties. Daarbij betekent uitputting het volgende. Definitieve transacties die onder de noemer van een latere fase gerealiseerd zijn vormen een saldo. Dat moet zonodig vergeleken worden met het saldo van definitieve transacties onder de noemer van een eerdere fase. En dit latere mag het eerdere saldo in beginsel niet overschrijden.

Tijdvakken

Die boekencyclus kent één dimensie. De uitputting is immers uitsluitend georiënteerd op tijdvakken waarin verplichtingen aangegaan worden/zijn. De verplichtingenbegroting dient als taakstelling en autorisatie voor een bepaald tijdvak. Dat is het financiële aspect van de opdracht om verplichtingen aan te gaan. En op enig moment volgen betalingen. Die moeten passen in datzelfde tijdvak. Voor een rapportage eist dit gegevens erover die naar dat tijdvak verwijzen. Via uitputtingsrelaties zijn vergelijkingen per tijdvak mogelijk.

Voor iedere dimensie hebben de tijdvakken een karakteristieke lengte. Die kan naar omstandigheden vastgesteld worden en/of uit macht der gewoonte gelden. Voor het pure verplichtingenstelsel heeft het dimensionale tijdvak in Nederland de lengte van een jaar. Dat valt samen met het kalenderjaar. Onder het regime van dit stelsel moeten alle (relevante) definitieve transacties aan één verplichtingenjaar gerelateerd zijn, van toewijzing van verplichtingenbegrotingen tot en met betalingen. De financiële gegevens moeten daarom ondermeer een aanduiding van het verplichtingenjaar in kwestie bevatten. Daardoor kunnen zij volgens die dimensie verzameld, vergeleken en gerapporteerd worden.

Als faseboeken door een uitputtingsrelatie verbonden zijn kennen zij eenzelfde dimensie. Daardoor is zinvolle rapportage over uitputting mogelijk. In bijvoorbeeld aantekeningen over betalingen in faseboek X dient een verplichtingenjaar vermeld te zijn. Anders is het onmogelijk om die betalingen qua uitputting in een voorgeschreven tijdvak met aangegane verplichtingen te vergelijken. Hieruit volgt overigens een eigenschap van een boekhouding die volgens het pure verplichtingenstelsel ingericht zou zijn. Dan bestaat er kennelijk uitsluitend (behoefte aan) oriëntatie op verplichtingenjaren. Volgens die theorie behoeven aantekeningen over betalingen geen aanduiding te bevatten omtrent het tijdstip waarop respectievelijk het tijdvak waarin die betaalmiddelen daadwerkelijk overgedragen zijn. In de praktijk wordt de aantekening over een betaling overal van de betaaldatum voorzien. Dat is duidelijk. Maar hier wil ik het zicht op het pure verplichtingenstelsel zo helder mogelijk houden. De boekencyclus waarin faseboeken V en X alleen volgens de verplichtingedimensie door een uitputtingsrelatie verbonden zijn betekent dat slechts verplichtingenjaren als tijdvakken bijgehouden worden.

Het pure kasstelsel leidt tot een soortgelijke, eenzijdige boekencyclus. Dat regime heeft een oriëntatie op de tijdvakken waarin concrete betaalmiddelen overgedragen worden/zijn. De lengte van die tijdvakken is in Nederland overigens weer elk een jaar. Zij vallen eveneens met kalenderjaren samen. De kasbegroting is het bedrag ter hoogte waarvan in het aangegeven kasjaar betaalmiddelen overgedragen kunnen of, zelfs, moeten worden. In termen van uitputting komen daarna, i.e. ná toewijzing van de kasbegroting, verplichtingen. Maar die kennen niet de vorm die bij het pure verplichtingenstelsel past. De betalingen die aan een verplichting verbonden zijn behoeven immers niet in hetzelfde tijdvak te geschieden. Dat gebeurt in één of meer kasjaren die zelfs allemaal van het verplichtingenjaar kunnen afwijken. Daarom moeten aangegane verplichtingen zonodig gesplitst zijn. Dat is een verdeling over de tijdvakken waarin betalingen verwacht worden. Bij het ministerie werden verplichtingen dus in die gedeeltes aangetekend. Daarbij werd iedere aantekening over zo'n kasraming van een verplichting voorzien van een aanduiding van het (vermoedelijke) kasjaar. Dat gebeurde bij het ministerie tevens met de definitieve transacties onder de noemer van allocatie en committering. De rij faseboeken werd gesloten door een faseboek voor (aantekeningen over) betalingen. Want een verplichting is nog geen overdracht van betaalmiddelen.¹ De uitputtingsrelatie gold daar uitsluitend de kasdimensie. Volgens het pure kasstelsel spelen verplichtingenjaren immers geen rol.

Integratie

De vierde wijziging van de Comptabiliteitswet behelst ondermeer een geïntegreerd verplichtingen-kasstelsel. Dat betekent zoveel als oriëntatie op twee soorten tijdvakken. Aan financieel beheer volgens de dimensie van kasjaren wordt die volgens de dimensie van verplichtingenjaren toegevoegd. In presentatie van onwillekeurige voorbeelden volg ik in deel III de omgekeerde weg. De boekencyclus uit het vorige hoofdstuk weerspiegelt het pure verplichtingenstelsel. Zo'n boekhouding is dus louter door een verplichtingendimensie gekenmerkt. Een kasdimensie ontbreekt nog.

Dimensies behoeven niet tot die van kas- en verplichtingenjaren beperkt te blijven. In theorie kent hun aantal geen limiet. Spel met allerlei dimensies en blokken kan nieuw inzicht opleveren. Het schema van een boekencyclus verschaft steeds een overzicht. Dat extra dimensies vaak in de praktijk nuttig zijn, of bijna zelfs noodzakelijk, moeten diverse voorbeelden verderop aantonen.²

Het pure kasstelsel is toereikend voor processen waarin aandacht beperkt kan blijven tot tijdvakken waarin betaalmiddelen overgedragen worden/zijn. Vaak voegen processen zich echter niet makkelijk naar kasjaren. Het loopt met betalingen weleens anders dan begroot/geraamd. Daarom vestigt de vierde wijziging aandacht op tijdvakken waarin verplichtingen aangegaan mogen/moeten worden. Omgekeerd is het pure verplichtingenstelsel in de praktijk nooit goed denkbaar. Er is altijd aandacht nodig voor de tijdvakken waarin betaalmiddelen beschikbaar moeten zijn. En volgens wettelijke eisen moeten financiële verantwoordingen altijd gegevens bevatten over de periode waarin betalingen daadwerkelijk tot stand gekomen zijn. Het verplichtingenstelsel betekent in praktijk dus onmiddellijk integratie met het kasstelsel. Daarbij verleen ik prioriteit aan de dimensie van verplichtingen(jaren). Ikzelf vind het logischer dat betalingen uit verplichtingen volgen in plaats van andersom. Daarom ben ik dit derde deel met de verplichtingendimensie begonnen. Om genoemde redenen moet ik de kasdimensie toevoegen. Daarna volgen voorbeelden met andere dimensies erbij.³

Algemeen is voor overheidsinstellingen een viertal pure begrotingsstelsels bekend. Dat zijn kasstelsel, verplichtingenstelsel, stelsel van verkregen rechten alsmede stelsel van baten en lasten.⁴ Voor ieder stelsel geldt een ander soort tijdvak, een karakteristieke dimensie dus, waaraan betalingen (i.e. uitgaven èn inkomsten van betaalmiddelen) gerelateerd zijn. Ik vermoed dat toepassing van dergelijke stelsels voorheen altijd in hun pure vorm beschouwd is. De administratieve methoden en technieken leenden zich inderdaad niet voor integratie. Tenminste niet voor organisaties met processen met behoorlijke aantallen definitieve transacties. De praktische worsteling met integratie handhaafde de theorie van pure begrotingsstelsels. Er bleef monisme en één-dimensionale optimalisatie. Keuze voor het ene stelsel sloot de andere uit.

Tussen kas- en verplichtingenstelsel schrijft de vierde wijziging integratie voor. Dit dualisme is thans haalbaar door toepassing van automatiseringstechniek. Dat gaf de werkgroep herziening Comptabiliteitswet 1976 in haar nota over contouren van het verplichtingen-kasstelsel reeds aan.⁵ Nergens verschaft zij daarin echter zoiets als bruikbare aanwijzingen voor een boekhoudkundige methode. Relationeel boekhouden vind ik zo'n methode. De mogelijkheden voor geïntegreerde informatievoorziening verduidelijk ik in volgende hoofdstukken met voorbeelden. Het blijkt dat integratie niet tot kasstelsel en verplichtingenstelsel beperkt hoeft te blijven. Andere pure stelsels kunnen eveneens geïntegreerd worden. Daartoe moet de boekencyclus overeenkomstige dimensies omvatten. Met die voorbeelden introduceer ik overigens dimensies die voorheen meestal niet als zodanig herkend zijn. Want ik vind dat adequaat beheer juist voor processen met een zwaarwegend financieel aspect vaak ook oriëntatie op soorten tijdvakken verlangt die één of meer van de vier genoemde pure begrotingsstelsels overstijgen.⁶ Zoals ik al zei stelt relationeel boekhouden geen limiet aan het aantal dimensies. Dus evenmin aan het aantal stelsels dat geïntegreerd kan worden. Pluralisme is bereikbaar.

Tijdloze oriëntaties

Het is misschien opgevallen dat ik dimensie steeds vermeld als temporele oriëntatie. Zij is op tijdvakken gericht. Dat is eigenlijk al een specifieke keuze voor een groep betekenissen. Dimensies kunnen ook andersoortige oriëntaties voorstellen. Een voorbeeld heb ik trouwens nog niet kunnen bedenken. Maar ik vind het weer belangrijk de mogelijkheid voor andere betekenissen open te houden. Wanneer extra betekenissen aan een begrip toegekend kunnen worden komt dat flexibiliteit altijd ten goede. In mijn eerdere model zat zo'n beperking. Hoewel de term verschijningsvorm juist een algemeen begrip suggereert moet ik toch zeggen dat ik daarmee vooral het volgtijdelijke verloop van processen probeerde af te beelden. Die bedoeling manifesteerde zich nog duidelijker toen ik de woorden fase en faseboek introduceerde. Inmiddels beschouw ik zoiets als faseboek als een praktische keuze voor de betekenis van een algemener begrip. Maar, nogmaals, de mogelijkheid van andere betekenissen houd ik open. Dat heb ik geprobeerd aan te geven door als alternatief reeds een algemener woord aan te bevelen. Dat is blok. Daarmee ontstaat een neutraler criterium voor indeling van (financiële) verschijnselen en aantekeningen erover. Faseboek is dus een keuze voor blok. Op dezelfde manier beschouw ik een temporele dimensie als een praktische keuze voor het algemenere begrip dimensie of oriëntatie. Kortweg spreek ik echter steeds over dimensie, ook voor de specifieke keuze.

Dit lijkt louter woordenspel. Maar ik denk dat het juist om spelen met betekenissen moet gaan. Daardoor neemt inzicht toe. Verkenning van verwevenheid. En daaruit kan ondermeer beter instrumentarium voor financieel beheer resulteren. Het is denkbaar dat faseboeken, maar dan beter blokken genoemd, niet aansluiten op de volgorde waarin oorspronkelijke deelresultaten bij voorkeur tot stand moeten komen. Een andere indeling van een boekhouding is bijvoorbeeld om alle definitieve transacties in één zaak in hetzelfde blok te registreren. Er zijn evenwel informatiebehoeften die de groepering per zaak overstijgen. Dat betekent dat er relaties tussen die blokken moeten zijn. Anders kunnen de gegevens niet met elkaar in verband gebracht en tot relevante financiële rapportages samengevoegd worden. Zo'n keuze voor de inhoud van blokken heeft ongetwijfeld gevolgen voor dimensies. Enzovoort.

Abstractie bevordert flexibiliteit. Maar met alleen abstracte begrippen kan ik onvoldoende inzicht in relationeel boekhouden verschaffen. Daarom maak ik voor voorbeelden keuzes. Het algemene karakter van begrippen en daarmee van de methode blijf ik echter benadrukken. In het verlengde hiervan vind ik dat bijvoorbeeld automatiseringsmiddelen vergaand ongevoelig moeten zijn voor specifieke verdeling van betekenissen over begrippen. Die keuzes moeten naar werkelijke behoeften gemaakt worden. Daaraan mogen hulpmiddelen zo weinig mogelijk beperkingen stellen. En dat hoeft ook niet zolang abstracte begrippen via instelling van parameters tot concreet gedrag van die middelen leiden. De praktijk is echter vaak (nog) anders. Computerprogrammatuur stelt dan onnodige beperkingen aan financieel beheer en daarmee aan een organisatie met haar processen.

Mijn concrete voorbeelden betreffen vooral een verbruikshuishouding. Daarvoor acht ik het praktisch processen met eigen cycli en bijbehorende fasen te onderscheiden. Dus bestaat de boekhouding/boekencyclus uit overeenkomstige faseboeken. Fase biedt een criterium voor indeling van definitieve transacties die vervolgens in karakteristieke registers aangetekend worden.

Er zijn wettelijke eisen voor rapportages. Die komen erop neer dat gegevens over definitieve transacties per tijdvak verantwoord moeten worden. Dat waren in Nederland kasjaren. Dat zijn kas- èn verplichtingenjaren (geworden). Die dimensies zijn dus temporeel van aard. De omgekeerde redenering heeft dezelfde uitkomst. Allereerst worden dan specifieke dimensies benoemd. Dat zijn volgens de vierde wijziging de verplichtingendimensie en de kasdimensie. Daarna volgt identificatie van relevante faseboeken. In de praktijk verloopt vaststelling van dimensies en faseboeken waarschijnlijk in wisselwerking. Zo kan een aanvullend faseboek aanleiding zijn een extra dimensie te herkennen. Daarop voortbordurend worden bepaalde definitieve transacties misschien in een ander licht gezien. Enzovoort. Overzicht blijft door schema's van boekencycli behouden.

Schematische banen

Ik beperk boekencycli voorlopig tot één deelboekhouding. Daarin bestaan uitsluitend horizontale relaties. De schema's breid ik verderop uit tot cycli die deelboekhoudingen op verschillende organisatorische niveaus omvatten. Belangrijk voor het tekenen en lezen van de schema's zijn de dimensies. In het vlak van de ene deelboekhouding kunnen een aantal banen naast elkaar gedacht worden. Iedere baan of tracé komt overeen met een dimensie. De schema's vertegenwoordigden tot dusver slechts één dimensie. Zij kenden impliciet maar één baan waarin faseboeken geplaatst waren. Met de behoefte aan meer dimensies moeten evenzovele banen erbij komen.

Aan een faseboek kunnen diverse dimensies toegewezen zijn. Hier doe ik overigens hetzelfde als met relaties. Omwille van overzicht veronderstel ik dat dimensies voor een heel faseboek gelden. Detaillering laat zien dat zij, binnen de algemene keuze voor een faseboek, pèr rekening daarin gedifferentieerd kunnen zijn. Maar goed, hier beschouw ik rekeningen als een faseboek gegroepeerd. Stel dat een bepaald faseboek diverse dimensies kent. De kubus zou dan uitgerekt kunnen worden. Zo ontstaat een blok als een schoenendoos. Dat kan zich over de relevante banen in een schema uitstrekken. Dit werkt echter slechts zolang de banen voor de verkozen dimensies netjes naast elkaar liggen. Zodra een baan overgeslagen moet worden zou de schoendoos gesplitst moeten zijn. Dat is rommelig en vind ik dus geen oplossing. Daarom hanteer ik een andere manier om faseboeken met diverse dimensies te schetsen. Die is afgeleid van een noodzakelijke onderverdeling van de dimensies die aan een faseboek toegewezen zijn.

Een faseboek heeft altijd één zogenaamde primaire dimensie. Niet meer, maar ook niet minder. Waarom dat zo is leg ik verderop uit. In ieder geval is daardoor voor iedere kubus ondubbelzinnig een baan in schema's van boekencycli bepaald. Ik blijf een faseboek dus met een kubus afbeelden. Die kubus verschijnt in de baan die met de primaire dimensie overeenkomt.

Voor een verbruikshuishouding heb ik eerder een praktische leidraad voor keuze van faseboeken uitgesponnen. Daaruit volgt allereerst de volgorde van kubussen die in dezelfde schematische baan horen. (Die staan dus voor faseboeken met dezelfde primaire dimensie.) Daartussen zullen voor een verbruikshuishouding in ieder geval uitputtingsrelaties aangebracht (kunnen) zijn. Dat stel ik voor door ononderbroken lijnen tussen de kubussen.⁷ Vervolgens zijn relaties tussen faseboeken met verschillende primaire dimensies mogelijk. Voor de schema's houdt dat in dat er zonodig lijnen tussen kubussen in verschillende banen getekend moeten worden. Dat kunnen weer ononderbroken lijnen zijn. Want er zijn eveneens uitputtingsrelaties mogelijk tussen faseboeken met verschillende primaire dimensies. Een lijn met een ander patroon is een vertaling van een ander soort relatie.

Horizontale lijnen

Omgekeerd verschaffen die horizontale lijnen aanwijzingen voor dimensies. Daarbij gaat het om andere dan de primaire dimensie. Want die valt uiteraard direct op door de baan waarin de kubus getekend is. De overige dimensies volgen uit relaties met andere faseboeken voorzover die niet dezelfde primaire dimensie hebben.

Ik moet allereerst iets meer zeggen over de paarsgewijze relaties tussen faseboeken in dezelfde deelboekhouding. Er zijn diverse soorten horizontale relaties. Die zijn afgeleid van informatiebehoeften waardoor bepaald is hoe gegevens uit de verbonden faseboeken in rapportages gecombineerd moeten kunnen worden.⁸

Als verbinding tussen twee faseboeken heeft iedere relatie zoiets als een richting. Met een pijl op de overeenkomstige lijn kan die richting aangeduid zijn. Daaraan heb ik in onwillekeurige voorbeelden nog geen behoefte ervaren. Dat heeft ongetwijfeld te maken met de temporale leidraad voor de keuze van faseboeken (blokken). De gewenste volgorde van oorspronkelijke definitieve transacties komt in de schema's van links naar rechts tot uitdrukking. Dat lijkt voor een verbruikshuishouding de vaste richting van de paarsgewijze relaties tussen faseboeken.

Ook weer om een heel praktische reden nam ik bij het ministerie en het directoraat-generaal die vaste richting precies omgekeerd. Ik vond dat er meer behoefte aan gedetailleerde registratie bestaat naarmate definitieve transacties horen bij latere fasen in een proces. Ik zag de gewenste detaillering in ieder geval niet afnemen. Een budget, bijvoorbeeld, wordt vaak van een algemene aanduiding voorzien terwijl betalingen veel gedetailleerder in rapportages moeten kunnen verschijnen. Het is overigens de vraag of dergelijke verschillen nuttig zijn of dat er sprake is van schijnnauwkeurigheid. De praktische reden was dat gegevens uit diverse verzamelingen/faseboeken slechts in rapportages samengevoegd kunnen worden indien verwijzingen bestaan. Volgens relationeel boekhouden zijn dat vooral verwijzingen tussen rekeningen. Wanneer gegevens geautomatiseerd opgeslagen en bewerkt worden zijn sommige mechanismen voor verwijzing beslist handiger dan andere. Het verdient de voorkeur van specifiek naar algemeen te verwijzen in plaats van omgekeerd. Daardoor behoeft een specifieke gegevensgroep hoogstens slechts één verwijzing (naar de algemene groep) te bevatten. De uitputting van een begrotingsbedrag kan gerapporteerd worden doordat meerdere rekeningen voor verplichtingen allemaal een verwijzing naar dezelfde begrotingsrekening bevatten. In dit opzicht geldt een verplichtingenrekening als de specifieke groep. De begrotingsrekening is ten opzichte daarvan de algemene groep. Omgekeerd zou de algemene groep alle verwijzingen naar de bijbehorende specifieke groepen moeten kunnen bevatten. Daarop zijn automatiseringsmiddelen voor gegevensbeheer niet berekend. Op grond hiervan heb ik toen de richting van relaties gedefinieerd. De gedetailleerdere rekeningen bevatten verwijzingen naar algemere rekeningen. Dus liepen de relaties vast van rechts naar links.

Die praktische overweging gaat nog grotendeels op. Inmiddels heb ik echter ontdekt dat het tijdsverloop niet altijd overeenstemt met grotere detaillering van rekeningen. Richting en detaillering mogen niet verward worden. Wat richting betreft verandert er niets zolang faseboeken het temporele verloop van processen weerspiegelen. De vergelijking is en blijft tussen eerder en later in termen van fasen.⁹ Voor detaillering van rekeningen voeg ik een nuancering toe. Zolang die tenminste niet tegengesteld aan dat verloop is neem ik daarvoor geen aparte aanduiding in schema's van boekencycli op. Anders voorzie ik de horizontale lijn in kwestie van daarvoor bestemde pijlen. Die vertegenwoordigt een één-op-meer relatie van rechts naar links (in plaats van impliciet andersom). Als die pijlen erbij getekend zijn is de detaillering van rekeningen in het rechter faseboek dus kleiner dan die in het linker. Een voorbeeld hiervan kan zijn dat de verplichtingenbegroting weliswaar voorafgaat aan daarvan afgeleide kasbegrotingen maar gedetailleerdere rapportage en dus rekeningen voor aantekeningen in de boekhouding vergt.

Al dan niet voorzien van pijlen voor tegentijdse detaillering van rekeningen kunnen van een kubus lijnen naar links uitgaan. Door die horizontale lijnen is die kubus met andere verbonden. Het overeenkomstige faseboek heeft relaties met andere. In rapportages moeten (financiële) gegevens uit dat faseboek blijkbaar met (financiële) gegevens uit die andere vergeleken kunnen worden. Dat kan slechts zinvol als de verbonden faseboeken paarsgewijs dezelfde dimensie hebben. Uit een schema kunnen dus de overige dimensies van een faseboek afgelezen worden door de lijnen te volgen die links uit de bijbehorende kubus vertrekken. De primaire dimensie was al bekend vanwege de baan waarin de kubus getekend staat. De eventuele lijn naar een kubus in dezelfde baan is voor het bepalen van dimensies dus niet belangrijk. Dat zijn slechts de lijnen naar kubussen in andere banen. Die kubussen zijn daar getekend omdat het overeenkomstige faseboek kennelijk een andere primaire dimensie heeft. Die primaire dimensie van dat andere faseboek vormt een aanvullende dimensie van het faseboek waarvanuit de lijnen naar links gevolgd zijn. De relatie tussen beide faseboeken is blijkbaar aangebracht omdat gegevens volgens dezelfde dimensie met elkaar vergeleken moeten kunnen worden.

Ik ben mij ervan bewust dat aanduidingen als links en rechts tekort kunnen schieten. Als de richting anders kan zijn moeten de lijnen tevens van een richtingpijl voorzien worden. Voor de voorbeelden hier volstaat echter links/rechts in het horizontale vlak. In de gepresenteerde schema's ligt (nog) geen bron voor misverstanden.¹⁰ Er is altijd een primaire dimensie. En aanvullende dimensies van een fase(boek) zijn af te lezen door de lijnen, ongeacht de sóórten relaties die ze vertegenwoordigen, te volgen die links uit een faseboek vertrekken.

Primaire dimensie

Hierboven heb ik plotseling verklaard dat ieder faseboek één primaire dimensie heeft. Waarom aanwijzing van altijd een primaire en eventueel van aanvullende dimensies nodig is probeer ik gaandeweg te verhelderen. Ik wil echter meteen de indruk vermijden dat zij voortkomt uit mijn behoefte aan leesbare schema's van boekencycli. Er zit meer achter. Het begrip dimensie is niet uitsluitend op verschillende faseboeken gericht. In hetzelfde faseboek zijn gegevens aanwezig die eveneens in verband met elkaar gebracht moeten kunnen worden. Daarvoor kan eveneens de oriëntatie gelden die als dimensie aangeduid is. Dat is beslist zo bij dimensie als temporale oriëntatie. De primaire dimensie waarborgt dat gegevens uit hetzelfde faseboek zinvol vergelijkbaar zijn. En omgekeerd volgt de primaire dimensie uit de eis dat een faseboek evenwicht kent. Dat evenwicht geldt immers een bepaald criterium. In de praktijk is dat een bepaald tijdvak van dezelfde soort.

In ieder faseboek blijken wel rekeningen zonder horizontale relatie(s) aanwezig. Het ontbreken van een relatie is een teken dat gegevens die op zo'n rekening aangetekend zijn niet samen met gegevens uit andere faseboeken in rapportages behoeven te verschijnen. Voorbeelden zijn zogenaamde financiële rekeningen waarop veranderingen in de voorraad betaalmiddelen bijgehouden worden. Die gegevens hebben grote betekenis voor financieel beheer. Voor rapportages omtrent de geldvoorraad zijn echter bijvoorbeeld geen uitputtingsrelaties nodig.¹¹

De primaire dimensie waarborgt inderdaad dat een schema van een boekencyclus altijd een overzicht over de toegewezen dimensies verschaft. De dimensies van een faseboek zijn niet uitsluitend afhankelijk van relaties met andere faseboeken. Want een fase kan in termen van oorspronkelijke definitieve transacties aan het begin van een dimensie in de procescyclus staan. Dan bestaat er volgens die dimensie geen uitputting. Zonder een lijn die links uit een kubus vertrekt naar een kubus in dezelfde baan blijkt de primaire dimensie hoe danook uit die baan.

Baanwissel

De primaire, en dusver enige, dimensie van een verplichtingenbegroting (B) is in de de schema's uit het vorige hoofdtuk inderdaad niet afleesbaar uit horizontale lijnen. Want links van de kubus voor faseboek B bevindt zich geen andere kubus. Hij staat evenwel in de baan van de verplichtingendimensie. Die is dus de primaire. In diezelfde baan heb ik daar tevens (de kubus voor) het faseboek X voor betalingen getekend. Ik heb reeds erop gewezen dat ik daarmee het pure verplichtingenstelsel weergegeven heb. Uit die schema's volgt voor faseboek X ook de verplichtingendimensie als primair. Dat blijkt niet zozeer uit de uitputtingsrelatie met faseboek V maar veeleer uit de baan waarin kubus/faseboek X daar staat. Voor de praktijk van financieel beheer is dat verkeerd. De veranderingen in bijvoorbeeld de voorraad geldmiddelen zijn niet zo interessant in het licht van een verplichtingenjaar. De aantekeningen op financiële rekeningen moeten juist van een aanduiding voor een kasjaar voorzien zijn. De kasdimensie geldt dus als primair voor het faseboek X.

Hieruit volgt dat kubus/faseboek X in een andere baan hoort dan waarin hij in het vorige hoofdstuk getekend is. Vandaaruit kan een lijn de uitputtingsrelatie met het faseboek V aangeven. Uit het aangepaste schema hierboven valt direct af te lezen dat het faseboek X twee dimensies heeft. Dat is primair de kasdimensie hetgeen blijkt uit de baan van de kubus. Voorts kent faseboek X een verplichtingendimensie. Daarvoor kan de lijn gevolgd worden die links uit de kubus voor faseboek X vertrekt. Die komt uit bij kubus/faseboek V en daaraan is de verplichtingendimensie als primair toegekend. Die blijkt op haar beurt uit de baan van die kubus. De verplichtingendimensie is daarom aanvullend voor faseboek X.

Dimensies gelden eigenlijk voor rekeningen in plaats van faseboeken. Ik zei daarover al dat sommige rekeningen geen relatie(s) met rekeningen in een andere faseboeken hebben. De primaire dimensie is echter dezelfde voor àlle rekeningen in een faseboek. Aanvullende dimensies van een faseboek zijn als het ware optioneel voor afzonderlijke rekeningen erin. Na de baanwissel betekent dit aanvullend een verplichtingendimensie voor faseboek X. Mits de betalingenrekening in kwestie een relatie met een verplichtingenrekening heeft, en dus óók de bijbehorende dimensie heeft, zijn aangetekende betalingen op basis van verplichtingenjaar met aangegane verplichtingen vergelijkbaar. Daarbij speelt het tijdstip/-vak van de feitelijke betaling geen rol. Die oriëntatie wordt via de kasdimensie gedekt maar daarover zijn volgens een pure benadering geen gegevens in faseboek V geregistreerd. Dit noodzaakt tot uitbreiding van de boekencyclus. Om te beginnen volg ik daarbij de vierde wijziging naar dualisme, te weten integratie van kasstelsel met verplichtingenstelsel. Processen vragen meestal echter ruimere aandacht dan alleen afstemming op wettelijke eisen. De boekencycli breid ik dienovereenkomstig uit. Die voorbeelden vormen op hun beurt een pleidooi zonodig een pluralistisch begrotingsstelsel toe te passen. Uiteindelijk kan dit pluralisme ook in wettelijke eisen vertaald worden.

noten

1. Helemaal klopt dit niet. Schulden en vorderingen kunnen als betaalmiddelen gebruikt worden. Als dat gebeurt moeten ze ook gewoon als betaalmiddelen behandeld worden. Dat betekent ondermeer dat over overdracht daarvan aantekening in faseboek X en niet in bijvoorbeeld faseboek V hoort.

2. De integratie conform de vierde wijziging is nodig maar vind ikzelf inmiddels niet voldoende.

3. In Nederland volgen andere dimensies (nog) niet uit bestaande of voorgestelde wettelijke eisen en daarvan afgeleide regels en voorschriften. Daarom behoeven zij niet minder interessant te zijn.

4. Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid, uitgave van het Ministerie van Financiën (HAFIR, juni 1988, p. R 1 2).

5. Zie hoofdstuk 8 over regels.

6. Dat is iets voor volgende wijzigingen danwel versies van de Comptabiliteitswet. Al dan niet los van wettelijke eisen is er tussen overheidsinstellingen en ondernemingen (wederom) geen principieel verschil. Voor ondernemingen lijkt, in mijn termen, slechts één enkele dimensie voldoende om aan eisen van financiële verantwoording te voldoen. Daar kunnen echter ook verbeteringen bereikt worden door zonodig diverse dimensies te herkennen. Ik probeer daarom in hoofdstuk 24 verderop een meer-dimensionale boekencyclus te schetsen die meer op financieel beheer bij een onderneming dan een instelling afgestemd is. Boekencycli voor ondernemingen en instellingen blijken minstens op hoofdlijnen identiek te kunnen zijn.

7. Voor een verbruikshuishouding heb ik geen voorbeelden waarin faseboeken met dezèlfde primaire dimensies door zo'n andere soort (horiontale) relatie verbonden zijn. Maar in theorie geldt weer geen beperking. Daardoor kunnen veranderende omstandigheden eerder herkend worden. En zonder onnodige beperkingen in methode en techniek is flexibiliteit groter. Dat geldt voor bijvoorbeeld automatiseringsmiddelen maar nog veel voor de mensen die hun bijdragen aan processen willen en kunnen leveren.

8. Dat kan overigens ook voor iedere rapportage bepaald worden. Dat is weer flexibeler. Er is inderdaad eigenlijk maar één soort relatie en diverse soorten rapportages. Voor praktisch inzicht hanteer ik evenwel sóórten (horizontale) relaties waardoor de mogelijke rapportages impliciet vaststaan.

9. Maar dat kan volgens een andere leidraad voor de keuze van registers best veranderen. Zodra zoiets als richting niet langer altijd dezelde is moeten eventuele verschillen expliciet aangeduid kunnen worden.

10. Naar een formeel afbeeldingsmechanisme, zoals misschien een relationele algebra, heb ik niet gezocht. Ik heb evenmin behoefte die te ontwikkelen zolang de schema's van boekencycli voldoen. Omdat ook relaties kunnen veranderen moet zo'n algebra meer (of juist minder?) zijn dan een "topology, the study of constant spacial relations under conditions of continuous change of shape or size or figure." (Uit: From Prague to Paris, J.G. Merquior, Verso, 1986, p. 52.)

11. De norm voor het voorraadniveau zou op een rekening in een ander faseboek aangetekend kunnen worden. Financiële rekeningen in faseboek X kunnen daarnaar verwijzen zodat de vergelijking gerapporteerd kan worden. Er zijn dus voor financiële rekeningen ook horizontale relaties met rekeningen uit andere faseboeken denkbaar. Waar het mij om gaat is dat enige relatie voor een rekening niet verplicht is. Zonder relatie(s) moeten aantekeningen op zo'n rekening toch voorzien zijn van gegevens over de primaire dimensie.