Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.
Aan het slot van deel II is procedureboek als verzamelbegrip min of meer uit de lucht komen vallen. Die (soort) module waarborgt completere informatievoorziening. In faseboeken zijn slechts financiële gegevens over definitieve transacties aangetekend. Die zijn doorgaans onvoldoende voor (financieel) beheer. Daarvoor moeten tevens gegevens over lopende procedures beschikbaar zijn. Dankzij zoiets als procedureboeken kunnen, omgekeerd, de aantekeningen in faseboeken tot financiële gegevens over definitieve transacties beperkt blijven.
Aantekeningen in diverse faseboeken vormen een wezenlijk kenmerk van relationeel boekhouden. Dankzij relaties daartussen kunnen naar behoefte rapportages samengesteld worden.1 Als verzameling faseboeken heb ik de boekhouding getypeerd als een boekencyclus. Procedureboeken toon ik daarin niet. Maar die kunnen er bijgedacht worden. Ik laat in deel III zien dat een boekhouding, opgezet volgens relationeel boekhouden, vergaand op het karakter van processen afgestemd kan worden. En daarvoor volstaan meestal voorbeelden waarin faseboeken op een karakteristieke manier gerangschikt zijn. Die heb ik onwillekeurige voorbeelden genoemd; ze zijn vaak praktisch bedoeld en/of houden commentaar op de traditionelere praktijk van vormgeving van boekhoudingen in. Zij hebben overigens vooral betrekking op nederlandse (rijks)overheidsinstellingen. Het zijn en blijven voorbeelden. Dankzij abstracte begrippen zijn talloze varianten mogelijk. De keuze van faseboeken en hun relaties is in beginsel vrij. Om dat te onderstrepen waag ik mij bijvoorbeeld ook aan opmerkingen over een boekencyclus voor ondernemingen.
In een afbeelding van een boekencyclus teken ik een apart faseboek als een kubus. Dat heb ik reeds aangekondigd. Op de voorkant van de kubus staat een letter. Die geeft de fase in de procescyclus weer. Volgens de geschetste leidraad is een fase op haar beurt bepaald door oorspronkelijke deelresultaten die vergelijkbaar zijn. Zulke deelresultaten zijn bijvoorbeeld alle initiële verplichtingen die jegens verschillende burgers aangegaan zijn. De kubus met een letter staat dus voor het faseboek waarin financiële gegevens over die oorspronkelijke definitieve transacties alsmede over eventuele (eveneens gerealiseerde) wijzigingen daarvan geregistreerd zijn. Tussen sommige kubussen heb ik verbindingen aangebracht. Die lijnen stellen relaties tussen faseboeken voor. Er zijn verschillende vormen van lijnen voor verschillende soorten relaties.
Dat is alles. Met kubussen en verbindende lijnen beeld ik allerlei boekencycli schematisch af. Dit is uiteraard een vereenvoudiging. In ieder faseboek zijn rekeningen aanwezig. Expliciete relaties bestaan eigenlijk niet tussen faseboeken als gehelen maar tussen rekeningen uit verschillende faseboeken. Alleen in het laatste hoofdstuk van dit derde deel komen die gedetailleerdere relaties aan de orde. In plaats van gedetailleerd kunnen relaties overigens ook geaggregeerd afgebeeld zijn. Dat is het geval in een schema met hele deelboekhoudingen.
In een bepaald, globaal opzicht geeft een tekening met verbonden kubussen het verloop van een proces weer. Van links naar rechts zijn de faseboeken gerangschikt overeenkomstig de volgorde waarin oorspronkelijke deelresultaten in het tijdsverloop van een proces/zaak bij voorkeur gerealiseerd moeten worden. Dit is dus de ge‹dealiseerde samenhang van (oorspronkelijke) definitieve transacties.
Een enkele kubus is denkbaar als een speelblok. In de vormgeving van een boekhouding kunnen faseboeken als het ware spelenderwijs samengevoegd worden. Wat niet klopt kan weer afgebroken worden. Misschien voldoet een andere keuze en rangschikking van faseboeken beter. Enzovoort. Een boekencyclus kan aldus het karakter van processen blijven weerspiegelen. En daar tevens een volwaardig aspect van vormen. Zodra het spel serieuze resultaten oplevert zijn faseboeken ineens niet louter speelblokken meer maar tegelijk èchte bouwelementen. Maar met die bouwelementen kan in beginsel hetzelfde spel eindeloos voortgezet worden.
Een voortdurend speelse benadering draagt ertoe bij dat isolement kan verminderen. Ik heb ervaren dat aan de hand van een schema van een boekencyclus allereerst een verweven bedoeling van een boekhouding en financieel beheer eenvoudig valt uit te leggen. Althans aan mensen die geen ge‹soleerde positie verdedigen. Vervolgens kunnen zijzelf zich inspannen de speelblokken optimaal te rangschikken. Zo moeten de voorbeelden die volgen ook opgevat worden. Die zijn vooral uitnodiging met relationeel boekhouden te spelen.
Er zijn maar weinig spelregels. Een zinvolle beperking om mee te beginnen is dat met één soort blokken gespeeld wordt.2 Dat zijn kubussen. Al die kubussen passen aan/op elkaar want het bevestigingsmechanisme is ook gestandaardiseerd. Verder is er een doos met letters. Die kunnen op de kubussen geplakt worden. De voorraad kubussen en letters is onbeperkt.3 De strengste regel is dat overzicht over organisatie en processen nodig is om een passende boekencyclus te bouwen. Aspecten moeten verweven zijn. Het is dus geen spel dat in isolement gespeeld mag worden.
In de eerstvolgende hoofdstukken in dit derde deel begin ikzelf met de regel dat kubussen in één vlak geplaatst moeten worden. Dat is een horizontaal vlak. De lijnen waarmee die kubussen verbonden zijn stellen dus horizontale relaties tussen faseboeken voor. En faseboeken met horizontale relaties bevinden zich in dezelfde deelboekhouding. Daarna komen pas weer verticale relaties tussen faseboeken aan de orde. Dan gaat het om faseboeken in verschillende deelboekhoudingen. Die verticale relaties weerspiegelen een traditioneel patroon van financiële delegatie en verantwoording. Veel genuanceerder maak ik mijn onwillekeurige voorbeelden van boekencycli hier niet. De behandeling van (een gedeelte van) een proces met bijbehorende zaken kan om welke redenen danook gedelegeerd zijn. Dat noem ik financiële delegatie als daarmee het financiële aspect gemoeid is. Vanuit iedere organisatorische eenheid kan delegatie, al dan niet gedeeltelijk, herhaald zijn. Daardoor ontstaat zonodig een netwerk van financiële deelboekhoudingen. Ieder deel bevat de faseboeken met hun onderlinge relaties die nodig zijn voor financieel beheer van het relevante gedeelte van het proces. Daarbij moet uiteraard met financiële verantwoording danwel andere rapportages aan externe betrokkenen gerekend worden. Dat wil ik allemaal spelenderwijs met kubussen in schema's van boekencycli tonen.
noten
1. Meestal zijn relaties aangebracht tussen afzonderlijke rekeningen waarop boekingsregels geregistreerd zijn. Voor algemeen inzicht zijn die evenwel onnodig gedetailleerd. Het volstaat daarvoor relaties tussen faseboeken te veronderstellen.
2. De blokkendoos van relationeel boekhouden bevat diverse soorten speelblokken. Die zijn merendeels in deel (I en) II genoemd. Alleen met kubussen/faseboeken zijn echter reeds betekenisvolle bouwwerken mogelijk.
3. Een kind heeft nooit genoeg. Van de volwassen speler wordt bij zulke overvloed discipline verwacht. Hierin schuilt gevaar. Als mensen verwevenheid niet ervaren maar ge‹soleerd staan volgt escalatie. Een methode maakt dan geen verschil. Divergentie kan zelfs escaleren. Zonder discipline gaat eenvoud in een boekencyclus verloren en werkt ook relationeel boekhouden averechts. Of schuilt hierin zelfs het gevaar van flexibiliteit? Die laat immers alle ruimte. Is dit wederom het dilemma van de schrijver/ontwerper?
1991, webeditie 2003 © Pieter Wisse