17. Onzekerheid

Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.

Een procedure kan afgebroken worden. Als dat niet gebeurt is de uitkomst eenduidig. Dat deelresultaat heet een definitieve transactie; de relatie tussen betrokken partijen is daadwerkelijk gewijzigd. Over het financiële aspect van een definitieve transactie volgt aantekening in de boekhouding. Relationeel boekhouden veronderstelt daarvoor een karakteristiek register. Dat noem ik hier bijna overal een faseboek. Door verband tussen fasen en procedures is voor ieder deelresultaat/definitieve transactie bepaald in wèlk faseboek die aantekening hoort.

Enge betekenis

De aanduiding definitief bedoel ik (dus) weer allerminst absoluut. De betekenis ervan is naar bevind van zaken bepaald. Ikzelf vind het van praktische betekenis definitief in verband met relaties tussen betrokken partijen te brengen. Die enge betekenis levert een duidelijk criterium: over welke gebeurtenissen moeten financiële gegevens in de boekhouding geregistreerd zijn?

In een boekhouding horen slechts financiële gegevens over gebeurtenissen die niet zomaar, al dan niet gedeeltelijk, ongedaan gemaakt kunnen worden. Want daarover is het ook redelijk verantwoording te verlangen. In termen van verantwoording/aansprakelijkheid zijn er meestal diverse partijen direct betrokken bij dergelijke gebeurtenissen, i.e. bij het resultaat ervan. Daarom noem ik ze transacties.¹ Vanwege hun onveranderlijke karakter zijn die gebeurtenissen definitief. Vanuit het gezichtspunt van de organisatie heet een wederpartij kortweg een derde.²

Ik houd gegevens over voortgang van een procedure en wat er (verder) over het beoogde deelresultaat bekend is nadrukkelijk buiten de boekhouding. Daarvoor is geen enkel faseboek bedoeld. Want transacties-in-behandeling zijn omgeven door onzekerheid. Op welke datum is de transactie definitief geworden? Wat is het definitieve bedrag? Enzovoort. Tijdens een procedure bestaat daarover slechts een voorspelling. Stel dat de definitieve transactie anders uitpakt dan in enig stadium van de realisatie ervan gedacht werd. En stel dat over dat voorgenomen deelresultaat reeds een aantekening in de boekhouding gemaakt is. Bij een onjuist gebleken voorspelling moet de (voorbarige) aantekening in de boekhouding gewijzigd worden. Zodoende gaat een boekhouding allerlei aantekeningen herbergen die de aandacht afleiden van wat zich definitief in relatie tot derden voltrokken heeft.

In een aantekening kunnen uiteraard fouten gemaakt zijn. Dat blijft zo wanneer aantekeningen in de boekhouding tot definitieve transacties beperkt zijn. Wanneer zo'n fout in de boekhouding ontdekt wordt kan die aantekening zèlf niet gewijzigd worden. Die vind ik óók definitief. Er is een nieuwe aantekening nodig. Daarmee wordt allereerst de fout, zeg maar, gecompenseerd en vervolgens de definitieve transactie wel juist weergegeven. De correctie is eigenlijk eveneens een definitieve transactie. Uiteraard kent deze corrigerende aantekening als boekingsgroep evenwicht.

Procedureboeken

De enge betekenis van definitief betekent zeker geen miskenning van gegevens over voortgang van procedures en van wat er, zij het voorlopig, over voorgenomen deelresultaten/transacties-in-behandeling bekend is. Integendeel, die zijn voor (financieel) beheer ook belangrijk. De boekhouding met faseboeken vind ik echter geen instrument voor voortgangsraportages over afzonderlijke procedures. Er zijn dus andere gegevensverzamelingen nodig. Dat zijn procedureboeken. Die kunnen in tegenstelling tot de boekhouding adequaat afgestemd zijn op voortgang van procedures. Aldus leidt de enge betekenis van definitief per saldo tot betere informatievoorziening. Gegevens over transacties-in-behandeling horen in procedureboeken. En financiële gegevens over definitieve transacties in (de boekhouding met) faseboeken. Naar behoefte moeten gegevens uit zowel fase-, als procedureboeken in rapportages opgenomen zijn.

Voor de keuze van faseboeken heb ik een praktische leidraad uitgesponnen. Voor procedureboeken ligt die eenvoudiger. Procedures zijn vergelijkbaar wanneer daarvoor, met erkenning van losse samenhang tussen gebeurtenissen, dezelfde aanwijzingen gelden. Voor aantekeningen met gegevens over vergelijkbare procedures, i.e. van dezelfde soort, is er hetzelfde procedureboek. Zo zijn er, eenvoudig gezegd, netzoveel procedureboeken als er soorten procedures zijn.

Dit leidt tot verband tussen een fase en soorten procedures. Diverse soorten procedures zijn zonodig aan dezelfde fase gerelateerd. Dit blijkt uit aantekeningen in een faseboek. Alle (soorten) procedures waarvan een aspect van het deelresultaat aantekeningen in hetzelfde faseboek omvat behoren tot de overeenkomstige fase. Op een bepaalde manier bekeken zijn één of meer procedureboeken aan één faseboek gekoppeld. Nadat de definitieve transactie gerealiseerd is kunnen financiële gegevens eventueel uit het overeenkomstige procedureboek naar dat faseboek overgeheveld worden. Voor één deelboekhouding ziet een begrippenschema hiervan er als volgt uit. Overigens betekent een rechthoek in zo'n schema dat ik een begrip als soort verschijnsel onderscheid. Vervolgens kunnen concrete verschijningsvormen als betekenissen van dat begrip benoemd worden. De relaties gelden uiteindelijk tussen (specifiekere) verschijningsvormen van de (algemenere) soorten.

Procedureboeken en faseboeken zijn allemaal opslagplaatsen van gegevens. Zij zijn gegevensverzamelingen als modulen. Waarin gegevens op enig moment opgeslagen zijn is afhankelijk van de mate van (on)zekerheid over het definitieve karakter van een transactie. Zolang er nog geen definitieve transactie bereikt is heerst er onzekerheid. Hoewel sommige stappen reeds onherroepelijk gezet kunnen zijn blijft enige onzekerheid tot het einde van een procedure. Dit kan ik niet te bewijzen. Ik heb immers, omgekeerd, de betekenis van definitief als zodanig gekozen. Met het bereiken van het deelresultaat is die onzekerheid per definitie voorbij. Althans wat die procedure en de uitkomst ervan betreft. Financiële gegevens over die zekere uitkomst moeten vervolgens (ondermeer) in een faseboek terecht komen.

Afgemeten aan de definitieve transactie is het procedureboek er voor onzekerheid, i.e. voor voorlopige gegevens. Dit leidt tot faseboeken die inderdaad zeer overzichtelijk kunnen blijven. De enge betekenis van definitief is echter slechts realistisch indien geïntegreerde rapportages mogelijk zijn. Dat wil zeggen, met gegevens uit verschillende (soorten) gegevensverzamelingen zoals faseboeken en procedureboeken. Met voorzieningen voor geïntegreerde rapportages uit diverse modulen kan tevens duplicatie van gegevens in fase- en procedureboeken vermeden worden. In het uiterste geval bevatten faseboeken uitsluitend aantekeningen die nodig zijn voor verantwoording.³ Voor het overige financieel beheer kunnen gegevens immers (ook) aan procedureboeken ontleend worden.

Het woord procedureboek kan de schijn wekken alsof ik iets geheel nieuws wil aanduiden. Dat is maar zeer ten dele waar. Overal zijn er procedureboeken in diverse verschijningsvormen. Maar die heten alleen niet zo. Ik vind echter een verzamelnaam nuttig. Daaronder vallen allerlei zogenaamde bijzondere procesadministraties. Dat zijn middelen voor specifieke processen. Die heb ik eerder ook functionele administraties genoemd. De transferadministratie van het ministerie omvatte eveneens enkele procedureboeken. Bij het directoraat-generaal kon ik de daarmee ingezette abstrahering voortzetten. Daar was immers behoefte aan een hulpmiddel voor registratie van financiële gegevens over routinematige, definitieve transacties. En er moesten niet alleen betalingen geboekt worden. Dat hulpmiddel bedacht ik daar voor procedures en hun deelresultaten in het algemeen. De verschillen tussen soorten procedures werden door overeenkomstige parameters aangegeven. Daardoor kon het gestandaardiseerde computerprogramma zich uiteenlopend gedragen. Ik had toen overigens nog niet het woord procedureboek verzonnen voor de verzameling gegevens over transacties-in-behandeling.

Completere informatievoorziening

Gegevens over uitsluitend definitieve transacties zijn onvoldoende voor beheer. Dit geldt ook voor financieel beheer. Voor adequate rapportages volstaat daarom louter een boekhouding niet. Dit houdt verband met de behoefte de totstandkoming van transacties zonodig te kunnen beïnvloeden. Nadat een transactie definitief is komt invloed te laat. Als de relatie met een derde nog gewijzigd kan worden vergt dat vanaf dat moment een nieuwe definitieve transactie. Een procedure zèlf kan uitsluitend realistisch en zinvol beïnvloed worden zolang er nog geen definitieve transactie is. Maar dan moeten medewerkers weten waarom en welke invloed nodig is. Daarvoor zijn gegevens over die procedure annex transactie-in-behandeling nodig. En die moeten gecombineerd kunnen worden met gegevens over definitieve transacties en, in voorkomende gevallen, over àndere procedures/transacties-in-behandeling. Op grond daarvan kan zonodig in een nog lopende procedure ingegrepen worden. Of een andere gestart.

Geredeneerd vanuit financiële verantwoording vormen procedureboeken aldus een aanvulling op faseboeken. Zo heb ik die gegevensverzamelingen voor onzekerheid ook ontdekt. Maar vanuit het ruimere begrip beheer is de verhouding meer andersom. Dan zijn faseboeken aanvulling op procedureboeken. In faseboeken worden slechts financiële gegevens opgeslagen. Die beperking geldt voor procedureboeken niet. Daarin is plaats voor willekeurige, in ieder geval onzekere gegevens. Er is immers nog geen definitieve transactie maar een transactie-in-behandeling. Door opslag in procedureboeken kunnen die voorlopige gegevens vervolgens ook in rapportages verschijnen. Dankzij samenhang tussen dergelijke modulen is informatievoorziening voor (financieel) beheer gewaarborgd.

Rapportages met gegevens over allerlei aspecten wijzen op een hoog ambitieniveau. Het is met grote ambities meestal verstandig om ogenschijnlijke beperkingen te aanvaarden.⁴ Daarom heb ik bijvoorbeeld behandeling en consolidatie zoveel mogelijk uit elkaar gehouden. Maar dat is gebeurd met behoud van verwevenheid doordat over en weer gelijke begrippen benut zijn. Met dat voorbehoud kan ieder onderwerp op zichzelf eenvoudig gemodelleerd worden. En dan lijdt noodzakelijke samenhang geheel niet.⁵ In de praktijk van informatievoorziening is een voorwaarde uiteraard dat gegevens uit de diverse modulen in rapportages samengevoegd kunnen worden. Dat stelt hoge eisen aan de éénvoud van automatiseringsmiddelen.⁶

Hoe abstracter begrippen gekozen zijn des te meer plaats is er voor een ruim scala van specifieke betekenissen. Door hun algemene toepasbaarheid is het mogelijk met slechts weinig (soorten) modulen adequaat beheer in een grote variëteit van situaties te bevorderen. Informatievoorziening is eenvoudigweg completer. Abstractie van begrippen en modulariteit van concrete middelen gaan daarvoor hand in hand.

noten

1. Zie noot 14 in hoofdstuk 13. Een ontwerp voor procedurele behandeling kent nooit de zekerheid volledig te zijn. Dit komt door onzekerheid rondom aanspraken. Een concrete, onvoorziene aanspraak kan kritiek omvatten op de gekozen handelswijze inclusief indeling in transacties. Tegelijkertijd is verantwoording onmogelijk, of kan althans ontweken worden, wanneer die op basis van opgeslagen gegevens moet geschieden. Want die zijn er vaak dus niet.

Deze principiële openheid rondom aanspraken als een aspect van wat-er-gebeurt moet aanvaard worden. Dit bevrijdt de ontwerper terwijl hij door de onbegrepen paradox altijd gevangen blijft. Onzekerheid neemt toe naarmate die ontkend is. Zo ontstaat een dilemma.

2. De wederpartij ontvangt vaak geen inkomen van de organisatie, althans op basis van een arbeidsovereenkomst. Maar zo'n contract (verplichting) en salarisbetalingen en dergelijke zijn eveneens transacties. Iedere medewerker is dus (ook) een derde.

3. In die zin kan de betekenis van definitief ondermeer van de minimale inhoud van (financiële) verantwoording afgeleid worden. Hierbij moet ik dus zeggen: verantwoording zoals een behoefte eraan a priori aangegeven is. Die opgeslagen gegevens mogen echter niet gaan bepalen welke aanspraken náderhand ontvankelijk zijn.
k leg hier een nauw verband tussen faseboeken, eigenlijk de boekhouding, en verantwoording. Hierdoor is de (opslag)plaats van gegevens duidelijk aan te geven. In het algemeen keert deze opvatting terug in de aangepaste visie op archiefbeheer. Daarin wordt de vormgeving van modulen afgeleid van (een mengsel van) belangen waarvoor informatievoorziening nodig/wenselijk is. Zie ook noot 5 in hoofdstuk 14.
Indien faseboeken als modulen voor gegevensopslag vanuit (het belang van) financiële verantwoording vormgekregen hebben behoeft daardoor nog geen beperking voor rapportages te gelden. Die gegevens kunnen tevens ten dienste van andere belangen in rapportages verschijnen. Voor zo'n belang, en wanneer duplicatie achterwege blijft, is er overigens blijkbaar een minder nauw verband met één (soort) module. Verantwoordingsrapportages kunnen uiteraard eveneens aan gegevens in procedureboeken ontleend worden. Waarom is er nog behoefte aan aparte faseboeken? Daarin komen toch geen gegevens die niet reeds in procedureboeken aangetekend/bekend waren? Naarmate mogelijkheden voor werkbare postcoördinatie toenemen kunnen modulen zoals (faseboeken voor) een boekhouding inderdaad zinvoller ter discussie staan. Dan gaan overwegingen rondom beheer van gegevensverzamelingen steeds meer de doorslag geven. Dit steekt ook achter de aangepaste visie op archiefbeheer. Door verbreding naar informatievoorziening in het algemeen gaat de keuze op (grenzen van) modulen vallen door overweging van belangen zoals vertaald in bewaartermijn, beveiliging en dergelijke. Zolang verantwoordingsgegevens bijvoorbeeld langer bewaard moeten blijven dan louter voortgangsgegevens is het praktisch daarvoor over aparte modulen te beschikken. Dat is eigenlijk alles.

4. Tao Tê Ching (vijfde editie van uitgeverij George Allen and Unwin, 1959, p. 78): "Regard the small as great; regard the few as many."

5. Tao Tê Ching (p. 60): "The greatest perfection seems imperfect; Yet its use will last without decay."

6. Bij het directoraat-generaal ontbrak het de automatiseerders aan ambachtelijke instelling. Mede door hun opstelling als specialisten bleef perfectie van eenvoud buiten bereik. Zij hadden alle ruimte gekregen. Ik kwam er trouwens ook te laat achter dat mijn vertrouwen in die ontwikkelaars van de computerprogrammatuur ongegrond was. Door blijvend vertrouwen in deze specialisten kregen interne medewerkers van de organisatie echter juist wat zij het meest trachtten te vermijden: onzekerheid. Wat ging er verkeerd? Of gaat er niets verkeerd zolang mensen zèlf kiezen? Wat ik weet is dat daar onwezenlijk veel geld uitgegeven is aan automatiseringsmiddelen die nooit kùnnen werken. Wat mij daar niet lukte was waardering voor verwevenheid te vestigen. Ik staakte mijn pogingen en vertrok als adviseur toen ik merkte dat mijn waarschuwingen als onterechte kritiek opgevat werden. Dan maar geen omzet. Mijn opdrachtgever moet opgelucht geweest zijn. De eerdere projectleider en de sleutelfiguur (zie hoofdstuk 9) hadden het project overigens reeds verlaten. Ik probeerde nog iets te ondernemen door Weerlicht in het Apparaat (Information Dynamics, 1989) dat ik met J.C.W. Hendriks geschreven had in eigen beheer uit te geven. Maar ik wist al dat ik daardoor veeleer mijn eigen teleurstelling over het uiteindelijke misbruik of, gewoon, lot van mijn(?) ontwerp-als-resultaat verwerkte. Inderdaad heb ik uit het directoraat-generaal nimmer een reactie op dat boek vernomen. Dit zegt, vind ik, weer veel over waarom veranderingen zo moeilijk kunnen zijn.