16. Blokkeringen
Dit is een hoofdstuk uit Aspecten en Fasen, in 1991 verschenen in boekvorm bij Information Dynamics.
Fasen zijn voorbeelden van noemers. Daaronder rangschik ik hier deelresultaten, en dus procedures, in organisatorische processen. De financiële aantekeningen over die deelresultaten komen in overeenkomstige faseboeken terecht. De faseboeken vormen de boekhouding in de vorm van een boekencyclus.
Met aantekeningen gebeurt in de praktijk soms iets vreemds. Enkele passages uit het tijdschriftartikel wezen daar al op. Ik pak die draad op om nogeens duidelijk te maken dat een boekencyclus met faseboeken hoofdlijnen van processen weerspiegelt, geen details. Tegelijkertijd kan ik daarmee weer wat verder uitleggen wat ik onder een realistisch model van procedurele behandeling versta.
Zoals ik al vaak gezegd heb, maar niet genoeg kan herhalen, moet de vóóronderstelde samenhang tussen gebeurtenissen in beginsel een voorkeur vertegenwoordigen.1 In de praktijk van een zaak kan van die geïdealiseerde samenhang afgeweken worden. Daarbij kunnen verschillende procedures in één en dezelfde zaak door elkaar lopen en/of overlappen. Dat is nu eenmaal zo, en moet zeker niet ontkend worden. Onder bepaalde omstandigheden moet een min of meer zelfstandig verloop van behandelingsprocedures in afwijking van de gestelde voorkeursvolgorde toegestaan zijn. Maar het komt voor dat zo'n vrij(er) verloop van een zaak op basis van (onrealistische) spelregels verboden is. Dat zijn vaak regels en voorschriften voor financieel beheer. Die zijn onrealistisch indien dàt aspect eenzijdig nadruk krijgt. Meestal blijkt de zaak als geheel zwaarder te wegen dan als onrealistsch ervaren spelregels. Dit is niets opzienbarends. Of regels voor financieel beheer zulks toestaan of niet, noodzakelijke deelresultaten komen hoe danook tot stand. In sommige organisaties is financieel beheer, en de medewerkers waarin dat belichaamd is, vergaand geïsoleerd geraakt. Daar kan het gebeuren dat financiële medewerkers aantekeningen blokkeren. Dat doen zij wanneer de onderhavige definitieve transactie in strijd met hùn regels gerealiseerd is. In het tijdschriftartikel (zie hoofdstuk 4) heb ik die reactie als een belangrijke bron van zogenaamde verschrijvingen in een boekhouding aangewezen. Daar had ik het over beperkingen van de kameraalstijl in de praktijk.
Soms bestaat bijvoorbeeld een aangegane verplichting nog niet terwijl toch reeds één of meer betalingen verricht zijn. Of, algemener gesteld, soms zijn er al transacties definitief die volgens de hoofdlijnen van een proces-/behandelingscyclus bij een latere fase en/of procedure passen terwijl transacties nog ontbreken die eerder gerealiseerd hadden moeten zijn. Er is een probleem wanneer financieel beheer geen losse samenhang tussen gebeurtenissen in een proces toestaat. En wanneer de boekhouding de aantekeningen over die zogenaamde uitzonderingen niet kan opslaan.2 Dikwijls is een mechanisme voor blokkering van registratie ingebouwd omdat overschrijdingen altijd onrechtmatig zouden zijn. Zonder een (voldoende) bedrag voor aangegane verplichtingen kunnen bijvoorbeeld betalingen niet geregistreerd worden. Welnu, daarmee ligt de blokkade helemaal op de verkeerde plaats. Teneinde aansluiting met de praktijk niet geheel te verliezen zijn vervolgens uitwijkmogelijheden voor aantekeningen gecreëerd. De onrealistische spelregels voor financieel beheer, waar de oorzaak van de discrepantie ligt, blijven daarbij echter ongemoeid. Maar registratie volgens zo'n uitwijkmogelijkheid betekent verschrijving.
Zo'n blokkering of verschrijving is op z'n zachtst gezegd merkwaardig. Iedere definitieve transactie moet vanuit het perspectief van een boekhouding als voldongen feit aanvaard worden. Dat is de strekking van definitief. Ik vind zelfs dat hoe groter de vraagtekens omtrent rechtmatigheid van een definitieve transactie zijn des te belangrijker registratie van die transactie is. Want met ontkenning of verschrijving biedt een boekhouding geen realistische basis voor financieel beheer. Dan oogt de boekhouding misschien ordelijk maar verschaft geen getrouw beeld van processen voor wat het financiële aspect van definitieve transacties betreft. Dit laatste acht ik juist de maatstaf voor een waardevolle boekhouding.
Verschrijvingen en het blokkeren van aantekeningen zijn typische uitingen van gedrag in een geïsoleerde positie. Waar dat gebeurt verwarren financiële medewerkers hun aantekeningen blijkbaar met de definitieve transacties zèlf. Zonder registratie zou er geen transactie bestaan. Of door een verschrijving wordt een àndere (die dus niet gerealiseerd is) gesuggereerd. Daar geldt een verbijzonderd aspect als absolute maatstaf. Daarom is die handelswijze rond registratie onjuist. Een verweven perspectief toont dat die aantekening een aspect van de gebeurtenis is. Dat aspect is óók belangrijk maar niet zodanig dat de balans omslaat. De definitieve transactie is geen eenzijdig aspect van financiële spelregels waaronder die voor aantekening in de boekhouding.
De aanleiding om registratie te blokkeren is meestal het vermeende onrechtmatige karakter van een definitieve transactie. Hetzelfde geldt voor verschrijvingen. Nogmaals, ontkennen op welke manier ook helpt beslist niet meer. Er valt daarentegen alles voor te zeggen dergelijke transacties zo snel en nauwkeurig mogelijk te registreren. Dan verschijnen ook die gegevens in rapportages. Het overzicht over het werkelijke verloop van processen is daardoor tenminste zoveel mogelijk betrouwbaar. Indien ertoe aanleiding bestaat kan de realisatie van àndere deelresultaten beïnvloed worden. Daar gaat het om. Daarvoor moet de rapportage betrouwbaar zijn. Een procedure die reeds in gang gezet maar nog niet voltooid is kan geblokkeerd worden. Of een andere procedure kan ondernomen worden teneinde de eerdere definitieve transactie als het ware te corrigeren.
Ik stel dat registratie van een definitieve transactie nooit geblokkeerd mag worden. Als dat gebeurt zijn enerzijds procedure en anderzijds registratie van het (deel)resultaat ervan met elkaar verward. Een procedure die nog gaande is kan wèl onderbroken/geblokkeerd of geheel afgebroken worden. Daarvoor in de plaats komt eventueel een andere procedure, met dus een ander deelresultaat. En zodra die procedure een definitieve transactie opgeleverd heeft moet daarover uiteraard weer zo spoedig en nauwkeurig mogelijk aantekening in de boekhouding verschijnen.
In het algemeen moet een boekhouding, zeg maar, passief en neutraal tegenover realisatie van definitieve transacties staan. Dat vormt de waarborg voor bruikbare rapportages. Wat er ook gebeurt, en hoe, zonder volledige registratie van financiële gegevens over definitieve transacties zijn actuele en betrouwbare rapportages omtrent dat aspect van de organisatie onmogelijk. Met de toevoeging neutraal bedoel ik ook dat de aantekeningen in een boekhouding geen waardeoordeel mogen bevatten. De bedoeling van een boekhouding is weerspiegelen en niet vertekenen. Zo'n waardeoordeel/interpretatie past niet bij registratie maar mag uitsluitend een reactie op actuele en betrouwbare financiële rapportages zijn. Daaruit moet de context blijken die voor zinvolle interpretatie onmisbaar is. Passiviteit en neutraliteit zijn vaak voor een boekhouding kennelijk te bescheiden. Grotere ambities en daarvan afgeleide spelregels hebben echter een averechts effect. Terwijl de beleden bedoeling toch zo goed is vermindert door zoiets als blokkering van sommige aantekeningen zelfs de kwaliteit van processen. Die kwaliteit vereist een getrouw beeld.
Op grond van een rapportage met financiële gegevens uit de boekhouding kan het stellig zinvol of zelfs nodig zijn reeds aangevangen en/of voorgenomen procedures te blokkeren. Zo'n ambitie moet er voor financieel beheer wèl zijn. Maar die ingreep moet in het proces zèlf geschieden. Daardoor verandert welke definitieve transacties gerealiseerd worden. Indien alleen gegevens in een boekhouding veranderen, zonder invloed op definitieve transacties die daaraan ten grondslag liggen, is dat louter schijn. Hoe onrechtmatig een definitieve transactie ogenschijnlijk (vanuit opvattingen over financieel beheer) ook tot stand gekomen is, registratie daarvan is juist voor adequaat financieel beheer noodzakelijk. Want onrechtmatig betekent allerminst irrelevant. Dikwijls integendeel. Een boekhouding moet als basis voor rapportages en signaleringen aantekeningen van relevante gebeurtenissen bevatten. Dat zijn zonodig minstens àlle definitieve transacties met een aanmerkelijk financieel aspect.
Het verschil tussen de praktijk van processen en zaken enerzijds en spelregels voor financieel beheer anderzijds is vaak (nog) opvallend. Dat hoeft niet eens zover te gaan als blokkering van aantekeningen of verschrijvingen. In de praktijk van processen is er dikwijls sprake van continue contacten met een complex netwerk van betrokkenen. Daarvoor lenen strakke regels zich doorgaans niet goed. De geloofwaardigheid als partner in een relatie loopt zelfs gevaar indien daarvoor onrealistische regels gelden. In afwegingen krijgt de continuïteit van de totale relatie voorrang boven toepassing van zulke aspectgebonden regels. En dat is vaak terecht. Het grootste belang telt. Want een relatie kan snel verslechteren, bijvoorbeeld door een specifieke verplichting jegens een derde als partner in die relatie niet aan te gaan. Het is tamelijk eenvoudig een relatie te verslechteren. Het is veel moeilijker een relatie wederom op een peil te brengen waarmee continuïteit opnieuw verzekerd is. Dus ligt het in zo'n geval voor de hand tòch die verplichting aan te gaan. Dat is jammer, maar niet veel meer, wanneer dat in strijd met financiële regels is. Dit is in dat ene geval, en vanuit het perspectief van het financiële aspect, misschien onrechtmatig of zoiets. Maar de relatie is ermee op termijn gediend. En dat kan of, sterker nog, zal bijna altijd óók financieel zelfs voordelig uitpakken.
Ik zet hierboven in de afweging korte tegenover lange(re) termijn af. Regels voor financieel beheer leggen vaak (nog) het accent op de korte termijn. Gelet op bijvoorbeeld het complexe netwerk van betrokkenen spreekt de langere termijn meer aan. Die tegenstrijdigheid moet doorbroken worden. Dat kan door convergentie van begrippenkaders. Uiteindelijk moeten relevante aspecten verweven zijn. Ik vind dat een verweven begrippenkader voorrang aan de lange termijn moet geven. Dat kan soms op korte termijn meer geld kosten. Omdat relaties daarmee op een geloofwaardig niveau gehandhaafd blijven ben ik ervan overtuigd dat op langere termijn dat geld letterlijk terugverdiend wordt. Die termijn kan echter bijvoorbeeld een kabinetsperiode overschrijden. Daardoor gaan politieke overwegingen over korte en lange termijn in versterkte mate meespelen. Politiek gezien lijkt, in tegenstelling tot louter een financiële benadering, besparen op korte termijn weleens wat anders dan terugverdienen op lange termijn. En blijkbaar ervaren kiezers dat ook als een reële tegenstelling. Of, hetgeen waarschijnlijker is, zij tonen geen interesse in het politieke aspect en noodzakelijke verwevenheid daarvan met andere aspecten. Het is in ieder geval verkeerd politiek met verwevenheid te verwarren. Politiek is een aspect dat iemand van de werkelijkheid kan ervaren. Politiek en financieel beheer kunnen elkaar met oriëntaties op de korte termijn versterken. Dit verklaart dat er vaak een politiek draagvlak voor strakke regelgeving bestaat.3 Ik doel hier trouwens niet uitsluitend op overheidsinstellingen. Voor ondernemingen geldt eenzelfde redenering. Die zijn immers ook in politiek verwikkeld.4 Doordat het politieke aspect vaak de korte termijn benadrukt is het weer niet vreemd dat afwegingen in de praktijk van processen eveneens politieke regels overtreden.
Zogenaamde overtredingen van regels komen bij overheidsinstellingen overvloedig voor. Dat het in verwevenheid gezien meestal een redelijke handelswijze betreft kan ik eenvoudig aangeven. Zie ook weer het tijdschriftartikel in hoofdstuk 4. De aanvulling van een begroting geschiedt soms nadat reeds extra verplichtingen aangegaan zijn. Het komt voor dat zelfs al betalingen in het kader van die zaken verricht zijn. Dat kan bijvoorbeeld bij noodhulp in het kader van ontwikkelingssamenwerking gebeuren. En in het algemeen geldt dat voor processen die met calamiteiten moeten rekenen. Dan is er geen tijd voor financiële spelregels die onverwachte gebeurtenissen ontkennen. Er moet direct wat gebeuren. Anders wordt de ramp alleen maar groter. En onverwacht of niet, het financiële aspect van definitieve transacties moet in de boekhouding aangetekend worden. Dat is nodig voor actuele, betrouwbare rapportages voor verantwoording. Maar vooral om zonodig invloed op het verdere verloop van processen uit te oefenen.
Aanwijzingen voor gebeurtenissen moeten principieel van een losse samenhang uitgaan. In wat omvangrijkere en complexere organisaties bestaat geen vast stramien. Het verloop van processen, zaken en dergelijke is niet exact voorspelbaar. Naar omstandigheden worden procedures doorlopen. De volgorde van gebeurtenissen wordt aangepast. Dat geldt zonodig ook voor de samenstelling van procedures met stappen en acties. Het is dan veeleer opmerkelijk wanneer twee zaken een identiek tijdspatroon van vergelijkbare, i.e. dezelfde soorten, gebeurtenissen vertonen. Dit neemt allemaal niet weg dat er wel degelijk realistische verbanden zijn. Doordat ze een één-op-één relatie met deelresultaten hebben vormen vooral procedures daarvoor een aanknopingspunt. Een voorbeeld is de eis dat verhoging, verlaging en/of gehele intrekking niet kan geschieden voordat de oorspronkelijke verplichting aangegaan is. Dat is en blijft toch redelijk. Hieruit blijkt waar geloofwaardig hechtere relaties vóórondersteld kunnen zijn. Dat is tussen behandelingsprocedures, respectievelijk definitieve transacties/deelresultaten die onder de noemer van dezelfde fase gebracht zijn. Voor procedures gericht op verschillende fasen ligt dat al veel moeilijker.
De oriëntatie op een fase verschaft voorts een richtlijn voor het inventariseren van procedures. Er moet tenminste een procedure voor het realiseren van het zogenaamde oorspronkelijke deelresultaat zijn. Wanneer die definitieve transacties ooit gewijzigd kunnen worden gelden daarvoor aparte procedures. Voor verschillende soorten wijzigingen betekent dat meestal ook verschillende soorten procedures danwel procedure-aanwijzingen. Dat heeft met werkverdeling te maken. Aldus zijn er vaak aparte (soorten) procedures voor vermeerdering respectievelijk vermindering van het bedrag van het oorspronkelijke deelresultaat. Het geheel laten vervallen van een oorspronkelijk deelresultaat inclusief eventuele wijzigingen (vermeerderingen/verminderingen) vraagt in veel processen ook een aparte (soort) procedure.
Op basis van deze vier theoretische mogelijkheden kunnen per gedefinieerde fase stelselmatig de noodzakelijke soorten procedures, inclusief eventuele aanwijzingen voor concrete uitvoering, geïnventariseerd worden.
Door realistische dus losse samenhang in aanwijzingen voor gebeurtenissen te bevorderen neemt aandacht voor het financiële aspect toe. Niet af. Een vast stramien voor gebeurtenissen is een schijn die niet opgehouden kan worden. De specialist die dat probeert belandt vroeg of laat in een isolement. Iedere poging om invloed met nòg strakkere regels en voorschriften uit te oefenen doorbreekt dat isolement niet maar versterkt het juist. Enzovoort. Maar het gaat toch om werkelijke invloed? Het financiële aspect van een organisatie is belangrijk. Daarvoor is veel aandacht nodig. Dat is toch de bedoeling van financieel beheer. Er moet een bijdrage aan kwaliteit vanuitgaan. Hoe kan die bereikt worden?
Op zichzelf beschouwd heeft financieel beheer nooit zoiets als kwaliteit. Die kan alleen afgemeten worden aan de organisatie en processen waarmee het verweven is. Ik licht dat nogeens toe aan de hand van blokkade van registratie. Dit kan bijvoorbeeld als uiterste maatregel gelden indien onrealistische spelregels voor financieel beheer bestaan. Blokkering van inzicht, want daarop komen verschrijvingen en dergelijke neer, is evenwel absoluut verkeerd als middel voor effectieve invloed. Het effect is zelfs geheel omgekeerd aan het beoogde. Dat komt omdat blokkering (en verschrijving) het zicht op het financiële aspect van de processen juist ontneemt. Er zijn dan wel definitieve transacties maar daarover zijn relevante gegevens niet bekend. Ik vermoed dat zulke ontkenning veel met ervaring van verantwoordelijkheid heeft te maken. Die redenering vanuit de optiek van financieel beheer moet dan ongeveer als volgt luiden. Omdat de boekhouding er geen aantekening over heeft is de definitieve transactie er niet. En daarvoor kunnen financiële medewerkers dus niet verantwoordelijk gesteld worden. Daar wordt niet bijverteld dat de opzet van de boekhouding registratie van ongewenste transacties uitsluit of slechts in de vermomming van een verschrijving toestaat. En dat ze dáárom niet bestaan.
Zo'n redenering die ik hier (wellicht geheel ten onrechte) aan sommige financiële medewerkers toeschrijf is op een misvatting gebaseerd. Van die medewerkers, bedoel ik. Een financiële medewerker is volgens mij nooit verantwoordelijk. Tenminste niet voor wat ik hierboven suggereer. Die verantwoordelijkheid berust altijd bij de persoon die uiteindelijk tot besluitvorming over de definitieve transactie bevoegd is. Die medewerker is aangewezen om verwevenheid van alle aspeceten te waarborgen. De financiële medewerker heeft een taak om het financiële aspect zo helder mogelijk onder de aandacht te brengen. Dàt is zijn eigen verantwoordelijkheid. En zo kan hij de verantwoordelijkheid die hij (blijkbaar) voor het gehele proces voelt optimaal tot uitdrukking brengen. Daarom zijn betrouwbare aantekeningen zo belangrijk. Die vormen de basis voor betrouwbare rapportages waarmee hij werkelijke invloed uitoefent. Een voorwaarde dáárvoor is weer dat geen onrealistische aanwijzingen voor gebeurtenissen uitgevaardigd zijn.
Het is interessant dat financiële medewerkers zich in isolement voor het totaal van de (deel)resultaten verantwoordelijk zijn gaan voelen. Dat is hier en daar ongetwijfeld zelfs gestimuleerd door medewerkers met uiteindelijke verantwoordelijkheid. Die lijkt daardoor afgewenteld te kunnen worden. Opgezadeld met vermeende verantwoordelijkheden en bijbehorende onzekerheid zijn financiële medewerkers vervolgens belemmeringen gaan opwerpen. En zij laten daarbij vaak hun traditionele aspect prevaleren. Dat is allemaal begrijpelijk. Maar dat was niet voorzien en zeker niet de bedoeling toen beleid minder aandacht voor financiële aangelegenheden kreeg. De gevolgen zijn zo indirect dat ik betwijfel of beleid de eigen bijdrage aan de verslechtering thans doorziet. Er lijkt in veel organisaties een status quo rond verdeling van verantwoordelijkheden te zijn. Dat lijkt op het eerste gezicht gunstig voor beleid èn beheer. Zij hebben erdoor allebei afzonderlijk een ogenschijnlijk betere positie verworven. De kwaliteit van het geheel is echter gediend met een zuiverder benadering. Daarin past financieel beheer als belangrijk aspect van de organisatie.
Met verkeerde verantwoordelijkheden hebben financiële afdelingen en medewerkers een onmogelijke positie. Natuurlijk wordt de boekhouding, maar ook allerlei regels en voorschriften, zodanig ingericht om die zo draaglijk mogelijk te maken. Daardoor neemt de werkelijke invloed echter af. Een duidelijke, realistische eigen verantwoordelijkheid is een belangrijke voorwaarde voor neutraliteit van een boekhouding. Blokkering van registratie, bijvoorbeeld, past niet bij een neutrale boekhouding. Allereerst vereist invloed dat rapportages betrouwbaar zijn. Invloed houdt verder in dat rapportages tijdig moeten zijn. Dat wil zeggen, zolang gebeurtenissen nog niet tot definitieve transacties geleid hebben. Het ogenblik van registratie van een definitieve transactie is daarvoor ongeschikt. Dat moment is spreekwoordelijk te laat.
noten
1. Hechte relaties kunnen slechts voor gedetailleerde, i.e. kleine (verzamelingen) gebeurtenissen zinvol vereist zijn. Maar nòg is het dan verstandig door losse samenhang ruimte voor een afwijkend verloop een proces/zaak te laten.
2. Iedere boekhouding als instrument van financieel beheer zonder realiteitsgehalte leidt tot verschrijvingen. Ik heb daarom genuanceerdere opvattingen over de kameraalstijl als methode. Die leidt op zichzelf niet tot verschrijvingen. Dat gebeurt door de praktische toepassing ervan. Wel denk ik dat relationeel boekhouden als methode vormgeving van realistisch financieel beheer en boekhouding bevordert. Dat doet de kameraalstijl voor een complexe situatie niet, of veel minder.
3. Hiermee bedoel ik voor rijksinstellingen in Nederland niet zozeer de Comptabiliteitswet. Het werkingsgebied daarvan is zo ruim dat daarin slechts, en terecht, een algemeen kader begrepen is. Voor afzonderlijke beleidsterreinen, zeg processen, geldt echter vaak gedetailleerde wet- en regelgeving die zich uitstrekt tot procedure-aanwijzingen voor het verloop van zaken. Ik meen dat rechtsgelijkheid in een samenleving meer gediend is met eisen waaraan resultaten moeten voldoen dan met voorschriften voor de manier waarop die resultaten gerealiseerd moeten worden. Het eerste verschaft een organisatie tevens de ruimte de werkwijze naar omstandigheden in te richten en zonodig te veranderen.
4. Geld in de zin van bijvoorbeeld kapitaalverschaffing heeft juist voor een onderneming een politiek karakter. Daardoor lijkt financieel beheer minder in een isolement te verkeren. Vergeleken met een overheidsinstelling is soms zelfs sprake van omgekeerde verhoudingen. Een bedrijf wordt in belangrijke mate volgens financiële normen beoordeeld. Het bedrijf als aspect van winst schept een andere situatie. Daardoor lijken er minder onrealistische voorschriften te zijn, althans voor financieel beheer. En neutraliteit van boekhouding is dus beter gewaarborgd.
1991, webeditie 2003 © Pieter Wisse